सूची का परिचय

कोई सूची जानकारी का संग्रह होती है जिसे आप समूह सदस्यों के साथ साझा करते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी ईवेंट के लिए साइनअप पत्रक बना सकते हैं, या किसी कैलेंडर पर समूह ईवेंट को ट्रैक कर सकते हैं.

इस आलेख में

ओवरव्यू

सूची के साथ कार्य करने के तरीके

सूची का प्रकार

आप जब Microsoft Windows SharePoint Services साइट बनाते हैं, अनेक प्रकार की सूचियाँ आपके लिए बनाई जाती हैं. ये डिफ़ॉल्ट सूची श्रेणी किसी चर्चा पटल से किसी कैलेंडर सूची पर.

आप इन सूचियों पर आइटम्स को अनुकूलित और जोड़ सकते हैं, सूची टेम्पलेट से अतिरिक्त सूचियाँ बनाएँ जो कि पहले से उपलब्ध हैं, और सेटिंग के साथ अनुकूलन सूची और स्तंभ बनाएँ जिन्हें आपने चुना है.

आप अनेक तरीकों में किसी सूची को देख सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सभी कार्य पृष्ठों पर कोई दृश्य प्रदान कर सकते हैं और किसी अन्य पृष्ठ पर दृश्य जो कि आज नियत है. आप अपनी सूची के आइटम को संगठित करने के लिए फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप होम पृष्ठ पर किसी कैलेंडर से वर्तमान ईवेंट को तुरंत देख सकते हैं और दृश्यमान दृश्य बनाएँ  — किसी वॉल कैलेंडर के समान — किसी अन्य पृष्ठ पर.

यदि आप स्प्रेडशीट में डेटा रखते हैं जिसे आप Windows SharePoint Services 3.0 साइट के ऊपर किसी सूची में उपयोग करना चाहते हैं? आप एक नई सूची बना सकते हैं, स्तंभ और डेटा सम्मिलित करके, किसी स्प्रेडशीट का आयात करके.

यदि आपके पास डेटाबेस प्रोग्राम स्थापित है जो कि Windows SharePoint Services 3.0 के साथ संगत है, जैसे कि Microsoft Office Access 2007, और आपका ब्राउज़र ActiveX नियंत्रण का समर्थन करता है, आप अपनी सूची को डेटाबेस उपकरण के साथ एकीकृत कर सकते हैं जैसे कि क्वेरी, जोड़ना, और रिर्पोट.

सूची वेब पार्ट पृष्ठ पर आपकी साइट में प्रदर्शित हो सकती है. वेब भाग किसी वेब साइट के निर्माण खंड हैं, और आप उन्हें किसी वेब भाग पृष्ठ पर सूची से आइटम को सीधे जोड़कर उपयोग कर सकते हैं. आप किसी सूची को सीधे और इस पर कार्य करते हुए भी खोल सकते हैं. उदाहरण के लिए, डिफ़ॉल्ट घोषणाएँ सूची किसी नए होम पृष्ठ पर किसी वेब भाग में प्रकट होती हैं, लेकिन आप सूची खोलने और अपने पृष्ठ पर इसके साथ कार्य करने के लिए सूची का शीर्षक भी क्लिक कर सकते हैं.

पृष्ठ का शीर्ष

सूची के साथ कार्य करने के तरीके

यहाँ कुछ तरीके हैं जिसके साथ आप सूची के साथ कार्य कर सकते हैं जो कि आपकी मदद करते हैं आपके समूह के लिए जानकारी प्रबंध करने के लिए.

  • संस्करण और विस्तृत इतिहास ट्रैक करें     आप सूची आइटम के संस्करण ट्रैक कर सकते हैं, ताकि आप वे आइटम देख सकें जो कि संस्करण से संस्करण पर बदलते हैं, साथ ही में जो कि सूची के आइटम बदलता है. यदि गलति किसी नए संस्करण में हो जाती है, आप किसी आइटम का पिछला संस्करण पुन: संग्रहीत कर सकते हैं. किसी सूची का इतिहास ट्रैक कर रहा है जो कि विशेष रूप से महतत्वपूर्ण है यदि आपके संगठन को सूची की निगरानी करने की आवश्यकता है.

    सूची का संस्करण इतिहास

  • अनुमोदन आवश्यक    आप निर्दिष्ट कर सकते है जो कि किसी सूची आइटम के लिए स्वीकृत है यह इसे किसी के देखे जाने से पहले आवश्यक है. आइटम पेंडिंग स्थिति में बचे हुए हैं जब तब कि वे किसी के द्वारा अनुमोदित या अस्वीकृत नहीं हो जाते जो कि उन्हें अनुमोदित करने की अनुमति देता है. आप उपयोगकर्ता के उस समूह का नियंत्रण कर सकते हैं जो कि सूची को देख सकते इसके अनुमोदित होने के पहले.

  • किसी सूची के साथ एकीकृत ई-मेल    यदि आने और जाने वाले मेल आपकी साइट पर सक्षम हो सकते हैं, सूची ई-मेल सुविधाओं का फ़ायदा ले सकती है. कुछ सूचियाँ, जैसे कि कैलंडर, सेटअप हो सकता है इसलिए व्यक्ति सामग्री जोड़ सकते हैं उन्हें ई-मेल भेजकर. अन्य सूचियाँ, जैसे कि कार्य सूची, सेट अप हो सकती हैं व्यक्तियों को ई-मेल भेजने के लिए जब आइटम्स उन्हें असाइन किए गए हैं. आपका संगठन सूची के अन्य प्रकार अनुकूलित कर सकते हैं ई-मेल प्राप्त करने के लिए.

  • अनुमतियाँ अनुकूलित करें    आप निर्दिष्ट कर सकते हैं जब आपके सूची के लिए प्रतिभागी केवल पढ़ और संपादित कर सकते हैं आइटम जो कि बनाएँ गए हैं और समी आइटम सूची में. व्यक्ति जो कि सूची प्रबंध करने की अनुमति रखते हैं वे सूची के सभी आइटम्स को पढ़ और संपादित कर सकते हैं. आप निर्दिष्ट अनुमति स्तर किसी एकल सूची आइटम में लागू कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, यदि समस्या गोपनीय जानकारी रखती है.

  • दृश्य बनाएँ और प्रबंध करें    आपका समूह समान सूची के विभिन्न दृश्य बना सकता है. मूल सूची के सामग्री को परिवर्तित करें, लेकिन आइटम संगठित और फि़ल्टर है इसलिए व्यक्ति महतत्वपूर्ण और मनोरंजक जानकारी प्राप्त कर सकता है, अपनी आवश्यकता के आधार पर.

  • सूत्रों का उपयोग करें और मानों की गणना करें    आप सूत्रों का उपयोग और मानों की गणना कर सकते हैं किसी सूची के स्तंम में ‍गतिशील रूप से जानकारी उतपन्न करने के लिए. कार्यवाई जानकारी सम्मिलित कर सकती है किसी सूची के एक या अन्य स्तंभों से साथ में सिस्टम फ़ंक्शन जैसे कि [आज] वर्तमान दिनांक को सूचित करने के लिए. उदाहरण के लिए, आप किसी डिफ़ॉल्ट नियत दिनांक को निर्दिष्ट कर सकते हैं जो कि वर्तमान दिनांक से सात दिन बाद है.

  • परिवर्तन के बारे में जानकारी रखें    Windows SharePoint Services 3.0 में सूचित करें और देखें और RSS का उपयोग करें, इसलिए आपके कार्यसमूह के सदस्य स्वत: अद्य‍तन प्राप्त कर सकते हैं. RSS एक तकनीक है जो कि व्यक्ति को अद्यतन प्राप्त करने और देखने में सक्षम बनाता है या RSS समाचार को फ़ीड करता है और जानकारी समेकित स्थान में. आप ई-मेल सावधानी भी बना सकते हैं जो आपको सूचित करता है जब सूची परिवर्तित होती है या जब नए आइटम जोड़ें गए हैं. सावधानी एक सुविधाजनक रास्ता है परिवर्तनों को ट्रैक करके रखने का जो कि आपके लिए महतत्वपूर्ण हैं.

  • किसी डेटाबेस प्रोग्राम के साथ सूची जानकारी साझा करें    यदि आप कोई स्थापित डेटाबेस प्रोग्राम रखते हैं जो कि Windows SharePoint Services 3.0 के साथ संगत है, जैसे कि Microsoft Office Access 2007, आप डेटा का निर्यात और आयात कर सकते हैं अपनी साइट पर और अपनी साइट से, जैसे कि डेटाबेस से कोई सारणी जोड़ें किसी SharePoint सूची पर. आप जब अपने सूची डेटा के साथ कार्य करते हैं किसी डेटाबेस में, आप विश्लेषण करते हैं कि किसी भी डेटा को विश्लेषण करने जैसा है, जैसे कि क्वेरी, जोड़ना, और रिर्पोट का उपयोग करने से.

    साइटों में संगत रूप से सूचियों का उपयोग करें    यदि आपका समूह कई प्रकार की सूचियों से कार्य करता है, तो आप सामग्री प्रकार, साइट स्तंभ और टेम्पलेट्‍स से एकाधिक सूचियों में संगतता जोड़ सकते हैं. ये सुविधाएँ आपको प्रभावी तरीके से सेटिंग्स और सूची संरचना का पुनः उपयोग करने में सक्षम बनाती हैं. उदाहरण के लिए, आप सामग्री प्रकार के लिए कुछ निश्चित स्तंभों (जैसे ग्राहक संपर्क) और व्यवसाय प्रक्रियाओं को निर्दिष्ट करने वाले ग्राहक सेवा विषय के लिए कोई सामग्री प्रकार बना सकते हैं. दूसरा उदाहरण विभागों की ड्रॉप-डाउन सूची वाले विभाग नामों के लिए साइट स्तंभ बनाना है. आप यह सुनिश्चित करने के लिए एकाधिक सूचियों में स्तंभ का पुनः उपयोग कर सकते हैं कि हर सूची में नाम हमेशा एक ही रूप में दिखाई देते हैं.

    सामग्री प्रकारों, साइट स्तंभों और सूची टेम्पलेट्‍स के बारे में अधिक जानकारी यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स ढूँढें.

  • किसी ई-मेल प्रोग्राम से सूची आइटम पर कार्य करें    किसी ई-मेल प्रोग्राम का उपयोग करके जो कि Windows SharePoint Services 3.0 के साथ संगत है, आप महतत्वपूर्ण सूची जानकारी ले सकते हैं अपने साथ. उदाहरण के लिए, Microsoft Office Outlook 2007 के साथ, आप कार्य, संपर्क, और चर्चा बोर्डस को अपनी साइट पर Outlook से देख सकते हैं या अद्यतित कर सकते हैं.

पृष्ठ का शीर्ष

सूची का प्रकार

आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली सूची का प्रकार आपके द्वारा साझा की जा रही जानकारी के प्रकार पर आधारित होता है:

  • घोषणाएँ    समाचार और स्थि‍ति साझा करने और अनुस्मारक देने के लिए घोषणाएँ सूची का उपयोग करें. घोषणाएँ छवियों, हाइपरलिंक्स और स्वरूपित पाठ वाले उन्नत स्वरूपण का समर्थन करती हैं.

  • संपर्क    आपके साथ कार्य करने वाले लोगों या समूहों के बारे में जानकारी संग्रहीत करने के लिए संपर्क सूची का उपयोग करें. यदि आप Windows SharePoint Services 3.0 से संगत ई-मेल या संपर्क प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, तो अपनी SharePoint साइट से दूसरे प्रोग्राम में अपने संपर्कों को देख सकते और अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप Office Outlook 2007 से अपने संगठन के सभी आपूर्तिकर्ताओं की सूची को अद्यतन कर सकते हैं. वास्तव में संपर्क सूची आपके साइट के सदस्यों को प्रबंधित नहीं करती, किंतु उसका उपयोग आपके संगठन के संपर्कों को संग्रहीत और साझा करने में किया जा सकता है, जैसे बाहरी विक्रेताओं की सूची.

  • चर्चा पटल    समाचार समूहों के स्वरूप के समान समूह चर्चाओं को रिकॉर्ड करने और संग्रहीत करने में एक केंद्रीय स्थान उपलब्ध कराने के लिए चर्चा पटल का उपयोग करें. यदि आपके व्यवस्थापक ने ई-मेल प्राप्त करने के लिए आपकी साइट पर सूचियाँ सक्षम की हैं, तो चर्चा पटल अधिकांश सामान्य ई-मेल प्रोग्राम्स से ई-मेल चर्चाओं को संग्रहीत कर सकता है. उदाहरण के लिए, आप अपने संगठन के नए उत्पाद रिलीज़ के लिए चर्चा पटल बना सकते हैं. यदि आप Windows SharePoint Services 3.0 से संगत ई-मेल प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हों, तो अन्य प्रोग्राम में कार्य के दौरान आप अपने चर्चा पटल को देख सकते और अद्यतन कर सकते हैं.

  • लिंक्स    वेब, आपके कंपनी के इंट्रानेट और अन्य संसाधनों में लिंक्स के लिए एक केंद्रीय स्थान के रूप में लिंक्स सूची का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, संभवतः आप अपने ग्राहकों की वेब साइट्‍स में लिंक्स की सूची बना सकते हैं.

  • कैलेंडर    अपने समूह के सभी इवेंट्‍स या विशेष स्थितियों, जैसे अवकाशों के लिए कैलेंडर का उपयोग करें. कैलेंडर डेस्क या दीवार कैलेंडर के समान, मीटिंग, सामाजिक इवेंट्‍स, और दिन भर के इवेंट्‍स सहित, आपके समूह के इवेंट विज़ुअल दृश्य उपलब्ध कराता है. आप टीम की प्रमुख उपलब्धियाँ, जैसे अंतिम समय सीमा, उत्पाद रिलीज़ की दिनांकों को ट्रैक कर सकते हैं, जो किसी विशेष समय अंतराल से संबंधित नहीं हैं. यदि आप किसी ऐसे ई-मेल या कैलेंडर प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो Windows SharePoint Services 3.0से संगत हैं, तो आप अन्य प्रोग्राम में कार्य करने के दौरान अपनी SharePoint साइट से अपना कैलेंडर देख और अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने Office Outlook 2007 कैलेंडर से SharePoint साइट पर, Office Outlook 2007 में परस्पर, आस-पास रखकर दोनों कैलेंडर्स देखते हुए, SharePoint साइट पर अपने कैलेंडर की तुलना और अद्यतन कर सकते हैं.

  • कार्य     प्रोजेक्ट्‍स और समूह के लिए अन्य करने-के लिए इवेंट्‍स के बारे में जानकारी ट्रैक करने के लिए कार्य सूची का उपयोग करें. आप लोगों को कार्य असाइन कर सकते हैं, साथ ही कार्य के पूर्णता की ओर अग्रसर होते ही स्थिति और पूर्णता का प्रतिशत भी ट्रैक कर सकते हैं. यदि आप किसी ऐसे ई-मेल या कार्य प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं जो Windows SharePoint Services 3.0 से संगत है, तो आप दूसरे प्रोग्राम में अपनी SharePoint साइट से अपने कार्य देख सकते और अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने संगठन की बजट प्रक्रिया के लिए कार्य सूची बना सकते हैं और तब अपने अन्य कार्यों के साथ उसे Office Outlook 2007 में देख सकते और अद्यतन कर सकते हैं.

  • प्रोजेक्ट कार्य    कार्य सूची के समान जानकारी संग्रहीत करने के लिए, किंतु प्रगति पट्‍टियों के साथ विज़ुअल या गैंट दृश्य प्रदान करने के लिए, प्रोजेक्ट कार्य सूची का उपयोग करें. आप कार्य के पूर्णता की ओर अग्रसर होते ही स्थिति और पूर्णता का प्रतिशत ट्रैक कर सकते हैं. यदि आप किसी ऐसे ई-मेल या कार्य प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो Windows SharePoint Services 3.0 से संगत है, तो आप अपने दूसरे प्रोग्राम में अपनी SharePoint साइट से अपने प्रोजेक्ट कार्य को देख सकते और अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप कोई प्रशिक्षण मैन्युअल बनाने के लिए कार्य पहचानने और असाइन करने के लिए अपनी SharePoint साइट पर कार्य सूची बना सकते हैं. तब आप अपने संगठन की प्रगति को Office Outlook 2007 से ट्रैक कर सकते हैं.

  • समस्या का पता लगाना    विशेष समस्याओं, जैसे समर्थन समस्याओं के बारे में जानकारी संग्रहीत करने और उनकी प्रगति को ट्रैक करने के लिए समस्या का पता लगाने वाली सूची का उपयोग करें. आप समस्या असाइन कर सकते हैं, उन्हें श्रेणीबद्ध कर सकते हैं और समस्याओं को एक दूसरे से जोड़ सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप ग्राहक सेवा समस्याओं और समाधानों को प्रबंधित करने के लिए समस्या-पता लगाने वाली सूची बना सकते हैं. आप समस्या के मूल वर्णन में हेरफेर किए बिना टिप्पणियों का इतिहास बनाकर उन्हें संपादित करने पर हर समय समस्याओं पर टिप्पणी भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, कोई गग्राहक सेवा प्रतिनिधि समस्या और परिणामों को हल करने के लिए उठाए गए हर कदम को रिकॉर्ड कर सकता है.

  • सर्वेक्षण    प्रतिक्रिया, जैसे कर्मचारी संतुष्टि सर्वेक्षण या क्विज़ को एकत्रित और संयोजित करने के लिए सर्वेक्षण का उपयोग करें. आप कई भिन्न तरीकों से अपने प्रश्नों और उत्तरों को डिज़ाइन कर सकते हैं और अपनी प्रतिक्रिया का ओवरव्यू देख सकते हैं. यदि आपके पास Windows SharePoint Services 3.0 या Windows SharePoint Services 2.0 से संगत स्प्रेडशीट या डेटाबेस प्रोग्राम स्थापित हैं, तो आप उन्हें आगे विश्लेषण करने के लिए अपने परिणाम निर्यात कर सकते हैं.

  • कस्टम     हालाँकि आप कोई भी सूची अनुकूलित कर सकते हैं, किंतु आप कस्टम सूची से प्रारंभ कर सकते और तब सिर्फ़ अपने द्वारा निर्दिष्ट सेटिंग्स को अनुकूलित कर सकते हैं. यदि आपके पास ऐसा स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जो Windows SharePoint Services 3.0 या Windows SharePoint Services 2.0, और Windows Internet Explorer और Microsoft Windows से संगत हो, तो आप स्प्रेडशीट पर आधारित कोई सूची भी बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी सूची को Microsoft Office Excel 2007 से आयात कर सकते हैं, जिसे आपने विक्रेताओं के साथ अनुबंध संग्रहीत और प्रबंधित करने के लिए बनाया था.

पृष्ठ का शीर्ष

अपने कौशल का विस्तार करें
प्रशिक्षण का अन्वेषण करें
पहले नई सुविधाएँ प्राप्त करें
Office प्रतिभागी में शामिल हों

क्या यह जानकारी मददगार थी?

आपकी प्रतिक्रिया के लिए आपको धन्यवाद!

आपकी प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद! ऐसा लगता है आपको हमारे किसी Office सहायता एजेंट से कनेक्ट करना मददगार हो सकता है.

×