InfoPath के उपयोग से दस्तावेज़ जानकारी फलक डिज़ाइन करने का परिचय

इस आलेख में

दस्तावेज़ जानकारी फलकों का परिचय

दस्तावेज़ जानकारी फलक का उपयोग करना

सुरक्षा ओवरव्यू

दस्तावेज़ जानकारी फलकों का परिचय

Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007, और Microsoft Office Excel 2007 दस्तावेज़ों में प्रदर्शित किया जाने वाला दस्तावेज़ जानकारी फलक, उपयोगकर्ताओं को किसी दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर जैसे दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट या Windows SharePoint Services 3.0 पर आधारित किसी लायब्रेरी में सहेजी जाने वाली व्यक्तिगत फ़ाइल या सामग्री प्रकार के गुण देखने और परिवर्ति‍त करने में सक्षम करता है. ये गुण, जिन्हें मेटाडेटा भी कहा जाता है, इसका वर्णन या पहचान करने वाली फ़ाइल का विवरण है. उपयोगकर्ता दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने, पहचानने और खोजने के लिए इन गुणों का उपयोग कर सकते हैं.

दस्तावेज़ सूचना पेनल एक Microsoft Office InfoPath 2007 प्रपत्र है, जिसे दस्तावेज़ में होस्ट और प्रदर्शित किया गया है. किसी 2007 Microsoft Office सिस्टम दस्तावेज़ में दस्तावेज़ सूचना पेनल देखने के लिए आपको कंप्यूटर पर InfoPath स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है, किंतु दस्तावेज़ सूचना पेनल्स को डिज़ाइन करने और अनुकूलित करने के लिए आपको Office InfoPath 2007 की आवश्यकता है. उदाहरण के लिए, यदि आप किसी वेब सेवा जैसे बाह्य संसाधन से डेटा प्रदर्शित करने के लिए दस्तावेज़ सूचना पेनल को अनुकूलित करना चाहते हैं, तो आपको वह दस्तावेज़ सूचना पेनल डिज़ाइन करने के लिए Office InfoPath 2007 का उपयोग करना होगा.

2007 Office रिलीज़ दस्तावेज़ों के साथ दस्तावेज़ जानकारी फलक के उपयोग से, उपयोगकर्ता उसी प्रकार किसी दस्तावेज़ का मेटाडेटा ट्रैक और संपादित कर सकते हैं जैसे वे दस्तावेज़ में कार्य कर रहे हों. इसके अतिरिक्त, दस्तावेज़ जानकारी फलक को किसी बाह्य डेटा स्रोत जैसे कि वेब सेवा, का डेटा उपयोग करने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है, जिससे कर्मचारियो को आपके संगठन के विभिन्न 2007 Office रिलीज़ दस्तावेज़ प्रकारों में एकरूपता से मेटाडेटा का उपयोग करने की सुविधा मिलती है.

दस्तावेज़ सूचना पेनल को अनुकूलित करके, आप व्यावसायिक तर्क, जैसे डेटा मान्यता भी जोड़ सकते हैं या आपके संगठन के लिए महत्वपूर्ण कस्टम गुणों को जोड़ सकते हैं. इसके अतिरिक्त, सामान्य फ़ील्ड्‍स रखने के लिए ‍टेम्पलेट भाग बनाकर, आप अपने संगठन में विभिन्न 2007 Office रिलीज़ दस्तावेज़ प्रकारों में दस्तावेज़ सूचना पेनल्स के प्रभावी पुनः उपयोग को व्यवस्थित कर सकते हैं. टेम्पलेट भाग किसी प्रपत्र टेम्पलेट का ऐसा हिस्सा होता है, जिसे एकाधिक प्रपत्र टेम्पलेट में पुनः उपयोग के लिए सहेजा जा सकता है.

Office Word 2007, Office Excel 2007, और Office PowerPoint 2007 में दस्तावेज़ जानकारी फलक के उपयोग से मेटाडेटा ट्रैक और संपादित करने के अतिरिक्त, Office Word 2007 दस्तावेज़ों के उपयोगकर्ता अतिरिक्त कार्य भी कर सकते हैं. Office Word 2007में, उपयोगकर्ता दस्तावेज़ जानकारी फलक से स्वयं दस्तावेज़ में गुण नियंत्रणों के रूप में गुण जोड़ सकते हैं. Office Word 2007 में गुण नियंत्रण दस्तावेज़ गुणों को स्वयं दस्तावेज़ की सामग्री के रूप में प्रदर्शित करते हैं. ये गुण नियंत्रण दस्तावेज़ जानकारी फलक में जानकारी बदलते ही अद्यतन हो जाएँगे. इसके अलावा, दस्तावेज़ जानकारी फलक का डेटा तब अद्यतन होता है जब दस्तावेज़ में संबंधित गुण नियंत्रण बदलते हैं.

यह भी देखें अनुभाग में Word दस्तावेज़ में गुण जोड़ने की और जानकारी की लिंक्स ढूँढें.

गुण के प्रकार

दस्तावेज़ जानकारी फलकों का उपयोग निम्न में से कोई एक ट्रैक करने के लिए किया जाता है:

  • व्यक्तिगत दस्तावेज़ों में मानक दस्तावेज़ गुण.

  • SharePoint सामग्री प्रकारों के सर्वर गुण जो कि Microsoft Office SharePoint Server 2007 चलाने वाले सर्वर्स पर उपलब्ध दस्तावेज़ सामग्री प्रकार या डबलिन कोर स्तंभ सामग्री प्रकार पर आधारित होते हैं.

  • दस्तावेज़ जानकारी फलक में आपके द्वारा जोड़े जाने वाले कस्टम गुण.

दस्तावेज़ जानकारी फलक के उपयोग से उपयोगकर्ताओं द्वारा देखे या संपादित किए जा सकने वाले गुणों को तीन सामान्य श्रेणियों में समूहीकृत किया जा सकता है: दस्तावेज़-आधारित गुण, सर्वर-आधारित गुण और कस्टम गुण. दस्तावेज़ जानकारी फलक की डिज़ाइन, और उसके स्थान के आधार पर, दस्तावेज़ जानकारी फलक में निम्न में से कुछ या सभी गुण दिखाई दे सकते हैं:

दस्तावेज़-आधारित गुण    इनमें शीर्षक, लेखक का नाम, विषय, और दस्तावेज़ का विषय या सामग्री पहचानने वाले कीवर्ड्स जैसे गुण शामिल होते हैं.

सर्वर-आधारित गुण    SharePoint साइट में सहेजे गए और दस्तावेज़ जानकारी फलकों का उपयोग करने वाले दस्तावेज़ों के लिए, इन गुणों में दस्तावेज़ लायब्रेरी के बारे में डेटा, साइट स्तंभ, साइट सामग्री प्रकार, या अन्य कस्टम फ़ील्ड्स का डेटा शामिल हो सकता है.

कस्टम गुण    InfoPath के उपयोग से दस्तावेज़ जानकारी फलक अनुकूलित कर आप किसी Office दस्तावेज़ के कस्टम गुण निर्धारित करते हैं. कस्टम गुणों में किसी संगठन या प्रोजेक्ट जैसे कि प्रोजेक्ट कोड या मूल्य केंद्र मान का विशिष्ट मेटाडेटा शामिल हो सकता है.

नोट: आप Office Word 2007, Office Excel 2007, या Office PowerPoint 2007 में दस्तावेज़ जानकारी फलक में दस्तावेज़ गुण मेनू पर उन्नत गुण क्लिक करके भी किसी दस्तावेज़ के कस्टम गुण निर्धारित कर सकते हैं. हालाँकि, ये उन्नत गुण स्वयं दस्तावेज़ जानकारी फलक में दिखाई नहीं देते. दस्तावेज़ जानकारी फलक में दृश्यमान गुणों को अनुकूलित करने के लिए, आपको InfoPath का उपयोग करना चाहिए, या किसी दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर पर संग्रहीत दस्तावेज़ों की स्थिति में, आपको सामग्री प्रकार से स्तंभ जोड़कर या निकालकर सामग्री प्रकार स्कीमा संशोधित करना चाहिए.

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दस्तावेज़ जानकारी फलक का उपयोग करना

जब आप Office Word 2007, Office Excel 2007, या Office PowerPoint 2007 के साथ कोई दस्तावेज़ बनाते हैं, तब आपके लिए एक दस्तावेज़ जानकारी फलक स्वचालित रूप से बनाया जाता है. इस डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ जानकारी फलक में लेखक, शीर्षक और विषय जैसे मानक गुण होते हैं. वैकल्पिक रूप से, आप शुरूआत से कोई दस्तावेज़ जानकारी फलक डिज़ाइन करके और तब उसे किसी दस्तावेज़ से संबद्ध कर, या कोई मौजूदा दस्तावेज़ जानकारी फलक अनुकूलित कर कस्टम गुण जोड़ सकते हैं.

जब आप दस्तावेज़ सूचना पेनल डिज़ाइन करते हैं, तो आप Office Word 2007, Office Excel 2007 और Office PowerPoint 2007 से एकाधिक दस्तावेज़ों के साथ इसका उपयोग कर सकते हैं या आप एकाधिक दस्तावेज़ सूचना पेनल्स डिज़ाइन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि कुछ निश्चित दस्तावेज़ किसी विशेष प्रोजेक्ट से संबद्ध होते हैं, तो हो सकता है कि आप केवल उन्हीं दस्तावेज़ों में उपयोग किए गए दस्तावेज़ सूचना पेनल्स के लिए अनन्य फ़‍ील्ड्‍स का उपयोग करना चाहें.

भले ही आपका संगठन कई दस्तावेज़ सूचना पेनल्स का उपयोग करता है, किंतु प्रत्येक में कई सामान्य गुण होते हैं. दस्तावेज़ सूचना पेनल डिज़ाइन करने पर सामान्य गुणों का पुनः उपयोग करने के लिए, टेम्पलेट भागों के उपयोग पर विचार करें. टेम्पलेट भागों को बनाकर और उपयोग करके, आप यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि आपके संगठन का प्रमुख मेटाडेटा ध्वनि, संरचना और व्यवहार में संगत है. उदाहरण के लिए, आपके संगठन को लेखक के अतिरिक्त कार्य शीर्षक नामक फ़ील्ड शामिल करने के लिए हर दस्तावेज़ सूचना पेनल की आवश्यकता हो सकती है. उन सामान्य फ़ील्ड्‍स का उपयोग करने वाला टेम्पलेट भाग डिज़ाइन करके, आप एकाधिक दस्तावेज़ सूचना पेनल्स में टेम्पलेट भाग का आसानी से पुनः उपयोग कर सकते हैं.

नोट: कोई SharePoint सामग्री प्रकार स्कीमा अनुकूलित करने के लिए, आप ऐसे फ़ील्ड्स जोड़कर केवल दस्तावेज़ जानकारी फलक अनुकूलित कर सकते हैं, जो स्कीमा के भाग हैं. सामग्री प्रकार स्कीमा में नए फ़ील्ड्स जोड़कर सामग्री दस्तावेज़ जानकारी फलक में फ़ील्ड्स जोड़ने या निकालने के लिए, आपको सामग्री प्रकार से स्तंभ जोड़ने या निकालने चाहिए.

कस्टम दस्तावेज़ सूचना पेनल बनाने के बाद, आपको उसका उपयोग करने से पहले उसे दस्तावेज़ से संबंद्ध करना चाहिए. ऐसा करने के लिए, आपको पहले प्रोग्राम्स में वहाँ रिबन पर डेवलपर टैब को सक्रिय करना चाहिए, जहाँ आप दस्तावेज़ सूचना पेनल का उपयोग करना चाहते हैं. तो आप कोई URL, UNC या URN फ़ाइल पथ का उपयोग करके दस्तावेज़ सूचना पेनल का स्थान निर्दिष्ट कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, आप दस्तावेज़ के खोले जाने पर डिफ़ॉल्ट रूप से दस्तावेज़ सूचना पेनल प्रदर्शित करना चुन सकते हैं. आप यह भी चुन सकते हैं कि क्या आपके द्वारा बनाए गए कस्टम गुण दस्तावेज़ के खोले जाने पर डिफ़ॉल्ट रूप से दृश्यमान किया जाए.

Office Word 2007, Office Excel 2007, और Office PowerPoint 2007 के लिए दस्तावेज़ों के दस्तावेज़ सूचना पेनल्स मे गुणों को देखने या बदलने के अतिरिक्त, Office Word 2007 में उपयोगकर्ता स्वयं दस्तावेज़ में गुण नियंत्रणों के रूप में दस्तावेज़ सूचना पेनल से गुणों को जोड़ सकते हैं. उदाहरण के लिए, कंपनी पते की एकाधिक आवृत्तियों को दस्तावेज़ में गुण नियंत्रणों के रूप में जोड़ा जा सकता है. दस्तावेज़ सूचना पेनल में सूचना बदले जाते ही इन्हें गुण नियंत्रण में अद्यतन किया जाएगा.

यह भी देखें अनुभाग में कोई कस्टम दस्तावेज़ जानकारी फलक बनाने और किसी Office Word 2007 दस्तावेज़ में गुण जोड़ने के बारे में और जानकारी की लिंक्स ढूँढें.

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सुरक्षा ओवरव्यू

कोई दस्तावेज़ जानकारी फलक InfoPath प्रपत्र के समान सुरक्षा दिशानिर्देशों और प्रतिबंधों के ही अधीन होता है. InfoPath की सुरक्षा सुविधाएँ उपयोगकर्ताओं के प्रपत्रों और कंप्यूटर्स को असुरक्षित ऑपरेशंस जैसे कि किसी अविश्वसनीय स्रोत से डेटा उपयोग करना या उस पर डेटा भेजना, से सुरक्षित रखने में मदद के लिए डिज़ाइन की गई हैं. उदाहरण के लिए, InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्स कहाँ स्थित हैं, वे कैसे स्थापित किए गए हैं, और क्या वे डिजिटली हस्ताक्षरित हैं, इस आधार पर तीन सुरक्षा स्तरों में से एक में चलते हैं. तीन स्तर हैं: प्रतिबंधित, डोमेन, और पूर्ण विश्वास. किसी दस्तावेज़ जानकारी फलक को InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट के समान सुरक्षा स्तर ही असाइन किया जाता है. दस्तावेज़ जानकारी फलक डिज़ाइन और उपयोग करने से पहले, आपको डेटा कनेक्शंस के उपयोग और परिनियोजन के सुरक्षा सावधानियों से अवगत होना चाहिए.

डेटा कनेक्शंस के उपयोग के लिए सुरक्षा सावधानियाँ

दस्तावेज़ जानकारी फलक तब तक किसी अन्य डोमेन के डेटा स्रोत तक नहीं पहुँच सकता जब तक कि दस्तावेज़ जानकारी फलक पूर्ण विश्वास पर न सेट हो. पूर्ण विश्वास सक्षम करने के लिए, आपको दस्तावेज़ जानकारी फलक के लिए प्रपत्र टेम्पलेट को विश्वसनीय मूल प्रमाणपत्र द्वारा डिजिटली हस्ताक्षरित करना चाहिए या उसके लिए स्थापना योग्य फ़ाइल बनाना चाहिए.

नोट: यदि दस्तावेज़ का उपयोग करने वाले व्यक्ति के पास डेटा स्रोत उपयोग करने की अनुमति नहीं है, तो दस्तावेज़ जानकारी फलक का अनुमति स्तर डेटा स्रोत का उपयोग करने के लिए पर्याप्त होने पर भी उसे एक त्रुटि संदेश दिखाई देगा.

यह भी देखें अनुभाग में InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्स के सुरक्षा स्तरों के बारे में और जानकारी की लिंक्स ढूँढें.

परिनियोजन के लिए सुरक्षा सावधानियाँ

यह अनुशंसा की जाती है कि आप दस्तावेज़ जानकारी फलक को उसी डोमेन में परिनियोजित करें जहाँ दस्तावेज़ स्थित हैं. उदाहरण के लिए, यदि सर्वर http://example पर कोई Office Word 2007 दस्तावेज़ आपके द्वारा डिज़ाइन किए गए कस्टम दस्तावेज़ जानकारी फलक का उपयोग करता है, तो यह अनुशंसा की जाती है कि आप उस दस्तावेज़ का दस्तावेज़ जानकारी फलक http://example पर भी संग्रहीत करें. यदि आप दस्तावेज़ जानकारी फलक किसी अन्य डोमेन पर परिनियोजित करने का निर्णय लेते हैं, या यदि कोई उपयोगकर्ता दस्तावेज़ का स्थानीय रूप से सहेजा गया संस्करण  — या किसी ई-मेल संदेश में अनुलग्नक के रूप में भेजा गया दस्तावेज़ खोलता है — तो दस्तावेज़ जानकारी फलक का सुरक्षा स्तर निचले सुरक्षा स्तर पर कर दिया जाएगा. यह आपके उपयोगकर्ताओं को अन्य डोमेन पर स्थि‍त डेटा का उपयोग करने वाले दस्तावेज़ जानकारी फलक से संबंधित सुरक्षा ख़तरों से बचाने में मदद की एक सुरक्षा सावधानी है.

नोट्स: 

  • जब आप SharePoint सामग्री प्रकार के लिए कोई दस्तावेज़ जानकारी फलक अनुकूलित करते हैं, तो दस्तावेज़ जानकारी फलक प्रकाशित करने पर वह स्वतः SharePoint साइट पर परिनियोजित हो जाता है.

  • यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता उसके कंप्यूटर से दस्तावेज़ जानकारी फलक का स्थानीय रूप से स्थापित संस्करण चलाए, तो आपको प्रकाशन विज़ार्ड और Visual Studio के उपयोग से एक स्थापना योग्य फ़ाइल बनाना चाहिए. यदि आप हार्ड डिस्क ड्राइव के दस्तावेज़ जानकारी फलक के लिए प्रपत्र टेम्पलेट (.xsn फ़ाइल) प्रकाशित करते हैं, तो उपयोगकर्ता द्वारा संबंधित दस्तावेज़ खोलने पर दस्तावेज़ जानकारी फलक नहीं खुलेगा.

यह भी देखें अनुभाग में प्रकाशन विज़ार्ड और Visual Studio के उपयोग से एक स्थापना योग्य फ़ाइल बनाने की अतिरिक्त जानकारी ढूँढें.

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