Business Contact Manager में डेटा आयात करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक उन व्यावसायिक रिकॉर्ड्स को आयात करना आसान बनाता है जो अन्य प्रोग्राम्स, जैसे Excel, या आपके Outlook संपर्क फ़ोल्डर में संग्रहीत होते हैं.

आप व्यावसायिक डेटा आयात करें विज़ार्ड का उपयोग करते हुए, अनुकूलनों के साथ, अपने खाते और व्यावसायिक संपर्कों के बारे में व्यावसायिक रिकॉर्ड्स को Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में आयात कर सकते हैं.

इस आलेख में

आयात करते समय ध्यान रखी जाने वाली बातें

आयात करने के लिए फ़ाइल प्रकार का चयन करें

अनुकूलन क्या है?

Business Contact Manager फ़ाइल (.bcm) आयात करें

Business Contact Manager अनुकूलन (.bcmx) आयात करें

.csv फ़ाइल प्रकार का उपयोग करते हुए किसी अन्य अनुप्रयोग से आयात करें; Microsoft Excel या Microsoft Access से भी आयात करें

Microsoft Outlook संपर्क फ़ोल्डर आयात करें

ACT! या QuickBooks फ़ाइल आयात करें

कुछ फ़ाइल प्रकारों के लिए, विज़ार्ड आयात करने हेतु आपको फ़ाइल के लिए संकेत देता है, और फिर फ़ाइल को आयात करता है. अन्य फ़ाइल प्रकारों के लिए, आपको आयात की जाने वाली फ़ाइल का नाम दर्ज करने की आवश्यकता होती है, और आप विज़ार्ड को निश्चित रिकॉर्ड्स व अनुकूलनों को कैसे हैंडल करने देना चाहते हैं, यह बताने की आवश्यकता होती है. यदि आप कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ फ़ाइल (.csv) नामक फ़ाइल प्रकार का उपयोग करके किसी Excel फ़ाइल, या किसी उत्पाद और सेवा आइटम सूची को आयात कर रहे हैं, तो विज़ार्ड आपके द्वारा आयात की जा रही सूची के स्तंभ शीर्षों का, Business Contact Manager में उनके संगत फ़ील्ड्स (उदाहरण के लिए इकाई मूल्य, व्यावसायिक पता) से मिलान करने की प्रक्रिया में आपका मार्गदर्शन करता है. इस प्रक्रिया को मैपिंग कहा जाता है.

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आयात करते समय ध्यान रखी जाने वाली बातें

इससे पहले कि आप Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में अपना व्यावसायिक डेटा आयात करें, निम्न पर विचार करें:

  • फ़ाइल को आयात करने के पूर्व हमेशा अपने डेटाबेस का बैकअप लें, क्योंकि यह प्रक्रिया पूर्ववत् नहीं की जा सकती.

  • किसी फ़ाइल को आयात करने के पहले, हम अनुशंसा करते हैं कि आप उसकी फ़ील्ड्स की तुलना खाता या व्यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड करें के फ़ील्ड्स से करें, और फिर Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक रिकॉर्ड में फ़ील्ड्स से मिलान करने के लिए फ़ाइल में फ़ील्ड्स में परिवर्तन करें. उदाहरण के लिए, आप जिस फ़ाइल को आयात कर रहे हैं उसमें दी गई पता जानकारी का मिलान Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में व्यवसाय मार्ग, व्यवसाय शहरऔर व्यवसाय राज्य फ़ील्ड्स से करने के लिए, उस पता जानकारी को अलग-अलग कर सकते हैं.

  • जब Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक बड़ी मात्रा में डेटा को आयात करता है, तो हो सकता है स्थिति विंडो आयात प्रक्रिया की प्रगति को अशुद्ध रूप से दिखाए. हालाँकि स्थिति विंडो रिक्त होती है या यह संदेश दिखाती है, प्रतिसाद नहीं दे रहा, Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक अभी भी आपके डेटा को आयात कर रहा है.

  • Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक केवल यूनिकोड फ़ाइल स्वरूप का समर्थन करता है. ANSI जैसे अन्य फ़ाइल स्वरूप समर्थित नहीं हैं.

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आयात करने के लिए फ़ाइल प्रकार का चयन करें

आप Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में कई भिन्न फ़ाइल प्रकारों को आयात कर सकते हैं. किस फ़ाइल प्रकार को कैसे आयात किया जाए, इसके निर्देशों के लिए उस फ़ाइल प्रकार पर क्लिक करें.

फ़ाइल प्रकार

वर्णन

Business Contact Manager for Outlook डेटा (.bcm)

Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में, व्यावसायिक संपर्क, अवसर, व्यावसायिक प्रोजेक्ट्स, प्रोजेक्ट कार्य और उनके संचार इतिहास सहित सभी डेटा शामिल होता है. यह अनुकूलनों, विपणन गतिविधियों, और उत्पाद व सेवा आइटम सूचियों को भी शामिल करता है.

Business Contact Manager अनुकूलन (.bcmx)

इसमें कस्टम प्रपत्र लेआउट्स, पृष्ठ, और दृश्य; कस्टम रिपोर्ट्स; और प्रोजेक्ट टेम्पलेट्स शामिल हैं.

नोट: केवल डेटाबेस स्वामी ही अनुकूलनों को आयात कर सकता है.

कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ (.csv)

उत्पाद और सेवा आइटम सूचियाँ प्रायः .csv फ़ाइल स्वरूप में होती हैं.

डेटा को कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ (.csv) फ़ाइल स्वरूप में शामिल करता है. लगभग किसी भी प्रोग्राम से डेटा को .csv फ़ाइल स्वरूप में सहेजा जा सकता है, इसलिए यदि किसी अनुप्रयोग के लिए फ़ाइल स्वरूप सूचीबद्ध नहीं भी है, तब भी आप अनुप्रयोग से डेटा को .csv फ़ाइल स्वरूप में सहेज सकते हैं, और फिर डेटा को Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में आयात कर सकते हैं.

Excel कार्यपुस्तिका (.xls, .xlsx)

डेटा फ़ाइलों को Microsoft Excel कार्यपुस्तिका स्वरूपों में शामिल करती है.

Access डेटाबेस (.mdb, .accdb)

डेटा को Microsoft Access फ़ाइल स्वरूपों में शामिल करता है.

Outlook संपर्क फ़ोल्डर (.pst)

संपर्कों को Microsoft Outlook फ़ाइल स्वरूप (.pst) में शामिल करता है. यदि आपका Business Contact Manager डेटाबेस साझा किया हुआ है, तो हो सकता है प्रत्येक उपयोगकर्ता अपने Outlook संपर्कों को आयात करना चाहे.

ACT! (.dbf, .pad)

ACT! फ़ाइल स्वरूप में सहेजे गए डेटा को संदर्भित करता है. Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक डेटा कनवर्ज़न उपकरण को शामिल करता है, जो ACT! डेटा को आयात करने से पहले उसे .bcm स्वरूप में कनवर्ट करने में आपको सक्षम बनाता है.

नोट्स: यदि आप ACT! (.dbf. .pad) या QuickBooks (.IIF) फ़ाइल स्वरूपों का चयन करते हैं, तो अपने डेटा को Business Contact Manager फ़ाइल स्वरूप (.bcm) में कनवर्ट करने के लिए डेटा कनवर्ट करें पर क्लिक करें. यह उपकरण इन प्रकारों की फ़ाइलों को आयात करने में आपकी मदद करता है. उपकरण में निर्देशों का पालन करें.

  • इससे पहले की आप ACT! फ़ाइल स्वरूप वाले डेटा को आयात कर सकें, आपके कंप्यूटर पर ACT! अनुप्रयोग स्थापित किया हुआ होना चाहिए.

QuickBooks (.IIF)

QuickBooks फ़ाइल का कोई भी संस्करण .iif स्वरूप में आयात किया जा सकता है. Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक डेटा कनवर्ज़न उपकरण को शामिल करता है, जो आयात करने के पूर्व QuickBooks डेटा को .bcm स्वरूप में कनवर्ट करने में आपको सक्षम बनाता है.

युक्ति: यदि आपका डेटा किसी ऐसे फ़ाइल स्वरूप में सहेजा गया है जो व्यावसायिक डेटा आयात करें विज़ार्ड में सूचीबद्ध नहीं है, तो डेटा को कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ फ़ाइल के रूप में सहेजें, और फिर उसे अपने व्यावसायिक संपर्क प्रबंध डेटाबेस में आयात करें.

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अनुकूलन क्या है?

अनुकूलन वह संशोधन है, जो आपने Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में निष्पादित किया है. अनुकूलन अनेक विशिष्ट रूप ले सकते हैं. जब आप कार्यस्थान में एक नया टैब बनाते हैं, तो वह अनुकूलन होता है. जब आप नए प्रपत्र बनाते हैं, या मौजूदा प्रपत्र से फ़ील्ड्स और अनुभागों को जोड़ते या निकालते हैं, तो वे अनुकूलन होते हैं. अनुकूलनों में उपयोगकर्ता-परिभाषित फ़ील्ड्स, कस्टम रिपोर्ट्स, और व्यावसायिक प्रोजेक्ट टेम्पलेट्स भी शामिल होते हैं. अगर इसमें आपके द्वारा Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक को उसके डिफ़ॉल्ट प्रपत्रों और फ़ील्ड्स से आगे ले जाना शामिल है, तो वह संभावित रूप से अनुकूलन होता है.

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अनुकूलनों को आयात करने के बारे में अधिक जानकारी

आपके पास Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में अनुकूलनों को आयात करने के दो तरीके हैं. पहला तरीका है .bcm फ़ाइल प्रकार द्वारा आयात करना. इस फ़ाइल प्रकार में न केवल आपके व्यावसायिक डेटा रिकॉर्ड शामिल होते हैं, बल्कि वे अनुकूलन भी शामिल होते हैं जो आपने अपने रिकॉर्ड्स, प्रपत्रों और रिपोर्ट्स पर बनाए हैं. अनुकूलनों को आयात करने का दूसरा तरीका .bcmx फ़ाइल प्रकार द्वारा आयात करना है. यह फ़ाइल प्रकार व्यावसायिक डेटा को शामिल नहीं करता, लेकिन केवल उन अनुकूलनों को शामिल करता है, जो आपने Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक पर बनाए हैं. यह तब उपयोगी होता है, जब आप आपके पास पहले से मौजूद डेटा पर, बिना उसे अधिलेखित किए या उसमें जोड़े बिना अनुकूलन लागू करना चाहते हैं.

जब आप या तो bcm या .bcmx फ़ाइल से अनुकूलनों को आयात करते हैं, तो आप फ़ाइल में सहेजे गए अनुकूलनों के साथ गंतव्य डेटाबेस में सेटिंग्स को अधिलेखित करते हैं. हालाँकि, इसमें अपवाद भी हैं:

  • यदि गंतव्य डेटाबेस में वे अनुकूलन हैं, जो .bcmx फ़ाइल में मौजूद नहीं हैं, जैसे किसी खाते पर आधारित रिकॉर्ड प्रकार, तो ये अनुकूलन सुरक्षित रखे जाएँगे.

  • यदि, .bcmx फ़ाइल में कस्टम फ़ील्ड प्रकार का संबंध शामिल है, लेकिन यह जिस संगत डेटा प्रकार को संदर्भित करता है वह गंतव्य डेटाबेस में मौजूद नहीं है, तो फ़ील्ड डेटाबेस से नहीं जोड़ा जाएगा.

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Business Contact Manager फ़ाइल (.bcm) आयात करें

इस फ़ाइल प्रकार में आपके व्यावसायिक डेटा रिकॉर्ड और वे अनुकूलन शामिल होते हैं, जो रिकॉर्ड्स, प्रपत्रों और रिपोर्ट्स पर बनाए गए हैं.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. Business Contact Manager टैब क्लिक करें और फिर आयात और निर्यात बटन क्लिक करें.

  3. किसी फ़ाइल से आयात करें पर क्लिक करें.

    व्यावसायिक डेटा आयात करें विज़ार्ड खुलता है.

  4. .bcm फ़ाइल का स्थान और नाम लिखें, या फ़ाइल का पता लगाने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें.

  5. अगला क्लिक करें.

    आयात विकल्प विंडो चुनें

  6. चयन करें कि आप डुप्लिकेट रिकॉर्ड्स को कैसे हैंडल करना चाहते हैं. आपके विकल्प हैं:

    • डुप्लिकेट रिकॉर्ड आयात न करें. मौजूदा रिकॉर्ड्स को अपरिवर्तित छोड़ते हुए, आयात की गई फ़ाइल के डुप्लिकेट रिकॉर्ड आयात नहीं किए जाते हैं.

    • नए रिकॉर्ड के रूप में डुप्लिकेट रिकॉर्ड आयात करें. आयात की गई फ़ाइल के डुप्लिकेट रिकॉर्ड, मौजूदा रिकॉर्ड्स को अपरिवर्तित छोड़ते हुए, आयात किए जाते हैं और उन्हें भिन्न, संबंधित नाम दिया जाता है.

    • मौजूदा रिकॉर्ड्स का अद्यतन करें. यदि इनमें डुप्लिकेट रिकॉर्ड हैं, और आप जिस रिकॉर्ड को आयात कर रहे हैं, उसमें भिन्न या अतिरिक्त जानकारी है, तो मेल खाते रिकॉर्ड अद्यतन होते हैं.

      विंडो आयात करना, डुप्लिकेट्स अनुभाग

      डुप्लिकेट्स तब उत्पन्न होते हैं जब आपके द्वारा आयात किए जा रहे रिकॉर्ड का नाम किसी मौजूदा रिकॉर्ड के नाम के समान होता है.

  7. अनुकूलन को हैंडल करने के लिए इच्छित तरीके का चयन करें. आपके विकल्प हैं:

    • कस्टम लेआउट्स (प्रपत्र, पृष्ठ और दृश्य) आयात करें. मौजूदा प्रपत्रों, पृष्ठों, और दृश्यों के लेआउट को आयात की जा रही फ़ाइल के प्रपत्रों, पृष्ठों, और दृश्यों से बदल दिया जाता है.

    • मौजूदा प्रपत्र लेआउट से कोई फ़ील्ड न निकालें. आयात की जा रही फ़ाइल में प्रपत्र, पृष्ठ, और दृश्य उस किसी भी फ़ील्ड्स को नहीं निकालेंगे, जो मौजूदा डेटाबेस में वर्तमान में उपयोग में हैं. आयात की गई फ़ाइल से प्रत्येक नए फ़ील्ड को प्रपत्रों, पृष्ठों, और दृश्यों पर अपेंड किया जाता है.

      आयात विंडो का आयात अनुकूलन अनुभाग

  8. किसी भी अतिरिक्त आइटम का चयन करें जिसे आप आयात में शामिल करना चाहते हैं. आपके विकल्प हैं:

    • संचार इतिहास

    • उत्पाद (और सेवाएँ)

    • कस्टम रिपोर्ट्स

    • प्रोजेक्ट टेम्पलेट्स

  9. आयात करें क्लिक करें.

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Business Contact Manager अनुकूलन (.bcmx) आयात करें

अनुकूलन वह संशोधन है, जिसे आपने अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप उपयोग करने हेतु Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में किया है. .bcmx एक्स्टेंशन वाली फ़ाइल में केवल अनुकूलन शामिल होते हैं; इसमें व्यावसायिक डेटा जैसे खाते, व्यावसायिक संपर्क और लीड्स शामिल नहीं होते.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. Business Contact Manager टैब क्लिक करें और फिर आयात और निर्यात बटन क्लिक करें.

  3. किसी फ़ाइल से आयात करें पर क्लिक करें.

    व्यावसायिक डेटा आयात करें विज़ार्ड खुलता है.

  4. .bcmx फ़ाइल का स्थान और नाम लिखें, या फ़ाइल का पता लगाने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें.

    जिस .bcmx फ़ाइल को आप आयात कर रहे हैं उसका फ़ाइल नाम आयात के लिए फ़ाइल बॉक्स में दिखाई देता है.

  5. आयात करें क्लिक करें.

    Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक आपके डेटा को आयात करता है. इसके पूरा हो जाने के बाद, आपको आयात संदेशों और लॉग फ़ाइल में रिकॉर्ड की गई संभावित त्रुटियों की समीक्षा के लिए निर्देशित किया जाता है. आप लॉग देखें को क्लिक करके लॉग फ़ाइल देख सकते हैं.

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.csv फ़ाइल प्रकार का उपयोग करते हुए किसी अन्य अनुप्रयोग से आयात करें; Microsoft Excel या Microsoft Access से भी आयात करें

एक प्रोग्राम से अन्य में डेटा स्थानांतरित करने के लिए .csv फ़ाइल स्वरूप एक साधारण लेकिन शक्तिशाली स्वरूप है. वस्तुतः, कई प्रोग्राम्स .csv फ़ाइलें पढ़ते हैं, जिनमें Excel भी शामिल है.

आप उत्पाद और सेवा आइटम्स का आयात करने के लिए .csv फ़ाइल स्वरूप का उपयोग भी कर सकते हैं. ऐसी सूची आयात किए जाने के लिए निश्चित तरीके से संरचित होनी चाहिए. किसी उत्पाद और सेवा आइटम सूची को आयात करने से पहले आपका किन समस्याओं का समाधान करना आवश्यक है, इसके बारे में अधिक जानकारी के लिए उत्पाद और सेवा आइटम सूची आयात करें देखें.

अगर आपके पास Excel या Access फ़ाइल में डेटा है, तो डेटा आयात करने के लिए निम्न प्रक्रिया का भी उपयोग करें.

इस अनुभाग में

चरण 1: उस .csv, Excel, या Access फ़ाइल का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं

चरण 2: फ़ील्ड्स मैप करें

उत्पाद और सेवा आइटम सूची आयात करें

सूची आयात करें

.csv आयात त्रुटियाँ ठीक करें

चरण 1: उस .csv, Excel, या Access फ़ाइल का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. Business Contact Manager टैब क्लिक करें और फिर आयात और निर्यात बटन क्लिक करें.

  3. किसी फ़ाइल से आयात करें पर क्लिक करें.

    व्यावसायिक डेटा आयात करें विज़ार्ड खुलता है.

  4. .csv, Excel, या Access फ़ाइल का स्थान व नाम लिखें, या फ़ाइल का पता लगाने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें.

    फ़ाइल आयात के लिए फ़ाइल बॉक्स में सूचीबद्ध है.

  5. अगला क्लिक करें.

  6. चयन करें कि आप डुप्लिकेट रिकॉर्ड्स को कैसे हैंडल करना चाहते हैं. आपके विकल्प हैं:

    • डुप्लिकेट रिकॉर्ड आयात न करें. मौजूदा रिकॉर्ड्स को अपरिवर्तित छोड़ते हुए, आयात की गई फ़ाइल के डुप्लिकेट रिकॉर्ड आयात नहीं किए जाते हैं.

    • नए रिकॉर्ड के रूप में डुप्लिकेट रिकॉर्ड आयात करें. आयात की गई फ़ाइल के डुप्लिकेट रिकॉर्ड, मौजूदा रिकॉर्ड्स को अपरिवर्तित छोड़ते हुए, आयात किए जाते हैं और उन्हें भिन्न, संबंधित नाम दिया जाता है. डुप्लिकेट्स तब उत्पन्न होते हैं जब आपके द्वारा आयात किए जा रहे रिकॉर्ड का नाम किसी मौजूदा रिकॉर्ड के नाम के समान होता है.

  7. अगला क्लिक करें.

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चरण 2: फ़ील्ड्स मैप करें

अब आप आयात की जा रही फ़ाइल के स्तंभ शीर्षों (फ़ील्ड्स) का मिलान Business Contact Manager में उनके संगत फ़ील्ड्स से करने जा रहे हैं. इस प्रक्रिया को मैपिंग कहा जाता है.

  1. एक .csv, Excel, या Access फ़ाइल मैप करें.

    • .csv फ़ाइल    

      अगर आवश्यक हो, उस .csv फ़ाइल के चेक बॉक्स का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं.

    • Excel फ़ाइल    

      प्रत्येक Excel पत्रक जो मिलकर एक Excel कार्यपुस्तिका बनाते हैं, सूचीबद्ध होता है. उस प्रत्येक पत्रक के चेक बॉक्स का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं.

      अगर आपकी Excel कार्यपुस्तिका में केवल एक पत्रक में डेटा है (चाहे फ़ाइल में कितने ही पत्रक हों), केवल उस पत्रक के चेक बॉक्स का चयन करें.

    • Access फ़ाइल    

      वे तालिकाएँ जिनसे मिलकर Access डेटाबेस बनता है, सूचीबद्ध होती हैं. उस प्रत्येक तालिका के चेक बॉक्स का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं.

      अगर आपके Access डेटाबेस में केवल एक पत्रक या तालिका में डेटा है (चाहे फ़ाइल में कितनी ही तालिकाएँ हों), केवल उस तालिका के चेक बॉक्स का चयन करें.

  2. इस रूप में आयात करें स्तंभ में, आयात किए जा रहे रिकॉर्ड का प्रकार क्लिक करें, उदाहरण के लिए खाता या व्यावसायिक संपर्क.

  3. मैप करें पर क्लिक करें.

    मैप फ़ील्ड आयात करें विंडो

  4. फ़ील्ड्स को मैप करने के लिए निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • मैन्युअल रूप से फ़ील्ड्स को मैप करने के लिए, फ़ील्ड्स आयात करें सूची (1) में, मैप करने के लिए अपने इच्छित फ़ील्ड को उपलब्ध फ़ील्ड्स सूची में खींचें.

    • Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक को आपके लिए फ़ील्ड्स मैप करने देने के लिए, स्वतः मैप (2) पर क्लिक करें. फिर मैपिंग की जाँच करने के लिए उपलब्ध फ़ील्ड्स सूची में स्क्रॉल करें.

    • फ़ील्ड्स को उसी तरह मैप करने के लिए जैसे कि आपने पूर्व मैपिंग में किया था, पिछला मैप उपयोग करें (3) पर क्लिक करें.

    • नया फ़ील्ड बनाने के लिए और आयात की गई फ़ाइल से उसमें फ़ील्ड मैप करने के लिए, नई फ़ील्ड में मैप करें (4) पर क्लिक करें.

  5. तब तक दोहराएँ जब तक कि फ़ील्ड्स आयात करें सूची रिक्त नहीं हो जाती है.

  6. यदि आप किसी भी मैपिंग को परिवर्तित करना चाहते हैं, तो निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • किसी विशिष्ट फ़ील्ड की मैपिंग को परिवर्तित करने के लिए, मैप किए गए फ़ील्ड को उपलब्ध फ़ील्ड्स सूची से वापस फ़ील्ड्स आयात करें सूची में खींचें.

    • सभी मैपिंग को साफ़ करने के लिए, मैप साफ़ करें पर क्लिक करें. फिर फ़ील्ड्स को दोबारा मैप करने का प्रयास करें.

  7. जब आप अपने मैपिंग विकल्प का चुनाव कर लें, तब ठीक क्लिक करें, और फिर आयात करें पर क्लिक करें.

    Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक आपके डेटा को आयात करता है. इसके पूरा हो जाने के बाद, आपको आयात संदेशों और लॉग फ़ाइल में रिकॉर्ड की गई संभावित त्रुटियों की समीक्षा के लिए निर्देशित किया जाता है. आप लॉग देखें को क्लिक करके लॉग फ़ाइल देख सकते हैं.

युक्ति:  यह हो सकता है, कि Excel फ़ाइल को आयात करने के बाद, कुछ फ़ोन नंबर प्रकट न हों. यह एक ज्ञात समस्या है. फ़ाइल को Excel 2010 में खोलने का प्रयास करें, और फिर इस रूप में सहेजें आदेश का उपयोग करते हुए उसे .csv फ़ाइल स्वरूप में सहेज हैं. फिर Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक से, आप .csv फ़ाइल को फिर से आयात कर सकते हैं.

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उत्पाद और सेवा आइटम सूची आयात करें

उत्पाद और सेवा आइटम सूची आयात करने के लिए, सूची का निम्न शर्तों को पूरा करना आवश्यक है:

  • इसका.csv फ़ाइल स्वरूप में होना आवश्यक है. यदि आप अपनी उत्पाद और सेवा आइटम सूची को Excel में खोल सकते हैं, तो आप इस रूप में सहेजें आदेश का उपयोग करते हुए उसे एक .csv फ़ाइल स्वरूप में सहेज सकते हैं.

  • इसमें निर्धारित क्रम में व्यवस्थित न्यूनतम तीन स्तंभ होने आवश्यक हैं.

सही स्तंभों के साथ एक उत्पाद और सेवा आइटम सूची को संगठित करना

उत्पाद और सेवा आइटम्स से बनी एक .csv फ़ाइल को सही तरीके से आयात करने के लिए, फ़ाइल में निम्नानुसार व्यवस्थित न्यूनतम तीन, और अधिकतम पाँच तक, स्तंभ होने चाहिए:

तीन-स्तंभ व्यवस्था

आइटम का नाम

वर्णन

इकाई मूल्य

चार-स्तंभ व्यवस्था

आइटम का नाम

वर्णन

इकाई मूल्य

मात्रा

पाँच-स्तंभ व्यवस्था

आइटम का नाम

वर्णन

इकाई मूल्य

मात्रा

UnitCost

आपके द्वारा चुनी गई व्यवस्था पर ध्यान दिए बिना, आपकी .csv फ़ाइल की पहली पंक्ति या लाइन आपकी सूची का स्तंभ शीर्ष होना चाहिए.

Excel के लिए उदाहरण

यहाँ बताया गया है कि दो-आइटम सूची Excel में कैसे दिख सकती है. इसमें शीर्षक पंक्ति के बाद प्रत्येक आइटम के लिए एक पंक्ति होती है.

आइटम का नाम

वर्णन

इकाई मूल्य

साइकिल चेन

टाइटेनियम 48"

56.50

पानी की बोतल

क्रिस्टल जैसे स्पष्ट नीला

11.75

नोटपैड के उदाहरण

यदि आप नोटपैड (Microsoft Excel के विपरीत) जैसे पाठ संपादक में फ़ाइल संपादित कर रहे हैं, तो आप आयात की जा रही फ़ाइल में प्रत्येक आइटम के लिए एक अलग पंक्ति बना सकते हैं और प्रत्येक पंक्ति में अल्पविरामों द्वारा, अल्पविराम से पहले या बाद में बिना किसी रिक्ति के, आइटम्स को पृथक कर सकते हैं.

आइटम नाम,वर्णन,इकाई मूल्य
साइकिल चेन,टाइटेनियम 48",56.50
पानी की बोतल क्रिस्टल जैसा स्पष्ट नीला,11.75

युक्ति:  यदि आपको संदेश प्राप्त होता है, कि इनपुट फ़ाइल में स्तंभों की गलत संख्या थी, तो हो सकता है आपने एक या अधिक पंक्तियों में अत्यधिक अल्पविराम जोड़े हों. इससे बचने के लिए, इस आलेख में पहले बताई गई एक स्तंभ व्यवस्था का पालन करना सुनिश्चित करें.

याद रखें कि आपकी .csv फ़ाइल की पहली लाइन स्तंभ शीर्ष होनी चाहिए.

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सूची आयात करें

एक बार आप अपनी .csv फ़ाइल तैयार करने के बाद, आप अपने मौजूदा उत्पाद और सेवा आइटम सूची में आइटम्स को जोड़ते हुए, या अपनी मौजूदा सूची को हाल ही में आयात किए गए आइटम्स के साथ बदलते हुए, उसे आयात कर सकते हैं.

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, विक्रय पर क्लिक करें.

  2. रिबन पर, मुखपृष्ठ टैब पर अनुकूलित करें समूह में उत्पाद और सेवाएँ क्लिक करें.

  3. उत्पाद और सेवाएँ संवाद बॉक्स में, आयात करें पर क्लिक करें.

  4. .csv फ़ाइल का स्थान और नाम लिखें, या फ़ाइल का पता लगाने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें.

  5. निम्न विकल्पों में से किसी एक पर क्लिक करें:

    • मौजूदा सूची को इस फ़ाइल में आइटम्स के साथ बदलें. यह आपकी मौजूदा उत्पाद और सेवा आइटम्स सूची को निकाल देता है और इसे आइटम्स की उस सूची से बदल देता है, जिसे आप आयात कर रहे हैं.

    • मौजूदा सूची में इस फ़ाइल के आइटम्स जोड़ें.

      महत्वपूर्ण: आप आयातों को पूर्ववत् नहीं कर सकते हैं. यह अनुशंसित है कि आप आगे बढ़ने से पहले अपने डेटा का बैक अप लें.

  6. आयात करें क्लिक करें.

  7. जब आपकी फ़ाइल आयात हो जाए, तो बंद करें पर क्लिक करें.

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.csv आयात त्रुटियाँ ठीक करें

यदि आप उत्पाद और सेवा आइटम्स को आयात करने की प्रक्रिया में हैं, और प्रक्रिया बाधित हो जाती है या त्रुटियों की सूचना देती है, तो ऐसा संभवतः .csv फ़ाइल में गलत रूप से स्वरूपित डेटा, मुद्रा प्रतीकों, या आपकी मौजूदा सूची में आइटम्स के डुप्लिकेट्स के कारण हो सकता है.

.csv फ़ाइल का स्वरूपण जाँचें

जब आप कोई .csv फ़ाइल आयात करते हैं, तब निम्न स्वरूपण समस्याएँ त्रुटि संदेश उत्पन्न कर सकती हैं.

कारण

समाधान

स्तंभों में शीर्ष नहीं हैं.

प्रत्येक डेटा प्रकार में एक स्तंभ शीर्ष जोड़ें. डेटा आयात करना आसान हो जाता है, यदि आप एक ऐसे स्तंभ शीर्ष का उपयोग करते हैं, जो वर्तमान में Business Contact Manager डेटाबेस में मौजूद है.

स्तंभ लेबल्स या शीर्ष लेख अनन्य नहीं हैं.

डुप्लिकेट लेबल्स या शीर्ष लेख के लिए जाँचें और उन्हें अनन्य बनाएँ. उदाहरण के लिए, यदि फ़ोन नंबर के नाम से दो लेबल्स या शीर्ष लेख हैं, तो एक को फ़ोन नंबर 1 बनाएँ और दूसरे को फ़ोन नंबर 2 बनाएँ.

.csv फ़ाइल में मुद्रण नहीं किए जाने योग्य वर्ण मौजूद हैं.

मुद्रण नहीं किए जाने योग्य वर्णों में शामिल हैं लाइन रिटर्न, और पृष्ठ या अनुभाग ब्रेक. फ़ाइल को फिर से आयात करने का प्रयास करने के पूर्व सुनिश्चित करें कि ये सभी हटाए गए हैं.

आयात की जा रही फ़ाइल में स्तंभों की गलत संख्या है.

फ़ाइल में न्यूनतम तीन स्तंभ निम्न क्रम में व्यवस्थित होने चाहिए: आइटम नाम, वर्णन, इकाई मूल्य.

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विराम चिह्न और मौद्रिक दिशानिर्देश

उत्पाद मूल्यों और मात्राओं में मुद्रा प्रतीक, या अंतराल और अल्पविराम जैसे आंतरिक विराम चिह्न शामिल नहीं हो सकते. हालाँकि, आप मुद्रा के लिए दशमलव चिह्न का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए:

  • मुद्रा सहित, किसी भी मात्रा के लिए जो एक पूर्णांक है, 10000 लिखें, लेकिन मात्रा को अल्पविराम या दशमलव के साथ न लिखें.

  • परिवर्तन होने वाले मूल्यों के लिए, दशमलव बिंदु लिखें, जैसे जब आप दस डॉलर्स और पचास सेंट्स के मूल्य को संदर्भित करते हैं तब 10.50 लिखें.

मूल्यांकन करें कि आप डुप्लिकेट रिकॉर्ड्स को कैसे हैंडल कर रहे हैं

यदि आप उन आइटम्स को आयात करने का प्रयास कर रहे हैं जो पहले से ही Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में मौजूद हैं, लेकिन आपने स्पष्ट नहीं किया है कि मौजूदा आइटम्स इन डुप्लिकेट्स से अधिलेखित होने चाहिए, तो हो सकता है कि आपको एक उत्पाद और सेवा आइटम्स आयात त्रुटि संदेश प्राप्त हो. त्रुटि लॉग फ़ाइल में त्रुटि संदेश उल्लेख करता है, कि आइटम या आइटम्स पहले से ही Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में मौजूद हैं.

त्रुटि को ठीक करने के लिए, नए उत्पाद या सेवा आइटम्स को फिर से आयात करें. उत्पाद और सेवा आइटम्स आयात करें संवाद बॉक्स में, मौजूदा सूची को इस फ़ाइल में आइटम्स के साथ बदलें क्लिक करें. आपके मौजूदा उत्पाद और सेवा आइटम्स सूची के आइटम्स आपके द्वारा आयात की जा रही फ़ाइल में मौजूद आइटम्स से अधिलेखित हो जाते हैं.

आयात विकल्प अनुभाग

जब आप सूची को दोबारा आयात करते हैं, तब आपको डुप्लिकेट आइटम त्रुटि प्राप्त नहीं होगी.

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Microsoft Outlook संपर्क फ़ोल्डर आयात करें

केवल कुछ क्लिक्स के साथ, आप अपने Outlook संपर्क फ़ोल्डर को आयात करके व्यावसायिक संपर्कों के होस्ट के साथ Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक को पॉप्युलेट कर सकते हैं.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. Business Contact Manager टैब क्लिक करें और फिर आयात और निर्यात बटन क्लिक करें.

  3. Outlook संपर्क आयात करें पर क्लिक करें.

    व्यावसायिक डेटा आयात करें विज़ार्ड खुलता है.

  4. विज़ार्ड आपके डिफ़ॉल्ट संपर्क फ़ोल्डर को आयात करने वाले फ़ोल्डर के रूप में सूचीबद्ध करता है. कोई भिन्न संपर्क फ़ोल्डर को आयात करने के लिए, ब्राउज़ करें पर क्लिक करें. उस संपर्क फ़ोल्डर पर क्लिक करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं, और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  5. चयन करें कि आप डुप्लिकेट रिकॉर्ड्स को कैसे हैंडल करना चाहते हैं.

    आपके विकल्प हैं:

    • डुप्लिकेट रिकॉर्ड आयात न करें. मौजूदा रिकॉर्ड्स को अपरिवर्तित छोड़ते हुए, आयात की गई फ़ाइल के डुप्लिकेट रिकॉर्ड आयात नहीं किए जाते हैं.

    • नए रिकॉर्ड के रूप में डुप्लिकेट रिकॉर्ड आयात करें. आयात की गई फ़ाइल के डुप्लिकेट रिकॉर्ड, मौजूदा रिकॉर्ड्स को अपरिवर्तित छोड़ते हुए, आयात किए जाते हैं और उन्हें भिन्न, संबंधित नाम दिया जाता है.

      डुप्लिकेट्स तब उत्पन्न होते हैं जब आपके द्वारा आयात किए जा रहे रिकॉर्ड का नाम किसी मौजूदा रिकॉर्ड के नाम के समान होता है.

  6. आयात करें क्लिक करें.

युक्ति: अपने Windows Live Mail डेटा को Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में आयात करने के लिए, आपका पहले Outlook में अपना Windows Live मेल खाता जोड़ना आवश्यक है.

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ACT! या QuickBooks फ़ाइल आयात करें

यदि आपके पास ACT! या QuickBooks में व्यावसायिक डेटा है, तो आप डेटा कनवर्ज़न उपकरण, और व्यावसायिक डेटा आयात करें विज़ार्ड के साथ उसे Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक में आयात कर सकते हैं. डेटा कनवर्ज़न उपकरण आपके ACT! या QuickBooks डेटा को Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक द्वारा अनुदित किए जा सकने वाले प्रपत्र में कनवर्ट करता है.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. Business Contact Manager टैब क्लिक करें और फिर आयात और निर्यात बटन क्लिक करें.

  3. अन्य अनुप्रयोगों से आयात करें पर क्लिक करें.

  4. व्यावसायिक डेटा आयात करें विज़ार्ड में, डेटा कनवर्ट करें पर क्लिक करें. डेटा कनवर्ज़न उपकरण खुलता है. अगला पर क्लिक करें.

  5. ACT! या QuickBooks का कोई संस्करण क्लिक करें, और फिर अगला पर क्लिक करें.

  6. फ़ाइल का स्थान और नाम लिखें, या फ़ाइल का पता लगाने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें, और फिर अगला पर क्लिक करें.

  7. कनवर्ट करने के लिए इच्छित डेटा श्रेणियों के चेक बॉक्स का चयन करें. गंतव्य सूची में, अपने इच्छित Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक रिकॉर्ड प्रकार का चयन करें जिसमें आप डेटा को कनवर्ट करना चाहते हैं, और फिर अगला पर क्लिक करें

  8. उन उपयोगकर्ता-निर्धारित फ़ील्ड्स का चयन करें जिसे आप डेटा कनवर्ज़न के एक भाग के रूप में शामिल करना चाहते हैं, और फिर अगला पर क्लिक करें.

  9. ब्राउज़ करें पर क्लिक करें, कनवर्ट की गई फ़ाइल के लिए किसी स्थान का चयन करने हेतु, फ़ाइल के लिए एक नाम लिखें, और फिर सहेजें क्लिक करें. अगला पर क्लिक करें.

  10. अगला पर क्लिक करें. कनवर्ज़न प्रक्रिया पूरी हो जाने पर, डेटा कनवर्ट करें उपकरण को बंद करें.

  11. Business Contact Manager फ़ाइल (.bcm) आयात करें में वर्णित प्रक्रिया का पालन करके, आप अब कनवर्ट किया गया डेटा आयात कर सकते हैं.

    युक्ति: आप अनुकूलन के लिए चयनों को अनदेखा कर सकते हैं, क्योंकि वे आपके कनवर्ट किए गए डेटा पर लागू नहीं होते हैं.

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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