शीघ्रता से कोई प्रपत्र भरना

यद्यपि किसी प्रपत्र में डेटा प्रविष्‍ट करने की वास्तविक प्रक्रिया आसान होती है, फिर भी कुछ सुविधाएँ हैं जो आपको उसे और अधिक दक्षता से करने में मदद कर सकती हैं.

आप क्या करना चाहते हैं?

डेटा-प्रविष्टि की गति बढ़ाने के लिए स्वत: पूर्ण का उपयोग करना

तेज़ी से फ़ील्ड्स के बीच जाना

तेज़ी से पंक्तियाँ या स्तंभ जोड़ना

तेज़ी से त्रुटियों की समीक्षा करना

डेटा-प्रविष्टि की गति बढ़ाने के लिए स्वत: पूर्ण का उपयोग करना

अपने कंप्यूटर पर भरे गए किसी प्रपत्र के लिए फ़ील्ड्स में लिखी गईं पिछली प्रविष्टियों को सहेजने के लिए आप Microsoft Office InfoPath में स्वत: पूर्ण सुविधा का उपयोग कर सकते हैं. जब आप किसी InfoPath प्रपत्र पर किसी फ़ील्ड में प्रथम कुछ वर्ण लिखते हैं, तब स्वत: पूर्ण आपके द्वारा पूर्व में लिखी गई प्रविष्टियों में से संभावित मेल सूचीबद्ध कर देता है. बाद में आप अपनी इच्छित प्रविष्टि का चयन कर सकते हैं, या जो आप लिख रहे हैं उससे यदि कोई भी सुझाव मेल नहीं खाता, तो आप फ़ील्ड में लिखना जारी रख सकते हैं.

निम्न उदाहरण में, 8 लिखे जाने पर स्वत: पूर्ण पहले प्रविष्ट किए गए मान 8:00 को संभावित मेल के रूप में दिखाता है.

स्वत: पूर्ण उदाहरण

आपके प्रपत्र पर फ़ील्ड्स में यदि स्वत: पूर्ण कार्य नहीं कर रहा है, तो हो सकता है कि प्रपत्र के डिज़ाइनर ने उसे अक्षम कर दिया हो, या स्वत: पूर्ण सेटिंग को संभवत: Windows Internet Explorer में बंद कर दिया गया हो.

स्वत: पूर्ण चालू करना

  1. उपकरण मेनू पर, विकल्प क्लिक करें.

  2. सामान्य टैब क्लिक करें.

  3. सिस्टम के तहत, इंटरनेट विकल्प क्लिक करें.

  4. सामग्री टैब क्लिक करें.

  5. व्यक्तिगत जानकारी के तहत, स्वत: पूर्ण क्लिक करें.

  6. स्वत: पूर्ण सेटिंग संवाद बॉक्स में इसके लिए स्वत: पूर्ण का उपयोग करें के तहत, प्रपत्र चेक बॉक्स का चयन करें.

नोट: प्रपत्र के डिज़ाइनर उनके प्रपत्र के कुछ या सभी फ़ील्ड्स के लिए स्वत: पूर्ण बंद करना चुन सकते हैं. इस परिदृश्य में, आप उन फ़ील्ड्स को भरते समय स्वत: पूर्ण का उपयोग नहीं कर पाएँगे, भले ही आपने Internet Explorer में स्वत: पूर्ण चालू किया हो.

संभव है कि आप स्वत: पूर्ण में रखी हुई सुझाई गई प्रविष्टियों की सूची समय-समय पर रिक्त करना चाहें. ऐसा करने से आपके कंप्यूटर के अन्य उपयोगकर्ताओं को आपके द्वारा पहले प्रविष्ट की गई निजी जानकारी देखने से रोका जा सकता है.

सुझाई गई स्वत: पाठ प्रविष्टियों की सूची रिक्त करना

  1. उपकरण मेनू पर, विकल्प क्लिक करें.

  2. सामान्य टैब क्लिक करें.

  3. सिस्टम के तहत, इंटरनेट विकल्प क्लिक करें.

  4. सामग्री टैब क्लिक करें.

  5. व्यक्तिगत जानकारी के तहत, स्वत: पूर्ण क्लिक करें.

  6. किसी प्रपत्र पर फ़ील्ड्स में आपके द्वारा बनाई गई प्रविष्टियों की सूची हटाने के लिए, स्वत: पूर्ण इतिहास साफ़ करें के तहत प्रपत्र रिक्त करें क्लिक करें, और तब संकेत दिए जाने पर ठीक क्लिक करें.

    युक्ति: कोई प्रपत्र भरते समय, स्वत: पूर्ण सुझावों की सूची से आप कोई एकल आइटम हटा सकते हैं. जब सूची प्रकट हो, तब हटाने के लिए इच्छित आइटम को इंगित करें, और तब DELETE दबाएँ.

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तेज़ी से फ़ील्ड्स के बीच जाना

यद्यपि किसी प्रपत्र पर अलग-अलग फ़ील्ड्स तक पहुँचने का तेज़ तरीका उस पर माउस सूचक ले जाना है, फिर भी कभी-कभी कुंजीपटल के उपयोग से फ़ील्ड्स के बीच और तेज़ी से जाया जा सकता है. प्रपत्र के टैब क्रम में फ़ील्ड्स के बीच में जाने के लिए, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • अगली फ़ील्ड में जाने के लिए, TAB दबाएँ.

  • पिछली फ़ील्ड पर वापस जाने के लिए, SHIFT+TAB दबाएँ.

  • किसी तालिका में पंक्तियों के बीच सम्मिलन बिंदु ऊपर या नीचे ले जाने के लिए, क्रमश: ऊपर तीर या नीचे तीर कुंजी दबाएँ.

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तेज़ी से पंक्तियाँ या स्तंभ जोड़ना

कोई प्रपत्र भरते समय, आप उन तालिकाओं में पंक्तियाँ जोड़ सकते हैं जो प्रपत्र टेम्पलेट का भाग हैं, या पंक्तियाँ और स्तंभ उन तालिकाओं में जोड़ सकते हैं जिन्हें आप रिच पाठ फ़ील्ड्स में सम्मिलित कर चुके हैं. इन कार्यों को करते हुए समय बचाने के लिए, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • प्रपत्र टेम्पलेट की किसी तालिका में कोई पंक्ति जोड़ने के लिए, CTRL+ENTER दबाएँ.

  • रिच पाठ फ़ील्ड के अंदर सम्मिलित की गई किसी तालिका में कोई पंक्ति या स्तंभ जोड़ने के लिए, तालिका को राइट-क्लिक करें, शॉर्टकट मेनू में सम्मिलित करें इंगित करें, और तब इच्छित विकल्प क्लिक करें.

    युक्ति: किसी रिच पाठ फ़ील्ड में सम्मिलित की गई किसी तालिका में शीघ्रता से कोई पंक्ति जोड़ने के लिए, सम्मिलन बिंदु को तालिका के अंतिम कक्ष पर ले जाएँ, और तब TAB दबाएँ.

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तेज़ी से त्रुटियों की समीक्षा करना

जब आप कोई प्रपत्र भरते हैं, तो InfoPath आपके द्वारा किसी प्रपत्र में प्रविष्ट जानकारी की त्रुटियों को स्वचालित रूप से जाँचता है. आपकी लिखी जानकारी में यदि InfoPath को कोई समस्या मिलती है, तो आपको कोई संवाद बॉक्स सूचना या कोई इनलाइन सूचना दिखाई देगी. किसी इनलाइन चेतावनी के लिए, प्रपत्र में फ़ील्ड के आस-पास एक डैश्ड लाल बॉर्डर विशेष रूप से प्रकट होती है. ऐसी स्थितियों में जहाँ कोई फ़ील्ड आवश्यक हो, नियंत्रण के अंदर एक लाल तारांकन प्रकट होता है. किसी विशेष इनलाइन सूचना के बारे में अधिक जानकारी के लिए, अपने माउस सूचक को फ़ील्ड के ऊपर रखें या उसे राइट-क्लिक करें. प्रपत्र का डिज़ाइनर यह भी निर्दिष्ट कर सकता है कि कोई संवाद बॉक्स किसी व्याख्यात्मक संदेश के साथ प्रकट हो. निम्न छवि कोई इनलाइन चेतावनी और कोई संवाद बॉक्स संदेश दोनों दिखाती है.

एक संवाद बॉक्स चेतावनी और एक इनलाइन चेतावनी उदाहरण

डेटा त्रुटियों और उनके वि‍वरण की तेज़ी से समीक्षा करने के लिए, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • डेटा त्रुटि वाले फ़ील्ड में जाने के लिए, CTRL+SHIFT+E दबाएँ.

  • समस्या का वि‍वरण पढ़ने के लिए, त्रुटि वाले फ़ील्ड का चयन करें, और तब CTRL+SHIFT+S दबाएँ.

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