InfoPath और InfoPath Forms Services उपयोग करने के परिदृश्य

इस आलेख में उन परिदृश्यों की चर्चा है, जिनमें संगठन व्यय प्रतिपूर्ति या बीमा दावे की रिपोर्टिंग जैसी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार लाने के लिए संभवतः Microsoft Office InfoPath और InfoPath Forms Services का उपयोग कर सकता है.

इस आलेख में चर्चा किए गए परिदृश्य और कंपनियाँ काल्पनिक हैं और वे केवल उदाहरण के उद्देश्य से दी गई हैं. वा‍स्तविक व्यावसायिक परिवेशों में InfoPath और InfoPath Forms Services को कैसे उपयोग किया गया इसके बारे में जानने के लिए, आप वास्तविक केस स्टडीज़ देख सकते हैं. मुख्य पृष्ठों के बारे में अधिक जानकारी के लिए यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स ढूँढें.

इस आलेख में

परिदृश्य 1: व्यय रिपोर्ट्‍स

परिदृश्य 2: बीमा दावे

परिदृश्य 3: आवेदनों की अनुमति

परिदृश्य 4: सामग्री सूची प्रबंधन

परिदृश्य 5: विपणन शोध

परिदृश्य 1: व्यय रिपोर्ट्‍स

किसी व्यय रिपोर्ट प्रपत्र का भाग ए. डेटम कार्पोरेशन, राष्ट्रीय कंप्यूटर उपकरण और IT सेवा प्रदाता, कंप्यूटर्स की बिक्री करती है, हार्डवेयर नेटवर्किंग करती और IT सेवा के अनुबंध लेती है.

ए. डेटम कार्पोरेशन में  — विपणन, विक्रय, और समर्थन परामर्शदाताओं सहित — कई समूह खर्च वहन करते हैं और कार्य-संबंधित व्यय की रिपोर्ट देते हैं.

ए. डेटम कार्पोरेशन कंपनी में IT पेशेवर व्यय रिपोर्टिंग प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए InfoPath और InfoPath Forms Services का उपयोग करना चाहते हैं. विशेष रूप से, वे डेटा-प्रविष्टि की त्रुटियों को रोकना और व्यय रिपोर्ट्‍स से दूसरे, अलग डेटाबेस में डेटा की पुनर्प्रविष्टि करने में प्रशासनिक स्टाफ़ की आवश्यकता को समाप्त करना चाहते हैं. ए. डेटम कार्पोरेशन कर्मचारियों को उनके व्यय रिपोर्ट्‍स की स्थिति को ऑनलाइन देखने का तरीका भी उपलब्ध कराना चाहता है.

InfoPath से पहले

हालाँकि ए.डेटम कॉर्पोरेशन व्यय रिपोर्ट्स जनरेट करने के लिए Microsoft Office Excel कार्यपुस्तिका का उपयोग करती थी, तो भी व्यय रिपोर्ट्स सबमिट करने के लिए कर्मचारी अभी भी मैन्युअल प्रक्रिया का उपयोग किया करते थे. उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी ने Excel कार्यपुस्तिका में अपने व्यय प्रविष्ट किए, और तब कार्यपुस्तिका मुद्रित की. उसने मुद्रित रिपोर्ट में पेपर रूटिंग स्लिप अनुलग्न की और तब अंतर्कार्यालयीन मेल से अपने प्रबंधक को रिपोर्ट भेजी.

रिपोर्ट अनुमोदित होने के बाद, प्रबंधक ने रूटिंग स्लिप पर उसका नाम जाँचा और तब अंतर्कार्यालयीन मेल से रिपोर्ट लेखा विभाग को भेजी. यदि लेखा विभाग ने रिपोर्ट अनुमोदित किया हो, तो क्षतिपूर्ति चेक्स जारी किए जाते. क्षेत्रीय कार्यालयों के लिए, उस समय के बीच कई सप्ताह निकल गए जब रिपोर्ट सबमिट की गई और तब कर्मचारी ने अपना क्षतिपूर्ति चेक प्राप्त किया.

InfoPath के बाद

काग़ज़ पर आधारित प्रक्रिया से InfoPath और InfoPath Forms Services का उपयोग करने वाली स्वचालित प्रक्रिया पर जाने के परिणामस्वरूप, ए. डेटम कार्पोरेशन ने समय और उस धनराशि में कमी लाई जो वह कर्मचारी व्यय रिपोर्ट्‍स की प्रक्रिया में खर्च करता था. अब अपने प्रपत्र ऑनलाइन भर सकते हैं और उन्हें अपने प्रबंधकों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से सबमिट कर सकते हैं. प्रबंधकों द्वारा रिपोर्ट्‍स अनुमोदित करने के बाद, वे अंतिम अनुमोदन और प्रतिपूर्ति के लिए लेखा विभाग को इलेक्ट्रॉनिक रूप से रूट कर सकते हैं.

किसी InfoPath-आधारित सिस्टम पर स्विच करने के लाभों में निम्न शामिल हैं:

  • ऑनलाइन सुविधा    कर्मचारी अपने InfoPath स्थापित कंप्यूटर्स पर व्यय रिपोर्ट प्रपत्र भरने और सबमिट करने के लिए InfoPath का उपयोग कर सकते हैं. अपने कंप्यूटर्स पर InfoPath स्थापित न किए हुए कर्मचारी अपनी व्यय रिपोर्ट्स वेब ब्राउज़र उपयोग करके भर सकते और सबमिट कर सकते हैं.

  • ऑफ़लाइन समर्थन    यदि कर्मचारी InfoPath में व्यय रिपोर्ट भरते हैं, तो वे अपने कंप्यूटर पर अपने आंशिक पूर्ण प्रपत्र सहेज सकते हैं, प्रपत्र पर ऑफ़लाइन कार्य कर सकते हैं, और तब उनके पुनः कनेक्ट होने पर वे कॉर्पोरेट नेटवर्क को पूर्ण प्रपत्र सबमिट कर सकते हैं. यह विशेष रूप से उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगी है जिनका कनेक्शन आता-जाता रहता है या जिनकी नेटवर्क संसाधनों या इंटरनेट पर सीमित पहुँच है, जैसे बार-बार यात्रा करने वाले कर्मचारी.

  • बढ़ी हुई परिशुद्धता    चूँकि प्रपत्र टेम्पलेट को डेटा की सुव्यवस्था सुनिश्चित करने में मदद के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसलिए कुछ ही अमान्य त्रुटियाँ आती हैं. उदाहरण के लिए, कर्मचारी प्रपत्र में किसी व्यय श्रेणी को याद रखने और मैन्युअली दर्ज करने के बजाय व्यय श्रेणियों की मानकीकृत सूची में से चुनने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करते हैं.

  • दक्षता     कर्मचारी Microsoft Windows SharePoint Services साइट पर पेज़ देखकर अनुमोदन प्रक्रिया की स्थिति देखने में सक्षम हैं.

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परिदृश्य 2: बीमा दावे

बीमा दावा प्रपत्र का भाग ह्यूमोंगस इन्श्योरेंस एक बड़ी, बहुराष्ट्रीय कंपनी है जो बोट, ऑटोमोबाइल और घर के स्वामियों के लिए बीमा उत्पाद का विक्रय करती है. ये उत्पाद उपभोक्ताओं और कार्पोरेट क्लाइंट्‍स, दोनों को बेचे जाते हैं.

ह्यूमोंगस इन्श्योरेंस में 10,000 से अधिक लोगों का बड़ा, चलायमान कार्यबल है, जिनमें विक्रय प्रतिनिधि, दावा समायोजक, अटॉर्नी, आईटी स्टाफ़, एचआर स्टाफ़ और वित्त स्टाफ़ शामिल है.

ह्यूमोंगस इन्श्योरेंस ग्राहकों, बीमा अभिकर्ताओं और संबंधित व्यवसायों को उनके बीमा दावे की प्रक्रिया करने के लिए ऑनलाइन प्रपत्रों का उपयोग करने के लिए InfoPath और InfoPath Forms Services की अनुमति देना चाहती है.

InfoPath से पहले

InfoPath और InfoPath Forms Services का उपयोग करने से पहले, ह्यूमोंगस इन्श्योरेंस के कर्मचारी मैन्युअल, काग़ज़-आधारित दावा प्रक्रिया का उपयोग करते थे. किसी ग्राहक का साक्षात्कार लेने के बाद, अभिकर्ता हाथ से दावा भरेगा, और तब समायोजक को दावा फ़ैक्स करेगा. समायोजक द्वारा जानकारी की समीक्षा करने पर, उसे फ़ैक्स की मुद्रण की गुणवत्ता के आधार पर, प्रायः उसे स्पष्टीकरण के लिए अभिकर्ता को कॉल करने की आवश्यकता पड़ती थी.

InfoPath के बाद

काग़ज़-आधारित दावा प्रक्रिया से InfoPath और InfoPath Forms Services पर जाने से ह्यूमोंगस इंश्योरेंस को ग्राहकों, अभिकर्ताओं और समायोजकों से ऑनलाइन कनेक्ट होने की सुविधा मिली.

उदाहरण के लिए, ह्यूमोंगस इंश्योरेंस के ग्राहक के लिए अब ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र टेम्पलेट से इंटरनेट पर दावा फ़ाइल करना संभव है. ग्राहक ह्यूमोंगस इंश्योरेंस वेब साइट पर जा सकती है, अपना खाता स्थापित कर सकती है, लॉग ऑन कर सकती और दावा फ़ाइल कर सकती है. प्रपत्र सबमिट करने के बाद, इसे किसी ई-मेल संदेश में समायोजक को भेजा जाता है और ई-मेल संदेश की एक प्रतिलिपि अभिकर्ता को भेजी जाती है. यदि अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता है तो समायोजक प्रपत्र अभिकर्ता को वापस करता है. स्वचालित प्रणाली ने संसाधन लागतों को कम किया, दावा करने में लगने वाला समय कम किया और समग्र रूप से ग्राहक संतुष्टि को बढ़ा दिया.

किसी InfoPath-आधारित सिस्टम पर स्विच करने के लाभों में निम्न शामिल हैं:

  • सुविधा    टेलीफ़ोन द्वारा दावे सबमिट करने के अतिरिक्त, ग्राहक वेब पर प्रपत्र भरकर दावे सबमिट कर सकते हैं. यह ग्राहकों को न केवल मानक व्यावसायिक घंटों के दौरान, बल्कि अपनी सुविधानुसार प्रपत्र सबमिट करने की अनुमति देता है.

  • बढ़ी हुई परिशुद्धता    चूँकि प्रपत्र टेम्पलेट को डेटा की सुव्यवस्था की सुनिश्चितता में मदद के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसलिए कुछ ही अमान्य प्रविष्टियाँ आती हैं. उदाहरण के लिए, ग्राहक या अभिकर्ता प्रपत्र में कोई दावा देखने और मैन्युअली प्रविष्ट करने के बजाय, दावा प्रकारों की मानक सूची में से चुनने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची बॉक्स उपयोग करते हैं.

  • दक्षता    इसके अतिरिक्त, कोई एकीकृत अनुमोदन वर्कफ़्लो दावे पर कार्य कर रहे अन्य पक्षों की स्थिति शीघ्रता से देखने के लिए अभिकर्ता या समायोजक को अनुमति देता है. हालाँक‍ि ह्यूमोनोगस इंश्यूरेंस के पुराने स्टाफ़ ने स्पष्ट रूप से निर्धारित वर्कफ़्लो उपयोग किया, उनकी प्रक्रियाएँ कागज़-आधारित थीं. इसलिए, अभिकर्ता और समायोजक टेलीफ़ोन कॉल के बिना दावे की स्थिति का निर्धारण शीघ्रता से नहीं कर सकते हैं. अब, उदाहरण के लिए, कोई भी अभिकर्ता SharePoint साइट पर उस स्थान पर वर्कफ़्लो स्थिति पृष्ठ देख सकता है जहाँ प्रपत्र यह देखने के लिए संग्रहीत किया जाता है कि क्या समायोजक ने अनुमोदन प्रक्रिया पूर्ण की है या नहीं.

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परिदृश्य 3: आवेदनों की अनुमति

अनुमति आवेदन प्रपत्र का भाग डिपार्टमेंट ऑफ़ बिल्डिंग इंस्पेक्शन्स स्प्रिंगफ़ील्ड शहर की शहरी शासन की 100-लोगों वाली एजेंसी है.

यह एजेंसी विद्युत के ठेकेदारों द्वारा प्रस्तुत प‍रमिट के अनुरोधों की समीक्षा और तब उन अनुरोधों के अनुमोदन या अस्वीकृति के लिए ‍उत्तरदायी है.

भवन जाँचकर्ताओं का विभाग चाहता है कि ठेकेदार वेब ब्राउज़र में परिमिट आवेदन पत्रों को भरने योग्य हों, ताकि अनुमति प्रक्रिया आसान और अधिक सुविधाजनक हो.

InfoPath से पहले

InfoPath और InfoPath Forms Services उपयोग करने के पूर्व, भवन जाँचकर्ता विभाग ने मैन्युअल, पेपर-आधारित अनुप्रयोग प्रक्रिया का उपयोग किया, जिसके परिणामस्वरूप अनावश्यक डेटा प्रविष्टि हुई. ठेकेदारों ने सरकारी कार्यालयों में काग़ज में प्रपत्र भरा. तब लिपिकों ने हस्तलिखित प्रपत्रों को स्वागतकर्ता को भेजा जिसने डेटा को डेटाबेस सिस्टम में डाला. डेटा प्रविष्टि के बाद, शुद्धता सुनिश्चित करने के लिए परिणामी प्रविष्टियों की पेपर प्रपत्रों से तुलना की गई. यदि कोई अमान्य या न पढ़ पाने योग्य डेटा प्राप्त हुआ, तो प्रप‍त्र को अमान्य प्रविष्टियाँ सुधारने के लिए निर्देश वाले दूसरे प्रपत्र के साथ, मेल द्वारा ठेकेदार को भेज दिया गया.

ठेकदार द्वारा पुनरीक्षित प्रपत्र प्रस्तुत करने के बाद, अद्यतनों को तब डेटाबेस में दर्ज किया गया, और नई प्रविष्टियों को शुद्धता के लिए मूल और द्वितीय प्रपत्रों से जाँचा गया. डेटा को मान्य माने जाने के बाद, अनुमोदन प्रक्रिया आरंभ हुई. अनुमोदन चरण के दौरान, निरीक्षक ने विभिन्न मानदंडों के आधार पर परमिट अनुरोध को या तो अनुमोदित या अस्वीकृत किया. अनुमोदन वर्कफ़्लो पूर्ण होने के बाद, ठेकेदार को मेल द्वारा निर्णय की सूचना दी गई.

InfoPath के बाद

काग़ज़-आधारित परमिट प्रक्रिया से InfoPath और InfoPath Forms Services का उपयोग करने वाली स्वचालित प्रक्रिया पर जाने से, डिपार्टमेंट ऑफ़ बिल्डिंग इंस्पेक्शन्स ठेकेदारों, लिपिकों और निरीक्षकों से ऑनलाइन कनेक्ट करने में सक्षम है.

उदाहरण के लिए, जब कोई ठेकेदार डिपार्टमेंट ऑफ़ बिल्डिंग इंस्पेक्शन्स वेब साइट पर परमिट का आवेदन प्रस्तुत करता है, तो प्रपत्र डेटा ऐसे डेटाबेस में सबमिट किया जाता है, जो डिपार्टमेंट ऑफ़ बिल्डिंग इंस्पेक्शन्स के नेटवर्क पर स्थित है. आवेदन प्रस्तुत करने के बाद, नया परमिट अनुरोध स्वचालित रूप से SharePoint साइट पर दिखाई देता है, जहाँ प्राप्त करने वाला एजेंट जानकारी की पूर्णता की जाँच करता है और प्राप्ति की पुष्टि के लिए आवेदन प्रपत्र को डिजिटली हस्ताक्षरित करता है.

किसी InfoPath-आधारित सिस्टम पर स्विच करने के लाभों में निम्न शामिल हैं:

  • ऑनलाइन सुविधा    ठेकेदारों को अब परमिट के लिए आवेदन करने के लिए सरकारी कायालय में जाना नहीं पड़ता. अब ठेकेदार किसी ब्राउज़र जैसे Firefox, Safari या Internet Explorer में ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र भरकर, वेब से अपने परमिट अनुरोध प्रस्तुत कर सकते हैं.

  • बढ़ी हुई परिशुद्धता    चूँकि परमिट प्रपत्र टेम्पलेट डेटा शुद्धता को सुनिश्चित करने में मदद के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसलिए कुछ ही अमान्य प्रविष्टियाँ आती हैं. उदाहरण के लिए, ठेकेदार ढूँढे जा रहे परमिट के प्रकार का चयन करने पर, प्रपत्र में परमिट प्रकार को देखने और मैन्युअली दर्ज करने के बजाय श्रेणियों की मानक सूची में से चुनने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करते हैं.

  • बेहतर उपयोगकर्ता अनुभव    डेटा सबमिट करने के बाद, एक नया परमिट अनुरोध स्वचालित रूप से डिपार्टमेंट ऑफ़ बिल्डिंग इंस्पेक्शन्स इंट्रानेट साइट पर दिखाई देता है. लिपिक द्वारा प्रपत्र खोलने पर, वह प्रपत्र में ठेकेदार का कंपनी डेटा और परमिट आवेदन डेटा देखता है.

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परिदृश्य 4: सामग्री सूची प्रबंधन

एक सामग्री-सूची प्रपत्र का भाग वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स बाल्टीमोर, MD में स्थित एक अंतर्राष्ट्रीय कंपनी है. उत्तरी अमेरिका की वस्तुओं पर विशेष बल के साथ, कंपनी वस्त्रों, हस्तकलाओं और उपभोक्ता सामग्री का आयात करती है.

वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स 12 देशो/क्षेत्रों में स्थित 70 विक्रेताओं ख़रीदी करती है. चूँ‍कि इन विक्रेताओं की सामग्री सूची बिलकुल डायनामिक और विशेष अवसरों से संबंधित है, इसलिए वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स ऐसे InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करना चाहते हैं, जो उन्हें सामग्री सूची के बारे में अपने आपूर्तिकर्ताओं से आसानी से एवं प्रभावी रूप से क्वेरी करने की सुविधा देगी.

InfoPath से पहले

InfoPath और InfoPath Forms Services का उपयोग करने से पहले, वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स एक मैन्युअल, काग़ज़-आधारित सर्वेक्षण प्रक्रिया का उपयोग करते थे, जिसके परिणामस्वरूप अनावश्यक डेटा प्रविष्टि होती थी. ख़रीदार विदेशी विक्रेताओं को ग्लोबल एक्सप्रेस ग्यारंटीड मेल द्वारा सर्वेक्षण भेजते थे. विक्रेता पूर्ण सर्वेक्षण प्रपत्र को वापस मेल करते या उन्हें फ़ैक्स करते. समय-समय पर, वे अपनी प्रतिक्रियाओं के साथ वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स को टेलीफ़ोन करते. कुछ ही मामलों में, विक्रय प्रतिनिधि व्यक्तिगत रूप से विक्रेताओं से सर्वेक्षण परिणाम एकत्रित करते थे. सामान्य तौर पर, वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स को अंतिम सर्वेक्षण परिणामों के प्राप्त होने के पहले महीनों बीत जाते.

लगभग हर सर्वेक्षण के परिणामस्वरूप अनावश्यक डेटा प्रविष्टि होती. काग़ज़ पर सर्वेक्षणों को वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स में एक सचिव द्वारा डेटाबेस में दर्ज किया जाता था. शुद्धता को सुनिश्चित करने के लिए परिणामी डेटाबेस रिकॉर्ड की तुलना काग़ज़ वाले प्रपत्र से की जाती थी. किसी भी अमान्य या अपठनीय जानकारी की स्थिति में, विक्रेता से फ़ॉलो-अप के लिए टेलीफ़ोन द्वारा साक्षात्कार लिया जाता था. यदि ऐसा संभव नहो, तो मेल या फ़ैक्स के द्वारा स्पष्टीकरण का अनुरोध भेजा जाता. वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स द्वारा सही जानकारी प्राप्त करने के बाद, डेया को अंतिम रूप दिया जाता था.

InfoPath के बाद

मेल द्वारा वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स को सर्वेक्षण प्रस्तुत करने के बजाय, अब विक्रेता वेब पर ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र भरकर सर्वेक्षण प्रस्तुत करते हैं. प्रपत्रों में विक्रेता द्वारा दर्ज किया गया डेटा एक सामग्री-सूची डेटाबेस में तत्काल पॉप्युलेट किया जाता है. InfoPath और InfoPath Forms Services में स्विच करने के परिणामस्वरूप, अब वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स निम्न लाभ उठाते हैं:

  • ऑनलाइन सुविधा    InfoPath-आधारित सिस्टम के साथ,विक्रेता ब्राउज़र का उपयोग करके सर्वेक्षणों को पूर्ण कर सकते हैं. अब विक्रेताओं को वापस वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स को सर्वेक्षण मेल या फ़ैक्स करने की आवश्यकता नहीं पड़ती.

  • समयबद्धता    पहले, काग़ज़-आधारित प्रणाली, जहाँ विक्रेताओं द्वारा सर्वेक्षण भरने के समय से वाइड वर्ल्ड इम्पोर्टर्स के डेटाबेस में दर्ज की जाने वाली उनकी प्रतिक्रियाओं के समय में प्रायः उल्लेखनीय विलंब हो जाता था. परिणामस्वरूप, सामग्री-सूची का अनुमान अक्सर पुराना हो जाता था. InfoPath ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र टेम्पलेट से, प्रपत्रों में विक्रेताओं द्वारा दर्ज किया गया डेटा तत्काल ही सामग्री-सूची के डेटाबेस में पॉप्युलेट हो जाता है.

  • बढ़ी हुई परिशुद्धता    चूँकि प्रपत्र टेम्पलेट को डेटा की सुव्यवस्था सुनिश्चित करने में मदद के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसलिए कुछ ही अमान्य त्रुटियाँ आती हैं. उदाहरण के लिए, कर्मचारी प्रपत्र में किसी व्यय श्रेणी को याद रखने और मैन्युअली दर्ज करने के बजाय व्यय श्रेणियों की मानकीकृत सूची में से चुनने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करते हैं.

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परिदृश्य 5: विपणन शोध

विपणन शोध प्रपत्र का भाग प्रोसवेयर, इन्का. कनाडा में स्थित सॉफ़्टवेयर कंपनी है जो मुद्रण प्रकाशन उद्योग के लिए उत्पाद विकसित करती है.

प्रोसवेयर, इन्का. अपने फ़्लैगशिप उत्पाद की अगली रिलीज़ के लिए विकास प्रारंभ कर रहा है. विकास दल ने विपणन शोध गतिविधियों के साथ मदद करने के लिए InfoPath और InfoPath Forms Services उपयोग करने का निर्णय किया है. ग्राहकों के साथ ‍मीटिंग्स के दौरान, विकास दल ने ग्राहकों की प्रतिक्रिया एकत्रित और रिकॉर्ड करने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट उपयोग करने की योजना बनाई है. इस प्रपत्र का उद्देश्य ग्राहकों की आवश्यकताओं को अच्छी तरह से समझने के लिए उनके साथ हुए सभी सहभागिताओं के अभिलेख को रखना और यह सुनिश्चित करने में मदद करना है कि एकत्रित डेटा आसानी से खोज और पुनः उपयोग के योग्य है.

प्रपत्र टेम्पलेट सीधे ही डेटाबेस पर सबमिट किया जाएगा, यह डेटाबेस कर्मचारियों को कई विभिन्न मीटिंग्स से एकत्रित डेटा पुनर्प्राप्त और विश्लेषित करने की अनुमति देगा. प्रोसवेयर, इन्का. पूर्ण प्रपत्रों को SharePoint साइट पर किसी लायब्रेरी में संग्रहीत करना चाहता है.

InfoPath से पहले

हालाँकि विकास दल के सदस्य ग्राहकों और भागीदारों से प्रतिक्रिया एकत्रित करते समय नोट्स लेने के लिए Microsoft Office Word या Microsoft Office Excel उपयोग किया करते थे, इसलिए उस डेटा को विश्लेषित और विस्तृत करने पर आमतौर पर अनावश्यक डेटा प्रविष्टि के रूप में परिणाम प्राप्त होता है. समूह के सदस्य नोट्स को फ़्रीफ़ॉर्म में और अगल-अलग रखने के लिए लक्ष्यित संबंधित जानकारी दस्तावेज़ों में लिखते हैं. समूह सदस्यों द्वारा तकनीकी विशिष्टताओं में एकत्रित की गई जानकारी शामिल करना चाहने पर, उन्होंने अमानक दस्तावेज़ों द्वारा इच्छित वस्तुएँ खोजने पर बहुत समय खर्च किया.

InfoPath के बाद

InfoPath और InfoPath Forms Services उपयोग करने वाली मानक डेटा संग्रह प्रक्रिया पर स्विच डेटा के संग्रहण, विश्लेषण और आंतरिक रूप से विस्तार करने पर समय और धन घटाने के लिए प्रोसवेयर, इन्का. विकास समूह को अनुमति देता है.

मौजूदा और अपेक्षित ग्राहकों से मीटिंग करते समय, विकास समूह के सदस्य ग्राहकों की आवश्यकता और विचारों के बारे में डेटा एकत्रित करने के लिए अब InfoPath प्रपत्र का उपयोग करते हैं. प्रपत्रों को संग्रहीत और साझा करने के लिए समूह SharePoint साइट पर लायब्रेरी का उपयोग करते हैं. इस लायब्रेरी से, समूह के सदस्य नए ग्राहकों के डेटा प्रपत्र भर सकते हैं, मौजूदा प्रपत्रों में डेटा की समीक्षा कर सकते हैं, डेटा को पूर्ण प्रपत्रों से Microsoft Office Excel 2003 या Microsoft Office Excel 2007 पर निर्यात कर सकते हैं या कई प्रपत्रों का डेटा एक प्रप‍त्र मर्ज कर सकते हैं.

किसी InfoPath-आधारित सिस्टम पर स्विच करने के लाभों में निम्न शामिल हैं:

  • नियमित जानकारी    जानकारी के नियमित संगठन और स्वरूपण को सुनिश्चित करने में मदद के लिए प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन किया जाता है. प्रपत्र की सूचियों में प्रकट होने वाला डेटा मानक SharePoint सूचियों और .xml फ़ाइलों से आता है. उदाहरण के लिए, व्यवसाय प्रकार सूची में प्रविष्टियाँ सीधे ही पूर्वनिर्धारित XML स्कीमा से आती हैं जो विभिन्न सिस्टम्स के बीच व्यावसायिक डेटा को मानकीकृत करने के लिए संपूर्ण प्रोसवेयर, इन्का. में उपयोग की जाती है.

  • मौजूदा सिस्टम्स वाला एकीकरण    प्रपत्र सबमिट करने पर, यह अपने आप SharePoint साइट पर किसी लायब्रेरी में संग्रहीत हो जाती है. प्रत्येक प्रपत्र का डेटा प्रप‍त्र के बाहर लायब्रेरी के स्तंभों में प्रकट होता है. यह समूह के सदस्यों के लिए प्रत्येक प्रपत्र को अलग-अलग खोले बिना, लायब्रेरी में डेटा खोजना और सॉर्ट करना आसान बनाता है.

  • एकाधिक दृश्य    ग्राहक डेटा प्रपत्र वे दृश्य सम्मिलित करता है जो ग्राहक जानकारी रिकॉर्ड करने के लिए पृथक दृश्य, समूह खोज, शोध पद्धति और अतिरिक्त स्रोतों को सम्मिलित करते हुए विभिन्न आवश्यकताओं को बताते हैं. यह प्रपत्र उस मुद्रण दृश्य को भी सम्मिलित करता है जो अन्य दृश्यों के डेटा को एक सुविधाजनक, मुद्रण-हितैषी स्वरूप में सारांशित करता है.

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