वर्कफ़्लो स्थिति का उत्तर देने के लिए प्रपत्र डिज़ाइन करें

आप किसी वर्कफ़्लो की वर्तमान स्थिति से संगत विशेष डेटा प्रदर्शित करने के लिए Microsoft Office InfoPath प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं. आप ऐसे नियम का उपयोग करने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करके यह कार्य कर सकते हैं, जो वर्कफ़्लो की स्थिति के आधार पर अपने प्रपत्रों में किसी क्रिया को आरंभ करती हो. यह लोगों द्वारा प्रपत्र भरने में उपयोग की जाने वाली प्रक्रियाओं को सरल बना सकती है.

यह आलेख इस बात का वर्णन करता है कि किसी संबद्ध अनुमोदन वर्कफ़्लो की स्थिति के आधार पर, प्रपत्र टेम्पलेट के विभिन्न दृश्य को स्वचालित रूप से प्रदर्शित करने के लिए व्यय रिपोर्ट प्रपत्र टेम्पलेट किस प्रकार डिज़ाइन करें. उदाहरण के लिए, वर्कफ़्लो प्रारंभ करने से पहले, प्रपत्र व्यय का एक दृश्य प्रदर्शित करेगा, जिसमें ऐसी दोहराई जाने वाली तालिका होती है, जहाँ उपयोगकर्ता व्ययों को दर्ज कर सकते हैं. वर्कफ़्लो स्थिति के जारी होने पर, प्रपत्र एक व्यय सारांश दृश्य प्रदर्शित करेगा, जो हर श्रेणी में कुल व्यय दिखाती है. जब वर्कफ़्लो स्थिति पूर्ण हो जाती है, तो प्रपत्र पूर्ण दृश्य प्रदर्शित करेगा, जिसमें अनुमानित अदायगी समयों का विवरण शामिल है.

प्रपत्रों को वर्कफ़्लो स्थितियों का उत्तर देने में सक्षम करने के लिए, आपको Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट पर या Windows SharePoint Services 3.0 साइट पर कार्य करना आवश्यक है, जहाँ प्रपत्र, और InfoPath में कार्य स्थित हैं. आपको SharePoint साइट पर वर्कफ़्लो और साइट सामग्री प्रकार बनाना आवश्यक है, और InfoPath में आपको प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा कनेक्शन जोड़ना, कोई नियम बनाना और प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना आवश्यक है.

नोट: यह आलेख उस उदाहरण परिदृश्य का उपयोग करता है, जिसमें किसी प्रपत्र टेम्पलेट को साइट सामग्री प्रकार के रूप में प्रकाशित किया जाता है. आप किसी SharePoint साइट पर प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करने पर किसी साझा नेटवर्क स्थान पर प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित भी कर सकते हैं या नई दस्तावेज़ लायब्रेरी बना सकते हैं. प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करने के बारे में यह भी देखें अनुभाग में अधिक जानकारी ढूँढें.

इस आलेख में

InfoPath प्रपत्रों में वर्कफ़्लो उपयोग करने का परिचय

संगतता सावधानियाँ

आरंभ करने से पहले

चरण 1: किसी लायब्रेरी में अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ें

चरण 2: प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा कनेक्शन जोड़ें

चरण 3: विशेष दृश्य को दिखाने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट में कोई नियम जोड़ें

चरण 4: प्रपत्र टेम्पलेट को साइट सामग्री प्रकार के रूप में प्रकाशित करें

चरण 5: दस्तावेज़ लायब्रेरी में सामग्री प्रकार जोड़ें

InfoPath प्रपत्रों में वर्कफ़्लो उपयोग करने का परिचय

वर्कफ़्लो किसी Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट या Windows SharePoint Services 3.0 साइट में दस्तावेज़ों और आइटम्स पर विशेष व्यावसायिक प्रक्रियाएँ कार्यान्वित करके दस्तावेज़ों में सहयोग करने और प्रोजेक्ट के कार्यों को प्रबंधित करने में लोगों की मदद करते हैं. वर्कफ़्लो एक जैसी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुसरण करने में संगठनों की मदद करते हैं और वे विशेष व्यावसायिक प्रक्रियाओं से जुड़े कार्यों और चरणों को प्रबंधित करके संगठनात्मक सुधार भी लाते हैं. इससे कार्य से जुड़े लोग वर्कफ़्लो का प्रबंधन करने के बजाय कार्य करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं.

आप किसी वर्कफ़्लो की वर्तमान स्थिति से संगत विशेष डेटा प्रदर्शित करने के लिए कोई InfoPath प्रपत्र सक्षम कर सकते हैं. आप वर्कफ़्लो की स्थिति के आधार पर प्रपत्र में क्रिया प्रारंभ करने वाले नियम का उपयोग करने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करके यह कार्य कर सकते हैं. यह लोगों द्वारा प्रपत्रों को भरने में उपयोग की जाने वाली प्रक्रियाओं को सरल बना सकता है. उदाहरण के लिए, आप वर्कफ़्लो की स्थिति पूर्ण होने पर प्रपत्र में केवल-पढ़ने के लिए दृश्य प्रदर्शित करने में सक्षम कर सकते हैं और इस प्रकार, प्रपत्र का डेटा बदला नहीं जाना चाहिए.

वर्कफ़्लोज़ को InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्‍स पर उपयोग के लिए उपलब्ध कराने के लिए उन्हें SharePoint सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार में जोड़ना चाहिए. साइट के लिए उपलब्ध वर्कफ़्लो साइट के प्रकार के आधार पर और क्या कस्टम वर्कफ़्लो को Microsoft Office SharePoint Designer 2007 का उपयोग करके बनाया गया था, इस आधार पर भिन्न हो सकते हैं.

इस आलेख में यह उदाहरण देने के लिए अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग किया जाता है कि InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्‍स के साथ वर्कफ़्लो का किस प्रकार उपयोग किया जा सकता है. अनुमोदन वर्कफ़्लो किसी लायब्रेरी में सहेजे गए InfoPath प्रपत्र को अनुमोदन के लिए लोगों के समूह में रूट करता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, अनुमोदन वर्कफ़्लो दस्तावेज़ सामग्री प्रकार से संबद्ध किया जाता है और यह स्वचालित रूप से दस्तावेज़ या प्रपत्र लायब्रेरीज़ में उपलब्ध होता है.

हर वर्कफ़्लो को विवरणात्मक नामों वाली भिन्न-भिन्न स्थितियों द्वारा परिभाषित किया जाता है, जैसे जारी. वर्कफ़्लो के प्रकार के अनुसार स्थितियों का नाम अलग-अलग होता है. उदाहरण के लिए, अनुमोदन वर्कफ़्लो — जो Microsoft Office SharePoint Server 2007 — चला रहे सर्वर पर उपलब्ध है, इसमें जारी, रद्द और पूर्ण के लिए स्थिति शामिल है. तीन-स्थिति वाले वर्कफ़्लो की स्थितियाँ — जो Windows SharePoint Services 3.0 — में उपलब्ध हैं, इन्हें उस व्यक्ति द्वारा परिभाषित किया जा सकता है, जो वर्कफ़्लो को किसी लायब्रेरी या सूची में जोड़ता है, जबकि अन्य वर्कफ़्लो मानक स्थितियों का उपयोग करते हैं, जैसे पूर्व में बताई गई जारी स्थिति. यद्यपि उपयोगकर्ता को विवरणात्मक नाम दृश्यमान होते हैं, किंतु वर्कफ़्लो की स्थितियाँ न्यूमेरिक मानों द्वारा प्रोग्राम के रूप में प्रस्तुत की जाती हैं. किसी विशेष वर्कफ़्लो स्थिति की प्रतिक्रिया देने वाला प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करने के लिए, आपको उस वर्कफ़्लो स्थिति का न्यूमेरिक मान जानना आवश्यक है, जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं. ऐसा इसलिए है क्योंकि InfoPath कोई क्रिया प्रारंभ करने के लिए वर्कफ़्लो के न्यूमेरिक मान का उपयोग करता है, जैसे दृश्यों में स्विच करना.

जैसा पहले बताया गया कि आप किसी वर्कफ़्लो की वर्तमान स्थिति से संगत विशेष डेटा को प्रदर्शित करने के लिए कोई InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट को सक्षम कर सकते हैं. यद्यपि यह आलेख इसका वर्णन करता है कि किसी व्यय रिपोर्ट प्रपत्र टेम्पलेट को वर्कफ़लो में उसकी स्थिति के आधार पर किसी विशेष दृश्य को स्वचालित रूप से प्रदर्शित करने के लिए किस प्रकार सक्षम करें, आप अतिरिक्त क्रियाओं को जोड़कर वर्कफ़्लो को अनुकूलित भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, किसी विशेष दृश्य को प्रदर्शित करने के लिए प्रपत्रों को सक्षम करने के बजाय आप निर्देश दिखाने वाले संवाद बॉक्स संदेश प्रदर्शित करने के लिए उन्हें सक्षम कर सकते हैं. और अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करने के बजाय, आप तीन-स्थिति के वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकते हैं.

नोट: यदि आप इस आलेख में वर्णित क्रियाओं के अलावा अन्य क्रियाओं को सक्षम करते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने में मदद के लिए अतिरिक्त कदम उठाने की आवश्यकता पड़ सकती है कि आपका प्रपत्र टेम्पलेट आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले वर्कफ़्लो के साथ उचित ढंग से कार्य करता है.

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संगतता सावधानियाँ

यदि आप कोई ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट बनाने की योजना बनाते हैं, तो यह बात ध्यान में रखें कि दस्तावेज़ क्रिया पट्‍टी, जो InfoPath प्रपत्रों सहित, Microsoft Office दस्तावेज़ों में प्रपत्र भरने पर दिखाई देती है, वह उपयोगकर्ताओं द्वारा किसी वेब ब्राउज़र में ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट्‍स भरने में दिखाई नहीं देती. हालाँकि, आप अभी भी वर्कफ़्लोज़ के साथ ब्राउज़र-आधारित प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं. ऐसे प्रपत्रों के लिए वर्कफ़्लो स्थिति बदलने के लिए, वर्कफ़्लो के प्रतिभागी दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स का उपयोग कर सकते हैं. SharePoint साइट्‍स का उपयोग करके वर्कफ़्लो सेटिंग्स बदलने के बारे में यह भी देखें अनुभाग में अधिक जानकारी ढूँढें.

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आरंभ करने से पहले

इस आलेख में कार्य करने से पहले निम्न को सुनिश्चित करें:

  • इसकी पुष्टि के लिए फ़ार्म व्यवस्थापक से संपर्क करें कि जिस SharePoint साइट का आप उपयोग करना चाहते हैं उसके लिए अनुमोदन वर्कफ़्लो को स्थापित और सक्षम किया गया है.

  • सुनिश्चित करें कि आपके पास SharePoint साइट के लिए कम से कम एक डिज़ाइन अनुमति स्तर है. प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करने और वर्कफ़्लो बनाने के लिए यह अनुमति स्तर आवश्यक है.

  • दो या दो से अधिक दृश्यों वाला एक प्रपत्र टेम्पलेट बनाएँ और हर दृश्य को हर वर्कफ़्लो स्थिति के लिए उचित डेटा का प्रकार प्रदर्शित करने के लिए अनुकूलित करें. उदाहरण के लिए, वर्कफ़्लो के पूर्ण होने पर जिस दृश्य को आप दिखाना चाहते हैं, उसके लिए आप उस दृश्य में केवल-पढ़ने के लिए नियंत्रणों को सेट कर सकते हैं.

  • कोई दस्तावेज़ या प्रपत्र लायब्रेरी बनाएँ और सुनिश्चित करें कि लायब्रेरी को एकाधिक सामग्री प्रकार की अनुमति देने के लिए सेट किया गया है.

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चरण 1: किसी लायब्रेरी में अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ें

नोट: यह परिदृश्य अनुमोदन वर्कफ़्लो पर ध्यान केंद्रित करता है, किंतु आप यदि चाहें तो दूसरे वर्कफ़्लो प्रकार का उपयोग कर सकते हैं. यदि आप दूसरे प्रकार के वर्कफ़्लो का उपयोग करते हैं, तो उस वर्कफ़्लो के विकल्प इस आलेख में वर्णित वर्कफ़्लो से भिन्न हो सकते हैं.

  1. वह लायब्रेरी खोलें, जिसमें आप वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं.

  2. सेटिंग मेनू पर, आपके द्वारा खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार के लिए सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  3. अनुमतियाँ और प्रबंधन के तहत, वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

  4. कोई वर्कफ़्लो जोड़ें क्लिक करें.

  5. कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पृष्ठ पर, वर्कफ़्लो अनुभाग में, अनुमोदन क्लिक करें.

  6. नाम अनुभाग में, वर्कफ़्लो के लिए कोई अनन्य नाम लिखें.

    कार्य सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कार्य सूची निर्दिष्ट करें.

    नोट्स: 

    • आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग कर सकते हैं या नई बना सकते हैं. यदि आप डिफ़ॉल्ट कार्यसूची का उपयोग करते हैं, तो वर्कफ़्लो के सहभागी कार्य सूची के मेरे कार्य दृश्य का उपयोग करके आसानी से अपने वर्कफ़्लो कार्य ढ़ँढ और देख सकने में सक्षम हो सकते हैं.

    • यदि इस वर्कफ़्लो के लिए कार्य कोई संवेदनशील या गोपनीय डेटा प्रकट करेगी, जिसे आप सामान्य कार्य सूची से अलग रखना चाहते हैं, तो आपको नई कार्य सूची बनानी चाहिए.

    • यदि आपके संगठन के पास कई वर्कफ़्लो हैं या वर्कफ़्लो में कई कार्य संबंद्ध होंगे, तो आपको नई कार्य सूची बनानी चाहिए. इस आवृत्ति में, संभवतः आप हर वर्कफ़्लो के लिए कार्य सूचियाँ बनाना चाहें.

  7. इतिहास सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए किसी इतिहास सूची का चयन करें. इतिहास सूची उन सभी इवेंट्‍स को प्रदर्शित करती है, जो वर्कफ़्लो की हर आवृत्ति के दौरान आते हैं.

    नोट: आप डिफ़ॉल्ट इतिहास सूची का उपयोग कर सकते हैं या नई सूची बना सकते हैं. यदि आपके संगठन के पास अपने वर्कफ़्लो होंगे, तो आप हर वर्कफ़्लो के लिए एक अलग इतिहास सूची बना सकते हैं.

  8. वर्कफ़्लो को मैन्युअली प्रारंभ करने की अनुमति देने के लिए, प्रारंभ विकल्प अनुभाग में आइटम्स संपादित करने की अनुमतियों के साथ किसी प्राधिकृत उपयोगकर्ता द्वारा यह वर्कफ़्लो मैन्युअल रूप से प्रारंभ करने की अनुमति दें चेक बॉक्स का चयन करें.

  9. वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए अतिरिक्त अनुमतियों की आवश्यकता के लिए, वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए सूचियाँ प्रबंधित करें की आवश्यकता है चेक बॉक्स का चयन करें.

  10. आप वर्कफ़्लो कब प्रारंभ करना चाहते हैं, इसके सहित कोई भी अन्य इच्छित विकल्प निर्दिष्ट करें, और तब अगला क्लिक करें.

  11. वर्कफ़्लो अनुकूलित करें पृष्ठ पर, इच्छित विकल्पों को निर्दिष्ट करें, जिनमें कार्यों को कैसे रूट किया जाता है, डिफ़ॉल्ट वर्कफ़्लो के प्रारंभिक मान और वर्कफ़्लो किस प्रकार पूर्ण किया जाता है, ये शामिल हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

    निम्न में से किसी भी अनुभाग में विकल्पों का चयन करें. आपको हर अनुभाग में विकल्पों को निर्दिष्ट करना आवश्यक नहीं है:

    वर्कफ़्लो कार्य

    यह

    करने के लिए

    सभी प्रतिभागियों को एक बार में कार्य असाइन करें (समानांतर वर्कफ़्लो)

    सभी सहभागियों को एक साथ (समानांतर) का चयन करें.

    एक बार में एक प्रतिभागी को कार्य असाइन करें, जिसके लिए आवश्यक है कि अगले प्रतिभागी को कार्य प्राप्त होने से पहले एक प्रतिभागी कार्य पूर्ण कर ले (क्रमिक वर्कफ़्लो)

    एक बार में एक सहभागी को (क्रमिक) का चयन करें.

    वर्कफ़्लो के प्रतिभागियों को उनके कार्य दूसरे लोगों को फिर से असाइन करने की अनुमति दें

    कार्य फिर से अन्य व्यक्ति को असाइन करें चेक बॉक्स का चयन करें.

    वर्कफ़्लो के प्रतिभागियों को दस्तावेज़ या आइटम में परिवर्तन के अनुरोध की अनुमति दें. कार्य के पूर्ण होने से पहले परिवर्तन का अनुमोदन होना आवश्यक है.

    कार्य पूरा करने से पहले परिवर्तन का अनुरोध करें चेक बॉक्स का चयन करें.

    डिफ़ॉल्ट वर्कफ़्लो के प्रारंभिक मान

    यह

    करने के लिए

    इस वर्कफ़्लो की सभी आवृत्तियों के लिए प्रतिभागियों की डिफ़ॉल्ट सूची निर्दिष्ट करें

    जिन्हें आप वर्कफ़्लो के प्रारंभ होने पर शामिल करना चाहते हैं, उन प्रतिभागियों के नाम लिखें या अनुमोदक क्लिक करें, और तब निर्देशिका सेवा से लोगों और समूहों का चयन करें.

    नोट्स: 

    • नामों को अर्द्ध विरामों से अलग करें.

    • यदि आप इस वर्कफ़्लो को क्रमिक वर्कफ़्लो के रूप में सेट करते हैं, तो वर्कफ़्लो के प्रतिभागियों के नामों को उस क्रम में जोड़ें, जिस क्रम में आप कार्य असाइन करना चाहते हैं.

    समूह के हर सदस्य के लिए अलग-अलग कार्य असाइन करने के बजाय समूहों को कोई एकल कार्य असाइन करें

    दर्ज किए गए प्रत्येक समूह को कोई एकल कार्य असाइन करें (समूह विस्तृत न करें) चेक बॉक्स का चयन करें.

    वर्कफ़्लो प्रारंभ करने वाले लोगों को प्रतिभागियों को बदलने या जोड़ने की अनुमति दें

    यह वर्कफ़्लो प्रारंभ हो तब भी सहभागी सूची में परिवर्तन की अनुमति दें चेक बॉक्स का चयन करें.

    हर कार्य के साथ दिखाई देने वाला डिफ़ॉल्ट संदेश निर्दिष्ट करें

    पाठ बॉक्स में संदेश या निर्देश लिखें.

    समानांतर वर्कफ़्लो के लिए कोई नियत दिनांक निर्दिष्ट करें

    कार्य इस तक नियत हैं (समानांतर) के तहत कोई दिनांक दर्ज करें.

    क्रमिक वर्कफ़्लो के प्रतिभागियों को वर्कफ़्लो के कार्य कितने समय में पूर्ण करना है, यह निर्दिष्ट करें

    प्रत्येक व्यक्ति को उसका कार्य पूरा करने के लिए निम्नलिखित समय दें (क्रमिक) के तहत, कोई संख्या लिखें, और तब समय की संवृद्धि के रूप में दिन या सप्ताह का चयन करें.

    उन लोगों की सूची निर्दिष्ट करें, जिन्हें वर्कफ़्लो के प्रारंभ होने पर सूचनाएँ (कार्य असाइनमेंट नहीं) मिलनी चाहिए

    अन्य लोगों को सूचित करें के तहत, उन लोगों के नाम लिखें, जिन्हें आप सूचित करना चाहते हैं या प्रतिलिपि क्लिक करें और निर्देशिका सेवा से लोगों और समूहों के नाम का चयन करें.

    नोट: नामों को अर्द्ध विरामों से अलग करें.

    वर्कफ़्लो पूर्ण करें

    यह

    करने के लिए

    निर्दिष्ट करें कि प्रतिभागियों की एक विशेष संख्या द्वारा अपने कार्य पूर्ण कर लेने पर समानांतर वर्कफ़्लो पूर्ण किया जाता है

    निम्नलिखित संख्या में कार्य समाप्त हो जाएँ चेक बॉक्स का चयन करें, और तब कोई संख्या लिखें.

    निर्दिष्ट करें कि दस्तावेज़ या आइटम के अस्वीकृत होने पर वर्कफ़्लो पूर्ण किया जाता है

    दस्तावेज़ अस्वीकृत कर दिया गया है चेक बॉक्स का चयन करें.

    ‍निर्दिष्ट करें कि दस्तावेज़ या आइटम के बदले जाने पर वर्कफ़्लो पूर्ण किया जाता है

    दस्तावेज़ में परिवर्तन होने पर चेक बॉक्स का चयन करें.

    समाप्ति के बाद वर्कफ़्लो गतिविधियाँ

    यह

    करने के लिए

    वर्कफ़्लो के पूर्ण हो जाने के बाद दस्तावेज़ या आइटम के लिए अनुमोदन स्थिति अद्यतन करें

    अनुमोदन स्थिति अद्यतन करें (सामग्री अनुमोदन नियंत्रित करने के लिए इस वर्कफ़्लो का उपयोग करें) चेक बॉक्स का चयन करें.

    नोट्स: 

    • यदि आप किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन प्रबंधित करने के लिए अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग कर रहे हों, और आपने कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पृष्ठ पर किसी आइटम के मुख्य संस्करण के प्रकाशन के अनुमोदन के लिए यह वर्कफ़्लो प्रारंभ करें चेक बॉक्स चयनित किया हो, तो यह चेक बॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित किया जाता है.

    • यदि आपने कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ करें पृष्ठ पर किसी आइटम के मुख्य संस्करण के प्रकाशन के अनुमोदन के लिए यह वर्कफ़्लो प्रारंभ करें चेक बॉक्स का चयन इसलिए नहीं किया क्योंकि आप इस वर्कफ़्लो को लायब्रेरी के लिए डिफ़ॉल्ट सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो नहीं बनाना चाहते, तो आप इस वर्कफ़्लो को द्वितीयक सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाने के लिए इस चेक बॉक्स का चयन कर सकते हैं, जिसे विशेष उपयोगकर्ता मैन्युअली प्रारंभ कर सकते हैं.

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चरण 2: प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा कनेक्शन जोड़ें

निम्न कार्यविधि इसका विवरण देती है कि चरण 1 में आपके द्वारा जोड़े गए वर्कफ़्लो की वर्कफ़्लो स्थिति की क्वेरी करने वाले द्वितीयक डेटा कनेक्शन को कैसे जोड़ें. यह द्वितीयक डेटा कनेक्शन वह डेटा उपलब्ध कराता है, जो वर्कफ़्लो की स्थिति के अनुसार दृश्यों में जाने के लिए प्रपत्र में नियमों को सक्षम करता है.

  1. InfoPath में, उपकरण मेनू पर, डेटा कनेक्शन क्लिक करें.

  2. डेटा कनेक्शन संवाद बॉक्स में, जोड़ें क्लिक करें.

  3. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में इस से नया कनेक्शन बनाएँ क्लिक करें, डेटा प्राप्त करें क्लिक करें और तब अगला क्लिक करें.

  4. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, SharePoint लायब्रेरी या सूची क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  5. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, SharePoint साइट का URL लिखें.

  6. किसी सूची या लाइब्ररी का चयन करें सूची में, उस दस्तावेज़ लायब्रेरी का नाम क्लिक करें, जहाँ आपने चरण 1 में अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ा था, और तब अगला क्लिक करें.

  7. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, फ़ील्ड का चयन करें सूची में, वर्कफ़्लो के नाम से मेल खाने वाले फ़ील्ड के नाम के पास वाले चेक बॉक्स का चयन करें.

    नोट: संभव है कि फ़ील्ड का नाम वर्कफ़्लो के नाम से ठीक तरह से मेल न खाए. यदि फ़ील्ड नाम अंडरस्कोर या वर्ण के अलावा किसी विशेष अक्षर से आरंभ होता हो, तो वर्कफ़्लो का नाम सूची में अनुकूलित किया जाएगा.

  8. केवल सक्रिय प्रपत्र के लिए डेटा सम्मिलित करें चेक बॉक्स का चयन करें, और तब अगला क्लिक करें.

  9. डेटा की एक प्रतिलिपि प्रपत्र टेम्पलेट में संग्रहीत करें चेक बॉक्स रिक्त करें, और तब अगला क्लिक करें.

  10. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, इस डेटा कनेक्शन के लिए कोई नाम दर्ज करें बॉक्स में, इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन के लिए कोई वर्णनात्मक नाम लिखें. यह नाम वह है, जो डेटा स्रोत कार्यफलक में डेटा स्रोत सूची में दिखाई देता है.

  11. उपयोगकर्ता द्वारा जब भी प्रपत्र खोला जाए, तो स्वचालित रूप से क्वेरी चलाने के लिए, जब प्रपत्र खुला हो स्वत: डेटा निकालें चेक बॉक्स का चयन करें.

  12. विज़ार्ड के अंतिम पृष्ठ पर, समाप्त क्लिक करें.

  13. डेटा कनेक्शन संवाद बॉक्स में, बंद करें क्लिक करें.

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चरण 3: विशेष दृश्य को दिखाने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट में कोई नियम जोड़ें

जब आप कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते हैं, तो स्वचालित रूप से संवाद बॉक्स दिखाने, फ़ील्ड्‍स का मान सेट करने, किसी डेटा कनेक्शन में प्रपत्र डेटा क्वेरी करने अथवा सबमिट करने, दृश्यों में जाने या कुछ निश्चित इवेंट्‍स और शर्तों के उत्तर में प्रपत्र को खोलने या बंद करने के लिए आप नियमों का उपयोग कर सकते हैं. इवेंट्‍स में डेटा स्रोत में कोई विशेष फ़ील्ड या समूह बदलना, किसी बटन की क्लिक, किसी दोहराई जाने वाली तालिका में दोहराए जाने वाले अनुभाग या पंक्ति का सम्मिलन या किसी प्रपत्र को खोलना या सबमिशन शामिल हो सकते हैं. शर्तों में परिकलन, XML पथ भाषा (XPath) व्यंजक और उपयोगकर्ता भूमिका शामिल हो सकते हैं. शर्तों में यह भी शामिल हो सकते हैं कि क्या फ़ील्ड का मान रिक्त है, क्या वह किसी निर्दिष्ट श्रेणी में है, दूसरे फ़ील्ड का मान बराबर होता है या निश्चित वर्णों से प्रारंभ होता है या उसमें कुछ निश्चित वर्ण हैं.

इस मामले में, आप वर्कफ़्लो की स्थिति के आधार पर दृश्यों में जाने के लिए कोई नियम बनाएँगे.

  1. उपकरण मेनू पर, प्रपत्र विकल्प क्लिक करें.

  2. श्रेणी सूची में, खोलें और सहेजें क्लिक करें.

  3. खोलने का व्यवहार के तहत, नियम क्लिक करें.

  4. प्रपत्र खोलने के लिए नियम संवाद बॉक्स में, जोड़ें क्लिक करें.

  5. नाम बॉक्स में, नियम के लिए नाम लिखें.

    उदाहरण के लिए, दृश्य स्विच करें लिखें.

  6. नियम कब चलाना चाहिए, यह निर्दिष्ट करने के लिए, शर्त सेट करें क्लिक करें.

  7. यह शर्त सही होने पर नियम लागू करें के तहत, पहले बॉक्स में, किसी फ़ील्ड या समूह का चयन करें क्लिक करें.

  8. डेटा स्रोत सूची में, चरण 2 में जोड़े गए द्वितीयक डेटा स्रोत का नाम क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

  9. वर्कफ़्लो स्थिति से संगत फ़ील्ड का नाम क्लिक करें.

    नोट: जब तक आप इच्छित फ़ील्ड नहीं देख पाते, तब तक आपको विंडो में फ़ोल्डर्स विस्तृत करने की आवश्यकता हो सकती है.

  10. द्वितीय सूची में, शर्त संवाद बॉक्स में, इसके बराबर है क्लिक करें.

  11. तृतीय सूची में, कोई संख्या लिखें क्लिक करें, और तब वर्कफ़्लो स्थिति के संगत कोई मान लिखें.

    उदाहरण के लिए, वर्कफ़्लो को पूर्ण हो जाने पर, दिखाई देने वाले दृश्य के लिए, 5 लिखें.

    अनुमोदन वर्कफ़्लो में वर्कफ़्लो स्थितियों के लिए न्यूमेरिक मान

    स्थिति

    न्यूमेरिक मान

    जारी

    2

    पूर्ण

    5

    रद्द

    15

    अनुमोदित

    16

    अस्वीकृत

    17

    नोट्स: 

    • अन्य वर्कफ़्लोज़ में शर्तों के न्यूमेरिक मान भिन्न हो सकते हैं.

    • InfoPath में वर्कफ़्लो स्थिति का मान केवल-पढ़ने के लिए है. इसका यह अर्थ है कि आप प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन नहीं कर सकते, जिससे कोई उपयोगकर्ता स्वयं प्रपत्र पर नियंत्रण में मान दर्ज करके वर्कफ़्लो की स्थिति को मैन्युअली बदल सके.

  12. ठीक क्लिक करें.

  13. नियम संवाद बॉक्स में, क्रिया जोड़ें क्लिक करें.

  14. क्रिया के तहत, दृश्य स्विच करें क्लिक करें.

  15. दृश्य के तहत, उस दृश्य का नाम क्लिक करें, जिसे आप वर्कफ़्लो स्थिति के इस शर्त की स्थिति से मेल खाने पर प्रदर्शित करना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, यदि आपने चरण 11 में 2 लिखा हो, तो उस दृश्य का नाम क्लिक करें, जिसे आप वर्कफ़्लो स्थिति के जारी से बराबर होने पर प्रदर्शित करना चाहते हैं.

  16. नियम संवाद बॉक्स में, ठीक क्लिक करें.

  17. वर्कफ़्लो में हर चरण पर उचित दृश्यों में जाने के लिए अतिरिक्त नियम बनाने के लिए 4 से 16 तक के चरण दोहराएँ.

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चरण 4: प्रपत्र टेम्पलेट को साइट सामग्री प्रकार के रूप में प्रकाशित करें

कोई प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करने पर आप उसे या तो किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में प्रकाशित कर सकते हैं या उसे साइट सामग्री प्रकार के रूप में प्रकाशित कर सकते हैं, जिसे किसी साइट संग्रह में एकाधिक दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ में उपयोग किया जा सकता है. चूँकि आप पहले ही दस्तावेज़ लायब्रेरी बनाकर उस पर वर्कफ़्लो असाइन कर चुके हैं, इसलिए आपको प्रपत्र टेम्पलेट को सामग्री प्रकार के रूप में प्रकाशित करना आवश्यक है. बाद में, आप प्रपत्र टेम्पलेट की साइट सामग्री प्रकार को अपने द्वारा बनाई गई लायब्रेरी में जोड़ सकते हैं.

नोट: साइट सामग्री प्रकार के रूप में प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करने के अतिरिक्त, आप प्रपत्र टेम्पलेट को SharePoint साइट पर प्रकाशित करने पर, किसी साझा नेटवर्क स्थान पर प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित भी कर सकते हैं या नई दस्तावेज़ लायब्रेरी बना सकते हैं. प्रपत्र टेम्पलेट्‍स प्रकाशित करने के बारे में यह भी देखें अनुभाग में अधिक जानकारी ढूँढें.

  1. फ़ाइल मेनू पर, सहेजें क्लिक करें.

  2. इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में, प्रपत्र टेम्पलेट सहेजने के लिए इच्छित स्थान ब्राउज़ करें, और तब सहेजें क्लिक करें.

  3. डिज़ाइन परीक्षक कार्यफलक खोलने के लिए, उपकरण मेनू पर डिज़ाइन परीक्षक क्लिक करें.

  4. यदि डिज़ाइन परीक्षक कार्यफलक में त्रुटियाँ सूचीबद्ध हों, तो उन त्रुटियों को ठीक करें, और तब यदि त्रुटियाँ अभी भी मौजूद हों, तो निर्धारित करने के लिए ताज़ा करें क्लिक करें.

  5. फ़ाइल मेनू पर, Access विकल्प क्लिक करें.

  6. प्रकाशन विज़ार्ड में, InfoPath Forms Services के साथ या बिना किसी SharePoint सर्वर पर क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  7. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, अपनी SharePoint या InfoPath Forms Services साइट का स्थान दर्ज करें बॉक्स में, SharePoint साइट का वह स्थान लिखें, जहाँ आप अपनी प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना चाहते हैं, और तब अगला क्लिक करें.

  8. किसी वेब ब्राउज़र का उपयोग करके उपयोगकर्ताओं को यह प्रपत्र भरने की अनुमति देने के लिए, विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, इस प्रपत्र को किसी ब्राउज़र का उपयोग कर भरने के लिए सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  9. साइट सामग्री प्रकार (उन्नत) क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  10. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, कोई नया सामग्री प्रकार बनाएँ क्लिक करें.

  11. सामग्री प्रकार इस पर आधारित करें सूची में, प्रपत्र क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  12. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, नए सामग्री प्रकार का नाम और वर्णन लिखें, और तब अगला क्लिक करें.

  13. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, प्रपत्र टेम्पलेट के लिए कोई स्थान और फ़ाइल नाम निर्दिष्ट करें बॉक्स में, SharePoint साइट का स्थान लिखें, और तब ब्राउज़ करें क्लिक करें.

  14. ब्राउज़ करें संवाद बॉक्स में, सर्वर पर उस स्थान पर ब्राउज़ करें, जहाँ आप प्रपत्र टेम्पलेट को साइट सामग्री प्रकार के रूप में प्रकाशित करना चाहते हैं, और तब फ़ाइल नाम बॉक्स में, प्रपत्र टेम्पलेट का नाम लिखें, और सहेजें क्लिक करें.

  15. अगला क्लिक करें.

  16. प्रपत्र टेम्पलेट में वे फ़ील्ड चुनें, जिन्हें आप दस्तावेज़ लायब्रेरी के डिफ़ॉल्ट दृश्य में स्तंभों के रूप में दिखाना चाहते हैं.

    कैसे?

    1. जोड़ें क्लिक करें.

    2. दस्तावेज़ लाइब्रेरी में कोई स्तंभ के रूप में जोड़ने के लिए इच्छित फ़ील्ड का चयन करें, और तब निम्न में से कोई एक कार्य करें:

      • स्तंभ नाम बॉक्स में स्तंभ के लिए कोई नाम लिखें.

      • साइट स्तंभ समूह सूची में साइट स्तंभ का चयन करें, स्तंभ नाम सूची में कोई नाम का चयन करें, और तब ठीक क्लिक करें.

        नोट: यदि आपने दस्तावेज़ लाइब्रेरी में डेटा प्रदर्शित करने के लिए कोई दोहराती हुई फ़ील्ड का चयन किया है, तो आप फ़ंक्शन सूची में कोई मान क्लिक कर निर्धारित कर सकते हैं कि आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी में फ़ील्ड कैसे प्रदर्शित करना चाहते हैं. आप यह चुन सकते हैं कि फ़ील्ड में पहला मान, फ़ील्ड में अंतिम मान, या फ़ील्ड की सभी आवृत्ति की कोई गणना प्रदर्शित करना चाहते हैं या सभी मान एक साथ मर्ज करना चाहते हैं.

    3. ठीक क्लिक करें.

  17. अगला क्लिक करें.

  18. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, सत्यापित करें कि दिखाई गई जानकारी सही है, और तब प्रकाशित करें क्लिक करें.

  19. बंद करें क्लिक करें, और तब सत्यापित करें कि आपका प्रपत्र टेम्पलेट SharePoint साइट पर एक सामग्री प्रकार है.

    कैसे?

    1. किसी वेब ब्राउज़र में SharePoint साइट खोलें.

    2. साइट के ऊपरी दाएँ कोने में साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स क्लिक करें.

    3. साइट सेटिंग्स में, गैलरी के तहत, साइट सामग्री प्रकार क्लिक करें.

      आपका प्रपत्र टेम्पलेट साइट सामग्री प्रकार गैलरी में InfoPath सामग्री प्रकार के तहत सूचीबद्ध होनी चाहिए.

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चरण 5: दस्तावेज़ लायब्रेरी में सामग्री प्रकार जोड़ें

सामग्री प्रकार संगठनों को साइट संग्रह में अधिक प्रभावी रूप से सामग्री को व्यवस्थित, प्रबंधित और संचालित करना संभव बनाते हैं. दस्तावेज़ों की विशेष किस्मों के लिए सामग्री प्रकार निर्धारित करके, संगठन यह सुनिश्चित कर सकता है कि सामग्री के इन समूहों की सामग्री में प्रत्येक को अधिक प्रभावी रूप से प्रबंधित किया गया है. आप सूची या लायब्रेरी के सामग्री प्रकारों को जोड़कर एकाधिक आइटम प्रकारों या दस्तावेज़ प्रकारों की आइटम वाली सूची या लायब्रेरी को सेट कर सकते हैं.

नोट: किसी सूची या लायब्रेरी में सामग्री प्रकारों को जोड़ने के लिए, आपको उस सूची या लायब्रेरी के लिए कम से कम डिज़ाइन अनुमति स्तर की आवश्यकता होती है.

आरंभ करने से पहले, सुनिश्चित करें कि लायब्रेरी को एकाधिक सामग्री प्रकारों की अनुमति देने के लिए सेट किया गया है.

एकाधिक सामग्री प्रकारों की अनुमति दें

  1. सेटिंग मेनू पर, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग क्लिक करें.

  2. सामान्य सेटिंग्स के तहत, उन्नत सेटिंग्स क्लिक करें.

  3. सामग्री प्रकार अनुभाग में, एकाधिक सामग्री प्रकारों की अनुमति देने के लिए हाँ का चयन करें, और तब ठीक क्लिक करें.

  1. यदि सूची या लायब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    नोट: यदि आपकी सूची या लायब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी सूची या लायब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. सेटिंग मेनू पर, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग क्लिक करें.

  3. सामग्री प्रकार के तहत, मौजूदा साइट सामग्री प्रकार से जोड़ें क्लिक करें.

  4. सामग्री प्रकारों का चयन करें अनुभाग में, साइट सामग्री प्रकार यहाँ से चुनें सूची में साइट सामग्री प्रकारों के उस समूह को चुनें, जिससे आप चयन करना चाहते हैं.

  5. उपलब्ध साइट सामग्री प्रकार सूची में, इच्छित सामग्री प्रकार को क्लिक करें, और तब चयनित सामग्री प्रकार को जोड़ने के लिए सामग्री प्रकार सूची में ले जाने के लिए जोड़ें क्लिक करें.

  6. अतिरिक्त सामग्री प्रकारों को जोड़ने के लिए, चरण 4 और 5 दोहराएँ, और तब ठीक क्लिक करें.

अब, उपयोगकर्ता द्वारा इस लायब्रेरी में नया प्रपत्र बनाने पर, प्रपत्र का दृश्य वर्कफ़्लो की स्थिति के अनुसार प्रदर्शित होगा.

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