वर्कफ़्लों का उपयोग कर किसी लायब्ररी के लिए सामग्री अनुमोदन का प्रबंधन करना

आप किसी वर्कफ़्लों का उपयोग लायब्रेरी में सामग्री अनुमोदन को प्रबंधित करने के लिए कर सकते है जिसके लिए सामग्री अनुमोदन आवश्यक है तथा छोटे और बड़े संस्करण सक्षम किये जाते है. जब आप वर्कफ़्लो का उपयोग सामग्री अनुमोदन प्रक्रिया को प्रबं‍धित करने के लिए करते है, दस्तावेज़ के छोटे संस्करण लंबित अवस्था में रहते है, जब तक वे वर्कफ़्लों प्रक्रिया के द्वारा अनुमोदित या अस्वीकृत नही कर दिया जाता. यदि एक छोटा संस्करण वर्कफ़्लों के द्वारा अनुमोदित कर दिया जाता है, उसकी स्थितीलंबित से अनुमोदितअद्यतन हो जाती है, और यह बड़े संस्करण के तौर पर प्रकाशित होता है और हर उस व्यक्ति को दिखाई देता है जिसे लायब्रेरी देखने की अनुमति है. यदि एक छोटा संस्करण किसी वर्कफ़्लों के द्वारा अस्वीकृत कर दिया जाता है, उसकी स्थितीलंबितसेअस्वीकृत अद्यतन हो जाती है और यह एक छोटा संस्करण बना रहता है जो केवल उन व्यक्तियों को दिखाई देता है जिन्हे लायब्रेरी में छोटे संस्करण देखने की अनुमति है. एक सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लों स्वत: शुरू हो जाता है जब एक लेखक किसी छोटे संस्करण में बड़े संस्करण जैसा जॉंचता है, या जब एक लेखक किसी दस्तावेज़ के लिएबड़ा संस्करण प्रकाशित करें आदेश का चयन करता है. आप सामग्री अनुमोदन को मैन्युअल रूप से प्रारंभ करने की अनुमति देने के लिए विशिष्ट अनुमतियों के साथ उपयोगकर्ताओं का भी चयन कर सकते है.

सामग्री अनुमोदन और संस्करण दोनों की ज्यादा जानकारी के लिएयह भी देखें अनुभाग में लिंक्स खोजें.

किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन को प्रबंधित करने के लिए निम्नलिखित अनुभाग उन चरणों को समझाता है जो एक वर्कफ़्लों को स्‍थापित करने में शामिल होते है.

इस आलेख में

चरण 1: सामग्री अनुमोदन को सक्षम करना और लायब्रेरी के लिए प्रारूप आइटम सुरक्षा को निर्दिष्ट करना

चरण 2: लायब्रेरी के लिए छोटी/बड़ी संस्करण को सक्षम करना

चरण 3: किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन को प्रबंधित करने के लिए वर्कफ़्लों सेट करना

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चरण 1: सामग्री अनुमोदन को सक्षम करना और लायब्रेरी के लिए प्रारूप आइटम सुरक्षा को निर्दिष्ट करना

जब आप एक लायब्रेरी सेट करते है, आपको दस्तावेजों में जो लायब्रेरी में सहेजे गये है परिवर्तन के लिए अनुमोदन की आवश्यकता पड़ सकती है.

जब किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता होती है, वह दस्तावेज़ जिसमें परिवर्तन किया गया था लंबित अवस्था में रहता है जबतक कि वह किसी से अनुमोदित या अस्वीकृत नही हो जाता जिसे अनुमोदित करने की अनुमति है. यदि फ़ाइल अनुमोदित हो जाता है, उसे लायब्रेरी में एकअनुमोदितस्थिती असाइन हो जाती है, और वह उन सबको दिखाई देता है जिन्हे लायब्रेरी देखने की अनुमति है. यदि फ़ाइल अस्वीकृत हो जाता है, उसकी स्थितीअस्वीकृतअद्यतन हो जाता है और यह केवल दस्तावेज़ के लेखक और व्यक्तियों जिन्हे सूचियों को प्रबंधित करने की अनुमति है दिखाई देता है.

डिफ़ाल्ट रूप से, एक लंबित दस्तावेज़ केवल उसके लेखक और उन लोगों को दृश्य होता है जिन्हे सूचियों को प्रबंधित करने की अनुमति है, लेकिन आप यह निर्दिष्ट कर सकते है कि दूसरे समूह के उपयोगकर्ता दस्तावेज़ को देख सकते है या नही.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. सामान्य सेटिंग्सके तहत,संस्करण सेटिंग्सक्लिक करें.

  3. सामग्री स्वीकृतिअनुभाग में,सबमिट किए गए आइटम्स के लिए सामग्री स्वीकृति आवश्यक बनाएँ?के तहत,हॉंक्लिक करें.

  4. प्रारूप आइटम सुरक्षाअनुभाग में,इस दस्तावेज लायब्रेरी के प्रारूप आइटम्स को कौन देखें?के तहत, केवल वे उपयोगकर्ता, जो आइटम्स अनुमोदित कर सकते हैं (और आइटम का लेखक)का चयन करें.

    नोट: यदि आपने पूर्व में लायब्रेरी के लिए संस्करण सेटिंग्स अद्यतन नही किया है, यह विकल्प स्वचालित रूप से चयनित हो जाता है जब आप सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता का चयन करते है.

  5. ठीक क्लिक करें.

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चरण 2: लायब्रेरी के लिए छोटी/बड़ी संस्करण को सक्षम करना

आपको किसी लायब्रेरी के लिए छोटे और बड़े संस्करण भी सक्षम कर पड़ेगा जिससे आप एक वर्कफ़्लों का उपयोग सामग्री अनुमोदन को प्रबंधित करने के लिए कर सके.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. समान्य सेटिंग्सके तहत, संस्करण सेटिंग्सक्लिक करें.

  3. दस्तावेज़ संस्करण इतिहासअनुभाग में, प्रमुख और गौण (प्रारूप) संस्करण बनाएँक्लिक करें.

  4. ठीक क्लिक करें.

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चरण 3: किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन को प्रबंधित करने के लिए वर्कफ़्लों सेट करना

Windows SharePoint Services 3.0 साइट्स में पूर्वपरिभाषित कोई भी वर्कफ़्लों शामिल नही होती जिसे सामग्री अनुमोदन को प्रबंधित करने के लिए उपयोग में लाया जा सकता है. यदि आप किसी लायब्रेरी में वर्कफ़्लों का उपयोग कर सामग्री अनुमोदन को प्रबंधित करना चाहते है, तो आपके संगठन को एक कस्टम वर्कफ़्लों को विकसित और स्थापित करना पड़ेगा जो विशिष्ट रूप से एक सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लों के लिए डिज़ाइन किया गया है.

जब आप एक वर्कफ़्लों का उपयोग किसी लायब्रेरी में सामग्री अनुमोदन को प्रबंधित करने के लिए करते है, सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लों शुरू हो जाता है जबभी एक उपयोगकर्ता किसी दस्तावेज़ को बड़े संस्करण जैसी जॉंच करता है, या जब एक उपयोगकर्ता किसी दस्तावेज़ के लिएबड़ा संस्करण प्रकाशित करेंआदेश का चयन करता है. हालांकि वर्कफ़्लों प्रगति में है, दस्तावेज़ छोटे संस्करण मेंलंबितस्थिति के साथ रहता है. यदि दस्तावेज़ सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लों के द्वारा अनुमोदित किया जाता है, उसकी स्थितीअनुमोदितअद्यतन हो जाती है, और दस्तावेज़ बड़े संस्करण के तौर पर प्रकाशित हो जाता है, जिससे वह हर उस व्यक्ति को ‍दृश्य होता है जिसे लायब्रेरी के दस्तावेज़ देखने की अनुमति है. यदि दस्तावेज़ सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लों द्वारा अस्वीकृत हो जाती है, उसकी स्थितीअस्वीकृतअद्यतन हो जाती है, और यह छोटे संस्करण के तौर पर रहता है जो केवल दस्तावेज़ के लेखक और उनको जिन्हे सूचियों को प्रबंधित करने की अनुमति है दिखाई देता है.

नोट: किसी लायब्रेरी के लिए केवल एक ही डिज़ाइन किया गया सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लों हो सकता है जो स्वचालित रूप से शुरू हो जाता है जब लेखक दस्तावेज़ को बड़े संस्करण जैसा जाँचता है, या जब वे किसी दस्तावेज़ के लिएबड़ा संस्करण प्रकाशित करेंआदेश करते है.

  1. लायब्रेरी खोलें जिसमें आप वर्कफ़्लों जोड़ना चाहते है

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. अनुमतियाँ और प्रबंधन के तहत, वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

    नोट्स: 

    • वर्कफ़्लो सेटिंग्सआदेश तभी प्रकट होता है जब साइट संग्रह के लिए वर्कफ़्लों को सक्रिय किया जाता है.

    • यदि वर्कफ़्लों पहले ही इस लायब्रेरी में जोड़ा जा चुका है, यह चरण आपको सीधे वर्कफ़्लों सेटिंग्स पेज में परिवर्तन के लिए ले जायेगा, और तब आपकोकोई वर्कफ़्लो जोड़ेंक्लिक करने की आवश्यकता होगी जिससे आप जाकर किसी वर्कफ़्लों पेज को जोड़ सके. यदि इस सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार में कोई वर्कफ़्लों नही जोड़ा गया है, यह चरण आपको सीधे किसी वर्कफ़्लों पेज को जोड़ने के लिए ले जाता है.

  3. वर्कफ़्लों पेज जोड़ें पर,वर्कफ़्लोअनुभाग में, उस वर्कफ़्लो टेम्पलेट के नाम पर क्लिक करें जिसे आप सामग्री अनुमोदन को प्रबं‍धित करने के लिए उपयोग करना चाहते है.

  4. नाम अनुभाग में वर्कफ़्लो का कोई अद्वितीय नाम लिखें.

  5. कार्य सूचीअनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए एक कार्यसूची निर्दिष्ट करें.

    नोट्स: 

    • आप डिफ़ाल्टकार्य सूची का उपयोग कर सकते है या एक नया बना सकते है. यदि आप डिफ़ाल्ट कार्य सूची का उपयोग करते है, वर्कफ़्लो के सहभागी अपने वर्कफ़्लो कार्यो कोकार्यसूची के दृश्यमेरे कार्यमें उपयोग कर देख और खोज सकते है .

    • नई कार्य सूची बनाएँ ‍यदि इस वर्कफ़्लो के लिए कार्य संवेदनशील या गोपनीय डेटा दर्शाता है जिसे आप सामान्यकार्यसूची से अलग रखना चाहते है.

    • नई कार्य सूची बनाएँ ‍यदि संगठन के पास ढ़ेर सारे वर्कफ़्लो होगें या अगर वर्कफ़्लो ढ़ेर सारे कार्य शामिल करता है. इस स्थिती में, हो सकता है आप प्रत्येक वर्कफ़्लो के लिए कार्य सूची बनाना चाहेगें.

  6. इतिहास सूचीअनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए एक इतिहास सूची का चयन करें. इतिहास सूची सभी इवेंन्ट्स को प्रदर्शित करता है जो वर्कफ़्लो के प्रत्येक उल्लेख पर आता है.

    नोट: आप डिफ़ाल्टइतिहाससूची का चयन कर सकते है या एक नया बना सकते है. ‍यदि आपके संगठन के पास ढ़ेर सारे वर्कफ़्लो होगें, आप हो सकता है प्रत्येक वर्कफ़्लो के लिए अलग इतिहास सूची बनाना चाहेगें.

  7. प्रारंभ विकल्प अनुभाग में, किसी आइटम के मुख्य संस्करण के प्रकाशन के अनुमोदन के लिए यह वर्कफ़्लों प्रारंभ करेंचेक बॉक्स का चयन करें.

    नोट: जब लायब्रेरी के लिए छोटे और बड़े संस्करण के सपोर्ट को सक्षम किया जाता है और यदि वर्कफ़्लो टेम्पलेट जिसे आपने चयनित किया है उपयोग में लाया जा सकता है तभी यह विकल्प तभी उपलब्ध होता है.

  8. यदि आप विशिष्ट उपयोगकर्ताओं को अनुमति देना चाहते है जिससे वे मैन्युअल रूप से सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो को प्रारंभ कर सके,प्रारंभ विकल्प में किसी प्राधिकृत उपयोगकर्ता द्वारा यह वर्कफ़्लो मैन्युअल रूप से प्रारंभ करने की अनुमति दें अनुभाग का चयन करें, वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए आवश्यक अनुमतियों को निर्दिष्ट करें.

  9. यदि आपके वर्कफ़्लो के लिए अतिरिक्त अनुकूलन विकल्प उपलब्ध है,अगला क्लिक करें, और तब उन विकल्पों को निर्दिष्ट करें जिसे आप अपने वर्कफ़्लो के लिए अनुकूलन पेज पर चाहते है.

  10. यदि आपके वर्कफ़्लो के लिए अतिरिक्त अनुकूलन विकल्प उपलब्ध नही है, ठीक क्लिक करें.

    नोट्स: 

    • वर्तमान अनुमोदन वर्कफ़्लो स्वचालित रूप से शुरू हो जाता है जब एक लेखक किसी प्रारूप की जॉंच बड़े संस्करण के तौर पर करता है, या जब एक लेखक किसी दस्तावेज़ के लिए बड़ा संस्करण प्रकाशित करें आदेश का चयन करता है.

    • जिन व्यक्तियों को दस्तावेज़ सीधे अनुमोदित करने की अनुमति है वे ऐसा उस दस्तावेज़ के गुणों को सीधे लायब्रेरी में संपादित कर सकते है. यदि एक दस्तावेज़ इस तरह अनुमोदित या अस्वीकृत होता है, वर्कफ़्लो स्वत: समाप्त हो जाता है.

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