सूत्रों में त्रुटियों का पता लगाएँ

आप सूत्रों में त्रुटियों की जाँच के लिए नियमों का उपयोग कर सकते हैं, यह कुछ वर्तनी परीक्षक के समान है. नियम त्रुटि-मुक्त कार्यपत्रकों की गारंटी नहीं देते, लेकिन वे सामान्य ग़लतियाँ ढूँढने में मदद कर सकते हैं.

आप व्यक्तिग‍त रूप से इनमें से किसी भी नियम को चालू या बंद कर सकते हैं.

  1. फ़ाइल पर क्लिक करें, विकल्प पर क्लिक करें, और फिर सूत्र पर क्लिक करें.

  2. त्रुटि जाँच नियम के अंतर्गत, निम्न नियमों में से किसी के भी चेक बॉक्स का चयन करें या साफ़ करें, और फिर ठीक पर क्लिक करें.

    वे कक्ष जिनमें त्रुटि परिणाम देने वाले सूत्र हैं   

    त्रुटि इसलिए प्रकट होती है क्योंकि सूत्र अपेक्षित सिंटैक्स, तर्क, या डेटा प्रकार का उपयोग नहीं करता. त्रुटि मानों में #####, #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF! और #VALUE! शामिल हैं. प्रत्येक त्रुटि मान के भिन्न कारण हैं और इसे भिन्न तरीकों से हल किया जाता है.

    नोट: यदि आप कक्ष में सीधे त्रुटि मान जैसे कि #N/A दर्ज करते हैं, तो इसे त्रुटि के रूप में चिह्नित नहीं किया जाता.

    तालिकाओं में असंगत परिकलित स्तंभ सूत्र   

    परिकलित स्तंभ में स्तंभ सूत्र से भिन्न सूत्र शामिल हो सकते हैं, जो एक अपवाद को जन्म देता है. जब आप निम्न में से कोई कार्य करते हैं तो परिकलित स्तंभ अपवाद बनाए जाते हैं:

    • किसी परिकलित स्तंभ कक्ष में सूत्र के अलावा डेटा लिखें.

    • परिकलित स्तंभ कक्ष में कोई सूत्र लिखें, और तब त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी पर पूर्ववत् करें बटन छवि पर क्लिक करें.

    • परिकलित स्तंभ में नया सूत्र लिखें जिसमें पहले से एक या अधिक अपवाद हों.

    • उस परिकलित स्तंभ में डेटा की प्रतिलिपि बनाएँ जो परिकलित स्तंभ सूत्र से मेल नहीं खाता.

      नोट: यदि प्रतिलिपि किए गए डेटा में कोई सूत्र हो, तो यह सूत्र परिकलित स्तंभ के डेटा को अधिलिखित करता है.

    • किसी कक्ष को उस कार्यपत्रक क्षेत्र पर ले जाएँ या हटाएँ जो परिकलित स्तंभ में किसी एक पंक्त‍ि से संदर्भ‍ित है.

    वे कक्ष जिनमें वर्ष 2 अंकों में दर्शाए गए हैं   

    कक्ष जिसमें दिनांक में वर्ष को 2 अंकों में दर्शाया गया है, जिसे सूत्र में उपयोग करते समय, गलती से गलत शताब्दी के रूप में माना जा सकता है. उदाहरण के लिए, सूत्र =YEAR("1/1/31") में दिनांक में वर्ष 1931 या 2031 हो सकता है. इस नियम का उपयोग अस्पष्ट पाठ दिनांकों को जाँचने के लिए करें.

    पाठ के रूप में स्वरूपित या अपॉस्ट्रीफ़ के बाद लिखी गई संख्याएँ   

    कक्ष में पाठ के रूप में संग्रहीत संख्याएँ शामिल हैं. यह विशेष रूप से तब होता है जब डेटा को अन्य स्रोतों से आयात किया जाता है. पाट्संख्याओं के कारण, जिन्हें पाठ के रूप में संग्रहीत किया जाता है, ह के रूप में संग्रहीत संख्याओं के कारण अप्रत्याशित सॉर्टिंग व्यवहार उत्पन्न हो सकते हैं और उन्हें परिकलित नहीं किया जा सकता है, इसलिए उनके कक्षों को संख्या स्वरूप में कनवर्ट करना सबसे अच्छा है.

    क्षेत्र में अन्य सूत्रों के असंगत सूत्र   

    सूत्र अपने पास के अन्य सूत्रों के पैटर्न से मेल नहीं खाता. कई स्थितियों में, वे सूत्र जो अन्य सूत्रों के सन्निकट होते हैं, वे केवल उपयोग किए जाने वाले कक्ष संदर्भों में ही भिन्न होते हैं. चार सन्निकट सूत्रों के निम्न उदाहरण में, Excel =SUM(A10:F10) सूत्र के आगे एक त्रुटि प्रदर्शित करता है क्योंकि सन्निकट सूत्र एक-एक पंक्ति द्वारा संवृद्ध होते हैं, और सूत्र =SUM(A10:F10) 8 पंक्तियों द्वारा संवृद्ध होता है — Excel सूत्र =SUM(A3:F3) की अपेक्षा करता है.

    A

    सूत्र

    =SUM(A1:F1)

    =SUM(A2:F2)

    =SUM(A10:F10)

    =SUM(A4:F4)

    यदि सूत्र में उपयोग किए गए संदर्भ सन्निकट सूत्रों के संदर्भों के संगत नहीं हैं, तो Excel त्रुटि प्रदर्शित करता है.

    क्षेत्र में कक्ष छोड़ने वाले सूत्र   

    हो सकता है कोई सूत्र डेटा के ऐसे संदर्भों को स्वचालित रूप से शामिल न करे, जिन्हें आप डेटा की मूल श्रेणी और सूत्र शामिल वाले कक्ष के बीच सम्मिलित करते हैं. यह नियम सूत्र में संदर्भ की तुलना कक्षों की ऐसी वास्तविक श्रेणी से करता है, जो सूत्र शामिल करने वाले कक्ष के सन्निकट होती है. यदि सन्निकट कक्षों में अतिरिक्त मान हैं और वे रिक्त नहीं हैं, तो Excel सूत्र के आगे त्रुटि प्रदर्शित करता है.

    उदाहरण के लिए, जब यह नियम लागू किया जाता है, तो Excel सूत्र =SUM(A2:A4) के आगे त्रुटि सम्मिलित करता है, क्योंकि कक्ष A5, A6 और A7 उन कक्षों के सन्निकट हैं जिन्हें सूत्र (A2:A4) में संदर्भित किया गया है और उस कक्ष के भी सन्निकट है जिसमें सूत्र (A8) है, और उन तीनों कक्षों (A5, A6, और A7) में वह डेटा है, जिसे संदर्भित किया गया होना चाहिए.

    A

    इनवॉइस

    15,000

    9,000

    8,000

    20,000

    5,000

    22,500

    =SUM(A2:A4)

    अनलॉक किए गए कक्ष जिनमें सूत्र हैं   

    सूत्र सुरक्षा के लिए लॉक नहीं किए गए हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, कार्यपत्रक के सभी कक्ष सुरक्षा के लिए लॉक होते हैं, जिसका अर्थ यह है कि कक्ष को उपयोगकर्ता द्वारा असुरक्षित किए जाने के लिए सेट किया गया है. जब सूत्र सुरक्षित हो, तो इसे असुरक्षित किए बिना संशोधित नहीं किया जा सकता. यह सुनिश्चित करने के लिए जाँचें कि आप कक्ष को सुरक्षित नहीं करना चाहते. उन कक्षों को सुरक्षित करना, जिनमें सूत्र हैं, उन्हें परिवर्तित किए जाने से बचाता है और भावी त्रुटियों से बचाने में मदद कर सकता है.

    रिक्त कक्षों को संदर्भित करने वाले सूत्र   

    सूत्र में रिक्त कक्ष का संदर्भ है. जिसके कारण अवांछित परिणाम मिल सकते हैं, जैसा निम्न उदाहरण में दिखाया गया है.

    मान लीजिए, आप कक्षों के निम्न स्तंभों में से संख्याओं के औसत का परिकलन करना चाहते हैं. यदि तीसरा कक्ष रिक्त है, क्योंकि इसे कोई मान नहीं माना जाता है, इसलिए इसे परिकलन में शामिल नहीं किया जाता, इसलिए परिणाम 22.75 है. यदि तीसरे कक्ष में 0 (0 को मान माना जाता है) है, तो इस कक्ष को परिकलन में शामिल किया जाता है और परिणाम 18.2 है.

    A

    डेटा

    24

    12

    45

    10

    =AVERAGE(A2:A6)

    तालिका में दर्ज डेटा अमान्य है   

    तालिका में मान्यता त्रुटि है. डेटा टैब पर क्लिक करके, और फिर डेटा उपकरण समूह में डेटा मान्यता पर क्लिक करके कक्ष के लिए मान्यता सेटिंग जाँचें.

सामान्य सूत्र त्रुटियों को एक-एक करके सुधारना

यदि त्रुटियों के लिए कार्यपत्रक की पहले ही जाँच कर ली गई है, तो ध्यान नहीं दी गई कोई भी त्रुटि तब तक दिखाई नहीं देगी, जब तक ध्यान न दी गई त्रुटियों को रीसेट न कर लिया गया हो.

  1. त्रुटियों की जाँच करने के लिए इच्छित कार्यपत्रक का चयन करें.

  2. यदि कार्यपत्रक मैन्युअल रूप से परिकलित किया गया है, तो सबसे वर्तमान सूत्र परिणामों को दिखाने के लिए कार्यपत्रक को पुनः परिकलित करने के लिए F9 दबाएँ.

  3. सूत्र टैब क्लिक करें, और फिर त्रुटि जाँच क्लिक करें.

    जब Excel त्रुटि पाता है, तो त्रुटि जाँच बॉक्स प्रदर्शित होता है.

  4. यदि आपने पहले किसी त्रुटि पर ध्यान नहीं दिया है, तो आप निम्न करके उन त्रुटियों की फिर से जाँच कर सकते हैं (आप त्रुटि जाँच संवाद बॉक्स खुला रख सकते हैं):

    1. फ़ाइल पर क्लिक करें, विकल्प पर क्लिक करें, और फिर सूत्र पर क्लिक करें.

    2. त्रुटि जाँच के अंतर्गत, ध्यान नहीं दी गई त्रुटियाँ रीसेट करें पर क्लिक करें, और फिर ठीक क्लिक करें.

    3. त्रुटि जाँच संवाद बॉक्स में, फिर से शुरू करें पर क्लिक करें.

      नोट: ध्यान न दी गईं त्रुटियों को रीसेट करने से सक्रिय कार्यपुस्तिका के सभी पत्रकों में सभी त्रुटियाँ रीसेट हो जाती हैं.

  5. त्रुटि जाँच बॉक्स को खींचकर सूत्र पट्टी के ठीक नीचे स्थित करें.

  6. त्रुटि जाँच बॉक्स में, इच्छित क्रिया वाले बटन पर क्लिक करें.

    प्रत्येक प्रकार की त्रुटि के लिए उपलब्ध क्रियाएँ भिन्न हैं.

    यदि आप त्रुटि की उपेक्षा करें क्लिक करते हैं, तो त्रुटि बाद की प्रत्येक क्रमिक जाँच में ध्यान न दिए जाने के लिए चिह्नित हो जाती है.

  7. अगला क्लिक करें, और फिर त्रुटि जाँच पूर्ण होने तक जारी रखें.

कार्य करते समय सामान्य सूत्र त्रुटियाँ सुधारना

  1. फ़ाइल पर क्लिक करें, विकल्प पर क्लिक करें, और फिर सूत्र पर क्लिक करें.

  2. त्रुटि जाँच के अंतर्गत, यह सुनि‍श्चि‍त करें कि पृष्ठभूमि त्रुटि जाँच सक्षम करें चेक बॉक्स चयनि‍त है.

  3. त्रुटि कहाँ आई है यह चिह्नित करने वाले त्रिभुज का रंग परिवर्तित करने के लिए, इस रंग का उपयोग करके त्रुटियाँ इंगित करें बॉक्स में, इच्छित रंग का चयन करें.

  4. कक्ष के ऊपरी-बाएँ कोने में त्रिभुज वाले किसी कक्ष का चयन करें.

  5. कक्ष के आगे, प्रकट होने वाले त्रुटि जाँच बटन पर क्लिक करें और फिर इच्छित विकल्प पर क्लिक करें.

    उपलब्ध आदेश प्रत्येक प्रकार की त्रुटि के लिए भिन्न होते हैं और पहली प्रविष्टि त्रुटि का वर्णन करती है.

    यदि आप त्रुटि की उपेक्षा करें क्लिक करते हैं, तो त्रुटि बाद की प्रत्येक क्रमिक जाँच में ध्यान न दिए जाने के लिए चिह्नित हो जाती है.

  6. चरण 4 और 5 दोहराएँ.

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