Exchange Server खाते (जिसे पहले कार्यालय से बाहर सहायक कहा जाता था) के साथ ईमेल संदेशों का स्वचालित रूप से उत्तर देना

स्वचालित रूप से उन लोगों को प्रतिसाद देने के लिए जो आपको ईमेल संदेश भेजते हैं, आप Microsoft Outlook 2010 को सेटअप कर सकते हैं. यह लोगों को जानकारी देने में मदद करता है कि आप कार्यालय में नहीं हैं या आपके प्रतिसाद में देरी हो सकती है. स्वचालित उत्तर में विवरण शामिल हो सकता है, जैसे वैकल्पिक संपर्क जानकारी.

नोट:  कोई Microsoft Exchange Server खाता आवश्यक है. यह सुविधा POP3 या IMAP ई-मेल खातों के साथ काम नहीं करती है.

महत्वपूर्ण: स्वचालित उत्तर आदेश Outlook 2010 में केवल Microsoft Exchange Server खाते के साथ उपयोग करने पर ही उपलब्ध होता है. यदि आप Windows Live Hotmail, Google Gmail, POP3, या IMAP खाता उपयोग कर रहे हैं, तो किसी Exchange Server खाते का उपयोग किए बिना स्वचालित रूप से ईमेल संदेशों का उत्तर दें देखें.

मैं कैसे बता सकता हूँ कि मेरे पास Microsoft Exchange सर्वर खाता है?

फ़ाइल टैब पर क्लिक करें. खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें और फिर खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें. ई-मेल टैब पर, खातों की सूची प्रत्येक खाते के प्रकार को इंगित करती है.

खाता सेटिंग्स संवाद बॉक्स में Exchange खाते का एक उदाहरण है.

स्वचालित रूप से उत्तर चालू या बंद करना

Microsoft Exchange 2010 और Exchange 2007 खाते

यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं की आपका खाता Exchange Server के कौन से संस्करण का उपयोग करता है, तो Microsoft Exchange Server का संस्करण निर्धारित करें जिससे मेरा खाता कनेक्ट होता हैदेखें.

  1. फ़ाइलटैब पर क्लिक करें.

  2. स्वचालित उत्तरपर क्लिक करें.

    यदि आप यह आदेश नहीं देखते हैं, तो शायद आपके पास कोई Exchange Server खाता नहीं है.

  3. स्वचालित उत्तर भेजें का चयन करें.

  4. यदि आप शेड्यूल में केवल इस समय श्रेणी के दौरान भेजें चेक बॉक्स का चयन करना चाहते हैं, तो आपका कार्यालय से बाहर उत्तर सक्रिय हो जाता है. यदि आप प्रारंभिक और अंतिम समय निर्दिष्ट नहीं करते हैं, तो जब तक आप स्वचालित उत्तर न भेजें चेक बॉक्स का चयन नहीं करते हैं, तब तक स्वत: उत्तर भेजा जाता है.

  5. जब आप कार्यालय से बाहर हों उस समय मेरे संगठन के अंदर टैब पर, वह प्रतिसाद लिखें जिसे आप कार्यालय से बाहर होने पर अपने सहकर्मी या साथी को भेजना चाहते हैं.

  6. मेरे संगठन के बाहर टैब पर मेरे संगठन के बाहर लोगों को स्वत: उत्तर दें चेक बॉक्स का चयन करें और फिर प्रतिसाद लिखें जिसे आप उस समय भेजना चाहते हैं जब आप कार्यालय के बाहर हों. चयन करें कि क्या आप केवल मेरे संपर्कों को उत्तर भेजना चाहते हैं या मेरे संगठन के बाहर किसी को जो आपको संदेश भेजते है उन लोगों को उत्तर भेजना चाहते हैं.

    नोट्स: 

    • संगठन अधिकतर आपकी कंपनी के रूप में निर्धारित किया जाता है और इसमें वे लोग भी शामिल है जिनका आपके ईमेल सिस्टम पर Exchange Server खाता हो.

    • यदि आप केवल मेरे संपर्क का चयन करते हैं, तो उत्तर केवल उन संपर्कों को भेजा जाता है जो आपके Exchange Server संपर्क फ़ोल्डर में मौजूद है. यदि संपर्क केवल उन फ़ोल्डर्स में मौजूद होते हैं जो एक Outlook Data File (.pst) का भाग है, तो स्वचालित-उत्तर संदेश भेजा नहीं जाता है.

Microsoft Exchange 2003 खाते

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. स्वचालित उत्तर पर क्लिक करें.

  3. इस समय मैं कार्यालय के बाहर हूँ क्लिक करें.

  4. प्रत्येक प्रेषक को स्वतः उत्तर केवल एक ही बार निम्नलिखित पाठ के साथ बॉक्स में, अपने बाहर रहने के दौरान आप दूसरों को जो संदेश भेजना चाहते हैं, उसे लिखें.

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स्वचालित उत्तर के साथ नियमों का उपयोग करना

यदि आप कार्यालय से बाहर रहते समय ईमेल की जाँच नहीं करने वाले हैं, तो Outlook को उनके साथ क्या कारवाई करना चाहिए यह निर्दिष्ट करके स्वचालित रूप से आवक संदेश प्रबंध करने के नियम के साथ स्वचालित उत्तर का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, आप स्वचालित रूप से संदेशों को अन्य फ़ोल्डर्स में ले जाने या प्रतिलिपि बनाने, संदेश हटाने, कस्टम उत्तर भेजने, इत्यादि के लिए नियम बना सकते हैं.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. स्वचालित उत्तर पर क्लिक करें.

  3. नियम पर क्लिक करें, और फिर नियम जोड़े पर क्लिक करें.

  4. जब ऐसा संदेश आता है, जो निम्नलिखित शर्तों को पूरा करता है के अंतर्गत, शर्तों को निर्दिष्ट करें जि‍नका संदेश पर लागू होने वाले नियम के लि‍ए पूरा होना आवश्यक है. यदि आप और शर्तें निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो उन्नत पर क्लिक करें, इच्छ‍ित विकल्प दर्ज करें या चयन करें और फिर ठीक क्लिक करें.

  5. यदि आप यह निर्दिष्ट करना चाहें कि यह नियम अंत में लागू हो, तो अनुवर्ती नियमों का संसाधन न करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  6. ये क्रियाएँ करें के अंतर्गत, इच्छित क्रियाओं का चयन करें. आप एक से अधिक क्रिया का चयन कर सकते हैं.

  7. तीन बार ठीक पर क्लिक करें.

    नोट्स: 

    • जो स्वचालित उत्तर नियम आपके पास पहले से ही है उनके संपादन के लिए पिछली प्रक्रिया का अनुसरण करें.

    • स्वचालित उत्तर नियमों को चालू या बंद करने के लिए, स्वचालित उत्तर नियम संवाद बॉक्स में, उस नियम के चेक बॉक्स का चयन करें या रिक्त करें जिसे आप चालू या बंद करना चाहते हैं.

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