अपनी जानकारी सहेजने के लि‍ए फ़ाइल बनाना

जब आप पहली बार Outlook चलाते हैं, तो आवश्‍यक डेटा फ़ाइलें स्‍वचालि‍त रूप से बन जाती हैं. हालाँकि‍ कई बार आप अति‍रि‍क्त डेटा फ़ाइलें बनाएँगे. उदाहरण के लि‍ए, संग्रह कि‍ए गए आइटम कि‍सी अन्‍य व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल (.pst) में सहेजे जा सकते हैं. आप वि‍भि‍न्‍न प्रोजेक्‍ट्स को उनकी Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) में रख सकते हैं.

अगर आप एक Microsoft Exchange खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो क्योंकि आपके आइटम Exchange सर्वर पर वितरित किए गए और सहेजे गए हैं इसलिए सामान्यत: एक Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) आवश्यक नहीं है. हालांकि, आपको ई-मेल सर्वर के लिए कोई कनेक्शन उपलब्ध नहीं होने पर भी आपके संदेशों के साथ कार्य में सक्षम करने के लिए Exchange खाते Outlook में कार्यक्षमता शामिल करते हैं. यह सुविधा एक विशिष्ट Outlook डेटा फ़ाइल (.ost) का उपयोग करती है जो कि Exchange खाते की एक सिंक्रनाइज़ की गई प्रतिलिपि रखने के लिए उपयोग की जाती है.

Outlook डेटा फ़ाइलों (.pst और .ost) के बारे में

Microsoft Outlook 2010 का उपयोग करके बनाई गई Outlook डेटा फ़ाइलें (.pst और .ost) आपके कंप्यूटर पर Documents\Outlook Files फ़ोल्डर में सहेजी गई हैं. अगर आप Windows XP का उपयोग कर रहे है, तो ये फ़ाइलें My Documents\Outlook Files फ़ोल्डर में बनाई गई हैं.

दो Outlook डेटा फ़ाइल प्रकारों के प्राथमिक अंतर निम्‍नलिखित हैं:

  • एक Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) POP3 और इंटरनेट संदेश पहुंच प्रोटोकॉल (IMAP) ई-मेल खाते के लिए उपयोग की जाती है. इसके अतिरिक्त, जब आप अपने कंप्यूटर पर Outlook फ़ोल्डर्स और आइटम्स का संग्रह या बैक अप बनाना चाहते हैं, जिसमें Exchange खाते शामिल हैं, तो आप एक अतिरिक्त Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) बनाते और उपयोग करते हैं.

  • एक ऑफ़लाइन Outlook डेटा फ़ाइल (.ost) का उपयोग केवल तब किया जाता है जब आपके पास एक Exchange खाता हो और आप ऑफ़लाइन कार्य करना चुनते हैं या जब आप कैश किए हुए Exchange मोड का उपयोग करते हैं. एक ऑफ़लाइन Outlook डेटा फ़ाइल (.ost) बैक अप करना आवश्यक नहीं है. Exchange सर्वर पर सहेजे हुए डेटा से एक नई .ost फ़ाइल बनाई जा सकती है.

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एक Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) बनाएँ

  1. मुख पृष्ठ टैब पर, नए समूह में, नए आइटम क्लिक करें, अधिक आइटम की ओर इंगित करें और फिर Outlook डेटा फ़ाइल क्लिक करें.

  2. Outlook डेटा फ़ाइल बनाएँ या खोलें संवाद बॉक्स में, फ़ाइल नाम बॉक्स में, आप नाम को Outlookनेविगेशन फलक में जिस रूप में दिखाना चाहते हैं उस रूप में लिखें और फिर ठीक क्लिक करें.

  3. डिफ़ॉल्ट रूप से, डेटा फ़ाइलें पासवर्ड-सुरक्षित नहीं हैं. अपनी डेटा फ़ाइल में एक पासवर्ड जोड़ने के लिए, पासवर्ड के अंतर्गत, पासवर्ड और पासवर्ड को जाँचें पाठ बॉक्स में उपयोग करना चाहते हैं.

    महत्वपूर्ण: Microsoft, आपके ISP, या आपके ई-मेल व्यवस्थापक को आपके पासवर्ड तक पहुँच प्राप्त नहीं‍ है, न ही ये आपके पासवर्ड भूल जाने पर Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) की सामग्रियों की पुनर्प्राप्ति में आपकी सहायता कर सकते हैं.

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