Business Contact Manager में फ़ोन लॉग्स का उपयोग करना

आप फ़ोन लॉग का Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में उपयोग कर, अपने खाता, अवसर, व्यावसायिक संपर्क, या व्यावसायिक प्रोजेक्ट के साथ अपने वार्तालाप का रिकॉर्ड करें रखने के लिए कर सकते हैं. जब आप फ़ोन लॉग बनाते हैं, तो आप कॉल की अवधि और वार्तालाप के बारे में टिप्पणि‍याँ रिकॉर्ड कर सकते हैं. आप अपने सहेजे गए फ़ोन लॉग्स संचार इतिहास फ़ोल्डर में देख सकते हैं. आप फ़ोन लॉग्स के साथ एक या अधिक रिकॉर्ड्स लिंक कर सकते हैं.

यह आलेख स्पष्ट करता है कि फ़ोन लॉग को किस तरह बनाया, लिंक, संपादित और हटाया जाता है.

आप क्या करना चाहते हैं?

फ़ोन लॉग बनाना और लिंक करना

मौजूदा फ़ोन लॉग को एक से अधिक रिकॉर्ड के साथ लिंक करना

फ़ोन लॉग संपादित करना

कोई फ़ोन लॉग हटाना

फ़ोन लॉग बनाना और लिंक करना

यदि आप रिकॉर्ड्स में रहते हुए फ़ोन लॉग बनाते हैं, तो वह स्वचालित रूप से उस रिकॉर्ड्स के साथ लिंक हो जाता है. आप फ़ोन लॉग भी बना सकते हैं और समान समय पर एक या अधिक रिकॉर्ड्स के साथ लिंक कर सकते हैं.

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, कार्यस्थान प्रदर्शित करने के लिए निम्न फ़ोल्डर्स में से कोई एक क्लिक करें:

    • संपर्क प्रबंधन.

    • विक्रय.

    • विपणन.

    • प्रोजेक्ट प्रबंधन.

  2. उस टैब पर क्लिक करें जिसमें आपके वांछित रिकॉर्ड हैं.

  3. निम्न में से कोई एक करें:

    • एकल रिकॉर्ड खोलने के लिए डबल-क्लिक करें.

    • एकाधिक रिकॉर्ड्स पर क्लिक करें, जिसे आप नए फ़ोन लॉग के साथ लिंक करना चाहते हैं.

      मैं एक से अधिक रिकॉर्ड का चयन कैसे करूँ?

      जो रिकॉर्ड्स एक-दूसरे के सन्निकट हैं, उनका चयन करने के लिए, SHIFT कुंजी दबाएँ और फिर उस समूह के पहले और अंतिम रिकॉर्ड पर क्लिक करें, जिसे आप जोड़ना चाहते हैं. असन्निकट रिकॉर्ड का चयन करने के लिए, CTRL कुंजी दबाएँ और फिर अलग-अलग रिकॉर्ड्स पर क्लिक करें. सभी रिकॉर्ड्स का चयन करने के लिए, एक पर क्लिक करें और फिर CTRL+A दबाएँ.

  4. रिबन पर, इतिहास आइटम जोड़ें समूह में, या तो फ़ोन लॉग पर क्लिक करें या अधिक पर क्लिक करें और फिर फ़ोन लॉग पर क्लिक करें.

  5. व्यवसायिक फ़ोन लॉग अनुभाग में, विषय टाइप करें और फ़ोन कॉल प्रकार पर क्लिक करें.

  6. कॉल अवधि रिकॉर्ड करने के लिए, रिबन पर, क्रियाएँ समूह में, टाइमर शुरु करें पर क्लिक करें.

    नोट:  जब आप फ़ोन लॉग बंद करते हैं, तो टाइमर रुक जाता है, और कुल अवधि स्वचालित रूप से फ़ोन लॉग प्रपत्र में जुड़ जाती है.

  7. टिप्पणि‍याँ अनुभाग में, अपने नोट्स टाइप करें.

  8. यदि आप अपनी लिखी टिप्पणियों का दिनांक और समय रिकॉर्ड करना चाहते हैं, तो समय स्टैम्प जोड़ें बटन पर क्लिक करें.

  9. सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें.

    जब आप फ़ोन लॉग सहेजते हैं, तो आपके फ़ोन कॉल का दिनांक और समय स्वचालित रूप से दर्ज हो जाते हैं. प्रत्येक चयनित रिकॉर्ड के इतिहास पृष्ठ पर फ़ोन लॉग सूचीबद्ध कर दिया जाता है.

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मौजूदा फ़ोन लॉग को एक से अधिक रिकॉर्ड के साथ लिंक करना

यदि आपको आवश्यकता हो, तो आप फ़ोन लॉग को एक से अधिक रिकॉर्ड के साथ लिंक कर सकते हैं. प्रत्येक बार जब आप फ़ोन लॉग को रिकॉर्ड के साथ लिंक करते हैं, तो लॉग की अन्य कॉपी संचार इतिहास फ़ोल्डर में दिखाई देती है.

  1. उस फ़ोन लॉग पर डबल-क्लिक करें, जिसे आप अन्य रिकॉर्ड से लिंक करना चाहते हैं.

  2. इससे लिंक करें बटन पर क्लिक करें.

  3. Business Contact Manager रिकॉर्ड से लिंक करें संवाद बॉक्स में, आइटम प्रकार सूची में, उस रिकॉर्ड प्रकार पर क्लिक करें जिसे आप फ़ोन लॉग से लिंक करना चाहते हैं.

  4. सूची में, उन रिकॉर्ड्स पर क्लिक करें जिन्हें आप फ़ोन लॉग से जोड़ना चाहते हैं.

मैं एक से अधिक रिकॉर्ड का चयन कैसे करूँ?

जो रिकॉर्ड्स एक-दूसरे के सन्निकट हैं, उनका चयन करने के लिए, SHIFT कुंजी दबाएँ और फिर उस समूह के पहले और अंतिम रिकॉर्ड पर क्लिक करें, जिसे आप जोड़ना चाहते हैं. असन्निकट रिकॉर्ड का चयन करने के लिए, CTRL कुंजी दबाएँ और फिर अलग-अलग रिकॉर्ड्स पर क्लिक करें. सभी रिकॉर्ड्स का चयन करने के लिए, एक पर क्लिक करें और फिर CTRL+A दबाएँ.

  1. लिंक किए गए रिकॉर्डस् के अंतर्गत, इससे लिंक करें क्लिक करें. आपके द्वारा चयनित रिकॉर्ड्स इससे लिंक करें बॉक्स में सूचीबद्ध होते हैं.

  2. ठीक पर क्लिक करें.

  3. सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें.

नोट:  यदि आइटम एक से अधिक रिकॉर्ड से लिंक किया गया है तो संचार इतिहास फ़ोल्डर आइटम को एक से अधिक बार सूचीबद्ध करता है. यदि आप एक रिकॉर्ड में किसी आइटम को संपादित करते हैं तो आइटम सभी लिंक किए गए रिकॉर्डस में परिवर्तित हो जाता है.

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फ़ोन लॉग संपादित करना

नोट:  यदि आप फ़ोन लॉग संपादित करते हैं जो कि एक से अधिक रिकॉर्ड से लिंक किया हुआ है तो फ़ोन लॉग सभी लिंक किए हुए रिकॉर्डस में परिवर्तित हो जाता है.

  1. आप जिस फ़ोन लॉग को संपादित करना चाहते हैं उस पर डबल-क्लिक करें.

  2. फ़ोन लॉग में अपने परिवर्तन करें.

  3. सहेजें और बंद करें क्लिक करें.

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कोई फ़ोन लॉग हटाना

यदि फ़ोन लॉग एकल रिकॉर्ड से लिंक है, और आप इसे रिकॉर्ड के संचार इतिहास में से हटा देते हैं, तो Outlook के लिए Business Contact Manager फ़ोन लॉग को हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में ले जाता है. हालाँकि, यदि अन्य रिकॉर्ड में फ़ोन लॉग के लिए लिंक हैं, तो फ़ोन लॉग केवल उस रिकॉर्ड से ही निकाला जाता है.

उदाहरण के लिए, यदि आप लीड रिकॉर्ड में से फ़ोन लॉग हटा देते हैं और फ़ोन लॉग व्यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड के साथ भी लिंक किया हुआ हो, तो व्यावसायिक संपर्क में फ़ोन लॉग विद्यमान रहता है.

युक्ति:  जब आप फ़ोन लॉग खोलते हैं, तो आप इससे लिंक करें बॉक्स में उन रिकॉर्डस को देख सकते हैं जिनसे इसे लिंक किया गया है.

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, कार्यस्थान प्रदर्शित करने के लिए निम्न फ़ोल्डर्स में से किसी एक पर क्लिक करें:

  • संपर्क प्रबंधन.

  • विक्रय.

  • विपणन.

  • प्रोजेक्ट प्रबंधन.

  • उस टैब पर क्लिक करें जिसमें वह रिकॉर्ड हैं जिसे आप चाहते हैं.

  • फ़ोन लॉग से लिंक के साथ रिकॉर्ड पर डबल-क्लिक करें जिसे आप हटाना चाहते हैं.

  • रिबन पर, दिखाएँ समूह में, इतिहास पर क्लिक करें.

  • फ़ोन लॉग पर राइट-क्लिक करें और फिर हटाएँ पर क्लिक करें.

  • सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें.

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