सार्वजनिक फ़ोल्डर से जानकारी साझा करें

सार्वजनिक फ़ोल्डर, Microsoft Exchange Server की एक ऐसी सुविधा है जो संगठन में अन्य लोगों के साथ जानकारी संग्रहीत, व्यवस्थित और साझा करने के तरीके प्रदान करती है. विशेष रूप से, सार्वजनिक फ़ोल्डर्स प्रोजेक्ट टीमों या उपयोगकर्ता समूहों द्वारा रुचियों के समान विषय पर जानकारी साझा करने के लिए उपयोग किए जाते हैं. जब आप अपने Exchange सर्वर से जुड़े होते हैं, "सार्वजनिक फ़ोल्डर्स" लेबल किए हुए फ़ोल्डर Microsoft Outlook फ़ोल्डर सूची में नेविगेशन फलक में दिखाई देते हैं. आप Outlook से ये फ़ोल्डर प्रबंधित कर सकते हैं. सार्वजनिक फ़ोल्डर्स में किसी भी प्रकार की Outlook फ़ोल्डर आइटम हो सकती हैं जैसे संदेश, अपॉइंटमेंट, संपर्क, कार्य, जर्नल प्रविष्टियाँ, नोट्स, प्रपत्र, फ़ाइलें और पोस्टिंग्स. आप सार्वजनिक फ़ोल्डर के तहत पसंद पर सार्वजनिक फ़ोल्डर के लिए कोई शॉर्टकट जोड़ सकते हैं.

सार्वजनिक फ़ोल्डर्स से आप जो कार्य कर सकते है उनमें निम्न शामिल है:

इलेक्ट्रॉनिक बुलेटिन बोर्ड पर जानकारी पोस्ट करें

  • बुलेटिन बोर्ड आपको ऑनलाइन चर्चाओं में भाग लेने में सक्षम करता है. प्रत्येक विषय उसकी पहुँच की अनुमतियों के साथ, अपने ही फ़ोल्डर में सहेजा जा सकेगा.

  • कोई बुलेटिन बोर्ड अनमॉडरेटेड हो सकता है, जो कि उसे इंटरनेट समाचार समूह के समान बना देता है जिस पर सभी को जानकारी पढ़ने और पोस्ट करने की अनुमति प्राप्त होती है.

  • कोई बुलेटिन बोर्ड, ऐसे असाइन किए गए व्यक्ति द्वारा मॉडरेटेड हो सकता है, जो उपयोगकर्ता आइटम प्राप्त करता हो और किसे भेजना है, यह निर्णय लेता हो.

  • पोस्ट की गई जानकारी से आप निम्न तरीकों से कार्य कर सकते हैं:

    • एक बार ऑनलाइन चर्चा आरंभ हो जाने पर, आप समूह के पढ़ने के लिए सार्वजनिक फ़ोल्डर में कोई उत्तर भेज सकते हैं.

    • यदि आप नहीं चाहते कि सारा समूह आपका उत्तर पढ़ें, तो आप सीधे उसे व्यक्ति को उत्तर दे सकते हैं जिसने जानकारी पोस्ट की है या सिर्फ आपके द्वारा चयनित प्राप्तकर्ताओं को जानकारी अग्रेषित कर सकते हैं.

    • बुलेटिन बोर्ड के रूप में सार्वजनिक फ़ोल्डर भेजने के लिए, फ़ोल्डर को ई-मेल संदेश सहेजने में सक्षम होना चाहिए.

Outlook आइटम्स कैलेंडर, संपर्क सूची या कार्य सूची में साझा करें

  • मीटिंग्स, ईवेंट्स, छुट्टियाँ, अवकाश के समय, और समूह को प्रभावित करने वाली प्रोजेक्ट समय सीमा का ट्रेक रखने के लिए कोई कैलेंडर साझा करें.

  • समूह को नाम, कार्य शीर्षक, पते, और फ़ोन नम्बर उपलब्ध कराने के लिए कोई संपर्क सूची साझा करें.

  • जिस प्रोजेक्ट पर समूह कार्य कर रहा है उसमें प्रत्येक सदस्य की प्रगति का ट्रेक रखने के लिए कोई कार्य सूची साझा करें.

फ़ाइलें साझा करें

  • फ़ाइलें पढ़ने या अद्यतन करने के लिए या शीघ्रता से फ़ाइलों की श्रृंखला ब्राउज़ करने के लिए सार्वजनिक फ़ोल्डर में कोई फ़ाइल खोलें.

  • बिना फ़ाइल प्रोग्राम खोले, मौजूदा फ़ाइल की अन्य प्रोग्राम से किसी सार्वजनिक फ़ोल्डर पर प्रतिलिपि बनाने के लिए Windows Explorer उपयोग करें.

  • फ़ाइल बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रोग्राम से बाहर निकले बिना कोई फ़ाइल सार्वजनिक फ़ोल्डर को पोस्ट करें. उदाहरण के लिए, आप किसी Microsoft Office Excel कार्यपुस्तिका में हाल ही में अद्यतन की हुई तिमाही बिक्री रिपोर्ट पोस्ट करना चाहेगें, ताकि समूह शीघ्रता से नवीनतम जानकारी देख सके.

यदि आप अन्य लोगों द्वारा अक्सर पढ़ी या अद्यतन कर जाने वाली फ़ाइलें साझा करना चाहते हैं तो आपके पास वह प्रोग्राम फ़ाइल आपके कंप्यूटर के सेट अप पर सहेजी होनी चाहिए. जब आप Windows Explorer से किसी फ़ाइल की प्रतिलिपि बनाते है या किसी सार्वजनिक फ़ोल्डर के लिए खुले हुए अन्य Microsoft Office प्रोग्राम से कोई फ़ाइल पोस्ट करते है, तब वास्तविक फ़ाइल वहीं रहती है जहाँ वह संग्रहीत है. सार्वजनिक फ़ोल्डर में प्रतिलिपि बनी हुई या पोस्ट की हुई फ़ाइल में परिवर्तन वास्तविक फ़ाइल को प्रभावित नहीं करते हैं.

अनुमतियों से फ़ोल्डर पर पहुँच निर्धारित करें

  • सार्वजनिक फ़ोल्डर के लिए अनुमतियाँ सामान्यत: किसी व्यवस्थापक या संगठन के किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा द्वारा निर्धारित की जाती है, जिसके पास विशिष्ट प्रोजेक्ट या विषय के लिए फ़ोल्डर का स्वामित्व है.

  • आपके पास पहुँच की अनुमति वाले फ़ोल्डर के लिए, आप विशेष रूप से आइटम्स पढ़ सकते है और आइटम्स को फ़ोल्डर पर जोड़ सकते है लेकिन सिर्फ वे ही आइटम्स हटा सकते है जो आपने जोड़ी हैं.

  • यदि आपके पास अनुमति है, तो आप अपना सवयं का सार्वजनिक फ़ोल्डर सेट कर सकते है और अन्य लोगों को उसे उपयोग करने की अनुमति दे सकते हैं.

  • यदि आप किसी सार्वजनिक फ़ोल्डर का स्वामी है, तो आप स्वयं के कस्टम दृश्य, प्रपत्र, कस्टम फ़ील्ड्स और नियम अपने सार्वजनिक फ़ोल्डर पर लागू कर सकते हैं. आप कोई विशिष्ट दृश्य निर्दिष्ट करना चाह सकते है जो अन्य लोगों द्वारा पहली बार फ़ोल्डर खोले जाने पर दिखाई दे.

  • आपके पास फ़ोल्डर में परिवर्तन करने की अनुमति न होने पर भी, आप आपकी आवश्यकता पूरा करने वाले सार्वजनिक फ़ोल्डर का व्यक्तिगत दृश्य सहेज सकते हैं. जब आप सार्वजनिक फ़ोल्डर का कोई व्यक्तिगत दृश्य सहेजते हैं, तो वह दृश्य आपको हमेशा उपलब्ध रहेगा.

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