वर्कफ़्लो उपयोग करके दस्तावेज़ पर प्रतिक्रिया एकत्रित करें

यदि आप अपने सहकर्मियों या प्रोजेक्ट स्टैकहोल्डर्स को उनकी प्रतिक्रिया एकत्रित करने के लिए नियमित रूप से 2007 Microsoft Office सिस्टम दस्तावेज़ भेजते हैं, तो इस बात की भी संभावना अधिक होती है कि प्रतिक्रिया संग्रहण प्रक्रिया प्रबंधित करने में आपको अधिक समय देना पड़े. उदाहरण के लिए, संभवतः आप प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध किए जाने वाला संदेश लिखते हैं जिसमें अनुलग्नक के रूप में आपका दस्तावेज़ या दस्तावेज़ की लिंक होती है. तब संभवतः आप बाद में अपने सभी समीक्षकों को संकेत करने के लिए कम से कम एक सुपरिचित अनुस्मारक संदेश भेजते हैं कि वे अपना दस्तावेज़ देखें. जब आपकी समय सीमा समाप्त हो जाती है, और आप कोई भी प्रतिक्रिया प्राप्त नहीं करते हैं, तो हो सकता है आप अपने कार्यालय में यह पुष्टि करने के लिए कि समीक्षकों ने वास्तव में आपका दस्तावेज़ देखा या नहीं उन्हें ट्रैक करने का प्रयास करना समाप्त कर दें. महीनों बाद, जब आपका प्रबंधक आपसे आपके किसी सहकर्मी द्वारा दी या नहीं दी गई प्रतिक्रिया के बारे में पूछता है, तब आप शीघ्रता से व्यक्ति का प्रतिसाद पता करने के लिए अपने ई-मेल बॉक्स में पुराने संदेश तीव्रता से क्लिक करते हैं. बहुत परिचित?

यदि आप अपनी दस्तावेज़ समीक्षा प्रक्रिया को प्रबंधित करने में कम समय व्यतीत करना और अपने दस्तावेज़ों पर कार्य करने के लिए अधिक समय देना चाहते हैं, तो प्रतिक्रिया एकत्रित करने के लिए आप Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट पर वर्कफ़्लो उपयोग कर सकते हैं. वर्कफ़्लोज़ इन प्रक्रियाओं में सम्मिलित मानवीय कार्यों को प्रबंधित और ट्रैक करके, सामान्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं, जैसे दस्तावेज़ समीक्षा, को समन्वित करने के लिए आवश्यक मूल्य और समय को सरलीकृत करते हैं. चूँकि वर्कफ़्लो कार्य असाइन करता है, अनुस्मारक भेजता है, सहभागिता ट्रैक करता है, और संपूर्ण प्रक्रिया का रिकॉर्ड बनाता है, इसलिए आप दस्तावेज़ समीक्षा प्रक्रिया की योजनाएँ प्रबंधित करने के बजाय अपना कार्य करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं.

महत्वपूर्ण: Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, या Microsoft Office PowerPoint 2007 से प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो प्रारंभ करने की योग्यता केवल Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 और Microsoft Office Ultimate 2007, और Office Word 2007, Office Excel 2007, और Office PowerPoint 2007 के स्टैंड-अलोन संस्करणों में होती है.

इस आलेख में

वर्कफ़्लोज़ द्वारा दस्तावेज़ समीक्षा को आसान बनाने का तरीका

प्रारंभ करने के पूर्व

दस्तावेज़ पर प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो प्रारंभ करें

प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो में कार्य पूर्ण करें

वर्कफ़्लोज़ द्वारा दस्तावेज़ समीक्षा को आसान बनाने का तरीका

Office SharePoint Server 2007 साइट में कई पूर्वनिर्धारित वर्कफ़्लोज़ सम्मिलित होते हैं जो सामान्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को निर्देशित करते हैं. इनमें से एक पूर्वनिर्धारित वर्कफ़्लो प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो है, जो प्रतिक्रिया के लिए दस्तावेज़ या आइटम को लोगों के समूह को राउट करता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो Office SharePoint Server 2007 साइट पर दस्तावेज़ प्रकार के साथ संबद्ध होता है, और इस प्रकार यह अपने आप दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ में उपलब्ध होता है.

दस्तावेज़ समीक्षा प्रक्रिया प्रबंधित करने के लिए वर्कफ़्लो उपयोग करते समय, सर्वर सभी कार्यों को प्रबंधित करता है.

वर्कफ़्लो प्रारंभ करें    2007 Office रिलीज़ दस्तावेज़ पर प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो प्रारंभ करते समय, आपको वर्कफ़्लो आरंभ प्रपत्र भरने के लिए संकेत किया जाता है जिसमें आप उन लोगों के नाम निर्दिष्ट करते हैं जिनसे आप दस्तावेज़ की समीक्षा करवाना चाहते हैं. आप समीक्षकों को विशिष्ट निर्देश प्रदान कर सकते हैं, और आप वह दिनांक भी निर्दिष्ट कर सकते हैं जब तक आप सहभागियों द्वारा उनकी वर्कफ़्लो समीक्षा पूर्ण करवाना चाहते हैं.

वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करें    वर्कफ़्लो प्रारंभ होने के बाद, सर्वर सभी सहभागियों को समीक्षा कार्य असाइन करता है. यदि ई-मेल सूचनाएँ सर्वर के लिए सक्षम हों, तो सर्वर सभी सहभागियों को कार्य निर्देशों के साथ ई-मेल सूचनाएँ और समीक्षा किए जाने वाले दस्तावेज़ की लिंक भी भेजता है. सहभागी दस्तावेज़ की समीक्षा करने के लिए यह लिंक क्लिक कर सकते हैं, और दस्तावेज़ की समीक्षा पूर्ण होने के बाद, कोई प्रतिक्रिया टिप्पणी प्रदान करने और तब कार्य को पूर्ण चिह्नित करने के लिए वे Microsoft Office Outlook 2007 ई-मेल संदेश में यह कार्य संपादित करें बटन क्लिक कर सकते हैं.

वर्कफ़्लो स्थिति देखें    वर्कफ़्लो के चलते समय, वर्कफ़्लो स्वामी (यदि, दस्तावेज़ लेखक) या वर्कफ़्लो सहभागी Office SharePoint Server 2007 साइट वर्कफ़्लो स्थिति पृष्ठ यह देखने के लिए जाँच सकता है कि कौन से सहभागियों ने उनका वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण किया है. वर्कफ़्लो स्वामी सक्रिय कार्यों को भी अद्यतन कर सकते हैं या समीक्षकों को जोड़ या अद्यतन भी कर सकते हैं. सभी वर्कफ़्लो सहभागियों द्वारा उनका वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करने पर, वर्कफ़्लो समाप्त हो जाता है, और वर्कफ़्लो स्वामी को अपने आप सूचित हो जाता है कि वर्कफ़्लो समाप्त हो गया है. इसके पूर्ण होने के बाद, प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो समीक्षकों की सभी प्रतिक्रिया टिप्पणियाँ समेकित करता है और इन प्रतिक्रियाओं को ई-मेल संदेश में वर्कफ़्लो स्वामी को भेजता है.

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प्रारंभ करने के पूर्व

प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो प्रारंभ करना आसान है: केवल Microsoft Office बटन क्लिक करें, वर्कफ़्लोज़ क्लिक करें, और तब प्रारंभ क्लिक करें. आप अपने दस्तावेज़ पर वर्कफ़्लो सीधे ही उस 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम में प्रारंभ कर सकते हैं जिसका उपयोग आपने दस्तावेज़ बनाने में किया.

किंतु प्रारंभ करने के पूर्व, सुनिश्चित करें कि:

  • आप Office Excel 2007 कार्यपुस्तिका, Office PowerPoint 2007 प्रस्तुति, या Office Word 2007 दस्तावेज़ के साथ कार्य कर रहे हैं.

  • आपने फ़ाइल को Office SharePoint Server 2007 साइट पर दस्तावेज़ लायब्रेरी में सहेजा है. SharePoint लाइब्रेरी में फ़ाइल सहेजने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, आलेख SharePoint लाइब्रेरी या अन्य वेब स्थान पर फ़ाइल सहेजें देखें.

यदि निम्न प्रक्रिया में कोई भी आदेश उपलब्ध नहीं है, तो आपको जानना चाहिए कि:

  • प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो सीधे ही 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम में प्रारंभ करने के लिए, आपको कम से कम उस लाइब्रेरी के लिए आइटम्स संपादित करें अनुमति होनी चाहिए, जहाँ दस्तावेज़ सहेजा जाता है. कुछ वर्कफ़्लोज़ प्रारंभ करने के लिए आपके पास सूचियाँ प्रबंधित करें अनुमति की भी आवश्यकता हो सकती है. अन्य शब्दों में, आपको वैसी ही अनुमतियों की आवश्यकता होती है जैसी ब्राउज़र में होती थी. अपने साइट स्वामी से संपर्क करें.

  • साइट स्वामी विशिष्ट सूची या लाइब्रेरी से वर्कफ़्लो निकाल सकते हैं. आपको दस्तावेज़ उस लाइब्रेरी में सहेजना चाहिए जहाँ प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो उपलब्ध हो. अपने साइट स्वामी से संपर्क करें.

  • साइट संग्रह व्यवस्थापक साइट संग्रह में सभी साइट्स के लिए वर्कफ़्लो प्रकार, जैसे प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो, निष्क्रिय कर सकता है.

  • Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, या Office Word 2007 से प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो प्रारंभ करने की योग्यता केवल Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007, और Office Ultimate 2007, और Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 और Office Word 2007 के स्टैंड-अलोन संस्करणों में ही उपलब्ध होते हैं.

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दस्तावेज़ पर प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो प्रारंभ करें

दस्तावेज़ पर प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के पूर्व, आपको दस्तावेज़ उस SharePoint लाइब्रेरी में सहेजना चाहिए जिसमें प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो उपलब्ध हो. अधिक जानकारी के लिए, प्रारंभ करने के पूर्व पिछला अनुभाग देखें.

वर्कफ़्लो प्रारंभ करने पर, उपलब्ध विकल्प आइटम के लिए वर्कफ़्लो को सूची, लाइब्रेरी, या सामग्री प्रकार में जोड़े जाने पर इसे अनुकूलित करने के तरीके पर निर्भर करते हुए भिन्न हो सकते हैं. उदाहरण के लिए, प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो क्रमिक वर्कफ़्लो या समांतर वर्कफ़्लो के रूप में सेट किया जा सकता है. क्रमिक वर्कफ़्लो में सहभागियों को एकबार में एक कार्य असाइन जाता है. समांतर वर्कफ़्लो में सभी सहभागियों को एक ही समय में कार्य असाइन किए जाते हैं. यदि प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो समांतर वर्कफ़्लो के रूप में सेट किया गया है, तो वर्कफ़्लो प्रारंभ करने पर आप समांतर वर्कफ़्लो से संबंधित विकल्पों को देखेंगे.

नोट: यदि आप सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वर्कफ़्लो सहभागी वर्कफ़्लो प्रारंभ होने के बाद उनके वर्कफ़्लो कार्यों के बारे में ई-मेल सूचनाएँ और अनुस्मारक प्राप्त करें, तो ई-मेल आपकी साइट के लिए सक्षम है यह सत्यापित करने के लिए अपने सर्वर व्यवस्थापक से संपर्क करें.

Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, या Office Word 2007 फ़ाइल में वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. वह फ़ाइल खोलें जिस पर आप प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो प्रारंभ करना चाहते हैं.

    नोट: वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए, आप दस्तावेज़ को केवल पढ़ने के लिए या संपादन मोड में खोल सकते हैं.

    Office प्रोग्राम में से सर्वर दस्तावेज़ खोलें

    1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, और तब खोलें क्लिक करें.

    2. इसमें देखें के तहत, मेरे नेटवर्क स्थान या मेरी SharePoint साइट्स क्लिक करें.

    3. उस SharePoint साइट का नाम क्लिक करें, जहाँ आपकी फ़ाइल स्थित है और तब खोलें क्लिक करें.

      युक्ति: वैकल्पिक रूप से, आप साइट खोलने के लिए इसका नाम डबल-क्लिक कर सकते हैं. आप लायब्रेरी या फ़ाइल खोलने के लिए भी इसका नाम डबल-क्लिक कर सकते हैं.

      नोट: यदि आपको अपना सर्वर किसी भी श्रेणी में नहीं दिखाई देता, तो फ़ाइल नाम बॉक्स में सर्वर का URL लिखें और तब खोलें क्लिक करें.

    4. फ़ाइल वाली लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें, जैसे साझा दस्तावेज़, और तब खोलें क्लिक करें.

    5. खोलने के लिए इच्छित फ़ाइल का नाम क्लिक करें और तब खोलें क्लिक करें.

  2. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, और तब वर्कफ़्लोज़ क्लिक करें.

    वर्कफ़्लो आदेश

    नोट: यदि आपका दस्तावेज़ अभी तक SharePoint लाइब्रेरी में सहेजा नहीं गया है जहाँ वर्कफ़्लोज़ उपलब्ध हैं, तो आपको इसे ऐसे किसी स्थान पर सहेजने के लिए संकेत किया जाएगा.

  3. वर्कफ़्लोज़ संवाद बॉक्स में, प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो का पता करें, और तब प्रारंभ क्लिक करें.

    वर्कफ़्लोज़ संवाद बॉक्स

    नोट्स: 

    1. यदि दस्तावेज़ आपके लिए चेक आउट किया जाता है, तो आपको दस्तावेज़ चेक इन करने के लिए संकेत किया जाता है. तब आपको वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए फिर से प्रयास करने की आवश्यकता होगी.

    2. यदि आपके संगठन ने प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो का अनुकूलित संस्करण उपलब्ध किया है, तो प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो का भिन्न नाम हो सकता है.

  4. प्रतिक्रिया एकत्रित करें संवाद बॉक्स में, उन लोगों या समूहों के नामों का चयन करने के लिए समीक्षक क्लिक करें जिन्हें आप वर्कफ़्लो कार्य असाइन करना चाहते हैं.

    नोट: यदि वर्कफ़्लो क्रमिक वर्कफ़्लो है (सहभागियों को एकबार में एक कार्य असाइन किया जाता है), तो वर्कफ़्लो सहभागियों के नाम लिखें या उनका चयन उस क्रम में लिखें जिस क्रम में आप कार्य असाइन करवाना चाहते हैं. आप देय दिनांक जानकारी देखकर वर्कफ़्लो के क्रमिक या समांतर होने का निर्धारण कर सकते हैं. यदि प्रत्येक व्यक्ति को कार्य पूर्ण करने के लिए निश्चित समयावधि दी जाती है, तब वर्कफ़्लो क्रमिक होता है, और सहभागियों को एकबार में एक कार्य असाइन किया जाता है. यदि एक देय दिनांक तक सभी सहभागियों को कार्य पूर्ण करना है, तब वर्कफ़्लो समांतर होता है, और सभी सहभागी उनके वर्कफ़्लो कार्य साथ-साथ प्राप्त करते हैं.

  5. यदि आप समूहों को वर्कफ़्लो सहभागियों के रूप में सम्मिलित कर रहे हैं, तो यदि आप अलग-अलग कार्यों को प्रत्येक समूह सदस्य को असाइन करवाने की बजाय केवल एक कार्य को समूह को असाइन करवाना चाहते हैं तो दर्ज किए गए प्रत्येक समूह को एकल कार्य असाइन करें (समूह विस्तृत न करें) चेक बॉक्स का चयन करें. समूह में अलग-अलग व्यक्ति कार्य कर सकते हैं.

  6. यदि आप संदेश या विशिष्ट कार्य निर्देशों को सम्मिलित करना चाहते हैं, तो अपने अनुरोध के साथ सम्मिलित करने के लिए संदेश लिखें के तहत पाठ बॉक्स में यह जानकारी लिखें.

  7. कार्य कब समाप्त होना चाहिए यह निर्दिष्ट करने के लिए, देय दिनांक के तहत, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    1. क्रमिक वर्कफ़्लो के लिए, क्रमांक लिखें, और तब समय में वृद्धि के रूप में दिन या सप्ताह का चयन करें.

    2. समांतर वर्कफ़्लो के लिए, इस अवधि तक कार्य देय हैं के तहत दिनांक लिखें या उसका चयन करें.

  8. वर्कफ़्लो प्रारंभ होने पर यदि आप चाहते हैं कि अन्य लोग सूचना प्राप्त करें (कार्य असाइनमेंट्स नहीं), तो प्रतिलिपि रेखा में उनके नाम लिखें या लोगों और समूहों का चयन करने के लिए प्रतिलिपि क्लिक करें.

  9. प्रारंभ क्लिक करें.

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प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो में कार्य पूर्ण करें

संभवतः आप पाएँगे कि ई-मेल कार्य सूचना प्राप्त होने पर आपके पास दस्तावेज़ की समीक्षा करने के लिए कार्य होगा. आप Office Outlook 2007 में इस ई-मेल संदेश से सीधे ही अपना कार्य पूर्ण कर सकते हैं.

  1. अपने ई-मेल कार्य संदेश में, यह कार्य पूर्ण करना के तहत प्रदर्शित दस्तावेज़ की लिंक क्लिक करें.

    नोट: यदि आप दस्तावेज़ में टिप्पणियाँ जोड़ते हैं या सीधे ही बदलाव करते हैं, तो सर्वर पर अपने बदलाव सहेजने के लिए सुनिश्चित हों.

  2. अपना कार्य पूर्ण चिह्नित करने के लिए, ई-मेल कार्य संदेश के शीर्ष पर यह कार्य संपादित करें बटन क्लिक करें.

    Outlook में संदेश में यह कार्य संपादित करें बटन

    नोट: यह कार्य संपादित करें बटन पठन फलक में देखने पर यह कार्य सूचना के शीर्ष पर भी उपलब्ध होता है.

  3. अनुरोधित प्रतिक्रिया कार्य पूर्ण प्रपत्र में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • वर्कफ़्लो स्वामी को प्रतिक्रिया टिप्पणियाँ प्रदान करने के लिए, उपलब्ध पाठ बॉक्स में अपनी प्रतिक्रिया लिखें, और तब प्रतिक्रिया भेजें क्लिक करें.

    • कार्य व्यक्ति को फिर से असाइन करने के लिए, कार्य फिर से असाइन करें क्लिक करें, निर्दिष्ट करें कि आप कार्य किसको असाइन करना चाहते हैं, और तब भेजें क्लिक करें.

    • आइटम में किसी बदलाव का अनुरोध करने के लिए, बदलाव का अनुरोध क्लिक करें, निर्दिष्ट करें कि आप किसे बदलाव अनुरोध असाइन करना चाहते हैं, अनुरोधित बदलाव के बारे में जानकारी प्रदान करें, और तब भेजें क्लिक करें.

      नोट: इस आइटम के लिए सूची, लाइब्रेरी, या सामग्री प्रकार में वर्कफ़्लो जोड़े जाने पर इसके अनुकूलित होने के आधार पर, कार्य फिर से असाइन करने के विकल्प या बदलाव का अनुरोध हो सकता है उपलब्ध न हों.

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