लायब्रेरी में फ़ाइलें व्‍यवस्‍थि‍त करें

लाइब्रेरी में आपके फ़ाइलें व्‍यवस्‍थि‍त करने का तरीका आपके समूह की आवश्‍यकताओं और आप अपनी जानकारी को कैसे संग्रहीत करना और खोजना चाहते हैं, इस पर नि‍र्भर करता है. कि‍सी प्रकार का नि‍योजन आपके संगठन के लि‍ए श्रेष्ठ तरीके से काम करने वाली संरचना सेट करने में आपकी मदद कर सकता है.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 में बहुत सी उपयोग के लि‍ए तैयार लायब्रेरीज़ और लायब्रेरी टेम्‍पलेट्स होते हैं. ये लायब्रेरीज़ और टेम्‍पलेट्स आपकी फ़ाइलें व्‍यवस्‍थि‍त करने के लि‍ए एक अच्‍छी शुरुआत देते हैं.

इस आलेख में

Office SharePoint सर्वर 2007 लायब्रेरीज़ और लायब्रेरी टेम्‍पलेट्स

फ़ाइलें व्‍यवस्‍थि‍त करने के तरीके

लायब्ररी में स्‍तंभ जोड़ें

कोई दृश्य बनाएँ

कि‍सी लायब्रेरी में फ़ोल्‍डर बनाएँ

Office SharePoint Server 2007 लायब्रेरीज़ और लायब्रेरी टेम्‍पलेट्स

जब आप Office SharePoint Server 2007 स्‍थापि‍त करते हैं, तो आपके साइट संग्रह को ठीक तरह से व्‍यवस्‍थि‍त रखने में आपके मदद के लि‍ए बहुत सी लायब्रेरीज़ बन जाती हैं. कौनसी लायब्रेरीज़ बनती है वह आपके साइट संग्रह के कॉन्‍फ़ि‍गर होने के तरीके पर नि‍र्भर करता है. उदाहरण के लि‍ए, प्रकाशन सुवि‍धाओं वाले साइट संग्रह में नि‍म्‍न लायब्रेरीज़ होती हैं:

  • दस्तावेज़     यह लायब्रेरी प्रत्‍येक साइट के लि‍ए उसके पेजेज़ पर उपयोग कि‍ए जाने वाले दस्‍तावेज़ों को संग्रहीत करने के लि‍ए बनाई जाती है.

  • छवियाँ     यह लायब्रेरी प्रत्‍येक साइट के लि‍ए उसके पेजेज़ पर उपयोग कि‍ए जाने वाली छवि‍यों को संग्रहीत करने के लि‍ए बनाई जाती है.

  • पेजेज़     यह लायब्रेरी प्रत्‍येक साइट के लि‍ए उसके पेजेज़ को संग्रहीत करने के लि‍ए बनाई जाती है.

  • साइट संग्रह दस्तावेज़     यह लायब्रेरी पूरे साइट संग्रह में उपयोग कि‍ए गए दस्‍तावेज़ों को संग्रहीत करने के लि‍ए बनाई जाती है.

  • साइट संग्रह छवियाँ     यह लायब्रेरी पूरे साइट संग्रह में उपयोग की गई छवि‍यों को संग्रहीत करने के लि‍ए बनाई जाती है.

  • शैली लायब्रेरी     यह लायब्रेरी कस्टम XSL शैलियों और कास्‍केडिंग शैली पत्रकों को संग्रहीत करने के लि‍ए बनाई जाती है.

लायब्रेरी टेम्पलेट्स अन्‍य तरीके हैं, जि‍नके द्वारा आपकी फ़ाइलें व्‍यवस्‍थि‍त करने में Office SharePoint Server 2007 आपकी मदद करता है. लायब्रेरी टेम्पलेट्स का उपयोग कर, आप आसानी से वे लायब्रेरीज़ बना सकते हैं, जो कि‍सी वि‍शेष प्रकार की फ़ाइलों का समर्थन करने और वि‍शेष लायब्रेरी फ़ंक्‍शंस सक्षम करने के लि‍ए डि‍ज़ाइन की गई हैं. Office SharePoint Server 2007 लायब्रेरी टेम्पलेट्स के बारे में अधि‍क जानकारी के लि‍ए, Microsoft Office SharePoint Server 2007 में उपलब्‍ध लायब्रेरी टेम्पलेट्स देखें.

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फ़ाइलें व्‍यवस्‍थि‍त करने के तरीके

लायब्रेरीज़ में ऐसी कई सुविधाएँ होती हैं जो एक लायब्रेरी में एकाधि‍क फ़ाइलों के साथ कार्य करने में आपकी मदद करती हैं. हालाँकि, एकाधि‍क लायब्रेरीज़ आपके संगठन के लि‍ए अनुकूल हो सकती हैं.

एक लायब्रेरी में कई दस्‍तावेज़ संग्रहीत करना

आप एक बड़ी लायब्रेरी में अलग-अलग आवश्‍यकताओं को पूरा करना चाह सकते हैं. उदाहरण के लि‍ए, आपके पास एक ही समूह में बहुत से प्रोजेक्‍ट्स या एक ही प्रोजेक्‍ट पर कार्य कर रहे एकाधि‍क समूह हो सकते हैं.

एक लायब्रेरी का उपयोग करने के बारे में तब सोचें जब:

  • आपके समूह को फ़ाइलों के समान सेट की संक्षि‍प्त जानकारी या उसके वि‍भि‍न्‍न दृश्‍य देखने की आवश्‍यकता हो. उदाहरण के लि‍ए, प्रबंधक चाहे तो सभी फ़ाइलों को वि‍भाग या नि‍यत दि‍नांक द्वारा समूहीकृत देख सकता है.

  • लोग कि‍सी साइट के एक ही स्‍थान पर फ़ाइलों के लि‍ए खोज करना चाहते हों.

  • आप फ़ाइलों पर समान सेटिंग लागू करना चाहते हैं, जैसे फ़ाइलों के संस्करणीकरण को ट्रैक करना या स्‍वीकृति‍ आवश्‍यक बनाना.

  • जो समूह लायब्रेरी के साथ कार्य कर रहे हैं उनमें समान वि‍शेषताएँ होती हैं, जैसे अनुमति‍ के समान स्‍तर.

    नोट: अनन्‍य अनुमति स्तर वि‍शि‍ष्ट फ़ाइलों में लागू कि‍ए जा सकते हैं, लेकि‍न यदि‍ अनुमति‍ के स्‍तर बहुत अधि‍क बदलते हैं, तो एकाधि‍क लायब्रेरीज़ का उपयोग करने के बारे में सोचें.

  • आप फ़ाइलों के बारे में जानकारी कि‍सी स्‍प्रेडशीट में वि‍श्लेषि‍त करना या फ़ाइलों के बारे में समेकित अद्यतन प्राप्त करना चाहते हैं.

    नोट: आप RSS तकनीक का उपयोग आपको लायब्रेरी के कि‍सी भी परि‍वर्तन के बारे में चेतावनी देने के लि‍ए कर सकते हैं, जैसे लायब्रेरी में संग्रहीत फ़ाइलों के बदलने पर. RSS फ़ीड्स आपके कार्य समूह के सदस्‍यों को बदली गई फ़ाइलों की समेकि‍त सूची देखने में सक्षम करती हैं.

नीचे कुछ तरीके बताए गए हैं जि‍नसे आप एक ही लायब्रेरी में फ़ाइलों को देख और प्रबंधि‍त कर सकते हैं.

  • स्तंभ जोड़ें    आपके समूह की अत्‍यधि‍क महत्वपूर्ण डेटा का ठीक पता लगाने और डेटा को वि‍भि‍न्‍न तरीको से देखने में मदद करता है, आप अपनी लायब्रेरी में स्तंभ जोड़ सकते हैं. स्‍तंभ लायब्रेरी पेज के शीर्ष पर शीर्षक जैसे "वि‍भाग नाम" या "नि‍यत दि‍नांक" के रूप में प्रकट होते हैं. आप लायब्रेरी की फ़ाइलों को सॉर्ट और फ़ि‍ल्‍टर करने में स्‍तंभ शीर्षकों का उपयोग कर सकते हैं.

  • दृश्य बनाएँ    यदि‍ आपके समूह के लोग डेटा को कि‍सी नि‍श्चि‍त तरीके से बार बार देखने की आवश्‍यकता होती है, तो आप दृश्य का उपयोग कर सकते हैं. दृश्‍य में, स्‍तंभ का उपयोग डेटा को सॉर्ट, समूहीकृत, फ़ि‍ल्‍टर, और प्रदर्शि‍त करने के लि‍ए कि‍या जाता है.

  • फ़ोल्डर्स बनाएँ    यदि‍ लाइब्रेरी में ऐसी कई फ़ाइलें हैं जो तार्कि‍क रूप से समूहीकृत है, तो आप उन समूहो को लायब्रेरी में बनाने के लि‍ए फ़ोल्‍डर्स का उपयोग कर सकते हैं. फ़ोल्‍डर्स लोगों की फ़ाइलों को परि‍चि‍त तरीके से स्‍कैन और प्रबंधि‍त करने में मदद करते हैं. Office SharePoint Server 2007 एक ट्री दृश्‍य प्रदान करता है जि‍सका उपयोग लोग साइट्स और फ़ोल्‍डर्स में नेवि‍गेट करने के लि‍ए कर सकते हैं, वैसे ही जैसे वे हार्ड डि‍स्‍क पर स्‍थि‍त फ़ोल्‍डर्स में कार्य करते समय करते हैं.

  • एकाधिक टेम्पलेट्स सेट अप करें    यदि‍ एकाधिक सामग्री प्रकार कि‍सी लायब्रेरी में सेट हैं, तो आप एक ही लायब्रेरी में वि‍भि‍न्‍न प्रकार के डि‍फ़ॉल्‍ट टेम्‍पलेट  — जैसे वि‍क्रय संपर्क, वि‍पणन प्रस्‍तुति‍याँ, और बजट कार्यपत्रक — बना सकते हैं. सामग्री प्रकार, एकाधिक लायब्रेरीज़ में सुवि‍धा और एकरूपता जोड़ते हैं.

एकाधिक लायब्रेरीज़ बनाना

जब उन फ़ाइलों के सेट्स के बीच जि‍न्‍हें आप संग्रहीत और प्रबंधि‍त करना चाहते हैं या फ़ाइलों पर कार्य का रहे लोगों के समूहों के बीच स्‍पष्ट अंतर होते हैं तो आप एकाधि‍क एकाधिक लायब्रेरीज़ बना सकते हैं.

एकाधिक लायब्रेरीज़ का उपयोग करें जब:

  • उन फ़ाइलों के प्रकार जि‍न्‍हें आप संग्रहीत और प्रबंधि‍त करना चाहते हैं पृथक हैं, और आप लोगों से फ़ाइलों के सारांश को बार बार देखने या फ़ाइलों को एक साथ खोजने की आशा नहीं करते हैं.

  • फ़ाइलों का उपयोग करने वाले वाले लोगों के समूह अलग-अलग है और उन्‍हें अलग-अलग अनुमति‍ स्‍तर प्राप्त हैं.

  • आपको फ़ाइलों के वि‍भि‍न्‍न सेट्स पर वि‍भि‍न्‍न सेटिंग्‍स, जैसे वर्ज़निंग या स्‍वीकृति‍, लागू करने की आवश्‍यकता हो.

  • आपको फ़ाइलों को एक साथ वि‍श्लेषि‍त करने या उनके बारे में समेकि‍त अद्यतन प्राप्त करने की आवश्‍यकता नहीं है.

  • आप नई फ़ाइलें बनाने के लि‍ए वि‍कल्‍पों के वि‍भि‍न्‍न सेट्स प्रदान करना चाहते हैं, या आप लायब्रेरी के नया मेनू के वि‍कल्‍पों को अलग क्रम में दि‍खाना करना चाहते हैं.

नि‍म्‍न तरीको से आप एकाधि‍क लायब्रेरीज़ के साथ कुशलता पूर्वक कार्य कर सकते हैं:

  • साइट टेम्पलेट और स्तंभ सेट अप करें     यदि‍ आपका संगठन अपनी लायब्रेरीज़ में कुछ एकरूप सेटिंग्‍स स्‍थापि‍त करना चाहता है, तो वह साइट टेम्पलेट और साइट स्तंभ सेट अप कर सकता है. आप एकाधिक लायब्रेरीज़ में सेटिंग्‍स साझा कर सकते हैं ताकि‍ आपको प्रत्‍येक बार सेटिंग्‍स पुन: न बनानी पड़े.

  • फ़ाइलों को अन्‍य स्‍थान पर भेजें     यदि‍ आप चाहते हैं कि‍ कोई फ़ाइल एकाधिक लायब्रेरीज़ में उपलब्‍ध हो, तो आप उसे एक लायब्रेरी में संग्रहीत कर सकते हैं, और तब अन्‍य लायब्रेरीज़ में उसकी एक प्रति‍लि‍पि‍ भेज सकते हैं. आप मूल दस्‍तावेज़ में परि‍वर्तन कि‍ए जाने पर उसकी कि‍सी भी प्रति‍लि‍पि‍ को अद्यतन करने के बारे में याद दि‍लाना चुन सकते हैं.

  • लायब्रेरी टेम्पलेट बनाएँ     यदि‍ आप लायब्रेरीज़ के लि‍ए कुछ समान सेटिंग्‍स स्‍थापि‍त करना चाहते हैं या लायब्रेरीज़ में वि‍शेषताओं को पुन: उपयोग करना चाहते हैं, तो आप लायब्रेरी को टेम्‍पलेट के रूप में सहेज सकते हैं. लायब्रेरी टेम्‍पलेट्स आपकी साइट पर कि‍सी वि‍कल्‍प के रूप में उपलब्‍ध रहती हैं जब आप साइट क्रियाएँ मेनू पर बनाएँ क्‍लि‍क करते हैं.

नोट: यदि‍ आप कि‍सी ऐसी लायब्रेरी में नई फ़ाइलें जोड़ रहे हैं जि‍समें पि‍छले प्रोजेक्‍ट की फ़ाइलें हैं, तो यह नि‍र्णय लेना कठि‍न होता है कि‍ नई लायब्रेरी बनाई जाए या मौजूदा में ही उन्‍हें जोड़ दि‍या जाए. प्रत्येक दोनो स्‍थि‍ति‍याँ अलग है, लेकि‍न यदि‍ आप सोचते हैं कि‍ आपको कि‍सी बिंदु पर सभी फ़ाइलों को एक साथ वि‍श्लेषि‍त या प्रबंधि‍त करने की आवश्‍यकता है, तो फ़ाइलों को मौजूदा लायब्रेरी में जोड़ने के बारे में वि‍चारे करें. आप स्तंभों, फ़िल्टर्स, और दृश्‍यों का उपयोग कर सकते हैं जि‍ससे केवल ताज़ा फ़ाइलें ही डि‍फ़ॉल्‍ट दृश्‍य में दि‍खाई दें.

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लायब्ररी में स्‍तंभ जोड़ें

डिफ़ॉल्ट रूप से, लायब्रेरीज़ फ़ाइल का नाम और साथ ही साथ फ़ाइल की स्‍थि‍ति‍ के बारे में जानकारी जैसे वह चेक इन है या नहीं, भी ट्रैक करती हैं. आप अति‍रि‍क्त स्‍तंभ नि‍र्दि‍ष्ट कर सकते हैं जैसे कोई वि‍भाग नाम या प्रोजेक्‍ट नंबर जो फ़ाइलों को श्रेणीबद्ध और ट्रैक करने में आपके समूह की मदद करते हैं. स्‍तंभ जोड़ने से आपको एकाधि‍क दृश्‍यों में से अधि‍कांश को अपनी लायब्रेरी में बनाने में मदद मि‍लती है.

आपके पास बनाए जाने वाले स्‍तंभ के प्रकार के लि‍ए कई वि‍कल्‍प होते हैं, जि‍समें पाठ की एकल पंक्ति‍, वि‍कल्‍पों की ड्रॉप-डाउन सूची, जो अन्‍य स्‍तंभो से परि‍कलि‍त संख्‍या, या आपकी साइट पर स्‍थि‍त व्‍यक्‍ति‍ का नाम और चि‍त्र भी शामि‍ल हैं.

नोट: नि‍म्‍न प्रक्रि‍या उस लायब्रेरी के लि‍ए जि‍समें आप स्‍तंभ जोड़ना चाहते हैं, लायब्रेरी पेज से प्रारंभ होती है. यदि‍ लायब्रेरी पहले से खुली हुई नहीं है, तो त्वरित लॉन्‍च पर उसका नाम क्‍लि‍क करें. यदि‍ आपकी लायब्रेरी का नाम दि‍खाई नहीं देता, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्‍लि‍क करें, और तब आपकी लायब्रेरी का नाम क्‍लि‍क करें.

  1. सेटिंग मेनू Settings menu पर, स्तंभ बनाएँ क्लिक करें.

  2. नाम और प्रकार अनुभाग में, वह नाम लिखें जो आप स्तंभ नाम बॉक्स में चाहते हैं.

  3. इस स्तंभ में इस प्रकार की जानकारी है के तहत, उस प्रकार की जानकारी का चयन करें जो आप स्तंभ में दिखाना चाहते हैं.

  4. अतिरिक्त स्तंभ सेटिंग्स अनुभाग में, लोगों को स्तंभ का उद्देश्य और उसमें क्या डेटा होना चाहिए यह समझाने के लिए वर्णन बॉक्स में कोई वर्णन लिखें. यह वर्णन वैकल्पिक है.

  5. चयनित स्तंभ के आधार पर, अतिरिक्त स्तंभ सेटिंग्स अनुभाग में और विकल्प दिखाई दे सकते हैं. इच्छित अतिरिक्त सेटिंग्स का चयन करें.

  6. स्तंभ को डिफ़ॉल्ट या सार्वजनिक दृश्य में जोड़ने के लिए, जो कि आपकी साइट पर कोई सूची या लायब्रेरी खोलने पर लोगों को स्वचालित रूप से दिखता है, डिफ़ॉल्ट दृश्य में जोड़ें क्लिक करें.

  7. ठीक क्लिक करें.

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कोई दृश्य बनाएँ

आपके लि‍ए अत्‍यधि‍क महत्‍वपूर्ण फ़ाइलों या उद्देश्‍य को पूर्ण करने वाली को देखने के लि‍ए आप दृश्‍यों का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लि‍ए, आप उन फ़ाइलों के दृश्‍यों को बना सकते हैं जो हाल ही में बनाई गई थी, जो वि‍शि‍ष्ट वि‍भाग की हैं, या जो कि‍सी वि‍शेष व्‍यक्ति‍ द्वारा बनाई गईं हैं. कोई दृश्‍य बनाने के बाद, वह हमेशा लायब्रेरी में मौजूद रहता है.

दृश्य मेनू पर दृश्य

जब आप लायब्रेरी की फ़ाइलों को देखते हैं, तो आप कि‍सी स्‍तंभ के नाम को इंगि‍त कर और तब नाम के नि‍कट नीचे तीर को क्‍लि‍क कर अस्‍थाई रूप से फ़ाइलों को सॉर्ट या फ़ि‍ल्‍टर कर सकते हैं. यह मददगार होता है यदि‍ आपको फ़ाइलों को नि‍श्‍चि‍त तरीके से देखने की आवश्‍यकता है, लेकि‍न अगली बार जब आप लायब्रेरी को देखते हैं तो आपको चरण दोहराने होंगे.

सूची या लायब्रेरी में आइटम्स सॉर्ट करना

यदि‍ आपको फ़ाइलों को नि‍श्चि‍त दृश्‍य में बार बार देखे जाने की आवश्‍यकता है, तो आप कोई दृश्‍य बना सकते हैं. आप इस दृश्‍य का उपयोग लायब्रेरी में कार्य करते समय कभी भी कर सकते हैं. जब आप कोई दृश्‍य बनाते हैं, तो वह लायब्रेरी के दृश्य मेनू दृश्य मेनू में जुड़ जाता है.

लायब्रेरीज़ में व्यक्तिगत दृश्य और सार्वजनिक दृश्य हो सकते हैं. कोई भी व्‍यक्ति‍ फ़ाइलों को वि‍शेष तरीके से देखने के लि‍ए या केवल उन फ़ाइलों को फ़ि‍ल्‍टर करने के लि‍ए जि‍न्‍हें वे देखना चाहते हैं, व्यक्तिगत दृश्य बना सकता है. यदि‍ आपके पास साइट डि‍ज़ाइन करने की अनुमति‍ है, तो आप सार्वजनिक दृश्य बना सकते हैं जि‍सका उपयोग कोई भी लाइब्रेरी देखते समय कर सकता है. आप कि‍सी भी सार्वजनिक दृश्य को डि‍फ़ॉल्‍ट दृश्‍य बना सकते हैं, जि‍ससे लोग स्वचालित रूप से लायब्रेरी का वह दृश्‍य देखें.

इसके अलावा, जब आप कोई साइट डि‍ज़ाइन करते हैं, तो वि‍भि‍न्‍न दृश्‍यों या डि‍ज़ाइन पेजेज़ को वेब पार्ट के साथ लिंक कर सकते हैं जो वि‍भि‍न्‍न दृश्‍यों का उपयोग करते हैं.

यदि‍ आपके समूह के सदस्‍य लायब्रेरीज़ को कि‍सी मोबाइल डिवाइस पर देखते हैं, तो आप ऐसे मोबाइल दृश्‍य बना सकते हैं जो कुछ सीमाएँ प्रदान करते हैं जैसे दृश्‍य में प्रदर्शि‍त होने वाले आइटम्‍स की संख्‍या, जो बैंडवि‍ड्थ के लि‍ए ऑप्‍टि‍मल है और डि‍वाइस की सीमाएँ. दृश्‍यों को बनाने के बारे में अधि‍क जानकारी के लि‍ए लिंक्‍स यह भी देखें अनुभाग में देखें.

नि‍म्‍न प्रक्रि‍या एक मानक दृश्‍य बनाने के लि‍ए है. कुछ अन्‍य प्रकार के दृश्‍यों के लि‍ए आपके द्वारा चुने गए वि‍कल्‍प बदल सकते हैं, लेकि‍न दृश्‍य को बनाने के मुख्‍य चरण समान होते हैं.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, दृश्य बनाएँ क्लिक करें.

  3. कोई दृश्य स्वरूप चुनें के तहत, बनाने के लि‍ए इच्‍छि‍त दृश्‍य का प्रकार क्‍लि‍क करें. कई परिस्‍थि‍ति‍यों में, आप मानक दृश्य क्‍लि‍क करते हैं, लेकि‍न वि‍शि‍ष्ट परि‍स्‍थि‍ति‍यों में आप अन्‍य दृश्‍य भी चुन सकते हैं, जैसे कोई रि‍पोर्ट बनाना.

  4. दृश्य नाम बॉक्स में, अपने दृश्य के लिए कोई नाम लिखें, जैसे कि अंतिम नाम से सॉर्ट किए गए.

  5. यदि‍ आप इसे लायब्रेरी का डि‍फ़ॉल्‍ट दृश्‍य बनाना चाहते हैं, तो इसे डिफ़ॉल्ट दृश्य बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें. आप इसे केवल तब डिफ़ॉल्ट दृश्य बना सकते हैं यदि‍ यह एक सार्वजनिक दृश्य हो.

  6. दर्शक अनुभाग में, देखने वाले के तहत, चयन करें कि क्या आप केवल अपने उपयोग के लिए व्यक्तिगत दृश्य बनाना चाहते हैं या सार्वजनिक दृश्य बनाना चाहते हैं, जिसे दूसरे उपयोग कर सकें.

  7. स्तंभ अनुभाग में, आप उपयुक्त चेक बॉक्सेस चयनित कर स्तंभ दिखा या छुपा सकते हैं. स्तंभ नाम के आगे, दृश्य में अपने स्तंभ के क्रम के लिए संख्या दर्ज करें.

  8. सॉर्ट करें अनुभाग में, आप फ़ाइलों को सॉर्ट करना चाहते हैं या नहीं और उन्‍हें सॉर्ट करने के तरीके के लि‍ए वि‍कल्‍प चयन करें. उदाहरण के लि‍ए, आप पहले लेखक द्वारा सॉर्ट कर सकते हैं और फि‍र प्रत्‍येक लेखक के लि‍ए फ़ाइल नाम द्वारा.

  9. फ़िल्टर करें अनुभाग में, आप फ़ाइलों को फ़िल्टर करना चाहते हैं या नहीं और उन्‍हें फ़िल्टर करने के तरीके के लि‍ए वि‍कल्‍प चयन करें. फ़िल्टर किया गया दृश्य आपको फ़ाइलों का एक छोटा अनुभाग दि‍खाता है, जैसे केवल कि‍सी वि‍शि‍ष्ट वि‍भाग द्वारा बनाई गई फ़ाइलें या केवल स्‍वीकृत स्‍थि‍ति‍ वाली फ़ाइलें.

  10. इसके द्वारा समूहन अनुभाग में, आप समान मान वाले आइटम्‍स को एक अनुभाग में समूहीकृत कर सकते हैं, जैसे प्रत्‍येक लेखक के दस्‍तावेज़ों का अनुभाग जि‍से आप वि‍स्‍तृत या संक्षि‍प्त कर सकते हैं.

  11. कुलअनुभाग में, आप एक स्तंभ में आइटम की संख्या, जैसे मामलों की कुल संख्या गिन सकते हैं. कुछ मामलों में, आप अतिरिक्त जानकारी जैसे औसत को सारांशित या परिवर्तित कर सकते हैं.

  12. शैली अनुभाग में, दृश्य के लिए इच्छित शैली का चयन करें, जैसे कि कोई छायांकित सूची जिसमें हर दूसरी पंक्ति छायांकित होती है.

  13. यदि‍ आपकी लायब्रेरी में फ़ोल्‍डर हैं, तो आप ऐसा दृश्‍य बना सकते हैं जि‍समें फ़ोल्‍डर शामि‍ल न हों. इसे कभी-कभी सपाट दृश्‍य कहा जाता है. अपनी सभी फ़ाइलों को समान स्‍तर पर देखने के लि‍ए, फ़ोल्डर अनुभाग में बिना फ़ोल्डर्स के सभी आइटम्स प्रदर्शित करें क्‍लि‍क करें.

  14. आप लायब्रेरी में और समान पेज पर देखी जा सकने वाली फ़ाइलों की संख्‍या को सीमि‍त रख सकते हैं. यदि‍ आप मोबाइल डि‍वाइस के लि‍ए कोई दृश्‍य बना रहे हैं तो ये सेटिंग्‍स वि‍शेष रूप से महत्वपूर्ण हैं. आइटम सीमा अनुभाग में, इच्‍छि‍त वि‍कल्‍पों का चयन करें.

  15. यदि‍ आप लायब्रेरी को मोबाइल डि‍वाइस पर देखने की योजना बनाते हैं, तो वे वि‍कल्‍प चयन करें जो आप मोबाइल अनुभाग में चाहते हैं.

  16. ठीक क्‍लि‍क करें.

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कि‍सी लायब्रेरी में फ़ोल्‍डर बनाएँ

यदि‍ आपके पास लायब्रेरी में वि‍भि‍न्‍न प्रकार के दस्‍तावेज़ या भि‍न्‍न सामग्री है, तो आप सामग्री व्‍यवस्‍थि‍त करने में आपकी मदद के लि‍ए, फ़ोल्‍डर्स बना सकते हैं.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. नया मेनू नया मेनू पर, नया फ़ोल्डर क्‍लि‍क करें.

    नोट: वह व्‍यक्ति‍ जि‍सने आपकी लायब्रेरी बनाई है यह नि‍र्दि‍ष्ट कर सकता है कि‍ फ़ोल्‍डर्स लायब्रेरी में नहीं बनाए जा सकते हैं. यदि‍ यह स्‍थि‍ति‍ है, तो नया फ़ोल्डर आदेश उपलब्‍ध नहीं रहता.

  3. फ़ोल्डर के लिए कोई नाम लिखें, और तब ठीक क्लिक करें.

युक्ति: यदि‍ आपके पास फ़ोल्‍डर वाली एकाधिक लायब्रेरीज़ हैं और आपके समूह के लोग लायब्रेरी पर ब्राउज़ करना पसंद करते हैं जैसे वे उनकी हार्ड डि‍स्‍क पर ब्राउज़ करते हैं, तो आपका समूह चाहे तो ट्री दृश्‍य का उपयोग करने के लि‍ए आपकी साइट को सक्षम कर सकता है. आप ट्री दृश्‍य का उपयोग फ़ोल्‍डर्स को वि‍स्‍तृत, संक्षि‍प्त, और आसानी से नेवि‍गेट करने के लि‍ए कर सकते हैं. यदि‍ आपके पास साइट्स डि‍ज़ाइन करने की अनुमति‍ है तो, आप साइट सेटिंग्स पेज पर नेविगेशन विकल्प में ट्री दृश्‍य सक्षम कर सकते हैं.

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