स्वचालित रूप से किसी को ऐसे संदेश की प्रतिलिपि भेजें जो आप भेजते हैं

Microsoft Office Outlook 2007में, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं, कि सभी संदेश जो आप भेजते हैं, एक स्वचालित प्रतिलिपि (Cc) अन्य लोगों या वितरण सूची को भेज दी जाती है.

एक ऐसा परिदृश्य, जब टीम के सभी सदस्य आवक ई-मेल संदेशों के लिए उत्तरदायी होते हैं, जैसे एक सहायता केंद्र, तब यह नियम उपयोगी है. जब टीम का एक सदस्य किसी संदेश का उत्तर देता है तो टीम के बाकी सदस्य स्वचालित रूप से उत्तर की एक प्रतिलिपि प्राप्त कर लेते हैं, जिससे जावक संवाद की जानकारी सभी को रहती है.

मेरे भेजे गए प्रत्येक संदेश पर किसी को प्रतिलिपि भेजें

सभी ई-मेल संदेशों की प्रतिलिपि (Cc) भेजने के लिए सबसे पहले आपको एकनियमबनाने की आवश्यकता होगी. जो आप भेज रहे हैं.

यह विशेष नियम एक क्लाइंट साइड नियम कहलाता है. क्लाइंट साइड नियम केवल उस कंप्यूटर पर चलता है, जिस पर यह नियम बना होता है, और केवल तब चलता है, जब Outlook चल रहा हो. यदि आप कोई ई-मेल संदेश किसी भिन्न कंप्यूटर पर अपने ई-मेल खाते के उपयोग से भेज रहे हैं, तो नियम उस कंप्यूटर से तब तक नहीं चलेगा जब तक यह उस कंप्यूटर पर बन नही जाता. आपको यही नियम उस प्रत्येक कंप्यूटर पर बनाना होगा जिससे आप इसका उपयोग करना चाहते हैं.

  1. मेल में, उपकरणमेनू पर, नियम और चेतावनियाँक्लिक करें.

    उपकरण मेनू

  2. ई-मेल नियम टैब पर, नया नियमक्लिक करें.

    नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स

  3. नियम विज़ार्डसंवाद बॉक्स में, किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करें के अंतर्गत, भेजने के बाद संदेश जाँचें क्लिक करें, और फिर अगलाक्लिक करें.

  4. अगलाक्लिक करें.

    यह नियम उन सभी संदेशों पर लागू होगा जो आप भेजते हैं इसे सूचित करते हुए पुष्टि दिखाई देगी. हाँक्लिक करें.

  5. चरण 1: क्रिया (क्रियाओं) का चयन करें के अंतर्गत, लोगों को या वितरण सूची को संदेशों की प्रतिलिपि भेजें चेक बॉक्स चुनें.

    नियम विज़ार्ड संवाद बॉक्स

  6. चरण 2: नियम वर्णन संपादित करें (रेखांकन मान क्लिक करें) के अंतर्गत, लोग और वितरण सूची क्लिक करें.

  7. नियम पता संवाद बॉक्स में, कोइ नाम या वितरण सूची क्लिक करें, और फिर प्रतिक्लिक करें. यह चरण तब तक दोहराएँ जब तक सभी नाम या वितरण सूची जिसे आप जोड़ना चाहते हैं प्रति बॉक्स में शामिल न हो जाए.

  8. ठीकक्लिक करें.

  9. नियम विज़ार्ड संवाद बॉक्स में, अगलाक्लिक करें.

  10. अगलाक्लिक करें.

  11. चरण1: इस नियम के लिए नाम निर्दिष्ट करें के अंतर्गत, कोई नाम दर्ज करें जिसे आप इस नियम के लिए पहचानेंगे.

    नियम विज़ार्ड संवाद बॉक्स

  12. समाप्तक्लिक करें.

अब हर बार भेजते समय, चाहे यह कोई नया संदेश हो या प्राप्त संदेश का उत्तर या अग्रेषण हो, आपके द्वारा निर्दिष्ट लोग या वितरण सूची नियम में स्वचालित रूप से प्रतिलिपि प्राप्तकर्ता के रूप में जुड़ जाएँगे. आप लोगों के नाम या वितरण सूची प्रतिलिपि पंक्ति में संदेश लिखते समय नहीं देख पाएँगे, पर कोई प्राप्तकर्ता इन नामों को देख पाएगा.

स्वचालित रूप से कोई प्रतिलिपि भेजने से बचने के लिए, सबसे पहले आपको नियम बंद करने होंगे.

  1. मेल में, उपकरणमेनू पर, नियम और चेतावनियाँक्लिक करें.

  2. ई-मेल नियमटैब पर, नियम के तहत, नियम के लिए चेकबॉक्स रिक्त करें जिसे आपने पहले बनाए हैं.

  3. ठीकक्लिक करें.

    अब आप बिना स्वचालित प्रतिलिपि नियम की प्रतिलिपि भेजे अन्य लोगों या वितरण सूची को संदेश भेज सकते हैं. नियम तब तक बंद रहेगा जब तक आप नियम और चेतावनियाँसंवाद बॉक्स पर लौटकर नियम को फिर से सक्षम नहीं करते.

युक्ति: प्रत्येक संदेश के आधार पर यह नियम बंद करने के पहले तरीके के लिए, अगला अनुभाग देखें, "प्रत्येक संदेश के आधार पर स्वचालित प्रतिलिपि बंद करने के लिए किसी श्रेणी का उपयोग करें."

प्रत्येक संदेश के आधार पर स्वचालित प्रतिलिपि बंद करने के लिए किसी श्रेणी का उपयोग करें

यदि आप नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स पर जाएँ बिना एकल संदेश के आधार पर अपने नए स्वचालित प्रतिलिपि नियम को बंद करना चाहते हैं, तो आप Office Outlook 2007 में श्रेणी सुविधा का उपयोग नियम के साथ कर सकते हैं.

उस नियम को संपादित करें जो आपने पहले बनाया है, ताकि यदि आप संदेश से कोई निर्दिष्ट श्रेणी जोड़ते हैं तो प्रतिलिपि नियम किसी को भी स्वचालित रूप से प्रतिलिपि नहीं भेजता है.

  1. मेल में, उपकरण मेनू पर,नियम और चेतावनियाँ क्लिक करें.

  2. ई-मेल नियम टैब पर, नियम क्लिक करें जो आपने पहले बनाए है, नियम बदलेंक्लिक करें, और फिर नियम सेटिंग संपादित करें क्लिक करें.

    नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स

  3. नियम विज़ार्ड के पहले दो चरण पर अगला क्लिक करें जब तक आपको क्या कोई अपवाद है? दिखाई न दे

  4. चरण 1: अपवाद चयन करें (यदि जरूरी हो तो) के तहत, श्रेणी श्रेणी को असाइन करने के अलावा चेकबॉक्स का चयन करें.

  5. Under चरण 2: नियम विवरण संपादित करें(कोई रेखांकन मान क्लिक करें)के तहत, श्रेणीक्लिक करें.

  6. रंग श्रेणियाँ संवाद बॉक्स में, नयाक्लिक करें.

    नई श्रेणी संवाद बॉक्स जोड़ें

  7. नई श्रेणी जोड़ें संवाद बॉक्स में, नाम बॉक्स में, स्वत: प्रतिलिपि नहींटाइप करें.

    आप कोई कुंजीपटल शॉर्टकट भी असाइन कर सकते हैं जिसका उपयोग इस श्रेणी को किसी संदेश पर शीघ्रता से लागू करने के लिए किया जा सकता है. ऐसा करने के लिए, शॉर्टकट कुंजीसूची में कोई विकल्प क्लिक करें.

  8. नई श्रेणी जोड़ें बंद करने के लिएठीक क्लिक करें और रंग श्रेणियाँ संवाद बॉक्सेज़.

  9. समाप्तक्लिक करें.

जब आप कोई संदेश भेजना और इस एक संदेश के लिए स्वचालित प्रतिलिपि नियम बंद करना चाहते हैं, तो संदेश से श्रेणी लागू करें.

  1. जब कोई नया संदेश लिखते, या उत्तर देते या किसी संदेश को संदेश टैब पर अग्रेषित करते हैं तो, विकल्पसमूह में, संदेश विकल्पसंवाद बॉक्स लॉन्चर बटन छवि क्लिक करें.

  2. संदेश विकल्प संवाद बॉक्स में, श्रेणियाँक्लिक करें, और फिरस्वत: प्रतिलिपि नहींक्लिक करें.

युक्ति: विशेष श्रेणी बनाते समय यदि आप कोई एक निर्दिष्ट करते हैं तो श्रेणी कुंजीपटल शॉर्टकट का उपयोग करें.

जब आप संदेश भेजते हैं, तो स्वत: प्रतिलिपि नियम स्वचालित रूप से हर किसी को प्रतिलिपि नहीं भेजेगा.

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