InfoPath ई-मेल प्रपत्रों को Outlook में उपयोग करना

यदि आप साप्ताहिक स्थिति रिपोर्ट्‍स सबमिट करने जैसे कार्यों के लिए पहले से ही Microsoft Office InfoPath प्रपत्रों का उपयोग करते हैं और यदि ई-मेल संदेशों को प्रबंधित करने के लिए आप Microsoft Office Outlook 2007 का उपयोग करते हैं, तो InfoPath ई-मेल प्रपत्र उन प्रक्रियाओं को सरल बनाने में मदद कर सकते हैं, जिनका उपयोग आप डेटा सहयोग और साझा करने में करते हैं. इसीलिए आप InfoPath खोले बिना, Office Outlook 2007 में से InfoPath प्रपत्रों को खोल, भर और सबमिट कर सकते हैं. यदि आपको कोई InfoPath ई-मेल प्रपत्र मिलता है, तो आप उसका ठीक उसी तरह उत्तर दे सकते हैं, उसे अग्रेषित और संग्रहीत कर सकते हैं, जिस तरह आप Office Outlook 2007 में अन्य किसी भी आइटम को करेंगे.

इस आलेख में

InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के उपयोग के लिए संसाधन

किसी InfoPath ई-मेल प्रपत्र के उपयोग से अन्य लोगों से डेटा एकत्रित करना

किसी InfoPath ई-मेल प्रपत्र के उपयोग से स्वयं का डेटा सबमिट करना

InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के उपयोग के लिए संसाधन

प्रारंभ करने के पहले, आपको InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के उपयोग के लिए निम्न संसाधन पढ़ना चाहिए. यदि निम्न आइटम्स आपके संगठन के लिए सही हैं, तो प्रपत्र डेटा भेजने या प्राप्त करने के लिए आप InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं.

स्थापना संसाधन    इसमें InfoPath ई-मेल प्रपत्रों को भेजने या प्राप्त करने के लिए आपके कंप्यूटर पर Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 स्थापित होना आवश्यक है और InfoPath ई-मेल प्रपत्र भेजने और प्राप्त करने के लिए Office Outlook 2007 कॉन्फ़िगर होना आवश्यक है. यदि आपके कंप्यूटर पर ये प्रोग्राम स्थापित हैं और InfoPath ई-मेल प्रपत्र भेजने के लिए Office Outlook 2007 कॉन्फ़िगर किया गया है, किंतु आपके InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के प्राप्तकर्ताओं के पास यह नहीं है, तो आपके द्वारा उन प्राप्तकर्ताओं को भेजे गए प्रपत्र ई-मेल संदेशों के अनुलग्नक के रूप में दिखाई देंगे. तब प्राप्तकर्ता उन अनुलग्न प्रपत्रों को सहेज सकते हैं और InfoPath का उपयोग करके उन्हें खोल सकते हैं. Office Outlook 2007 को डिफ़ॉल्ट रूप से InfoPath ई-मेल प्रपत्र भेजने और प्राप्त करने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है. InfoPath ई-मेल प्रपत्रों को बंद या चालू करने के लिए, Office Outlook 2007 में विकल्प संवाद बॉक्स में, अन्य टैब पर उन्नत विकल्प क्लिक करें, और तब उन्नत विकल्प संवाद बॉक्स में InfoPath ई-मेल प्रपत्र सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन करें या रिक्त करें.

प्रपत्रों की उपलब्धता    यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता InfoPath ई-मेल प्रपत्र भरें और वापस डेटा आपको सबमिट करें और प्रपत्र का संबंद्ध प्रपत्र टेम्पलेट उस साझा स्थान पर संग्रहीत न किया गया हो, जिस तक आपके उपयोगकर्ता पहुँच सकते हैं, तो आप मेल के विकल्प कार्यफलक में प्रपत्र टेम्पलेट शामिल करें विकल्प क्लिक करके प्रपत्र टेम्पलेट को InfoPath ई-मेल प्रपत्र के साथ शामिल कर सकते हैं. कोई InfoPath ई-मेल प्रपत्र अग्रेषित करने पर या उसका उत्तर देने पर या प्रपत्र पर सबमिट करें क्लिक करके उसे भेजने पर कार्यफलक दिखाई देता है. वैकल्पिक रूप से, आप प्रपत्र का केवल-पढ़ने के लिए संस्करण भेज सकते हैं.

प्राप्तकर्ताओं के लिए स्थापना संसाधन    यदि InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का उपयोग करने के लिए, आपके InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के प्राप्तकर्ता के पास Microsoft Office Outlook 2007 और Microsoft Office InfoPath 2007 स्थापित और कॉन्फ़िगर नहीं किया गया हो, तो उन्हें डिफ़ॉल्ट प्रपत्र दृश्य के HTML प्रदर्शन वाला एक ई-मेल संदेश प्राप्त होगा और उस ई-मेल संदेश में InfoPath प्रपत्र अनुलग्न होगा. यदि उपयोगकर्ताओं के पास InfoPath का कोई पूर्व का संस्करण स्थापित हो और प्रपत्र में पिछली-संगत सुविधाएँ हों, तो वे अनुलग्न प्रपत्र फ़ाइल सहेज सकते हैं और InfoPath के पिछले संस्करण का उपयोग करके उसे खोल सकते हैं.

नोट: जब आपके द्वारा अन्य लोगों को भेजे जाने वाले InfoPath ई-मेल प्रपत्र भरे जाते हैं और आपको वापस भेजे जाते हैं, तो आप Office Outlook 2007 में उन प्रपत्रों के डेटा की कई प्रकार से समीक्षा कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी InfoPath प्रपत्र फ़ोल्डर के किसी अनुकूलित दृश्‍य के उपयोग से डेटा देख सकते हैं, जो आपको प्रपत्र खोले बिना ही प्रपत्र डेटा देखने में सक्षम करता है. डेटा को विश्लेषित करने या उसकी तुलना करने के लिए आप एकाधिक InfoPath ई-मेल प्रपत्रों को किसी एकल प्रपत्र में मर्ज भी कर सकते हैं, या एक या अधिक InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के डेटा को Microsoft Office Excel 2007 में निर्यात कर सकते हैं. यह भी देखें अनुभाग में इन कार्यों के बारे में अधिक जानकारी की लिंक्स ढूँढें.

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किसी InfoPath ई-मेल प्रपत्र के उपयोग से अन्य लोगों से डेटा एकत्रित करना

  1. फ़ाइल मेनू पर, नया इंगित करें, और तब InfoPath प्रपत्र चुनें क्लिक करें.

  2. InfoPath प्रपत्र चुनें संवाद बॉक्स में, इच्छित प्रपत्र को डबल-क्लिक करें.

  3. InfoPath प्रपत्र: प्रपत्र का नाम विंडो में, अग्रेषित करें क्लिक करें.

  4. प्रति और प्रतिलिपि बक्सों में प्राप्तकर्ताओं के ई-मेल पते दर्ज करें. नामों को एक अर्धविराम (;) से अलग करें.

    नोट: गुप्त प्रतिलिपि बॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई नहीं देता. गुप्त प्रतिलिपि बॉक्स में कोई ई-मेल पता जोड़ने के लिए, प्रति या प्रतिलिपि क्लिक करें, और तब दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में, Bcc बॉक्स में ई-मेल पता लिखें.

  5. विषय बॉक्स में, संदेश के लिए कोई नया विषय लिखे.

  6. परिचय बॉक्स में, InfoPath ई-मेल प्रपत्र के बारे में व्याख्यात्मक पाठ लिखें.

  7. मेल विकल्प कार्यफलक में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • प्रपत्र का कोई ऐसा संस्करण भेजने के लिए जिसे प्राप्तकर्ता डेटा भरने और स‍बमिट करने के लिए उपयोग कर सकें, संपादन योग्य प्रपत्र क्लिक करें.

      नोट: यदि प्रपत्र का प्रपत्र टेम्पलेट किसी ऐसे साझा स्थान पर स्थित नहीं है जहाँ अन्य उपयोगकर्ता पहुँच सकते हों, जैसे कि कोई नेटवर्क फ़ोल्डर या कोई Windows SharePoint Services 3.0 साइट, तो प्रपत्र टेम्पलेट शामिल करें चेक बॉक्स का चयन करें.

    • प्रपत्र का एक केवल-पढ़ने योग्य संस्करण भेजने के लिए, केवल-पढने योग्य स्नैपशॉट क्लिक करें.

  8. भेजें क्लिक करें.

    नोट: चूँकि आप अन्य लोगों से डेटा एकत्रित करने के लिए कोई InfoPath ई-मेल प्रपत्र भेज रहे हैं, इसलिए InfoPath ई-मेल प्रपत्र भेजने के पहले आपको प्रपत्र फ़ील्ड्स में कोई डेटा लिखने की आवश्यकता नहीं है.

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किसी InfoPath ई-मेल प्रपत्र के उपयोग से स्वयं का डेटा सबमिट करना

  1. फ़ाइल मेनू पर, नया इंगित करें, और तब InfoPath प्रपत्र चुनें क्लिक करें.

  2. InfoPath प्रपत्र चुनें संवाद बॉक्स में, इच्छित प्रपत्र को क्लिक करें.

  3. InfoPath प्रपत्र: प्रपत्र का नाम विंडो में, InfoPath ई-मेल प्रपत्र में डेटा लिखें.

    युक्ति: कोई InfoPath ई-मेल प्रपत्र भरना बिलकुल InfoPath में प्रपत्र भरने के समान है. उदाहरण के लिए, यदि प्रपत्र में एक से अधिक दृश्य हैं, ‍तो प्रपत्र पर दृश्य मेनू क्लिक कर और तब इच्छित दृश्‍य का चयन कर आप दृश्य बदल सकते हैं. यह भी देखें अनुभाग में InfoPath प्रपत्र भरने के बारे में जानकारी की लिंक्स ढूँढें.

  4. सबमिट करें क्लिक करें, और तब InfoPath प्रपत्र: प्रपत्र का नाम संवाद बॉक्स में, प्रति, प्रतिलिपि, या गुप्त प्रतिलिपि बक्सों में प्राप्तकर्ताओं के ई-मेल पते लिखें. नामों को एक अर्धविराम (;) से अलग करें.

    नोट: यदि प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइनर ने कोई कस्टम सबमिट क्रिया निर्धारित की है, तो डेटा स्वचालित रूप से भेजा जाता है.

  5. विषय बॉक्स में, संदेश के लिए कोई नया विषय लिखे.

  6. संवाद बॉक्स में नीचे बड़े बॉक्स में, InfoPath ई-मेल प्रपत्र के बारे में व्याख्यात्मक पाठ लिखें.

  7. भेजें क्लिक करें.

  8. सक्रिय फ़ोल्डर को हाल ही में भेजे गए प्रपत्र की एक प्रतिलिपि सहेजने के लिए, फ़ाइल मेनू पर सहेजें क्लिक करें.

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