सूचियों का परिचय

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

SharePoint में सूचियों के कार्य करने के बारे में ओवरव्यू प्राप्त करने के लिए यह आलेख पढ़ें.

नोट:  ध्यान दें कि यहाँ स्थित जानकारी और आपके लिए उपलब्ध सूचियों के प्रकार आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे SharePoint के संस्करण पर निर्भर करते हैं. यदि आपको संस्करण नहीं पता है, तो अपने व्यवस्थापक से संपर्क करें.

सूची डेटा का वह संग्रह है, जिसे आप टीम के सदस्यों और अन्य साइट उपयोगकर्ताओं के साथ साझा कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सूची का उपयोग करके ईवेंट के लिए साइन-अप पत्रक बना सकते हैं या कैलेंडर पर टीम ईवेंट्स को ट्रैक कर सकते हैं. आप उपयोग-के लिए-तैयार अनेक सूचियों और सूची टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं, जो सूची आइटम्स को व्यवस्थित करने के लिए अच्छा प्रारंभिक बिंदु प्रदान करते हैं. आपकी सूचियाँ व्यवस्थित करने का तरीका आपके समूह की आवश्यकताओं के आधार पर और कैसे आप अपनी जानकारी को संग्रहीत करना और खोजना पसंद करते हैं, इस पर निर्भर करता है. निम्न आलेख सूचियों की सुविधाओं का ओवरव्यू प्रदान करता है और सामान्य रूप से उल्लेख करता है कि आप सूचियों के साथ क्या कर सकते हैं और अगले चरणों की सूची प्रदान करता है, ताकि आप सूचियों के साथ कार्य कर सकें.

इस आलेख में

सूचियों का ओवरव्यू

सूचियों के साथ कार्य करने के तरीके

सूचियों के प्रकार

साइट पर सूचियाँ व्यवस्थित करना

एक सूची में कई आइटम संग्रहीत करना

एकाधिक सूचियाँ बनाना

सूची में आइटम व्यवस्थित करना

सूचियों का ओवरव्यू

एक साइट में आम तौर पर लिंक्स, घोषणाएँ, संपर्क, समस्या ट्रैकिंग, सर्वेक्षण और कार्यों सहित कई डिफ़ॉल्ट सूचियाँ शामिल होती हैं, जिनका उपयोग आप टीम सहयोग के लिए केंद्र बिंदु के रूप में या व्यावसायिक समाधान में कर सकते हैं. कई मामलों में ये डिफ़ॉल्ट सूचियाँ कम या बिना संशोधनों के त्वरित, प्रभावशाली समाधान प्रदान कर सकती हैं. उदाहरण के लिए, आप निम्न का उपयोग कर सकते हैं:

  • कार्य, जिसमें स्वामित्व और प्रगति की ट्रैकिंग के साथ ही साथ सूची सामग्री की कोई आकर्षक दृश्यात्मक प्रस्तुति के लिए एक इन-पेज समयरेखा भी शामिल होती है.

  • समस्या ट्रैकिंग, जिसमें कार्यसमूह प्रोजेक्ट और सामान्य कार्यों के गहन विश्लेषण के लिए संस्करण और संस्करण-इतिहास संग्रहण होता है.

सूचियाँ रिच और स्थिति के अनुरूप ढलने वाली होती हैं और उनमें कई अंतर्निहित सुविधाएँ होती हैं जो डेटा को संग्रहीत, साझा और उनके साथ कार्य करने का एक सशक्त तरीका प्रदान करती हैं. आप यह कर सकते हैं:

  • पाठ, संख्या, पसंद, मुद्रा, दिनांक और समय, लुकअप, हाँ/नहीं और परिकलित स्तंभों सहित विभिन्न प्रकार के स्तंभों के साथ सूची बना सकते हैं. आप अतिरिक्त विवरण प्रदान करने के लिए सूची आइटम से एक या अधिक फ़ाइलें भी अनुलग्न कर सकते हैं, जैसे सहायक संख्याओं वाली स्प्रेडशीट या पृष्ठभूमि जानकारी वाला दस्तावेज़.

  • भिन्न और विशिष्ट तरीकों से डेटा व्यवस्थित, सॉर्ट और फ़िल्टर करने के लिए सूची दृश्य बनाएँ; मेटाडेटा परिवर्तित करें, जैसे कि स्तंभों को जोड़ना और हटाना और मान्यता नियम संशोधित करना; और सामग्री प्रकारों, साइट स्तंभों और टेम्पलेट्स के साथ साइट्स में सूचियों का संगतता से उपयोग करें. उदाहरण के लिए आप मुख पृष्ठ पर कैलेंडर से केवल मौजूदा ईवेंट्स देख सकते हैं और दीवार कैलेंडर के समान ही - अन्य पृष्ठ पर - विज़ुअल दृश्य बना सकते हैं.

  • अद्वितीय स्तंभों, लुकअप स्तंभों और संबंध प्रवर्तन (कैस्केड और प्रतिबंधित हटाना) के संयोजन का उपयोग करके सूचियों के बीच संबंध बना सकते हैं, जो सभी अधिक परिष्कृत व्यावसायिक समाधान बनाने और आपके डेटा की अखंडता को संरक्षित करने में मदद के लिए आपकी क्षमता को एन्हांस करते हैं.

  • कस्टम सूचियाँ बना सकते हैं, डेटा को वेब पार्ट्स और वेब पार्ट पेजेज़ में प्रदर्शित कर सकते हैं, और अन्य प्रोग्राम्स, जैसे Excel और Access से डेटा आयात, निर्यात और लिंक कर सकते हैं.

  • संस्करण और विस्तृत इतिहास ट्रैक कर सकते हैं, डेटा संशोधित करने के लिए अनुमोदन आवश्यक बना सकते हैं, आइटम-स्तर और फ़ोल्डर सुरक्षा का उपयोग कर सकते हैं, चेक-इन और चेक-आउट कर सकते हैं और सूचनाओं और RSS फ़ीड्स के उपयोग से परिवर्तनों के बारे में स्वचालित रूप से अवगत रह सकते हैं.

  • अतिरिक्त सुविधा और बेहतर प्रदर्शन के लिए सामग्री को फ़ोल्डर्स में किसी एकल सूची में व्यवस्थित कर सकते हैं और बड़ी सूचियों के साथ अनुक्रमणन का उपयोग करके सामान्य रूप से प्रदर्शन बेहतर बना सकते हैं.

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सूचियों के साथ कार्य करने के तरीके

आपके समूह के लिए सूचना प्रबंधित करने में आपकी मदद के लिए सूचियों से कार्य करने के निम्न कुछ तरीके हैं.

संस्करण और विस्तृत इतिहास ट्रैक करना    आप सूची आइटम्स के संस्करणों को ट्रैक कर सकते हैं, जिससे आप देख सकते हैं कि कौन से सूची आइटम संस्करण दर संस्करण परिवर्तित हुए हैं, साथ ही उन्हें किसने परिवर्तित किया है. यदि नए संस्करण में ग़लतियाँ हो जाती हैं, तब आप किसी आइटम का पिछला संस्करण पुनर्स्थापित कर सकते हैं. सूची के इतिहास को ट्रैक करना, विशेष रूप से तब महत्वपूर्ण है, जब आपके संगठन को सूची के विकसित होते ही उसे मॉनिटर करने की आवश्यकता होती है.

अनुमोदन की आवश्यकता    आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि सूची आइटम के प्रत्येक व्यक्ति द्वारा देखे जा सकने के पहले अनुमोदन आवश्यक है. आइटम्स तब तक लंबित स्थिति में रहते हैं जब तक उन्हें वह व्यक्ति अनुमोदित या अस्वीकृत नहीं करता, जिसके पास उन्हें अनुमोदित करने की अनुमति है. आप उपयोगकर्ताओं के उन समूहों को नियंत्रित कर सकते हैं जो सूची आइटम के अनुमोदित होने के पहले उस सूची आइटम को देख सकते हैं.

अनुमतियाँ अनुकूलित करना    आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या आपकी सूची के लिए सहभागी केवल अपने द्वारा बनाए गए आइटम को या सूची में सभी आइटम को पढ़ और संपादित कर सकते हैं. वे लोग, जिनके पास सूचियों को प्रबंधित करने की अनुमति है, सभी सूची आइटम को पढ़ और संपादित कर सकते हैं. आप एकल सूची आइटम पर विशिष्ट अनुमति स्तरों को लागू कर सकते हैं, उदाहरण के लिए यदि आइटम में गोपनीय जानकारी है.

दृश्यों को बनाना और प्रबंधित करना    आपका समूह समान सूची के भिन्न दृश्य बना सकता है. वास्तविक सूची की सामग्रियाँ परिवर्तित नहीं होती, लेकिन आइटम व्यवस्थित या फ़िल्टर किए गए होते हैं, ताकि लोग अपनी आवश्यकता के आधार पर सर्वाधिक महत्वपूर्ण या रोचक जानकारी ढूँढ सकें.

सूचियों का अद्यतन करना    चाहे आप जिस प्रकार की सूची का अद्यतन कर रहे हों, सूची आइटम्स को जोड़ने, संपादित करने और हटाने की प्रक्रिया समान है. सूची में आइटम को जोड़ने या संपादित करने के दो तरीके हैं.

  • प्रपत्र का उपयोग करके, जो कि डिफ़ॉल्ट पद्धति है.

  • इनलाइन, जिसका अर्थ है कि आप आइटम को सीधे सूची पृष्ठ पर जोड़ते हैं.

यदि सूची को संस्करणों को ट्रैक करने के लिए सेट किया गया है, तो प्रत्येक बार जब आप सूची आइटम को संपादित करते हैं, तो सूची आइटम का एक नया संस्करण बनाया जाता है. सूची आइटम कैसे परिवर्तित किया गया, आप इसका इतिहास देख सकते हैं और यदि आप नए संस्करण में ग़लती करते हैं, तो आप पिछले संस्करण को पुनर्स्थापित कर सकते हैं.

सूत्रों और परिकलित मानों का उपयोग करना    सूची के स्तंभों में डायनेमिक रूप से जानकारी जनरेट करने के लिए आप सूत्रों और परिकलित मानों का उपयोग कर सकते हैं. कार्रवाइयों में अन्य स्तंभों में जानकारी के साथ-साथ मौजूदा दिनांक इंगित करने के लिए [आज] जैसे सिस्टम फ़ंक्शंस शामिल हो सकते हैं. उदाहरण के लिए आप ऐसी डिफ़ॉल्ट नियत दिनांक निर्दिष्ट कर सकते हैं, जो वर्तमान दिनांक से सात दिन बाद है.

परिवर्तनों के बारे में सूचित रहें    सूचियों और दृश्यों द्वारा RSS का उपयोग किया जा सकता है, ताकि आपके कार्यसमूह के सदस्य स्वचालित रूप से अद्यतन प्राप्त कर सकें. RSS वह तकनीक है जो लोगों को समाचार और जानकारी के अद्यतनों या RSS फ़ीड्स को समेकित स्थान से प्राप्त करने और देखने में सक्षम बनाती है. जब सूचियाँ परिवर्तित हों या जब नए आइटम्स जोड़े जाएँ, तो अपने आपको सूचित करने के लिए आप ईमेल सूचनाएँ भी बना सकते हैं. आपके लिए महत्वपूर्ण परिवर्तनों का ट्रैक रखने के लिए सूचनाएँ एक सुविधाजनक तरीका है.

सूची संबंध बनाना    दो सूचियों के बीच संबंध बनाने के लिए, स्रोत सूची में, आप एक ऐसा लुकअप स्तंभ बनाते हैं, जो लक्ष्य सूची से एक या अधिक मानों को पुनर्प्राप्त (या "खोजता है") करता है, यदि वे मान स्रोत सूची में लुकअप स्तंभ के मानों से मेल खाते हों. यदि आप चाहें तो आप लक्ष्य सूची से स्रोत सूची में अतिरिक्त स्तंभों को जोड़ना जारी रख सकते हैं. जब आप एक लुकअप स्तंभ बनाते हैं, तो आप अपने डेटा को मान्य रखने में मदद करने वाले और भविष्य में समस्याओं का कारण बन सकने वाली असंगतियों को रोकने में मदद करने वाले, कैस्केड हटाना या प्रतिबंध हटाना विकल्प को सेट करके संबंध व्यवहार को लागू करने का निर्णय भी ले सकते हैं.

किसी डेटाबेस प्रोग्राम सहित सूची जानकारी साझा करना    यदि आपके पास कोई डेटाबेस प्रोग्राम स्थापित है, जैसे कि Access, तो आप अपनी साइट में या साइट से डेटा को निर्यात और आयात करने के साथ-साथ डेटाबेस की किसी तालिका को सूची से लिंक कर सकते हैं. जब आप एक Access डेटाबेस में अपने सूची डेटा के साथ कार्य करते हैं, तो आप क्वेरीज़, प्रपत्र और रिपोर्ट्स भी बना सकते हैं.

साइट्स पर सूचियों का उपयोग संगतता के साथ करना    यदि आपका समूह विभिन्न प्रकार की सूचियों के साथ कार्य करता है, तो आप सामग्री प्रकारों, साइट स्तंभों और टेम्पलेट्स के साथ एकाधिक सूचियों में संगतता जोड़ सकते हैं. ये सुविधाएँ कारगर तरीके से सेटिंग्स और सूची संरचना का पुन: उपयोग करने में आपको सक्षम बनाती हैं. उदाहरण के लिए, आप ऐसी ग्राहक सेवा समस्या के लिए सामग्री प्रकार बना सकते हैं, जो सामग्री प्रकार के लिए निश्चित स्तंभों, (जैसे ग्राहक संपर्क) और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को निर्दिष्ट करती है. अन्य उदाहरण विभाग नामों के लिए साइट स्तंभ बनाना है, जिसमें विभागों की ड्रॉप-डाउन सूची है. यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक सूची में नाम हमेशा समान तरीके से दिखाई देते हैं, तो आप एकाधिक सूचियों में स्तंभ का पुनः उपयोग कर सकते हैं.

किसी ईमेल प्रोग्राम से सूची आइटम पर कार्य करना    SharePoint तकनीकों के साथ संगत किसी ईमेल प्रोग्राम का उपयोग करते हुए, आप अपने साथ महत्वपूर्ण सूची जानकारी ले जा सकते हैं. उदाहरण के लिए, Outlook के साथ, आप Outlook से अपनी साइट पर कार्य, संपर्क और चर्चा पटल देख सकते और अद्यतन कर सकते हैं.

सामग्री लक्ष्य सेट करना    आप सूची के लिए लक्ष्य श्रोता सक्षम कर सकते हैं और सूची में आइटम्स को केवल उन लोगों के लिए प्रकट कर सकते हैं, जो किसी विशेष SharePoint और सक्रिय निर्देशिका समूहों या श्रोताओं के सदस्य हैं. यह कार्य वेब पार्ट्स जैसे सामग्री क्वेरी वेब पार्ट का उपयोग करके पूरा किया जाता है, जो समूह में उपयोगकर्ता की सदस्यता के आधार पर सूची को फ़िल्टर करने के लिए लक्ष्य श्रोता का उपयोग करते हैं. इससे पहले कि सूची में आइटम्स को विशेष श्रोता के लिए सक्षम किया जा सके, सूची का लक्ष्य श्रोता स्तंभ के साथ सेट अप होना आवश्यक है.

सूचियों के प्रकार

उपयोग की जा रही सूची का प्रकार आपके द्वारा साझा की जा रही जानकारी के प्रकार पर निर्भर करता है.

घोषणाएँ    समाचार और स्थिति साझा करने और अनुस्मारक प्रदान करने के लिए घोषणाएँ सूची का उपयोग करें. घोषणाएँ, छवियों, हाइपरलिंक्स और स्वरूपित पाठ के साथ एन्हांस किए गए स्वरूपण का समर्थन करती हैं.

संपर्क    उन लोगों या समूहों के बारे में जानकारी संग्रहीत करने के लिए किसी संपर्क सूची का उपयोग करें. यदि आप ऐसे ईमेल या संपर्क प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो कि SharePoint तकनीक के साथ संगत है, तो आप अन्य प्रोग्राम में अपनी साइट से अपने संपर्कों को देख सकते हैं और उनका अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप Outlook जैसी SharePoint तकनीक से संगत ईमेल प्रोग्राम से अपने संगठन के सभी आपूर्तिकर्ताओं की सूची का अद्यतन कर सकते हैं. संपर्क सूची वास्तव में आपकी साइट के सदस्यों को प्रबंधित नहीं करती, लेकिन इसका उपयोग आपके संगठन के संपर्कों को संग्रहीत और साझा करने के लिए किया जा सकता है, जैसे कि बाह्य विक्रेताओं की सूची.

चर्चा पटल    ऐसी टीम चर्चाओं को रिकॉर्ड करने और संग्रहीत करने के लिए जो कि न्यूज़ग्रुप के स्वरूप के समान हैं, कोई केंद्रीय स्थान प्रदान करने हेतु किसी चर्चा पटल का उपयोग करें. यदि आपके व्यवस्थापक ने ईमेल संदेश प्राप्त करने के लिए आपकी साइट पर सूचियों को सक्षम किया है, तो चर्चा पटल द्वारा सबसे सामान्य ईमेल प्रोग्राम से ईमेल चर्चाएँ संग्रहीत की जा सकती हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने संगठन के नए उत्पाद रिलीज़ के लिए चर्चा पटल बना सकते हैं.

लिंक्स    इंटरनेट, आपकी कंपनी का इंट्रानेट व अन्य संसाधनों में लिंक्स के लिए केंद्रीय स्थान के रूप में लिंक्स सूची का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, आप अपने ग्राहक की वेब साइट्स के लिए लिंक्स की सूची बना सकते हैं.

प्रस्तावित लिंक    किसी विज़ुअल लेआउट में लिंक क्रियाओं के सेट को प्रदर्शित करने के लिए इस सूची का उपयोग करें.

कैलेंडर    अपनी टीम के सभी ईवेंट्स के लिए या कंपनी अवकाश जैसी विशेष स्थितियों के लिए कैलेंडर बनाएँ. कैलेंडर द्वारा मीटिंग्स, सामाजिक ईवेंट्स और पूरे दिन के ईवेंट्स को शामिल करते हुए, आपके टीम ईवेंट्स के, डेस्क या दीवार कैलेंडर के समान ही, विज़ुअल दृश्य प्रदान किए जाते हैं. आप टीम माइलस्टोन्स, जैसे समयसीमा या ऐसे उत्पाद रिलीज़ दिनांक को ट्रैक भी कर सकते हैं, जो कि एक विशिष्ट समय अंतराल से संबंधित नहीं हैं. यदि आप किसी ऐसे ईमेल या कैलेंडर प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो कि SharePoint तकनीक के साथ संगत है, तो आप अन्य प्रोग्राम में कार्य करते हुए अपनी साइट से अपने कैलेंडर को देख सकते हैं और उसका अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप दोनों कैलेंडर्स को साथ-साथ देखते हुए या Outlook में एक-दूसरे पर अधिव्यापित करते हुए, अपने Outlook कैलेंडर से दिनांकों के साथ साइट पर अपने कैलेंडर की तुलना कर सकते हैं और उसका अद्यतन कर सकते हैं.

कार्य    अपने समूह के लिए प्रोजेक्ट और अन्य करने के लिए ईवेंट्स हेतु जानकारी ट्रैक करने के लिए कार्य सूची का उपयोग करें. आप कार्यों को लोगों के लिए असाइन कर सकते हैं और साथ ही साथ, जैसे-जैसे कार्य पूर्णता की ओर बढ़ता है आप उसके पूर्णता की स्थिति और प्रतिशत को ट्रैक कर सकते हैं. यदि आप किसी ऐसे ईमेल या कार्य प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो कि SharePoint तकनीक के साथ संगत है, तो आप अपने अन्य प्रोग्राम में अपनी साइट से अपने कार्यों को देख और उनका अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने संगठन की बजट प्रक्रिया के लिए कार्य सूची बना सकते हैं और फिर उसे अपने अन्य कार्यों के साथ Outlook में देख सकते हैं और उनका अद्यतन कर सकते हैं.

प्रोजेक्ट कार्य    गैंट दृश्य और प्रगति पट्टी सहित कार्य जानकारी संग्रहीत करने के लिए प्रोजेक्ट कार्य सूची का उपयोग करें. जैसे-जैसे कार्य पूर्णता की ओर बढ़ता है आप उसकी पूर्णता स्थिति और प्रतिशत को ट्रैक कर सकते हैं. यदि आप किसी ऐसे ईमेल या कार्य प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो कि SharePoint तकनीक के साथ संगत है, तो आप अपने अन्य प्रोग्राम में अपनी साइट से अपने कार्यों को देख और उनका अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप प्रशिक्षण मैन्युअल बनाने के लिए कार्य को पहचानने और असाइन करने हेतु अपनी साइट पर प्रोजेक्ट कार्य सूची बना सकते हैं और फिर आप Project से अपने संगठन की प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं.

समस्या ट्रैकिंग    विशिष्ट समस्याओं, जैसे कि समर्थन समस्याओं के बारे में जानकारी संग्रहीत करने के लिए समस्या-ट्रैकिंग सूची का उपयोग करें और उनकी प्रगति को ट्रैक करें. आप समस्याएँ असाइन कर सकते हैं, उन्हें श्रेणीबद्ध कर सकते हैं और समस्याओं को एक-दूसरे के साथ संबंधित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए आप ग्राहक सेवा समस्याओं और समाधानों को प्रबंधित करने के लिए समस्या-ट्रैकिंग सूची बना सकते हैं. आप जब भी समस्याओं को संपादित करते हैं, तब प्रत्येक बार समस्या के मूल वर्णन को बदले बिना टिप्पणियों का इतिहास बनाकर उन पर टिप्पणी भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि समस्या को हल करने के लिए उठाए गए प्रत्येक कदम और परिणामों को रिकॉर्ड कर सकता है. समस्या या प्रोजेक्ट ट्रैकिंग को प्रबंधित करने में आपके संगठन की मदद के लिए आप तीन-स्थिति वाले वर्कफ़्लो के साथ समस्या ट्रैकिंग सूची बना सकते हैं.

सर्वेक्षण    कर्मचारी के संतुष्टि सर्वेक्षण या क्विज़ जैसी प्रतिक्रिया को संकलित और एकत्रित करने के लिए सर्वेक्षण का उपयोग करें. आप कई भिन्न तरीकों से अपने प्रश्नों और उत्तरों को डिज़ाइन कर सकते हैं और अपनी प्रतिक्रिया का ओवरव्यू देख सकते हैं. यदि आपके पास SharePoint तकनीक से संगत स्प्रेडशीट या डेटाबेस प्रोग्राम स्थापित है, तो आप आगे उनका विश्लेषण करने के लिए अपने परिणाम निर्यात कर सकते हैं.

कस्टम    नए सिरे से सूची को प्रारंभ करने के लिए एक कस्टम सूची का उपयोग करें. यदि आपके पास SharePoint तकनीक से संगत स्प्रेडशीट प्रोग्राम स्थापित है, तो आप किसी स्प्रेडशीट पर आधारित एक कस्टम सूची भी बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप Excel से वह सूची आयात कर सकते हैं, जिसे आपने विक्रेताओं के साथ अनुबंध संग्रहीत और प्रबंधित करने के लिए बनाया था.

बाह्य सूचियाँ    किसी ऐसे डेटा के साथ कार्य करने के लिए बाह्य सूची का उपयोग करें, जो SharePoint के बाहर संग्रहीत किया गया है, लेकिन जिसे आप SharePoint के अंतर्गत पढ़ और लिख सकते हैं. बाह्य सूची के लिए डेटा स्रोत को बाह्य सामग्री प्रकार कहा जाता है. मूल SharePoint सूची से भिन्न, एक बाह्य सूची किसी बाह्य सिस्टम (जैसे SAP, Siebel और Microsoft SQL Server) से सीधे डेटा तक पहुँच प्राप्त करने के लिए व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाओं का उपयोग करती है, चाहे फिर वह सिस्टम डेटाबेस, वेब सेवा या विभिन्न व्यवसाय सिस्टम हों.

डेटापत्रक में कस्टम सूची दृश्य    कस्टम सूची के समान एक रिक्त सूची बनाने के लिए, लेकिन डिफ़ॉल्ट रूप से उस सूची को डेटापत्रक दृश्य में प्रदर्शित करने के लिए, डेटापत्रक दृश्य में कस्टम सूची का उपयोग करें. डेटापत्रक दृश्य पंक्तियों और स्तंभों के रूप में डेटा को देखने और संपादित करने के लिए डेटा ग्रिड प्रदान करता है. आप पंक्तियों और स्तंभों को जोड़ और संपादित कर सकते हैं, फ़िल्टर्स और सॉर्ट क्रम लागू कर सकते हैं, परिकलित मानों और कुल योग को प्रदर्शित कर सकते हैं और ग्रिड कक्षों में सहजता से डेटा को संपादित कर सकते हैं. डेटापत्रक दृश्य को 32-बिट क्लाइंट कंप्यूटर पर Office स्थापित और ActiveX नियंत्रणों का समर्थन करने वाले ब्राउज़र की आवश्यकता होती है.

स्थिति सूची    अपने प्रोजेक्ट के लक्ष्यों को प्रदर्शित और ट्रैक करने के लिए स्थिति सूची का उपयोग करें. इस सूची में लक्ष्य प्राप्ति के स्तर को व्यक्त करने के लिए रंगीन चिह्नों का सेट शामिल होता है.

वितरण    अपने टीम के सदस्यों को पुष्टिकरण स्टैम्प सहित जानकारी भेजने के लिए वितरण सूची का उपयोग करें.

Microsoft IME शब्दकोश सूची    जब आप सूची के डेटा को Microsoft IME शब्दकोश के रूप में उपयोग करना चाहते हों, तब Microsoft IME शब्दकोश सूची का उपयोग करें. आप Microsoft IME का उपयोग करके पठन स्तंभ आइटम्स को प्रदर्शन में कनवर्ट कर सकते हैं और IME टिप्पणी विंडो में टिप्पणी की सामग्री को देख सकते हैं. डेटा को विशिष्ट URL से लिंक किया जा सकता है.

PerformancePoint सामग्री सूची    स्कोरकार्ड्स, रिपोर्ट्स, फ़िल्टर्स, डैशबोर्ड पृष्ठों और अन्य डैशबोर्ड आइटम्स, जिन्हें आप PerformancePoint डैशबोर्ड डिज़ाइनर का उपयोग करके बनाते हैं, उनका संग्रह करने के लिए PerformancePoint सामग्री सूची का उपयोग करें.

भाषाएँ और अनुवादक    अनुवाद प्रबंधन लाइब्रेरी में अनुवाद प्रबंधन वर्कफ़्लो के साथ भाषा और अनुवादक सूची का उपयोग करें. वर्कफ़्लो प्रत्येक भाषा के लिए सूची में निर्दिष्ट अनुवादक को अनुवाद कार्य असाइन करने के लिए, सूची का उपयोग करता है. आप मैन्युअल रूप से यह सूची बना सकते हैं या आप जब अनुवाद प्रबंधन वर्कफ़्लो को अनुवाद प्रबंधन लाइब्रेरी से जोड़ते हैं, तब इस सूची को स्वचालित रूप से बनाया जाना चुन सकते हैं.

KPI सूची    मुख्य प्रदर्शन सूचकों को ट्रैक करने के लिए KPI सूची का उपयोग करें, जो आपको महत्वपूर्ण लक्ष्यों के विरुद्ध प्रगति का मूल्यांकन त्वरित रूप से करने की अनुमति देती है. आप इन चार डेटा स्रोतों में से किसी एक का उपयोग करके KPI सूचियाँ सेट अप कर सकते हैं: मैन्युअल रूप से दर्ज किया गया डेटा, SharePoint सूची में डेटा, Excel कार्यपुस्तिकाओं में डेटा या विश्लेषण सेवाओं में डेटा — जो कि Microsoft SQL सर्वर का एक घटक है. KPI सूची बन जाने के बाद, आप इसका उपयोग डैशबोर्ड पृष्ठ पर सूचक की स्थिति को प्रदर्शित करने के लिए कर सकते हैं.

स्प्रेडशीट आयात करें    कोई ऐसी सूची बनाएँ जो किसी मौजूदा स्प्रेडशीट के स्तंभों और डेटा का उपयोग करती हो. किसी स्प्रेडशीट को आयात करने के लिए Microsoft Excel या अन्य संगत प्रोग्राम की आवश्यकता है.

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साइट पर सूचियाँ व्यवस्थित करना

यद्यपि आप सूचियों की सुविधाएँ विभिन्न तरीकों से उपयोग कर सकते हैं, तब भी आप उन्हें कैसे उपयोग करते हैं यह आपकी सूचियों के आकार के आधार पर और उनकी संख्या तथा आपके संगठन की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है.

एक सूची में कई आइटम संग्रहीत करना

हो सकता है कि आप विभिन्न आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक बड़ी सूची चाहें. उदाहरण के लिए, आपके पास पूरे संगठन में ट्रैक करने के लिए तकनीकी समस्याओं की बड़ी संख्या हो सकती है और समस्याएँ एकाधिक प्रोजेक्ट्स और समूहों पर लागू हो सकती हैं.

किसी एकल सूची का उपयोग करें जब:

  • आपके समूह को सूची आइटम्स या एक ही सेट के आइटम्स के विभिन्न दृश्यों के बारे में सारांश जानकारी देखने की आवश्यकता हो. उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक संगठन के लिए सभी तकनीकी समस्याओं पर प्रगति को देखना या समान समय अवधि के अंतर्गत फ़ाइल की गई सभी समस्याओं को देखना चाह सकता है.

  • लोग किसी साइट पर एक ही स्थान की समस्याओं के लिए ब्राउज़ या खोज करना चाहते हैं.

  • आप सूची आइटम्स, जैसे संस्करण ट्रैक करना या अनुमोदन आवश्यकता, पर समान सेटिंग्स लागू करना चाहते हैं.

  • सूची पर कार्य कर रहे समूह समान वि‍शेषताएँ साझा करते हैं, जैसे कि अनुमति‍यों का समान स्तर. अद्वितीय अनुमति विशिष्ट फ़ाइलों में लागू की जा सकती है, लेकिन यदि अनुमति के स्तरों में अत्यधिक भिन्नता होती हैं, तो एकाधिक सूचियों पर विचार करें.

  • आप सूची के बारे में जानकारी का विश्लेषण करना या सूची के लिए समेकित अद्यतन प्राप्त करना चाहते हैं. सूची आइटम्स परिवर्तित किए जाने पर आप सूचनाएँ प्राप्त कर सकते हैं या RSS तकनीक का उपयोग करके सूची में किए गए परिवर्तनों को देख सकते हैं. RSS फ़ीड्स परि‍वर्ति‍त की गई जानकारी की समेकित सूची देखने में आपके कार्यसमूह के सदस्यों को सक्षम करते हैं.

एकाधिक सूचियाँ बनाना

जब प्रबंधित करने के लिए इच्छित आइटम्स के बीच या उनके साथ कार्य कर रहे लोगों के समूहों के बीच अधिक अंतर हो, तो हो सकता है आप एकाधिक सूचियाँ चाहें.

एकाधिक सूचियों का उपयोग करें जब:

  • आप लोगों से आइटम्स के सारांशों की एक साथ आवश्यकता होने की अपेक्षा नहीं करते.

  • जानकारी के साथ कार्य करने वाले लोगों का समूह भिन्न है और भिन्न अनुमति स्तर रखते हैं.

  • आपको आइटम्स के एकाधिक सेट्स पर विभिन्न सेटिंग्स, जैसे कि संस्करण या अनुमोदन लागू करने की आवश्यकता होती है.

  • आपको आइटम्स साथ-साथ विश्लेषित करने या सूची के बारे में समेकित अद्यतन प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं होती.

सूची में आइटम्स व्यवस्थित करना

सूचियाँ और सूची आइटम्स संगठित करने के कुछ तरीके निम्न हैं:

स्तंभों को जोड़ना    आपके समूह को सर्वाधिक महत्वपूर्ण आइटम्स का ठीक से पता लगाने में मदद के लिए आप अपनी सूची में स्तंभों को जोड़ सकते हैं. उदाहरण के लिए, विशिष्ट प्रोजेक्ट पर कार्य करने वाले लोगों को अधिक आसानी से उनके आइटम्स को देखने और उनके साथ कार्य करने में मदद के लिए आप सूची से प्रोजेक्ट स्तंभ जोड़ सकते हैं. यदि आप प्रत्येक सूची आइटम के लिए अतिरिक्त जानकारी, जैसे कि विभाग का नाम या कर्मचारी का नाम संकलित करना चाहते हैं, तो आप अधिक स्तंभों को जोड़ना भी चाह सकते हैं.

यदि आपके पास सूची में एकाधिक आइटम हैं, तो कई आइटम को देखते समय या दृश्यों को स्विच करते समय प्रदर्शन को सुधारने के लिए आप निश्चित स्तंभों का अनुक्रमणन करने पर विचार कर सकते हैं. यह सुविधा आइटम्स के व्यवस्थित होने के ढंग को परिवर्तित नहीं करती, लेकिन यह सूची में आइटम्स की बड़ी संख्या को अधिक आसानी से संग्रह करने में संगठनों को सक्षम बना सकती है. हालाँकि, अनुक्रमणन अधिक डेटाबेस स्थान ले सकता है.

दृश्य बनाना    यदि आपके समूह के लोगों को अक्सर निश्चित तरीके से डेटा देखने की आवश्यकता होती है, तो आप दृश्यों का उपयोग कर सकते हैं. दृश्य, डेटा को सॉर्ट, समूहीकृत, फ़िल्टर और प्रदर्शित करने के लिए स्तंभों का उपयोग करते हैं. आप यह चयन भी कर सकते हैं कि प्रत्येक दृश्य में एक समय पर कितने आइटम्स प्रदर्शित किए जाएँ. उदाहरण के लिए, लोग अपनी प्राथमिकताओं और अपने कनेक्शन की गति के आधार पर प्रति पृष्ठ 25 या 100 सूची आइटम्स के सेट में सूची को ब्राउज़ कर सकते हैं.

दृश्य आपको सूची में आइटम्स की बड़ी संख्या संग्रहीत करने की अनुकूलनशीलता देते हैं, लेकिन केवल किसी विशेष समय पर इच्छित सबसेट्स को देखने के लिए, जैसे केवल इस वर्ष पोस्ट की गई समस्याएँ या कैलेंडर में केवल वर्तमान ईवेंट्स. आप ऐसे निजी दृश्यों को बना सकते हैं, जो केवल आपके लिए उपलब्ध हों और यदि आपके पास सूची को संशोधित करने के लिए अनुमति हो, तो आप ऐसे सार्वजनिक दृश्य बना सकते हैं, जो सभी के लिए उपलब्ध हों.

फ़ोल्डर बनाना    यदि आपके सूची स्वामी ने फ़ोल्डर्स को बनाने की अनुमति दी है, तो आप अधिकांश प्रकार की सूचियों में फ़ोल्डर्स जोड़ सकते हैं. यह विशेष रूप से तब मददगार है जब आपके सूची आइटम्स को विशेष रूप से विभाजित किया जा सकता हो, जैसे कि प्रोजेक्ट या समूह द्वारा. सूची आइटम्स को अधिक आसानी से स्कैन और प्रबंधित करने में फ़ोल्डर्स लोगों की मदद करते हैं. SharePoint तकनीक ट्री दृश्य प्रदान करती हैं, जो लोगों को उनकी साइट्स और फ़ोल्डर्स को नेविगेट करने में उसी तरह सक्षम बनाता है, जिस प्रकार वे फ़ोल्डर्स के साथ अपने हार्ड डिस्क पर कार्य करते हैं. उदाहरण के लिए, प्रत्येक विभाग का अपना स्वयं का फ़ोल्डर हो सकता है.

सूचियों और सूची आइटम्स के साथ कार्य करने के बारे में अधिक जानने के लिए, देखें:

सूची आइटम्स जोड़ें, संपादित करें या हटाएँ
किसी सूची या लाइब्रेरी में फ़ोल्डर बनाएं या हटाएं
किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए संस्करण बनाने को सक्षम और कॉन्फ़िगर करें

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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