साइट सामग्री बनाना या अनुकूलित करना

यह आलेख साइट सामग्री प्रकारों को बनाने और अनुकूलित करने के तरीकों की व्याख्या करता है.

किसी साइट के लिए साइट सामग्री प्रकार बनाने के लिए, आपके पास उस साइट के लिए पूर्ण नियंत्रण होना चाहिए. किसी साइट संग्रह में शीर्ष-स्तरीय साइट हेतु साइट सामग्री प्रकार बनाने के लिए, आपको कोई साइट संग्रह व्यवस्थापक होना चाहिए.

इस आलेख में

साइट सामग्री प्रकारों और इनहेरिटेंस के बारे में

साइट सामग्री प्रकार बनाना

सामग्री प्रकार में कोई दस्तावेज़ टेम्पलेट जोड़ना

सामग्री प्रकार के लिए स्तंभों में परिवर्तन करना

स्तंभ जोड़ना

स्तंभ निकालना

स्तंभ क्रम परिवर्तित करना

किसी स्तंभ को आवश्यक, वैकल्पिक या छुपा हुआ बनाना

सामग्री प्रकार में कोई वर्कफ़्लो जोड़ना

किसी सामग्री-प्रकार को केवल-पढ़ने के लिए बनाना

सामग्री प्रकार के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति निर्दिष्ट करना

किसी साइट सामग्री प्रकार पर कोई साइट संग्रह नीति लागू करना

किसी सूची सामग्री प्रकार के लिए कोई नई जानकारी प्रबंधन नीति बनाना

सामग्री प्रकार के लिए दस्तावेज़ जानकारी फलक सेटिंग्स परिवर्तित करना

साइट सामग्री प्रकार के लिए दस्तावेज़ कनवर्ज़न प्रबंधित करना

साइट सामग्री प्रकार हटाना

साइट सामग्री प्रकारों और इनहेरिटेंस के बारे में

सामग्री प्रकार किसी पदानुक्रम में व्यवस्थित किए जाते हैं जो एक सामग्री प्रकार को किसी अन्य सामग्री प्रकार से इसके लक्षण इनहेरिट करने की अनुमति देता है. यह विशेष साइट्स या सूचियों के लिए इन विशेषताओं को अनुकूलित करने के लिए टीम को अनुमति देते समय किसी संगठन में विशेषताएँ साझा करने के लिए दस्तावेज़ों की श्रेणियों को अनुमति देता है.

सामग्री प्रकार पहले किसी साइट के लिए साइट सामग्री प्रकार गैलरी में केंद्रीय रूप से परिभाषित किए जाते हैं. साइट स्तर पर परिभाषित किए जाने वाले सामग्री प्रकारों को साइट सामग्री प्रकार कहते हैं. साइट सामग्री प्रकार उस साइट की किन्हीं सबसाइट्स में उपयोग के लिए उपलब्ध हैं जिसमें वे परिभाषित किए गए हैं. उदाहरण के लिए, यदि किसी साइट संग्रह में शीर्ष-स्तरीय साइट के लिए साइट सामग्री प्रकार गैलरी में कोई साइट सामग्री प्रकार परिभाषित है, तो वह उस साइट संग्रह में सभी साइट्स में सूचियों और लाइब्रेरीज़ में उपयोग के लिए उपलब्ध होता है. साइट सामग्री प्रकार सूचियों या लाइब्रेरीज़ में व्यक्तिगत रूप से जोड़े और उन सूचियों या लाइब्रेरीज़ में उपयोग के लिए अनुकूलित किए जा सकते हैं. जब किसी सूची या लाइब्रेरी में कोई साइट सामग्री प्रकार की आवृत्ति जोड़ी जाती है, तो उसे सूची सामग्री प्रकार कहते हैं. सूची सामग्री प्रकार उन सामग्री प्रकारों के ही अंश हैं जिनसे वे बनाए गए हैं.

जब आप किसी साइट के लिए साइट सामग्री प्रकार गैलरी में कोई नया कस्टम साइट सामग्री प्रकार परिभाषित करते हैं, तो आप अपने प्रारंभिक बिंदु के रूप में साइट सामग्री प्रकार गैलरी में मौजूदा पेरेंट साइट सामग्री प्रकार चुनकर प्रारंभ करते हैं. आपके द्वारा बनाया जाने वाला नया साइट सामग्री प्रकार अपने पेरेंट साइट सामग्री प्रकार की सभी विशेषताएँ इनहेरिट करता है जैसे उसका दस्तावेज़ टेम्पलेट, केवल-पढ़ने के लिए सेटिंग, वर्कफ़्लो और स्तंभ. आपके द्वारा यह नया साइट सामग्री प्रकार बनाए जाने के बाद, आप इन विशेषताओं में परिवर्तन कर सकते हैं. जब भी आप साइट सामग्री प्रकारों में परिवर्तन करते हैं, तो आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या आप इन परिवर्तनों को किन्हीं अन्य चाइल्ड साइट सामग्री प्रकारों या सूची सामग्री प्रकारों पर लागू करना चाहते हैं या नहीं जो इन साइट सामग्री प्रकारों से इनकी विशेषताएँ इनहेरिट करें. केवल किसी पेरेंट सामग्री प्रकार के साथ चाइल्ड साइट सामग्री प्रकार या सूची सामग्री प्रकार द्वारा साझा की जाने वाली विशेषताएँ अद्यतन की जा सकती हैं. यदि किसी चाइल्ड सामग्री प्रकार को उन अतिरिक्त विशेषताओं के साथ अनुकूलित किया जाता है जो पेरेंट सामग्री प्रकार के पास नहीं हैं (उदाहरण के लिए, अतिरिक्त स्तंभ), तो ये अनुकूलन चाइल्ड साइट सामग्री प्रकार को अद्यतन करते समय अधिलेखित नहीं किए जाते हैं. आपके द्वारा किसी साइट सामग्री प्रकार में किए जाने वाले परिवर्तन उस पेरेंट साइट सामग्री प्रकार को प्रभावित नहीं करते हैं जिससे साइट सामग्री प्रकार बनाया गया था.

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साइट सामग्री प्रकार बनाना

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई नया साइट सामग्री प्रकार बनाना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. बनाएँ पर क्लिक करें.

  5. नया साइट सामग्री प्रकार पृष्ठ पर, नाम और वर्णन अनुभाग में, नए साइट सामग्री प्रकार के लिए कोई नाम और वर्णन लिखें.

  6. पेरेंट सामग्री प्रकार यहाँ से चयनित करें सूची में, उस समुह का चयन करें जिस पर आप नए सामग्री प्रकार का चयन करना चाहते हैं.

    नोट: विशेष सामग्री प्रकार समूह में वे सामग्री प्रकार होते हैं जो जोड़े जाने पर आपकी सूची या लाइब्रेरी के व्यवहार को परिवर्तित करते हैं.

  7. पेरेंट सामग्री प्रकार बॉक्स में, वह पेरेंट सामग्री प्रकार चयनित करें जिस पर आप चाहते हैं कि आपका स्वयं का सामग्री प्रकार आधारित हो.

    नोट: पेरेंट सामग्री प्रकारों की सूची पिछले चरण में आपके द्वारा चयनित विकल्प के आधार पर भिन्न होती है.

  8. समूह अनुभाग में, यह चुनें कि इस नए साइट सामग्री प्रकार को किसी मौजूदा समूह में संग्रहीत करें या किसी नए समूह में.

  9. ठीक पर क्लिक करें.

  10. आपके नए सामग्री प्रकार के लिए साइट सामग्री जानकारी प्रकट होती है. आप अपने नए सामग्री प्रकार को आगे प्रकाशित करने के लिए इस पृष्ठ पर विकल्प चुन सकते हैं. अपने साइट सामग्री प्रकार को अनुकूलित करने के तरीक़े के बारे में जानकारी के लिए, इस विषय में अन्य अनुभाग देखें.

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सामग्री प्रकार में कोई दस्तावेज़ टेम्पलेट जोड़ना

आप किसी दस्तावेज़ टेम्पलेट को केवल किसी दस्तावेज़ सामग्री प्रकार के साथ संबद्ध कर सकते हैं (दस्तावेज़ पेरेंट सामग्री प्रकार से प्राप्त कोई भी सामग्री प्रकार). किसी दस्तावेज़ टेम्पलेट को किसी सामग्री प्रकार के साथ संबद्ध करके, आप यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि जब लेखक इस सामग्री प्रकार के नए दस्तावेज़ बनाते हैं, तो दस्तावेज़ पूर्ण रूप से समरूप टेम्पलेट पर आधारित होते हैं.

उदाहरण के लिए, आपका संगठन क़ानूनी अनुबंधों के लिए किसी विशेष दस्तावेज़ टेम्पलेट का उपयोग कर सकता है. यदि आप इस दस्तावेज़ टेम्पलेट को उस सामग्री प्रकार के साथ संबद्ध करते हैं जिसे आपका संगठन क़ानूनी अनुबंधों के लिए उपयोग करता है, तो इस सामग्री प्रकार का उपयोग करके बनाए गए कोई भी नए क़ानूनी अनुबंध पूर्णतः इस क़ानूनी अनुबंध दस्तावेज़ टेम्पलेट पर आधारित होते हैं.

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसे आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका मतलब है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. सेटिंग्स के तहत, उन्नत सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  6. यदि वह दस्तावेज़ टेम्पलेट आपकी साइट पर कहीं संग्रहीत है जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, तो किसी मौजूदा दस्तावेज़ टेम्पलेट का URL दर्ज करें क्लिक करें और फिर उस टेम्पलेट का URL लिखें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं.

    नोट: आप किसी ऐसे URL का उपयोग कर सकते हैं जो किसी साइट या संसाधन फ़ोल्डर पर किसी स्थान से संबंधित होता है. दस्तावेज़ टेम्पलेट्स या तो डिफ़ॉल्ट साइट संसाधन स्थान http://Server Name/Site/Document Library Name/Forms/Content Type Name/ में संग्रहीत किए जा सकते हैं या किसी लाइब्रेरी स्थान में जिसे विशिष्ट रूप से दस्तावेज़ टेम्पलेट्स संग्रहीत करने के लिए सेट अप किया गया है.

    निम्न तालिका उन URL के प्रकारों के उदाहरण प्रदान करती है जिसे आप उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण मानते हैं कि डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ टेम्पलेट संसाधन फ़ोल्डर (वह फ़ोल्डर जिसमें साइट सामग्री प्रकारों के लिए फ़ाइलें हैं) का अस्तित्व http://Server Name/Site/Document Library Name/Forms/Content Type Name/ पर स्थित है और यह कि दस्तावेज़ टेम्पलेट को Docname.doc नाम दिया गया है.

URL प्रकार

उदाहरण

साइट संबंधित

Server Name/Site/Library Name/Forms/Docname.doc

संसाधन फ़ोल्डर संबंधित

Docname.doc

  1. यदि आप वह दस्तावेज़ टेम्पलेट अपलोड करना चाहते हैं जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, तो दस्तावेज़ टेम्पलेट अनुभाग में, कोई नया दस्तावेज़ टेम्पलेट अपलोड करें पर क्लिक करें और फिर ब्राउज़ करें पर क्लिक करें. फ़ाइल चुनें संवाद बॉक्स में, उस फ़ाइल का स्थान ब्राउज़ करें जिसे आप उपयोग करना चाहते है और फिर खोलें पर क्लिक करें.

  2. साइट्स और सूचियाँ अद्यतन करें अनुभाग में, इस प्रकार से इनहेरिट किए जा रहे सभी सामग्री प्रकार अद्यतन करें? के तहत यदि आप उन सभी सामग्री प्रकारों को अद्यतन करना चाहते हैं जो दस्तावेज़ टेम्पलेट के साथ इस सामग्री प्रकार से इनहेरिट होते हैं, तो हाँ पर क्‍लिक करें.

  3. ठीक पर क्लिक करें.

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सामग्री प्रकार के लिए स्तंभों में परिवर्तन करना

आप वे गुण या मेटाडेटा निर्दिष्ट कर सकते हैं जो आप साइट सामग्री प्रकार में स्तंभों को जोड़कर किसी विशिष्ट सामग्री प्रकार के किसी आइटम के लिए एकत्रित करना चाहते हैं. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपका संगठन खाता संख्या, प्रोजेक्ट संख्या और प्रोजेक्ट प्रबंधक जैसे अपने सभी क्रय आदेशों के लिए मेटाडेटा के किसी विशिष्ट सेट को ट्रैक करना चाहे. यदि आप क्रय आदेश सामग्री प्रकार में खाता संख्या, प्रोजेक्ट संख्या और प्रोजेक्ट प्रबंधक के लिए स्तंभों को जोड़ना चाहते हैं, तो उपयोगकर्ताओं को इस सामग्री प्रकार के आइटम्स के लिए यह मेटाडेटा प्रदान करने का संकेत दिया जाता है.

यहाँ कई तरीक़े हैं जिनसे आप किसी सामग्री प्रकार के लिए स्तंभों को परिवर्तित कर सकते हैं. आप यह कर सकते हैं:

स्तंभ जोड़ना

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसे आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका मतलब है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. स्तंभों के तहत, मौजूदा साइट के स्तंभों मे से जोड़ें पर पर क्लिक करें.

  6. स्तंभों का चयन करें अनुभाग में, यहाँ से स्तंभों का चयन करें के तहत, उस समूह का चयन करने के लिए तीर क्लिक करें जिससे आप कोई स्तंभ जोड़ना चाहते हैं.

  7. उपलब्ध स्तंभ के तहत, वह स्तंभ क्लिक करें जिसे जोड़ना चाहते हैं और फिर स्तंभ को जोड़ने के लिए स्तंभ सूची में ले जाने के लिए जोड़ें पर क्लिक करें.

  8. अतिरिक्त स्तंभों को जोड़ने के लिए, चरण 6 और 7 दोहराएँ.

  9. सूची और साइट सामग्री प्रकार अद्यतन करें अनुभाग में, इस प्रकार से इनहेरिट किए जा रहे सभी सामग्री प्रकार अद्यतन करें? के तहत यदि आप उन सभी सामग्री प्रकारों को अद्यतन करना चाहते हैं जो इस साइट सामग्री प्रकार से इनहेरिट होते हैं, तो हाँ पर क्‍लिक करें.

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स्तंभ निकालना

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसे आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका मतलब है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. स्तंभों के तहत, उस स्तंभ का नाम क्लिक करें जिसे आप सामग्री प्रकार से निकालना चाहते हैं.

  6. जब आपसे पूछा जाए कि क्या आप स्तंभ को सामग्री प्रकार से निकालना चाहते हैं तो निकालें बटन क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

    नोट: हो सकता है कि निकालें बटन किसीक सामग्री प्रकार के साथ संबद्ध सभी स्तंभों के लिए उपलब्ध न हो.

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स्तंभ क्रम परिवर्तित करना

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसे आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका मतलब है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. स्तंभों के तहत, स्तंभ क्रम पर क्लिक करें.

  6. स्तंभ क्रम अनुभाग में, उस स्तंभ के आगे वाला तीर क्लिक करें जिसे आप शीर्ष से स्थिति स्तंभ में पुन: क्रमबद्ध करना चाहते हैं और फिर इच्छित क्रम संख्या का चयन करें.

  7. साइट्स और सूचियाँ अद्यतन करें अनुभाग में, इस प्रकार से इनहेरिट किए जा रहे सभी सामग्री प्रकार अद्यतन करें? के तहत यदि आप उन सभी सामग्री प्रकारों को अद्यतन करना चाहते हैं जो इस साइट सामग्री प्रकार से इनहेरिट होते हैं, तो हाँ पर क्‍लिक करें.

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किसी स्तंभ को आवश्यक, वैकल्पिक या छुपा हुआ बनाना

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसे आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका मतलब है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. स्तंभों के तहत, उस स्तंभ का नाम क्लिक करें जिसे आप आवश्यक बनाना चाहते हैं.

  6. स्तंभ सेटिंग्स अनुभाग में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • उपयोगकर्ताओं के लिए किसी स्तंभ हेतु जानकारी निर्दिष्ट करना आवश्यक बनाने के लिए, आवश्यक पर क्लिक करें.

    • उपयोगकर्ताओं के लिए किसी स्तंभ हेतु जानकारी निर्दिष्ट करना वैकल्पिक बनाने के लिए, वैकल्पिक पर क्लिक करें.

    • किसी स्तंभ को छिपाने के लिए छुपा हुआ पर क्लिक करें ताकि वह सामग्री प्रकार के लिए किसी भी नए, संपादन या प्रदर्शन प्रपत्रों में प्रकट न हो.

    • सूची और साइट सामग्री प्रकार अद्यतन करें अनुभाग में, इस प्रकार से इनहेरिट किए जा रहे सभी सामग्री प्रकार अद्यतन करें? के तहत यदि आप उन सभी सामग्री प्रकारों को अद्यतन करना चाहते हैं जो इस साइट सामग्री प्रकार से इनहेरिट होते हैं, तो हाँ पर क्‍लिक करें.

  7. ठीक पर क्लिक करें.

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सामग्री प्रकार में कोई वर्कफ़्लो जोड़ना

वर्कफ़्लो किसी साइट में आइटम्स और दस्तावेज़ों के लिए कोई व्यावसायिक प्रक्रिया निर्दिष्ट करना संभव बनाते हैं. संगठन दस्तावेज़ अनुमोदन या समीक्षा जैसी कुछ सामान्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित और प्रबंधित करने के लिए वर्कफ़्लोज़ का उपयोग कर सकते हैं. किसी सामग्री प्रकार में कोई वर्कफ़्लो जोड़कर, आप यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि उस सामग्री प्रकार के सभी आइटम्स निरंतर व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अधीन हैं. यदि किसी वर्कफ़्लो को किसी सामग्री प्रकार में जोड़ा गया है, तो वह वर्कफ़्लो उस सामग्री प्रकार के व्यक्तिगत आइटम्स पर प्रारंभ किया जा सकता है.

नोट: यदि किसी वर्कफ़्लो को आपकी साइट या कार्यस्थान के लिए परिनियोजित किया जाता है, तो आप किसी सामग्री प्रकार में कोई वर्कफ़्लो केवल तभी जोड़ सकते हैं. यदि वर्कफ़्लोज़ उपलब्ध नहीं होते हैं, तो अपने केंद्रीय व्यवस्थापक से संपर्क करें.

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसे आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका अर्थ है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. सेटिंग्स के तहत, वर्कफ़्लो सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  6. वर्कफ़्लो जोड़ें पर क्लिक करें.

  7. कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पृष्ठ पर, वर्कफ़्लो अनुभाग में, वह वर्कफ़्लो टेम्पलेट क्लिक करें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं.

  8. नाम अनुभाग में, वर्कफ़्लो के लिए कोई अद्वितीय नाम लिखें.

  9. कार्य सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई कार्य सूची निर्दिष्ट करें.

    नोट्स: 

    • आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग कर सकते हैं या आप एक नई सूची बना सकते हैं. यदि आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग करते हैं, तो वर्कफ़्लो भागीदार कार्य सूची के मेरे कार्य दृश्य का उपयोग करके आसानी से अपने वर्कफ़्लो कार्यों को ढूँढ और देख सकते हैं.

    • यदि इस वर्कफ़्लो के कार्यों में ऐसा संवेदनशील या गोपनीय डेटा शामिल या प्रकट होगा जिसे आप सामान्य कार्य सूची से अलग रखना चाहते हैं, तो कोई नई कार्य सूची बनाएँ.

    • यदि आपके संगठन में बहुत-से वर्कफ़्लोज़ हैं या यदि वर्कफ़्लोज़ में बहुत-से कार्य शामिल हैं, तो कोई नई कार्य सूची बनाएँ. इस आवृत्ति में, हो सकता है कि आप प्रत्येक वर्कफ़्लो के लिए कार्य सूचियाँ बनाना चाहें.

  10. इतिहास सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए किसी इतिहास सूची का चयन करें. इतिहास सूची उन सभी ईवेंट्स को प्रदर्शित करती है जो वर्कफ़्लो की प्रत्येक आवृत्ति के दौरान उत्पन्न होते हैं.

    नोट: आप डिफ़ॉल्ट इतिहास सूची का उपयोग कर सकते हैं या आप कोई नई इतिहास सूची बना सकते हैं. यदि आपके संगठन के पास बहुत-से वर्कफ़्लो हैं, तो हो सकता है कि आप प्रत्येक वर्कफ़्लो के लिए कोई अलग इतिहास सूची बनाना चाहें.

  11. प्रारंभ विकल्प अनुभाग में, यह निर्दिष्ट करें कि कोई वर्कफ़्लो कैसे, कब या किसके द्वारा प्रारंभ किया जा सकता है.

    नोट: यदि वे आपके द्वारा चयनित वर्कफ़्लो टेम्पलेट द्वारा समर्थित नहीं हैं, तो विशिष्ट विकल्प उपलब्ध नहीं भी हो सकते हैं.

  12. सूची और साइट सामग्री प्रकार अद्यतन करें अनुभाग में, यदि आप इस वर्कफ़्लो को इस सामग्री प्रकार से इनहेरिट करने वाले सभी सामग्री प्रकारों में जोड़ना चाहते हैं तो हाँ पर क्लिक करें.

  13. या तो ठीक या अगला पर क्लिक करें.

  14. वर्कफ़्लो अनुकूलित करें पृष्ठ पर, किसी भी इच्छित अतिरिक्त विकल्प का चयन करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

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किसी सामग्री-प्रकार को केवल-पढ़ने के लिए बनाना

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार के नाम पर क्लिक करें जिसे आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका अर्थ है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. सेटिंग्स के तहत, उन्नत सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  6. केवल पढ़ने के लिए अनुभाग में, क्या इस सामग्री प्रकार को केवल पढ़ने के लिए होना चाहिए? के तहत, हाँ पर क्लिक करें.

  7. साइट्स और सूचियाँ अद्यतन करें अनुभाग में, इस प्रकार से इनहेरिट किए जा रहे सभी सामग्री प्रकार अद्यतन करें? के तहत हाँ पर क्लिक करें, यदि आप उन सभी सामग्री प्रकारों को अद्यतन करना चाहते हैं जो इस साइट सामग्री प्रकार से इनहेरिट होते हैं.

  8. ठीक पर क्लिक करें.

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सामग्री प्रकार के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति निर्दिष्ट करना

आप किसी साइट सामग्री प्रकार पर कोई मौजूदा साइट संग्रह नीति लागू कर सकते हैं. वैकल्पिक रूप से, आप किसी विशिष्ट साइट सामग्री प्रकार पर लागू होने वाली कोई नई जानकारी प्रबंधन नीति बना सकते हैं.

किसी साइट सामग्री प्रकार पर कोई साइट संग्रह नीति लागू करना

यदि आपकी साइट के लिए जानकारी प्रबंधन नीतियाँ साइट संग्रह नीतियों की तरह पहले से बनाई जा चुकी हैं, तो आप उन्हें व्यक्तिगत साइट सामग्री प्रकारों पर लागू कर सकते हैं

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसे आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका मतलब है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. सेटिंग्स के तहत, जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  6. नीति नि‍र्दि‍ष्ट करें के तहत, किसी साइट संग्रह नीति‍ का उपयोग करें पर क्लिक करें और फिर उस नीति का चयन करें जिसे आप लागू करना चाहते हैं.

  7. ठीक पर क्लिक करें.

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किसी सूची सामग्री प्रकार के लिए कोई नई जानकारी प्रबंधन नीति बनाना

आप कोई जानकारी प्रबंधन नीति परिभाषित कर सकते हैं जो केवल किसी विशिष्ट साइट सामग्री प्रकार पर लागू होती है. यदि आप इस तरीक़े से कोई जानकारी प्रबंधन नीति बनाते हैं, तो आप इस नीति को अन्य सामग्री प्रकारों, साइट्स, सूचियों या लाइब्रेरीज़ के लिए पुनः उपयोग नहीं कर सकते हैं.

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसे आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका मतलब है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. सेटिंग्स के तहत, जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  6. नीति निर्दिष्ट करें के तहत, कोई नीति परिभाषित करें क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  7. नीति संपादित करें पृष्ठ पर, नाम और व्यवस्थापकीय वर्णन अनुभाग में, आपके द्वारा बनाई जाने वाली नीति के लिए कोई संक्षेप वर्णन लिखें.

    नोट: जब आप किसी सूची सामग्री प्रकार के लिए कोई नीति परिभाषित करते हैं, तो सूची सामग्री प्रकार नाम नीति का नाम बन जाता है. आप केवल उन जानकारी प्रबंधन नीतियों के लिए अद्वितीय नाम निर्दिष्ट कर सकते हैं जो साइट संग्रह नीतियाँ सूची में परिभाषित की गई हैं.

  8. नीति कथन अनुभाग में, कोई वर्णनात्मक कथन लिखें जो उपयोगकर्ताओं को नीति के उद्देश्य की व्याख्या करता है. यह कथन उपयोगकर्ताओं को तब प्रदर्शित होता है जब वे नीति के अधीन दस्तावेज़ों या आइटम्स को खोलते हैं. इसे व्याख्या करनी चाहिए कि सामग्री पर कौन-सी नीति सुविधाएँ लागू होती हैं या सामग्री के लिए कौन-सी विशेष हैंडलिंग की आवश्यकता है. किसी नीति कथन में 512 वर्ण हो सकते हैं.

  9. अगले अनुभागों में, उन व्यक्तिगत नीति सुविधाओं का चयन करें जिन्हें आप अपनी जानकारी प्रबंधन नीति में जोड़ना चाहते हैं.

    व्यक्तिगत जानकारी प्रबंधन नीतियों की सुविधाओं को कॉन्फ़िगर करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, इसे भी देखें के तहत प्रकट होने वाली लिंक्स देखें.

  10. जब आप उन व्यक्तिगत नीति सुविधाओं के लिए विकल्प चयनित करना समाप्त कर लें जिन्हें आप इस जानकारी प्रबंधन नीति में जोड़ना चाहते हैं, तो नीति सुविधाओं को लागू करने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

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सामग्री प्रकार के लिए दस्तावेज़ जानकारी फलक सेटिंग्स परिवर्तित करना

दस्तावेज़ जानकारी फलक—जो निम्न Microsoft Office 2010 प्रोग्राम्स में प्रदर्शित होता है: Word, Excel, और PowerPoint—उपयोगकर्ताओं को उनके द्वारा दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले Office प्रोग्राम में सीधे किसी दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर में सहेजे गए किसी दस्तावेज़ के लिए सामग्री प्रकार गुणों को देखने और परिवर्तित करने में सक्षम बनाता है. उदाहरण के लिए, यदि किसी विशिष्ट लाइब्रेरी के लिए दस्तावेज़ सामग्री प्रकार में कोई स्थिति स्तंभ है, तो उपयोगकर्ता दस्तावेज़ को संपादित करते हुए Word में दस्तावेज़ जानकारी फलक में स्थिति गुण देख सकते हैं. वे स्थिति गुण के मान को ड्राफ़्ट से तैयार में परिवर्तित करने के लिए भी दस्तावेज़ जानकारी फलक का उपयोग कर सकते हैं. जब दस्तावेज़ को सर्वर पर सहेजा जाता है, यह गुण लाइब्रेरी के लिए स्थिति स्तंभ में स्वचालित रूप से अद्यतन हो जाता है.

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसे आप परिवर्तित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका मतलब है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. सेटिंग्स के तहत, दस्तावेज़ जानकारी फलक सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  6. दस्तावेज़ जानकारी फलक टेम्पलेट अनुभाग में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • सामग्री प्रकार के लिए निर्धारित किए गए गुण (स्तंभ) प्रदर्शित करने वाले किसी डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए, Microsoft Office अनुप्रयोगों के लि‍ए डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट का उपयोग करें क्लिक करें.

    • किसी मौजूदा कस्टम टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए, मौजूदा कस्टम टेम्पलेट (URL, UNC या URN) का उपयोग करें क्लिक करें और फिर टेम्पलेट के स्थान का पथ लिखें.

    • कोई मौजूदा कस्टम टेम्पलेट (XSN) अपलोड करने के लिए, उपयोग के लिए मौजूदा कस्टम टेम्पलेट (XSN) अपलोड करें क्लिक करें और फिर वह टेम्पलेट ढूँढने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं.

      नोट: यदि आप टेम्पलेट को इस तरीक़े से अपलोड करना चाहते हैं, तो आपको टेम्पलेट प्रकाशित और अपलोड करने से पहले InfoPath में टेम्पलेट से प्रकाशित URL निकालना होगा.

    • InfoPath में कोई कस्टम फलक बनाने के लिए नया कस्टम टेम्पलेट बनाएँ पर क्लिक करें.

      नोट: यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो InfoPath डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट प्रारंभ और प्रदर्शित करता है, जिसे आप कोई कस्टम फलक बनाने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं.

  7. हमेशा दिखाएँ अनुभाग में, यह निर्दिष्ट करें कि जब इस सामग्री के दस्तावेज़ों को किसी प्रोग्राम में पहली बार खोला या सहेजा जाए, Office 2010 तो क्या आप इस दस्तावेज़ जानकारी फलक को स्वचालित रूप से प्रदर्शित करना चाहते हैं या नहीं.

  8. ठीक पर क्लिक करें.

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साइट सामग्री प्रकार के लिए दस्तावेज़ कनवर्ज़न प्रबंधित करना

साइट व्यवस्थापक दस्तावेज़ कनवर्ज़न सक्षम कर सकते हैं ताकि एंड यूज़र किसी फ़ाइल प्रकार के दस्तावेज़ों को किसी अन्य स्वरूप में कनवर्ट कर सकें. साइट सामग्री प्रकारों के लिए दस्तावेज़ कनवर्ज़न साइट व्यवस्थापकों को वे सेटिंग्स संग्रहीत करने के लिए सामग्री प्रकारों को कॉन्फ़िगर करने में भी सक्षम बनाता है जो परिभाषित करती हैं कि कौन-से कनवर्टर्स उपलब्ध हैं और वे कनवर्टर्स उस सामग्री प्रकार के दस्तावेज़ों पर कैसे कार्य करते हैं. कई दस्तावेज़ कनवर्टर्स अनुप्रयोग के साथ शामिल हैं और आपके संगठन में अतिरिक्त कस्टम कनवर्टर्स भी हो सकते हैं. केंद्रीय व्यवस्थापन में दस्तावेज़ कनवर्ज़न सक्षम करने के बाद, कनवर्टर्स डिफ़ॉल्ट रूप से उन सभी साइट सामग्री प्रकारों के लिए उपलब्ध होते हैं जो किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में उपयोग किए जा सकते हैं. इसमें निम्न सामग्री प्रकार शामिल हैं:

  • आधार पृष्ठ, दस्तावेज़, प्रपत्र और चित्र जैसे दस्तावेज़ सामग्री प्रकार

  • आलेख पृष्ठ, पुन: निर्देशित पृष्ठ और स्वागत पृष्ठ जैसे पृष्ठ लेआउट सामग्री प्रकार

सक्षम किए गए कनवर्टर्स एंड यूज़र के लिए तब उपलब्ध होते हैं जब वे किसी दिए गए सामग्री प्रकार का कोई दस्तावेज़ चयनित और फिर प्रसंग मेनू से दस्तावेज़ कनवर्ट करें क्लिक करते हैं. केवल दस्तावेज़ के फ़ाइल प्रकार (उदाहरण के लिए, .docx) के लिए विशिष्ट कनवर्टर या कनवर्टर्स सूचीबद्ध हैं.

यदि यहाँ XML जैसे किसी फ़ाइल प्रकार के लिए एकाधिक कनवर्टर्स हैं, तो हो सकता है कि आप यह सुनिश्चित करने के लिए कनवर्टर्स की सूची संपादित करना पसंद करें कि उपयोगकर्ता केवल वे कनवर्टर्स देखते हैं जो इस सामग्री प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए प्रासंगिक हैं. और हो सकता है कि आप किसी कनवर्टर के लिए कॉन्फ़िगरेशन विकल्पों को परिवर्तित करना चाहें. इनमें से किन्हीं स्थितियों के लिए, आप दस्तावेज़ कनवर्टर्स में परिवर्तन करने के लिए निम्न चरणों का उपयोग कर सकते हैं.

  1. साइट संग्रह मुख पृष्ठ पर, साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  2. गैलरी के तहत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  3. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसके लिए आप दस्तावेज़ कनवर्ज़न प्रबंधित करना चाहते हैं.

  4. सेटिंग्स के तहत, इस सामग्री प्रकार के लिए दस्तावेज़ कनवर्ज़न प्रबंधित करें पर क्लिक करें.

    नोट: दस्तावेज़ कनवर्टर्स केवल दस्तावेज़ सामग्री प्रकारों के लिए उपलब्ध होते हैं.

  5. ऐसे किसी भी कनवर्टर के लिए चेक बॉक्स साफ़ करें जिसे आप एंड यूज़र को प्रदर्शित नहीं करना चाहते हैं. सुनिश्चित करें कि वे सभी कनवर्टर्स चयनित हैं जिन्हें आप उपयोग करना चाहते हैं और फिर लागू करें पर क्लिक करें.

  6. यदि उस कनवर्टर के आगे कोई कॉन्फ़िगर करें विकल्प है जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, तो आप नई कनवर्ज़न सेटिंग्स परिभाषित करने के लिए उसे क्लिक कर सकते हैं.

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साइट सामग्री प्रकार हटाना

यदि यह साइट पर उपयोग में है, तो हो सकता है कि आप किसी साइट सामग्री प्रकार को हटाने में समर्थ न हों.

  1. उस साइट पर जाएँ जिसके लिए आप कोई साइट सामग्री प्रकार परिवर्तित करना चाहते हैं.

  2. साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. गैलरी के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  4. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसे आप हटाना चाहते हैं.

    नोट: यदि साइट सामग्री प्रकार नाम हाइपरलिंक्स नहीं हैं, तो इसका मतलब है कि यह साइट किसी अन्य साइट से अपने साइट सामग्री प्रकार इनहेरिट करती है और साइट सामग्री प्रकार को उस साइट पर अद्यतन करने की आवश्यकता होगी.

  5. सेटिंग्स के तहत, यह साइट सामग्री प्रकार हटाएँ पर क्लिक करें.

  6. जब आपसे पूछा जाता है कि क्या आप साइट सामग्री प्रकार को हटाना चाहते हैं, तो ठीक पर क्लिक करें.

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