स्मार्ट दस्तावेज़ उपयोग करें

स्मार्ट दस्तावेज़ फ़ाइलें होती हैं, जैसे Microsoft Office Excel कार्यपुस्तिकाएँ, जिन्हें आपको उनके साथ कार्य करने में मदद के लिए प्रोग्राम किया जाता है. Excel फ़ाइलों के कई प्रकार, जैसे प्रपत्र और टेम्पलेट्स भी स्मार्ट दस्तावेज़ों के रूप में कार्य कर सकते हैं.

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स्मार्ट दस्तावेज़ों के बारे में अधिक जानें

स्मार्ट दस्तावेज़ समाधान जोड़ें और संलग्न करें

स्मार्ट दस्तावेज़ से संलग्न XML विस्तार पैक बदलें

स्मार्ट दस्तावेज़ समाधान हटाएँ

स्मार्ट दस्तावेज़ों के बारे में अधिक जानें

स्मार्ट दस्तावेज़ दो सामान्य व्यावसायिक समस्याओं के लिए समाधान प्रदान करते हैं: व्यावसायिक प्रक्रिया वर्कफ़्लो नियंत्रित करना और जानकारी पुनः उपयोग और साझा करना. आप इन स्मार्ट दस्तावेज़ समाधानों को बनाने के लिए अपनी Excel कार्यपुस्तिकाओं में XML विस्तार पैक्स जोड़ते हैं. ये समाधान डाउनलोड किए जा सकते हैं या स्मार्ट डॉक्यूमेंट सॉफ़्टवेयर डेवलपमेंट किट उपयोग करके विकसित किए जा सकते हैं.

व्यावसायिक प्रक्रिया वर्कफ़्लो नियंत्रित करना

स्मार्ट दस्तावेज़ विशेष रूप से उन कार्यपुस्तिकाओं के लिए बेहतर कार्य करती हैं जो वर्कफ़्लो का भाग हों. कोई वर्कफ़्लो व्यावसायिक प्रक्रिया से संबंधित क्रियाओं या कार्यों के विशिष्ट अनुक्रम दस्तावेज़ों या आइटम्स का स्वचालित स्थान परिवर्तन होता है. सामान्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं, जैसे दस्तावेज़ अनुमोदन या समीक्षा को नियमित रूप से प्रबंधित करने के लिए वर्कफ़्लोज़ उपयोग किए जा सकते हैं. उदाहरण के लिए, वार्षिक कर्मचारी व्यय प्रपत्रों को भरने के लिए आपकी कंपनी में कोई प्रक्रिया हो सकती है, और शायद आप इस उद्देश्य के लिए Excel टेम्पलेट उपयोग कर रहे हों. यदि वह टेम्पलेट किसी स्मार्ट दस्तावेज़ में कनवर्ट की जाती है, तो यह ऐसे डेटाबेस से कनेक्ट की जा सकती है जो अपने आप कुछ आवश्यक जानकारी, जैसे कर्मचारी नाम, कर्मचारी संख्या, और प्रबंधक का नाम, पूर्ण करता हो. व्यय रिपोर्ट पूर्ण करने के बाद, स्मार्ट दस्तावेज़ वह बटन प्रदर्शित कर सकता है जो आपको इसे वर्कफ़्लो के अगले चरण में भेजने की अनुमति दे. चूँकि स्मार्ट दस्तावेज़ "जानता" है कि आपका प्रबंधक कौन है, इसलिए यह स्वयं को अपने आप उस व्यक्ति तक ले जा सकता है. और, दस्तावेज़ किसके पास है इससे कोई प्रभाव नहीं पड़ता, इसलिए स्मार्ट दस्तावेज़ जानता है कि ख़र्च समीक्षा में यह कहाँ है और आगे की कार्रवाई के लिए किस चरण की आवश्यकता है.

जानकारी पुनः उपयोग और साझा करना

आप मौजूदा सामग्री को साझा और फिर से उपयोग करने के लिए स्मार्ट दस्तावेज़ों का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, अनुबंध लिखते समय एटॉर्नी मौजूदा बॉयलरप्लेट का उपयोग कर सकते हैं, और जर्नलिस्ट बाइलाइन्स एवं सामान्य रूप से उपयोग किए गए अन्य पाठ सम्मिलित कर सकते हैं. स्मार्ट दस्तावेज़ जानकारी को साझा करना भी आसान बना सकते हैं, और अन्य Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम्स के साथ सहभागिता भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप दस्तावेज़ को छोड़े बिना या स्वयं Outlook को प्रारंभ किए बिना Microsoft Office Outlook द्वारा ई-मेल संदेश भेजने के लिए आप स्मार्ट दस्तावेज़ों का उपयोग कर सकते हैं.

XML विस्तार पैक्स उपयोग करके स्मार्ट दस्तावेज़ समाधान जोड़ना

स्मार्ट दस्तावेज़ समाधान जोड़ने पर, जब भी आप नया स्मार्ट दस्तावेज़ खोलते हैं तो यह उपलब्ध समाधानों की सूची में दिखाई देता है. कोई समाधान उपयोग करने के लिए, सबसे पहले आपको अपने दस्तावेज़ में XML विस्तार पैक्स संलग्न करना चाहिए, यह दस्तावेज़ आपकी Excel कार्यपुस्तिका को स्मार्ट दस्तावेज़ में कनवर्ट करता है. XML विस्तार पैक में एकाधिक घटक होते हैं, जिनमें उन घटकों को संदर्भित करने वाली XML फ़ाइलें और मैनिफ़ेस्ट शामिल होते हैं. विस्तार पैक से संलग्न दस्तावेज़ खोलने पर, Excel दस्तावेज़ क्रियाएँ कार्यफलक भी खोलता है. उस कार्यफलक में कार्य पूर्ण करने के लिए उपकरण और स्मार्ट दस्तावेज़ उपयोग करने के लिए मदद शामिल हो सकती है. किसी स्मार्ट दस्तावेज़ द्वारा प्रदान की जाने वाली विशिष्ट सुविधाएँ उस डिज़ाइन पर निर्भर करती हैं जो इसका निर्माता  — डेवलपर या आईटी पेशेवर — लागू करता है. यदि आवश्यक हो, तो अपने स्मार्ट दस्तावेज़ समाधान के स्थान और विवरण के बारे में अपने सूचना तकनीकी (IT) पेशेवर से संपर्क करें.

नोट: स्मार्ट दस्तावेज़ों का पहली बार उपयोग करने पर, आप संदेश देख सकते हैं जिसमें कहा जाता है कि आपको सामान्य भाषा रनटाइम घटकों को स्थापित करने की आवश्यकता है, या आपको घटकों के विभिन्न संस्करण की आवश्यकता है. यदि आप इस प्रकार का संदेश देखते हैं, तो अपने सिस्टम व्यवस्थापक से संपर्क करें.

स्मार्ट दस्तावेज़ों को डाउनलोड या विकसित करना

यदि आपके पास विकास या आईटी स्रोत उपलब्ध नहीं हैं, तो आप तृतीय पक्षों द्वारा बनाए गए स्मार्ट दस्तावेज़ों को डाउनलोड कर सकते हैं. यदि आप डेवलपर हैं और स्मार्ट दस्तावेज़ बनाने के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो Microsoft डेवलपर नेटवर्क (MSDN) वेब साइट पर स्मार्ट डॉक्यूमेंट सॉफ़्टवेयर डेवलपमेंट किट देखें.

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स्मार्ट दस्तावेज़ समाधान जोड़ें और संलग्न करें

  1. यदि डेवलपर टैब दृश्यमान न हो, तो इसे प्रदर्शित करने के लिए निम्न कार्य करें:

    1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, और तब Excel के विकल्प क्लिक करें.

    2. लोकप्रिय श्रेणी में, Excel के साथ कार्य करने के लिए शीर्ष विकल्प के तहत, रिबन में डेवलपर टैब दिखाएँ चेक बॉक्स का चयन करें, और तब ठीक क्लिक करें.

      नोट: रिबन नए Microsoft Office फ़्लुएंट उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस  का भाग है– जो आपके लिए आवश्यक सभी आदेशों को ढूँढने के लिए कई मेनूज़ और उपकरण पट्‍टियों को एक नए स्थान से बदलता है.

  2. डेवलपर टैब पर, XML समूह में, विस्तार पैक क्लिक करें.

    रिबन में XML समूह

  3. जोड़ें क्लिक करें.

  4. XML विस्तार पैक्स स्थापित करें संवाद बॉक्स में, जोड़ने के लिए इच्छित समाधान हेतु मैनिफ़ेस्ट का स्थान ढूँढें.

  5. खोलें क्लिक करें.

  6. उपलब्ध XML विस्तार पैक्स सूची में, दस्तावेज़ से संलग्न करने के लिए इच्छित समाधान क्लिक करें, और तब संलग्न करें क्लिक करें.

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स्मार्ट दस्तावेज़ से संलग्न XML विस्तार पैक बदलें

  1. यदि डेवलपर टैब उपलब्ध न हो, तो उसे प्रदर्शित करने के लिए निम्न कार्य करें:

    1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, और तब Excel के विकल्प क्लिक करें.

    2. लोकप्रिय श्रेणी में, Excel के साथ कार्य करने के लिए शीर्ष विकल्प के तहत, रिबन में डेवलपर टैब दिखाएँ चेक बॉक्स का चयन करें, और तब ठीक क्लिक करें.

      नोट: रिबन नए Microsoft Office फ़्लुएंट उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस  का भाग है– जो आपके लिए आवश्यक सभी आदेशों को ढूँढने के लिए कई मेनूज़ और उपकरण पट्‍टियों को एक नए स्थान से बदलता है.

  2. डेवलपर टैब पर, XML समूह में, विस्तार पैक क्लिक करें.

    रिबन में XML समूह

  3. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    1. दस्तावेज़ से XML विस्तार पैक का नाम और URL गुणों को निकालने के लिए, हटाएँ क्लिक करें. XML विस्तार पैक अभी भी उपलब्ध XML विस्तार पैक सूची में उपलब्ध होगा.

    2. वर्तमान XML विस्तार पैक को नए XML विस्तार पैक से बदलने के लिए, उपलब्ध XML विस्तार पैक सूची में, भिन्न XML विस्तार पैक का चयन करें और तब संलग्न करें क्लिक करें.

    3. XML विस्तार पैक्स को सेट अंतरालों पर अपने आप अद्यतन होने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है. उन अंतरालों के बाहर अद्यतन जाँचने के लिए, अद्यतन करें क्लिक करें. यदि अद्यतन किया गया XML विस्तार पैक उपलब्ध हो, तो नए घटक डाउनलोड किए जाएँगे.

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स्मार्ट दस्तावेज़ समाधान हटाएँ

  1. यदि डेवलपर टैब उपलब्ध न हो, तो उसे प्रदर्शित करने के लिए निम्न कार्य करें:

    1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, और तब Excel के विकल्प क्लिक करें.

    2. लोकप्रिय श्रेणी में, Excel के साथ कार्य करने के लिए शीर्ष विकल्प के तहत, रिबन में डेवलपर टैब दिखाएँ चेक बॉक्स का चयन करें, और तब ठीक क्लिक करें.

      नोट: रिबन नए Microsoft Office फ़्लुएंट उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस  का भाग है– जो आपके लिए आवश्यक सभी आदेशों को ढूँढने के लिए कई मेनूज़ और उपकरण पट्‍टियों को एक नए स्थान से बदलता है.

  2. डेवलपर टैब पर, XML समूह में, विस्तार पैक क्लिक करें.

    रिबन में XML समूह

  3. उपलब्ध XML विस्तार पैक सूची में, हटाने के लिए इच्छित समाधान क्लिक करें, और तब हटाएँ क्लिक करें.

नोट: स्मार्ट दस्तावेज़ समाधान को हटाने से उस समाधान में से रजिस्ट्री जानकारी निकल जाती है. समाधान को हटाने से XML विस्तार पैक द्वारा आपके कंप्यूटर पर स्थापित कोई भी फ़ाइल नहीं निकाली जाती है क्योंकि अन्य स्मार्ट दस्तावेज़ उन फ़ाइलों का उपयोग कर सकते हैं.

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