2007 मीटिंग्‍स उपकरण

2007 मीटिंग्‍स उपकरण आपकी मीटिंग्‍स को व्‍यवस्‍थित करने, संचालित करने और उन्हें रिकॉर्ड करने में सहायता करता है.

आप क्या करना चाहते हैं?

कोई नई मीटिंग बनाना

मीटिंग्स के बीच नेविगेट करना

कोई मीटिंग कार्यसूची बनाना

मीटिंग सहभागियों को प्रबंधित करना

क्रिया आइटम बनाना

मीटिंग के मिनट रिकॉर्ड करना

फ़ाइल अनुलग्‍नकों के साथ कार्य करना

अनुलग्नक जोड़ना

अनुलग्‍नकों को खोलना

अनुलग्‍नकों को सहेजना

अनुलग्‍नकों को हटाना

मीटिंग्‍स उपकरण्‍ा अनुमतियाँ परिवर्तित करना

कुंजीपटल शॉर्टकट्स का उपयोग करना

कोई नई मीटिंग बनाना

विशेष रूप से, अतिथियों के अतिरिक्त सभी कार्यस्‍थान सदस्‍य नई मीटिंग्‍स बना सकते हैं.

  1. मीटिंग विज़ार्ड प्रारंभ करने के लिए मुखपृष्ठ टैब पर, नई मीटिंग क्‍लिक करें.

  2. मीटिंग के लिए एक विषय और प्रारंभ एवं समाप्त समय दर्ज करें.

  3. वैकल्‍पिक रूप से, मीटिंग के बारे में स्‍थान और अन्‍य अतिरिक्त विवरण दर्ज करें.

  4. मीटिंग बनाने के लिए ठीक क्‍लिक करें.

आपके द्वारा मीटिंग विज़ार्ड में दर्ज की गई जानकारी मीटिंग के लिए प्रोफ़ाइल टैब पर प्रदर्शित होती है. यह जानकारी संपादित करने के लिए, संपादित करें क्लिक करें, अपने परिवर्तन करें एवं सहेजें और बंद करें क्लिक करें.

एक बार मीटिंग बना लेने पर, आप मीटिंग सहभागियों को जोड़ सकते हैं और अन्‍य मीटिंग गतिविधियाँ जैसे कार्यसूची सेट करना, प्रारंभ कर सकते हैं.

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मीटिंग्स के बीच नेविगेट करना

  • प्रदर्शित करने के लिए दिनांकों की श्रेणी का चयन करता है क्‍लिक करें और प्रदर्शित करने के लिए इच्‍छित समयावधि (उदाहरण के लिए, दिन, सप्ताह, महीना) का चयन करें.

  • वर्तमान दिनांक श्रेणी चयन पर आधारित पिछले या अगले मीटिंग दिनांक पर नेविगेट करने के लिए पिछला/अगला तीर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, अगर आपकी वर्तमान समय अवधि "सप्ताह द्वारा " है, तो पिछले या अगले सप्ताह पर जाने के लिए तीर क्लिक करें.

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कोई मीटिंग कार्यसूची बनाना

कोई सहभागी जिसे डिफ़ॉल्‍ट अनुमतियाँ दी गई हैं, जिसकी भूमिका सहभागी या उससे अधिक की है, वह कार्यसूची आइटम जोड़ सकता है, उनका संपादन कर सकता है या ले जा सकता है और केवल मीटिंग निर्माता या कार्यस्‍थान प्रबंधक ही कार्यसूची आइटम हटा सकते हैं.

कोई कार्यसूची विषय जोड़ने के लिए:

  1. कार्यसूची टैब क्‍लिक करें और नया विषय... क्‍लिक करें.

  2. नया कार्यसूची विषय प्रपत्र भरें और ठीक क्‍लिक करें.

किसी कार्यसूची आइटम को संपादित करने के लिए, उसका चयन करें और संपादित करें क्लिक करें. इच्‍छित परिवर्तन करें और सहेजें और बंद करें क्‍लिक करें.

विषयों की सूची में से किसी कार्यसूची विषय को ले जाने के लिए, उसका चयन करें और ऊपर ले जाएँ चिह्न या नीचे ले जाएँ चिह्न क्‍लिक करें.

किसी कार्यसूची विषय को हटाने के लिए, उसका चयन करें और DELETE दबाएँ.

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मीटिंग सहभागियों को प्रबंधित करना

डिफ़ॉल्‍ट अनुमतियाँ दिए जाने पर, कोई सहभागी जिसकी भूमिका सहभागी या उससे अधिक है, वह किसी मीटिंग के लिए सहभागी टैब का संपादन कर सकता है.

  1. यदि आवश्‍यक हो, तो सहभागी फ़ील्‍ड्स खोलने के लिए, सहभागी टैब क्‍लिक करें और संपादित करें टैब क्‍लिक करें.

  2. इच्‍छित परिवर्तन करें और सहेजें और बंद करें क्‍लिक करें.

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क्रिया आइटम बनाना

कोई सहभागी जिसे डिफ़ॉल्‍ट अनुमतियाँ दी गई हैं, जिसकी भूमिका सहभागी या उससे अधिक है, वह कार्यसूची आइटम जोड़ सकता है, उनका संपादन कर सकता है या ले जा सकता है और केवल मीटिंग निर्माता या कार्यस्‍थान प्रबंधक ही कार्यसूची आइटम हटा सकते हैं. कोई नया क्रिया आइटम जोड़ने के लिए:

  1. क्रियाएँ टैब क्‍लिक करें और नया क्रिया आइटम क्‍लिक करें.

  2. नया क्रिया आइटम प्रपत्र भरें और ठीक क्‍लिक करें.

क्रिया आइटम सॉर्ट करने के लिए, स्तंभ शीर्ष लेख क्लिक करें. उदाहरण के लिए, प्राथमिकता के आधार पर सभी क्रिया आइटम सॉर्ट करने के लिए "प्राथमिकता" स्तंभ शीर्ष क्लिक करें.

कोई क्रिया आइटम संपादित करने के लिए, उसका चयन करें और संपादित करें क्लिक करें. इच्‍छित परिवर्तन करें और सहेजें और बंद करें क्‍लिक करें.

कोई क्रिया आइटम हटाने के लिए, उसका चयन करें और DELETE दबाएँ.

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मीटिंग के मिनट रिकॉर्ड करना

कोई सहभागी जिसे डिफ़ॉल्‍ट अनुमतियाँ दी गई हैं, जिसकी भूमिका सहभागी या उससे अधिक है, वह मीटिंग के मिनट्‍स का संपादन कर सकता है. मीटिंग के मिनट्‍स संपादित करने के लिए :

  1. यदि आवश्‍यक हो, तो संपादन हेतु पाठ क्षेत्र खोलने के लिए मिनट टैब का चयन करें और संपादित करें क्‍लिक करें.

  2. पाठ क्षेत्र में लिखें. वैकल्‍पिक रूप से, वर्तमान मीटिंग कार्यसूची को पाठ क्षेत्र में सम्‍मिलित करने के लिए कार्यसूची सम्‍मिलित करें क्‍लिक करें.

  3. अपने कार्य को सहेजने या छोड़ने के विकल्‍प का चयन करें.

    • अपने वर्तमान संपादनों को सहेजने के लिए सहेजें क्लिक करें और अतिरिक्त लेखन के लिए पाठ क्षेत्र को खुला छोड़ दें.

    • अपने परिवर्तनों को सहेजने और मिनट संपादन मोड से बाहर निकलने के लिए सहेजें और बंद करें क्‍लिक करें.

    • आपके द्वारा अंतिम बार मिनट सहेजने के बाद से किए गए किसी भी परिवर्तन को छोड़ने के लिए रद्द करें क्‍लिक करें.

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फ़ाइल अनुलग्‍नकों के साथ कार्य करना

मीटिंग प्रोफ़ाइल, कार्यसूची विषय और क्रिया आइटम फ़ाइल ये सभी अनुलग्नकों में शामिल हो सकते हैं. विशेष रूप से, केवल मीटिंग निर्माता या कार्यस्थान प्रबंधक फ़ाइल अनुलग्नकों को जोड़ या हटा सकते हैं.

अनुलग्नक जोड़ना

  1. मीटिंग प्रोफ़ाइल, किसी कार्यसूची विषय या किसी क्रिया आइटम का चयन करें और संपादित करें क्‍लिक करें.

  2. अनुलग्‍नक ड्रॉप-डाउन मेनू क्‍लिक करें और जोड़ें का चयन करें.

  3. अनुलग्‍न करने के लिए फ़ाइलों का चयन करें और खोलें क्‍लिक करें.

  4. अपने परिवर्तनों को सहेजें.

अनुलग्‍नकों को खोलना

  1. अनुलग्‍नक ड्रॉप-डाउन मेनू क्लिक करें.

  2. जिस अनुलग्‍नक को आप खोलना चाहते हैं, उसका चयन करें.

    अनुलग्नक किसी समर्थन करने वाले अनुप्रयोग में खुलता है, बशर्ते कि आपने अपने कंप्यूटर पर उसे स्थापित किया हो. यदि आपके कंप्यूटर पर कोई समर्थन करने वाला अनुप्रयोग न हो, तो अन्य विकल्पों के साथ Windows "इसमें खोलें" संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है.

अनुलग्‍नकों को सहेजना

  1. अनुलग्‍नक ड्रॉप-डाउन मेनू क्‍लिक करें और सभी सहेजें... का चयन करें

  2. अनुलग्‍नकों को सहेजने के लिए डिस्‍क स्‍थान का चयन करें और ठीक क्‍लिक करें.

अनुलग्‍नकों को हटाना

  1. उस मीटिंग सुविधा (प्रोफ़ाइल, कार्यसूची विषय या क्रिया आइटम) का चयन करें जिसमें वह अनुलग्‍नक है जिसे आप हटाना चाहते हैं और संपादित करें क्‍लिक करें.

  2. अनुलग्‍नक ड्रॉप-डाउन मेनू क्‍लिक करें और हटाएँ का चयन करें.

  3. उन अनुलग्‍नकों का चयन करें जिन्हें आप हटाना चाहते हैं.

  4. हटाने की पुष्टि करने के लिए हाँ क्लिक करें.

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मीटिंग्‍स उपकरण्‍ा अनुमतियाँ परिवर्तित करना

वर्तमान में सदस्‍य भूमिकाओं को असाइन की गई अनुमतियाँ देखने के लिए, कार्यस्‍थान टैब क्‍लिक करें, गुण क्‍लिक करें, और फिर अनुमतियाँ टैब क्‍लिक करें.

डिफ़ॉल्‍ट रूप से, अतिथियों के अतिरिक्त अन्‍य सभी सदस्‍यों को मीटिंग्‍स बनाने या संपादित करने, साथ ही उनके द्वारा बनाई गई मीटिंग्‍स हटाने की अनुमति होती है. प्रबंधकों के पास सभी उपलब्‍ध अनुमतियाँ होती हैं.

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कुंजीपटल शॉर्टकट्स का उपयोग करना

नीचे दी गई तालिका मीटिंग्स उपकरण के लिए कुंजीपटल शॉर्टकर्ट्स सूचीबद्ध करती है. उपलब्ध शॉर्टकर्ट्स उस मोड पर निर्भर करते हैं जिसमें आप उपकरण का उपयोग कर रहे हैं.

यह करने के लिए

यह दबाएँ

कोई नई मीटिंग बनाना

CTRL+N

कोई नया कार्यसूची आइटम बनाना

CTRL+T

कोई नया क्रिया आइटम बनाना

CTRL+M

सभी मीटिंग्स देखना

CTRL+L

केवल आज की मीटिंग्स देखना

CTRL+D

वर्तमान सप्ताह की मीटिंग्स देखना

CTRL+W

वर्तमान महीने की मीटिंग्स देखना

CTRL+O

वर्तमान वर्ष की मीटिंग्स देखना

CTRL+R

किसी कार्यसूची विषय की लिंक के रूप में प्रतिलिपि बनाना

CTRL+I

किसी क्रिया आइटम की लिंक के रूप में प्रतिलिपि बनाना

CTRL+K

किसी लिंक के रूप में मीटिंग की प्रतिलिपि बनाना

CTRL+E

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अपने कौशल का विस्तार करें
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