Lync मीटिंग के लिए श्रेष्ठ अभ्यास

Lync मीटिंग सेट करने, उसमें शामिल होने और प्रस्तुति देने के विभिन्न विकल्प हैं, जिनका आप उपयोग कर सकते हैं. ये श्रेष्ठ अभ्यास आपको अपने कार्य को सरल बनाने वाली सुविधाओं का लाभ उठाने में मदद करते हैं और सुखद मीटिंग का अनुभव प्रदान करते हैं.

नोट: सामान्य प्रस्तुतकर्ता कार्यों की सहभागी मार्गदर्शिका हेतु, किसी Lync मीटिंग के लिए शेड्यूल और तैयारी करना और अपनी Lync मीटिंग प्रबंधित करना देखें

Lync मीटिंग सेट अप करना

Lync मीटिंग शेड्यूल करने के लिए Outlook या Web Scheduler का उपयोग करें और इन श्रेष्ठ अभ्‍यासों का अनुसरण करें.

नोट: किसी Lync मीटिंग शेड्यूल करने के बारे में विवरण के लिए, किसी Lync मीटिंग को सेट करना देखें.

मीटिंग शेड्यूल करना

  • आपकी कंपनी के लोगों के साथ छोटी और अनौपचारिक मीटिंग के लिए, सेटिंग्स परिवर्तित करने के बजाय मीटिंग डिफ़ॉल्ट विकल्पों का उपयोग करें‍. याद रखें कि डिफ़ॉल्ट विकल्प सभी को प्रस्तुतकर्ता बनने और सीधे मीटिंग में शामिल होने देते हैं.

  • यदि आपके पास कोई विशिष्ट मीटिंग आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, अधिक श्रोता, सुरक्षित डेटा या बाह्य ग्राहक, तो आवश्यकता के अनुसार फ़िट होने हेतु अपने मीटिंग विकल्पों को परिवर्तित करना सुनिश्चित करें. जानकारी के लिए, Lync मीटिंग्स के लिए सहभागी सेटिंग्स परिवर्तित करना देखें.

नोट: मीटिंग सहभागियों की अधिकतम संख्‍या 250 है.

  • यदि आपके पास व्यक्तिगत-रूप वाले और ऑनलाइन सहभागी दोनों हैं और आप Outlook का उपयोग करते हैं, तो आप एक कॉन्फ़्रेंस रूम में अपनी Lync मीटिंग चला सकते हैं. अपनी इच्छित बिल्डिंग में कॉन्फ़्रेंस रूम ढूँढने और जोड़ने के लिए Outlook मीटिंग अनुरोध में कक्ष खोजकर्ता पर क्लिक करें. या अलग से रूम बुक करें, और मीटिंग अनुरोध में स्थान बॉक्स में रूम जानकारी जोड़ें.

बैकअप प्रस्तुतकर्ता को नि‍यत करना

यदि आप मीटिंग में शामिल नहीं हो सकते या देर हो रही हो, तो बैकअप प्रस्तुतकर्ता को चुनें. बैकअप प्रस्तुतकर्ता रिकॉर्डिंग को प्रारंभ, श्रोताओं को मदद और प्रबंधित या मीटिंग में सबमिट किए गए प्रश्‍नों को मॉनिटर भी कर सकता है, जिससे कि आप अपनी प्रस्तुति पर ध्यान केंद्रित कर सकें. यदि आपके पास बड़ी मीटिंग या ईवेंट है, तो यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है.

अपने मीटिंग अनुरोध में प्रशिक्षण दस्तावेज़ या लिंक शामिल करना

यदि आप ऐसे प्रतिभागियों को आमंत्रित कर रहे हैं, जो कि Lync के साथ परिचित नहीं हैं, तो उनको मीटिंग में शामिल होने से पहले मीटिंग सुविधाओं को जानने में मदद के लिए मीटिंग अनुरोध में कैसे-करें प्रशिक्षण दस्तावेज़ या Lync प्रशिक्षण के लिए लिंक शामिल करें.

मीटिंग अनुरोध में नोट्स जोड़ना

अपनी मीटिंग को शेड्यूल करते समय, यदि आप OneNote का उपयोग करते हैं तो, आप निजी या साझा किए गए नोट्स जोड़ सकते हैं. यदि आमंत्रित लोगों के पास उपयुक्त अनुमति हो, तो तब वे मीटिंग से पहले साझा किए गए नोट्स देख या संपादित कर सकते हैं. आमंत्रण रिबन पर केवल मीटिंग नोट्स पर क्लिक करें और मीटिंग अनुरोधों के लिए साझा किए गए नोट्स या अपने स्वयं के नोट्स (दूसरों के लिए दृश्यमान नहीं) जोड़ें. अधिक जानकारी के लिए किसी Lync मीटिंग में साझा किए गए और व्यक्तिगत नोट्स का उपयोग करना देखें.

किसी Lync मीटिंग में शामिल होना

Lync मीटिंग में शामिल होने के बारे में विवरण के लिए, Lync मीटिंग में शामिल होना देखें. और शामिल होने के लिए इन श्रेष्‍ठ अभ्‍यासों का अनुसरण करें:

  • सेट करने और आवश्‍यकता पड़ने पर समस्या निवारण के लिए समय पाने हेतु अपनी मीटिंग में 10 से 15 मिनट पहले साइन इन करें.

  • मीटिंग से पहले, निर्णय लें कि आपकी मीटिंग के ऑडियो भाग के लिए आप कंप्यूटर ऑडियो (Lync एकीकृत ऑडियो और वीडियो) या फ़ोन (यदि आपके मीटिंग अनुरोध में कॉल-इन विवरण शामिल हैं) का उपयोग करने वाले हैं.

  • यदि आप कंप्यूटर ऑडियो का उपयोग कर रहे हैं, तो अपने ऑडियो और वीडियो डिवाइसेज़ को सेट करें और गुणवत्ता की जाँच करें. आप अपने कंप्यूटर के माइक और स्पीकर्स का उपयोग कर सकते हैं या हेडसेट प्लग-इन कर सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, Lync ऑडियो सेट करना और परीक्षण करना और Lync वीडियो सेट करना और समस्या निवारण करना देखें.

  • यदि आप मीटिंग ऑडियो के लिए किसी फ़ोन का उपयोग कर रहे हैं और आप डायल-इन कॉन्फ़्रेंसिंग के लिए सक्षम हैं (विवरण के लिए अपने कार्यस्थल तकनीकी समर्थन से संपर्क करें), तो Lync मुझे कॉल करें सुविधा का लाभ उठाएँ. मीटिंग ऑडियो में शामिल हों विंडो पर, मुझे इस पर कॉल करें का चयन करें और वह फ़ोन नंबर लिखें, जिस पर आप चाहते हैं कि कॉल किया जाए. जब आप इस सुविधा का उपयोग करते हैं, तो आपको मीटिंग ID या कोई PIN दर्ज करने की आवश्‍यकता नहीं होगी.

  • यदि संभव हो, तो उच्च गुणवत्ता ऑडियो के लिए कंप्यूटर माइक्रोफ़ोन और स्पीकर्स के बजाय, हेडसेट का उपयोग करें.

  • ऑडियो गुणवत्ता अत्यधिक रूप से नेटवर्क की स्थिति पर निर्भर रहती है. वायर वाले नेटवर्क कनेक्शन का उपयोग करें और सुनिश्चित करें कि आप अपने कंप्यूटर पर वायरलेस बंद करते हैं.

  • मीटिंग में आपके शामिल होने के बाद, यदि आप नहीं बोल रहे हों, तो अपने माइक्रोफ़ोन को म्यूट कर दें.

अपना PIN जानना

अधिकांश समय, आपको फ़ोन से मीटिंग में कॉल करने पर किसी पर्सनल आइडेंटिफ़िकेशन नंबर (PIN) की आवश्यकता नहीं होती है. आप सीधे कनेक्ट किए जाते हैं और आपका नंबर प्रतिभागी सूची में दिखाई देता है. लेकिन, यदि आप लीडर या प्रमाणित कॉलर के रूप में कॉल करना चाहते हैं, तो आपको अपना PIN और/या कार्य नंबर या एक्सटेंशन बताने के लिए संकेत दिया जाएगा.

नोट: किसी प्रमाणित कॉलर के रूप में डायल करने का सीधा सा मतलब है कि मीटिंग सुरक्षित है और मीटिंग में शामिल होने से पहले आपकी पहचान आवश्यक है.

यदि आपको आवश्‍यकता है, तो आपके PIN को सुविधाजनक बनाना एक अच्छा विचार है. यदि आपको अपना PIN याद नहीं है, तो अपना डायल-इन PIN भूल गए? पर क्लिक करें और रीसेट करने के लिए पृष्ठ के निर्देशों का अनुसरण करें.

महत्वपूर्ण: कॉल-इन विवरण उन उपयोगकर्ताओं द्वारा सेट की गई मीटिंग में शामिल होते हैं, जिनके खाते डायल-इन कांफ़्रेंसिंग के लिए कॉन्फ़िगर किए जाते हैं. विवरण हेतु, अपने कार्यस्थल तकनीकी समर्थन से संपर्क करें.

किसी Lync मीटिंग में प्रस्तुति देना

साझाकरण सत्र सेट करने के तरीके के बारे में जानने के लिए, अपने डेस्कटॉप या किसी प्रोग्राम को साझा करना देखें. साझा करते समय, हम अनुशंसा करते हैं कि आप निम्न कार्य करें:

  • मीटिंग ऑडियो और दृश्‍यमान गुणवत्ता सत्यापित करने के लिए आपने साथ एक सहकर्मी को मीटिंग में साइन इन कराएँ.

  • यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने इच्छित श्रोता सुविधाओं का चयन किया है, जैसे कि सहभागी अनुमतियाँ, दृश्‍य सामग्री, या एनोटेशन अनुमतियाँ, इन-मीटिंग विकल्पों की जाँच करें.

  • प्रश्‍नों के लिए पर्याप्त समय छोड़ें और श्रोताओं को यह जानने दें कि वे मीटिंग के त्वरित संदेश (IM) अनुभाग में अपने प्रश्‍नों या टिप्पणियों को लिख सकते हैं.

  • जब नहीं बोल रहे हों, तो स्वयं को म्यूट रखें और सुनिश्चित करें कि आवश्‍यकता होने पर Lync का उपयोग करते हुए और यदि फ़ोन (आदेशों को सुनने के लिए अपने फ़ोन डायल पैड पर *1 दबाएँ) का उपयोग कर रहे हों, तो फ़ोन टच आदेशों का उपयोग करते हुए दोनों ही से अपने सहभागियों को कैसे म्यूट या अनम्यूट करना है.

  • सहभागियों को मीटिंग के आरंभ में याद दिलाएँ कि कैसे उन्हें स्वयं को म्यूट या अनम्यूट करना है.

यदि आप PowerPoint का उपयोग कर रहे हैं:

  • विकर्षण से बचने के लिए, स्लाइड डेक को बड़े फ़ॉन्ट्स (30 पॉइंट्स से ऊपर) और सामान्य पृष्ठभूमि के साथ लगभग 15 स्लाइड्स या कम पर रखें.

  • अपनी प्रस्तुति को पहले ही अपलोड करें और स्लाइड्स को चलाने और ऐनोटेट करने वाले नियंत्रणों के साथ अभ्‍यास करें. उदाहरण के लिए, आप लेज़र सूचक या स्टैम्प्स का उपयोग करते हुए महत्वपूर्ण बिंदुओं को बता सकते हैं.

  • अपनी बात के बिंदुओं को याद करने में अपनी मदद के लिए प्रस्तुतकर्ता नोट्स का उपयोग करें. अधिक जानकारी के लिए किसी Lync मीटिंग में PowerPoint स्लाइड्स प्रस्तुत करना देखें.

यदि आप अपना डेस्‍कटॉप या कोई प्रोग्राम साझा कर रहे हैं, तो:

  • ध्यान में रखें कि जब आप अपना प्रोग्राम साझा कर रहे हों, तो केवल आपके द्वारा साझा किए जा रहे प्रोग्राम्स और फ़ाइलें ही सहभागियों के लिए दृश्यमान होते हैं. यदि आप अन्य प्रोग्राम्स पर ब्राउज़ करते हैं, तो वे मीटिंग में दृश्यमान नहीं होंगे.

  • यदि आपको प्रोग्राम्स के बीच स्विच करने की आवश्‍यकता होती है, तो डेस्कटॉप साझाकरण का उपयोग करें.

  • जब आप डेस्‍कटॉप या किसी प्रोग्राम साझा करते हैं, तो आपके सहभागी क्या देख रहे हैं, यह देखने के लिए मीटिंग विंडो में पूर्वावलोकन पर क्लिक करें.

  • अपने श्रोताओं को जानने दें कि पूर्ण मोड पर जाकर वे अपने दृश्य क्षेत्र को बढ़ा सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, अपना डेस्कटॉप या कोई प्रोग्राम साझा करना देखें.

अपनी मीटिंग कॉन्फ़्रेंस रूम में चलाना

अपनी मीटिंग प्रारंभ होने से पहले रूम तैयार करने के लिए कुछ समय देना एक अच्छा विचार है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि रूम ऑडियो और वीडियो डिवाइसेज़ के साथ काम करने के लिए Lync ठीक से सेट है.

  • अपने लैपटॉप को प्रोजेक्टर और आवश्‍यकता पड़ने पर कॉन्फ़्रेंस रूम फ़ोन से कनेक्ट करें.

  • यदि वहाँ पर प्रतिध्वनि हो, तो अपने कंप्यूटर के माइक्रोफ़ोन और स्पीकर्स को म्यूट करें. यदि Lync में साइन इन किया है, तो रूम में अन्य लोगों को भी अपने माइक्रोफ़ोन और स्पीकर्स म्यूट करने के लिए कहें.

  • यदि मीटिंग अनुरोध में कॉल-इन विवरण शामिल हैं, तो आप रूम फ़ोन को अपने कंप्यूटर से कनेक्ट कर सकते हैं या मीटिंग ऑडियो में डायल करने के लिए फ़ोन का उपयोग कर सकते हैं.

  • यदि आप रूम प्रोजेक्टर का उपयोग कर रहे हैं, तो केबल को अपने कंप्यूटर से कनेक्ट करें और उपयुक्त प्रदर्शन का चयन करें. अपने कुंजीपटल पर, डिस्प्ले लाने के लिए Windows कुंजी + P दबाएँ और फिर ये क्लिक करें: अपने कंप्यूटर मॉनीटर और रूम प्रोजेक्टर दोनों पर अपना डेस्कटॉप दिखाने के लिए डुप्लिकेट; अपने कंप्यूटर मॉनीटर और रूम प्रोजेक्टर से अपना डेस्कटॉप विस्तृत करने के लिए विस्तृत करें; या अपना डेस्कटॉप केवल रूम प्रोजेक्टर पर दिखाने के लिए केवल प्रोजेक्टर.

युक्ति: हम डुप्लिकेट का चयन करने की अनुशंसा करते हैं, ताकि आप अपने मॉनीटर और रूम डिस्प्ले दोनों पर मीटिंग को देख सकें.

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