Excel में तालिकाओं के बीच संबंध बनाना

क्या आपने कभी किसी स्तंभ को एक तालिका से अन्य तालिका में लाने के लिए VLOOKUP उपयोग किया है? अब जब Excel में कोई अंतर्निहित डेटा मॉडल है, तो VLOOKUP अप्रचलित होता है. आप प्रत्येक तालिका में मिलान डेटा के आधार पर, डेटा की दो तालिकाओं के बीच संबंध बना सकते हैं. फिर तालिकाओं के विभिन्न स्रोतों से होने पर भी आप Power View पत्रक बना सकते हैं और प्रत्येक तालिका से फ़ील्ड्स के साथ PivotTables और अन्य रिपोर्ट्स निर्मित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास ग्राहक बिक्री डेटा है, तो हो सकता है आप वर्ष और महीने के आधार पर बिक्री पैटर्न का विश्लेषण करने के लिए समय इंटेलिजेंस डेटा आयात और संबद्ध करना चाहें.

किसी कार्यपुस्तिका में सभी तालिकाएँ PivotTable और Power View फ़ील्ड्स सूचियों में सूचीबद्ध होती हैं.

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जब आप किसी संबंधात्मक डेटाबेस से संबंधित तालिकाओं को आयात करते हैं, तो Excel इसके द्वारा पृष्ठभूमि में बनाए जा रहे संबंधों को प्राय: डेटा मॉडल में बना सकता है. अन्य सभी स्थितियों के लिए, आपको मैन्युअल रूप से संबंध बनाना आवश्यक होगा.

  1. सुनिश्चित करें कि कार्यपुस्तिका में कम से कम दो तालिकाएँ हो, और प्रत्येक तालिका में एक स्तंभ हो जिसे दूसरी तालिका के स्तंभ से मैप किया जा सके.

  2. डेटा को किसी तालिका के रूप में स्वरूपित करना या

    किसी नए कार्य पत्रक में बाह्य डेटा को तालिका के रूप में आयात करें.

  3. प्रत्येक तालिका को कोई अर्थपूर्ण नाम दें: तालिका उपकरण में, डिज़ाइन > तालिका नाम > कोई नाम दर्ज करें, पर क्लिक करें.

  4. बिना डुप्लिकेट के अनन्य डेटा मानों वाली तालिकाओं में से एक में स्तंभ सत्यापित करें. एक स्तंभ में अनन्य मान होने पर ही Excel संबंध बना सकता है.

    उदाहरण के लिए, समय इंटेलिजेंस के साथ ग्राहक बिक्री को संबंधित करने के लिए, दोनों तालिकाओं में दिनांक समान स्वरूप में होने चाहिए (उदाहरण के लिए, 1/1/2012) और कम से कम एक तालिका (समय इंटेलिजेंस) को प्रत्येक दिनांक को स्तंभ के अंतर्गत बस एक बार सूचीबद्ध करना चाहिए.

  5. डेटा > संबंध क्लिक करें.

यदि संबंध धूसर है, तो ऐसा इसलिए है क्योंकि आपकी कार्यपुस्तिका में केवल एक तालिका है.

  1. संबंध प्रबंधित करें बॉक्स में, नया क्लिक करें.

  2. संबंध बनाएँ बॉक्स में, तालिका के लिए तीर पर क्लिक करें और सूची से तालिका का चयन करें. एक-से-अनेक संबंध में, इस तालिका को कई पक्ष की ओर होना चाहिए. उदाहरण के तौर पर हमारे ग्राहक और समय इंटेलिजेंस का उपयोग करके, आपको सबसे पहले ग्राहक बिक्री तालिका को चुनना चाहिए, क्योंकि दिए गए किसी भी दिन में अनेक बिक्रियाँ होने की संभावना होती है.

  3. स्तंभ (बाहरी) के लिए, उस स्तंभ का चयन करें जिसमें वह डेटा शामिल हो जो संबंधित स्तंभ (प्राथमिक) से संबंधित है. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास दोनों तालिकाओं में दिनांक स्तंभ हैं, तो अब आपको उस स्तंभ का चयन करना चाहिए.

  4. संबंधित तालिका के लिए, उस तालिका का चयन करें जिसमें उस डेटा का कम से कम एक स्तंभ हो जो उस तालिका से संबंधित हो जिसे आपने हाल ही में तालिका के लिए चयनित किया है.

  5. संबंधित स्तंभ (प्राथमिक) के लिए, उस स्तंभ का चयन करें जिसमें वे अद्वितीय मान हों जो उस स्तंभ के मान के साथ मिलान करें जिसका चयन आपने स्तंभ के लिए किया है.

  6. ठीक पर क्लिक करें.

Excel में तालिकाओं के बीच संबंधों के बारे में और अधिक

संबंधों के बारे में नोट्स

उदाहरण: समय इंटेलिजेंस डेटा को एयरलाइन फ़्लाइट डेटा के साथ संबद्ध करना

"तालिकाओं के बीच संबंध की आवश्यकता हो सकती है"

चरण1: निर्धारित करें कि संबंध में किन तालिकाओं को निर्दिष्ट किया जाना है

चरण 2: उन स्तंभों को ढूँढें जिन्हें एक तालिका से अगली तालिका पर पथ बनाने में उपयोग किया जा सके

संबंधों के बारे में नोट्स

  • जब आप विभिन्न तालिकाओं से PivotTable फ़ील्ड्स सूची में फ़ील्ड्स को खींचते हैं तो आपको पता चलेगा कि संबंध मौजूद है या नहीं. यदि संबंध बनाने के लिए आपको संकेत नहीं दिया जाता है, तो Excel के पास पहले से वह संबंध जानकारी मौजूद होती है जो उसे डेटा से संबंधित करने के लिए आवश्यक है.

  • संबंध बनाना VLOOKUP के उपयोग करने के समान है: आपको उन स्तंभों की आवश्यकता है जिसमें मेल खाता हुआ डेटा हो ताकि Excel एक तालिका की पंक्तियों को दूसरी तालिका की पंक्तियों के साथ परस्पर-संदर्भित कर सके. समय इंटेलिजेंस उदाहरण में, ग्राहक तालिका में वे दिनांक मान होने चाहिए जो समय इंटेलिजेंस तालिका में भी मौजूद हों.

  • किसी डेटा मॉडल में, तालिका संबंध एक-से-एक (प्रत्येक यात्री के पास एक बोर्डिंग पास है) या एक-से-अनेक (प्रत्येक फ़्लाइट में अनेक यात्री हैं) हो सकते हैं, लेकिन अनेक-से-अनेक नहीं हो सकते. अनेक-से-अनेक संबंध के परिणामस्वरूप वृत्तीय निर्भरता त्रुटि हो सकती है, जैसे कि “वृत्तीय निर्भरता पाई गई थी.” यह त्रुटि उत्पन्न होगी यदि आप दो तालिकाओं के बीच प्रत्यक्ष कनेक्शन बनाते हैं जो अनेक-से-अनेक या अप्रत्यक्ष कनेक्शंस हैं (तालिका संबंध की श्रेणी जो प्रत्येक संबंध के अंतर्गत एक-से-अनेक है, लेकिन जब इसे पूरा देखा जाता है तो यह अनेक-से-अनेक होता है. डेटा मॉडल में तालिकाओं के बीच संबंध के बारे में अधिक पढ़ें.

  • दो स्तंभों के डेटा प्रकारों का संगत होना आवश्यक है. विवरण के लिए Excel डेटा मॉडल में डेटा प्रकार देखें.

  • संबंध बनाने के अन्य तरीके हैं जो बहुत अधिक सहज हो सकते हैं, विशेषकर तब यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि किन स्तंभों का उपयोग किया जाना है. Power Pivot में आरेख दृश्य में संबंध बनाना देखें.

उदाहरण: एयरलाइन फ़्लाइट डेटा के साथ समय इंटेलिजेंस संबद्ध करना

आप Microsoft Azure मार्केटप्लेस पर नि:शुल्क डेटा का उपयोग कर तालिका संबंध और समय इंटेलिजेंस दोनों के बारे में जान सकते हैं. इनमें से कुछ डेटासेट बहुत बड़े होते हैं, जिन्हें उचित समय अवधि में डेटा डाउनलोड को पूर्ण करने के लिए तेज इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होती है.

  1. Microsoft Excel एड-इन में Power Pivot प्रारंभ करना और Power Pivot विंडो खोलना.

  2. डेटा सेवा से > Microsoft Azureमार्केटप्लेस से बाह्य डेटा प्राप्त करें पर क्लिक करें. Microsoft Azure मार्केटप्लेस मुख पृष्ठ तालिका आयात विज़ार्ड में खुलता है.

  3. मूल्य के अंतर्गत, नि:शुल्क पर क्लिक करें.

  4. श्रेणी के अंतर्गत, विज्ञान और सांख्यिकी पर क्लिक करें.

  5. DateStream ढूँढें और सदस्यता लें पर क्लिक करें. इस समय इंटेलिजेंस डेटा फ़ीड के बारे में अधिक.

  6. अपना Microsoft खाता दर्ज करें और साइन इन पर क्लिक करें. डेटा को पूर्वावलोकन विंडो में प्रदर्शित होना चाहिए.

  7. नीचे तक स्क्रॉल करें और क्वेरी का चयन करें पर क्लिक करें.

  8. अगला पर क्लिक करें.

  9. BasicCalendarUS चुनें और फिर डेटा को आयात करने के लिए समाप्त पर क्लिक करें. तेज इंटरनेट कनेक्शन पर, आयात को लगभग एक मिनट का समय लेना चाहिए. समाप्त होने पर, आपको 73,414 स्थानांतरित पंक्तियों की एक स्थिति रिपोर्ट दिखनी चाहिए. बंद करें क्लिक करें.

  10. दूसरा डेटासेट आयात करने के लिए डेटा सेवा से > Microsoft Azureमार्केटप्लेस से बाह्य डेटा प्राप्त करें पर क्लिक करें.

  11. लिखें के अंतर्गत, डेटा पर क्लिक करें.

  12. मूल्य के अंतर्गत, नि:शुल्क पर क्लिक करें.

  13. अमेरिकी वायु कैरियर उड़ान में देरी ढूँढें और चयन क्लिक करें.

  14. नीचे तक स्क्रॉल करें और क्वेरी का चयन करें पर क्लिक करें.

  15. अगला पर क्लिक करें.

  16. डेटा आयात करने के लिए समाप्त पर क्लिक करें. तेज इंटरनेट कनेक्शन पर, इसे आयात होने में 15 मिनट लग सकते हैं. समाप्त होने पर, आपको 2,427,284 स्थानांतरित पंक्तियों की एक स्थिति रिपोर्ट दिखनी चाहिए. बंद करें क्लिक करें. अब आपके पास डेटा मॉडल में दो तालिकाएँ होनी चाहिए. उन्हें संबंधित करने के लिए, हमें प्रत्येक तालिका में संगत स्तंभों की आवश्यकता होगी.

  17. ध्यान दें कि BasicCalendarUS में DateKey 1/1/2012 12:00:00 पूर्वाह्न स्वरूप में है. On_Time_Performance तालिका में datetime स्तंभ, FlightDate भी है, जिसके मान समान स्वरूप में निर्दिष्ट किए गए हैं:1/1/2012 12:00:00 पूर्वाह्न. दोनों स्तंभों में समान डेटा प्रकार का, मेल खाता डेटा है और कम से कम एक स्तंभ (DateKey) में केवल अद्वितीय मान हैं. अगले कुछ चरणों में, आप तालिकाओं को संबंधित करने के लिए इन स्तंभों का उपयोग करेंगे.

  18. Power Pivot विंडो में, नए या मौजूदा कार्यपत्रक में PivotTable बनाने के लिए PivotTable पर क्लिक करें.

  19. फ़ील्ड सूची में,On_Time_Performance को विस्तृत करें और ArrDelayMinutes को मान क्षेत्र में जोड़ने के लिए उस पर क्लिक करें. PivotTable में, आपको उड़ानों में हुई देरी का कुल समय दिखना चाहिए, जिसे मिनट में मापा गया है.

  20. BasicCalendarUS विस्तृत करें और MonthInCalendar को पंक्ति क्षेत्र में जोड़ने के लिए उस पर क्लिक करें.

  21. ध्यान दें कि PivotTable अब महीनों को सूचीबद्ध करती है, लेकिन मिनट का कुल योग प्रत्येक महीने के लिए समान है. पुनरावर्ती, समान मान इंगित करते हैं कि संबंध की आवश्यकता है.

  22. फ़ील्ड सूची में, "तालिकाओं के बीच संबंध की आवश्यकता हो सकती है", में बनाएँ पर क्लिक करें.

  23. संबंधित तालिका में, On_Time_Performance का चयन करें और संबंधित स्तंभ (प्राथमिक) में FlightDate का चयन करें.

  24. तालिका में, BasicCalendarUS का चयन करें और स्तंभ (बाहरी) में DateKey का चयन करें. संबंध बनाने के लिए ठीक पर क्‍लिक करें.

  25. ध्यान दें कि अब विलंबित मिनटों का योग प्रत्येक महीने के लिए भिन्न होगा.

  26. BasicCalendarUS में YearKey को MonthInCalendar के ऊपर, पंक्ति क्षेत्र तक खींचें.

अब आप आगमन में हुए विलंब को वर्ष और महीने, या कैलेंडर में अन्य मानों द्वारा स्लाइस कर सकते हैं.

युक्तियाँ: डिफ़ॉल्ट रूप से, महीने वर्णमाला के अनुसार सूचीबद्ध होते हैं.Power Pivotएड-इन का उपयोग कर, आप सॉर्ट को परिवर्तित कर सकते हैं ताकि महीने कालानुक्रमिक क्रम में प्रकट हों.

  1. सुनिश्चित करें कि BasicCalendarUSतालिका Power Pivotविंडोमें खुली हो.

  2. मुखपृष्ठ तालिका पर, स्तंभ द्वारा सॉर्ट करें पर क्लिक करें.

  3. सॉर्ट में, MonthInCalendar चुनें

  4. द्वारा में, MonthOfYear चुनें.

PivotTable अब प्रत्येक महीने-वर्ष संयोजन (अक्टूबर 2011, नवंबर 2011) को वर्ष (10, 11) के अंतर्गत माह संख्या द्वारा सॉर्ट करेगी. सॉर्ट क्रम को परिवर्तित करना आसान है क्योंकि DateStream फ़ीड इस परिदृश्य को काम करने हेतु बनाने के लिए सभी आवश्यक स्तंभ प्रदान करती है. यदि आप किसी अन्य समय इंटेलिजेंस तालिका का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके चरण भिन्न होंगे.

"तालिकाओं के बीच संबंध की आवश्यकता हो सकती है"

PivotTable में आपने जिन फ़ील्ड्स का चयन किया है उन्हें अर्थवान बनाने के लिए यदि तालिका संबंध की आवश्यकता है तो जैसे ही आप PivotTable में फ़ील्ड्स जोड़ते हैं, वैसे ही आपको सूचित किया जाएगा.

बनाएँ बटन तब प्रकट होता है, जब संबंध की आवश्यकता होती है

हालांकि Excel आपको बता सकता है कब संबंध की आवश्यकता है, लेकिन यह आपको नहीं बता सकता है कि किन तालिकाओं और स्तंभों को उपयोग करना है, या क्या तालिका संबंध संभव है या नहीं. आपको जिन उत्तरों की आवश्यकता है उन्हें प्राप्त करने के लिए इन चरणों का पालन करने का प्रयास करें.

चरण1: निर्धारित करें कि संबंध में किन तालिकाओं को निर्दिष्ट किया जाना है

यदि आपके मॉडल में कुछ ही तालिकाएँ हैं, तो यह तुरंत स्पष्ट हो सकता है कि आप द्वारा किसे उपयोग किए जाने की आवश्यकता है. लेकिन बड़े मॉडल्स के लिए, आप शायद कुछ सहायता का उपयोग कर सकते हैं. Power Pivot ऐड-इन में आरेख दृश्य का उपयोग करना भी एक रास्ता है. आरेख दृश्य डेटा मॉडल में सभी तालिकाओं का दृश्यात्मक प्रतिनिधित्व प्रदान करता है. आरेख दृश्य का उपयोग कर, आप शीघ्रता से यह निर्धारित कर सकते हैं कि कौन सी तालिकाएँ शेष मॉडल से भिन्न हैं.

डिस्कनेक्ट की गई तालिकाओं को दिखाते हुए आरेख दृश्य

नोट: अस्पष्ट संबंधों को बनाना संभव है जो अमान्य होते हैं जब इनका उपयोग PivotTable या Power View रिपोर्ट में किया जाता है. मान लीजिए कि मॉडल में आपकी सभी तालिकाएँ दूसरी तालिकाओं से किसी प्रकार से संबंधित हैं, लेकिन जब आप विभिन्न तालिकाओं से फ़ील्ड्स को संयोजित करने का प्रयास करते हैं, तो आपको "तालिकाओं के बीच संबंध स्थापित करने की आवश्यकता हो सकती है" संदेश प्राप्त होता है. सबसे संभावित कारण यह है कि आपने अनेक-से-अनेक संबंध चलाए हैं. यदि आप तालिका की उस श्रेणी का अनुसरण करते हैं जो उन तालिकाओं से कनेक्ट करती है जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं, तो आप शायद पाएँ कि आपके पास दो या अधिक एक-से-अनेक तालिका संबंध हैं. कोई एक ऐसा आसान हल नहीं है जो सभी स्थितियों में कार्य करे, लेकिन आपको परिकलित स्तंभों को बनाने का प्रयास करना चाहिएताकि आप उन स्तंभों को समेकित कर सकें जिनका उपयोग आप एक तालिका में करना चाहते हैं.

चरण 2: उन स्तंभों को ढूँढे जिनका एक तालिका से अगली तालिका के लिए पथ बनाने में उपयोग किया जा सके

आपके द्वारा यह पहचान किए जाने के बाद कि कौन सी तालिका शेष मॉडल से डिस्कनेक्ट की गई है, यह निर्धारित करने के लिए उसके स्तंभों की समीक्षा करें, कि क्या मॉडल में कहीं भी, किसी दूसरे स्तंभ में, मेल खाते हुए मान हैं.

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपके पास कोई एक ऐसा मॉडल है जिसमें क्षेत्र के आधार पर उत्पाद की बिक्री शामिल है, और यह पता लगाने के लिए कि क्या प्रत्येक क्षेत्र में बिक्री और जनांकिक रुझान के बीच सहसंबंध है आप बाद में जनांकिक डेटा आयात करते हैं. क्योंकि जनांकिक डेटा विभिन्न डेटा स्रोत से प्राप्त होता है, इसलिए इसकी तालिकाएँ प्रारंभ में शेष मॉडल से पृथक होती हैं. जनांकिक डेटा को अपने शेष मॉडल के साथ एकीकृत करने के लिए, आपको किसी एक जनांकिक तालिका में एक स्तंभ ढूँढने की आवश्यकता होगी जो उसके साथ संगत हो जिसका आप पहले से उपयोग कर रहे हैं. उदाहरण के लिए यदि जनांकिक डेटा को क्षेत्र द्वारा संगठित किया गया है, और आपका बिक्री डेटा निर्दिष्ट करता है कि किस क्षेत्र में बिक्री हुई थी, तो आप लुकअप प्रदान करने के लिए, समान स्तंभ ढूँढ कर दो डेटासेट संबंधित कर सकते हैं, जैसे कि राज्य, ज़िप कोड, या क्षेत्र.

मानों का मिलान करने के अलावा, संबंध बनाने के लिए कुछ अतिरिक्त आवश्यकताएँ भी हैं:

  • लुकअप स्तंभ में डेटा मान अद्वितीय होने चाहिए. दूसरे शब्दों में, स्तंभ में डुप्लिकेट्स नहीं हो सकते. डेटा मॉडल में, नल और रिक्त स्ट्रिंग रिक्त के समकक्ष है, जो एक विशिष्ट डेटा मान है. इसका अर्थ है कि लुकअप स्तंभ में आपके पास एकाधिक नल नहीं हो सकते हैं.

  • स्रोत स्तंभ और लुकअप स्तंभ दोनों के डेटा प्रकार संगत होने चाहिए. डेटा प्रकार के बारे में अधिक जानकारी के लिए, डेटा मॉडल में डेटा प्रकार देखें.

तालिका संबंध के बारे में अधिक जानने के लिए, डेटा मॉडल में तालिकाओं के बीच संबंध देखें.

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