संदेश सहेजना

Microsoft Outlook में किसी ईमेल संदेश को सहेजने के लिए कई विकल्प हैं. उदाहरण के लिए, आपके द्वारा प्राप्त किया गया संदेश आपके हार्ड डिस्क पर फ़ाइल के रूप में सहेजा जा सकता है या आपके द्वारा लिखे जा रहे संदेश प्रारूप के रूप में सहेजे जा सकते हैं और बाद में पूर्ण किए जा सकते हैं.

आप क्या करना चाहते हैं?

प्राप्त किए गए संदेश को फ़ाइल के रूप में सहेजना

संदेशों को सहेजने के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ाइल स्वरूप बदलना

प्राप्त संदेश को Microsoft Word दस्तावेज़ के रूप में सहेजना

संदेश के मुख्य भाग की प्रतिलिपि बनाना

शीर्षलेख और मुख्यभाग सहेजना

प्राप्त संदेश को PDF या XPS फ़ाइल के रूप में सहेजना

संदेश को टेम्पलेट के रूप में सहेजना

उस संदेश का प्रारूप सहेजना जिसे आप बाद में समाप्त करना चाहते हैं

प्रारूप सहेजने के लिए समय अंतराल या स्थान बदलना

प्राप्त किए गए संदेश को फ़ाइल के रूप में सहेजना

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें.

  3. इसमें सहेजें सूची में, जहाँ आप फ़ाइल सहेजना चाहते हैं, उस स्थान पर क्लिक करें.

  4. फ़ाइल नाम बॉक्स में, फ़ाइल के लिए कोई नाम लिखें.

  5. इस प्रकार सहेजें सूची में, इच्छित फ़ाइल प्रकार क्लिक करें.

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संदेशों को सहेजने के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ाइल स्वरूप बदलना

Outlook 2010 यूनिकोड का समर्थन करता है, जो वर्ण एनकोड करने का ऐसा मानक है जो कि एकल वर्ण सेट का उपयोग करते हुए प्रतिनिधित्व करने के लिए दुनिया में लिखी जाने वाली लगभग सभी भाषाओं को सक्षम करता है. यदि आप किसी बहुराष्ट्रीय संगठन में कार्य करते हैं या संदेशों और आइटम्स उन लोगों के साथ साझा करते हैं जो दूसरी भाषाओं में चलाए जाने वाले कंप्यूटरों पर Outlook का उपयोग करते है, तो आप Outlook में यूनिकोड समर्थन का लाभ उठा सकते हैं.

यदि आप अपने संदेशों को डिफ़ॉल्ट रूप से यूनिकोड एन्कोडिंग में सहेजना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. विकल्प पर क्लिक करें.

  3. मेल पर क्लिक करें.

  4. संदेश सहेजें के तहत, यूनिकोड स्वरूप का उपयोग करेंचेक बॉक्स का चयन करें.

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प्राप्त संदेश को Microsoft Word दस्तावेज़ के रूप में सहेजना

Outlook 2010 संदेश को Microsoft Word दस्तावेज़ फ़ाइल के रूप में सीधे नहीं सहेज सकता. हालाँकि, आप Word दस्तावेज़ में संदेश की सामग्रियों की प्रतिलिपि बना सकते हैं.

आप केवल संदेश के मुख्य भाग की प्रतिलिपि बना सकते हैं या शीर्षलेख जानकारी भी शामिल कर सकते हैं. शीर्षलेख जानकारी में द्वारा, प्रति, प्रतिलिपि, और विषय पंक्ति जानकारी शामिल होती है.

संदेश के मुख्य भाग की प्रतिलिपि बनाना

  1. संदेश खोलें या पठन फ़लक में संदेश का मुख्य भाग क्लिक करें.

  2. संदेश के संपूर्ण भाग को चुनने के लिए CTRL+A दबाएँ.

  3. Windows क्लिपबोर्ड पर सामग्री की प्रतिलिपि बनाने के लिए CTRL+C दबाएँ.

  4. Word दस्तावेज़ खोलें.

  5. सामग्री को Windows क्लिपबोर्ड से दस्तावेज़ में चिपकाने के लिए CTRL+V दबाएँ.

  6. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  7. सहेजें पर क्लिक करें.

शीर्षलेख और मुख्यभाग सहेजना

  1. निम्न में से कोई एक करें:

नोट:  यह चरण शीर्षलेख जानकारी को संदेश के मुख्य भाग में रखता है जिससे आप दोनों की अगले चरणों में प्रतिलिपि बना सकते हैं. आप वास्तव में संदेश अग्रेषित नहीं करेंगे.

  • यदि आपने संदेश को इसकी स्वयं की विंडो में न खोला हो, तो मुख पृष्ठ टैब पर, प्रतिक्रिया समूह में अग्रेषित करें क्लिक करें.

  • यदि आपने इसकी स्वयं की विंडो में पहले से ही कोई संदेश खोला है, तो संदेश टैब में, प्रतिक्रिया समूह में, अग्रेषित करें क्लिक करें.

  • संदेश के संपूर्ण भाग को चुनने के लिए CTRL+A दबाएँ.

  • Windows क्लिपबोर्ड पर सामग्री की प्रतिलिपि बनाने के लिए CTRL+C दबाएँ.

  • Word दस्तावेज़ खोलें.

  • सामग्री को Windows क्लिपबोर्ड से दस्तावेज़ में चिपकाने के लिए CTRL+V दबाएँ.

  • फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  • सहेजें पर क्लिक करें.

  • आप उस Outlook विंडो को बंद कर सकते हैं, जिसमें आपके द्वारा प्रतिलिपि बनाई गई संदेश सामग्री शामिल होती है.

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प्राप्त संदेश को PDF या XPS फ़ाइल के रूप में सहेजना

आप किसी संदेश को Outlook 2010 में सीधे PDF फ़ाइल के रूप में नहीं सहेज सकते. हालाँकि, आप Word में अपने संदेश सहेजने के लिए प्राप्त संदेश को Microsoft Word दस्तावेज़ के रूप में सहेजें अनुभाग में जानकारी का उपयोग कर सकते हैं, और फिर नए दस्तावेज़ को PDF फ़ाइल के रूप में सहेजें.

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संदेश को टेम्पलेट के रूप में सहेजना

ई-मेल टेम्पलेट का उपयोग उन संदेशों को भेजने के लिए करें, जिसमें भिन्न-भिन्न संदेशों में न बदलने वाली जानकारी शामिल हो. आप टेम्पलेट के रूप में कोई संदेश लिख और सहेज सकते हैं, और फिर आप उस टेम्पलेट का उपयोग आवश्यकता पड़ने पर हर समय कर सकते हैं. टेम्पलेट को संदेश के रूप में भेजने से पहले नई जानकारी जोड़ें.

युक्ति:  टेम्पलेट्‍स का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, टेम्पलेट पर आधारित कोई ई-मेल संदेश भेजें देखें.

  1. मुखपृष्ठ टैब पर नयासमूह में, नई ई-मेल क्लिक करें.

कुंजीपटल शॉर्टकट    नया संदेश लिखने के लि‍ए, CTRL+SHIFT+M दबाएँ.

  1. संदेश के मुख्य भाग में इच्छित सामग्री दर्ज करें.

  2. संदेश विंडो में, फ़ाइलटैब क्लिक करें, और फिर इस रूप में सहेजें क्लिक करें.

  3. इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में, इस प्रकार सहेजें सूची में, Outlook टेम्पलेट क्लिक करें.

  4. फ़ाइल नाम बॉक्स में, अपने टेम्पलेट के लि‍ए नाम लि‍खें और फिर सहेजें क्लि‍क करें.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, टेम्पलेट्स निम्न फ़ोल्डर में सहेजे जाते हैं:

    • Windows 7 और Vista    C:\Users\userName\Appdata\Roaming\Microsoft\Templates

    • Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\userName\Application Data\Roaming\Microsoft\Templates

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उस संदेश का प्रारूप सहेजना जिसे आप बाद में समाप्त करना चाहते हैं

डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके द्वारा लिखा जाने वाला, किंतु भेजा न जाने वाला कोई भी संदेश, स्वचालित रूप से प्रारूप फ़ोल्डर में सहेजा जाता है. आप बाद में Outlook में वापस लौट सकते हैं और न भेजे गए संदेश को ढूँढ सकते हैं.

किसी संदेश के ड्राफ्ट को मैन्युअली सहेजने के लिए, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी पर सहेजें पर क्लिक करें.

  • फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर सहेजें पर क्लिक करें.

आप संदेश लिखना जारी सकें, इसलिए सहेजे गए प्रारूप में वापस लौटने के लिए, निम्न कार्य करें:

  • मेल में, नेवि‍गेशन फलक में, प्रारूप पर क्लिक करें और फिर संदेश पर डबल-क्लिक करें.

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प्रारूप सहेजने के लिए समय अंतराल या स्थान बदलना

डिफ़ॉल्ट रूप से, अपूर्ण संदेश प्रत्येक तीन मिनट में आपके प्रारूप फ़ोल्डर में सहेजे जाते हैं. हालाँकि, आप इस समय अंतराल या स्थान को बदल सकते हैं.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. विकल्प पर क्लिक करें.

  3. मेल पर क्लिक करें.

  4. संदेश सहेजें के तहत, निम्न में से एक या एक से अधिक कार्य करें:

    • प्रारूप सहेजने के स्थान को बदलना    

      • इस फ़ोल्डर में सहेजें सूची में, प्रारूप, इनबॉक्स, भेजी गई मेल, या आउटबॉक्स क्लिक करें.

    • प्रारूप के सहेजे जाने के अंतराल को बदलना    

      • इतने मिनटों के बाद भेजे न गए आइटम्स को स्वचालित रूप से सहेजें बॉक्स में 1 और 99 के बीच की कोई संख्या दर्ज करें.

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