स्वत: संग्रह सेटिंग्स का अर्थ क्या है?

आपके मेलबॉक्स में या ई-मेल सर्वर पर आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली रिक्ति को किसी संग्रह स्थान पर स्वचालित रूप से ले जाकर उसे प्रबंधित करने में स्वत: संग्रह मदद करता है. विकल्पों के आधार पर, स्वत: संग्रह निम्न कार्यों में से एक या दोनों पूरे करता है:

  • आइटम्स को उनके मूल स्थान से, आमतौर पर आपके सक्रिय फ़ोल्डर्स में से एक में ले जाता है.

    मेरे आइटम्स कहाँ जाते हैं?

    संग्रह फ़ाइल, Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) का एक प्रकार है. पहली बार जब स्वत: संग्रह चलता है, तब संग्रह फ़ाइल स्वचालित रूप से बन जाती है. फ़ाइल कहाँ बनती है, यह आपके कंप्यूटर पर चलने वाले ऑपरे‍टिंग सिस्टम पर निर्भर करता है.

    • Windows 7     C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Windows XP     C:\Documents and Settings\YourUserName \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      इस आलेख में सूचीबद्ध फ़ोल्डर मुझे नहीं मिल रहे हैं

      कुछ फ़ोल्‍डर छुपे हुए फ़ोल्डर हो सकते हैं. Windows में छुपे हुए फ़ोल्‍डर्स फ़ोल्‍डर प्रदर्शित करने के लिए, निम्न कार्य करें:

      • प्रारंभ बटन क्लिक करें और फिर नियंत्रण कक्ष क्लिक करें.

      • फ़ोल्डर विकल्प क्लिक करें.

        फ़ोल्डर विकल्प का पता लगाने के लिए, विंडो के शीर्ष पर खोज बॉक्स में, फ़ोल्डर विकल्प लिखें. Windows XP के लिए नियंत्रण कक्ष में, पता बॉक्‍स में फ़ोल्डर विकल्प लिखें.

      • छुपी हुई फ़ाइलें और फ़ोल्‍डर्स के तहत, फ़ाइलें और फ़ोल्‍डर्स के तहत, उन्‍नत सेटिंग्‍स में, दृश्‍य टैब पर, छुपी हुई फ़ाइल्‍स, फ़ोल्‍डर्स और ड्राइव्स दिखाएँ का चयन करें.

  • उन आइटम्स को स्थायी रूप से हटाया जाता है जिनकी आयु अवधि समाप्‍त हो चुकी है.

नोट: यदि आप आइटम्स हटा देते हैं, तो वे संग्रहीत नहीं होते हैं. यदि आप आइटम्स संग्रहीत करते हैं, तो वे स्वतः संग्रह द्वारा हटाए नहीं जा सकते. एक बार आइटम्स संग्रहीत करने के बाद, उन्हें केवल मैन्युअली हटाया जा सकता है.

स्वतः संग्रह सुविधा के बारे में अधिक जानकारी के लिए, आइटम्स का बैकअप लेने या उन्हें हटाने के लिए स्वतः संग्रह का उपयोग करें देखें.

Outlook आइटम्स के एजिंग पीरियड्स

जिस Outlook आइटम की आयु अवधि सीमा से अधिक हो गई हो, उसे अगले स्वतः संग्रह में शामिल किया जाता है, जब तक कि आइटम को शामिल न करने के लिए विशिष्ट रूप से चिह्नित न किया गया हो. प्रत्येक Outlook फ़ोल्डर के लिए डिफ़ॉल्ट आयु अवधि निम्न प्रकार से होती है:

फ़ोल्डर

आयु अवधि

इनबॉक्स और प्रारूप

6 माह

भेजे गए आइटम्‍स और हटाए गए आइटम्‍स

2 माह

आउटबॉक्‍स

3 माह

कैलेंडर

6 माह

कार्य

6 माह

नोट्स

6 माह

जर्नल

6 माह

नोट: आपके द्वारा बनाए गए फ़ोल्डर्स जिनमें इनबॉक्स, कैलेंडर, कार्य, नोट्स या जर्नल जैसे आइटम्स होते हैं, उनकी भी डिफ़ॉल्‍ट आयु अवधि 6 माह होती है. उदाहरण के लिए, किसी सहकर्मी से प्राप्त स्थिति रिपोर्ट्स के लिए आपके द्वारा बनाया गया मेल फ़ोल्डर या व्यक्तिगत संपर्कों के लिए आपके द्वारा बनाया गया संपर्क फ़ोल्डर.

आइटम की आयु निर्धारित करें

आइटम प्रकार

जब आयु अवधि प्रारंभ होती है

ई-मेल संदेश

प्राप्ति दिनांक/समय या जब आपने अंतिम बार संदेश को परिवर्तित किया गया और सहेजा, जो भी बाद में हो.

कैलेंडर मीटिंग, ईवेंट या अपॉइंटमेंट

आपके द्वारा आइटम को अंतिम बार परिवर्तित करने या सहेजने का दिनांक, जो भी बाद में हो. पुनरावर्ती आइटम्स स्वतः संग्रहीत नहीं किए जाते.

कार्य

समाप्ति दिनांक या आपके द्वारा कार्य को अंतिम बार परिवर्तित करने या सहेजने की दिनांक. जिन कार्यों को पूर्ण चिह्नित नहीं किया जाता वे स्वतः संग्रहीत नहीं होते. अन्य लोगों को असाइन किए गए कार्यों को केवल तभी संग्रहीत किया जाता है, जब उन्हें पूर्ण चिह्नित किया गया हो.

नोट

जब आपने नोट को अंतिम बार परिवर्तित किया और सहेजा.

जर्नल प्रविष्टि

जर्नल प्रविष्टि बनाने का दिनांक या आपके द्वारा प्रविष्टि को अंतिम बार परिवर्तित करने या सहेजने का दिनांक.

संपर्क

संपर्क डिफ़ॉल्ट रूप से संग्रहीत नहीं किए जाते. हालांकि, आप उन्हें मैन्युअली संग्रहीत कर सकते हैं.

स्वत: संग्रह सेटिंग्स और विकल्प

स्वतः संग्रह के अनुकूलन पर आप जिन सेटिंग्स और विकल्पों को लागू कर सकते हैं, उनके लिए निम्न वर्णनों को देखें.

प्रत्येक n दिनों मे स्वतः संग्रह चलाएँ    चुनें कि स्वतः संग्रह कितनी बार चले. एक समय पर कई आइटम्स को संग्रहीत करने से आपके कंप्यूटर का प्रदर्शन धीमा हो सकता है. इसलिए, संसाधित आइटम्स की संख्या कम करने के लिए स्वतः संग्रह का बार-बार उपयोग करना बेहतर है.

स्वतः संग्रह सुविधा बंद करने के लिए, प्रत्येक n दिनों में स्वतः संग्रह चलाएँ चेक बॉक्स साफ करें.

स्वतः संग्रह चलने से पहले संकेत दें    आपके Outlook आइटम्स संसाधित करने से पहले आप अनुस्मारक संदेश प्रदर्शित करना चाहते हैं या नहीं, इसका चयन करें. जब संकेत दिखाई दें, तब उस स्वतः संग्रह सत्र को रद्द करने के लिए आप अनुस्मारक संदेश पर नहीं क्लिक कर सकते हैं.

समय सीमा समाप्त आइटम्स हटाएँ (केवल ई-मेल फ़ोल्डर्स)    डिफ़ॉल्ट रूप से यह विकल्प बंद होता है. संदेशों की आयु अवधि निकल जाने के बाद उन्हें हटाने के लिए इस चेक बॉक्स का चयन करें.

पुराने आइटम्स संग्रहीत करना या हटाना    यदि आप आगे की सेटिंग्स सेट करना या बदलना चाहते हैं, तो इस विकल्प का चयन करें. यदि यह चेक बॉक्स साफ़ किया गया है, तो स्वतः संग्रह स्वयं की डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का उपयोग करते हुए चलता है.

फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर दिखाएँ    नेविगेशन फलक में आपके अन्य कार्यशील फ़ोल्डर्स के साथ संग्रह फ़ोल्डर सूचीबद्ध करने के लिए इस चेक बॉक्स का चयन करें. यदि आप इस विकल्प का उपयोग नहीं करते हैं, तो अभी भी आप अपना संग्रह फ़ोल्डर खोल सकते हैं — फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, फिर खोलें टैब और तब Outlook डेटा फ़ाइल खोलें क्लिक करें.

इससे पुराने आइटम साफ़ करें     आप जिस आयु पर आइटम्स को संग्रहीत करना चाहते हैं, उसे दिन, सप्ताह या माह में निर्दिष्ट करें. आप एक दिन से लेकर अधिकतम 60 माह तक की अवधि कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.

पुराने आइटम यहाँ ले जाएँ    पुराने आइटम्स को स्वचालित रूप से हटाने के बजाय उनका संग्रह करने के लिए इस चेक बॉक्स का चयन करें. डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर, बॉक्स में प्रकट होता है. किसी भिन्न फ़ोल्डर का उपयोग करने के लिए, बॉक्स में फ़ोल्डर स्थान दर्ज करें या ब्राउज़ करें पर क्लिक करें. इस विकल्प का चयन करने से आइटम्स स्थायी रूप से हटाएँ विकल्प का चयन साफ़ हो जाता है.

आइटम्स स्थायी रूप से हटाएँ    यह विकल्प किसी भी समय सीमा समाप्त हो गए आइटम को हटाता है. उन्हें ले जाया नहीं जाता और कोई संग्रह प्रतिलिपि नहीं रखी जाती. इस विकल्प का चयन करने से पुराने आइटम्स ले जाएँ विकल्प का चयन साफ़ होता है.

अब यह सेटिंग्स सभी फ़ोल्डर्स पर लागू करें    यह विकल्प स्वतः संग्रह सेटिंग्स को आपके परिवर्तनों सहित सभी फ़ोल्डर्स पर लागू करता है. एक या अधिक फ़ोल्डर्स के लिए अद्वितीय सेटिंग्स निर्दिष्ट करने के लिए, इस विकल्प का चयन न करें. इसके बजाय, आपके इच्छित फ़ोल्डर की सेटिंग्स परिवर्तित करने के लिए फ़ोल्डर को राइट-क्लिक करें, गुण क्लिक करें और तब स्वत: संग्रह टैब पर जाएँ.

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