स्‍वत:संग्रह सेटिंग्‍स दर्शाई गई

स्‍वत:संग्रह आपके मेलबॉक्‍स में या ई-मेल सर्वर, पर स्‍थान प्रबंधित करने में मदद करता है जिनका उपयोग आप संग्रह स्‍थान पर स्‍वचालित ढ़ंग से आइटम ले जाने द्वारा करते हैं. स्‍वत:संग्रह फ़ोल्‍डर में आइटम्‍स के लिए निम्‍नलिखित कार्रवाईयों में से एक या दोनों प्रदर्शित करता है जो कि सेट परिस्थितियों पर निर्भर होती है.

  • Outlook आइटम्‍स को, उनके मूल स्‍थान से निकालकर, संग्रह फ़ाइल में ले जाता है, सामान्‍यतया आपके काम करने वाले फ़ोल्‍डर्स में से.

    Outlook मेर आइटम्‍स कहाँ ले जाता है?

    संग्रह फ़ाइल डेटा फ़ाइल, व्‍यक्तिगत फ़ोल्‍डर फ़ाइल (.pst) का एक विशेष प्रकार है. पहली बार जब स्‍वत:संग्रह चलता है, Outlook निम्‍नलिखित स्‍थानों पर स्‍वचालित ढ़ग से संग्रह फ़ाइल बना देता है:

    • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\YourUserName \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      पहली बार Outlook द्वारा आइटम्‍स संग्रह कि‍ए जाने के बाद, आप सीधे नेविगेशन फलकमें स्‍थि‍त आपकी Outlook फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर से आइटम्‍स तक पहुँच प्राप्‍त कर सकते हैं. आप व्‍यक्तिगत फ़ोल्‍डरों के लिए अपनी स्‍वयं की संग्रहण फ़ाइलें भी बना सकते हैं.

      नोट: यदि आप स्‍थानीय सेटिंग्‍स या स्‍थानीय फ़ोल्‍डरों को नहीं देख पाते हैं, तो संभवत: वे छुपे हो सकते हैं.

      छुपे हुए फ़ोल्डर्स को मैं कैसे दिखाऊँ

      • Windows Vista    

        1. प्रारंभ बटन क्लिक करें, और तब नियंत्रण कक्ष क्लिक करें.

        2. प्रकटन और व्‍यक्तिकरण क्लिक करें.

          नोट: यदि आप नियंत्रण कक्ष क्‍लासिक दृश्‍य का उपयोग कर रहे हैं, फ़ोल्‍डर विकल्‍प पर डबल-क्लिक करें, और फिर चरण 4 पर जाएँ.

        3. फ़ोल्डर विकल्प क्लिक करें.

        4. दृश्‍य टैब पर, उन्‍नतसेटिंग्‍स के तहत, फ़ाइलें और फ़ोल्‍डर्स के तहत, छिपे हुए फ़ाइलें और फ़ोल्‍डर्स के तहत, छिपे हुए फ़ाइलें और फ़ोल्‍डर्स चुनें.

      • Windows XP    

        1. प्रारंभ बटन क्लिक करें, और तब नियंत्रण कक्ष क्लिक करें.

        2. फ़ोल्डर विकल्प क्लिक करें.

          फ़ोल्‍डर वि‍कल्‍प संवाद बॉक्‍स

        3. दृश्‍य टैब क्‍लि‍क करें, और तब छुपी हुई फ़ाइलें और फ़ोल्‍डर वि‍कल्‍प क्‍लि‍क करें.

  • स्‍वत:संग्रह समाप्‍त हो चुके आइटम्‍स स्‍थायी रूप से हटा देता है. समाप्‍त हो चुके आइटम्‍स वे आइटम्‍स हैं जिनकी समय सीमा समाप्‍त हो चुकी है.

    उस बारे में मुझे और बताइए जब विशिष्‍ट Microsoft Outlook आइटम्‍स समाप्‍त हो जाते हैं

    जब फ़ोल्‍डर्स के आइटम्‍स समाप्‍त हो जाते हैं या मिटा दिए जाते हैं तब के लिए डिफॉल्‍ट आयु अवधि

    फ़ोल्‍डर

    आयु अवधि

    इनबॉक्‍स और ड्रॉफ्ट्स

    6 महीने

    भेजे गए आइटम्‍स और हटाए गए आइटम्‍स

    2 महीने

    आउटबॉक्‍स

    3 महीने

    कैलेंडर

    6 महीने

    कार्य

    6 महीने

    नोट्स

    6 महीने

    जर्नल

    6 महीने

    नोट: फ़ोल्‍डर्स जिन्‍हें आपने बनाया है और और जिनमें उसी प्रकार के आइटम्‍स शामिल हैं जैसे कि इनबॉक्‍स, कैलेंडर, कार्य, नोट्स, या जर्नल उनमें 6 महीने आयु अवधि का समान डिफॉल्‍ट होता है, उदाहरण के लिए, कोई ई-मेल फ़ोल्‍डर जिसे आपने स्थिति रिपोर्ट के लिए बनाया है वह सहकर्मी द्वारा प्राप्‍त होता है या व्‍यक्तिगत संपर्कों के लिए आपके द्वारा बनाया गया संपर्क फ़ोल्‍डर.

    किसी आइटम की आयु निर्धारित करें

    आइटम प्रकार

    जब आयु अवधि प्रारंभ होती है

    ई-मेल संदेश

    प्राप्ति दिनांक/समय या जब आपने संदेश को आखिरी बदला और सहेजा, जो भी बाद में हो.

    कैलेंडर मीटिंग, ईवेंट या अपॉइंटमेंट

    वह दिनांक जिसमें आपे आइटम में आखिरी बार परिवर्तन किया और सहेजा था, जो भी बाद में हों. आवर्ती आइटम्‍स स्‍वत:संग्रहित नहीं होते हैं.

    कार्य

    पूर्णता दिनांक या जब आपने कार्य को आखिरी बदला और सहेजा था. वे कार्य जो पूर्ण चिह्नित नहीं हाते हैं वे स्‍वत:संग्रहित नहीं होते हैं. दूसरे लोगों को असाइन किए गए कार्य संग्रहित होते हैं यदि चिह्नित पूर्ण होते हैं.

    नोट

    जब आपने आखिरी बार नोट बदला और सहेजा हो.

    जर्नल प्रविष्टि

    वह दिनांक जब जर्नल प्रविष्टि बनाई गई हो या जब आपने आखिरी बार प्रविष्टि बदली और सहेजी हो.

    संपर्क

    संपर्क डिफॉल्‍ट रूप से संग्रहित नहीं होते हैं. हालांकि, आप उन्‍हें मैन्‍युअली संग्रहित कर सकते हैं.

आप अपनी संग्रह आवश्‍यकताओं को फिट करने हेतु इन सेटिंग्‍स के लिए परिस्थितियों को अनुकूलित करें. अधिक जानकारी के लिए, नीचे दिया गया विवरण देखें या स्‍वत:संग्रह पर अधिक जानने के लिए, आइटम्‍स के बैक अप या उन्‍हें हटाने के लिए स्‍वत:संग्रह का उपयोग करें देखें.

समाप्‍त हो रहे आइटम्‍स और हटाए जा रहे आइटम्‍स विशेष तौर पर उलझा देने वाले हो सकते हैं.

समाप्‍त हो रहे और हटाए जा रहे आइटम्‍स के बारे में मुझे और अधिक बताएँ.

  • आइटम्‍स उनके संग्रहीत स्‍थानों पर संग्रह होते हैं जब तक कि आप एक या अधिक स्‍वत:संग्रह सेटिंग्‍स नहीं बदलते हैं. आइटम्‍स उनके संग्रह किए स्‍थान से हटाए नहीं जाते हैं, वे केवल उनकी संग्रह स्‍थान से हटाए जाने से पहले स्‍वत: हटा दिए जाते हैं. एक बार वे संग्रहित हो जाते हैं, वे केवल मैन्‍यूअली हटाए जा सकते हैं.

  • आइटम्‍स को स्‍थायी रूप से हटाया जाना चुनना उनके समाप्‍त होने पर उन्‍हें स्‍थायी रूप से हटा देता है्. वे संग्रहित नहीं होते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप समाप्‍त हो चुके आइटम हटाएँ (केवल ई-मेल फ़ोल्‍डर्स) क्लिक करते हैं, यह विकल्‍प आपके ई-मेल फ़ोल्‍डर्स जैसे कि इनबॉक्‍स, भेजे गए, या ड्रॉफ्ट्स, को तब हटा देता है जब वे अपनी आयु अवधि के अंत तक पहुँच जाते हैं. संदेश संग्रहित नहीं होते हैं.

स्‍वत:संग्रह के लिए सेटिंग्‍स और विकल्‍प

सेटिंग्‍स और विकल्‍प के लिए निम्‍नलिखित विवरण देखें जिन्‍हें आप स्‍वत:संग्रह अनुकूलित करते समय लागू कर सकते हैं.

स्‍वत:संग्रह सेटिंग्‍स

1. हर बार स्‍वत:संग्रह चलाएँ    चुनें कि आप कब कब स्‍वत:संग्रह चलाना चाहते हैं. बहुत बाहर संग्रहण करना आपके कंप्‍यूटर के प्रदर्शन को धीमा कर सकता है. इसलिए, समय अवधि चुनना ज्‍यादा बेहतर है जो कि स्‍वत:संग्रह प्रक्रिया को कम कर देती है. आपको यह विचार करना चाहिए कि आप एक दिए हुए समय में कितने आइटम्‍स विशेष रूप से प्राप्‍त करते हैं और उसके अनुसार टाइमफ्रेम समायोजित करें.

स्‍वत:संग्रह चलाने के पूर्व संकेद दें    इस आइटम को चुनें यदि आप चाहते हैं कि स्‍वत:संग्रह द्वारा आपके Outlook आइटम को चलाए जाने के पूर्व Outlook कोई अनुस्‍मारक संदेश प्रदर्शित करें, आप स्‍वत:संग्रह सत्र निरस्‍त करने के लिए, नहीं क्लिक कर सकते हैं.

2. समाप्‍त हो चुके आइटम्‍स (केवल ई-मेल फ़ोल्‍डर्स) हटाएँ    यह विकल्‍प डिफॉल्‍ट रूप से चयनित है. आप ई-मेल संदेशों को हटाया जाना चुन सकते हैं यदि उनकी आयु अवधि समाप्‍त हो चुकी है. आपके इनबॉक्‍स और ड्रॉफ्ट आइटम्‍स के लिए डिफॉल्‍ट अवधि छ: महीने है और भेजे गए आइटम्‍स के लिए तीन महीने है, लेकिन आप इस अवधि को इससे पुराने आइटम साफ़ करें विकल्‍प का उपयोग करते हुए बदल सकते हैं.

जब विशिष्‍ट Microsoft Outlook आइटम्‍स समाप्‍त हो जाएं तो इस बारे में मुझे और अधिक बताएँ

जब फ़ोल्‍डर के आइटम्‍स समाप्‍त हो जाए या हट जाए तब के लिए डिफॉल्‍ट आयु अवध

फ़ोल्‍डर

आयु अवधि

इनबॉक्‍स और ड्रॉफ्ट्स

6 महीने

भेजे गए आइटम्‍स और हटाए गए आइटम्‍स

2 महीने

आउटबॉक्‍स

3 महीने

कैलेंडर

6 महीने

कार्य

6 महीने

नोट्स

6 महीने

जर्नल

6 महीने

नोट: आपके द्वारा बनाए गए फ़ोल्डर जिनमें इनबॉक्स, कैलेंडर, कार्य, नोट, याजर्नल जैसे आइटम्स का डिफॉल्‍ट समय 6 माह की आयु अवधि होती है.

किसी आइटम की आयु निर्धारित करें

आइटम प्रकार

जब आयु अवधि प्रारंभ होती है

ई-मेल संदेश

प्राप्ति दिनांक/समय या जब आपने संदेश को आखिरी बदला और सहेजा, जो भी बाद में हो.

कैलेंडर मीटिंग, ईवेंट या अपॉइंटमेंट

वह दिनांक जिसमें आपे आइटम में आखिरी बार परिवर्तन किया और सहेजा था, जो भी बाद में हों. आवर्ती आइटम्‍स स्‍वत:संग्रहित नहीं होते हैं.

कार्य

पूर्णता दिनांक या जब आपने कार्य को आखिरी बदला और सहेजा था. वे कार्य जो पूर्ण चिह्नित नहीं हाते हैं वे स्‍वत:संग्रहित नहीं होते हैं. दूसरे लोगों को असाइन किए गए कार्य संग्रहित होते हैं यदि चिह्नित पूर्ण होते हैं.

नोट

जब आपने आखिरी बार नोट बदला और सहेजा हो.

जर्नल प्रविष्टि

वह दिनांक जब जर्नल प्रविष्टि बनाई गई हो या जब आपने आखिरी बार प्रविष्टि बदली और सहेजी हो.

संपर्क

संपर्क डिफॉल्‍ट रूप से संग्रहित नहीं होते हैं. हालांकि, आप उन्‍हें मैन्‍युअली संग्रहित कर सकते हैं.

3. पुराने आइटम्‍स संग्रहित करें या हटाएँ    इस विकल्‍प को चुनें यदि आप अपने Outlook आइटम्‍स को संग्रहित करना चाहते हैं, और फिर हटाए गए जबकि वे आयु अवधि के अंतिम समय तक पहुँच जाते है. संग्रहण और हटाया जाना लागू करने के लिए अतिरिक्‍त सेटिंग्‍स चुनें.

4. फ़ोल्‍डर सूची में संग्रहण फ़ोल्‍डर दिखाएँ    नेविगेशन फ़लक में आपके अन्‍य काम किए जाने वाले फ़ोल्‍डर के साथ संग्रहण फ़ोल्‍डर का सूचीबद्ध होना चुनें. मुख्‍य संग्रहण फ़ोल्‍डर में, आप सबफ़ोल्‍डर्स खोल सकते हैं और आपके संग्रहित आइटम्‍स देख सकते हैं. आपके संग्रहित आइटम्‍स देखते समय, आप यह पुष्टि कर सकते हैं कि सही आइटम्‍स संग्रहित किए गए हैं, और आप ऐसे किन्‍हीं भी आइटम्‍स को खींच सकते हैं जिनकी आवश्‍यकता आपको वापस काम करने वाले फ़ोल्‍डर में पड़ती है.

5. इससे पुराने आइटम साफ़ करें    जब आप आपके आइटम्‍स, दिनों, सप्‍ताहों, या महीनों में, संग्रहित चाहते हैं तो उसके लिए डिफॉल्‍ट कॉन्फिगर चुनें. आप किसी अवधि को एक दिन से लेकिन 60 महीनों तक के लिए कॉन्फिगर कर सकते हैं. संग्रहण के लिए "साफ" का मतलब आइटम्‍स — संग्रहित करें. इसका मतलब "हटाएँ" नहीं है जब तक कि आपने उसे सेटिंग्‍स को फोल्‍डर्स के लिए कहीं ओर नहीं चुना है.

6. पुराने आइटम्‍स यहाँ ले जाएँ    इस जगह के लिए उन कंप्‍यूटरों की डिफॉल्‍ट सेटिंग्‍स अलग है जो Windows Vista और Microsoft Windows XP ऑपरेटिंग सिस्‍टम चला रहे हैं. यदि आप संग्रहित आइटम्‍स के लिए दूसरा गंतव्‍य सेट करना चाहते हैं, आप दूसरा स्‍थान ब्राउज़ करके उसे सेट कर सकते हैं. आइटम्‍स उनकी आयु अ‍वधि के बाइ इस स्‍थान से चले जाते हैं.

  • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\YourUserName \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

नोट: किसी कस्‍टम स्‍थान पर संग्रहित आइटम्‍स हटाए नहीं जाते हैं जब तक कि आप फ़ोल्‍डर्स ना खोलें और उन्‍हें मैन्‍युअली ना हटाएँ.

7. आइटम्‍स स्‍थायी रूप से हटाएँ    यह विकल्‍प समाप्‍त हो चुके आइटम्‍स को डिफॉल्‍ट स्‍थान पर ले जाने की बजाय तत्‍काल हटा देता है, जैसे कि कोई अन्‍य फ़ोल्‍डर जिसे आपने नाम दिया हो या हटा दिए गए आइटम्‍स का फ़ोल्‍डर.

8. अभी इन सेटिंग्‍स को सभी फ़ोल्‍डर्स पर लागू करें    यह विकल्‍प स्‍वत:संग्रह सेटिंग्‍स आपके बदलावों सहित आपके सभी फ़ोल्‍डर्स पर लागू करता है. एक या एक से अधिक फ़ोल्‍डर्स के लिए भिन्‍न सेटिंग्‍स निर्दिष्‍ट करने के लिए, इस विकल्‍प को ना चुनें. इसके स्‍थान पर, बटन के नीचे बताए गए निर्देशों का उपयोग करें जो कि बताते हैं कि कैसे व्‍यक्तिगत फ़ोल्‍डर्स के लिए सेटिंग्‍स कैसे निर्दिष्‍ट करें. विशिष्‍ट फ़ोल्‍डर्स के लिए किए गए बदलाव केवल उन्‍हीं फ़ोल्‍डर्स पर लागू होते हैं.

9. अवधारण नीति जानकारी    आपके संगठन में, कोई सिस्‍टम प्रबंधक अवधारण जानकारियाँ सेट कर सकता है जो आपके मेलबॉक्‍स के आइटम्‍स का कब और कैसे स्‍वत:संग्रह होना निर्धारित करता है. आप यहाँ नीतियों को देख सकते हैं, लेकिन आप उन्‍हें उपयुक्‍त अनुमतियों के बगैर बदल नहीं सकते.

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