Create Content Organizer rules to route documents

इसमें विशिष्ट स्थानों पर दस्तावेज़ रूट करने के लिए नियमों को बनाना Microsoft SharePoint Server 2010 रिकॉर्ड्स को उनकी संबंधित SharePoint लाइब्रेरीज़ और फ़ोल्डर्स में फ़ाइल करने की प्रक्रिया तेज़ करने में मदद करता है. रिकॉर्ड्स प्रबंधन के एक प्रमुख घटक के रूप में, रिकॉर्ड्स को रूट करने के लिए नियमों को बनाना भी आपकी फ़ाइल योजना का भाग है. किसी भी SharePoint साइट को दस्तावेज़ रूटिंग के लिए सक्षम किया जा सकता है. यह आलेख आपको इसमें रिकॉर्ड्स व्यवस्थित और रूट करने के नियमों के बारे में दिखाता है SharePoint Server.

नोट:  आपको पहले सामग्री व्यवस्थापक सुविधा सक्षम करना और व्यवस्थापक को रिकॉर्ड्स रूट करने के लिए कॉन्फ़िगर करना आवश्यक है. सामग्री व्यवस्थापक सुविधा केवल साइट स्तर पर सक्रिय की जा सकती है. सामग्री आयोजक कॉन्फ़िगर करने के बारे में अधिक जानने के लिए, यह भी देखें के तहत लिंक्स देखें.

इस आलेख में

ओवरव्यू

दस्तावेज़ कहाँ से आ सकते हैं?

रूटिंग स्थान कौन निर्धारित करता है?

पहले चरण

दस्तावेज़ रूट करने के लिए नियमों को बनाना

ओवरव्यू

व्यवासायिक दस्तावेज़ कई विभिन्न स्रोतों से आते हैं और उन्हें अक्सर इस तरह से संग्रहीत किए जाने की आवश्यकता होती है जो नियामक अनुपालन और अभियोग के जोखिम को कम करता है. रिकॉर्ड्स रूट करने के लिए सामग्री आयोजक को कॉन्फ़िगर करने के बाद, आप विशिष्ट सामग्री आयोजक नियमों को स्थापित और प्रोग्राम कर सकते हैं जो आपको अनन्य व्यावसायिक नियमों और आवश्यकताओं के आधार पर स्वचालित रूप से रिकॉर्ड संग्रहीत करने में सक्षम बनाते हैं.

सामग्री प्रकारों के साथ उपयोग करने के साथ, किसी केंद्रीकृत एंटरप्राइज़ रिपॉसिटरी में दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से रूट करने के लिए नियमों को बनाना किसी लाइब्रेरी या फ़ोल्डर में दस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से अपलोड करने की आवश्यकता का स्थान लेता है. उपयोगकर्ता किसी भी दिए गए दस्तावेज़ के लिए पूर्वनिर्धारित मापदंड भरते हैं और पूर्वपरिभाषित रूटिंग नियमों के आधार पर, दस्तावेज़ को फिर सही लाइब्रेरी या फ़ोल्डर में रूट कर दिया जाता है. सामग्री आयोजक नियम SharePoint सूची के रूप में संग्रहीत किए जाते हैं.

सामग्री आयोजक आपको उन दस्तावेज़ों की अधिकतम संख्या मॉनीटर और नियंत्रित करने में भी मदद करता है जिन्हें किसी भी दी गई लाइब्रेरी में संग्रहीत किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, यदि कोई दस्तावेज़ किसी ऐसे लाइब्रेरी फ़ोल्डर में जोड़ा जाता है जिसकी अधिकतम सीमा 5000 आइटम्स की है, तो सामग्री आयोजक स्वचालित रूप से एक नया फ़ोल्डर बनाता है और दस्तावेज़ को उस फ़ोल्डर में रूट करता है.

दस्तावेज़ कहाँ से आ सकते हैं?

विशिष्ट लाइब्रेरीज़ या फ़ोल्डर्स में रूट किए जाने वाले दस्तावेज़ विभिन्न स्रोतों से आ सकते हैं. रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रिया के भाग के रूप में, दस्तावेज़ यहाँ से आ सकते हैं:

  • क्लाइंट अनुप्रयोग, जैसे Microsoft Word, जब आप इस रूप में सहेजें फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं.

    इस रूप में सहेजें

  • ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी में सीधे अपलोड, जो कि एक विशेष लाइब्रेरी होती है, जो तब बनाई जाती है जब आप किसी साइट के लिए सामग्री आयोजक को सक्रिय करते हैं.

    ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी में दस्तावेज़ों को अपलोड करना

  • किसी अन्य SharePoint साइट से आने पर यहाँ भेजें आदेश.

    दस्तावेज़ों को किसी अन्य स्थान पर भेजना

  • वेब सेवा के माध्यम से कोई तृतीय-पक्ष अनुप्रयोग.

  • प्रबंधित फ़ोल्डर का आदान-प्रदान करें - ईमेलों को रिकॉर्ड्स माना जा सकता है और अन्य दस्तावेज़ की तरह रूट किया जा सकता है.

रूटिंग स्थान कौन निर्धारित करता है?

दस्तावेज़ों को किसी रिकॉर्ड्स केंद्र साइट या किसी अन्य प्रकार की SharePoint साइट पर रूट किया जा सकता है. ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी, जो सामग्री आयोजक सुविधा सक्रिय करते समय स्वचालित रूप से बनाई जाती है, जो उस डिफ़ॉल्ट स्थान के रूप में कार्य करती है जहाँ दस्तावेज़ तब रूट किए जाते हैं, जब वे किसी पूर्वनिर्धारित मापदंड से मेल नहीं खाते. दस्तावेज़ रूटिंग प्रक्रिया में विभिन्न मुख्य तत्व होते हैं:

वेब सेवा या ई-मेल सबमिशन   अन्य SharePoint साइट्स या तृतीय-पक्ष अनुप्रयोग सामग्री आयोजक में दस्तावेज़ सबमिट कर सकते हैं. Exchange सामग्री आयोजक को दस्तावेज़ ईमेल कर सकते हैं. सही सामग्री प्रकार, मेटाडेटा और मेल खाने वाले नियमों वाले दस्तावेज़ या ई-मेल रिकॉर्ड्स स्वचालित रूप से सही लाइब्रेरी या फ़ोल्डर में भेजे जाते हैं.

लक्ष्य लाइब्रेरीज़ और फ़ोल्डर्स    सामग्री भंडारकर्ता या रिकॉर्ड्स प्रबंधक मैन्युअल रूप से ऐसी लाइब्रेरीज़ और फ़ोल्डर्स बना सकते हैं जहाँ दस्तावेज़ रूट किए जाने चाहिए.

साइट सामग्री प्रकार    इनकी आवश्यकता है और उपयोगकर्ता उपयुक्त साइट सामग्री प्रकारों को लक्ष्य लाइब्रेरीज में मैन्युअल रूप से जोड़ते हैं.

महत्वपूर्ण:  चूँकि सामग्री आयोजक केवल उन्हीं सामग्री प्रकारों पर कार्य करेंगे जो दस्तावेज़ सामग्री प्रकार हैं या उनसे व्युत्पन्न किए गए हैं, इसलिए आप इसे बड़ी सूचियाँ व्यवस्थित करने के लिए उपयोग नहीं कर सकते.

ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी    ऐसे दस्तावेज़ जिनमें किसी नियम से मेल खाने के लिए पर्याप्त मेटाडेटा नहीं होते, या जिनमें आवश्यक मेटाडेटा गुम होते हैं, ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी में भेजे जाते हैं इसलिए उपयोगकर्ता आवश्यक मेटाडेटा दर्ज कर सकते हैं. रूटिंग के लिए उपयोग किए जाने वाले सभी सामग्री प्रकार स्वचालित रूप से ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी से संबद्ध किए जाते हैं. आप सामग्री आयोजक को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं ताकि अपलोड किए गए सभी दस्तावेज़ अस्थायी रूप से ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी में रूट किए जाते हैं. सामग्री आयोजक कॉन्फ़िगर करने पर अधिक जानकारी के लिए, रिकॉर्ड्स रूट करने के लिए सामग्री आयोजक कॉन्फ़िगर करें देखें.

दस्तावेज़ रूटिंग सूची    यह सूची आपकी यह योजना बनाने में मदद करती है कि इस साइट में सामग्री को कैसे व्यवस्थित किया जाना चाहिए. आप इस सूची का उपयोग ऐसे नियमों को बनाने के लिए करते हैं जो यह सुनिश्चित करते हैं कि इस साइट पर सबमिट किए जाने वाले दस्तावेज़ सही स्थान पर रूट किए जाएँ और उनके गुण सही हों. सामग्री भंडारकर्ता या रिकॉर्ड्स प्रबंधक इस सूची को रूटिंग नियम बनाने, प्रबंधित करने और देखने के लिए करते हैं.

निम्न आरेख दिखाता है कि विशिष्ट मापदंड से मेल खाने के आधार पर दस्तावेज़ों और ईमेल्स किस प्रकार रूट किए जाते हैं.

सामग्री आयोजक का उपयोग करके दस्तावेज़ रूटिंग

पहले चरण

दस्तावेज़ों को रूट करने के लिए नियमों को बनाने हेतु आपको कुछ महत्वपूर्ण चरणों का पालन करने की आवश्यकता है.

  1. वे लाइब्रेरीज़ और फ़ोल्डर्स बनाएँ जिनमें आप दस्तावेज़ों को रूट करना चाहते हैं. आप रूट किए जाने वाले सभी प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए फ़ोल्डर बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, केवल ई-मेल रिकॉर्ड्स या Excel स्प्रेडशीट्स के लिए लाइब्रेरी बनाएँ. लाइब्रेरीज़ बनाने के बारे में जानकारी के लिए, यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स देखें.

  2. रूट किए जाने वाले दस्तावेज़ों के साथ सामग्री प्रकार संबद्ध होने चाहिए. इस तरीके से, सामग्री प्रकार उस मापदंड का भाग हो सकता है जो वह अंतिम स्थान निर्धारित करता है जहाँ कोई दस्तावेज़ संग्रहीत किया जाता है.

दस्तावेज़ रूट करने के लिए नियमों को बनाना

आपके द्वारा रिकॉर्ड रूटिंग सूची में जोड़े जाने वाले हर रिकॉर्ड प्रकार के लिए, आप एक रिकॉर्ड शीर्षक और विवरण निर्दिष्ट करते हैं. आप साइट में वह स्थान भी निर्दिष्ट करते हैं जहाँ रिकॉर्ड संग्रहीत किया जाता है. यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी प्रासंगिक रिकॉर्ड्स उपयुक्त स्थान पर रूट किए जाते हैं, आप रिकॉर्ड प्रकार के लिए वैकल्पिक नामों को निर्दिष्ट कर सकते हैं.

नोट:  आपके पास दस्तावेज़ रूट करने के लिए कम से कम साइट स्वामी अनुमतियाँ होना आवश्यक हैं.

  1. उस साइट पर नेविगेट करें जिसके लिए आप सामग्री आयोजक नियमों को बनाना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू से साइट क्रियाएँ मेनू , साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, साइट व्यवस्थापन अनुभाग के तहत, सामग्री आयोजक नियम पर क्लिक करें.

  4. वह नाम लिखें जो नियम की शर्तों और क्रियाओं का वर्णन करता हो.

  5. नियम स्थिति और प्राथमिकता अनुभाग में, चुनें कि नियम आवक सामग्री पर लागू किया जाना चाहिए या नहीं. यदि सक्रिय चयनित किया जाता है, तो ऐसी प्राथमिकता का चयन करें जो यह निर्धारित करेगी कि एक से अधिक सामग्री आयोजक नियम से मेल खाने पर सामग्री को कैसे रूट किया जाता है.

  6. इसके बाद, नियम को सामग्री प्रकार के साथ संबद्ध करें. ऐसा करके, व्यवस्थापक में किए जाने वाले सबमिशन चयनित सामग्री प्रकार से लेबल किए जाते हैं और नियम की शर्तों में उपयोग किए जाने वाले गुण पहचाने जाते हैं.

  7. उपयुक्त सामग्री समूह का चयन करें. आपके द्वारा चयनित समूह उन सामग्री प्रकारों को निर्धारित करता है जिन्हें आप अगले चरण में चुन सकते हैं.

  8. उपयुक्त सामग्री प्रकार का चयन करें.

  9. यदि आपके द्वारा चयनित सामग्री प्रकार का SharePoint साइट पर कोई वैकल्पिक नाम हो, तो वैकल्पिक नाम के तहत चेक बॉक्स का चयन करें, दी गई फ़ील्ड में वैकल्पिक नाम लिखें और फिर जोड़ेंपर क्लिक करें. वैकल्पिक सामग्री प्रकार नाम नीचे दिए गए सूची बॉक्स में दिखाई देते हैं.

  10. शर्तें अनुभाग में, वे शर्तें चुनें जिन्हें नियम के लिए सबमिशन के गुण से मेल करना आवश्यक है. उदाहरण के लिए, आप नियम को उन सभी दस्तावेज़ों पर लागू करना चाह सकते हैं जिनके शीर्षक में “बजट” शब्द हो. अन्य शर्त जोड़ें लिंक पर क्लिक करके आप और शर्तें जोड़ सकते हैं.

    नोट: गुण ड्रॉप-डाउन सूची से उपलब्ध गुण आपके द्वारा चरण 6 में चयनित सामग्री प्रकार के अनुसार अलग होते हैं.

  11. नियम से मेल खाने वाली सामग्री रखने के लिए कोई स्थान लिखें या ब्राउज़ करें. फ़ोल्डर्स में समान दस्तावेज़ समूहीकृत करने के लिए स्वचालित रूप से कोई फ़ोल्डर बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कोई ऐसा गुण हो जो आपके संगठन में प्रोजेक्ट के लिए सभी दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करता हो, तो आप व्यवस्थापक को प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाने के लिए बाध्य कर सकते हैं.

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