Business Contact Manager में अपने रिकॉडर्स खोजना

अपनी इच्छित जानकारी देखने के साथ, एक या अधिक रिकॉर्ड करें ढूँढने के लिए, अपने व्यावसायिक रिकॉर्ड्स खोजना एक त्वरित तरीका है. उदाहरण के लिए, उच्च-मान या उच्च-प्राथमिकता के प्रोजेक्ट्स पहचानने, या सभी खाता, व्यावसायिक संपर्क, व्यावसायिक प्रोजेक्ट, और उन अवसर का पता लगाने के लिए खोजें उपयोग करें, जो प्रबंधित करने हेतु आपको असाइन किए गए हैं.

यह आलेख वर्णन करता है, कि Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक रिकॉर्ड्‍स को ढूँढने के लिए, खोज सुविधाओं का उपयोग कैसे करें.

आप क्या करना चाहते हैं?

व्यावसायिक रिकॉर्ड्स खोजना

नवीनतम खोज दोहराना

खोजने के लिए सुझाव

उन्नत खोज विकल्प

खोज का स्कोप व्यापक करना

अपने खोज परिणाम परिष्कृत करना

खोज फ़ोल्डर्स का उपयोग करना

खोज फ़ोल्डर बनाना

व्यावसायिक रिकॉर्ड्स खोजना

आप अन्य जानकारी के साथ साथ Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधकमें प्रत्येक प्रकार का रिकॉर्ड खोज सकते हैं, जैसे विपणन गतिविधि के परिणाम.

जब आप खोज प्रारंभ करते हैं, तो चयनित रिकॉर्ड प्रकार में प्रमुख फ़ील्ड्स में सभी पाठ, उस जानकारी के लिए जाँचे जाते हैं, जिसे आप अपने सभी उपयोगकर्ता-निर्धारित फ़ील्ड या कस्टम, फ़ील्ड्स सहित ढूँढना चाहते हैं. यदि आप चाहें, तो आप रिकॉर्ड प्रकार का लगभग प्रत्येक फ़ील्ड खोज सकते हैं.

  1. नेविगेशन फलक में Business Contact Manager के अंतर्गत, कार्यस्थान प्रदर्शित करने के लिए, निम्न फ़ोल्डर्स में से कोई एक क्लिक करें:

    संपर्क प्रबंधन.

    विक्रय.

    विपणन.

    प्रोजेक्ट प्रबंधन.

  2. कार्यस्थान पर, उस टैब पर क्लिक करें, जिसमें वह रिकॉर्ड प्रकार है, जिसे आप खोजना चाहते हैं.

  3. टैब पर '(सूची नाम)' में खोजें बॉक्स में, वह शब्द टाइप करें, जो आपको लगता है कि उन रिकॉर्ड्स में है, जिन्हें आप ढूँढना चाहते हैं, जैसे शहर, क्षेत्र कोड या आंशिक नाम भी. यदि आप एकाधिक खोज शब्द लिखते हैं, जैसे Jesper 555, तो आपके खोज परिणामों में वे रिकॉर्ड्स सम्मिलित होंगे, जिनमें वे दोनों शब्द शामिल हैं.

मैं संचार इतिहास आइटम्स कैसे खोजूँ?

आप व्यक्तिगत रिकॉर्ड्स के संचार इतिहास आइटम खोज सकते हैं या आप सम्पूर्ण संचार इतिहास फ़ोल्डर खोज सकते हैं.

रिकॉर्ड के इतिहास आइटम्स खोजने के लिए    रिकॉर्ड को खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें, और फिर रिबन में इतिहास बटन पर क्लिक करें.

संचार इतिहास फ़ोल्डर खोजने के लिए,    नेविगेशन फलक में Business Contact Manager के अंतर्गत संचार इतिहास पर क्लिक करें.

युक्ति: ऑपरेटर्स को खोजें, जैसे AND और OR आपके खोज शब्दों के बीच संबंध इंगित करें. डिफ़ॉल्ट ऑपरेटर AND है. यदि आप एकाधिक खोज शब्दों के साथ ऑपरेटर शामिल नहीं करते हैं, उदाहरण के लिए, Jesper OR 555, तो खोज, केवल वही रिकॉर्ड्स लौटाएगा जिसमें आपके द्वारा टाइप किया गया प्रत्येक खोज शब्द शामिल है.

  1. खोज बटन पर क्लिक करें search button . खोज परिणाम टैब पर प्रदर्शित किए जाते हैं. टैब का नाम, शब्दों (खोज परिणामों) को शामिल करने के लिए परिवर्तित होता है.

नोट:  Business Contact Manager for Outlook में खोज सुविधा, खोज परिणामों में खोज नहीं करती है.

  1. जब आप कार्य कर लेते हैं, तो खोज बंद करें बटन पर क्लिक करें close button on gadget .

    युक्ति:  आप टैब पर रिकॉर्ड्स की सूची फ़िल्टर भी कर सकते हैं. टैब पर राइट-क्लिक करें, और फिर संशोधित करें क्लिक करें. फ़िल्टर बटन पर क्लिक करें, और फिर अपना इच्छित मापदंड दर्ज करें. फ़िल्टर्स के बारे में अधिक जानकारी के लिए देखें, Business Contact Manager में रिकॉर्ड्स फ़िल्टर करें.

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नवीनतम खोज दोहराना

यदि आपको, अपने द्वारा खोज परिणामों को बंद करने के बाद, दोबारा खोज परिणामों का सेट देखने की आवश्यकता हो, तो आप खोज मापदंड पुनः दर्ज किए बिना, त्वरित रूप से खोज दोहरा सकते हैं. आपकी 10 सर्वाधिक नवीनतम खोज, प्रत्येक टैब के लिए स्वचालित रूप से सहेजी जाती हैं.

नोट:  नवीनतम खोज अन्य टैब्स पर लागू नहीं की जा सकती.

  1. कार्यस्थान पर, किसी भी टैब पर खोज बॉक्स पर क्लिक करें.

  2. यदि आवश्यक हो, तो रिबन पर खोज बॉक्स क्लिक करें.

  3. विकल्प समूह में नवीनतम खोजें recent search button पर क्लिक करें. खोज, सूची के शीर्ष पर सबसे नवीनतम खोज के साथ, अपने मापदंड द्वारा पहचानी जाती हैं.

  4. उस खोज पर क्लिक करें, जिसे आप दोहराना चाहते हैं. खोज मापदंड से मेल खाने वाले रिकॉर्ड्स, खोज परिणाम फलक में प्रदर्शित किए जाते हैं.

यदि आप पुन: उपयोग योग्य सूची बनाना चाहते हैं, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप कार्यस्थान में एक नया टैब बनाएँ, और फ़िल्टर लागू करें. कार्यस्थान में नया टैब बनाएँ बटन पर क्लिक करें, और फिर जानकारी दर्ज करें. नया टैब बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Business Contact Manager कार्यस्थान को उत्कृष्ट बनाएँ आलेख में टैब्स पर जानकारी देखें.

युक्ति:  आप परिणामों में सभी रिकॉर्ड्स का चयन कर, राइट-क्लिक कर, और फिर बनाएँ और अपनी इच्छित विपणन गतिविधि प्रकार, जिसे आप प्रारंभ करना चाहते हैं, पर क्लिक कर, खोज परिणामों के सेट से विपणन गतिविधि लॉन्च कर सकते हैं. विपणन गतिविधियों को लॉन्च करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Business Contact Manager में अपने उत्पादों और सेवाओं का विपणन करें, देखें.

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खोजने के लिए सुझाव

  • यदि आप खोज शब्द की वर्तनी के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, जैसे नाम , तो उसके केवल कुछ शब्द टाइप करें.

  • खोज सुविधा, आपके द्वारा खोजे जा रहे प्रत्येक रिकॉर्ड के आवश्यक फ़ील्ड्स में दर्ज किया गया सभी पाठ स्कैन करती है, ताकि आपके खोज परिणाम, आपकी अपेक्षा से व्यापक हों. उदाहरण के लिए, यदि आपने शिकागो को खोज शब्द के रूप में लिखा, तो आप खोज परिणामों में शिकागो पते वाले संपर्को के साथ उन्हें भी देखोगे, जिनके कंपनी नामों के साथ शिकागो है.

  • आप खोज बॉक्स में एक से अधिक खोज शब्द दर्ज कर सकते हैं, जैसे नाम या शहर.

  • डिफ़ॉल्ट खोज ऑपरेटर AND है. यदि आप अन्य ऑपरेटर्स का उपयोग नहीं करते हैं, तो आपके केवल सभी खोज मापदंड से मेल खाने वाले रिकॉर्ड्स प्रदर्शित किए जाते हैं.

  • अपने परिणाम सीमित करने के लिए, ऑपरेटर्स (= < > OR) को खोज शब्दों के बीच एकल या संयोजन में उपयोग करें.

ऑपरेटर्स AND और OR सभी अपरकेस अक्षरों में टाइप करें.

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उन्नत खोज विकल्प

अपनी खोज का क्षेत्र व्यापक या सीमित करने के लिए, व्यावसायिक रिकॉर्ड्स की अपनी मूल खोज से आगे जाएँ.

अपना खोज फ़ील्ड व्यापक करने के लिए, स्कोप विकल्पों का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, यदि आप व्यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड्स खोज रहे हैं, लेकिन अपने परिणामों में लीड शामिल करना चाहते हैं, तो आप अपनी खोज में उसी प्रकार के अन्य रिकॉर्ड्स शामिल कर सकते हैं.

अपने कोई भी यूजर-डिफ़ाइंड फ़ील्ड्स सहित, विशिष्ट फ़ील्ड्स पर अपनी खोज सीमित करने के लिए, परिष्कृत करें विकल्पों का उपयोग करें. अपने खोज मापदंड में उस प्रकार की जानकारी जोड़ने के लिए, समूह में किसी भी फ़ील्ड पर क्लिक करें.

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खोज का स्कोप व्यापक करना

आपके द्वारा खोज लॉन्च किए जाने के बाद, समान प्रकार के अतिरिक्त रिकॉर्ड्स या सभी Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक रिकॉर्ड्स और आइटम शामिल करने के लिए, आप इसका स्कोप परिवर्तित कर सकते हैं. यदि आप रिकॉर्ड वहाँ ढूँढ नहीं पाते हैं, जहाँ आपने उसे देखने की अपेक्षा की, तो यह प्रक्रिया आज़माएँ.

उदाहरण के लिए, यदि आप कोई भी रिकॉर्ड खोज रहे हों - संचार इतिहास आइटम्स, अवसर रिकॉर्ड्स, लिंक किए गए खाते और इत्यादि – जो किसी विशिष्ट व्यावसायिक संपर्क से संबद्ध हैं, तो कोई भी कस्टम रिकॉर्ड प्रकार सहित, आप अपनी खोज में स्वचालित रूप से सभी रिकॉर्ड्स शामिल करने के लिए, खोज विस्तृत कर सकते हैं.

आपके द्वारा खोज लॉन्च किए जाने के बाद, अपनी खोज का स्कोप व्यापक करने के लिए, निम्न प्रक्रिया का उपयोग करें.

  1. रिबन पर खोज टैब के स्कोप समूह में, निम्न में से कोई एक क्लिक करें:

    • सभी (रिकॉर्ड नाम) प्रकार यह विकल्प उन सभी रिकॉर्ड प्रकारों को शामिल करने के लिए खोज को विस्तृत करता है, जो चयनित रिकॉर्ड प्रकार पर आधारित हैं.

    • सभी Business Contact Manager आइटम्स यह विकल्प ( search all bcm items button ) संचार इतिहास आइटम्स सहित, सभी Business Contact Manager for Outlook रिकॉर्ड्स और आइटम्स को शामिल करने के लिए, खोज परिणामों को विस्तृत करता है.

      नोट: Outlook आइटम, जैसे अपॉइंटमेंट्स और ई-मेल संदेश, खोज परिणामों में शामिल नहीं किए जाते हैं.

  2. रिबन में वर्तमान टैब पर क्लिक कर, अपने मूल खोज परिणामों पर लौटें.

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अपने खोज परिणाम परिष्कृत करना

अपनी खोज के दौरान, किसी भी समय, आपके द्वारा देखे जाने वाले परिणामों को अधिक सीमित करने के लिए, आप खोज मापदंड जोड़ सकते हैं. चयनित रिकॉर्ड प्रकार पर लगभग प्रत्येक फ़ील्ड के लिए खोज मानों को जोड़ें.

आपके द्वारा खोज लॉन्च किए जाने के बाद, अपनी खोज का स्कोप सीमित करने के लिए, निम्न प्रक्रिया का उपयोग करें.

  1. रिबन पर, खोज टैब पर, परिष्कृत करें समूह में, अपनी खोज में मापदंड शामिल करने के लिए, निम्न में से किसी भी विकल्प पर क्लिक करें:

जब आप क्लिक करते हैं ...

आपके खोज परिणामों में शामिल होते हैं ...

नाम विकल्प (लेबल, आपके द्वारा खोजे जाने वाले रिकॉर्ड्स के साथ बदल जाएगा)

उस नाम या आंशिक नाम के साथ, जिसे आप खोज बॉक्स में टाइप करते हैं, कोई भी रिकॉर्ड्स.

इसे असाइन किया गया, और फिर सूची में किसी नाम पर क्लिक करें

आपके द्वारा चयनित उपयोगकर्ता नाम को असाइन किए गए सभी रिकॉर्ड्स.

अभियान (केवल विपणन गतिविधि रिकॉर्ड्स के लिए)

विपणन गतिविधि रिकॉर्ड्स, जो अभियान बॉक्स में आपके द्वारा लिखे जाने वाले नाम के साथ अभियान या अभियानों से संबंधित हैं.

ध्वजांकित

रिकॉर्ड्स जो ध्वजांकित किए गए हैं.

विक्रय अवस्था (केवल अवसर रिकॉर्ड्स के लिए)

अवसर रिकॉर्ड्स, जो उस विक्रय अवस्था (जैसे संभावना या योग्यता) में हैं, जिस पर आप सूची में क्लिक करते हैं.

स्थिति (केवल विपणन गतिविधि, व्यावसायिक प्रोजेक्ट और प्रोजेक्ट कार्य रिकॉर्ड्स के लिए)

रिकॉर्ड्स, जो उस स्थिति से चिह्नित किए जाते हैं, जिस पर आप स्थिति सूची में क्लिक करते हैं.

श्रेणियाँ

वे रिकॉर्ड्स जो उस श्रेणी को असाइन किए गए हैं, जिस पर आप श्रेणियाँ सूची में क्लिक करते हैं.

पेरेंट विकल्प (लेबल, आपके द्वारा खोजे जाने वाले रिकॉर्ड्स के साथ बदल जाएगा)

वे रिकॉर्ड्स, जो खोज बॉक्स में आपके द्वारा लिखे जाने वाले नाम के साथ, खाते या प्रोजेक्ट से लिंक किए जाते हैं.

प्रपत्र फ़ील्ड्‍स form fields button

सभी रिकॉर्ड्स, जिनके फ़ील्ड्स में वही मान होता है, जिसे आप उन फ़ील्ड्स के लिए खोज बॉक्स में टाइप करते हैं या क्लिक करते हैं, जिन पर आप प्रपत्र फ़ील्ड्स सूची में क्लिक करते हैं.

  1. अपने खोज परिणामों को प्रदर्शित करने के लिए खोज बटन पर क्लिक करें.

युक्ति:  आपके द्वारा परिष्कृत करें समूह से किया जाने वाला प्रत्येक चयन, खोज बॉक्स के अंतर्गत फ़ील्ड के रूप में जोड़ा जाता है. आप इन मापदंडों की समीक्षा और इनको परिवर्तित कर सकते हैं, और खोज बॉक्स के हाइलाइट रहने तक, अतिरिक्त खोजों को चला सकते हैं.

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खोज फ़ोल्डर्स का उपयोग करना

खोज फ़ोल्डर्स, जैसे कार्यस्थान पर टैब्स, आपकी इच्छित विशिष्ट जानकारी को देखने हेतु आसानी से प्रदर्शित करने के उपयोगी तरीके हैं.

ये Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधकखोज फ़ोल्डर आपके द्वारा मेल क्लिक किए जाने पर नेविगेशन फ़लक में प्रदर्शित किए जाते हैं. किसी फ़ोल्डर पर उसमें शामिल रिकॉर्ड्स देखने के लिए क्लिक करें.

आप खोज फ़ोल्डर्स को आवश्यकतानुसार बना और उपयोग कर सकते हैं. वे टैब पर फ़िल्टर की गई सूची के समान कार्य करते हैं. हालाँकि, खोज फ़ोल्डर्स को अपना डेटा वर्तमान बनाने के लिए, टैब्स की तुलना में सार्थक रूप से आपके कंप्यूटर की संसाधन क्षमता की अधिक आवश्यकता होती है. टैब्स जब भी दृश्यमान होते हैं, अप-टू-डेट रखे जाते हैं, लेकिन खोज फ़ोल्डर्स देखे जा रहे हों या नहीं, उनका लगातार अद्यतन किया जाता है.

हम अनुशंसा करते हैं कि आप उन खोज फ़ोल्डर्स की संख्या सीमित करें, जिन्हें आप बनाते हैं, और इसके बजाय पुनः उपयोग योग्य सूची बनाने की आवश्यकता पड़ने पर, टैब्स का उपयोग करें. आप प्रत्येक कार्यस्थान पर 20 तक टैब्स बना सकते हैं. फ़िल्टर की गई सूचियों से टैब्स बनाने की अधिक जानकारी के लिए, Business Contact Manager कार्यस्थानों को दक्ष बनाएँ आलेख में टैब्स पर अनुभाग देखें.

खोज फ़ोल्डर बनाना

  1. नेविगेशन फ़लक में मेल पर क्लिक करें.

  2. Business Contact Manager के अंतर्गत खोज फ़ोल्डर्स पर राइट-क्लिक करें, और फिर नया खोज फोल्डर पर क्लिक करें.

  3. नया खोज फ़ोल्डर संवाद बॉक्स में, फ़ोल्डर के लिए नाम टाइप करें.

  4. उस रिकॉर्ड प्रकार पर क्लिक करें, जिसे आप चाहते हैं कि खोज फ़ोल्डर में शामिल हो.

आप रिकॉर्ड्स प्रकार चुन सकते हैं, जैसे व्यावसायिक संपर्क, खाता, अवसर, व्यावसायिक प्रोजेक्ट और प्रोजेक्ट कार्य या संचार इतिहास रिकॉर्ड्स, जैसे व्यावसायिक संचार इतिहास, खाता इतिहास, अवसर इतिहास और व्यावसायिक प्रोजेक्ट इतिहास. इतिहास फ़ोल्डर्स में चयनित रिकॉर्ड प्रकारों के लिए संचार इतिहास आइटम्स शामिल होंगे.

युक्ति:  यदि आप खाता-आधारित या व्यावसायिक संपर्क-आधारित रिकॉर्ड्स के साथ फ़ोल्डर बनाते हैं, तो आप खोज फ़ोल्डर को विपणन गतिविधि की प्राप्तकर्ता सूची के रूप में उपयोग कर सकते हैं. केवल रिकॉर्ड्स का चयन करें, फिर संचार करें समूह में रिबन पर विपणन क्लिक करें, और फिर उस गतिविधि पर क्लिक करें, जिसे आप प्रारंभ करना चाहते हैं.

  1. फ़िल्टर संवाद बॉक्स खोलने के लिए, फ़िल्टर बटन पर क्लिक करें. निम्न में से कोई भी कार्य करें:

    • सामान्य फ़िल्टर टैब पर, उन विकल्पों पर क्लिक करें, जिन्हें आप चाहते हैं, कि आपके फ़िल्टर परिणामों में शामिल हों.

    • अपने फ़िल्टर परिणामों को अधिक सीमित करने हेतु, एक या अधिक क्वेरीज़ बनाने के लिए, उन्नत फ़िल्टर टैब पर क्लिक करें.

    • रिकॉर्ड्स की सूची देखने के लिए, परिणामों की समीक्षा करें टैब पर क्लिक करें. उन अतिरिक्त रिकॉर्ड्स के चेक बॉक्स साफ़ करें, जिन्हें आप परिणामों से निकालना चाहते हैं.

      फ़िल्टर उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Business Contact Manager में रिकॉर्ड्स फ़िल्टर करें, देखें.

  2. अपने परिणामों को खोज फ़ोल्डर के रूप में सहेजने के लिए, ठीक पर क्लिक करें.

    फ़ोल्डर, नेविगेशन फलक में Business Contact Manager फ़ोल्डर के अंतर्गत प्रकट होता है.

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