Excel में किसी पता सूची के लिए मेलिंग लेबल्स बनाना और मुद्रित करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

यदि आप Microsoft Office Excel कार्यपत्रक में बना कर रखी गई किसी पता सूची को समूह मेलिंग भेजना चाहते हैं तो आप Microsoft Office Word मेल मर्ज का प्रयोग कर सकते हैं. मेल मर्ज प्रक्रिया मेलिंग लेबल्स का एक पत्रक बनाती है, जिसे आप मुद्रित कर सकते हैं और पत्रक पर प्रत्येक लेबल में सूची से पता शामिल होता है.

मेलिंग लेबल्स को बनाने और मुद्रित करने के लिए, आपको पहले Excel में कार्यपत्रक डेटा तैयार करना चाहिए और फिर मेलिंग लेबल्स को कॉन्फ़िगर, व्यवस्थित, समीक्षा और मुद्रित करने के लिए Word का उपयोग करना चाहिए. जब आप अपनी पता सूची पर समूह मेलिंग भेजने के लिए, पता लेबल्स का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप पता लेबल्स का पत्रक बनाने के लिए मेल मर्ज का उपयोग कर सकते हैं. प्रत्येक लेबल, आपकी सूची से पते को शामिल करता है.

मेल मर्ज प्रक्रिया निम्नलिखित सभी चरणों को शामिल करती है:

  1. मेल मर्ज के लिए Excel में कार्यपत्रक डेटा तैयार करें    इससे पहले कि आप मेल मर्ज प्रक्रिया शुरू करें, आपकी पता सूची, मेल मर्ज की आवश्यकता वाली तालिका संरचना से मेल खानी आवश्यक है.

  2. मेल मर्ज के लिए Word में लेबल्स सेट करें    आप मेल मर्ज में सभी लेबल्स के लिए एक बार लेबल्स का लेआउट सेट करते हैं. मेल मर्ज में, वह दस्तावेज़, जिसका आप इसके लिए उपयोग करते हैं, मुख्य दस्तावेज़ कहलाता है. लेबल मुख्य दस्तावेज़ में, आप प्रत्येक लेबल पर दोहराए जाने के लिए इच्छित सामग्री को भी सेटअप कर सकते हैं, जैसे कि कंपनी लोगो या परिवहन लेबल्स पर आपका वापसी पता.

  3. अपने कार्यपत्रक डेटा पर लेबल्स कनेक्ट करें    आपकी पता सूची वह डेटा स्रोत है, जिसका उपयोग Microsoft Word मेल मर्ज में करता है. इस स्थिति में, एक ऐसा Excel कार्यपत्रक है, जिसमें लेबल पर मुद्रित किए जाने वाले पते शामिल होते हैं.

  4. उन प्राप्तकर्ताओं की सूची परिशोधित करें, जिन्हें आप लेबल्स पर शामिल करना चाहते हैं    Word आपकी मेलिंग सूची में प्रत्येक पते के लिए लेबल बनाता है. यदि आप अपनी मेलिंग सूची में केवल कुछ पतों के लिए लेबल्स जनरेट करना चाहते हैं, तो आप शामिल करने के लिए, पतों और रिकॉर्ड्स को चुन सकते हैं.

  5. मेल मर्ज फ़ील्ड्स कहलाने वाले प्लेसहोल्डर्स को लेबल्स पर जोड़ें    जब आप मेल मर्ज कार्य पूर्ण कर लेते हैं, तो मेल मर्ज फ़ील्ड्स आपकी पता सूची की जानकारी से भरे जाते हैं.

  6. पूर्वावलोकन करना, मर्ज पूर्ण करना और लेबल मुद्रित करना    आप संपूर्ण सेट को मुद्रित करने से पहले प्रत्येक लेबल का पूर्वावलोकन कर सकते हैं.

  7. भविष्य में उपयोग के लिए लेबल सहेजना   

इस आलेख में

चरण 1: मेल मर्ज के लिए Excel में कार्यपत्रक डेटा तैयार करना

चरण 2: Word में मेल मर्ज के लिए लेबल्स को सेट करना

मेल मर्ज रोकना और प्रारंभ करना

चरण 3: अपने कार्यपत्रक डेटा से लेबल्स कनेक्ट करना

चरण 4: उन प्राप्तकर्ताओं की सूची परिशोधित करना जिन्हें आप लेबल्स पर शामिल करना चाहते हैं

चरण 5: लेबल्स के लिए प्लेसहोल्डर (मेल मर्ज फ़ील्ड्स) जोड़ना

मर्ज करने पर क्या होता है?

मेल मर्ज फ़ील्ड्स को अपनी डेटा फ़ाइल में मैप करना

सामग्री लिखना और प्लेसहोल्डर्स, या फ़ील्ड्स जोड़ना

अपने संपर्कों का दृश्य सेट अप करना, जो कस्टम फ़ील्ड को शामिल करता है

Outlook से मेल मर्ज चलाना

मर्ज किया गया डेटा स्वरूपित करना

चरण 6: लेबल्स का पूर्वावलोकन और मुद्रण करना

मेल मर्ज का पूर्वावलोकन करना

मेल मर्ज पूर्ण करना

चरण 7: भावी उपयोग के लिए लेबल्स को सहेजना

चरण 1: मेल मर्ज के लिए Excel में कार्यपत्रक डेटा तैयार करना

Excel में, आपकी पता सूची को उस तालिका संरचना से मेल खाना चाहिए जो कि मेल मर्ज के लिए आवश्यक है.

  1. कार्यपत्रक पर, पता सूची को व्यवस्थित करने के लिए निम्न कार्य करें:

    1. उन स्तंभ शीर्ष लेखों का उपयोग करें जो कि प्रत्येक स्तंभ के डेटा प्रकार को स्पष्ट रूप से पहचानता है.

      युक्ति: उदाहरण के लिए, स्तंभ 1, स्तंभ 2, स्तंभ 3 और स्तंभ 4 के बजाय स्तंभ शीर्ष लेखों जैसे कि प्रथम नाम, अंतिम नाम, पता और शहर का उपयोग करें.

    2. उस प्रत्येक तत्व के लिए जिसे आप मेल मर्ज में शामिल करना चाहते हैं, किसी अलग स्तंभ का उपयोग करें.

      युक्ति: यदि आप प्रथम और अंतिम नाम अलग-अलग स्तंभों में संग्रहीत करते हैं, तो आप वे प्रपत्र अक्षर बनाने के लिए मेल मर्ज का उपयोग भी कर सकते हैं, जो प्रत्येक प्राप्तकर्ता को उसके नाम से संबोधित करते हैं. आप शीर्षक के लिए भी अलग स्तंभ जोड़ सकते हैं, जैसे कि श्री. या श्रीमती.

    3. केवल डेटा वाली पंक्तियाँ और स्तंभ ही शामिल करें. पता सूची में रिक्त पंक्तियों और स्तंभों को शामिल न करें क्योंकि Word में मेल मर्ज के लिए लेबल्स को सेट करते समय संभव है कि बनाई गई लेबल्स की सूची रिक्त पंक्तियों और स्तंभों के सापेक्ष पूरी न हो पाए.

  2. मेल मर्ज के दौरान पता सूची ढूँढने और चुनने में मदद के लिए, पता सूची हेतु नाम निर्धारित करने के लिए निम्न कार्य करें:

    1. कार्यपत्रक पर, स्तंभ शीर्ष लेखों वाले कक्षों सहित संपूर्ण पता सूची का चयन करें.

    2. सूत्र टैब पर, निर्धारित नाम समूह में, नाम निर्धारित करें पर क्लिक करें.

      सूत्र टैब पर निर्धारित नाम समूह

    3. नाम बॉक्स में, पता सूची के लिए नाम लिखें, जैसे कि Holiday_Cards, और फिर ठीक पर क्लिक करें.

      युक्ति: नाम का प्रथम वर्ण एक अक्षर होना आवश्यक है और आप शब्दों के बीच रिक्ति का उपयोग नहीं कर सकते. रिक्ति के बजाय, अंडरस्कोर वर्ण (_) का उपयोग करें.

  3. कार्यपुस्तिका सहेजें और बंद करें.

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चरण 2: Word में मेल मर्ज के लिए लेबल्स को सेट करना

आप मेल मर्ज में सभी लेबल्स के लिए, लेबल्स के लेआउट को एक ही बार कॉन्फ़िगर करते हैं. मेल मर्ज में, वह दस्तावेज़ जिसे आप लेआउट के लिए कॉन्फ़िगर करते हैं, लेबल्स के लिए मुख्य दस्तावेज़ (या लेबल मुख्य दस्तावेज़) के रूप में संदर्भित किया गया है . इस दस्तावेज़ में, आप ऐसी कोई भी सामग्री कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जिसे आप प्रत्येक लेबल पर दोहराना चाहते हैं, जैसे कि कंपनी लोगो या शिपिंग लेबल्स पर आपका वापसी पता.

इस बात की संभावना है कि आपके पास पहले से ही किसी लेबल पत्रक आपूर्तिकर्ता जैसे कि Avery, AOne या Formtec से लेबल पत्रकों का पैकेज है. प्रत्येक लेबल पत्रक निश्चित आकार का होता है और इसमें विशिष्ट आयामों वाले लेबल्स की निश्चित संख्या शामिल होती है.

लेबल मुख्य दस्तावेज़ को कॉन्फ़िगर करने के लिए, आप इसके आयामों का मिलान ऐसे कार्यपत्रकों पर लेबल्स के आयामों के साथ करें, जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं.

  1. Word को आरंभ करें, और कोई रिक्त दस्तावेज़ खोलें.
    किसी रिक्त दस्तावेज़ के बिना, अगले चरण में आदेश उपलब्ध नहीं होते हैं.

  2. मेलिंग टैब पर, मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह में, मेल मर्ज प्रारंभ करें पर क्लिक करें.

    Word मेल मर्ज प्रारंभ करें आदेश और मर्ज चलाने के लिए इच्छित प्रकार के लिए उपलब्ध विकल्पों की सूची दिखा रहा है, तो मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  3. लेबल्स पर क्लिक करें.

  4. लेबल विकल्प संवाद बॉक्स में, आपके पास चुनने के लिए कई विकल्प हैं.

    लेबल विकल्प संवाद बॉक्स

    1. प्रिंटर का प्रकार जिसे आप लेबल्स मुद्रित करने के लिए उपयोग कर रहे हैं.

    2. आपूर्तिकर्ता जिसने आपको आपके लेबल पत्रक प्रदान किए.

    3. लेबल पत्रकों के आपके पैकेज पर सूचीबद्ध उत्पाद संख्या की संगत संख्या.

  5. प्रिटंर जानकारी के अंतर्गत, प्रिटंर के उस प्रकार पर क्लिक करें, जिसका उपयोग आप लेबल्स को मुद्रित करने के लिए करेंगे.

  6. लेबल विक्रेता सूची में, उस कंपनी के नाम पर क्लिक करें, जिसने उन लेबल पत्रकों को बनाया है, जिनका आप उपयोग कर रहे हैं.

  7. उत्पाद संख्या सूची में, उस उत्पाद संख्या पर क्लिक करें, जो लेबल पत्रकों के बॉक्स पर सूचीबद्ध है.

    यदि मेरे लेबल पत्रक की उत्पाद संख्या, लेबल विकल्प संवाद बॉक्स में दिए किसी भी विकल्प से मेल नहीं खाती है, तो आप तब भी अपने लेबल्स मुद्रित कर सकते हैं. आपको केवल कुछ अनुकूलन करना है:

    1. आपके पास जो पत्रक है उस पर लेबल को मापें, और माप और एकल पत्रक पर फ़िट होने वाले लेबल्स की संख्या को नोट करें.

      नोट: लेबल्स को सावधानी से मापें. वास्तविक लेबल आकार, लेबल नि‍र्माता द्वारा इंगित किए गए आकार से छोटा हो सकता है. उदाहरण के लिए, एक 1-गुणा-2-इंच लेबल वास्तव में 15/16-इंच ऊंचा और 1 15/16-इंच चौड़ा हो सकता है.

    2. उत्पाद संख्या सूची में, उस लेबल प्रकार का चयन करें जो कि आकार में आपके लेबल्स के समान है.

      यदि आप उत्पाद संख्या बॉक्स में इच्छित लेबल प्रकार को नहीं देख पाते, तो हो सकता है कि आप अन्य सूचीबद्ध लेबल्स का उपयोग करने में सक्षम हों, या आप एक नया लेबल आकार बना सकते हैं.

    3. विवरण पर क्लिक करें और फिर लेबल आयामों और प्रति पत्रक लेबल्स की संख्या (लेजर और इंक-जेट प्रिंटर पर मुद्रित किए जाने वाले लेबल्स के लिए) या लेबल प्रपत्र पर स्तंभों की संख्या (डॉट-मैट्रिक्स प्रिंटर्स पर मुद्रित किए जाने वाले लेबल्स के लिए) से तुलना करें.

    4. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

      • यदि आयाम और लेबल लेआउट आपके लेबल्स के आयामों और लेआउट से मेल खाते हैं, तो चयनित लेबल का उपयोग करें.

      • यदि आयाम और लेआउट आपके वाले से मेल नहीं खाते हैं, तो रद्द करें पर क्लिक करें और चरण 5 जारी रखें.

    5. लेबल विकल्प संवाद बॉक्स में, प्रिंटर प्रकार पर (या तो निरंतर- फीड प्रिंटर या पृष्ठ प्रिंटर) पर क्लिक करें और फिर नया लेबल पर क्लिक करें.

    6. लेबल नाम बॉक्स में नाम लिखें, अपने लेबल के लिए ऊँचाई, चौड़ाई, हाशिये और अन्य विकल्प चुनें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

नया लेबल अन्य/कस्टम श्रेणी में प्रकट होता है. अगली बार, जब आप अपने कस्टम लेबल्स का उपयोग करें, तो लेबल विक्रेता सूची में अन्य/कस्टम का चयन करना सुनिश्चित करें.

  1. आपके द्वारा इच्छित लेबल विकल्पों का चयन करने के बाद, ठीक पर क्लिक करें.

    Word एक दस्तावेज़ बनाता है जो कि लेबल को लेआउट करने के लिए तालिका का उपयोग करता है. यदि आप लेआउट में लेबल्स अलग करने वाली पंक्तियाँ नहीं देखते हैं, तो तालिका उपकरण के अंतर्गत लेआउट टैब पर क्लिक करें और फिर तालिका समूह में, ग्रिडलाइनें देखें पर क्लिक करें.

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मेल मर्ज रोकना और प्रारंभ करना

यदि आपको मेल मर्ज पर कार्य रोकने की आवश्यकता पड़ती है, तो आप लेबल मुख्य दस्तावेज़ जिस पर आप कार्य कर रहे है, को सहेज सकते हैं और बाद में मर्ज करना फिर से शुरू कर सकते हैं. Word आपके द्वारा सहेजे गए दस्तावेज़ में डेटा स्रोत और फ़ील्ड जानकारी बनाए रखता है. जब आपने मेल मर्ज पर कार्य करना बंद किया था, उस समय यदि आप मेल मर्ज कार्य फलक का उपयोग कर रहे थे, तो जब आप मर्ज फिर से प्रारंभ करते हैं तो Word आपको कार्य फलक में अपने स्थान पर वापस लौटाता है.

  1. जब आप मर्ज को फिर से प्रारंभ करने के लिए तैयार हों, तो आपके द्वारा सहेजा गया लेबल मुख्य दस्तावेज़ खोलें.

    Word एक ऐसा संदेश बॉक्स प्रदर्शित करता है जिसमें आपसे यह पुष्टि करने के लिए पूछा जाता है कि क्या आप दस्तावेज़ को खोलना और SQL आदेश चलाना चाहते हैं (SQL आदेश Word को आपकी Excel स्रोत फ़ाइल से कनेक्ट करता है).

  2. अपनी Excel स्रोत फ़ाइल से कनेक्ट करने के लिए हाँ पर क्लिक करें और अपनी पता सूची पुनर्प्राप्त करें.

    आपके लेबल मुख्य दस्तावेज़ का पाठ आपके द्वारा सम्मिलित की गई किसी भी फ़ील्ड के साथ प्रकट होता है.

  3. मेलिंग टैब पर क्लिक करें, और अपना कार्य फिर से शुरू करें.

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चरण 3: अपने कार्यपत्रक डेटा से लेबल्स कनेक्ट करना

पता जानकारी को अपने लेबल्स में मर्ज करने के लिए, आपको लेबल्स अपनी पता सूची वाले कार्यपत्रक से कनेक्ट करने आवश्यक हैं.

  1. किसी कार्यपत्रक से पहली बार कनेक्ट होने पर निम्न कार्य करें:

    1. फ़ाइल मेनू पर, विकल्प पर क्लिक करें.

    2. उन्नत पर क्लिक करें.

    3. सामान्य अनुभाग पर स्क्रॉल करें और खुलते समय फ़ाइल स्वरूप कनवर्ज़न की पुष्टि करें चेक बॉक्स का चयन करें.

    4. ठीक पर क्लिक करें.

  2. मेल मर्ज मुख्य दस्तावेज़ खुलने पर, मेलिंग टैब पर, मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह में, प्राप्तकर्ताओं का चयन करें पर क्लिक करें और फिर मौजूदा सूची का उपयोग करें पर क्लिक करें.

    एक नई सूची लिखें आदेश

  3. डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स में Excel कार्यपत्रक का पता लगाएँ और उस पर डबल-क्लिक करें.

  4. डेटा स्रोत की पुष्टि करें संवाद बॉक्स में, सभी दिखाएँ चेक बॉक्स का चयन करें, फिर डेटा स्रोत खोलें बॉक्स में DDE (*.xls) द्वारा MS Excel कार्यपत्रक पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

    नोट: यदि आप सूची में किसी DDE (*.xls) द्वारा MS Excel कार्यपत्रक को नहीं देख पाते हैं तो आप यह सुनिश्चित करें कि सभी दिखाएँ चेक बॉक्स चयनित है.

  5. Microsoft Office Excel संवाद बॉक्स में, नामित या कक्ष श्रेणी के लिए, उस कक्ष श्रेणी या कार्यपत्रक का चयन करें जिसमें वह जानकारी है जिसे आप मर्ज करना चाहते हैं और फिर ठीक पर क्लिक करें.

लेबल्स अब कार्यपत्रक डेटा के साथ कनेक्ट हैं, लेकिन लेबल्स के पत्रक अभी भी रिक्त हैं. यदि आवश्यकता हो तो, आप चरण 4 में वर्णित अनुसार प्राप्तकर्ताओं की सूची निर्धारित कर सकते हैं या चरण 5 में वर्णन किए गए अनुसार आप पता जानकारी के लिए प्लेसहोल्डर्स वाले लेबल्स को पॉप्युलेट करना प्रारंभ कर सकते हैं.

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चरण 4: उन प्राप्तकर्ताओं की सूची परिशोधित करना जिन्हें आप लेबल्स पर शामिल करना चाहते हैं

Word आपकी मेलिंग सूची में प्रत्येक पते के लिए लेबल जनरेट करता है. यदि आप अपनी मेलिंग सूची में केवल विशेष पतों के लिए लेबल्स जनरेट करना चाहते हैं, तो चुन सकते हैं कि कौन से पते (रिकॉर्ड्स) शामिल करने हैं.

अपनी डेटा फ़ाइल में प्राप्तकर्ताओं की सूची कम करने या रिकॉर्ड्स का सबसेट उपयोग करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. मेलिंग टैब पर, मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह में, प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें पर क्लिक करें.

    Word में प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें आदेश हाइलाइट किए गए के रूप में दिखा रहा है, तो मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  2. मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • व्यक्तिगत रिकॉर्ड्स का चयन करें    सूची छोटी होने पर यह विधि सर्वाधिक उपयोगी है. जिन प्राप्तकर्ताओं को आप शामि‍ल करना चाहते हैं, उनके आगे के चेक बॉक्सेज़ का चयन करें और जिन प्राप्तकर्ताओं को आप छोड़ना चाहते हैं, उनके आगे के चेक बॉक्सेज़ को साफ़ करें.

      युक्ति: यदि आप जानते हैं कि आप अपने मर्ज में केवल कुछ रिकॉर्ड्स शामिल करना चाहते हैं, तो आप शीर्ष लेख पंक्ति में चेक बॉक्स को साफ़ कर सकते हैं और फिर केवल इच्छित रिकॉर्ड्स का चयन कर सकते हैं. इसी प्रकार, यदि आप अधिकतम सूची शामिल करना चाहते हैं, तो शीर्ष लेख पंक्ति में चेक बॉक्स का चयन करें और फिर जिन रिकॉर्ड्स को आप शामिल नहीं करना चाहते हैं, उनके चेक बॉक्सेज़ साफ़ करें.

    • रिकॉर्ड्स सॉर्ट करें    उस स्तंभ के शीर्ष पर क्लिक करें, जिसके द्वारा आप सॉर्ट करना चाहते हैं. Word आरोही वर्णानुक्रमिक क्रम (A से Z) में सूची को सॉर्ट करता है. सूची को अवरोही वर्णानुक्रमिक क्रम (Z से A) में सॉर्ट करने के लिए स्तंभ शीर्ष को फिर से क्लिक करें.

      अधिक उन्नत सॉर्टिंग विकल्प निर्दिष्ट करने के लिए, प्राप्तकर्ता सूची परिशोधित करें के अंतर्गत सॉर्ट करें पर क्लिक करें और फ़िल्टर और सॉर्ट करें संवाद बॉक्स में अभिलेख सॉर्ट करें टैब पर अपनी सॉर्टिंग प्राथमिकताओं का चयन करें. उदाहरण के लिए, आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि प्रत्येक पोस्टल कोड के अंतर्गत प्राप्तकर्ता पते अंतिम नाम द्वारा वर्णानुक्रम किए गए होने चाहिए और यह कि पोस्टल कोड सांख्यिक क्रम में सूचीबद्ध हैं.

    • रिकॉर्ड्स फ़िल्टर करें    यह पद्धति तब उपयोगी है यदि सूची में ऐसे रिकॉर्ड्स हैं, जिन्हें आप मर्ज में देखना या शामिल करना नहीं चाहते हैं. आपके द्वारा सूची फ़िल्टर किए जाने के बाद, आप विशिष्ट रिकॉर्ड्स शामिल करने या छोड़ने के लिए चेक बॉक्सेज़ का चयन या साफ़ कर सकते हैं.

      रिकॉर्ड्स फ़िल्टर करने के लिए, निम्न करें:

      1. प्राप्तकर्ता सूची परिशोधित करें के अंतर्गत, फ़िल्टर करें पर क्लिक करें.

      2. क्वेरी विकल्प संवाद बॉक्स में अभिलेख फ़िल्टर करें टैब पर, उस मापदंड का चयन करें जिसका उपयोग आप अपने रिकॉर्ड्स फ़िल्टर करने के लिए करना चाहते हैं.

        उदाहरण के लिए, केवल ऑस्ट्रेलिया के पतों के लिए लेबल्स जनरेट करने हेतु, फ़ील्ड सूची में देश या क्षेत्र क्लिक करें, तुलना सूची में, इसके बराबर क्लिक करें और इससे तुलना करें सूची में ऑस्ट्रेलिया पर क्लिक करें.

      3. फ़िल्टर को और आगे परिशोधित करने के लिए, और या अथवा क्लिक करें और फिर अधिक मापदंड का चयन करें.

        उदाहरण के लिए, केवल म्यूनिख में व्यवसायों के लिए लेबल्स जनरेट करने हेतु, आप वे रिकॉर्ड्स निर्दिष्ट करें जिसकी शहर फ़ील्ड में म्यूनिख शामिल है और जिसकी कंपनी नाम फ़ील्ड रिक्त नहीं है. यदि आप इस फ़िल्टर में और के बजाय अथवा का उपयोग करते हैं, तो आपका मेल मर्ज शहर पर ध्यान दिए बिना कंपनी नाम वाले सभी पतों के अतिरिक्त सभी म्यूनिख पते शामिल करता है.

नोट: यदि आपने अपने कंप्यूटर पर पता मान्यता सॉफ़्टवेयर स्थापित किया है, तो आप अपने प्राप्तकर्ताओं के पतों का सत्यापन करने के लिए मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में पते मान्य करें पर क्लिक कर सकते हैं.

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चरण 5: लेबल्स के लिए प्लेसहोल्डर (मेल मर्ज फ़ील्ड्स) जोड़ना

आपके द्वारा अपनी पता सूची में अपने लेबल्स कनेक्ट कर लेने के बाद, आप उन प्लेसहोल्डर्स को जोड़ने के लिए तैयार हैं जो इंगित करते हैं कि प्रत्येक लेबल पर पते कहाँ प्रकट होंगे. आप वह पाठ भी लिख सकते हैं जिसे आप प्रत्येक लेबल पर दोहराना चाहते हैं, जैसे कि कंपनी लोगो या शिपिंग लेबल पर आपका वापसी पता.

पतों के लिए प्लेसहोल्डरों को मेल मर्ज फ़ील्ड्स कहा जाता है. जब आप मेल मर्ज करते हैं, तो मेल मर्ज फ़ील्ड्स आपकी पता सूची की जानकारी के साथ भर जाते हैं. Word में मेल मर्ज फ़ील्ड्स आपके Excel कार्यपत्रक में स्तंभ शीर्ष लेखों के संगत होती हैं.

स्तंभों (श्रेणियाँ) और पंक्तियों (रिकॉर्ड्स) वाली डेटा फ़ाइल

1. डेटा फ़ाइल में स्तंभ जानकारी की श्रेणियों को प्रस्तुत करते हैं. मेल मर्ज फ़ील्ड्स जिन्हें आप लेबल्स पर जोड़ते हैं वह इन श्रेणियों के लिए प्लेसहोल्डर्स हैं.

2. डेटा फ़ाइल में पंक्तियाँ जानकारी के रिकॉर्ड्स प्रस्तुत करती हैं. जब आप मेल मर्ज करते हैं, तब Word प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए लेबल जनरेट करता है.

लेबल मुख्य दस्तावेज़ में कॉन्फ़िगर किए गए मूल लेबल में मेल मर्ज फ़ील्ड को रखकर, आप इंगित करते हैं कि आप जानकारी की निश्चित श्रेणी, जैसे कि नाम या पता, को उस स्थान में प्रकट करना चाहते हैं.

Word दस्तावेज़ में सम्मिलित की गई फ़ील्ड्स

नोट: जब आप लेबल मुख्य दस्तावेज़ में मेल मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करते हैं, तो फ़ील्ड का नाम हमेशा शेवरॉन (« ») द्वारा घिरा होता है. यह शेवरॉन अंतिम लेबल्स पर दिखाई नहीं देते - वे केवल नियमित पाठ से लेबल मुख्य दस्तावेज़ में फ़ील्ड को अलग करने में आपकी मदद करते हैं.

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मर्ज करने पर क्या होता है?

जब आप मेल मर्ज करते हैं, तो डेटा फ़ाइल में प्रथम पंक्ति द्वारा जानकारी, प्रथम लेबल में फ़ील्ड्स को बदलती है. फिर, डेटा फ़ाइल में दूसरी पंक्ति द्वारा जानकारी दूसरे लेबल में फ़ील्ड्स को बदलती है और इसी प्रकार आगे.

डेटा फ़ाइल से जानकारी को लेबल में मर्ज करना

फ़ील्ड्स के साथ कार्य करना: उदाहरण   

जब आप लेबल्स डिज़ाइन करते हैं, तो आप अपनी डेटा फ़ाइल के किसी भी स्तंभ शीर्ष को लेबल में किसी फ़ील्ड से लिंक कर सकते हैं.

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपकी मेलिंग सूची, आपके न्यूज़लेटर के सदस्यों के लिए है और उस दिनांक को संग्रहीत करने के लिए, जिस पर प्रत्येक सदस्यता की समय सीमा समाप्त होती है, आपकी डेटा फ़ाइल समय सीमा समाप्त दिनांक कहलाने वाले स्तंभ को शामिल करती है. यदि आप मर्ज चलाने से पहले लेबल मुख्य दस्तावेज़ में «समयसीमा समाप्त दिनांक» फ़ील्ड को रखते हैं, तो प्रत्येक सदस्य अपने मेलिंग लेबल पर अपनी समयसीमा समाप्त दिनांक को देखे पाएंगे.

आप फ़ील्ड्स को संयोजित और विराम चिह्न के साथ उन्हें अलग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, कोई पता बनाने के लिए, आप लेबल मुख्य दस्तावेज़ में फ़ील्ड्स को निम्न रूप से कॉन्फ़िगर कर सकते हैं:

«प्रथम नाम» «अंतिम नाम»

«मार्ग का पता»

«शहर», «राज्य» «पोस्टल कोड»

संयोजनों के लिए जिन्हें आप अक्सर उपयोग करते हैं, जैसे कि पता खंड और अभिवादन पंक्तियाँ, Word संयोजित फ़ील्ड्स प्रदान करता है जो कि कई फ़ील्ड्स को एक साथ समूहीकृत करता है. उदाहरण के लिए, पता खंड फ़ील्ड प्रथम नाम, मार्ग का पता, शहर और पोस्टल कोड सहित विभिन्न फ़ील्ड्स का संयोजन है.

पता खंड फ़ील्ड में तत्व

आप इन संयोजित फ़ील्ड्स में से प्रत्येक फ़ील्ड में सामग्री को अनुकूलित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि पते में आप औपचारिक नाम स्वरूप का चयन करना चाहें (Mr. Roger Harui). अभिवादन में, हो सकता है कि आप "प्रिय" के बदले "सेवा में" को प्राथमिकता दें

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मेल मर्ज फ़ील्ड्स को अपनी डेटा फ़ाइल में मैप करना

यह सुनिश्चित करने के लिए कि Word आपकी डेटा फ़ाइल में ऐसा स्तंभ ढूँढ सके जो कि प्रत्येक पता तत्व के संगत हो, आपको Excel स्प्रैडशीट में स्तंभों के लिए Word में मेल मर्ज फ़ील्ड्स को मैप करने की आवश्यकता हो सकती है.

फ़ील्ड्स मैप करने के लिए, मेलिंग टैब पर फ़ील्ड्स लिखें और सम्मिलित करें समूह में फ़ील्ड्स मिलाएँ पर क्लिक करें.

फ़ील्ड्स समूह लिखें और सम्मिलित करें

फ़ील्ड मिलाएँ संवाद बॉक्स प्रकट होता है.

फ़ील्ड मिलाएँ संवाद बॉक्स

पते के तत्व बाईं ओर सूचीबद्ध हैं. आपकी डेटा फ़ाइल से स्तंभ शीर्षक, दाईं तरफ सूचीबद्ध किए जाते हैं.

Word ऐसे स्तंभ के लिए खोज करता है जो कि प्रत्येक तत्व से श्रेष्ठ मेल खाता है. जैसा कि ग्राफ़िक स्पष्ट करता है कि Word ने स्वचालित रूप से डेटा फ़ाइलों के शीर्षक स्तंभ का अंतिम नाम से मिलान किया लेकिन Word अन्य तत्वों का मिलान करने में असमर्थ था, जैसे कि मध्य नाम.

दाईं तरफ की सूची में, आप डेटा फ़ाइल से उस स्तंभ का चयन कर सकते हैं, जो बाईं तरफ के तत्व से मेल खाता है. यह ठीक है कि विशिष्ट पहचानकर्ता और मध्य नाम मेल नहीं खाते हैं, क्योंकि मेल मर्ज लेबल को प्रत्येक फ़ील्ड का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है. यदि आप ऐसी फ़ील्ड को जोड़ते हैं, जो आपकी डेटा फ़ाइल से डेटा को शामिल नहीं करता है तो यह मर्ज किए गए दस्तावेज़ में खाली प्लेसहोल्डर के रूप में दिखाई देगा - सामान्यत: एक रिक्त पंक्ति या रिक्ति का कोई रिक्त ब्लॉक.

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सामग्री लिखना और प्लेसहोल्डर्स, या फ़ील्ड्स जोड़ना

  1. आपके द्वारा सेट अप किए गए प्रारंभिक लेबल में (लेबल मुख्य दस्तावेज़ में), प्रत्येक लेबल पर प्रकट करने के लिए इच्छित सामग्री को टाइप करें.

    चित्र, जैसे कि लोगो, जोड़ने के लिए, सम्मिलित करें टैब पर रेखांकन समूह में, चित्र पर क्लिक करें.

  2. वहाँ क्लिक करें, जहाँ आप फ़ील्ड सम्मिलित करना चाहते हैं.

  3. मेलिंग टैब पर फ़ील्ड्स लिखें और सम्मिलित करें समूह का उपयोग करें.

    फ़ील्ड्स समूह लिखें और सम्मिलित करें

  4. निम्न में से कोई भी जोड़ें:

    • नाम, पता और अन्य जानकारी के साथ पता ब्लॉक

    • पता ब्लॉक पर क्लिक करें.

    • पता खंड सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में, उन पता तत्वों का चयन करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं और उन स्वरूपों का चयन करें जिन्हें आप लागू करना चाहते हैं और फिर ठीक पर क्लिक करें.

    • यदि फ़ील्ड्स मिलाएँ संवाद बॉक्स प्रकट होता है, तो इसका अर्थ है कि Word कुछ ऐसी जानकारी ढूँढने में असमर्थ है जिसकी आवश्यकता इसे पता ब्लॉक को पूर्ण करने के लिए है. (मेल नहीं खाता) के आगे वाले तीर पर क्लिक करें और फिर अपने डेटा स्रोत से उस फ़ील्ड का चयन करें, जो मेल मर्ज के लिए आवश्यक फ़ील्ड के संगत हो.

    • व्यक्तिगत फ़ील्ड्स

      आप व्यक्तिगत फ़ील्ड्स, जैसे प्रथम नाम, टेलिफ़ोन नंबर या दानदाताओं की सूची से योगदान की राशि, से जानकारी सम्मिलित कर सकते हैं. अपनी डेटा फ़ाइल से कोई फ़ील्ड त्वरित रूप से लेबल मुख्य दस्तावेज़ में जोड़ने के लिए, मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें से अगले तीर पर क्लिक करें और फिर फ़ील्ड नाम क्लिक करें.

      दस्तावेज़ में अन्य वैकल्पिक फ़ील्ड्स सम्मिलित करने के लिए, निम्न कार्य करें:

      • मेलिंग टैब पर, फ़ील्ड्‍स लिखें और सम्मिलित करें समूह में, मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें पर क्लिक करें.

      • मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

        • उन पता फ़ील्ड्स का चयन करने के लिए, जो स्वचालित रूप से आपके डेटा स्रोत की फ़ील्ड्स के संगत होंगी, भले ही उन फ़ील्ड्स के नाम Word में फ़ील्ड्स नामों के समान न हों, पता फ़ील्ड पर क्लिक करें.

        • उन फ़ील्ड्स का चयन करने के लिए, जो हमेशा डेटा को सीधे स्तंभ से आपकी डेटा फ़ाइल में ले जाते हैं, डेटाबेस फ़ील्ड पर क्लिक करें.

      • फ़ील्ड्स बॉक्स में, इच्छित फ़ील्ड पर क्लिक करें.

      • सम्मिलित करें पर क्लिक करें और फिर बंद करें पर क्लिक करें.

      • यदि फ़ील्ड्स मिलाएँ संवाद बॉक्स प्रकट होता है, तो इसका अर्थ है कि Word कुछ ऐसी जानकारी ढूँढने में असमर्थ है जिसकी आवश्यकता इसे फ़ील्ड को सम्मिलित करने के लिए है. (मेल नहीं खाता) के आगे वाले तीर पर क्लिक करें और फिर अपने डेटा स्रोत से उस फ़ील्ड का चयन करें, जो मेल मर्ज के लिए आवश्यक फ़ील्ड के संगत हो.

        नोट: यदि आप डेटाबेस फ़ील्ड सूची से कोई फ़ील्ड सम्मिलित करते हैं और फिर बाद में ऐसे डेटा स्रोत पर स्विच करते हैं जिसमें समान नाम का कोई स्तंभ नहीं है, तो Word उस फ़ील्ड जानकारी को मर्ज किए गए दस्तावेज़ में सम्मिलित करने में असमर्थ होगा.

    • Microsoft Office Outlook संपर्कों से कस्टम फ़ील्ड्स

      Outlook के अंतर्गत मेल मर्ज प्रारंभ करना अपने मुख्य दस्तावेज़ में कस्टम संपर्क फ़ील्ड्स को शामिल करने का केवल एक तरीका है. पहले उन फ़ील्ड्स के साथ, जिनका आप मर्ज में उपयोग करना चाहते हैं, अपने संपर्कों के दृश्य को सेटअप करें. फिर मेल मर्ज प्रारंभ करें. आपके द्वारा इच्छित सेटिंग्स का चयन करने के बाद, Word स्वचालित रूप से प्रारंभ करता है और आप मर्ज पूर्ण कर सकते हैं.

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अपने संपर्कों का दृश्य सेट अप करना, जो कस्टम फ़ील्ड को शामिल करता है

  1. Outlook संपर्कों में, दृश्य टैब पर, दृश्य परिवर्तित करें पर क्लिक करें और फिर सूची पर क्लिक करें.

  2. स्तंभ शीर्षक पर राइट-क्लिक करें, और तब शार्टकट मेनू पर फ़ील्ड चयनकर्ता पर क्लिक करें.

  3. फ़ील्ड चयनकर्ता संवाद बॉक्स के ऊपर ड्रॉप-डाउन सूची में, फ़ोल्डर में यूज़र-डिफ़ाइंड फ़ील्ड का चयन करें.

  4. उस फ़ील्ड को खीचें, जिसे आप संवाद बॉक्स से स्तंभ शीर्षकों पर जोड़ना चाहते हैं. एक छोटा लाल तीर फ़ील्ड को इच्छित स्थान पर रखने में मदद करता है.
    संपर्क फ़ोल्डर दृश्य में फ़ील्ड चयनकर्ता द्वारा कस्टम फ़ील्ड खींचना

    आप नीचे नया पर क्लिक करके फ़ील्ड चयनकर्ता संवाद बॉक्स में नई फ़ील्ड जोड़ सकते हैं.

  5. आपके द्वारा दृश्य में सभी कस्टम फ़ील्ड जोड़ने के बाद, फ़ील्ड चयनकर्ता संवाद बॉक्स बंद करें.

  6. उस फ़ील्ड को निकालने के लिए जिसे आप मेल मर्ज में शामिल नहीं करना चाहते हैं, सूची दृश्य में स्तंभ शीर्षक में फ़ील्ड नाम पर क्लिक करें और इसे स्तंभ शीर्षक से दूर ले जाएँ.

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Outlook से मेल मर्ज चलाना

  1. Outlook संपर्कों में, Shift को दबाकर रखते हुए व्यक्तिगत संपर्कों की श्रेणी का चयन क्लिक करते हुए और Ctrl को दबा कर रखते हुए क्लिक करते हुए व्यक्तिगत संपर्कों का चयन करें. यदि आप दृश्य के वर्तमान में दृश्यमान सभी संपर्कों को शामिल करना चाहते हैं, तो किसी भी संपर्क पर क्लिक न करें.

  2. मुखपृष्ठ टैब पर, मेल मर्ज क्लिक करें.

  3. यदि आपने मेल मर्ज में सम्मिलित करने के लिए व्यक्तिगत संपर्कों का चयन किया है, तो केवल चयनित संपर्क पर क्लिक करें. यदि आप दृश्य के वर्तमान में दृश्यमान सभी संपर्कों को शामिल करना चाहते हैं, तो वर्तमान दृश्य के सभी संपर्क पर क्लिक करें.

  4. यदि आपने सूची दृश्य को कॉन्फ़िगर किया है ताकि वह निश्चित रूप से उसी फ़ील्ड को प्रदर्शित करें, जिसे आप मेल मर्ज में उपयोग करना चाहते हैं, तो वर्तमान दृश्य में संपर्क फ़ील्ड पर क्लिक करें. अन्यथा, मेल मर्ज में सभी संपर्क फ़ील्ड्स को उपलब्ध बनाने के लिए सभी संपर्क फ़ील्ड पर क्लिक करें.

  5. यदि आप मेल मर्ज के लिए नया मुख्य दस्तावेज़ जनरेट करना चाहते हैं, तो नया दस्तावेज़ पर क्लिक करें. अन्यथा, मौजूदा दस्तावेज़ पर क्लिक करें और फिर मुख्य दस्तावेज़ के रूप में उपयोग करने के लिए दस्तावेज़ का पता लगाने हेतु ब्राउज़ करें क्लिक करें.

  6. यदि आप चुने गए संपर्कों और फ़ील्ड्स को सहेजना चाहते हैं, ताकि इन्हें पुनः उपयोग किया जा सके, तो स्थायी फ़ाइल चेक बॉक्स का चयन करें और फ़ाइल को सहेजने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें. डेटा को Word दस्तावेज़ में अल्पविराम-सीमांकित डेटा के रूप में सहेजा जाता है.

  7. दस्तावेज़ प्रकार के अंतर्गत, मेलिंग लेबल्स पर क्लिक करें.

  8. ठीक पर क्लिक करें. जब दस्तावेज़ Word में खुलता है, तो मेलिंग टैब पर फ़ील्ड्स लिखें और सम्मिलित करें समूह में, मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें के पास वाले तीर पर क्लिक करें और फिर उन फ़ील्ड्स पर क्लिक करें जिन्हें आप लेबल मुख्य दस्तावेज़ में जोड़ना चाहते हैं.

  • आपके द्वारा पहला लेबल अपने अनुसार सेट किए जाने के बाद, फ़ील्ड्स लिखें और सम्मिलित करें समूह में, लेबल अद्यतन करें पर क्लिक करें.

    Word पहले लेबल के लेआउट को अन्य सभी लेबल्स में दोहराता है.

  • आप मर्ज फ़ील्ड वर्णों («« »») को मैन्युअली नहीं लिख सकते या Word में सम्मिलित करें मेनू पर प्रतीक आदेश का उपयोग करें. आपको मेल मर्ज का उपयोग करना चाहिए.

  • यदि मर्ज फ़ील्ड्स धनुकोष्ठक के अंदर प्रकट होते हैं, जैसे कि {MERGEFIELD City }, तो Word फ़ील्ड परिणामों के बजाय फ़ील्ड कोड्स प्रदर्शित कर रह है. यह मेल मर्ज को प्रभावित नहीं करता है, लेकिन यदि इसके बजाय आप परिणामों को प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो फ़ील्ड कोड पर दायाँ-क्लिक करें और फिर फ़ील्ड कोड्स टॉगल करें क्लिक करें

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मर्ज किया गया डेटा स्वरूपित करना

डेटाबेस और स्प्रैडशीट प्रोग्राम्स, जैसे Access और Excel उस जानकारी को संग्रहीत करते हैं, जिन्हें आप कक्षों में अपरिष्कृत डेटा के रूप में लिखते हैं . स्वरूपण, जैसे कि फ़ॉन्ट्स और रंग, जिन्हें आप Access या Excel में लागू करते हैं, अपरिष्कृत डेटा के साथ संग्रहित नहीं किए जाते. जब आप डेटा फ़ाइल से Word दस्तावेज़ में जानकारी को मर्ज करते हैं, तो आप स्वरूपण को लागू किए बिना अपरिष्कृत डेटा को मर्ज कर रहे होते हैं.

दस्तावेज़ में डेटा स्वरूपित करने के लिए, मेल मर्ज फ़ील्ड का चयन करें और उसे स्वरूपित करें जैसे कि आप किसी भी पाठ को स्वरूपित करते हैं. यह सुनिश्चित करें कि चयन में शेवरॉन वर्ण (« ») शामिल हैं जो कि फ़ील्ड को घेरे हैं.

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चरण 6: लेबल्स का पूर्वावलोकन और मुद्रण करना

आपके द्वारा मूल लेबल में फ़ील्ड्स जोड़ने के बाद जिसे आपने लेबल मुख्य दस्तावेज़ में कॉन्फ़िगर किया है, आप मेल मर्ज परिणामों का पूर्वावलोकन करने के लिए तैयार हैं. आपके द्वारा पूर्वावलोकन से संतुष्ट होने के बाद, आप मेल मर्ज पूर्ण करें और लेबल्स मुद्रित करें. इसके बाद आप आगे के उपयोग के लिए लेबल मुख्य दस्तावेज़ को सहेज सकते हैं.

मेल मर्ज का पूर्वावलोकन करना

आप अपने लेबल्स का पूर्वावलोकन कर सकते हैं और मेल मर्ज के वास्तविक रूप से पूर्ण होने से पहले परिवर्तन कर सकते हैं.

पूर्वावलोकन देखने के लिए, मेलिंग टैब के परिणाम पूर्वावलोकन करें समूह में निम्नलिखित में से कोई एक करें:

पूर्वावलोकन परिणाम समूह दिखाता हुआ Word में, मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  • परिणाम पूर्वावलोकन करें पर क्लिक करें.

  • मेलिंग टैब पर परिणाम पूर्वावलोकन करें समूह में अगला अभिलेख और पिछला अभिलेख बटन क्लिक करके प्रत्येक लेबल होते हुए पृष्ठ में जाएँ.

  • प्राप्तकर्ता ढूँढें पर क्लिक करके किसी विशिष्ट लेबल दस्तावेज़ का पूर्वावलोकन करें.

नोट: मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स को खोलने के लिए, मेलिंग टैब पर मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह में प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें क्लिक करें, जहाँ आप सूची को फ़िल्टर कर सकते हैं या मर्ज से प्राप्तकर्ताओं को निकाल सकते हैं यदि आप ऐसे रिकॉर्ड्स देखते हैं जिन्हें आप शामिल नहीं करना चाहते.

नोट: Word पृष्ठ पर लेबल्स के प्रपत्र को लेआउट करने के लिए तालिका का उपयोग करता है. जैसे ही आप लेबल्स पर पेज करते हैं, सक्रिय रिकॉर्ड तालिका के प्रथम पंक्ति में प्रदर्शित होते हैं, अनुवर्ती कक्ष में प्रदर्शित निम्न रिकॉर्ड्स के साथ.

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मेल मर्ज पूर्ण करना

लेबल्स को मुद्रित करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. मेलिंग टैब पर, समाप्त करें समूह में, समाप्त करें और मर्ज करें पर क्लिक करें, और फिर दस्तावेज़ मुद्रित करें पर क्लिक करें.

समाप्त और मर्ज आदेश और इसकी विकल्प दिखाता हुआ Word में, मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  1. चुनें कि क्या लेबल्स का संपूर्ण सेट मुद्रित करना है या केवल वह लेबल जो वर्तमान में दृश्यमान है या लेबल्स का कोई विशिष्ट सबसेट.

व्यक्तिगत लेबल्स परिवर्तित करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. मेलिंग टैब पर, समाप्त करें समूह में, समाप्त करें और मर्ज करें पर क्लिक करें, और फिर व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें पर क्लिक करें.

    समाप्त और मर्ज आदेश और इसकी विकल्प दिखाता हुआ Word में, मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  2. चुनें कि क्या आप लेबल्स का पूर्ण सेट मुद्रित करना चाहते हैं, केवल वह लेबल जो वर्तमान में दृश्यमान है या लेबल्स का कोई विशिष्ट सबसेट मुद्रित करना चाहते हैं. Word ऐसे लेबल्स सहेजता है जिसे आप किसी अलग फ़ाइल पर संपादित करना चाहते हैं.

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चरण 7: भावी उपयोग के लिए लेबल्स को सहेजना

याद रखें कि मर्ज किए हुए लेबल्स जिन्हें आप सहेजते हैं, उस मूल लेबल से अलग हैं जिसे आपने लेबल मुख्य दस्तावेज़ में कॉन्फ़िगर किया था. लेबल मुख्य दस्तावेज़ को ही सहेजना एक अच्छा विचार है यदि आप इसे किसी अन्य मेल मर्ज के लिए उपयोग करने की योजना बना रहे हैं.

जब आप लेबल मुख्य दस्तावेज़ सहेजते हैं, तो आप इसका डेटा फ़ाइल से कनेक्शन भी साथ में सहेजते हैं. अगली बार जब आप लेबल मुख्य दस्तावेज़ खोलेंगे, तो Word आपको लेबल मुख्य दस्तावेज़ में फिर से डेटा फ़ाइल से जानकारी को मर्ज करने या न करने के विकल्प का संकेत देगा.

  • मर्ज किए गए पहले रिकॉर्ड से सूचना के साथ दस्तावेज को खोलने के लिए हाँ पर क्लिक करें.

  • यदि आप नहीं पर क्लिक करते हैं, तो Word लेबल मुख्य दस्तावेज़ और डेटा फ़ाइल के बीच कनेक्शन को तोड़ता है, लेबल मुख्य दस्तावेज़ को मानक Word दस्तावेज़ के रूप में फिर से स्वरूपित करता है और फ़ील्ड्स को पहले रिकॉर्ड की अनन्य जानकारी से बदलता है.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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