Business Contact Manager में प्रोजेक्ट कार्यों का उपयोग करना

व्‍यावसायिक प्रोजेक्ट पूर्ण करने में मदद करने के लिए, आप इसे प्रोजेक्ट कार्य की ऐसी श्रृंखला में विभाजित कर सकते हैं, जिसे आप उस क्रम में व्यवस्थित कर सकते हैं जिसमें उन्हें किए जाने की आवश्यकता है और आप इसे अपने टीम सदस्यों को असाइन कर सकते हैं.

प्रत्येक कार्य के लिए, आप प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक असाइन करते हैं. कार्य पर प्रगति करते ही, आप समाप्ति का स्तर अद्यतन कर सकते हैं. इस जानकारी के साथ, आप व्‍यावसायिक प्रोजेक्ट को पूरी समय रेखा में पट्टी चार्ट के रुप में देख सकते हैं. यह आपको प्रक्रिया में आप कहाँ है औऱ आपको कहाँ तक जाना है, उसका मददगार विज़ुअल देता है.

यह आलेख व्याख्या करता है कि प्रोजेक्ट कार्यों को कैसे बनाए, असाइन करें, अद्यतन करें और ट्रैक करें.

प्रोजेक्ट कार्य सहित, रिकॉर्ड्स कैसे हटाएँ के बारे में जानकारी के लिए Business Contact Manager रिकॉर्ड्स हटाएँ, देखें.

आप क्या करना चाहते हैं?

प्रोजेक्ट कार्य बनाना औऱ असाइन करना

नया प्रोजेक्ट कार्य बनाना

प्रोजेक्ट कार्य प्रपत्र पूर्ण करना

प्रोजेक्ट कार्य असाइन करना

अपने को असाइन किए गए प्रोजेक्ट कार्य का अद्यतन करना

प्रोजेक्ट कार्य अद्यतन करना

अपने व्यावसायिक प्रोजेक्ट के साथ लिंक किए गए प्रोजेक्ट कार्यों को ट्रैक करना

व्यक्तिगत व्यावसायिक प्रोजेक्ट में प्रोजेक्ट कार्यों को देखना

समय रेखा पर चार्ट प्रोजेक्ट कार्य

प्रोजेक्ट कार्य बनाना औऱ असाइन करना

जब आप व्‍यावसायिक प्रोजेक्ट बनाते हैं, जैसे विक्रय प्रस्तुति, तो यह कई प्रोजेक्ट कार्यों को शामिल कर सकता है. उदाहरण के लिए:

  • प्रस्तुति स्थान का प्रबंध करना

  • खान-पान का प्रबंध करना

  • विक्रय सामग्री बनाना, उत्पादन करना और वितरण करना.

आप इन कार्यों को किसी भी ऐसे व्यक्ति को असाइन कर सकते है, जिसके साथ आपने अपना व्यावसायिक संपर्क प्रबंध डेटाबेस साझा किया है.

नोट: आप फ़ाइलों को या ई-मेल संदेशों को प्रोजेक्ट कार्यों से लिंक नहीं कर सकते, लेकिन आप प्रोजेक्ट कार्य रिकॉर्ड के टिप्पणियाँ अनुभाग में फ़ाइलें और ई-मेल संदेश जैसे आइटम्स अनुलग्न कर सकते हैं.

नया प्रोजेक्ट कार्य बनाना

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, प्रोजेक्ट प्रबंधन पर क्लिक करें.

  2. रिबन पर, नया समूह में, नए प्रोजेक्ट कार्य पर क्लिक करें.

प्रोजेक्ट कार्य प्रपत्र पूर्ण करना

प्रोजेक्ट कार्य प्रपत्र सामान्य और विवरण पृष्ठों को शामिल करता है. सामान्य पृष्ठ डिफ़ॉल्ट रूप से प्रदर्शित होता है.

सामान्य पृष्ठ

आप इस दृश्य का उपयोग, किसे प्रोजेक्ट कार्य असाइन किया गया है, लिंक किए गए व्यावसायिक प्रोजेक्ट और नियत दिनांक, स्थिति सहित, अपने प्रोजेक्ट कार्य के बारे में जानकारी रिकॉर्ड करने के लिए कर सकते हैं.

प्रोजेक्ट कार्य जानकारी अनुभाग
  1. विषय बॉक्स में, प्रोजेक्ट कार्य (आवश्यक) के लिए नाम लिखें.

  2. टीम सदस्य या कर्मचारी को प्रोजेक्ट कार्य असाइन करें   इसे असाइन किया गया सूची में व्यक्ति के नाम पर क्लिक करें.

    नोट: इसे असाइन किया गया सूची में उन कर्मचारियों के नाम हैं, जिनके साथ आपने अपना Business Contact Manager डेटाबेस साझा किया है. अपने डेटाबेस को कैसे साझा करें, इस बारे में जानकारी के लिए, अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ अपना Business Contact Manager डेटा साझा करें देखें.

लिंक किया गया प्रोजेक्ट अनुभाग
  1. उस व्यावसायिक प्रोजेक्ट का चयन करने के लिए जिससे यह प्रोजेक्ट कार्य लिंक किया गया है (आवश्यक), इससे लिंक करें बटन पर क्लिक करें.

    नोट:  प्रोजेक्ट कार्य केवल एक व्यावसायिक प्रोजेक्ट से लिंक किया जा सकता है. यदि आपने व्यवसायिक प्रोजेक्ट प्रपत्र से इस प्रोजेक्ट कार्य को बनाया हैं, तो यह जानकारी पहले से दर्ज की जा चुकी है.

प्रोजेक्ट कार्य सेटिंग्स अनुभाग
  1. प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक बॉक्सेज़ में, कार्य के लिए प्रारंभ और नियत दिनांक दर्ज करें.

    प्रारंभ दिनांक के बारे में जानकारी रिकॉर्ड के शीर्ष पर, रिबन के अंतर्गत जोड़ी गई है.

  2. स्थिति बॉक्स में प्रोजेक्ट कार्य की स्थिति के वर्णन पर क्लिक करें.

  3. % पूर्ण बॉक्स में, 0 से 100 के बीच कोई संख्या दर्ज करें.

  4. यदि इस प्रोजेक्ट कार्य को असाइन किए गए व्यक्ति द्वारा ध्यान देने की आवश्यकता है, तो ध्यान आवश्यक चेक बॉक्स का चयन करें.

कार्य को Outlook करने के लिए पट्टी में व्यक्ति की कार्य सूची में जोड़ा गया है.

  1. प्राथमिकता बॉक्स में, प्रोजेक्ट कार्य के लिए निम्न, सामान्य या उच्च प्राथमिकता स्तर का चयन करें.

सूची अनुकूलित करने के लिए, इस सूची का संपादन करें पर क्लिक करें. सूची को कैसे अनुकूलित करें के बारे में जानकारी के लिए, रिकॉर्ड प्रकारों और सूचियाँ को बनाएँ और अनुकूलित करें आलेख में, “सूचियाँ बनाएँ या संपादित करें” अनुभाग देखें.

  1. इस प्रोजेक्ट कार्य के स्वामी के लिए अनुस्मारक सेट करने के लिए, अनुस्मारक चेक बॉक्स का चयन करें और फिर तीर पर क्लिक करें और दि‍नांक और समय का चयन करें.

टिप्पणियाँ अनुभाग
  1. टिप्पणियाँ लिखें या चिपकाएँ या फ़ाइलों या अन्य Outlook आइटम्स को अनुलग्न करें, जैसे टिप्पणियाँ फ़ील्ड में ई-मेल संदेश.

    नोट:  अनुलग्न की गई फ़ाइलें और Outlook आइटम्स, टिप्पणी फ़ील्ड में सूचीबद्ध हैं. लिंक किए गए व्यावसायिक प्रोजेक्ट के इतिहास पृष्ठ पर आइटम्स सूचीबद्ध नहीं हैं.

  2. अपनी टिप्पणियों पर दिनांक और समय जोड़ने के लिए, टाइम स्टैंप जोड़ें बटन पर क्लिक करें.

  3. यदि आप प्रोजेक्ट कार्य के बारे में जानकारी दर्ज करने का कार्य पूर्ण कर लें,तो सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें. अन्यथा, इस आलेख के अगले अनुभाग पर जारी रखें.

विवरण पृष्ठ

आप इस पृष्ठ का उपयोग समाप्ति दिनांक, पूर्ण किए गए कार्य के घंटों और किसी भी माइलेज जिसकी प्रतिपूर्ति की जा सके या जिसे ट्रैक करने की आवश्यकता है, को रिकॉर्ड करने के लिए कर सकते हैं.

  1. विवरण पृष्ठ प्रदर्शित करने के लिए, रिबन पर, दिखाएँ समूह में, विवरण पर क्लिक करें.

  2. वह दिनांक दर्ज करें जब समाप्ति दिनांक बॉक्स में प्रोजेक्ट कार्य पूर्ण हुआ था.

  3. इस कार्य के लिए अनुमानित कुल कार्य के घंटो की संख्या कुल कार्य बॉक्स में दर्ज करें.

  4. वास्ताविक कार्य के घंटो की संख्या को वास्ताविक कार्य बॉक्स में दर्ज करें.

  5. माइलेज बॉक्स में, इस प्रोजेक्ट के लिए बिल करने योग्य माइलेज दर्ज करें.

  6. सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें.

युक्ति:  आपके प्रोजेक्ट कार्य सहेजने के बाद, लिंक किए गए व्यावसायिक प्रोजेक्ट के प्रोजेक्ट कार्य जानकारी अनुभाग में उस कार्य का विवरण प्रदर्शित होता है.

पृष्ठ का शीर्ष

प्रोजेक्ट कार्य असाइन करना

नोट:  आप अन्य व्यक्ति को प्रोजेक्ट कार्य तभी असाइन कर सकते हैं यदि आपका Business Contact Manager डेटाबेस अन्य उपयोगकर्ता के साथ साझा किया गया हो. अपने डेटाबेस को कैसे साझा करें, इसके बारे में अधिक जानकारी के लिए, अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ अपना Business Contact Manager डेटा साझा करें देखें.

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, प्रोजेक्ट प्रबंधन पर क्लिक करें.

  2. सूची फलक में, प्रोजेक्ट कार्य टैब पर क्लिक करें और फिर इसे खोलने के लिए प्रोजेक्ट कार्य पर डबल-क्लिक करें.

  3. प्रोजेक्ट कार्य रिकॉर्ड पर, इसे असाइन किया गया सूची में, नाम पर क्लि‍क करें.

    नोट:  आप नामों को इसे असाइन किया गया सूची में तभी देख पाएँगे यदि आपने अपना डेटाबेस अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा किया है.

  4. सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें.

पृष्ठ का शीर्ष

अपने को असाइन किए गए प्रोजेक्ट कार्य का अद्यतन करना

व्यवसायिक प्रोजेक्ट की प्रगति के बारे में अप-टू-डेट रहने के लिए, आपको और आपके सहकर्मियों को कार्य करते हुए प्रोजेक्ट कार्यों को अद्यतन करने की आवश्यकता है. जब प्रोजेक्ट कार्य आपको असाइन किया जाता है, तो आप इसे Outlook करने के लिए पट्टी में देख सकते हैं.

कैसे?

  1. Outlook में, रिबन पर, दृश्य टैब पर क्लिक करें.

  2. लेआउट समूह में, करने के लिए पट्टी पर क्लिक करें, और फिर निम्न कार्य करें:

  3. यदि करने के लिए पट्टी प्रदर्शित नही होती है, तो सामान्य पर क्लिक करें.

  4. यदि कार्य सूची करने की पट्टी में शामि‍ल नहीं है, तो पूर्ववर्ती चरणों को दोहराएँ, और फिर कार्य सूची पर क्लिक करें.

प्रोजेक्ट कार्य अद्यतन करना

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, प्रोजेक्ट प्रबंधन पर क्लिक करें.

  2. सूची फलक में, प्रोजेक्ट कार्य टैब पर, प्रोजेक्ट कार्य खोलने के लिए डबल-क्लिक करें.

  3. प्रोजेक्ट कार्य सेटिंग्स अनुभाग में, वर्तमान स्थिति, प्रतिशत पूर्ण और यह अद्यतन करें कि व्यावसायिक प्रोजेक्ट स्वामी से कार्य को ध्यान की आवश्यकता है या नहीं.

  4. टिप्पणियाँ अनुभाग में, आप अन्य फ़ाइलों से टिप्पणियाँ को चिपका सकते हैं या इस फ़ील्ड में सीधे अपनी टिप्पणियों को लिख सकते हैं. अपनी टिप्पणियों पर दिनांक और समय जोड़ने के लिए, टाइम स्टैंप जोड़ें बटन पर क्लिक करें.

  5. सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें.

नोट:  आपके प्रोजेक्ट कार्य रिकॉर्ड सहेजने के बाद, लिंक किए गए व्यावसायिक प्रोजेक्ट रिकॉर्ड के प्रोजेक्ट कार्य जानकारी अनुभाग में इस कार्य से नवीनतम जानकारी प्रदर्शित होती है.

पृष्ठ का शीर्ष

अपने व्यावसायिक प्रोजेक्ट के साथ लिंक किए गए प्रोजेक्ट कार्यों को ट्रैक करना

यदि आप व्यावसायिक प्रोजेक्ट स्वामी हैं, तो आप प्रोजेक्ट कार्य गैजेट्स को देख कर, जैसे प्रोजेक्ट कार्य-नियत अगला, या व्यावसायिक प्रोजेक्ट रिकॉर्ड के प्रोजेक्ट कार्य जानकारी अनुभाग में प्रोजेक्ट कार्यों को देख कर प्रोजेक्ट कार्यों की प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं.

प्रोजेक्ट कार्य गैजेट्स आपके समस्त व्यावसायिक प्रोजेक्ट्स के लिए सभी प्रोजेक्ट्स कार्यों के बारे में जानकारी प्रदर्शित करते हैं.

प्रोजेक्ट प्रबंधन कार्यस्थान में गैजेट्स को कैसे प्रदर्शित किया जाए, के बारे में जानकारी के लिए, Business Contact Manager में गैजेट्स का उपयोग करें देखें.

व्यक्तिगत व्यावसायिक प्रोजेक्ट में प्रोजेक्ट कार्यों को देखना

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, प्रोजेक्ट प्रबंधन पर क्लिक करें.

  2. सूची फलक में, व्यावसायिक प्रोजेक्ट्स टैब पर, आप जिस व्यवसायिक प्रोजेक्ट की समीक्षा करना करना चाहते हैं, उस पर डबल-क्लिक करें.

    प्रोजेक्ट कार्य जानकारी अनुभाग में, प्रत्येक प्रोजेक्ट कार्य के बारे में जानकारी प्रदर्शित होती है. आप किसी भी प्रोजेक्ट कार्य को खोलने के लिए और अधिक विस्तृत जानकारी देखने के लिए डबल-क्लिक कर सकते हैं.

पृष्ठ का शीर्ष

समय रेखा पर चार्ट प्रोजेक्ट कार्य

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, प्रोजेक्ट प्रबंधन पर क्लिक करें.

  2. रिबन पर, रिपोर्ट्स टैब पर क्लिक करें.

  3. प्रोजेक्ट प्रबंधन समूह में, प्रोजेक्ट कार्य पर क्लिक करें और फिर प्रोजेक्ट कार्य - सभी का चयन करें.

  4. रिपोर्ट विंडो में, रिबन पर, सॉर्ट और फ़िल्टर करें समूह में फ़िल्टर पर क्लिक करें.

  5. फ़िल्टर प्रोजेक्ट कार्य संवाद बॉक्स में, उन्नत फ़िल्टर टैब पर क्लिक करें.

  6. फ़ील्ड नाम सूची से, इससे लिंक किया गया पर क्लिक करें. तुलना सूची से, बराबर पर क्लिक करें और फिर तुलना करें बॉक्स में, आप जिस व्‍यावसायिक प्रोजेक्ट को ट्रैक कर रहे हैं उसका नाम लिखें.

  7. ठीक पर क्लिक करें.

  8. रिबन पर, दिखाएँ समूह में, चार्ट पर क्लिक करें.

व्‍यावसायिक प्रोजेक्ट के प्रोजेक्ट, कार्य समय रेखा पर हरी कार्य पट्टियों के रुप में प्रदर्शित होते हैं. कार्य पट्टी के अंतर्गत काली रेखा पूर्ण कार्य के प्रतिशत को इंगित करती है.

युक्ति:  आप अतिरिक्त चार्ट तत्वों को प्रदर्शित कर सकते हैं. रिबन पर, चार्ट समूह में, लेबल्स पर क्लिक करें और फिर उन लेबल्स का चयन करें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं.

रिपोर्ट्स और फ़िल्टर्स के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Business Contact Manager में रिपोर्ट्स और चार्ट्स का उपयोग करेंऔर Business Contact Manager में फ़िल्टर रिकॉर्ड्स देखें.

पृष्ठ का शीर्ष

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