ओवरव्यू: अपनी टीम के साथ सहयोग के लिए किसी साइट मेलबॉक्स का उपयोग करना

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किसी साइट मेलबॉक्स एक केंद्रीय ईमेल और दस्तावेज़ साझाकरण किसी SharePoint साइट से पहुँच प्राप्त की है खाता है। आपकी टीम या प्रासंगिक टीम-स्तर ईमेल वार्तालाप एकत्रित करना एक महत्वपूर्ण ईमेल संदेश लिखते पर सहयोग करने के लिए किसी साइट मेलबॉक्स का उपयोग कर सकते हैं। अपनी टीम भी किसी साइट मेलबॉक्स का उपयोग करके सुरक्षित रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को साझा करने के लिए मददगार हो सकती है।

अपनी साइट के लिए साइट मेलबॉक्स सेट अप करने के बाद, एक नया ईमेल खाता बनाया जाता है, जो आपकी साइट का नाम उपयोग करता है. उदाहरण के लिए, मान लीजिए आपके पास एक टीम साइट है जो यह URL उपयोग करती है: http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. उस साइट मेलबॉक्स के लिए ईमेल पता HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com होगा.

वेब पार्ट टाइल

टीम-स्तर ईमेल वार्तालाप एकत्रित करना

बहुत सी टीमें नियमित आधार पर ईमेल संदेशों के माध्यम से वार्तालाप करती हैं. उनमें से कुछ वार्तालापों से ऐसी जानकारी मिलती है जो नीचे कहीं न कहीं किसी संदर्भ में उपयोगी हो सकती है. स्वयं के इनबॉक्स में ही वह जानकारी खोने के बजाय, आप थ्रेड के अंतर्गत सबसे उपयोगी ईमेल अपने साइट मेलबॉक्स में अग्रेषित कर सकते हैं. प्रत्येक व्यक्ति जिसके पास आपकी साइट पर योगदान अनुमतियाँ होती हैं, साइट मेलबॉक्स खोलने और संदेश देखने में सक्षम होता है. इस तरह, अब से कुछ महीनों बाद जब अन्य टीम के सदस्य किसी विशेष निर्णय में दी गई जानकारी रीकॉल करने का प्रयास करते हैं, तो उस टीम के सदस्य साइट मेलबॉक्स खोल सकते हैं, उस खाते में कैप्चर किए गए मेल के माध्यम से खोज सकते हैं और प्रश्न में समस्या का इतिहास देख सकते हैं.

इन टीम-स्तर ईमेल वार्तालापों को एकत्रित करने का एक अन्य अच्छा तरीका है टीम को ईमेल संदेश भेजते समय बस साइट मेलबॉक्स ईमेल पते की CC बनाएँ. आप साइट मेलबॉक्स ईमेल पता किसी संपर्क समूह या वितरण सूची में भी शामिल कर सकते हैं, ताकि आप जब भी अपनी टीम को कोई मेल भेजें तो यह स्वचालित रूप से शामिल हो जाए.

प्रतिलिपि फ़ील्ड में साइट मेलबॉक्स के साथ ईमेल संदेश.

और अधिक जानना चाहते हैं?   टीम ईमेल समन्वित करने के लिए किसी साइट मेलबॉक्स का उपयोग करेंपर एक नज़र डालें।

अन्य लोगों के साथ दस्तावेज़ साझा करना

प्रत्येक टीम के पास कुछ ऐसे दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें कहीं संग्रहीत करना होता है और सामान्यतः अन्य लोगों के साथ साझा करना होता है. यदि आप अपनी SharePoint साइट पर अपनी टीम के दस्तावेज़ संग्रहीत करते हैं, तो आप साइट तक पहुँच प्राप्त करने वाले लोगों के साथ साझा करने के लिए साइट मेलबॉक्स अनुप्रयोग का लाभ आसानी से उठा सकते हैं.

महत्वपूर्ण:  जब उपयोगकर्ता Outlook में कोई साइट मेलबॉक्स देखते हैं, तो वे उस साइट की दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ में सभी दस्तावेज़ों की एक सूची देखेंगे. साइट मेलबॉक्सेज़ सभी उपयोगकर्ताओं के लिए दस्तावेज़ों की समान सूची प्रस्तुत करते हैं, ताकि जिन उपयोगकर्ताओं के पास खोलने की पहुँच नहीं है वे भी दस्तावेज़ देख सकें.

यदि आप Exchange उपयोग कर रहे हैं, तो आपके दस्तावेज़ Outlook में भी एक फ़ोल्डर में दिखाई देंगे जिससे अन्य लोगों को दस्तावेज़ अग्रेषित करना और आसान हो जाता है.

साइट मेलबॉक्स से किसी दस्तावेज़ को अग्रेषित करना

और अधिक जानना चाहते हैं?   दस्तावेज़ों पर सहयोग करने के लिए किसी साइट मेलबॉक्स का उपयोग करेंपर एक नज़र डालें। आपके भी इसे Office 365 में साइट मेलबॉक्स उपयोग करने के लिए तैयार करेंके माध्यम से पढ़ने के लिए मददगार हो सकते हैं।

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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