Business Contact Manager में अपने संभावित ग्राहकों या लीड्स को प्रबंधित करना

Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक के साथ,आप संभावित ग्राहकों का ट्रैक रख सकते हैं और उनका व्यवसाय बढ़ाने की ओर प्रगति कर सकते हैं.

लीड एक व्यक्ति, व्यवसाय या संगठन है, जो संभावित रूप से आपके व्यवसाय द्वारा प्रस्तावित उत्पादों या सेवाओं में रुचि रखता है. व्यक्तिगत लीड्स के बारे में जानकारी का ट्रैक रखते हुए अपनी लीड्स या संभावित ग्राहकों को प्रबंधित करने के लिए आप Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक का उपयोग कर सकते हैं. अपने लीड्स की गुणवत्ता को मूल्यांकित करने के लिए स्कोरिंग मापदंड का उपयोग करें, ताकि आपको अपने विक्रय प्रयासों पर फ़ोकस करने के लिए बेहतर विचार मिलें. अपनी प्रगति या लीड्स को विक्रय में बदलने के प्रति अपनी टीम की प्रगति को मॉनिटर करने के लिए भी आप Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक का उपयोग कर सकते हैं.

आप क्या करना चाहते हैं?

लीड्स बनाना

लीड्स बनाना

लीड कहीं से भी आ सकता है— विपणन गतिविधि से, वर्तमान ग्राहक से संदर्भित या बोले गए शब्द से. लघु व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपके लिए प्रत्येक लीड को कैप्चर करना और फ़ॉलो-अप करना महत्वपूर्ण है. यदि आप इतने भाग्यशाली हैं कि आपके पास बहुत सारे लीड्स हैं, तो आप लीड के बारे में और लीड विक्रय में बदला है या नहीं, इस बारे में जानकारी ट्रैक करने और कैप्चर करने के लिए कोई प्रक्रिया चाहेंगे. उदाहरण के लिए, आप चाह सकते है:

  • लीड रिकॉर्ड में लीड को योग्य बनने वाली जानकारी सहित, संभावित ग्राहक के बारे में जानकारी कैप्चर करना.

  • अवसर प्रपत्र में, लीड की रुचि रखने वाले उत्पादों और सेवाओं के बारे में जानकारी रिकॉर्ड करना.

  • व्यक्ति का अनुसरण करें और व्यावसायिक संपर्क में विकसित होत हुए लीड को ट्रैक करें.

लीड्स विक्रय कार्यस्थान पर टैब में प्रदर्शित की गई है. विक्रय कार्यस्थान से, आप व्यक्तिगत लीड और अवसर रिकॉर्ड देख सकते हैं.

इस अनुभाग में

नया लीड रिकॉर्ड बनाना

ई-मेल या संदेशों या आयात करने के द्वारा लीड्स बनाना

ई-मेल संदेश से लीड बनाना

लीड रिकॉर्ड्स आयात करना और निर्यात करना

नया लीड रिकॉर्ड बनाना

आपके साथ व्यवसाय करने वाले किसी व्यक्ति के बारे में प्रारंभिक जानकारी सीमित हो सकती है, लेकिन आप लीड रिकॉर्ड में जो जानते हैं वह अभी भी ग्रहण करने योग्य है.

आप लीड, अन्य रिकॉर्ड्स और संचार इतिहास आइटम लिंक करने के बारे में विस्तृत जानकारी दर्ज कर सकते हैं और कस्टम फ़ील्ड्स जोड़ सकते हैं. यह सभी जानकारी लीड रिकॉर्ड करें के रूप में संग्रहीत है.

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, क्लिक करें Sales.

  2. नए समूह में, मुख पृष्ठ टैब पर, रिबन पर, लीड पर क्लिक करें.

  3. लीड अनुभाग में, पूर्ण नाम बॉक्स में, अपने लीड का नाम लिखें.

    युक्ति: लीड प्रपत्र पर केवल पूर्ण नाम जानकारी की आवश्‍यकता है.

  4. आपके पास लीड के बारे में जो अन्य जानकारी है, दर्ज करें.

    लीड रिकॉर्ड में सामान्य पृष्ठ और इतिहास पृष्ठ हैं.

सामान्य पृष्ठ

लीड रिकॉर्ड के सामान्य पृष्ठ अनुभागों में निम्न रूप में विभाजित हैं:

लीड    संपर्क का कार्य शीर्षक लिखें और फिर उस भरण विकल्प पर क्लिक करें जिसे आप इस रूप में फ़ाइल करें फ़ील्ड में प्राथमिकता देते हैं. यदि आप लीड का फ़ॉलो अप करने के लिए एक कर्मचारी असाइन करना चाहते हैं, तो इसे असाइन किया गया सूची में कर्मचारी के नाम पर क्लिक करें. इस सूची में केवल वही लोग प्रकट होते हैं जिनके साथ आपने अपना डेटाबेस साझा किया है. यदि आप ऐसा चाहते हैं, तो आप फ़ोटो बटन पर क्लिक करके लीड के फ़ोटो को जोड़ने के लिए, फ़ोटो चिह्न पर क्लिक कर सकते हैं.

Lead form with Lead name section

कंपनी की जानकारी    उस कंपनी का नाम लिखें, लीड जिसका प्रतिनिधित्व करता है.

लिंक किया गया खाता    यदि आप लीड को अपने खातों में से एक से संबद्व करना चाहते हैं, तो खाता बटन पर क्लिक करें और सूची से खाते का चयन करें.

इंटरनेट, फ़ोन नंबर और पते.    इन अनुभागों में लीड की संपर्क जानकारी दर्ज करें. तीर शामिल करने वाले फ़ील्ड्स में आप एकाधिक आइटम्स दर्ज कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप पता अनुभाग में, व्यवसाय, मुखपृष्ठ और अन्य के पते दर्ज कर सकते हैं और मेल करने हेतु उपयोग करने के लिए पते के चेक बॉक्स का चयन कर सकते हैं.

स्रोत जानकारी    इस लीड के बारे में आपने कैसे पता लगाया, यह रिकॉर्ड करने के लिए इस अनुभाग का उपयोग करें. आप स्रोत सूची से एक आइटम का चयन कर सकते है या एक नया स्रोत दर्ज कर सकते हैं. सटीक स्रोत निर्दिष्ट करने के लिए, फिर इसके द्वारा प्रारंभ किया गया पर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, यदि आप मुँह से निकले हुए शब्द को स्रोत के रूप में चुनते हैं, और फिर इसके द्वारा प्रारंभ करें पर क्लिक करने पर जो सवांद बॉक्स खुलता है वह सभी व्यवसायिक संपर्कों को सूचीबद्ध करेगा और आप उस कर्मचारी या ग्राहक के नाम का चयन कर सकते हैं जिसने आपको लीड का संदर्भ दिया है.

Lead record showing Source section

लीड स्कोर    लीड को, वह आपके उत्पाद या सेवाओं को खरीदना चाहता है या चाहती है, के द्वारा स्कोर या रेट करें. उन सितारों की संख्या पर क्लिक करके, जिन्हें आप लीड करना चाहते हैं, आप मैन्युअल रूप से स्कोर दर्ज कर सकते हैं या एक स्वचालित स्कोर प्रकार चुनें. स्वचालित स्कोरिंग, स्कोरिंग मापदंड पर आधारित है, जिसे आप अनुकूलित कर सकते हैं या सामान्य रूप से डिफ़ाल्ट प्रविष्टियों का उपयोग करें.

Lead record with Lead scoring

टिप्पणियाँ    लीड के बारे में नोट्स फ़ील्ड में कोई अतिरिक्त जानकारी जोड़ें. जानकारी में जिस डेटा और समय को आपने दर्ज किया है, उसे संलग्न करने के लिए टाइमस्टैंप जोड़ें पर क्लिक करें.

इतिहास पृष्ठ

इतिहास पृष्ठ खोलने के लिए, रिबन पर, दिखाएँ पर क्लिक करें और फिर इतिहास पर क्लिक करें. इस पृष्ठ में इस रिकॉर्ड करें के साथ लिंक किए गए सभी संचार इतिहास आइटम हैं.

लीड के बारे में अधिक विस्तृत इतिहास बनाने के लिए, नया बटन पर क्लिक करें और फिर एक आइटम को, जैसे व्यावसायिक नोट, फ़ोन लॉग, अपॉइंटमेंट या रिकॉर्ड के लिए कार्य से लिंक करें. संचार इतिहास पर अधिक जानकारी के लिए, Business Contact Manager में ग्राहकों के साथ अपने संचार ट्रैक करें देखें.

  1. सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें या यदि आपके पास बनाने के लिए कई लीड रिकॉर्ड्स हैं, तो एक रिक्त लीड प्रपत्र खोलने के लिए, सहेजें और नया पर क्लिक करें.

पृष्ठ का शीर्ष

ई-मेल या संदेशों या आयात करने के द्वारा लीड्स बनाना

आप लीड रिकॉर्ड एक ई-मेल संदेश से या रिकॉर्ड्स को आयात करके भी बना सकते हैं.

ई-मेल संदेश से लीड बनाना

आप लीड का नाम और ई-मेल पता सीधे एक ई-मेल संदेश से कैप्चर कर सकते हैं.

  1. Microsoft Outlook में, संपर्क से ई-मेल संदेश पर डबल-क्लिक करें.

  2. रिबन पर, संदेश टैब पर, व्यवसाय समूह में, रिकॉर्ड बनाएँ पर क्लिक करें.

  3. सूची में लीड पर क्लिक करें. यदि ज्ञात है और ई-मेल पता पहले से दर्ज है, तो एक नया लीड प्रपत्र व्यक्ति के नाम के साथ खुलता है.

  4. प्रपत्र भरें और फिर सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें.

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लीड रिकॉर्ड्स आयात करना और निर्यात करना

आप अन्य प्रोग्राम्स से लीड जानकारी आयात कर सकते हैं, जैसे ACT! और Microsoft Excel. लीड रिकॉर्ड्स और अन्य डेटा आयात करने के बारे में जानकारी के लिए, Business Contact Manager में अपना डेटा आयात करें, देखें.

चूँकि लीड्स, व्यवसाय संपर्क रिकॉर्ड के प्रकार हैं, आप उन्हें निर्यात करें कर सकते हैं अपने Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक डेटा के साथ. लीड रिकॉर्ड्स और अन्य डेटा निर्यात करने के बारे में जानकारी के लिए, Business Contact Manager से अपने व्यवसाय रिकॉर्ड्स निर्यात करें, देखें.

पृष्ठ का शीर्ष

योग्य या स्कोर, लीड्स

जब आप किसी लीड के योग्य होते हैं, तो आप इंगित कर रहे हैं कि लीड, वह लीड है जिसके लिए आपके उत्पाद या सेवा उपयोगी हैं या जिसकी उसे आवश्यकता है. उदाहरण के लिए, यदि आपका व्यवसाय यार्ड केयर सेवाएँ विक्रय करता है, तो आपके लीड को यार्ड की आवश्यकता होगी.

लीड प्रपत्र पर कई डिफ़ॉल्ट स्कोरिंग मापदंड प्रदान किए गए हैं. आप स्वचालित रूप से लीड के स्कोर को परिकलित करने के लिए, इन मापदंड का उपयोग कर सकते हैं, अपने व्यवसाय के लिए उन्हें अनुकूलित कर सकते हैं या आप उन्हें हटा सकते हैं और अपना स्वयं का मापदंड दर्ज कर सकते हैं.

अपने सभी Business Contact रिकॉर्ड्स या Business Contact रिकॉर्ड प्रकार पर आधारित किसी कस्टम रिकॉर्ड को स्कोर करने के लिए, स्कोरिंग जानकारी का उपयोग करें. ध्यान दें कि सभी स्कोरिंग मापदंड, लीड या संपर्क के स्कोर को प्रभावित करते हैं. चिह्नित चेक बॉक्सेज़ संपर्क के स्वचालित रूप से-परिकलित स्कोर को बढ़ाते हैं, जबकि अचिह्नित चेक बॉक्सेज़ संपर्क के स्कोर को कम करते हैं.

इस अनुभाग में

अपने लीड्स को स्कोर या रेट करना

लीड स्कोरिंग मापदंड को अनुकूलित करना,

अपने लीड्स को स्कोर या रेट करना

अपने लीड को मूल्यांकित करने के लिए, इस संभावना पर कि वे खरीदेंगे, स्कोरिंग मापदंड का उपयोग करें.

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, क्लिक करें Sales.

  2. लीड्स टैब पर क्लिक करें और फिर इसे खोलने के लिए रिकॉर्ड पर डबल-क्लिक करें.

  3. लीड रिकॉर्ड पर, लीड स्कोर अनुभाग में, यह इंगित करने के लिए कि लीड मापदंड से मेल खाता है, चेक बॉक्स का चयन करें. चूँकि प्रत्येक मापदंड स्वचालित स्कोरिंग परिकलनों में सम्मिलित किया जाता है, अतः चिह्नित चेक बॉक्स लीड का स्कोर बढ़ाएगा और अचिह्नित चेक बॉक्स लीड के स्कोर को कम करेगा.

  4. यदि आप चाहते हैं, तो स्कोरिंग मापदंड को क्लिक कर, स्कोर के आधार को परिवर्तित कर सकते हैं. स्कोरिंग मापदंड में प्रत्येक को निम्न, सामान्य या उच्च भार असाइन किया गया है. प्रत्येक मापदंड का भार परिवर्तित कर, आप उस सीमा को परिवर्तित करें जिस पर यह कुल स्कोर को प्रभावित करता है.

    पूर्ण किए गए मापदंड की राशि और प्रत्येक को असाइन किए गए संबंधित महत्व पर आधारित, Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक ,स्कोर को परिकलित करता है और इसे लीड स्कोर अनुभाग में पीले सितारों की संख्या में प्रदर्शित करता है.

  5. यदि आप स्वचालित स्कोरिंग प्रक्रिया को ओवरराइड करना चाहते हैं, तो आप लीड के लिए निश्चित स्कोर असाइन कर सकते हैं. स्कोर प्रकार सूची से, मैन्युअल पर क्लिक करें और फिर, असाइन करने के लिए अपने इच्छित सितारों की संख्या पर क्लिक करें.

पृष्ठ का शीर्ष

लीड स्कोरिंग मापदंड को अनुकूलित करना,

Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक डिफ़ॉल्ट स्कोरिंग मापदंड शामिल करता है, लेकिन आप अपनी विक्रय प्रक्रियाओं के बेहतर मेल के लिए मापदंड परिवर्तित कर सकते हैं.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. Business Contact Manager पर क्लिक करें.

  3. अनुकूलित करें पर क्लिक करें और फिर स्कोरिंग मापदंड संशोधित करें पर क्लिक करें.

    युक्ति: आप लीड स्कोरिंग मापदंड को लीड रिकॉर्ड खोलकर और लीड स्कोर अनुभाग में स्कोरिंग मापदंड को क्लिक कर अनुकूलित भी कर सकते हैं.

    Lead record with Lead scoring

  4. मापदंड को संपादित करने के लिए, इसका चयन करें और फिर संपादित करें पर क्लिक करें. आइटम के वर्णन,‍ महत्व या दोनों को परिवर्तित करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  5. नया मापदंड बनाने के लिए, जोड़ें पर क्लिक करें. वर्णन लिखें और महत्व का चयन करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  6. मापदंड हटाने के लिए, उसका चयन करें और फिर हटाएँ पर क्लिक करें.

लीड्स असाइन करना,

Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक डेटाबेस में आपका व्यावसायिक डेटा संग्रहित करता है. आप वह व्यावसायिक डेटा सह-कर्मियों के साथ साझा कर सकते हैं ताकि उनके पास आपके ग्राहकों की सेवा करने के लिए आवश्यक जानकारी हो. आप उस किसी को भी लीड असाइन कर सकते हैं, जिसके साथ आपने डेटाबेस साझा किया है.

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, क्लिक करें Sales.

  2. लीड्स टैब पर क्लिक करें और फिर उस लीड या लीड्स का चयन करें जिसे आप असाइन करना चाहते हैं.

मैं एक से अधिक रिकॉर्ड का चयन कैसे करूँ?

जो रिकॉर्ड्स एक-दूसरे के सन्निकट हैं, उनका चयन करने के लिए, SHIFT कुंजी दबाएँ और फिर उस समूह के पहले और अंतिम रिकॉर्ड पर क्लिक करें, जिसे आप जोड़ना चाहते हैं. असन्निकट रिकॉर्ड का चयन करने के लिए, CTRL कुंजी दबाएँ और फिर अलग-अलग रिकॉर्ड्स पर क्लिक करें. सभी रिकॉर्ड्स का चयन करने के लिए, एक पर क्लिक करें और फिर CTRL+A दबाएँ.

  1. रिबन पर, क्रियाएँ समूह में इसे असाइन करें पर क्लिक करें और फिर उस व्यक्ति का चयन करें जिसे आप लीड असाइन करना चाहते हैं.

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एक बार में एक से अधिक लीड संपादित करना

एक साथ कई लीड रिकॉर्ड्स को संपादित करना आसान है, उदा हारण के लिए, कई मैन्युअल स्कोर्स को अद्यतन करने के लिए या विशिष्ट स्रोत से सभी लीड को पहचानने के लिए.

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, क्लिक करें Sales.

  2. लीड्स टैब पर क्लिक करें और फिर उन रिकॉर्ड्स पर क्लिक करें जिन्हें आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

मैं एक से अधिक रिकॉर्ड का चयन कैसे करूँ?

जो रिकॉर्ड्स एक-दूसरे के सन्निकट हैं, उनका चयन करने के लिए, SHIFT कुंजी दबाएँ और फिर उस समूह के पहले और अंतिम रिकॉर्ड पर क्लिक करें, जिसे आप जोड़ना चाहते हैं. असन्निकट रिकॉर्ड का चयन करने के लिए, CTRL कुंजी दबाएँ और फिर अलग-अलग रिकॉर्ड्स पर क्लिक करें. सभी रिकॉर्ड्स का चयन करने के लिए, एक पर क्लिक करें और फिर CTRL+A दबाएँ.

  1. रिबन पर, मुख पृष्ठ टैब पर, इसमें Edit group, click Bulk Edit.

    रिबन पर थोक संपादन बटन

  2. फ़ील्ड का चयन करें सूची में आप जिस फ़ील्ड को संपादित करना चाहते हैं उस पर क्लिक करें.

  3. फ़ील्ड में अपना इच्छित नया मान दर्ज करें या चयनित रिकॉर्ड्स के प्रत्येक फ़ील्ड की प्रविष्टि हटाने के लिए मान साफ़ करें पर क्लिक करें.

  4. थोक संपादन पूर्ण करने और संवाद बॉक्स बंद करने के लिए, ठीक पर क्लिक करें.

पृष्ठ का शीर्ष

लीड को व्यावसायिक संपर्क में कनवर्ट करना

लीड्स के किसी सेट में, कुछ विक्रय का परिणाम नहीं देंगे और हटाए जाएँगे; अन्य मूल्यवान होना प्रमाणित करेंगे. आप इन मूल्यवान लीड्स को व्यावसायिक संपर्कों में कनवर्ट कर सकते हैं. व्यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड्स उन संपर्कों के लिए उपयोग किए जाते हैं, जिनके साथ आपके जारी व्यावसायिक संबंध हैं.

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के अंतर्गत, क्लिक करें Sales.

  2. कार्यस्थान में, लीड्स टैब का चयन करें और फिर लीड रिकॉर्ड को खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें.

  3. रिबन पर, संपादन समूह में, इसमें कनवर्ट करें पर क्लिक करें और फिर व्यावसायिक संपर्क पर क्लिक करें.

  4. आवश्यकतानुसार व्यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड संपादित करें और फिर सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें.

नोट: व्यावसायिक संपर्क प्रपत्र, लीड प्रपत्रों के समान होते हैं, लेकिन उनमें अतिरिक्ति पृष्ठ होते हैं: विवरण और उपयोगकर्ता-निर्धारित फ़ील्ड्स. व्यवसाय संपर्क प्रपत्र भरने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Business Contact Manager में व्यावसायिक संपर्कों का उपयोग करें, देखें.

पृष्ठ का शीर्ष

लीड रिकॉर्ड्स से रिपोर्ट्स बनाना

लीड्स रिपोर्ट्स Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधकमें बनाई जाती हैं, और उन्हें आपकी आवश्यकताओं से मेल खाने के लिए आसानी से संशोधित किया जाता है.

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager के तहत, कार्यस्थान प्रदर्शित करने के लिए निम्न फ़ोल्डर्स में से कोई एक क्लिक करें:

    • संपर्क प्रबंधन.

    • विक्रय.

    • विपणन.

    • प्रोजेक्ट प्रबंधन.

  2. डिफ़ॉल्ट लीड रिकार्ड रिपोर्ट्स में से किसी एक को देखने के लिए, रिपोर्ट्स टैब पर क्लिक करें. संपर्क प्रबंधन समूह में, लीड्स पर क्लिक करें और फिर रिपोर्ट का चयन करें:

    • जिसे असाइन किया गया उसके आधार पर लीड्स .

    • जिसे असाइन किया गया उसके आधार पर और रेटिंग द्वारा लीड्स .

    • स्कोर द्वारा लीड्स.

  3. नई रिपोर्ट बनाने के लिए, डिफ़ॉल्ट रिपोर्ट को खोलें. रिपोर्ट का प्रकटन और प्रदर्शित डेटा को परिवर्तित करने के लिए, लेआउट या सॉर्ट और फ़िल्टर समूहों में विकल्पों पर क्लिक करें.

  4. इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें और रिपोर्ट के लिए एक नाम लिखें. रिपोर्ट को लीड्स श्रेणी पर सहेजा गया है. इसे खोलने के लिए, सहेजी गई रिपोर्ट्स पर क्लिक करें, सूची में लीड्स पर क्लिक करें, संवाद बॉक्स में रिपोर्ट नाम पर क्लिक करें और फिर खोलें पर क्लिक करें.

रिपोर्ट्स और चार्ट्स बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Business Contact Manager में रिपोर्ट्स और चार्ट्स का उपयोग करें देखें.

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