साइट लाइब्रेरी में फ़ाइल्स को चेक आउट, चेक इन करना या परिवर्तनों को छोड़ना

यदि आप साइट लाइब्रेरी में, उस फ़ाइल में परिवर्तन करना चाहते हैं, तो इसे करने का सबसे सुरक्षिरत तरीका, इसे चेक आउट करना है. इस तरह, आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि, आपके द्वारा फ़ाइल पर कार्य करते समय, कोई ओर इसे परिवर्तित नहीं कर सकता. जब आपके पास चेक आउट की गई फ़ाइल हो, तो आपके पास इसे चालू या ऑफ़लाइन होते हुए संपादित करने और यदि आवश्यक हो, तो इसे एकाधिक बार सहेजने का अवसर है.

जब आप अपने संपादन पूर्ण कर लेते हैं और इसकी साइट लाइब्रेरी में फ़ाइल को वापस चेक करते हैं, तो अन्य लोग आपके परिवर्तनों को देख सकते हैं और यदि उनके पास उपयुक्त अनुमतियाँ हैं, तो यह उनके लिए चेक आउट करने हेतु उपलब्ध होते हैं. और, यदि आप फ़ाइल में कोई परिवर्तन नहीं करना या किसी परिवर्तन को नहीं रखना चाहते हैं, तो आप आसानी से अपने चेकआउट को छोड़ सकते हैं, ताकि आप संस्करण इतिहास को प्रभावित न करें.

आप क्या करना चाहते हैं?

ओवरव्यू

फ़ाइल चेक आउट करें

कोई फ़ाइल चेक इन करें

चेक-आउट छोड़ना

एकाधिक फ़ाइलों के लिए चेक आउट, चेक इन या चेक आउट पूर्ववत् करें

ओवरव्यू

फ़ाइलों का चेकआउट होना आवश्यक होने के लिए कुछ लाइब्रेरीज़ का कॉन्फ़िगर होना आवश्यक है. यदि आपके संगठन में यह मामला है, तो आपाको उन फ़ाइलों को चेक आउट करने के लिए संकेत दिया जाएगा, जिन्हें आप संपादित करना चाहते हैं. जब आप फ़ाइल को समाप्त कर लेते हैं, तो या तो आपको इसे वापस चेक इन करना चाहिए या चेक आउट छोड़ना चाहिए.

यदि चेकआउट आवश्यक नहीं है, तो आप उसकी लाइब्रेरी में दस्तावेज़ खोल सकते हैं परिवर्तन कर सकते हैं और बंद कर सकते हैं. हालाँकि, यदि आप ऐसा करते हैं, तो हो सकता है कि कोई और समान समय पर दस्तावेज़ पर कार्य कर रहा हो और आपके परिवर्तनों को अधिलेखित कर सकता हो. जब तक आप पूरी तरह से निश्चित नहीं है कि केवल आपकी फ़ाइल खुली है, तो इससे पहले की आप कोई परिवर्तन लागू करें, इसे चेक आउट करना श्रेष्ठ है.

महत्वपूर्ण:  यदि आप किसी दस्‍तावेज़ के सह-लेखक के रूप में कार्य कर रहें हैं, (जब एकाधिक लोग समान दस्तावेज़ पर कार्य कर रहें हो), तो तब तक दस्तावेज़ को चेक आउट नहीं करें, जब तक आप अनन्य रूप से उस पर लिखना न चाहें.

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फ़ाइल चेक आउट करें

लाइब्रेरी से फ़ाइल चेक आउट करना

  1. लाइब्रेरी पर नेविगेट करें, जहाँ आपकी फ़ाइल है.

  2. फ़ाइल को चेक आउट करने के लिए, निम्न पद्धतियों में से एक का चयन करें:

    • फ़ाइल नाम पर इंगित करें, फ़ाइल से अगले ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें और चेक आउट का चयन करें.

      Word फ़ाइल के लिए ड्रॉप-डाउन सूची, जो कि SharePoint सूची में चयनित है. "चेक आउट" हाइलाइट किया गया है.

    • फ़ाइल नाम से अगले चेक बॉक्स का चयन करें और रिबन पर, चेक आउट आइकन का चयन करें.

      "चेक आउट" चयनित के साथ SharePoint रिबन

      आपको फ़ाइल के चेक आउट होने के बारे में बताते हुए, एक संदेश बॉक्स खुलता है. यदि आप इसे ऐसे फ़ोल्डर में सहेजना चाहते हैं, जिसे आपने अपने स्थानीय प्रारूपों के लिए निर्दिष्ट किया है, तो मेरे स्थानीय ड्राफ़्ट फ़ोल्डर का उपयोग करें चेक बॉक्स का चयन करें.

      वह संदेश बॉक्स जो फ़ाइल को स्थानीय प्रारूप फ़ोल्डर में चेक आउट रहने का अवसर प्रदान करता है

      महत्वपूर्ण:  यदि आप चेक आउट के लिए दो या अधिक फ़ाइलों का चयन करते हैं, तो आपके पास उन्हें स्थानीय प्रारूप फ़ोल्डर में सहेजने का विकल्प नहीं होता है.

  3. निर्धारित करें कि यदि आप फ़ाइल को अपने स्थानीय प्रारूप फ़ोल्डर में सहेजना चाहते हैं या नहीं. गति और र्पोटेबिलिटी, फ़ाइल को स्थानीय फ़ोल्डर में सहेजने के लाभ हैं. अधिक फ़ाइल सुरक्षा, ऑनलाइन कार्य करने का लाभ है. यदि आपको ऑफ़लाइन कार्य करने की आवश्यकता नहीं है, तो हो सकता है कि आप ऑनलाइन कार्य करने को प्राथमिकता दें. यदि आप इसे अपने स्थानीय प्रारूप फ़ोल्डर में सहेजना चाहते हैं, तो मेरे स्थानीय ड्राफ़्ट फ़ोल्डर का उपयोग करें चेक बॉक्स का चयन करें. अन्यथा, चेक बॉक्स का चयन न करें.

  4. ठीक क्लिक करें.

जब फ़ाइल चेक आउट होती है, तो फ़ाइल नाम से अगला आइकन, एक हरे नीचे की ओर इंगित करते हुए तीर TBD द्वारा आंशिक रूप से कवर किया जाता है. आपको यह या कोई और बताता है कि फ़ाइल चेक आउट की गई है. यदि आप किसी चेक आउट की गई फ़ाइल के आइकन पर होवर करते हैं, तो एक उपकरण युक्ति दस्तावेज़ का नाम और उस व्यक्ति का नाम प्रदर्शित करती है, जिसने इसे चेक आउट किया है.

टूल टिप जो चेक आउट फ़ाइल चिह्न के नीचे प्रकट होता है. यह उपयोगकर्ता को फ़ाइल नाम और इसे किस ने चेक आउट किया है जानने देता है.

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कोई फ़ाइल चेक इन करें

आपकी फ़ाइल्स और आपके द्वारा उनमें किए गए परिवर्तन, तब तक आपके सहकर्मियों के लिए उपलब्ध नहीं होंगे, जब तक आप उन्हें अपनी लाइब्रेरी में वापस चेक इन नहीं करते.

फ़ाइल को चेक इन करने के लिए

  1. लाइब्रेरी पर नेविगेट करें, जहाँ आपकी फ़ाइल है.

  2. अपनी फ़ाइल को वापस चेक इन करने के लिए, निम्न पद्धतियों में से एक का चयन करें:

    • उस फ़ाइल को इंगित करें, जिसे आप चेक इन करना चाहते हैं, फ़ाइल नाम से अगले ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें और फिर चेक इन करें पर क्लिक करें.

      "चेक इन" चयनित दिखाता हुआ ड्रॉप-डाउन बॉक्स

    • फ़ाइल आइकन से अगले बॉक्स का चयन करें और फिर रिबन पर, चेक इन करें पर क्लिक करें.

      चेक इन आइकन की तरफ इंगित करते हुए कर्सर के साथ SharePoint रिबन

  3. जब चेक इन करें संदेश बॉक्स खुलता है, तो चेक आउट रखें क्षेत्र में उपयुक्त चयन करें.

    • यदि आप अंतरिम चेक-इन करना चाहते हैं और फिर फ़ाइल पर कार्य करना जारी रखते हैं, तो चेक आउट रखें क्षेत्र में हाँ का चयन करें.

    • यदि आप फ़ाइल पर अपना कार्य समाप्त कर चुके हैं और इसे चेक आउट रखने की आवश्यकता नहीं है, तो चेक आउट रखें क्षेत्र में नहीं का चयन करें.

      फ़ाइल के चेक इन होने पर प्रकट होने वाला संदेश बॉक्स

  4. टिप्पणियाँ क्षेत्र में, आपके द्वारा किए गए परिवर्तनों का वर्णन करने वाली टिप्पणी जोड़ें. यह चरण वैकल्पिक है, लेकिन श्रेष्ठ अभ्यास के रूप में अनुशंसित है. चेक-इन टिप्पणियाँ विशेष रूप से तब सहायक होती है, जब फ़ाइल पर कई लोग कार्य कर रहे हों. इसके अलावा, यदि आपके संगठन में संस्करणों को ट्रैक किया जाता है, तो टिप्पणी, संस्करण इतिहास का भाग बन जाती है, जो कि आपके लिए भविष्य में महत्वपूर्ण हो सकती है, यदि आप किसी भी कारण से फ़ाइल के पिछले संस्करण पर वापस लौटते हैं.

  5. फ़ाइल चेक इन करना समाप्त करने के लिए ठीक पर या यदि आप किसी कारण से आप अपना विचार परिवर्तित करते हैं, तो रद्द करें पर क्लिक करें. फ़ाइल के वापस चेक इन होने पर फ़ाइल आइकन से हरा तीर गायब हो जाता है.

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चेक-आउट छोड़ना

यदि आप कोई फ़ाइल चेक आउट करते हैं और इसमें कोई परिवर्तन नहीं करते हैं, तो आप इसे सहेजने के बजाय, आसानी से चेक आउट को छोड़ सकते हैं. यदि आपका संगठन संस्करणों को ट्रैक करता है, तो प्रत्येक बार आपके द्वारा लाइब्रेरी में फ़ाइल को वापस चेक इन करने पर, एक नया संस्करण बन जाता है. चेक आउट को छोड़कर, जब आप फ़ाइल में कोई परिवर्तन नहीं करते हैं, तो आप नए संस्करणों को बनाना रोक सकते हैं.

कुछ स्थितियों में, हो सकता है कि आप ऐसे परिवर्तन करें, जिन्हें आप रखना न चाहें. फ़ाइल को सहेजने के बजाय, आप चेक आउट को छोड़ सकते हैं और फलस्वरूप परिवर्तनों को खो सकते हैं.

चेक आउट को छोड़ने के लिए:

  1. लाइब्रेरी पर नेविगेट करें, जहाँ आपकी फ़ाइल है.

  2. अपनी फ़ाइल को वापस चेक इन करने के लिए, निम्न पद्धतियों में से एक का चयन करें:

    • उस फ़ाइल को इंगित करें, जिसे आप चेक इन करना चाहते हैं, फ़ाइल नाम से अगले ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें और फिर चेक आउट छोड़े का चयन करें.

      चयनित "चेक आउट छोड़े" दिखाता हुआ ड्रॉप-डाउन मेनू

    • फ़ाइल आइकन से अगले बॉक्स का चयन करें और फिर रिबन पर, चेक आउट छोड़े पर क्लिक करें.

      SharePoint रिबन पर चेक आउट आइकन को छोड़े

  3. जब दस्तावेज़ खोलें संदेश घोषणा करता है कि आप फ़ाइल को छोड़ने वाले हैं, तो फ़ाइल में चेक इन करना समाप्त करने के लिए ठीक या यदि आप अपना विचार परिवर्तित करते हैं, तो रद्द करें पर क्लिक करें. फ़ाइल के वापस चेक इन होने पर फ़ाइल आइकन से हरा तीर गायब हो जाता है.

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एकाधिक फ़ाइलों के लिए चेक आउट, चेक इन या चेक आउट पूर्ववत् करें

समान समय पर कई फ़ाइलों को चेक आउट, चेक इन या चेक आउट पूर्ववत् करने के लिए:

  1. उस प्रत्येक फ़ाइल के लिए, जिसे आप चेक इन, चेक आउट या छोड़ना चाहते हैं, फ़ाइल आइकन से अगले चेक बॉक्स का चयन करें.

    वह SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी, जिसमें चेक आउट करने के लिए एकाधिक फ़ाइलें चिह्नित हैं

  2. रिबन पर, चेक आउट, चेक इन या चेक आउट छोड़ें, जो भी उचित है, चयन करें.

  3. संदेश बॉक्स के प्रकट होने पर ठीक पर क्लिक करें.

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