Lync मीटिंग के लिए श्रेष्ठ अभ्यास

Lync मीटिंग सेट अप करने, उसमें शामिल होने और प्रस्तुति के समय विभिन्न विकल्प हैं, जिनका आप उपयोग कर सकते हैं. ये श्रेष्ठ अभ्यास आपको अपने कार्य को सरल बनाने वाली सुविधाओं का लाभ उठाने में मदद करते हैं और सुखद मीटिंग का अनुभव प्रदान करते हैं.

युक्ति: समान प्रस्तुतकर्ता कार्यों को करने के लिए एक सहभागी मार्गदर्शिका हेतु, किसी Lync मीटिंग को शेड्यूल और तैयार करना और अपनी Lync मीटिंग प्रबंधित करना देखें.

Lync मीटिंग सेट अप करना

मीटिंग शेड्यूल करना

  • अपनी कंपनी के अंदर के लोगों के साथ छोटी और अनौपचारिक मीटिंग के लिए, मीटिंग डिफ़ॉल्ट विकल्पों का उपयोग करें और सेटिंग्स को परिवर्तित करना छोड़ें‍. याद रखें कि डिफ़ॉल्ट विकल्प सभी को प्रस्तुतकर्ता बनने और सीधे मीटिंग में शामिल होने देते हैं.

  • यदि आपके पास कोई विशिष्ट मीटिंग आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, अधिक श्रोता, सुरक्षित डेटा या बाह्य ग्राहक, तो आवश्‍यकता के अनुसार फ़िट होने हेतु अपने मीटिंग विकल्पों को परिवर्तित करने के लिए सुनिश्चित रहें. जानकारी के लिए, Lync मीटिंग्स के लिए विकल्प सेट करना देखें.

  • यदि आपके पास व्यक्तिगत-रूप में और ऑनलाइन आमंत्रित किए गए सहभागी दोनों ही हैं, तो आप एक कॉन्फ़्रेंस रूम में अपनी Lync मीटिंग चला सकते हैं. अपनी इच्छित बिल्डिंग में कॉन्फ़्रेंस रूम ढूँढने और जोड़ने के लिए Outlook में रूम खोजकर्ता पर क्लिक करें. या अलग से रूम बुक करें, और मीटिंग अनुरोध में स्थान बॉक्स में रूम जानकारी जोड़ें.

बैकअप प्रस्तुतकर्ता को नि‍यत करना

यदि आप मीटिंग में शामिल नहीं हो सकते या देर हो रही हो, तो बैकअप प्रस्तुतकर्ता को चुनें. बैकअप प्रस्तुतकर्ता रिकॉर्डिंग को प्रारंभ, श्रोताओं को मदद और प्रबंधित, मीटिंग में सबमिट किए गए प्रश्‍नों को मॉनिटर भी कर सकता है, जिससे आप अपनी प्रस्तुति पर केंद्रित हो सकें. यदि आपके पास बड़ी मीटिंग या ईवेंट है, तो यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है.

अपनी व्यक्तिगत पहचान संख्या (PIN) जानना

अधिकांश समय, आपको फ़ोन के साथ मीटिंग में कॉल करने पर PIN की आवश्यकता नहीं होगी. आप सीधे कनेक्ट किए जाते हैं और आपका नंबर प्रतिभागी सूची में दिखाई देता है. लेकिन, यदि आप लीडर या प्रमाणित कॉलर के रूप में कॉल करना चाहते हैं, तो आपको अपना PIN और/या कार्य नंबर या एक्सटेंशन बताने के लिए संकेत दिया जाएगा.

किसी प्रमाणित कॉलर के रूप में कॉल करने का सीधा सा मतलब है कि मीटिंग सुरक्षित है और मीटिंग में शामिल होने से पहले आपकी पहचान की आवश्यकता है.

यदि आपको आवश्‍यकता है, तो आपके PIN को सुविधाजनक बनाना एक अच्छा विचार है. यदि आपको अपना PIN याद नहीं है, तो मीटिंग अनुरोध में अपना डायल-इन PIN भूल गए? पर क्लिक करें और रीसेट करने के लिए पृष्ठ के निर्देशों का अनुसरण करें.

अपने मीटिंग अनुरोध में प्रशिक्षण दस्तावेज़ या लिंक शामिल करना

यदि आप मीटिंग में ऐसे प्रतिभागियों को आमंत्रित कर रहे हैं, जो कि Lync के साथ परिचित नहीं हैं, तो उनको मीटिंग में शामिल होने से पहले मीटिंग सुविधाओं के साथ मदद के लिए मीटिंग अनुरोध में कैसे-करें प्रशिक्षण दस्तावेज़ या Lync प्रशिक्षण के लिए लिंक शामिल करें.

मीटिंग अनुरोध में नोट्स जोड़ना

अपनी मीटिंग शेड्यूल करते समय, आप OneNote का उपयोग करते हुए व्यक्तिगत या साझा किए गए नोट्स जोड़ सकते हैं. तब आमंत्रित लोग यदि उनके पास उपयुक्त अनुमति हो, तो मीटिंग से पहले साझा किए गए नोट्स देख या संपादित कर सकते हैं. बस आमंत्रण रिबन पर मीटिंग नोट्स पर क्लिक करें और मीटिंग अनुरोधों के लिए साझा किए गए नोट्स या अपने स्वयं के नोट्स (अन्य लोगों के लिए दृश्यमान नहीं) जोड़ें. अधिक जानकारी के लिए किसी Lync मीटिंग में साझा किए गए और व्यक्तिगत नोट्स का उपयोग करना देखें.

Lync मीटिंग में शामिल होना

युक्ति: किसी Lync मीटिंग में शामिल होने हेतु किसी सहभागी मागदर्शिका के लिए—जिसमें समस्या निवारण युक्तियाँ भी शामिल हैं— किसी Lync मीटिंग में शामिल होना देखें.

  • सेटअप करने और आवश्‍यकता पड़ने पर समस्या निवारण के लिए समय पाने हेतु 10 से 15 मिनट पहले अपनी मीटिंग में साइन इन करें.

  • मीटिंग से पहले, निर्णय करें कि क्या आप कंप्यूटर ऑडियो (Lync एकीकृत ऑडियो और वीडियो) या अपनी मीटिंग के ऑडियो भाग के लिए किसी फ़ोन का उपयोग करेंगे.

  • यदि आप कंप्यूटर ऑडियो का उपयोग कर रहे हैं, तो अपने ऑडियो और वीडियो डिवाइसेज़ सेट करें और गुणवत्ता की जाँच करें. आप अपने कंप्यूटर के माइक या स्पीकर्स का उपयोग कर सकते हैं या कोई हेडसेट प्लग-इन कर सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, Lync ऑडियो सेट और परीक्षण करना और Lync वीडियो सेट और समस्या निवारण करना देखें.

  • यदि आप मीटिंग ऑडियो के लिए फ़ोन का उपयोग कर रहे हैं, तो Lync मुझे कॉल करें सुविधा का लाभ उठाएँ. मीटिंग ऑडियो में शामिल हों विंडो पर, मुझे इस पर कॉल करें का चयन करें और वह फ़ोन नंबर लिखें, जिस पर आप चाहते हैं कि कॉल किया जाए.

जब आप इस सुविधा का उपयोग करते हैं, तो आपको मीटिंग ID या PIN दर्ज करने की आवश्‍यकता नहीं है. उपलब्ध कॉन्‍फ़्रेंस आदेशों का वर्णन सुनने के लिए *1 दबाएँ.

  • यदि संभव हो, तो उच्च गुणवत्ता ऑडियो के लिए कंप्यूटर माइक्रोफ़ोन और स्पीकर्स के बजाय, हेडसेट का उपयोग करें.

  • ऑडियो गुणवत्ता अत्यधिक रूप से नेटवर्क की स्थिति पर निर्भर रहती है. वायर वाले नेटवर्क कनेक्शन का उपयोग करें और सुनिश्चित करें कि आप अपने कंप्यूटर पर वायरलेस बंद करते हैं.

  • मीटिंग में आपके शामिल होने के बाद, यदि आप नहीं बोल रहे हों, तो अपने माइक्रोफ़ोन को म्यूट कर दें. किसी Lync मीटिंग में ऑडियो का उपयोग करना देखें.

Lync मीटिंग में प्रस्तुति देना

  • मीटिंग ऑडियो और दृश्‍यमान गुणवत्ता सत्यापित करने के लिए आपने साथ एक सहकर्मी को मीटिंग में साइन इन कराएँ.

  • यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने सही श्रोता सुविधाओं को बंद/चालू किया है, जैसे कि सहभागी अनुमतियाँ, दृश्‍य सामग्री, या एनोटेशन अनुमतियाँ, इन-मीटिंग विकल्पों को जाँच लें.

  • यदि आप PowerPoint का उपयोग कर रहे हैं:

  1. स्लाइड डेक को बड़े फ़ॉन्ट्स (30 पॉइंट्स से ऊपर) और विकर्षण से बचने के लिए सामान्य पृष्ठभूमि के साथ लगभग 15 स्लाइड्स या कम पर रखें.

  2. अपनी प्रस्तुति को पहले ही अपलोड करें और स्लाइड्स को चलाने और ऐनोटेट करने वाले नियंत्रणों के साथ अभ्‍यास करें. उदाहरण के लिए, आप लेज़र सूचक या स्टैम्प्स का उपयोग करते हुए महत्वपूर्ण बिंदुओं को बता सकते हैं.

  3. अपनी बात के बिंदुओं को याद करने में आपकी मदद के लिए प्रस्तुतकर्ता नोट्स का उपयोग करें.

    अधिक जानकारी के लिए, किसी Lync मीटिंग में PowerPoint स्लाइड्स प्रस्तुत करना देखें.

  4. यदि आप अपना डेस्‍कटॉप या प्रोग्राम साझा कर रहे हैं:

    1. ध्यान में रखें कि जब आप अपना प्रोग्राम साझा कर रहे हों, तो केवल आपके द्वारा साझा किए जा रहे प्रोग्राम्स और फ़ाइल्स ही सहभागियों के लिए दृश्यमान होते हैं. यदि आप अन्य प्रोग्राम्स पर ब्राउज़ करते हैं, तो वे मीटिंग में दृश्‍यमान नहीं होंगे.

    2. यदि आपको प्रोग्राम्स के बीच स्विच करने की आवश्‍यकता होती है, तो डेस्कटॉप साझाकरण का उपयोग करें.

    3. जब आप डेस्‍कटॉप या प्रोग्राम साझा करते हैं, तो आपके सहभागी क्या देख रहे हैं, यह देखने के लिए Lync मीटिंग में पूर्वावलोकन पर क्लिक करें.

    4. अपने श्रोताओं को जानने दें कि पूर्ण मोड पर जाकर वे अपने दृश्य क्षेत्र को बढ़ा सकते हैं.

      अधिक जानकारी के लिए, Lync मीटिंग में अपना डेस्कटॉप या प्रोग्राम्स साझा करना देखें.

  5. प्रश्‍नों के लिए पर्याप्त समय छोड़ें और श्रोताओं को यह जानने दें कि वे मीटिंग के IM अनुभाग में अपने प्रश्‍न या टिप्पणियाँ लिख सकते हैं.

  6. जब नहीं बोल रहे हों, तो स्वयं को म्यूट रखें और सुनिश्चित करें कि आवश्‍यकता होने पर Lync का उपयोग करते हुए और यदि फ़ोन (आदेशों को सुनने के लिए अपने फ़ोन डायल पैड पर *1 दबाएँ) का उपयोग कर रहे हों, तो फ़ोन टच आदेशों का उपयोग करते हुए दोनों ही से अपने सहभागियों को कैसे म्यूट या अनम्यूट करना है.

  7. सहभागियों को मीटिंग के आरंभ में याद दिलाएँ कि कैसे उन्हें स्वयं को म्यूट या अनम्यूट करना है.

  8. मीटिंग के अंत में, अधिक विकल्प(…) क्लिक करें और फिर मीटिंग समाप्त करें क्लिक करें. जारी रखने के लिए संकेत पर ठीक क्लिक करें. यह विंडो बंद करता है और मीटिंग से कॉल करने वाले सहभागियों सहित प्रत्येक व्यक्ति को डिस्कनेक्ट करता है.

यदि आप केवल मीटिंग से बाहर निकलना चाहते हैं और दूसरों को कनेक्टेड रखना चाहते हैं, तो बस मीटिंग विंडो बंद करें.

Lync मीटिंग में अधिक विकल्पों का स्क्रीन शॉट

अपनी मीटिंग कॉन्फ़्रेंस रूम में चलाना

अपनी मीटिंग प्रारंभ होने से पहले रूम तैयार करने के लिए कुछ समय देना एक अच्छा विचार है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि रूम ऑडियो और वीडियो डिवाइसेज़ के साथ काम करने के लिए Lync ठीक से सेट है.

  1. अपने लैपटॉप को प्रोजेक्टर और आवश्‍यकता पड़ने पर कॉन्फ़्रेंस रूम फ़ोन से कनेक्ट करें.

  2. यदि वहाँ पर प्रतिध्वनि हो, तो अपने कंप्यूटर के माइक्रोफ़ोन और स्पीकर्स को म्यूट करें. यदि Lync में साइन इन किया है, तो रूम में अन्य लोगों को भी अपने माइक्रोफ़ोन और स्पीकर्स म्यूट करने के लिए कहें.

  3. आप रूम फ़ोन को अपने कंप्यूटर से कनेक्ट कर सकते हैं या मीटिंग ऑडियो में डायल करने के लिए फ़ोन का उपयोग कर सकते हैं.

  4. यदि आप रूम प्रोजेक्टर का उपयोग कर रहे हैं, तो केबल को अपने कंप्यूटर से कनेक्ट करें और उपयुक्त डिस्प्ले का चयन करें.

    Windows कुंजी + P डिस्प्ले को दिखाती है और आप निम्न में से कोई एक विकल्प चुन सकते हैं:

  5. डुप्लिेकट - आपके कंप्यूटर मॉनीटर और रूम प्रोजेक्टर दोनों ही पर आपके डेस्कटॉप को दिखाता है.

  6. विस्तार - आपके डेस्कटॉप को आपके कंप्यूटर मॉनीटर और रूम प्रोजेक्टर से विस्तारित करता है.

  7. केवल प्रोजेक्टर - आपके डेस्कटॉप को केवल रूम प्रोजेक्टर पर दिखाता है.

हम डुप्लिकेट का चयन करने की अनुशंसा करते हैं, ताकि आप अपने मॉनीटर और रूम डिस्प्ले दोनों ही पर मीटिंग को देख सकें.

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