Microsoft Access डेटाबेस पर आधारित प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें

आप या तो डेटा क्वेरी करने के लिए या डेटा क्वेरी करने और सबमिट करने के लिए Microsoft Office Access डेटाबेस के साथ कार्य करने वाली Microsoft Office InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं. आप Microsoft Office Access 2007 (.accdb स्वरूप) डेटाबेस या किसी पिछले संस्करण (.mdb स्वरूप)में सहेजे गए Access डेटाबेस पर आधारित यह प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं.

इस आलेख में

ओवरव्यू

संगतता सावधानियाँ

शुरू करने से पहले

प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें

सबमिट विकल्प कॉन्फ़िगर करें

ओवरव्यू

प्रपत्र में एक प्राथमिक डेटा कनेक्शन हो सकता है, जो मुख्य डेटा कनेक्शन कहलाता है, और उस कनेक्शन में वैकल्पिक रूप से एक या अधिक द्वितीयक डेटा कनेक्शन्स हो सकते हैं. किसी Access डेटाबेस पर प्रपत्र डेटा क्वेरी करने या सबमिट करने के लिए मुख्य डेटा कनेक्शन का उपयोग कर सकते हैं. आप कुछ अपवादों वाले बाह्य डेटा स्रोतों में डेटा क्वेरी या सबमिट करने के लिए द्वितीयक डेटा कनेक्शन्स का भी उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी Access डेटाबेस पर द्वितीयक डेटा कनेक्शन्स का उपयोग कर सकते हैं ताकि यह केवल डेटाबेस में क्वेरीज़ करें. आप प्रपत्र पर ऐसा द्वितीयक डेटा कनेक्शन नहीं जोड़ सकते हैं जो किसी Access डेटाबेस पर प्रपत्र डेटा निर्देशिका सबमिट करता है.

जब आप Access डेटाबेस पर आधारित प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते हैं, तो InfoPath मुख्य डेटा स्रोत के साथ समूह बनाता है, जो क्वेरी फ़ील्ड और डेटा फ़ील्ड को रखता है, और प्रपत्र टेम्पलेट के लिए मुख्य डेटा कनेक्शन के रूप में क्वेरी डेटा कनेक्शन बना सकते हैं. ये फ़ील्ड्स और समूह डेटाबेस में तालिकाओं में संग्रहीत उस डेटा उस तरीके से संगत होते हैं.

क्वेरी फ़ील्ड्‍स में वह डेटा निहित है, जिसे उपयोगकर्ता द्वारा क्वेरी फ़ील्ड्‍स में डेटा से मेल खाने वाले रिकॉर्ड्‍स में क्वेरी परिणामों को सीमित करने के लिए प्रपत्र में दर्ज किया जाता है. जब इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र मुख्य डेटा कनेक्शन का उपयोग करता है, तो InfoPath क्वेरी फ़ील्ड्‍स में डेटा का उपयोग करके क्वेरी बनाता है. तब InfoPath डेटा कनेक्शन के माध्यम से क्वेरी भेजता है. डेटाबेस डेटा कनेक्शन के माध्यम से क्वेरी के परिणाम वापस प्रपत्र में लौटाता है. क्वेरी के परिणाम डेटा फ़ील्ड्‍स में रखे जाते हैं, जिन्हें उन डेटा फ़ील्ड्‍स में बाइंड करें प्रपत्र पर नियंत्रणों के माध्यम से संपादित किया जा सकता है.

चूँकि क्वेरी की डेटा संरचना और डेटा फ़ील्ड्स डेटाबेस में संग्रहीत डेटा के रूप से अवश्य मेल खाना चाहिए, आप मुख्य डेटा स्रोत में इन फ़ील्ड्स या समूहों को संशोधित नहीं कर सकते. आप मुख्य डेटा स्रोत में रूट समूह के लिए सिर्फ फ़ील्ड्स या समूह जोड़ सकते हैं. डेटा स्रोतों के बारे में अधिक जानकारी के लिए यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स ढूँढें.

प्रपत्र यदि प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित है और डेटाबेस निम्न आवश्यकताओं को पूर्ण करता है, तो वह प्रपत्र प्रमुख डेटा कनेक्शन से डेटाबेस में डेटा सबमिट कर सकता है:

  • प्रपत्र टेम्पलेट कोई ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट न हो     यदि आप कोई ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर रहे हों, तो InfoPath प्रमुख डेटा कनेक्शन में सबमिट डेटा कनेक्शन नहीं बनाएगा. किसी ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र में उपयोगकर्ता को डेटा सबमिट करने की अनुमति देने के लिए, ऐसी वेब सेवा का उपयोग करें, जो डेटाबेस के साथ कार्य करती है.

  • मुख्य डेटा स्रोत में संबद्ध तालिकाओं के हर युग्म में बाईं तालिका में एक प्राथमिक कुंजी होती है    संबद्ध तालिकाओं के हर युग्म के संबंधों में कम से कम एक में बाईं तालिका से एक प्राथमिक कुंजी शामिल करना आवश्यक है.

  • प्रपत्र के प्रमुख डेटा स्रोत में कोई भी डेटा फ़ील्ड बड़े बाइनरी डेटा प्रकार का उपयोग नहीं करती    यदि क्वेरी में ऐसे फ़ील्ड शामिल हों, जो बड़े बायनरी डेटा प्रकार, जैसे चित्र, छवियाँ, OLE ऑब्जेक्ट्‍स, फ़ाइल अनुलग्नक, Office Access मेमो डेटा प्रकार या SQL पाठ डेटा प्रकार संग्रहीत कर सकते हों, तो InfoPath डेटा कनेक्शन सबमिट करने में अक्षम होगा.

InfoPath द्वारा सबमिट डेटा कनेक्शन सक्षम करने पर, उपयोगकर्ताओं को डेटा फ़ील्ड में संग्रहीत डेटा को डेटाबेस के मुख्य डेटा स्रोत में सबमिट करने की अनुमति मिलती है. आप इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्रों के लिए सबमिट विकल्प अनुकूलित कर सकते हैं.

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संगतता सावधानियाँ

आप Access डेटाबेस पर आधारित ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन नहीं कर सकते.

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शुरू करने से पहले

आप Access डेटाबेस पर आधारित प्रपत्र टेम्पलेट को सफलतापूर्वक डिज़ाइन कर सकते हैं, आपको Access डेटाबेस के बारे में निम्न जानकारी की आवश्यकता है:

  • डेटाबेस का नाम और स्थान.

    नोट: यह सुनिश्चित करें कि आपका डेटाबेस नेटवर्क स्थान में है, जो आपके उपयोगकर्ताओं के लिए पहुँच योग्य है.

  • तालिका का नाम जो सबमिट किया हुआ डेटा प्राप्त करेगा, यदि आपका प्रपत्र टेम्पलेट डेटाबेस के लिए उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र सबमिट करने की अनुमति देता है. जब आप सबमिट डेटा कनेक्शन कॉन्फ़िगर करें, तो आप इस तालिका का प्राथमिक तालिका के रूप में उपयोग करेंगे.

  • तालिका का नाम जो डेटाबेस में भेजी गई क्वेरी के परिणाम देता है, यदि आपका प्रपत्र टेम्पलेट सिर्फ डेटाबेस क्वेरी करेगा. क्वेरी डेटा कनेक्शन कॉन्फ़िगर करने पर आप इस तालिका का उपयोग प्राथमिक तालिका के रूप में करेंगे.

  • किन्हीं अन्य तालिकाओं के नाम, जिनसे संभवतः प्रारंभिक तालिका को डेटा की आवश्यकता हो. अधिकांश मामलों में, तालिका संबंध डेटाबेस में पहले से ही स्थापित होते हैं. यदि आपको प्राथमिक तालिका और अन्य तालिका के बीच सम्बन्धों को मैन्युअल रूप से स्थापित करने की आवश्यकता हो, तो आपको दोनों तालिकाओं के संबंधित फ़ील्ड नामों की आवश्यकता होगी.

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प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें

क्वेरी डेटा कनेक्शन के साथ प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करने के लिए, आपको पहले प्रपत्र टेम्पलेट बनाने की आवश्यकता होगी. जब आप डेटाबेस पर आधारित प्रपत्र टेम्पलेट बनाते हैं, तो InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट और डेटाबेस के बीच मुख्य डेटा कनेक्शन के रूप में क्वेरी डेटा कनेक्शन बनाता है. यह प्रक्रिया अपने आप प्रपत्र टेम्पलेट के मुख्य डेटा स्रोत को बनाती है.

अपना प्रपत्र टेम्पलेट बनाने के बाद, आपको प्रपत्र टेम्पलेट में नियंत्रण जोड़ने और तब मुख्य डेटा स्रोत में फ़ील्ड के लिए नियंत्रण बाइंड करने की आवश्यकता होती है. यह आपके उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र में क्वेरी परिणामों को देखने की अनुमति देता है.

चरण 1: प्रपत्र टेम्पलेट बनाएँ

  1. फ़ाइल मेनू पर, कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें क्लिक करें.

  2. प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें संवाद बॉक्स में, नया डिज़ाइन करें के तहत, प्रपत्र टेम्पलेट क्लिक करें.

  3. इस पर आधारित सूची में,डेटाबेस क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

    डेटा कनेक्शन विज़ार्ड प्रारंभ होता है.

  4. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड के प्रथम पृष्ठ पर, डेटाबेस का चयन करें क्लिक करें.

  5. डेटास्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स में, अपने डेटाबेस का स्थान ब्राउज़ करें.

    नोट: यदि आपका डेटाबेस नेटवर्क स्थान में संग्रहीत होता है, तो उस स्थान के लिए यूनिवर्सल नेमिंग कन्वेंशन (UNC) पथ ब्राउज़ करें. मैप किए गए नेटवर्क ड्राइव द्वारा नेटवर्क स्थान ब्राउज़ नहीं कर सकते. यदि आप मैप किया गया नेटवर्क ड्राइव उपयोग करते हैं, तो जो उपयोगकर्ता इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र बनाता है, वह मैप किए हुए नेटवर्क ड्राइव से डेटाबेस के लिए खोज करेगा. यदि उपयोगकर्ता के पास मैप किया हुआ नेटवर्क ड्राइव नहीं है, तो प्रपत्र डेटाबेस नहीं खोज पाएगा.

  6. अपने डेटाबेस का नाम क्लिक करें और तब खोलें क्लिक करें.

  7. तालिका का चयन करें संवाद बॉक्स में, उपयोग करने के लिए इच्छित प्राथमिक तालिका या क्वेरी क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

  8. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, तालिका स्तंभ दिखाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

  9. डिफ़ॉल्ट रूप से, तालिका के सभी फ़ील्ड्स प्रपत्र टेम्पलेट के मुख्य स्रोत के साथ जोडे़गा. फ़ील्ड के लिए चेक बक्सों को साफ करें जिसे आप मुख्य डेटा स्रोत में शामिल नहीं करना चाहते हैं.

    अतिरिक्त तालिकाएँ या क्वेरीज़ जोडे़, जिसे आप क्वेरी डेटा कनेक्शन में उपयोग करना चाहते हैं.

    कैसे?

    1. तालिका जोड़ें क्लिक करें.

    2. तालिका या क्वेरी जोड़ें संवाद बॉक्स में, चाइल्ड तालिका का नाम क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें. InfoPath दोनों तालिकाओं में फ़ील्ड नाम मिलाकर संबंध सेट करने का प्रयास करता है. यदि आप सुझाया गया संबंध उपयोग नहीं करना चाहते, तो संबंध का चयन करें, और तब संबंध निकालें क्लिक करें. संबंध जोड़ने के लिए, संबंध जोड़ें क्लिक करें. संबंध जोड़ें संवाद बॉक्स में, संबंधित स्तंभ में हर संबद्ध फ़ील्ड का नाम क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

    3. समाप्त करें क्लिक करें.

    4. अतिरिक्त चाइल्ड तालिकाएँ जोड़ने के लिए, ये चरण दोहराएँ.

  10. अगला क्लिक करें.

  11. विजार्ड के अंतिम पृष्ट पर, मुख्य डेटा कनेक्शन के लिए नाम लिखें. यह नाम डेटा स्रोत कार्य फलक में डेटा स्रोत सूची में प्रकट होगा.

  12. यदि आपका प्रपत्र टेम्पलेट ओवरव्यू अनुभाग की सारी आवश्यकताओं को पूर्ण करता है, तो विजार्ड के इस पृष्ठ पर सारांश अनुभाग यह संकेत देता है कि InfoPath मुख्य डेटा कनेक्शन में डेटा सबमिट करने में सक्षम हुआ.

  13. सबमिट डेटा कनेक्शन के नाम को बदलने के लिए, उपयुक्त बॉक्स में नया नाम लिखें.

  14. अपने उपयोगकर्ताओं को उनके प्रपत्र डेटा सबमिट को सक्षम करने के लिए जो आप प्रपत्र टेम्पलेट से बाद में जोड़ेंगे, इस कनेक्शन के लिए सबमिट सक्षम करें चेक बॉक्स रिक्त करें.

    नोट: यदि आपका प्रपत्र टेम्पलेट ओवरव्यू अनुभाग की आवश्यकताओं को पूर्ण नहीं कर सकता, तो InfoPath सबमिट डेटा कनेक्शन को अक्षम करता है, और सबमिट कनेक्शन के लिए नाम दर्ज करें बॉक्स और इस कनेक्शन के लिए सबमिट सक्षम करें चेक बॉक्स उपलब्ध नहीं हैं. यदि InfoPath सबमिट डेटा कनेक्शन को अक्षम करता है, तो आपके प्रपत्र टेम्पलेट के लिए मुख्य डेटा कनेक्शन में सिर्फ क्वेरी डेटा कनेक्शन ही होगा.

चरण 2: फ़ील्ड पर नियंत्रण बाइंड करें

  1. यदि नियंत्रण कार्यफलक दृश्यमान नहीं है, तो सम्मिलित करें मेनू पर और नियंत्रण क्लिक करें, या ALT+I, C दबाएँ.

  2. अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर कोई नियंत्रण खींचें.

  3. नियंत्रण बाइंडिंग संवाद बॉक्स में, जिस फ़ील्ड के लिए नियंत्रण बाइंड करना चाहते है, उसका चयन करें.

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सबमिट विकल्प कॉन्फ़िगर करें

यदि आपका प्रपत्र टेम्पलेट और तालिका जिसे आप डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में चयन करके ओवरव्यू अनुभाग की आवश्यकताओं को पूर्ण करता है, तो InfoPath इसके मुख्य डेटा कनेक्शन का उपयोग करके डेटा सबमिट करने के लिए आपके प्रपत्र टेम्पलेट को कॉन्फ़िगर करता है.

यदि आप इस सबमिट डेटा कनेक्शन का उपयोग करने के लिए चयन करते हैं, तो InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करता है ताकि उपयोगकर्ता डेटाबेस में अपना प्रपत्र डेटा सबमिट कर सकें, और वह प्रपत्र पर फ़ाइल मेनू पर मानक उपकरण पट्टी और सबमिट आदेश के लिए सबमिट बटन भी जोड़ता है. InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट भी कॉन्फ़िगर करता है, ताकि जब उपयोगकर्ता अपने प्रपत्रों को सबमिट करें, तो प्रपत्र खुला रहे और एक संदेश प्रदर्शित किया जाता है, जो यह इंगित करता है कि प्रपत्र सफलतापूर्वक सबमिट कर दिया गया था. आप सबमिट करें बटन पर दिखाई देने वाले पाठ को बदल सकते हैं और साथ ही उपयोगकर्ता के सबमिट करने के बाद भी प्रपत्र के व्यवहार को बदल सकते हैं.

  1. उपकरण मेनू पर, सबमिट विकल्प क्लिक करें.

    उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रपत्र भरने पर, मानक उपकरण पट्‍टी पर दिखाई देने वाले सबमिट करें बटन और फ़ाइल मेनू पर दिखाई देने वाले सबमिट करें आदेश का नाम बदलने के लिए, सबमिट विकल्प संवाद बॉक्स में कैप्शन बॉक्स में नया नाम लिखें.

    युक्ति: यदि आप इस बटन और आदेश पर कुंजीपटल शॉर्टकट असाइन करना चाहते हैं, तो कुंजीपटल शॉर्टकट के रूप में जिस वर्ण का आप उपयोग करना चाहते हैं, उसके पहले एक एम्परसेंड (&) लिखें. उदाहरण के लिए, सबमिट करें बटन और आदेश के लिए ALT+B को कुंजीपटल शॉर्टकट के रूप में असाइन करने के लिए, स&बमिट करें लिखें.

  2. जब लोग आपका प्रपत्र भरते हैं, तब यदि आप उनको मानक उपकरण पट्‍टी पर सबमिट आदेश या सबमिट बटन का उपयोग नहीं करने देना चाहते, तो सबमिट करें मेनू आइटम दिखाएँ और उपकरण पट्‍टी बटन सबमिट करें चेक बॉक्स रिक्त करें.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, उपयोगकर्ता द्वारा प्रपत्र सबमिट करने के ‍बाद, InfoPath प्रपत्र खुला रखता है और प्रपत्र सफलतापूर्वक सबमिट हुआ, इसे इंगित करने के लिए संदेश प्रदर्शित करता है. डिफ़ॉल्ट व्यवहार बदलने के लिए, उन्नत क्लिक करें, और तब निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • उपयोगकर्ता द्वारा पूर्ण प्रपत्र सबमिट करने पर प्रपत्र बंद करने या कोई नया प्रपत्र बनाने के लिए, उस विकल्प को क्लिक करें जो आप सबमिट करने के बाद सूची में चाहते हैं.

    • यदि प्रपत्र सफलतापूर्वक सबमिट किया गया है, तो यह इंगित करने हेतु कोई कस्टम संदेश बनाने के लिए, कस्टम संदेशों का उपयोग करें चेक बॉक्स का चयन करें, और तब सफलता पर और विफलता पर बक्सों में अपने संदेश लिखें.

      युक्ति: यदि उपयोगकर्ता अपना प्रपत्र सबमिट न कर पाए, तो उन्हें क्या करना है यह बताने के लिए विफलता पर बॉक्स में संदेश का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, आप यह सुझाव दे सकते हैं कि उपयोगकर्ता अपना प्रपत्र सहेजें और आगे के निर्देशों के लिए किसी से संपर्क करें.

    • यदि आप उपयोगकर्ता द्वारा कोई प्रपत्र सबमिट करने के बाद कोई संदेश प्रदर्शित नहीं करना चाहते हैं, तो सफलता और विफलता का संदेश दिखाएँ चेक बॉक्स रिक्त करें.

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