2007 Microsoft Office सिस्‍टम में जानकारी अधिकार प्रबंधन

यह लेख इस बात की व्‍याख्‍या करता है कि आप किस प्रकार से जानकारी अधिकार प्रबंधन अर्थात् इन्‍फ़ॉर्मेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) के प्रयोग के द्वारा दस्‍तावेज़ों, कार्यपुस्‍ति‍काओं और प्रस्‍तुतियों में सामग्री की अनुमति को कैसे सीमित कर सकते हैं, जो कि 2007 Microsoft Office सिस्टम में उपलब्‍ध है. आप ईमेल संदशों में सामग्री की अनुमति को किस प्रकार सीमित कर सकते हैं इस बारे में जानकारी के लिए, देखें ईमेल संदेशों में गोपनीय जानकारी तक अनुमति को सीमित करें.

फाइल को खोलने या संशोधि‍त करने के लिए पासवर्ड कैसे सेट करें इस बारे में जानकारी के लिए, देखें दस्‍तावेज़, कार्यपुस्‍ति‍का या प्रस्‍तुति को खोलने या संशोधि‍त करने के लिए पासवर्ड सेट करें. ऐसे अन्‍य लेख भी हैं जो कि दस्‍तावेज़ों में स्‍वरूपण को सुरक्षित करें और कार्यपत्रक या कार्यपुस्‍ति‍का तत्वों को सुरक्षित करें के लिए पासवर्ड का प्रयोग करने का विवरण देते हैं.

इस लेख में

आईआरएम और उसकी सीमाओं का उद्देश्‍य

फाइलों के प्रकार जिन्‍हें आप आईआरएम के साथ अधि‍कार-प्रबंधि‍त कर सकते हैं

IRM का प्रयोग करने के लिए अपने कंप्‍यूटर को कॉन्फ़िगर करें

डाउनलोड अनुमतियां

फाइलों की सामग्री तक अनुमति को सीमित करें

फाइलों को अधि‍कार-प्रबंधि‍त करने के लिए भिन्‍न उपयोगकर्ता खाते का प्रयोग करें

सीमित अनुमति के साथ सामग्री देखें

आईआरएम और उसकी सीमाओं का उद्देश्‍य

जानकारी अधि‍कार प्रबंधन (IRM) व्‍यक्तियों और प्रबंधकों को दस्‍तावेज़ों, कार्यपुस्‍ति‍काओं और प्रस्‍तुतियों तक पहुंच अनुमतियों को निर्दिष्‍ट करने की अनुमति प्रदान करता है. यह अनधिकृत लोगों द्वारा संवेदनशील सूचना को मुद्रित, अग्रसारित या प्रति‍लि‍पि‍ बनाए जाने से रोकने में सहायता करता है. आईआरएम के प्रयोग के द्वारा फाइल के लिए अनुमति को सीमित कर दिये जाने के बाद पहुंच और प्रयोग पाबंदियां लागू हो जाती हैं और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि सूचना कहां पर है, क्‍योंकि फाइल के लिए अनुमति स्‍वयं दस्‍तावेज़ फाइल में संग्रहीत होती है.

IRM लोगों की व्‍यक्गित या निजी सूचना ट्रांसमि‍शन से संबंधित अपनी व्‍यक्तिगत वरीयताओं को लागू करने में मदद करती है. IRM इसके अलावा संगठनों की गोपनीय या मालिकाने से जुड़ी सूचना के नियंत्रण और प्रसार को शासित करने वाली कार्पोरेट नीति को लागू करने में भी मदद करता है.

आईआरएम निम्‍नलिखित काम करने में मदद करता है:

  • प्रतिबंधित सामग्री के अधिकृत प्राप्तिकर्ता को अनधिकृत प्रयोग के लिए अग्रसारित करने, प्रति‍लि‍पि‍ बनाने, संशोधि‍त करने, मुद्रित करने, फैक्‍स करने या चि‍पकाने से रोकता है

  • प्रतिबंधित सामग्री को Microsoft Windows में प्रिंट स्‍क्रीन फीचर का प्रयोग करके प्रति‍लि‍पि‍ बनाए जाने से रोकता है

  • सामग्री को प्रतिबंधित करता है वहां जहां कहीं भी भेजी जाती है

  • फाइल समाप्ति को समर्थन देता है ताकि दस्‍तावेज़ों की सामग्री को निर्दिष्‍ट समयावधि के बाद देखा नहीं जा सके

  • कंपनी के भीतर की सामग्री के प्रयोग और प्रसार को शासित करने वाली कार्पोरेट नीतियों को लागू करता है

IRM निम्‍नलिखित को नहीं रोक सकता:

  • ट्रोजन हार्सेस, कीस्‍ट्रोक लॉगर्स और कुछ प्रकार के स्‍पाइवेयर जैसे दुर्भावनापूर्ण प्रोग्राम्‍स के द्वारा सामग्री को मिटाए जाने, चुराए जाने या कब्‍जे में लेने और ट्रांसमि‍ट किए जाने से

  • कंप्‍यूटर वाइरसों की क्रियाओं की वजह से सामग्री के खोने या अनुपयोगी होने से

  • प्रतिबंधित सामग्री के प्राप्तिकर्ता की स्‍क्रीन पर प्रदर्शन से हाथ से प्रति‍लि‍पि‍ बनाने या फिर से टाइप किये जाने से

  • प्राप्तिकर्ता द्वारा स्‍क्रीन पर प्रदर्शित प्रतिबंधित सामग्री का डिजिटल फोटोग्राफ लेने से

  • थर्ड-पार्टी स्‍क्रीन-कैप्‍चर प्रोग्राम्‍स का प्रयोग करके प्रति‍बंधित सामग्री को कॉपी किये जाने से

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फाइलों के प्रकार जिन्‍हें आप आईआरएम के साथ अधि‍कार-प्रबंधि‍त कर सकते हैं

2007 Office रिलीज़ में IRM का प्रयोग करके आप, आप XML कागज़ विवरण (.xps) के साथ-साथ निम्‍नलिखित फाइल प्रकारों को अधि‍कार प्रबंधि‍त कर सकते हैं:

Word फाइल्स

फाइल प्रकार

एक्‍सटेंशन

दस्‍तावेज़़

.doc

दस्‍तावेज़़

.docx

मैक्रो-सक्षम दस्‍तावेज़़

.docm

टेम्‍प्‍लेट

.dot

टेम्‍प्‍लेट

.dotx

मैक्रो-सक्षम टेम्‍प्‍लेट

.dotm

Excel फ़ाइलें

फ़ाइल का प्रकार

एक्‍सटेंशन

कार्यपुस्‍ति‍का

.xls

कार्यपुस्‍ति‍का

.xlsx

मैक्रो-सक्षम कार्यपुस्‍ति‍का

.xlsm

टेम्‍प्‍लेट

.xlt

टेम्‍प्‍लेट

.xltx

मैक्रो-सक्षम टेम्‍प्‍लेट

.xltm

नॉन XML बायनरी कार्यपुस्‍ति‍का

.xlsb

मैक्रो-सक्षम एड-इन

.xla

मैक्रो-सक्षम एड-इन

.xlam

PowerPoint फ़ाइलें

फाइल का प्रकार

एक्‍सटेंशन

प्रस्‍तुति

.ppt

प्रस्‍तुति

.pptx

मैक्रो-सक्षम प्रस्‍तुति

.pptm

टेम्‍प्‍लेट

.pot

टेम्‍प्‍लेट

.potx

मैक्रो-सक्षम टेम्‍पलेट

.potm

प्रदर्शन

.pps

प्रदर्शन

.ppsx

मैक्रो-सक्षम प्रदर्शन

.ppsm

Office थीम

.thmx

नोट्स: 

  • जब फाइल के इन प्रकारों को Office Outlook 2007 में अधि‍कार-प्रब्रंधि‍त ईमेल संदेश में अटैच किया जाता है तो वे स्‍वयं भी स्‍वत: अधि‍कार-प्रबंधि‍त हो जाते हैं.

  • जब आप संदेश (.msg) फाइल को अधि‍कार-प्रबंधि‍त ईमेल संदेश से अटैच करते हैं तो अटैच किया हुआ संदेश अधि‍कार-प्रबंधि‍त नहीं होता. IRM .msg फाइल प्रकारों को अधि‍कार-प्रबंधि‍त नहीं करता.

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IRM का प्रयोग करने के लिए अपने कंप्‍यूटर को कॉन्फ़िगर करें

2007 Office रिलीज़में IRM का प्रयोग करने के लिए न्‍यूनतम आवश्‍यक सॉफ़्टवेयर Windows Rights Management Services (RMS) क्‍लाइंट सर्विस पैक 1 (SP1) है. अगर आप Windows Vista चला रहे कंप्‍यूटर का प्रयोग करते हैं तो Windows Rights Management Services (RMS) क्‍लाइंट पहले से ही स्‍थापित होता है. अगर आप Windows XP चला रहे कंप्‍यूटर का प्रयोग करते हैं तो Windows Rights Management Services (RMS) क्‍लाइंट सर्विस पैक1 (SP1) आपके कंप्‍यूटर पर या तो आपके द्वारा या फिर आपके RMS प्रबंधक के द्वारा अवश्‍य ही स्‍थापत होना चाहिए. RMS प्रबंधक कंपनी-विशिष्‍ट IRM नीतियों को कॉन्फ़िगर कर सकता है जो कि यह परिभाषित करतीं हैं कि सूचना तक कौन पहुंच प्राप्‍त कर सकता है और ईमेल संदेश के लिए संपादन के किस स्‍तर को मंजूरी प्राप्‍त है. उदाहरण के लिए, कंपनी प्रबंधक ''कंपनी गोपनीय'' नामक अधि‍कार टेम्‍पलेट को परिभाषित कर सकता है, जो कि यह निर्दिष्‍ट करती है कि उस नीति का प्रयोग करने वाला ईमेल संदेश केवल कंपनी डोमेन के भीतर के उपयोगकर्ताओं द्वारा ही खोला जा सकता है.

Windows Rights Management Services (RMS) क्‍लाइंट को स्‍थापित करें

  1. Windows XP में प्रारंभ करें बटन को क्लिक करें, और फिर क्लिक करें कंट्रोल पैनल.

  2. क्लिक करें प्रोग्राम्‍स जोड़ें या हटायें, और फिर प्रोग्राम्‍स जोड़ें या हटायेंक्लिक करें. बायें फलक में नये प्रोग्राम्‍स जोड़ेंक्लिक करें. प्रोग्राम्‍स की सूची से Windows Rights Management Services Clientक्लिक करें, और फिर जोड़ें क्लिक करें.

    नोट: उत्कृष्ट दृश्य में प्रोग्राम्‍स जोड़ें या हटायेंदो बार क्लिक करें, और फिर बायें फलक में नये प्रोग्राम्‍स जोड़ेंक्लिक करें. प्रोग्राम्‍स की सूची से Windows Rights Management Services क्‍लाइंटक्लिक करें, और फिर जोड़ेंक्लिक करें.

वैकल्पिक तौर पर जब आप पहले-पहल उन फाइलों को खोलने की कोशिश करते हैं जो कि आईआरएम का प्रयोग करके अधि‍कार-प्रबंधि‍त की गयी हैं तो 2007 Office रिलीज़ आपको Windows Rights Management Services क्‍लाइंट डाउनलोड करने की ओर ले जाता है बशर्ते कि आप उस सॉफ़्टवेयर के बिना कंप्‍यूटर को चला रहे हैं. Windows Rights Management Services क्‍लाइंट के बारे में अधिक जानकारी के लिए Windows Rights Management Servicesवेबसाइट पर जाएँ.

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डाउनलोड अनुमतियां

पहली बार जब आप प्रतिबंधित अनुमति वाले दस्‍तावेज़, कार्यपुस्‍ति‍का या प्रस्‍तुति को खोलने का प्रयास करते हैं तो आपको अपने प्रत्‍यय-पत्रों की पुष्टि करने और प्रयोग लाइसेंस को डाउनलोड करने के लिए लाइसेंसिंग सर्वर से कनेक्‍ट होना होगा. प्रयोग लाइसेंस आपके फाइल तक के पहुंच के स्‍तर को परिभाषित करता है. यह प्रक्रिया प्रतिबंधित अनुमति वाली प्रत्‍येक फाइल के लिए आवश्‍यक है. दूसरे शब्‍दों में, प्रतिबंधित अनुमति वाली सामग्री को उपयोग लाइसेंस के बिना नहीं खोला जा सकता. डाउनलोड करने की अनुमतियों के लिए इस बात की आवश्‍यकता पड़ती है कि Microsoft Office आपके प्रत्‍यय-पत्रों (जिसमें कि आपका ईमेल पता शामिल है) और लाइसेंसिंग सर्वर के आपके अनुमति अधिकार के बारे में सूचना का भेजता है. दस्‍तावेज़ में समाहित सूचना लाइसेंसिंग सर्वर को नहीं भेजी जाती. अधिक जानकारी के लिए पढ़ें गोपनीयता बयान.

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फाइलों की सामग्री तक अनुमति को सीमित करें

लेखक दस्‍तावेज़ों, कार्यपुस्‍ति‍काओं और प्रस्‍तुतियों को प्रति उपयोगकर्ता, प्रति दस्‍तावेज़ या प्रति-समूह आधार पर अनुमति को सीमित कर सकते हैं (समूह-आधारित अनुमतियों के लिए समूह विस्‍तार के लिए Microsoft सक्रि‍य नि‍र्देशि‍का सेवा की आवश्‍यकता पड़ती है). लेखक अनुमति संवाद बॉक्‍स का प्रयोग करते हैं ताकि उपयोगकर्ता उन्‍हें पढें और परिवर्तित करें पहुंच प्रदान की जा सके और इसके साथ ही सामग्री के लिए समाप्ति तारीख तय की जा सके. उदाहरण के लिए, लेखक रणजीत हेलेना को दस्‍तावेज़ को पढ़ने की अनुमति प्रदान कर सकता है लेकिन उसमें परिवर्तन करने की नहीं. रणजीत फिर बॉबी को दस्‍तावेज़ में परिवर्तन करने की अनुमति दे सकता है और उसे दस्‍तावेज़ को सहेजने दे सकता है. रणजीत इसके अलावा हेलेना और बॉबी की इस दस्‍तावेज़ तक पहुंच को दस्‍तावेज़ की अनुमति के समाप्‍त होने से पहले पांच दिनों तक सीमित करने का निर्णय भी कर सकता है. दस्‍तावेज़ के लिए समाप्ति की तारीख तय करने के बारे में जानकारी के लिए, देखें फाइल के लिए समाप्ति तारीख तय करें.

Word में अनुमति संवाद बॉक्स

  1. दस्‍तावेज़, कार्यपुस्‍ति‍का या प्रस्‍तुति को सहेजें.

  2. क्लिक करें Microsoft Office बटन बटन छवि , तैयार करें की ओर इंगित करें, अनुमति सीमित करें क्लिक करें और फिर वितरित नहीं करेंक्लिक करें.

  3. इस दस्‍तावेज़ के लिए अनुमति को सीमित करें चेक बॉक्‍स का चयन करें, और फिर पहुंच के उस स्‍तर को नियत करें जिसे कि आप प्रत्‍येक उपयोगकर्ता के लिए चाहते हैं.

    अगर किसी प्रबंधक ने व्‍यक्तियों द्वारा नहीं बदली जा सकने वाली कस्‍टम अनुमति नीतियों को तय कर रखा है तो आपके चुनाव सीमित हो सकते हैं.

    अनुमति का स्‍तर

    • पढ़ें     पढ़ने की अनुमति वाले उपयोगकर्ता दस्‍तावेज़, कार्यपुस्‍ति‍का या प्रस्‍तुति को पढ़ सकते हैं लेकिन उन्‍हें उसे संपादित करने, मुद्रित करने या प्रति‍लि‍पि‍ बनाने की अनुमति नहीं होती.

    • परिवर्तित करें     परिवर्तन की अनुमति वाले उपयोगकर्ता दस्‍तावेज़़, कार्यपुस्‍ति‍का या प्रस्‍तुति में परिवर्तनों को पढ़, संपादित और सहेज सकते हैं लेकिन उन्‍हें उसे मुद्रित करने की अनुमति नहीं होती.

    • पूर्ण नियंत्रण     पूर्ण नियंत्रण की अनुमति वाले उपयोगकर्ताओं के पास लेखन की पूर्ण अनुमतियां होती हैं और वे दस्‍तावेज़, कार्यपुस्‍ति‍का या प्रस्‍तुति के साथ ऐसा कुछ भी कर सकते हैं जिसे कि कोई लेखक कर सकता है, जैसे कि सामग्री के लिए समाप्ति की तारीख नियत करें, मुद्रण को रोक दें और उपयोगकर्ताओं को अनुमति दें. अधिकृत उपयोगकर्ताओं के लिए दस्‍तावेज़ की अनुमति के समाप्‍त हो जाने के बाद दस्‍तावेज़ को केवल दस्‍तावेज़ के लेखक के द्वारा या दस्‍तावेज़ तक पूर्ण नियंत्रण की अनुमति वाले उपयोगकर्ताओं के द्वारा ही खोला जा सकता है. लेखक के पास हमेशा ही पूर्ण नियंत्रण अनुमति होती है.

  4. किसी को पूर्ण नियंत्रण अनुमति प्रदान करने के लिए और विकल्‍पक्लिक करें, और फिर पहुंच का स्‍तर स्‍तंभ में, तीर को क्लिक करें, और फिर परिवर्तित करें सूची में पूर्ण नियंत्रण क्लिक करें.

    अनुमति संवाद बॉक्‍स में अधिक विकल्‍प

  5. अपने अनुमति स्‍तर को नियत करने के बाद ओकेक्लिक करें.

    यह इशारा करते हुए संदेश पट्टी प्रकट होती है कि दस्‍तावेज़ अधि‍कार प्रबंधि‍त हैं. अगर आप दस्‍तावेज़ में कोई पहुंच अनुमति परिवर्तन करना चाहते हैं तो अनुमति परिवर्तित करेंक्लिक करें.

    संदेश पट्टी

    अगर प्रतिबंधित अनुमति वाला कोई दस्‍तावेज़ अनधिकृत व्‍यक्ति को अग्रसारित किया जाता है तो लेखक के ईमेल पते या वेबसाइट पते के साथ संदेश प्रकट होता है ताकि व्‍यक्ति दस्‍तावेज़ के लिए अनुमति का अनुरोध कर सके.

    संवाद बॉक्‍स छवि

    लेखक ने अगर ईमेल पते को सम्मिलित नहीं किया हो तो अनधिकृत उपयोगकर्ताओं को त्रुटि संदेश प्राप्‍त होगा.

किसी फाइल के लिए समाप्ति तारीख सेट करें

  1. फाइल खोलें.

  2. क्लिक करें Microsoft Office बटन बटन छवि तैयार करें की ओर इंगित करें, अनुमति को सीमित करें की ओर इंगित करें, और फिर वितरित नहीं करेंकी ओर इंगित करें.

  3. इस दस्‍तावेज़ के लिए अनुमति को सीमित करें चेक बॉक्‍स का चयन करें और फिर और विकल्‍प को क्लिक करें.

  4. उपयोगकर्ताओं के लिए अतिरिक्‍त अनुमति के नीचे यह दस्‍तावेज़ इस समय ख्‍़ात्‍म होगा चेक बॉक्‍स का चयन करें, और फिर तारीख दर्ज करें.

  5. दो बार ओके क्लिक करें.

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फाइलों को अधि‍कार-प्रबंधि‍त करने के लिए भिन्‍न उपयोगकर्ता खाते का प्रयोग करें

  1. दस्‍तावेज़, कार्यपत्रक या प्रस्‍तुति को खोलें.

  2. क्लिक करें Microsoft Office बटन बटन छवि , तैयार करें की ओर इंगित करें, अनुमति को सीमित करें की ओर इंगित करें, और फिर क्लिक करें प्रत्‍यय-पत्रों का प्रबंध करें.

  3. निम्‍नलिखित में से एक काम करें:

    • उपयोगकर्ता का चयन करें संवाद बॉक्‍स में, उस खाते के लिए ईमेल पते का चयन करें जिसका आप प्रयोग करना चाहते हैं और फिर ओकेक्लिक करें.

    • उपयोगकर्ता का चयन करें संवाद बॉक्‍स में, क्लिक करें जोड़ें, नये खाते के लिए अपने प्रत्‍यय-पत्रों को टाइप करें और फिर दो बार ओके क्लिक करें.

      उपयोगकर्ता संवाद बॉक्‍स का चयन करें

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सीमित अनुमति के साथ सामग्री देखें

उस अधि‍कार-प्रबंधि‍त सामग्री को देखने के लिए जिसकी आपको 2007 Office रिलीज़ का प्रयोग करके अनुमति है, बस दस्‍तावेज़, कार्यपुस्‍ति‍का या प्रस्‍तुति को खोलें.

अगर आप अपने को मिली अनुमतियों को देखना चाहते हैं तो संदेश पट्टी में या तो अनुमति देखें को क्लिक करें या अपनी स्‍क्रीन के नीचे स्थिति पट्टी में बटन को क्लिक करें.

स्थिति पट्टी

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