Excel और Access के बीच डेटा का आदान-प्रदान करें (प्रतिलिपि बनाएँ, आयात करें, निर्यात करें)

Microsoft Office Access और Microsoft Office Excel के बीच डेटा आदान-प्रदान करने के‍ लिए अनेक तरीके हैं.

  • Access से Excel में डेटा लाने के लिए, आप Access डेटा पत्रक से डेटा की प्रतिलिपि बना सकते हैं और उसे Excel कार्यपत्रक में चिपका सकते हैं, Excel कार्यपत्रक से Access डेटाबेस में कनेक्ट करें, या Excel कार्यपत्रक में Access डेटा निर्यात करें.

  • Excel से Access में डेटा लाने के लिए, आप किसी Excel कार्यपत्रक से डेटा की प्रतिलिपि बना सकते हैं और इसे Access डेटापत्रक में चिपका सकते हैं, Access तालिका में Excel कार्यपत्रक आयात कर सकते हैं, Access तालिका से Excel कार्यपत्रक लिंक कर सकते हैं.

    नोट्स: 

    • Excel and Access के बीच "शब्द" आयात का भिन्न अर्थ है. Excel में, जब आप आयात करते हैं, तो आप ताज़ा किए जा सकने वाले डेटा से स्थायी कनेक्शन बनाते हैं. Access में, जब आप आयात करते हैं, तो आप डेटा को Access में एक बार लाते हैं, लेकिन स्थायी डेटा कनेक्शन के बिना.

    • आप Excel कार्यपुस्तिका को Access डेटाबेस के रूप में नहीं सहेज सकते. और Excel और Access में Excel डेटा से Access डेटाबेस बनाने की क्षमता होती है.

आप क्या करना चाहते हैं?यदि आपका डेटा Access में है और आप Excel के डेटा पर कार्य करना चाहें:यदि आपका डेटा Excel में है और आप Access के डेटा पर कार्य करना चाहें:

Excel में Access डेटा में कार्य करें

Access में Excel डेटा पर कार्य करें

Excel में Access डेटा में कार्य करें

आप डेटा विश्लेषण और चार्टिंग सुविधाएँ, डेटा प्रबंधन और लेआउट में सुविधा, या अनेक फ़ंक्शंस जो Access में उपलब्ध नहीं हैं, का लाभ लेने के लिए Excel कार्यपुस्तिका में Access डेटा पर कार्य करना चाह सकते हैं.

Excel में Access डेटा की प्रतिलिपि बनाना

Access से, आप डेटापत्रक दश्य से डेटा की प्रतिलिपि बना सकते हैं और डेटा को Excel कार्यपत्रक में चिपका सकते हैं.

  1. Access प्रारंभ करें, और तब तालिका, क्वेरी, या प्रतिलिपि बनाने हेतु अभिलेखों वाले प्रपत्र खोलें.

  2. मुख पृष्ठ टैब पर, दृश्य क्लिक करें, और तब डेटापत्रक दृश्य क्लिक करें.

  3. प्रतिलिपि बनाने के लिए इच्छित अभिलेखों का चयन करें.

    यदि आप ‍कोई विशेष स्तंभों को चयन करना चाहते हैं, तो सन्निकट स्तंभ शीर्ष से खींचें.

  4. मुख पृष्ठ टैब पर, क्लिपबोर्ड समूह में, प्रतिलिपि बनाएँ बटन छवि क्लिक करें.

    Excel रिबन छवि

    कुंजीपटल शॉर्टकट  आप CTRL+C भी दबा सकते हैं.

  5. Excel प्रारंभ करें, और तब वह कार्यपत्रक खोलें, आप जिसमें डेटा चिपकाना चाहते हैं.

  6. कार्यपुस्तिका क्षेत्र के ऊपरी-बाएँ कोने में वहाँ क्लिक करें जहाँ आप पहले फ़ील्ड नाम को दिखाना चाहते हैं.

    यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रतिलिपि बनाए गए अभिलेख मौजूदा अभिलेखों को नहीं बदलते, यह ध्यान रखें कि कार्यपत्रक में क्लिक करने वाले कक्ष के दाएँ और नीचे कोई डेटा नहीं है.

  7. मुख पृष्ठ टैब पर, क्लिपबोर्ड समूह में, चिपकाएँ बटन छवि क्लिक करें.

    कुंजीपटल शॉर्टकट  आप CTRL+V भी दबा सकते हैं.

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Excel में Access डेटा निर्यात करें

Access में निर्यात विज़ार्ड का उपयोग कर, आप कोई Access डेटाबेस ऑब्जेक्ट निर्यात कर सकते हैं, जैसे कि तालिका, क्वेरी, या प्रपत्र, या Excel कार्यपत्रक में दृश्य से चयनित अभिलेख. जब आप कोई निर्यात कार्रवाई करते हैं, तो आप भविष्य में उपयोग के लिए विवरण सहेज सकते हैं, और निश्चित अंतराल में अपने आप चलने के लिए निर्यात कार्रवाई शेड्यूल भी कर सकते हैं.

Access से Excel में डेटा निर्यात करने के लिए सामान्य परिदृश्य निम्न हैं:

  • डेटा पर कार्य करने के लिए आपका विभाग या कार्यसमूह Access और Excel दोनों का उपयोग करता है. आप Access डेटाबेस में डेटा संग्रहीत करते हैं, लेकिन आप डेटा का विश्लेषण करने और विश्लेषण के परिणाम वितरित करने के लिए Excel का उपयोग करते हैं. आपकी टीम आवश्यकता अनुसार वर्तमान में Excel में डेटा निर्यात करती है, लेकिन आप यह प्रक्रिया और प्रभावशाली बनाना चाहेंगे.

  • आप Access के बहुत पुराने उपयोगकर्ता हैं, लेकिन आपके प्रबंधक Excel में ही रिपोर्ट्स देखना चाहते हैं. निश्चित अंतराल पर, आप Excel में डेटा की प्रतिलिपि बनाने का कार्य करते हैं, लेकिन आप समय बचाने के लिए यह प्रक्रिया स्वचालित करना चाहेंगे.

Access से Excel में डेटा निर्यात करने पर अधिक जानकारी के लिए, Access सहायता प्रणाली देखें.

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Excel में Access डेटा से कनेक्ट करें

Excel में ताज़ा करने योग्य Access डेटा लाने के लिए, आप अधिकतर Office डेटा कनेक्शन फ़ाइल (.odc) में संग्रहीत, Access डेटाबेस के लिए कोई कनेक्शन बना सकते हैं, और किसी तालिका या क्वेरी से सभी डेटा प्राप्त कर सकते हैं. Access डेटा से कनेक्ट होने का मुख्य लाभ यह है कि आयात करने के बजाय आप Access से बार बार डेटा की प्रतिलिपि बनाए बिना या निर्यात किए बिना, Excel में निश्चित अंतराल पर इस डेटा को विश्लेषित कर सकते हैं. डेटा से कनेक्ट होने के बाद, आप अपनी Excel कार्यपुस्तिका अपने आप डेटाबेस नई जानकारी से अद्यतन होने पर, मूल Access डेटाबेस से ताज़ा (या अद्यतन) भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप वर्तमान माह का डेटा होने के लिए प्रत्येक माह में वितरित की जाने वाली Excel सारांश बजट रिपोर्ट अद्यतन करना चाह सकते हैं.

  1. कक्ष को वहाँ क्लिक करें जहाँ आप Access डेटाबेस का डेटा रखना चाहते हैं.

  2. डेटा टैब पर, बाहरी डेटा प्राप्त करें समूह में, Access से क्लिक करें.

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  3. इसमें देखें सूची में, आयात करने के लिए इच्छित Access डेटाबेस डबल-क्लिक करें.

    तालिका का चयन करें संवाद बॉक्स में, आयात करने के लिए इच्छित तालिका या क्वेरी क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

  4. डेटा आयात करें संवाद बॉक्स में, निम्न कार्य करें:

    • चुनें कि आप इस डेटा को कैसे देखना चाहते हैं के तहत, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

      • डेटा को किसी तालिका के रूप में देखने के लिए, तालिका का चयन करें.

      • डेटा को किसी PivotTable रिपोर्टके रूप में देखने के लिए, PivotTable रिपोर्ट का चयन करें.

      • डेटा को PivotChart रिपोर्ट और PivotTable रिपोर्ट के रूप में देखने के लिए, PivotChart और PivotTable रिपोर्ट का चयन करें.

    • वैकल्पिक रूप से, आयात डेटा के स्वरूपण, और लेआउट विकल्पों को ताज़ा करें सेट करने के लिए गुण क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

    • आप डेटा को कहाँ रखना चाहते हैं? के तहत निम्न में से कोई एक कार्य करें:

      • चयनित स्थान पर डेटा वापस ले जाने के लिए, मौजूदा कार्यपत्रक क्लिक करें.

      • नए कार्यपत्रक के ऊपरी-बाएँ कोने में डेटा वापस लाने के लिए, नया कार्यपत्रक क्लिक करें.

  5. ठीक क्लिक करें.

    Excel आपके द्वारा निर्दिष्ट स्थान में बाहरी डेटा श्रेणी को रखता है.

डेटा में कनेक्ट होने के लिए अधिक जानकारी के लिए, बाहरी डेटा (आयात) से कनेक्ट करें देखें.

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Access में Excel डेटा पर कार्य करें

Access डेटा प्रबंधन, सुरक्षा, या एकाधिक उपयोगकर्ता सुविधाओं का लाभ लेने के लिए आप Access डेटाबेस में Excel डेटा पर कार्य करना चाह सकते हैं. वैसे तो Access में अनेक उपयोगी सुविधाएँ हैं, ऐसी दो सुविधाएँ हैं, जो उपयोगकर्ता विशेषकर उनके Excel डेटा के लिए उपयोगी पाते हैं:

  • रिपोर्ट    यदि आप Access रिपोर्ट्स बनाने से परिचित हैं और आप इस प्रकार की रिपोर्ट में अपना Excel डेटा सारांशित करना और व्यवस्थि‍त करना चाहते हैं, तो आप कोई Access रिपोर्ट बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अधिक सुविधाजनक रिपोर्ट्स बना सकते हैं, जैसे कि समूह और सारांश रिपोर्ट्स, मुद्रित लेबल्स, और ग्राफ़िकल रिपोर्ट्स.

  • प्रपत्र    यदि आप Excel में डेटा ढूँढने या प्रदर्शित करने के लिए प्रपत्र का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप कोई Access प्रपत्र बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने कार्यपत्रक में स्तंभ से किसी भिन्न क्रम में फ़ील्ड्स प्रदर्शित करने के लिए कोई Access प्रपत्र बना सकते हैं, या एक ही स्क्रीन में आसानी से डेटा की लंबी पंक्ति देख सकते हैं.

Access प्रपत्रों और रिपोर्ट्स पर कार्य करने के लिए अधिक जानकारी हेतु, Access सहायता प्रणाली देखें.

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Access में Excel डेटा की प्रति बनाएँ

Excel से, आप किसी कार्यपत्रक दृश्य में डेटा की प्रतिलिपि बना सकते हैं और तब डेटा को Access डेटापत्रक में चिपका सकते हैं.

नोट: यदि आप किसी कार्यपत्रक से डेटापत्रक में एकाधिक फ़ील्ड्स से डेटा चिपकाना चाहें, तो सुनिश्चित करें कि स्तंभ प्रतिलिपि बनाने वाले डेटा के क्रम से मेल खाता है. जब आप एकादिक फ़ील्ड्स से किसी प्रपत्र में डेटा चिपकाते हैं, तो Access डेटा को फ़ील्ड्स में स्रोत फ़ील्ड के समान नाम के साथ, प्रपत्र में उनके क्रम पर निर्भर हुए बिना, चिपकाता है. यदि प्रतिलिपि बनाने वाले डेटा में वे फ़ील्ड्स हैं, जो लक्ष्य प्रपत्र में मौजूद नहीं हैं, तो Access आपसे केवल मेल खाने वाले नामों वाले फ़ील्ड्स चिपकाने के लिए पूछता है, Access लक्ष्य प्रपत्र के टैब क्रम के अनुसार फ़ील्ड्स चिपकाता है, और हो सकता है कि यह इच्छित क्रम न हो. यदि स्रोत फ़ील्ड नाम, लक्ष्य फ़ील्ड नाम से भिन्न हों, तो आप किसी प्रपत्र के बजाय डेटापत्रक में डेटा चिपकाना चाह सकते हैं.

  1. Excel प्रारंभ करें, और तब वह डेटा वाला कार्यपत्रक खोलें जिसकी आप प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं.

  2. प्रतिलिपि बनाने के लिए इच्छित पंक्तियों का चयन करें.

  3. मुख पृष्ठ टैब पर, क्लिपबोर्ड समूह में, प्रतिलिपि बटन छवि क्लिक करें.

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    कुंजीपटल शॉर्टकट  आप CTRL+C भी दबा सकते हैं.

  4. Access प्रारंभ करें, और तब वह तालिका, क्वेरी, प्रपत्र खोलें जिसमें आप पंक्तियाँ चिपकाना चाहते हैं.

  5. डेटापत्रक टैब पर, दृश्य समूह में, दृश्य क्लिक करें और फिर डेटापत्रक दृश्य क्लिक करें.

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  6. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • अभिलेखों को बदलने के लिए, उन अभिलेखों का चयन करें, और तब मुख पृष्ठ टैब पर, क्लिपबोर्ड समूह में, चिपकाएँ बटन छवि क्लिक करें.

      Access रिबन छवि

      कुंजीपटल शॉर्टकट  आप CTRL+V भी दबा सकते हैं.

    • नए अभिलेख के रूप में डेटा जोड़ने के लिए, मुख पृष्ठ टैब पर, क्लिपबोर्ड समूह में, संपादन मेनू पर पीछे चिपकाएँ क्लिक करें.

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Access में Excel डेटा आयात करें

Access डेटाबेस में Excel से डेटा संग्रहीत करने के लिए, और तब उस पर से Access से डेटा का उपयोग करने और प्रबंधन करने के लिए, आप डेटा आयात कर सकते हैं. जब आप डेटा आयात करते हैं, Access नई और मौजूदा तालिका में Excel में डेटा बदले बिना डेटा संग्रहीत करता है. आप आयात कार्रवाई के दौरान एक समय में केवल एक कार्यपत्रक आयात कर सकते हैं. एकाधिक कार्यपत्रकों से डेटा आयात करने के लिए, प्रत्येक कार्यपत्रक से कार्रवाई आयात करें.

Access में Excel से डेटा आयात करने के लिए सामान्य परिदृश्य निम्न हैं:

  • आप Excel के पुराने उपयोगकर्ता हैं, लेकिन आगे, आप डेटा पर कार्य करने के लिए Access का उपयोग करना चाहते हैं. आप अपने Excel कार्यपत्रक से एक या अधिक नए Access डेटाबेस में डेटा ले जाना चाहते हैं

  • आपका विभाग या कार्यसमूह Access का उपयोग करता है, लेकिन आप कभी-कभी Excel स्वरूप में डेटा प्राप्त करते हैं, जो Access डेटाबेस में मर्ज किया जाना चाहिए. आप ये Excel कार्यपत्रकों को प्राप्त करने पर आयात करना चाहते हैं.

  • आप अपने डेटा को प्रबंधित करने के लिए Access का उपयोग करें, लेकिन आपके अतिरिक्त टीम से जो साप्ताहिक रिपोर्ट्स आप प्राप्त करते हैं Excel कार्यपुस्तिकाएँ हैं. आप अपने डेटाबेस में निश्चित समय पर प्रत्येक सप्ताह डेटा आयात किया गया है, यह सुनिश्चित करने के लिए आयात प्रक्रिया स्ट्रीमलाइन करना चाहेंगे.

Excel से Access में डेटा आयात के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Access सहायता प्रणाली देखें.

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Access से Excel डेटा में लिंक करें

आप किसी तालिका के रूप में Access डेटाबेस में Excel श्रेणी को लिंक कर सकते हैं. जब आप Excel श्रेणी का प्रबंधन जारी रखने, और Access में उपलब्ध कराने की योजना बनाते हैं, तब इस तरीके का उपयोग करें. आप Excel के बजाय, Access डेटाबेस से इस प्रकार की लिंक बनाते हैं.

जब आप Excel कार्यपत्रक या नामित श्रेणी लिंक करते हैं, तो Access कोई नई तालिका बनाता है जो नए स्रोत कक्षों से लिंक की जाती है. Excel में स्रोत कक्षों में आप जो भी परिवर्तन करते हैं, वे लिंक की गई तालिका में प्रतिबिंबित होते हैं. यद्यपि, आप Access में संगत तालिका की सामग्री संपादित नहीं कर सकते. यदि आप डेटा जोड़ना, संपादित करना, हटाना चाहें, तो आपको स्रोत फ़ाइल में परिवर्तन करना चाहिए.

Access से Excel कार्यपत्रक में लिंक करने के लिए सामान्य परिदृश्य निम्न हैं:

  • आप Excel कार्यपत्रकों में अपना डेटा रखना जारी रखना चाहते हैं, लेकिन आप Access की प्रभावशाली रूप से क्वेरी करना और रिपोर्ट सुविधाओं का उपयोग करने में सक्षम हैं.

  • आपका विभाग या कार्यसमूह Access का उपयोग करते हैं, लेकिन बाहरी स्रोतों से डेटा, जिस पर आप कार्य करते हैं, Excel कार्यपत्रकों में है. आप बाहरी डेटा की प्रति प्रबंधित नहीं करना चाहते, लेकिन आप Access में कार्य करना चाहते हैं.

Access से Excel में डेटा लिंक करने पर अधिक जानकारी के लिए, Access सहायता प्रणाली देखें.

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