Lync मीटिंग के लिए श्रेष्ठ अभ्यास

Lync मीटिंग सेट करने, उसमें शामिल होने और प्रस्तुति देने के विभिन्न विकल्प हैं, जिनका आप उपयोग कर सकते हैं. ये श्रेष्ठ अभ्यास आपको अपने कार्य को सरल बनाने वाली सुविधाओं का लाभ उठाने में मदद करते हैं और सुखद मीटिंग का अनुभव प्रदान करते हैं.

Lync मीटिंग सेट अप करना

मीटिंग शेड्यूल करना

  • आपकी कंपनी के लोगों के साथ छोटी और अनौपचारिक मीटिंग के लिए, सेटिंग्स परिवर्तित करने के बजाय मीटिंग डिफ़ॉल्ट विकल्पों का उपयोग करें‍. याद रखें कि डिफ़ॉल्ट विकल्प सभी को प्रस्तुतकर्ता बनने और सीधे मीटिंग में शामिल होने देते हैं.

  • यदि आपको किसी विशिष्ट मीटिंग की आवश्यकता है, उदाहरण, अधिक दर्शक, सुरक्षित डेटा या बाह्य ग्राहकों के लिए, तो अपनी आवश्यकता पूरी करने के लिए अपने मीटिंग विकल्प परिवर्तित करना सुनिश्चित रहें. जानकारी के लिए Lync मीटिंग्स के विकल्प सेट करना देखें.

नोट: मीटिंग प्रतिभागियों की अधिकतम संख्या 250 है.

  • यदि आपके पास व्यक्तिगत-रूप में और ऑनलाइन आमंत्रित किए गए सहभागी दोनों ही हैं, तो आप एक कॉन्फ़्रेंस रूम में अपनी Lync मीटिंग चला सकते हैं. अपनी इच्छित बिल्डिंग में कॉन्फ़्रेंस रूम ढूँढने और जोड़ने के लिए Outlook में रूम खोजकर्ता पर क्लिक करें. या अलग से रूम बुक करें, और मीटिंग अनुरोध में स्थान बॉक्स में रूम जानकारी जोड़ें.

बैकअप प्रस्तुतकर्ता को नि‍यत करना

यदि आप मीटिंग में शामिल नहीं हो सकते या देर हो रही हो, तो बैकअप प्रस्तुतकर्ता को चुनें. बैकअप प्रस्तुतकर्ता रिकॉर्डिंग को प्रारंभ, श्रोताओं को मदद और प्रबंधित या मीटिंग में सबमिट किए गए प्रश्‍नों को मॉनिटर भी कर सकता है, जिससे कि आप अपनी प्रस्तुति पर ध्यान केंद्रित कर सकें. यदि आपके पास बड़ी मीटिंग या ईवेंट है, तो यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है.

अपना PIN जानना

अधिकांश समय, आपको फ़ोन से मीटिंग में कॉल करने पर किसी पर्सनल आइडेंटिफ़िकेशन नंबर (PIN) की आवश्यकता नहीं होती है. आप सीधे कनेक्ट किए जाते हैं और आपका नंबर प्रतिभागी सूची में दिखाई देता है. लेकिन, यदि आप लीडर या प्रमाणित कॉलर के रूप में कॉल करना चाहते हैं, तो आपको अपना PIN और/या कार्य नंबर या एक्सटेंशन बताने के लिए संकेत दिया जाएगा.

नोट: किसी प्रमाणित कॉलर के रूप में डायल करने का सीधा सा मतलब है कि मीटिंग सुरक्षित है और मीटिंग में शामिल होने से पहले आपकी पहचान आवश्यक है.

यदि आपको आवश्‍यकता है, तो आपके PIN को सुविधाजनक बनाना एक अच्छा विचार है. यदि आपको अपना PIN याद नहीं है, तो मीटिंग अनुरोध में अपना डायल-इन PIN भूल गए? पर क्लिक करें और रीसेट करने के लिए पृष्ठ के निर्देशों का अनुसरण करें.

अपने मीटिंग अनुरोध में प्रशिक्षण दस्तावेज़ या लिंक शामिल करना

यदि आप ऐसे प्रतिभागियों को आमंत्रित कर रहे हैं, जो कि Lync के साथ परिचित नहीं हैं, तो उनको मीटिंग में शामिल होने से पहले मीटिंग सुविधाओं को जानने में मदद के लिए मीटिंग अनुरोध में कैसे-करें प्रशिक्षण दस्तावेज़ या Lync प्रशिक्षण के लिए लिंक शामिल करें.

Lync मीटिंग में शामिल होना

  • सेटअप करने और आवश्‍यकता पड़ने पर समस्या निवारण के लिए समय पाने हेतु 10 से 15 मिनट पहले अपनी मीटिंग में साइन इन करें.

  • मीटिंग से पहले, निर्णय करें कि क्या आप कंप्यूटर ऑडियो (Lync एकीकृत ऑडियो और वीडियो) या अपनी मीटिंग के ऑडियो भाग के लिए किसी फ़ोन का उपयोग करेंगे.

  • यदि आप कंप्यूटर ऑडियो का उपयोग कर रहे हैं, तो अपने ऑडियो और वीडियो डिवाइसेज़ सेट करें और गुणवत्ता की जाँच करें. आप अपने कंप्यूटर के माइक और स्पीकर्स उपयोग कर सकते हैं या कोई हेडसेट प्लग-इन कर सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए Lync ऑडियो और वीडियो सेट अप करना देखें.

  • यदि आप मीटिंग ऑडियो के लिए फ़ोन का उपयोग कर रहे हैं, तो Lync मुझे कॉल करें सुविधा का लाभ उठाएँ. मीटिंग ऑडियो में शामिल हों विंडो पर, मुझे इस पर कॉल करें का चयन करें और वह फ़ोन नंबर लिखें, जिस पर आप चाहते हैं कि कॉल किया जाए. जब आप इस सुविधा का उपयोग करते हैं, तो आपको मीटिंग ID या PIN दर्ज करने की आवश्‍यकता नहीं है.

  • यदि संभव हो, तो उच्च गुणवत्ता ऑडियो के लिए कंप्यूटर माइक्रोफ़ोन और स्पीकर्स के बजाय, हेडसेट का उपयोग करें.

  • ऑडियो गुणवत्ता अत्यधिक रूप से नेटवर्क की स्थिति पर निर्भर रहती है. वायर वाले नेटवर्क कनेक्शन का उपयोग करें और सुनिश्चित करें कि आप अपने कंप्यूटर पर वायरलेस बंद करते हैं.

  • मीटिंग में आपके शामिल होने के बाद, यदि आप नहीं बोल रहे हों, तो अपने माइक्रोफ़ोन को म्यूट कर दें.

Lync मीटिंग में प्रस्तुति देना

  • मीटिंग ऑडियो और दृश्‍यमान गुणवत्ता सत्यापित करने के लिए आपने साथ एक सहकर्मी को मीटिंग में साइन इन कराएँ.

  • यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने सही श्रोता सुविधाओं को बंद या चालू किया है, जैसे कि सहभागी अनुमतियाँ, दृश्‍य सामग्री, या एनोटेशन अनुमतियाँ, इन-मीटिंग विकल्पों को जाँच लें.

  • यदि आप PowerPoint का उपयोग कर रहे हैं:

    • विकर्षण से बचने के लिए, स्लाइड डेक को बड़े फ़ॉन्ट्स (30 पॉइंट्स से ऊपर) और सामान्य पृष्ठभूमि के साथ लगभग 15 स्लाइड्स या कम पर रखें.

    • अपनी प्रस्तुति को पहले ही अपलोड करें और स्लाइड्स को चलाने और ऐनोटेट करने वाले नियंत्रणों के साथ अभ्‍यास करें. उदाहरण के लिए, आप लेज़र सूचक या स्टैम्प्स का उपयोग करते हुए महत्वपूर्ण बिंदुओं को बता सकते हैं.

    • अपने द्वारा बोले जाने वाले तथ्य याद रखने में अपनी मदद के लिए प्रस्तुतकर्ता नोट्स उपयोग करें. अधिक जानकारी के लिए किसी Lync मीटिंग में PowerPoint स्लाइड्स साझा करना देखें.

  • यदि आप अपना डेस्कटॉप या प्रोग्राम साझा कर रहे हैं:

    • आप प्रोग्राम साझा करते समय ध्यान रखें कि आपके द्वारा साझा किए जा रहे प्रोग्राम्स और फ़ाइलें ही सहभागियों के लिए दृश्यमान होते हैं. यदि आप अन्य प्रोग्राम्स पर ब्राउज़ करते हैं, तो वे मीटिंग में दृश्यमान नहीं होंगे.

    • यदि आपको प्रोग्राम्स के बीच स्विच करने की आवश्‍यकता होती है, तो डेस्कटॉप साझाकरण का उपयोग करें.

    • जब आप डेस्‍कटॉप या प्रोग्राम साझा करते हैं, तो आपके सहभागी क्या देख रहे हैं, यह देखने के लिए Lync मीटिंग में पूर्वावलोकन पर क्लिक करें.

    • अपने श्रोताओं को जानने दें कि पूर्ण मोड पर जाकर वे अपने दृश्य क्षेत्र को बढ़ा सकते हैं.

      अधिक जानकारी के लिए, किसी Lync मीटिंग में अपना डेस्कटॉप या कोई प्रोग्राम साझा करना देखें.

  • प्रश्‍नों के लिए पर्याप्त समय छोड़ें और श्रोताओं को यह जानने दें कि वे मीटिंग के त्वरित संदेश (IM) क्षेत्र में अपने प्रश्‍न या टिप्पणियाँ लिख सकते हैं.

    • जब नहीं बोल रहे हों, तो स्वयं को म्यूट रखें और सुनिश्चित करें कि आवश्‍यकता होने पर Lync का उपयोग करते हुए और यदि फ़ोन (आदेशों को सुनने के लिए अपने फ़ोन डायल पैड पर *1 दबाएँ) का उपयोग कर रहे हों, तो फ़ोन टच आदेशों का उपयोग करते हुए दोनों ही से अपने सहभागियों को कैसे म्यूट या अनम्यूट करना है.

    • सहभागियों को मीटिंग के आरंभ में याद दिलाएँ कि कैसे उन्हें स्वयं को म्यूट या अनम्यूट करना है.

अपनी मीटिंग कॉन्फ़्रेंस रूम में चलाना

अपनी मीटिंग प्रारंभ होने से पहले रूम तैयार करने के लिए कुछ समय देना एक अच्छा विचार है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि रूम ऑडियो और वीडियो डिवाइसेज़ के साथ काम करने के लिए Lync ठीक से सेट है.

  • अपने लैपटॉप को प्रोजेक्टर और आवश्‍यकता पड़ने पर कॉन्फ़्रेंस रूम फ़ोन से कनेक्ट करें.

  • यदि वहाँ पर प्रतिध्वनि हो, तो अपने कंप्यूटर के माइक्रोफ़ोन और स्पीकर्स को म्यूट करें. यदि Lync में साइन इन किया है, तो रूम में अन्य लोगों को भी अपने माइक्रोफ़ोन और स्पीकर्स म्यूट करने के लिए कहें.

  • आप रूम फ़ोन को अपने कंप्यूटर से कनेक्ट कर सकते हैं या मीटिंग ऑडियो में डायल करने के लिए फ़ोन का उपयोग कर सकते हैं.

  • यदि आप रूम प्रोजेक्टर का उपयोग कर रहे हैं, तो केबल को अपने कंप्यूटर से कनेक्ट करें और उपयुक्त डिस्प्ले का चयन करें. आपके कुंजीपटल पर, डिस्प्ले को ऊपर लाने के लिए Windows कुंजी + P दबाएँ और फिर निम्न में से किसी एक पर क्लिक करें:

    • डुप्लिेकट, आपके डेस्कटॉप को आपके कंप्यूटर मॉनीटर और रूम प्रोजेक्टर दोनों पर दिखाने के लिए.

    • विस्तार, आपके डेस्कटॉप को आपके कंप्यूटर मॉनीटर और रूम प्रोजेक्टर से विस्तारित करने के लिए.

    • केवल प्रोजेक्टर, आपके डेस्कटॉप को केवल रूम प्रोजेक्टर पर दिखाने के लिए.

हम डुप्लिकेट का चयन करने की अनुशंसा करते हैं, ताकि आप अपने मॉनीटर और रूम डिस्प्ले दोनों पर मीटिंग को देख सकें.

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