Excel डेटा के साझाकरण और सहयोग का ओवरव्यू

Excel डेटा साझा करना

Microsoft Excel में व्यावसायिक जानकारी और डेटा को साझा करने, विश्लेषण करने और संचार करने के कई तरीके हैं. डेटा साझा करने के जिस तरीके को आप चुनते है वह कई कारकों पर निर्भर करता है, इसके सहित कि आप कैसे अन्यों को डेटा दिखाना या डेटा पर कार्य कराना चाहते हैं. उदाहरण के लिए, क्या आप संवेदी या महत्वपूर्ण जानकारी को संशोधित होने से रोकने को रखना चाहते हैं या क्या आप उपयोगकर्ताओं को डेटा परिवर्तन या संपादित करने की अनुमति देने चाहते हैं? शायद आपको उन उपयोगकर्ताओं के साथ डेटा साझा करने कि आवश्यकता हो जिनके पास Excel न हो या उनके कंप्यूर्टस पर Excel के भिन्न संस्करण हों. हो सकता है कि आप अपनी कार्यपुस्तिका का निश्चित संस्करण साझा करना चाहते हों जिसे आसानी से ईमेल और मुद्रित रूप में भेजा जा सके.

यह आलेख एक ओवरव्यू है, जो वर्णन करता है कि Excel में डेटा कैसे साझा करें, आपको और अन्य लोगों को डेटा को देखने और उस पर कार्य करने के लिए क्या आवश्यकताएँ हैं और डेटा साझा करने से संबद्ध सीमाओं के बारे में. इसमें अधिक विस्तृत आलेखों के लिए लिंक्स भी शामिल होते हैं.

इस आलेख में

कार्यपुस्तिका के एक ही संस्करण को बनाए रखते हुए डेटा साझा करने के लिए SharePoint Services का उपयोग करना

दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर पर संग्रहित कार्यपुस्तिकाओं पर सहयोग करना

दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर में आपनी कार्यपुस्तिका सहेजना

ई-मेल, फ़ैक्स या मुद्रण द्वारा डेटा वितरित करना

ई-मेल के द्वारा कार्यपुस्तिकाएँ भेजना

कार्यपुस्तिकाएँ फ़ैक्स करना

कार्यपुस्तिका मुद्रित करना

Excel के पिछले संस्करणों का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ताओं के साथ कार्यपुस्तिकाएँ आदान-प्रदान करना

उन उपयोगकर्ताओं को कार्यपुस्तिकाएँ वितरित करना जिनके पास Excel नहीं है

PDF या XPS स्वरूपों के उपयोग से अपने डेटा को देखने और मुद्रित करने के लिए डेटा के निश्चित संस्करण वितरित करना

अन्य फ़ाइल स्वरूपों में कार्यपुस्तिकाएँ वितरित करना

एकाधिक उपयोगकर्ताओं को कोई कार्यपुस्तिका एक साथ संपादित करने की अनुमति देना

कार्यपुस्तिका की प्रतियाँ वितरित करना और फिर प्रत्येक प्रति से डेटा मर्ज करना या समेकित करना

कार्यपुस्तिकाएँ वितरित करना और उनमें से प्रत्येक से परिवर्तन मर्ज करना

कार्यपुस्तिकाएँ वितरित करना और एकाधिक कार्यपत्रकों से डेटा समेकित करना

कार्यपुस्तिका के एक ही संस्करण को बनाए रखते हुए डेटा साझा करने के लिए SharePoint Services का उपयोग करना

यदि आपके पास SharePoint Services की ऐसी स्थापना तक पहुँच प्राप्त है जो Excel Calculation Services चलाने में सक्षम है(एक ऐसा सर्वर जैसे कि इसे भी Excel Services सक्षम वाला संदर्भित किया गया है), आप कार्यपुस्तिका को ऐसे सर्वर पर सहेज सकते हैं ताकि अन्य उपयोगकर्ता वेब ब्राउज़र में इस तक या इसके भाग तक पहुँच प्राप्त कर सकें.

वेब ब्राउज़र में, उपयोगकर्ता ग्रिड में कार्यपत्रक देख सकते हैं और सहभागिता के साथ साथ कार्यपुस्तिका में परिकलन कर सकते हैं, स्नैपशॉट्स बना सकते हैं, डेटा ताज़ा कर सकते हैं और मान अलग कर सकते हैं. कार्यपुस्तिकाएँ डैशबोर्ड रिपोर्ट्स में भी उपयोग की जा सकती हैं. (कार डैशबोर्ड के सामान, डैशबोर्ड विज़ुअल रूप से महत्वपूर्ण डेटा सारांश प्रपत्र में प्रदर्शित करता है ताकि उपयोगकर्ता एक नज़र में वह जानकारी प्राप्त कर सकें जो उन्हें चाहिए.) इसके अतिरिक्त, कार्यपुस्तिका डेटा को ब्राउज़र में देखने के लिए उपयोगकर्ताओं को अपने स्थानीय कंप्यूटर्स पर Excel स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है.

निम्नलिखित रेखांकन डैशबोर्ड रिपोर्ट में प्रकाशित कार्यपुस्तिका डेटा का उपयोग प्रदर्शित करता है.

डैशबोर्ड रिपोर्ट में Excel डेटा

जब आप कार्यपुस्तिका प्रकाशित करते हैं, तो संपूर्ण कार्यपुस्तिका सर्वर पर सहेज दी जाती है, लेकिन आप केवल कार्यपुस्तिका के वे भाग निर्दिष्ट कर सकते हैं (जैसे कि व्यक्तिगत कार्यपत्रक, नामित श्रेणियाँ या चार्टस) जो आप वेब ब्राउज़र पर प्रदर्शित करना चाहते हैं. आप ऐसे एकल कक्ष को निर्दिष्ट करके सहभागिता की अनुमति के लिए पैरामीटर्स सेट कर सकते हैं, जिन्हें कार्यपत्रक पर संपादित किया जा सकता है जो कि ब्राउजर में देखने योग्य हैं. उदाहरण के लिए, आप उन कक्षों को निर्दिष्ट कर सकते हैं जिनमें उपयोगकर्ता वे मान दर्ज कर सकते हैं जो कि अन्य कक्षों में सूत्रों द्वारा उपयोग किए गए हैं और फिर उपयोगकर्ता परिकलित किए गए परिणामों को देख सकते हैं.

SharePoint साइट पर कार्यपुस्तिका प्रकाशित करके डेटा साझा करें, जब:

  • आपके संगठन के पास Excel Services सक्षम है, जो कि, वह SharePoint सर्वर है जो Excel Calculation Services को चलाने में सक्षम है. Excel Calculation Services वह समान “इंजन” है, जिसका उपयोग Excel डेस्कटॉप प्रोग्राम डेटा का परिकलन करने, चार्टस बनाने और प्रदर्शित करने और कई अन्य क्रियाओं को निष्पादित करने के लिए करता है.

  • आप किसी केंद्रीय, सुरक्षित स्थान पर कार्यपुस्तिका या कार्यपत्रक की केवल एक प्रति रखना चाहते हैं.

  • उपयोगकर्ताओं को ब्राउज़र का उपयोग करके डेटा के साथ विश्लेषण, चार्ट, पिवट और सहभागिता करने की आवश्यकता है. उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर Excel स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है.

  • आप सुरक्षित रहने और कार्यपत्रक मॉडल्स और मॉडल्स को पॉप्युलेट करने वाले डेटा को सुरक्षित रखने में मदद चाहते हैं. आप उपयोगकर्ताओं को केवल देखने की अनुमति दे सकते हैं ताकि वे ब्राउज़र में कार्यपत्रक देख सकें, लेकिन Excel या किसी अन्य क्लायंट (डेस्कटॉप) प्रोग्राम का उपयोग करके सीधे कार्यपत्रक पर पहुँच प्राप्त नहीं कर सकें. इसके अतिरिक्त, आप कार्यपत्रक के उन भागों को नियंत्रित कर सकते हैं जिन्हें ब्राउज़र में उपयोगकर्ता देख सकते हैं.

  • आप किसी वेब पृष्ठ पर डैशबोर्ड रिपोर्ट में किसी कार्यपुस्तक का उपयोग करना चाहते हैं जहाँ आप महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट जानकारी को त्वरित रूप से देख सकते हैं और उनका विश्लेषण कर सकते हैं.

  • अद्यतन रिपोर्ट के बारे में आप उपयोगकर्ताओं को चेतावनी देने के लिए रिपोर्टिंग सुविधाओं का उपयोग करना चाहते हैं.

अधिक जानकारी के लिए, SharePoint साइट पर कार्यपुस्तिका प्रकाशित करना देखें.

पृष्ठ का शीर्ष

दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर पर संग्रहित कार्यपुस्तिकाओं पर सहयोग करना

जब आप किसी केंद्रीय स्थान में एक या अधिक कार्यपुस्तिका को सहयोग के लिए उपलब्ध करना चाहते हैं, तो आप उन्हें दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर पर सहेज सकते हैं. दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर आपको दस्तावेज़ प्रबंधन सुविधाएँ, जैसे कि स्वचालित वर्कफ़्लोज़ और साझा की गई दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ का उपयोग करने में, दस्तावेज़ को चेक इन और चेक आउट करने में सक्षम बनाता है. इसके अतिरिक्त, यदि आपके पास SharePoint Services है, तो आप अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए सहयोग हेतु दस्तावेज़ को अधिक आसान बनाने के लिए और सर्वर पर किए गए परिवर्तनों के साथ कार्यपुस्तिका की अपनी स्थानीय प्रतिलिपि को सिंक्रनाइज़ रखने के लिए इसे साझा किए गए कार्यस्थान पर सहेज सकते हैं.

दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर में आपनी कार्यपुस्तिका सहेजना

आप कार्यपुस्तिकाओं को दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर पर सहेज सकते हैं, जैसे कि SharePoint Services, ताकि दस्तावेज़ों पर सहभागिता के लिए और दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर द्वारा प्रदत्त विभिन्न दस्तावेज़ प्रबंधन सुविधाओं का लाभ लेने के लिए उपयोगकर्ताओं को कोई केंद्रीय स्थान दिया जा सके.

किसी दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर के उपयोग से सहयोग दें, जब:

  • आपको किसी दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर तक पहुँच प्राप्त है.

  • दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर से कार्यपुस्तिकाओं को खोलने और उपयोग करने के लिए उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर पर Excel स्थापित है.

  • आप दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर सुविधाओं का लाभ लेना चाहते हैं, जैसे कि:

    • स्वचालित वर्कफ़्लो, ताकि वे उपयोगकर्ता जो दस्तावेज़ पर कार्य करते हैं उन्हें सूचित किया जा सके और बताया जा सके कि वे कार्य की किस अवस्था (पुनरावलोकन, प्रतिक्रिया, अनुमोदन, इत्यादि) में सहभागी हैं, और ताकि उपयोगकर्ता आवश्यक जानकारी प्रदान कर सकें और आवश्यकतानुसार उस पर कार्य कर सकें.

    • दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ जहाँ पर आप कार्यपुस्तिकाएँ संग्रहित और व्यवस्थित कर सकते हैं.

    • कार्यपुस्तिकाओं पर चेक इन, चेक आउट करना और उनके संस्करण बनाना.

    • व्यवस्थापन और रिपोर्टिंग सुविधाएँ.

    • सहभागिता सुविधाएँ, जैसे कि दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट्स.

SharePoint साइट पर दस्तावेज़ लाइब्रेरी में कार्यपुस्तिका को प्रकाशित करने के लिए, सुनिश्चित करें कि साइट उपलब्ध है, और निम्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, सहेजें और भेजें पर क्लिक करें और SharePoint पर सहेजें क्लिक करें.

  2. इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में, सर्वर स्थान और कार्यपुस्तिका का नाम चुनें और फिर सहेजें पर क्लिक करें.
    आपके सहेजें पर क्लिक करने से पहले, आप प्रकाशन के लिए या तो व्यक्तिगत कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका में आइटम्स (जैसे कि नामित श्रेणियाँ, चार्टस या PivotTables) चुनने के लिए प्रकाशन विकल्प पर क्लिक करें और आप पैरामीटर्स भी बना सकते हैं.

चाहे आप कार्यपत्रक या आइटम्स चुनते हों या पैरामीटर्स बनाते हों, इस पर ध्यान दिए बिना संपूर्ण कार्यपुस्तिका को हमेशा दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सहेजा जाता है. हालाँकि, प्रकाशित विकल्प जो आप चुनते हैं, वह प्रभावित कर सकता है कि उपयोगकर्ता को ब्राउज़र दृश्य में क्या दिखे क्या नहीं.

पृष्ठ का शीर्ष

ई-मेल, फ़ैक्स या मुद्रण द्वारा डेटा वितरित करना

शायद Excel डेटा को साझा करने के सबसे अधिक प्रचलित तरीकों में कार्यपुस्तिकाओं को ई-मेल या फ़ैक्स से भेजना और मुद्रण और कार्यपुस्तिकाओं की हार्ड प्रतियाँ वितरित करना है. कार्यपुस्तिका को वितरित करने के लिए ई-मेल, फ़ैक्स या मुद्रण का उपयोग करें, जब:

  • आपके पास एक ई-मेल प्रोग्राम है जैसे कि Microsoft Outlook.

  • आपके पास कोई फ़ैक्स मशीन या फ़ैक्स सॉफ़्टवेयर और एक इंटरनेट कनेक्शन है.

  • आपके पास प्रिंटर है और आप अपने डेटा की हार्ड प्रतियाँ संदर्भ के लिए वितरित करना चाहते हैं.

ई-मेल के द्वारा कार्यपुस्तिकाएँ भेजना

आप Excel या अपने ई-मेल प्रोग्राम द्वारा कोई कार्यपुस्तिका भेज सकते हैं. Excel से कोई कार्यपुस्तिका भेजने के लिए, आप जो कार्यपु‍स्तिका भेजना चाहते हैं उसे खोलें, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, सहेजें और भेजें पर क्लिक करें और फिर ईमेल के उपयोग द्वारा भेजें पर क्लिक करें.

कार्यपुस्तिकाएँ फ़ैक्स करना

यदि आप किसी फ़ैक्स सेवा प्रदाता के साथ साइन अप हैं या यदि आपके पास फ़ैक्स सॉफ़्टवेयर और इंटरनेट कनेक्शन या फ़ैक्स मॉडम है, तो आप Excel से कार्यपुस्तिका को फ़ैक्स कर सकते हैं. आप अपनी कार्यपुस्तिका भी मुद्रित कर सकते हैं और फिर फ़ैक्स मशीन का उपयोग करके इसे फ़ैक्स कर सकते हैं.

Excel से कार्यपुस्तिका फ़ैक्स करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके पास इंटरनेट कनेक्शन है और यह कि आपने फ़ैक्स प्रदाता के साथ साइन अप किया है. उस कार्यपुस्तिका को खोलें जिसमें वह जानकारी शामिल है जिसे आप फ़ैक्स करना चाहते हैं, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, सहेजें और भेजें पर क्लिक करें, और फिर इंटरनेट फ़ैक्स के रूप में भेजें पर क्लिक करें.

कार्यपुस्तिका मुद्रित करना

आप Excel से आसानी से कार्यपुस्तिका मुद्रित कर सकते हैं. इससे पहले कि आप वह कार्यपत्रक मुद्रित करें जिसमें कि बड़ी मात्रा में डेटा या चार्ट्स शामिल हों, आप त्वरित रूप से पृष्ठ लेआउट दृश्य में व्यावसायिक दिखने वाले परिणामों को प्राप्त करने के लिए इसे ठीक कर सकते हैं. इस दृश्य में, आप डेटा का लेआउट और स्वरूप परिवर्तित कर सकते है जैसा कि आप साधारण दृश्य में करते हैं. लेकिन आप डेटा की चौड़ाई और ऊँचाई को मापने के लिए मापनी का उपयोग कर सकते हैं, पृष्ठ ओरिएंटेशन परिवर्तित करें, पृष्ठ शीर्षलेख और पादलेख जोड़ें या परिवर्तित करें, मुद्रण के लिए हाशिए सेट करें और पंक्ति और स्तंभ शीर्षकों को छुपाएं और प्रदर्शित करें.

Excel से मुद्रण पर अधिक जानकारी के लिए, कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका मुद्रित करना देखें.

पृष्ठ का शीर्ष

Excel के पिछले संस्करणों का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ताओं के साथ कार्यपुस्तिकाएँ आदान-प्रदान करना

जब आप उन अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ कार्यपुस्तिका आदान-प्रदान करना चाहते हैं, जो हो सकता है कि Excel का पिछला संस्करण उपयोग कर रहे हो, आप अपनी कार्यपुस्तिका Excel XML या बाइनरी स्वरूप (.xlsx या .xlsb) के बजाय Excel 97-2003 स्वरूप (.xls) में सहेज सकते हैं और संगतता मोड में दस्तावेज़ पर कार्य कर सकते हैं. जब आप Excel 97-2003 कार्यपुस्तिका खोलते हैं, तो संगतता मोड स्वचालित रूप से सक्षम हो जाता है. जब आप पिछले संस्करण के फ़ाइल स्वरूप पर कार्य करते हैं, तो विज़ुअल क्यू संगतता मोड प्रोग्राम के शीर्षक पट्टी में प्रकट होता है.

संगतता मोड Excel 2010 के अंतर्गत सुविधाएँ दबाकर Excel 2010 और Excel 2003, Excel 2002, Excel 2000, और Excel 2007 कार्यपुस्तिका के बीच संगतता लागू करता है जो संभवत सामग्री जोड़ता है जो पिछले Office के साथ रिलीज़ के साथ असंगत है.

जब आप ऐसी कार्यपुस्तिका को सहेजते हैं जो संगतता मोड़ में खुलती है, तो Excel किसी संभावित संगतता समस्या को पहचानने के लिए स्वचालित रूप से संगतता परीक्षक चलाता है. यदि आप संगतता मोड़ का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो जब आप Excel के पिछले संस्करण के फ़ाइल स्वरूप पर कार्यपुस्तिका xlsx या .xlsb फ़ाइल स्वरूप में सहेजते हैं तब संगतता परीक्षक का भी उपयोग कर सकते हैं — उदाहरण के लिए, जब .xlsx (Excel XML स्वरूप) को .xls (Excel 97–2003 कार्यपुस्तिका) में कनवर्ट करते हैं. संगतता परीक्षक आपको कार्यपुस्तिका में किसी भी सामग्री के बारे में चेतावनी देता जो कि पिछले जारी रिलीज़ के साथ संगत नही हो सकती और इसलिए फ़ाइल स्वरूप कनवर्ज़न द्वारा प्रभावित हो सकते हैं.

संगतता मोड का उपयोग करें, जब:

  • आप अपनी कार्यपुस्तिका की प्रतियाँ Excel के पिछले संस्करणों पर कार्य कर रहे उपयोगकर्ताओं को वितरित करना चाहते हैं.

  • आप अपेक्षा करते हैं कि अन्य उपयोगकर्ता आपके द्वारा वितरित किए गए डेटा को परिवर्तित करना या किसी विशेष रूप में हेरफेर करना चाहेंगे.

  • आप चाहते हैं कि आपकी कार्यपुस्तिका के प्राप्तकर्ता डेटा पर कार्य करने के लिए Excel की परिचित सुविधाओं का उपयोग कर सकें.

संगतता मोड पर कार्य करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Excel के पिछले संस्करणों के साथ Office Excel 2010 का उपयोग करना देखें.

पृष्ठ का शीर्ष

उन उपयोगकर्ताओं को कार्यपुस्तिकाएँ वितरित करना जिनके पास Excel नहीं है

उन उपयोगकर्ताओं को अनुमति देने का श्रेष्ठ तरीका जिनके पास Excel डेटा से देखने और आदान-प्रदान करने के लिए Excel न हो, Excel Services का उपयोग करना है. यदि आपके पास Excel तक पहुँच प्राप्त नहीं है हालाँकि, आप कार्यपुस्तिका को PDF, XPS या अन्य फ़ाइल स्वरूपों में सहेज सकते हैं या फ़ाइल को अन्य फ़ाइल स्वरूप में सहेज सकते है और फिर अपने प्राप्तकर्ता को ई-मेल या फ़ैक्स के उपयोग से या फ़ाइल को उपयोगकर्ताओं की पहुँच वाले किसी नेटवर्क शेयर या वेब शेयर पर सहेज कर अपने प्राप्तकर्ताओं को भेज सकते हैं.

PDF या XPS स्वरूपों के उपयोग से अपने डेटा को देखने और मुद्रित करने के लिए डेटा के निश्चित संस्करण वितरित करना

आप मुद्रण, पोस्टिंग और ई-मेल वितरण के लिए, Excel डेटा को PDF (पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेट) या XPS (XML पेपर स्पेसिफ़िकेशन) स्वरूप मे सहेज सकते हैं. कार्यपत्रक को PDF या XPS फ़ाइल के रूप में सहेजना, आपको आसान वितरित प्रपत्र में जानकारी लेने देता है जो आपकी सभी स्वरूपण विशेषताएँ बनाए रखता है, लेकिन जिसे आपके आउटपुट की समीक्षा और मुद्रण करने के लिए Excel की आवश्यकता नहीं है.

अपने कार्यपत्रक को PDF या XPS स्वरूपों में सहेजें, जब:

  • आप ई-मेल द्वारा या किसी नेटवर्क या वेब सर्वर पर अपनी फ़ाइलों के निश्चित संस्करण वितरित करना चाहते हैं.

  • फ़ाइल प्राप्तकर्ताओं के पास Excel स्थापित नहीं है.

  • आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता जानकारी को आसानी से मुद्रित करे.

  • आप नहीं चाहते हैं कि कोई भी स्रोत डेटा को संशोधित करे.

  • आप नहीं चाहते हैं कि डेटा प्राय: अद्यतन होता रहे.

अपनी कार्यपुस्तिका को PDF या XPS में कनवर्ट करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, PDF या XPS के रूप में सहेजना देखें.

अन्य फ़ाइल स्वरूपों में कार्यपुस्तिकाएँ वितरित करना

आप Excel कार्यपुस्तिकाएँ विभिन्न फ़ाइल स्वरूपों में सहेज सकते हैं ताकि जिनके पास Excel नहीं है वे किसी अन्य अनुप्रयोग या डेटा सिस्टम में फ़ाइल खोल सकें.

आप Excel फ़ाइलों को XML फ़ाइल, पाठ फ़ाइल, वेब पृष्ठ (HTML फ़ाइल) और अन्य के रूप में सहेज सकते हैं. उन स्वरूपों की सूची के लिए जिस पर आप सहेज सकते हैं, Excel में समर्थित फ़ाइल स्वरूप देखें.

महत्वपूर्ण    जब आप अन्य फ़ाइल स्वरूप में सहेजते हैं तो सभी Excel सुविधाएं नहीं रखी जाती हैं. स्वरूप के आधार पर स्वरूपण अक्सर नहीं रखा जाती हैं और कभी सूत्र नहीं रखे जाते हैं. इसके अतिरिक्त, जब आप कुछ स्वरूप में सहेजते हैं, तो केवल सक्रिय पत्रक सहेजा जाता है. इसलिए, यदि आपके पास कार्यपुस्तिका में कई कार्यपत्रक हैं और आप सभी कार्यपत्रकों को विशिष्ट स्वरूप में सहेजना चाहते हैं तो आपको प्रत्येक कार्यपत्रक अलग से सहेजना होगा

कार्यपुस्तिकाओं को अन्य फ़ाइल स्वरूपों में सहेजें, जब:

  • आप डेटा साझा तो करना चाहते हैं परंतु आप स्वरूपण या Excel की विशेष सुविधाएँ साझा करना आवश्यक नहीं समझते.

  • आपके पास कोई XML-आधारित सिस्टम है और आप XML के उपयोग से डेटा स्थानांतरित करना चाहते हैं.

  • आपको अन्य सिस्टम्स में उपयोग के लिए साधारण फ़ाइल स्वरूप की आवश्यकता है.

  • आप वेब पर जानकारी पोस्ट करना चाहते हैं और आप Excel डेटा को अपनी वेब साइट में समेकित करने के लिए किसी वेब पृष्ठ के रूप में सहेजना चाहते हैं.

अन्य फ़ाइल स्वरूप में सहेजने के लिए, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें. इस रूप में सहेजें प्रकार सूची के आगे वाले तीर पर क्लिक करें और फिर सूची में फ़ाइल प्रकार पर क्लिक करें.

अन्य फ़ाइल स्वरूपों में सहेजने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कार्यपत्रक को अन्य फ़ाइल स्वरूप में सहेजना देखें.

पृष्ठ का शीर्ष

एकाधिक उपयोगकर्ताओं को कोई कार्यपुस्तिका एक साथ संपादित करने की अनुमति देना

यदि आप किसी कार्यपुस्तिका में एक से अधिक अन्य व्यक्तियों को एक साथ डेटा जोड़ने और संशोधित करने की अनुमति देना चाहते हैं, तो आप कार्यपुस्तिका को "साझा" के रूप में सेट कर सकते हैं और सहेज सकते हैं और तब इसे किसी नेटवर्क शेयर (कोई वेब सर्वर नहीं) पर डाल सकते हैं.

साझा कार्यपुस्तिका संवाद बॉक्स का भाग

साझा कार्यपुस्तिका का उपयोग करें, जब:

  • आप एक कार्यपुस्तिका में एकाधिक उपयोगकर्ताओं को संपादन करने की सुविधा देना चाहते हैं और आपको मूल डेटा में संशोधन, संपादन, जोड़ने और हटाने में कोई समस्या नहीं है.

  • आपके पास कोई नेटवर्क शेयर है जिस पर कार्यपुस्तिका को सहेजा जाना है और जिस तक उपयोगकर्ताओं को पहुँच प्राप्त है.

    नोट: एक से अधिक उपयोगकर्ता उस साझा कार्यपुस्तिका में एक साथ परिवर्तन नहीं कर सकते, जो SharePoint Services साइट पर संग्रहीत है. यदि आप अपनी कार्यपुस्तिका SharePoint Services साइट पर संग्रहीत करना चाहते हैं, तो आपको सहयोग प्रयास के माध्यम से साझाकरण के बाद यह करना चाहिए.

  • आप कार्यपुस्तिका में किए गए परिवर्तनों का एक अभिलेख रखना चाहते हैं.

  • आपको निम्न सुविधाओं में बदलाव की अपेक्षा नहीं रखना चाहिए, जो किसी कार्यपत्रक के साझा किए जाने के बाद संशोधित नहीं किए जा सकते: मर्ज किए गए कक्ष, सशर्त स्वरूपण, डेटा मूल्यांकन, चार्ट्स, चित्र, ऑब्जेक्ट्स (साथ ही आरेखण ऑब्जेक्ट्स), हाइपरलिंक्स, परिदृश्य, आउटलाइंस, उप-योग, डेटा तालिकाएँ, PivotTable रिपोर्ट्स, कार्यपुस्तिका और कार्यपत्रक सुरक्षा और मेक्रोज़.

महत्वपूर्ण:  Excel साझा कार्यपुस्तिका को पिछले संस्करण फ़ाइल स्वरूप पर सहेजना कार्यपुस्तिका से साझाकरण हटाता है और पुनरावलोकन इतिहास जो दस्तावेज़ का विरोध करता है और रिज़ॉल्यूशंस खो जाते हैं. यदि आपको पिछले संस्करण स्वरूप में कार्यपुस्तिका सहेजने की आवश्यकता हो, तो हो सकता है कि आप पहले पुनरावलोकन इतिहस की प्रतिलिपि सहेजना चाहें.

कार्यपुस्तिका के स्वामी के रूप में, आप इसे प्रस्तुत करने के लिए स्वरूपण करने और दर्ज करने द्वारा साझा करने के लिए तैयार कर सकते हैं. जब आप समाप्त कर लें, तो समीक्षा टैब पर परिवर्तन समूह में कार्यपुस्तिका साझा करें पर क्लिक करें अपने विकल्प चुनें और फिर साझा नेटवर्क (वेब सर्वर नही है) पर कार्यपुस्तिका सहेजें जो कि अभीष्ट उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध है. वैकल्पिक रूप से, कार्यपुस्तिका में ट्रैकिंग परिवर्तित करने से अन्य उपयोगकर्ता को बचाने के लिए, समीक्षा टैब पर परिवर्तन समूह में कार्यपुस्तिका सुरक्षित और साझा करें पर क्लिक करें.

Excel रिबन छवि

प्रत्येक बार जब आप साझा कार्यपुस्तिका सहेजते हैं, अंतिम बार जब आपने साझा कार्यपुस्तिका सहेजी थी, तो आपको अन्य उपयोगकर्ता द्वारा सहेजे गए परिवर्तनों के साथ संकेत दिया जाता है. यदि आप प्रगति को मॉनिटर करने के लिए साझा कार्यपुस्तिका खोले रखना चाहते हैं, तो Excel आपको स्वचालित रूप से परिवर्तनों के साथ अद्यतन करने देगा, आपके द्वारा निर्दिष्ट किए गए समय के अंतराल पर, अपनी कार्यपुस्तिका को सहेजकर या सहेजे बिना.

जब आप साझा कार्यपुस्तिका पर परिवर्तन सहेजते हैं, तो हो सकता है कि वह अन्य व्यक्ति जो कार्यपुस्तिका संपादित कर रहा है, समान कक्षों पर परिवर्तनों को सहेजे. इस स्थिति में, परिवर्तन विरोध करते हैं और आपको विरोध रिज़ॉल्यूशन संवाद बॉक्स के साथ संकेत दिया जाता है, ताकि आप चुन सकें कि कौन से परिवर्तन रखने हैं.

साझा कार्यपुस्तिकाओं को सेट करने और साझा कार्यपुस्तिका का उपयोग करना के बारे में अधिक जानकारी के लिए, सहयोग के लिए साझा कार्यपुस्तिका का उपयोग करनादेखें.

पृष्ठ का शीर्ष

कार्यपुस्तिका की प्रतियाँ वितरित करना और फिर प्रत्येक प्रति से डेटा मर्ज करना या समेकित करना

कार्यपुस्तिकाएँ वितरित करना और उनमें से प्रत्येक से परिवर्तन मर्ज करना

कार्यपुस्तिका की प्रतियाँ वितरित करने के लिए और फिर कई प्रतियाँ से परिवर्तनों को मर्ज करने के लिए, आपको कार्यपुस्तिका को साझा कार्यपुस्तिका के रूप में सेटअप करने की आवश्यकता है.

अधिक जानकारी के लिए, साथ-साथ कार्यपुस्तिका को संपादित करने के लिए एकाधिक उपयोगकर्ताओं को अनुमति देना अनुभाग देखें.

अंतर यह है कि कई कार्यपुस्तिका को कई उपयोगकर्ताओं के लिए संपादन हेतु एक स्थान में सहेजने के बजाय, आप कार्यपुस्तिका की प्रतियाँ वितरित कर सकते हैं और उपयोगकर्ताओं को परिवर्तन करने की अनुमति दें और फिर परिवर्तित कार्यपुस्तिकाओं को स्वयं को वापस भेजें. आप कार्यपुस्तिका को एक स्थान में संग्रहीत कर सकते है और फिर कार्यपुस्तिका की तुलना करें और मर्ज करें पर क्लिक करें. आप परिवर्तनों की समीक्षा कर सकते हैं और उन परिवर्तनों को रख सकते हैं जो आप रखना चाहते हैं और एक मास्टर कार्यपुस्तिका में उपयोग करना चाहते हैं. त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी पर कार्यपुस्तिकाओं की तुलना करें और मर्ज करें जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, विकल्प पर क्लिक करें और फिर त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी श्रेणी पर क्लिक करें.

  2. इससे आदेश चुनें सूची में, सभी आदेशों पर क्लिक करें.

  3. कार्यपुस्तिका की तुलना करें और मर्ज करें का चयन करें, जोड़ें पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

तुलना करें और मर्ज करें सुविधा का उपयोग करें, जब:

  • आप अनेक मुख्य उपयोगकर्ताओं से प्राप्त इनपुट को एकत्र करना चाहते हैं, परंतु आप किए गए और मूल संस्करण में स्वीकार किए गए परिवर्तनों पर और अधिक नियंत्रण चाहते हैं.

  • आप अनेक उपयोगकर्ताओं को पहुँच देने के लिए एक केंद्र स्थान में कार्यपुस्तिका संग्रहीत नहीं करना चाहते, लेकिन आप इसके बजाय कार्यपुस्तिका की प्रतियाँ चाहते हैं (उदाहरण के लिए, ई-मेल में).

  • आप अपने द्वारा स्वीकार किए गए परिवर्तनों का अभिलेख रखना चाहते हैं.

  • आप साझा की गईं कार्यपुस्तिकाओं की सीमाओं को स्वीकार कर सकते हैं (एकाधिक उपयोगकर्ताओं को कार्यपुस्तिका को एक साथ संपादित करने की अनु‍मति देना अनुभाग देखें).

कार्यपुस्तिकाएँ वितरित करना और एकाधिक कार्यपत्रकों से डेटा समेकित करना

यदि आप समान या समरूप लेआउट के लिए कार्यपत्रक को सेटअप करें और उन कार्यपत्रकों पर कार्य करने के लिए अन्य उपयोगकर्ताओं को भेजें, आप मास्टर कार्यपत्रक पर उन सभी उपयोगकर्ताओं को परिणाम को सारांश या रिपोर्ट कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपके प्रत्येक क्षेत्रीय कार्यालय के लिए आपके पास व्यय आँकड़ों की एक कार्यपुस्तिका है, तो आप मास्टर कॉर्पोरेट व्यय कार्यपत्रक में इन आँकड़ों को रोल अप करने के लिए डेटा समेकन का उपयोग कर सकते हैं.

डेटा समेकन के उदाहरण

डेटा समेकन का उपयोग करें, जब:

  • आप विभिन्न प्रमुख उपयोगकर्ताओं से इनपुट एकत्र करना और उसे किसी एक मुख्य कार्यपत्रक में दर्ज करना चाहते हैं.

  • आप अनेक उपयोगकर्ताओं को पहुँच देने के लिए एक केंद्र स्थान में कार्यपुस्तिका संग्रहीत नहीं करना चाहते, लेकिन आप इसके बजाय कार्यपुस्तिका की प्रतियाँ चाहते हैं (उदाहरण के लिए, ई-मेल में).

  • आपके पास हैं या आप समान या एकरूप कार्यपत्रक बनाना चाहते हैं जिनसे समेकन किया जाना है.

डेटा समेकित करने के लिए, डेटा टैब पर, डेटा उपकरण समूह में, समेकित करें क्लिक करें और फिर समेकित‍ किए जाने वाले इच्छित डेटा का संदर्भ लिखें या चयन करें.

Excel रिबन छवि

आपके पास डेटा समेकित करने के लिए कई विकल्प हैं. आप इसके द्वारा डेटा समेकित कर सकते हैं:

स्थिति     जब सभी कार्यपत्रकों पर डेटा समान क्रम और स्थान पर व्यवस्थित हो जाएगा तब यह विकल्प चुनें.

श्रेणी     इस विकल्प को तब चुनें जब प्रत्येक कार्यपत्रक डेटा अलग प्रकार से व्यवस्थित करता है परंतु पंक्ति और स्तंभ लेबल्स एक ही रखता है, जिसका उपयोग आप डेटा के मिलान में कर सकते हैं.

3-डी सूत्र     जब कार्यपत्रकों के पास नियमित प्रतिमान न हो तो यह विकल्प चुनें. आप उन सूत्रों को बना सकते हैं जो कक्ष को प्रत्येक डेटा की श्रेणी में संदर्भित करता है जिसे आप संगठित कर रहे हैं. सूत्र जो एकाधिक कार्यपत्रकों पर कक्ष को संदर्भित करते हैं उन्हें 3-डी सूत्र कहा जाता है.

अधिक जानकारी के लिए, एकल कार्यपत्रक में एकाधिक कार्यपत्रकों से डेटा समेकित करना देखें.

पृष्ठ का शीर्ष

अपने कौशल का विस्तार करें
प्रशिक्षण का अन्वेषण करें
पहले नई सुविधाएँ प्राप्त करें
Office प्रतिभागी में शामिल हों

क्या यह जानकारी मददगार थी?

आपकी प्रतिक्रिया के लिए आपको धन्यवाद!

आपकी प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद! ऐसा लगता है आपको हमारे किसी Office सहायता एजेंट से कनेक्ट करना मददगार हो सकता है.

×