InfoPath का उपयोग करके दस्‍तावेज़ जानकारी फलक डिज़ाइन करें

यह आलेख बताता है कि Microsoft Office InfoPath का उपयोग किसी ऐसे दस्‍तावेज़ जानकारी फलक को डिज़ाइन करने के लिए कैसे करें जो कि Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, और Microsoft Office PowerPoint 2007 दस्तावेजों से संबंधित है.

इस आलेख में

दस्‍तावेज़ जानकारी फलक को समझें

दस्तावेज़ जानकारी फलक डिज़ाइन करें

किसी SharePoint सामग्री प्रकार के लिए कस्टम दस्‍तावेज़ जानकारी फलक बनाएँ या संपादित करें

किसी दस्तावेज़ पर कस्टम दस्तावेज़ जानकारी फलक जोड़ें

दस्‍तावेज़ जानकारी फलक को समझें

दस्तावेज़ जानकारी फलक, जो कि Office Word 2007, Office Excel 2007, और Office PowerPoint 2007 दस्तावेज़ों में प्रदर्शित है, दस्तावेज़ों में प्रदर्शित दस्तावेज़ जानकारी फलक दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर, जैसे Windows SharePoint Services 3.0 पर आधारित दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट या लायब्रेरी में सहेजी गई व्यक्तिगत फ़ाइल या सामग्री प्रकार के गुणों को देखने और उन्हें बदलने में उपयोगकर्ताओं को सक्षम करता है. ये गुण मेटाडेटा भी कहलाते हैं, ये किसी फ़ाइल को परिभाषित करने और पहचानने के लिए उसका विवरण हैं. उपयोगकर्ता दस्तावेज़ बनाने, पहचानने और ढूँढ़ने के लिए इन गुणों का उपयोग कर सकते हैं.

दस्तावेज़ सूचना पेनल एक Microsoft Office InfoPath 2007 प्रपत्र है, जिसे दस्तावेज़ में होस्ट और प्रदर्शित किया गया है. किसी 2007 Microsoft Office सिस्टम दस्तावेज़ में दस्तावेज़ सूचना पेनल देखने के लिए आपको कंप्यूटर पर InfoPath स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है, किंतु दस्तावेज़ सूचना पेनल्स को डिज़ाइन करने और अनुकूलित करने के लिए आपको Office InfoPath 2007 की आवश्यकता है. उदाहरण के लिए, यदि आप किसी वेब सेवा जैसे बाह्य संसाधन से डेटा प्रदर्शित करने के लिए दस्तावेज़ सूचना पेनल को अनुकूलित करना चाहते हैं, तो आपको वह दस्तावेज़ सूचना पेनल डिज़ाइन करने के लिए Office InfoPath 2007 का उपयोग करना होगा.

दस्तावेज़ सूचना पेनल को अनुकूलित करके, आप व्यावसायिक तर्क, जैसे डेटा मान्यता भी जोड़ सकते हैं या आपके संगठन के लिए महत्वपूर्ण कस्टम गुणों को जोड़ सकते हैं. इसके अतिरिक्त, सामान्य फ़ील्ड्‍स रखने के लिए ‍टेम्पलेट भाग बनाकर, आप अपने संगठन में विभिन्न 2007 Office रिलीज़ दस्तावेज़ प्रकारों में दस्तावेज़ सूचना पेनल्स के प्रभावी पुनः उपयोग को व्यवस्थित कर सकते हैं.

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दस्तावेज़ जानकारी फलक डिज़ाइन करें

जब आप दस्तावेज़ सूचना पेनल डिज़ाइन करते हैं, तो आप Office Word 2007, Office Excel 2007 और Office PowerPoint 2007 से एकाधिक दस्तावेज़ों के साथ इसका उपयोग कर सकते हैं या आप एकाधिक दस्तावेज़ सूचना पेनल्स डिज़ाइन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि कुछ निश्चित दस्तावेज़ किसी विशेष प्रोजेक्ट से संबद्ध होते हैं, तो हो सकता है कि आप केवल उन्हीं दस्तावेज़ों में उपयोग किए गए दस्तावेज़ सूचना पेनल्स के लिए अनन्य फ़‍ील्ड्‍स का उपयोग करना चाहें.

भले ही आपका संगठन कई दस्तावेज़ सूचना पेनल्स का उपयोग करता है, किंतु प्रत्येक में कई सामान्य गुण होते हैं. दस्तावेज़ सूचना पेनल डिज़ाइन करने पर सामान्य गुणों का पुनः उपयोग करने के लिए, टेम्पलेट भागों के उपयोग पर विचार करें. टेम्पलेट भागों को बनाकर और उपयोग करके, आप यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि आपके संगठन का प्रमुख मेटाडेटा ध्वनि, संरचना और व्यवहार में संगत है. उदाहरण के लिए, आपके संगठन को लेखक के अतिरिक्त कार्य शीर्षक नामक फ़ील्ड शामिल करने के लिए हर दस्तावेज़ सूचना पेनल की आवश्यकता हो सकती है. उन सामान्य फ़ील्ड्‍स का उपयोग करने वाला टेम्पलेट भाग डिज़ाइन करके, आप एकाधिक दस्तावेज़ सूचना पेनल्स में टेम्पलेट भाग का आसानी से पुनः उपयोग कर सकते हैं.

निम्न प्रक्रिया बताती है कि कैसे किसी दस्तावेज़ जानकारी फलक को 2007 Office रिलीज़ दस्तावेज़ों के साथ उपयोग के लिए डिज़ाइन करना है.

  1. फ़ाइल मेनू पर, कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें क्लिक करें.

  2. कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें संवाद बॉक्स में कोई नया डिज़ाइन करें के तहत, प्रपत्र टेम्पलेट क्लिक करें.

  3. इस पर आधारित गैलरी में, रिक्त क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें. यह InfoPath को, आपके द्वारा प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते ही डेटा स्रोत परिभाषित करने में सक्षम करता है.

    नोट: आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट को डबलिन कोर गुण जैसे किसी XML दस्तावेज़ या XML स्कीमा पर आधारित कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, किसी डेटा कनेक्शन लायब्रेरी में वेब सेवा, डेटाबेस या सेटिंग्स का उपयोग कर आप अपना प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं. किसी डेटा स्रोत पर आधारित प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करने के बारे में अधिक जानकारी यह भी देखें अनुभाग में ढूँढें.

  4. दस्तावेज़ जानकारी फलक के रूप में उपयोग करने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें.

    युक्ति: सामान्य फ़ील्ड्स रखने के लिए कोई टेम्पलेट भाग बनाकर आप अपने संगठन में विभिन्न 2007 Office रिलीज़ दस्तावेज़ प्रकारों में दस्तावेज़ जानकारी फलक का बेहतर पुनः उपयोग समन्वित कर सकते हैं. यदि आपने कोई टेम्पलेट भाग बनाया और उसे नियंत्रण कार्यफलक में जोड़ा हो, तो आप निम्न प्रक्रिया का पालन करके अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर टेम्पलेट भाग सम्मिलित कर सकते हैं.

    1. प्रपत्र टेम्पलेट में जहाँ आप प्रपत्र भाग सम्मिलित करना चाहते हैं, वहाँ कर्सर रखें.

    2. यदि नियंत्रण कार्यफलक दृश्यमान नहीं है, तो सम्मिलित करें मेनू पर और नियंत्रण क्लिक करें, या ALT+I, C दबाएँ.

    3. नियंत्रण सम्मिलित करें सूची में कस्टम के तहत, उस टेम्पलेट भाग का नाम क्लिक करें जिसे आप सम्मिलित करना चाहते हैं.

      टेम्पलेट भाग प्रपत्र टेम्पलेट पर किसी अनुभाग नियंत्रण में दिखाई देता है. आप प्रपत्र टेम्पलेट पर टेम्पलेट भाग को पहचान सकते हैं, क्योंकि अनुभाग (टेम्पलेट भाग: नाम) शब्द, अनुभाग लेबल के रूप में दिखाई देता है, जहाँ नाम टेम्पलेट भाग फ़ाइल का नाम है.

      टेम्पलेट भाग की उपस्थिति दर्शाता हुआ प्रपत्र टेम्पलेट पर लेबल

  5. डिफ़ॉल्ट दृश्य और प्रपत्र टेम्पलेट के अन्य दृश्यों का नाम बदलें.

    कैसे?

    1. दृश्य मेनू पर, दृश्य प्रबंध करें क्लिक करें.

    2. दृश्य कार्यफलक में, वह दृश्य क्लिक करें जिसका आप नाम बदलना चाहते हैं, और तब गुण देखें क्लिक करें.

    3. सामान्य टैब क्लिक करें.

    4. दृश्य नाम बॉक्स में, दृश्य के लिए नया नाम लिखें.

    नोट: भले ही आपके प्रपत्र टेम्पलेट में केवल एक दृश्य हो, तो भी आपको दृश्य को एक जाना-पहचाना नाम देना चाहिए, जैसे कि कस्टम गुण, क्योंकि दस्तावेज़ में दस्तावेज़ जानकारी फलक देखे जाने पर दृश्य का नाम गुण दृश्य और विकल्प सूची में दिखाई देगा.

  6. दस्तावेज़ जानकारी फलक को किसी साझा नेटवर्क फ़ोल्डर पर प्रकाशित करें.

    कैसे?

    1. फ़ाइल मेनू पर, Access विकल्प क्लिक करें.

    2. प्रकाशन विज़ार्ड में, किसी नेटवर्क स्थान पर क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

    3. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, ब्राउज़ करें क्लिक करें.

    4. साझा किए गए नेटवर्क फ़ोल्डर ब्राउज़ करें जहाँ आप अपना प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

    5. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, सत्यापित करें कि प्रपत्र टेम्पलेट नाम बॉक्स में पथ और प्रपत्र टेम्पलेट नाम सही है, और तब अगला क्लिक करें.

    6. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, यदि आपके पास इस साझा नेटवर्क फ़ोल्डर के लिए कोई वैकल्पिक पथ है, जैसे सार्वजनिक यूनिफ़ॉर्म रिसोर्स लोकेटर (URL), तो बॉक्स में पथ लिखें, और तब अगला क्लिक करें.

    7. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, प्रकाशन क्लिक करें.

      प्रपत्र टेम्पलेट के सफलतापूर्वक प्रकाशित हो जाने पर आप विज़ार्ड के अंतिम पृष्ठ पर एक पुष्टि प्राप्त करेंगे.

    नोट: आप दस्‍तावेज़ जानकारी फलक को SharePoint साइट पर प्रकाशित भी कर सकते हैं. किसी SharePoint साइट पर प्रकाशित करने के बारे में जानकारी के लिए यह भी देखें अनुभाग में ढूँढें.

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किसी SharePoint सामग्री प्रकार के लिए कस्टम दस्‍तावेज़ जानकारी फलक बनाएँ या संपादित करें

जब आप दस्तावेज़ सामग्री प्रकार या डबलिन कोर स्तंभ सामग्री प्रकार के आधार पर साइट सामग्री प्रकार बनाते हैं  — जो कि Microsoft Office SharePoint Server 2007 चला रहे सर्वर पर उपलब्ध है  — तो गुण ट्रैक करने के लिए एक दस्‍तावेज़ जानकारी फलक स्वचालित रूप से बन जाएगा. आप Office InfoPath 2007 का उपयोग इस प्रकार के दस्‍तावेज़ जानकारी फलक को अनुकूलित करने के लिए कर सकते हैं इसी प्रकार आप कोई भी InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट अनुकूलित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप निम्न में से एक या एक से अधिक कार्य करके दस्‍तावेज़ जानकारी फलक को अनुकूलित कर सकते हैं:

  • डेटा सत्यापन या सशर्त स्वरूपण जैसी सुविधाएँ जोड़ें.

  • दस्‍तावेज़ जानकारी फलक में कोई द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ें, और तब डेटा स्रोत में फ़ील्ड से डेटा प्रदर्शित करने वाले नियंत्रण जोड़ें.

  • कोई नया दृश्य बनाएँ, और तब आपके संगठन के द्वारा डेटा ट्रैक करने के लिए उपयोग ‍‍किया जा सकने वाला सामान्य फ़ील्ड वाला टेम्पलेट भाग जोड़ें.

    नोट: जब कोई दस्‍तावेज़ जानकारी फलक, SharePoint सामग्री प्रकार स्कीमा पर आधारित होता है, तब आप ऐसे फ़ील्ड्स जोड़कर, जो स्कीमा का भाग नहीं हैं, दस्‍तावेज़ जानकारी फलक अनुकूलित नहीं कर सकते. सामग्री प्रकार स्कीमा में फ़ील्ड्स जोड़ने या निकालने के लिए, आपको सामग्री प्रकार से स्तंभ अवश्य जोड़ने या निकालने चाहिए.

कस्टम दस्‍तावेज़ जानकारी फलक बनाएँ या संपादित करें

  1. फ़ाइल मेनू पर, कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें क्लिक करें.

  2. नया डिज़ाइन करें के तहत प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें संवाद बॉक्स में, प्रपत्र टेम्पलेट क्लिक करें.

  3. इस पर आधारित सूची में, XML या स्कीमा क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

    नोट: केवल ब्राउज़र संगत सुविधाएँ सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन न करें, क्योंकि दस्‍तावेज़ जानकारी फलक केवल 2007 Office रिलीज़ दस्तावेज़ के भाग की तरह प्रदर्शित होगा, न कि वेब पेज के भाग की तरह.

  4. डेटा स्रोत विज़ार्ड में, SharePoint सर्वर के लिए URL लिखें, और तब अगला क्लिक करें.

  5. कोई सू‍ची या वेब चुनें सूची में, इच्छित सामग्री प्रकार का नाम लिखें, और तब अगला क्लिक करें.

  6. समाप्त क्लिक करें.

    सामग्री प्रकार स्कीमा के लिए दस्‍तावेज़ जानकारी फलक खुलता है.

  7. दस्‍तावेज़ जानकारी फलक में इच्छित परिवर्तन करें, और तब प्रपत्र टेम्पलेट सहेजें.

    नोट: चूँकि दस्‍तावेज़ जानकारी फलक सामग्री प्रकार स्कीमा पर आधारित होता है, जो कि प्रपत्र टेम्पलेट के लिए मु्‍ख्य डेटा स्रोत है, ऐसे फ़ील्ड्स जोड़कर जो स्कीमा का भाग नहीं हैं आप दस्‍तावेज़ जानकारी फलक अनुकूलित नहीं कर सकते. दस्‍तावेज़ जानकारी फलक में सामग्री प्रकार स्कीमा में नए फ़ील्ड्स जोड़कर दस्‍तावेज़ जानकारी फलक से फ़ील्ड्स जोड़ने या निकालने के लिए, आपको सामग्री प्रकार से स्तंभ अवश्य जोड़ना या निकालना चाहिए.

  8. फ़ाइल मेनू पर, प्रकाशित करें क्लिक करें.

  9. प्रकाशन विज़ार्ड में, दस्‍तावेज़ जानकारी फलक टेम्पलेट साइट सामग्री प्रकार या सूची सामग्री प्रकार (अनुशंसित) के लिए दस्‍तावेज़ जानकारी फलक टेम्पलेट के रूप में क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

    नोट: यदि आपने चरण 3 में XML या स्कीमा क्लिक किया, तो विज़ार्ड के इस पृष्ठ पर SharePoint साइट सामग्री प्रकार या सूची सामग्री प्रकार के लिए दस्‍तावेज़ जानकारी फलक टेम्पलेट के रूप में (अनुशंसित) ही दिखाई देगा.

  10. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, प्रकाशित करें क्लिक करें.

    यदि आपका प्रपत्र टेम्पलेट सफलतापूर्वक प्रकाशित हो गया, तो विज़ार्ड के अंतिम पृष्ठ पर आप पुष्टि प्राप्त करेंगे.

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किसी दस्तावेज़ पर कस्टम दस्तावेज़ जानकारी फलक जोड़ें

कस्टम दस्तावेज़ सूचना पेनल बनाने के बाद, आपको उसका उपयोग करने से पहले उसे दस्तावेज़ से संबंद्ध करना चाहिए. ऐसा करने के लिए, आपको पहले प्रोग्राम्स में वहाँ रिबन पर डेवलपर टैब को सक्रिय करना चाहिए, जहाँ आप दस्तावेज़ सूचना पेनल का उपयोग करना चाहते हैं. तो आप कोई URL, UNC या URN फ़ाइल पथ का उपयोग करके दस्तावेज़ सूचना पेनल का स्थान निर्दिष्ट कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, आप दस्तावेज़ के खोले जाने पर डिफ़ॉल्ट रूप से दस्तावेज़ सूचना पेनल प्रदर्शित करना चुन सकते हैं. आप यह भी चुन सकते हैं कि क्या आपके द्वारा बनाए गए कस्टम गुण दस्तावेज़ के खोले जाने पर डिफ़ॉल्ट रूप से दृश्यमान किया जाए.

निम्न प्रक्रिया बताती है कि कैसे किसी दस्तावेज़ जानकारी फलक को Office Word 2007, Office Excel 2007, या Office PowerPoint 2007 के लिए दस्तावेज़ से संबद्ध किया जाए.

  1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, और तब प्रोग्राम नाम विकल्प क्लिक करें, जहाँ प्रोग्राम नाम उस प्रोग्राम का नाम है, जिसमें आप कार्य कर रहे हैं. उदाहरण के लिए, Word विकल्प क्लिक करें.

  2. प्रोग्राम नाम विकल्प संवाद बॉक्स में, लोकप्रिय क्लिक करें, रिबन में डेवलपर टैब दिखाएँ चेक बॉक्स का चयन करें, और तब ठीक क्लिक करें.

    नोट: रिबन Microsoft Office फ़्लुएंट उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस का भाग है

  3. Office फ़्लूएंट रिबन पर डेवलपर टैब क्लिक करें, और तब दस्तावेज़ फलक क्लिक करें.

  4. दस्तावेज़ जानकारी फलक संवाद बॉक्स में, कोई कस्टम टेम्पलेट निर्दिष्ट करें (URL, UNC, या URN) के तहत, उस दस्तावेज़ का स्थान लिखें, जिसे आप दस्तावेज़ में जोड़ना चाहते हैं.

  5. डिफ़ॉल्ट रूप से अपने दस्तावेज़ में कस्टम गुण प्रदर्शित करने के लिए, डिफ़ॉल्ट रूप में प्रदर्शित करें सूची में, कस्टम गुण क्लिक करें.

  6. डिफ़ॉल्ट रूप से दस्तावेज़ जानकारी फलक प्रदर्शित करने के लिए, दस्तावेज़ खोलने और प्रारंभिक रूप से सहेजने के लिए हमेशा दस्तावेज़ जानकारी फलक दिखाएँ चेक बॉक्स क्लिक करें.

Office Word 2007, Office Excel 2007, और Office PowerPoint 2007 के लिए दस्तावेज़ों के दस्तावेज़ सूचना पेनल्स मे गुणों को देखने या बदलने के अतिरिक्त, Office Word 2007 में उपयोगकर्ता स्वयं दस्तावेज़ में गुण नियंत्रणों के रूप में दस्तावेज़ सूचना पेनल से गुणों को जोड़ सकते हैं. उदाहरण के लिए, कंपनी पते की एकाधिक आवृत्तियों को दस्तावेज़ में गुण नियंत्रणों के रूप में जोड़ा जा सकता है. दस्तावेज़ सूचना पेनल में सूचना बदले जाते ही इन्हें गुण नियंत्रण में अद्यतन किया जाएगा.

नोट: Office Word 2007 दस्तावेज़ में गुण जोड़ने के बारे में अधिक जानकारी यह भी देखें अनुभाग में ढूँढें.

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