लाइब्रेरीज़ का परिचय

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

किसी साइट पर लाइब्रेरी वह स्थान है, जहाँ आप टीम के सदस्यों के साथ फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं, बना सकते हैं, अद्यतित कर सकते हैं और उन पर सहयोग कर सकते हैं. प्रत्येक लाइब्रेरी, फ़ाइलों की सूची और फ़ाइलों के बारे में मुख्य जानकारी, जैसे फ़ाइल को अंतिम बार संशोधित करने वाला व्यक्ति कौन था, प्रदर्शित करती है. जब आप साइट बनाते हैं, अधिकांश साइट्स एक लाइब्रेरी शामिल करती हैं. उदाहरण के लिए, टीम साइट में एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी होती है, जहाँ आप अपने दस्तावेज़ व्यवस्थित और साझा कर सकते हैं.

दस्तावेज़ लाइब्रेरी

आपको अधिक लाइब्रेरीज़ की आवश्यकता है, जैसा आप कई उपयोग करने के लिए तैयार लाइब्रेरी अनुप्रयोगों से का चयन कर सकते हैं और वे आपकी साइट के लिए जोड़ें। आप लाइब्रेरीज़ को कई तरीकों से अनुकूलित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप कैसे दस्तावेज़ों को देखा, प्रबंधित बनाया गया और हैं नियंत्रित कर सकते हैं। या फ़ाइलों के संस्करण के कितने और किस प्रकार सहित, के संस्करणों को ट्रैक करें। आप कस्टम दृश्य, प्रपत्र, और आप अपने प्रोजेक्ट्स और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए वर्कफ़्लोज़ भी बना सकते हैं।

आप केवल बनाने या लाइब्रेरीज़ के साथ कार्य करना और कैसे-करें जानकारी की आवश्यकता के लिए खोज कर रहे हैं, तो यहाँ कार्य दिए गए हैं जिन्हें आप कर सकते हैं सामान्य और उपयोगी है।

कॉन्टोसो में एक विपणन टीम, एक विपणन साइट बनाती है, जहाँ वे प्रोजेक्ट और दस्तावेज़ प्रबंधित करने की योजना बनाते हैं. साइट को प्रबंधित करने के लिए, वे कोई साइट स्वामी चुनते हैं. साइट के स्वामी को उस समय पूर्ण नियंत्रण अनुमति स्तर प्राप्त होता है, जब उसे साइट के लिए स्वामी के समूह पर जोड़ा जाता है. वह साइट को साझा करती है और प्रत्येक व्यक्ति को उसमें योगदान करने की अनुमति देती है. टीम, प्रेस रिलीज़, बज़ट फ़ाइलें, अनुबंध, प्रस्ताव और अन्य टीम दस्तावेज़ प्रबंधित करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी उपयोग करने का निर्णय लेती है.

टीम द्वारा लाइब्रेरी का उपयोग एक केन्द्रीय स्थान के रूप में करने के लिए, साइट स्वामी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ अपलोड करता है. फिर, वह वर्ज़निंग को चालू करता है, ताकि टीम के पास फ़ाइलें तैयार करने का इतिहास हो और आवश्यक होने पर, वह पिछला संस्करण पुनर्स्थापित कर सके. साइट स्वामी विपणन रिपोर्ट्स, विक्रय अनुबंध, अभियान योजना और बज़ट कार्यपत्रकों के लिए, लाइब्रेरी में मानक टेम्पलेट्स भी जोड़ता है. प्रत्येक टेम्पलेट में कंपनी लोगो और वह स्वरूप होता है, जिसे प्रत्येक व्यक्ति उपयोग करने के लिए सहमत हो. जब सदस्य, दस्तावेज़ लाइब्रेरी से कोई नई फ़ाइल बनाते हैं, तो वे उपयोग किए जाने वाले टेम्पलेट का चयन आसानी से कर सकते हैं.

जब टीम सदस्य, फ़ाइलें जोड़ते हैं और दस्तावेज़ों पर योगदान करते हैं, तो वे दस्तावेज़ों को त्वरित रूप से प्राप्त करने के लिए, स्तंभ जोड़कर और दृश्य बनाकर, लाइब्रेरी व्यवस्थित करते हैं. उदाहरण के लिए, साइट स्वामी "प्रोजेक्ट नाम" स्तंभ जोड़ता है ताकि सदस्य उस स्तंभ द्वारा फ़िल्टर या सॉर्ट कर सकें. टीम के दूसरे सदस्य वित्तीय तिमाही द्वारा समूहीकृत सार्वजनिक दृश्यों को, और अनुबंधों के लिए छह महीने के भीतर समाप्त होने वाले फ़िल्टर को जोड़ते हैं. प्रत्येक सदस्य अपनी जानकारी को त्वरित रूप से खोजने और अपना कार्य समाप्त करने में सहायता के लिए व्यक्तिगत दृश्य भी बनाता है.

स्टाफ़ मीटिंग में काफ़ी चर्चा के बाद टीम, लाइब्रेरी स्तर पर सप्ताह में एक बार अद्यतन रिपोर्ट करने के लिए, चेतावनियाँ सेट करने का निर्णय करती है. आवश्यकता के अनुसार, प्रत्येक सदस्य विशिष्ट फ़ाइलों पर अतिरिक्त चेतावनियाँ या RSS फ़ीड्स सेट करने के तरीके पर निर्णय कर सकता है.

हाइलाइट किए गए RSS चेतावनी के साथ लाइब्रेरी टैब

टीम, सहयोग की इस नई दुनिया में महत्वपूर्ण "सर्वोत्तम अभ्यास" का वादा भी करती है. जब सदस्य किसी दस्तावेज़ को साझा करना चाहते हैं, तो वे उसे किसी ईमेल संदेश पर संलग्न करने के आकर्षण से बचते हैं और इसके बजाय दस्तावेज़ के लिंक को ईमेल करते हैं. लाइब्रेरी से कोई लिंक ईमेल करना आसान है और यह लोगों को टीम साइट का नवीनतम संस्करण इंगित करता है.

इस टीम की एक महत्वपूर्ण ज़िम्मेदारी, विक्रय और आय प्राप्त करने के लिए विपणन अभियानों का प्रस्तावित करना है. जब टीम के सदस्य कोई नई अभियान योजना विकसित करते हैं, तो वे दस्तावेज़ों का सह-लेखन करते हैं और फ़ाइलों के छोटे संस्करण ट्रैक करते हैं. सह-लेखन, एकाधिक लोगों को परिवर्तनों पर सामंजस्य स्थापित करने की चिंता किए बिना, एक समय पर दस्तावेज़ संपादित करने देता है. यदि वे दस्तावेज़ के एक संस्करण में ग़लती करते हैं, तो वे पिछले संस्करण को पुनर्स्थापित कर सकते हैं. जब वे अपनी अभियान योजना समाप्त करते हैं, तो वे बड़ा संस्करण बना सकते हैं और फिर उसे अनुमोदन के लिए अपने कानूनी विभाग और अपने प्रबंधक को भेजते हैं. फ़ाइल के अनुमोदित हो जाने पर, कंपनी के अन्य कर्मचारी, फ़ाइल देख सकते हैं.

साइट स्वामी ऑनलाइन दस्तावेज़ीकरण और प्रशिक्षण के लिए शोध करता है, वर्कफ़्लो सेट करने, इसे लाइब्रेरी से संबद्ध करने और प्रतिक्रिया एकत्रित करने की प्रक्रिया को स्वचालित करने, हस्ताक्षर एकत्र करने और अंतिम दस्तावेज़ प्रकाशित करने का तरीका, सीखता है.

उपयोग करने के तीन महीनों के बाद, दस्तावेज़ लाइब्रेरी और साइट, विपणन टीम के लिए महत्वपूर्ण हो गए हैं और उन्होंने उनके संपूर्ण एंटरप्राइज़ पर उनकी उत्पादकता और दृश्यता सुधारने में मदद की है. वे इसके बिना कार्य करने की कल्पना नहीं कर सकते हैं और वे बेहतर सहयोग के लिए SharePoint तकनीक उपयोग करने के अन्य तरीके खोज रहे हैं.

लाइब्रेरीज़ के साथ कार्य करने और उन्हें अपने समूह (मूलभूत से अधिक उन्नत पर मुक्त रूप से व्यवस्थित) के लिए अधिक उपयोगी बनाने के कुछ तरीके यहाँ हैं:

का उपयोग करें और दृश्यों को बनाना     आप जो आपके लिए सर्वाधिक महत्वपूर्ण हैं या जो किसी उद्देश्य श्रेष्ठ फ़िट लाइब्रेरी में फ़ाइलों को देखने के लिए किसी दृश्य का उपयोग कर सकते हैं। लाइब्रेरी की सामग्रियाँ परिवर्तित नहीं करते, लेकिन प्रत्येक दृश्य को व्यवस्थित करता या उन्हें ढूँढने के लिए और एक अर्थपूर्ण तरीका में ब्राउज़ करने के लिए आसान बनाने के लिए फ़ाइलों को फ़िल्टर करता है। दृश्यों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, बनाना, परिवर्तित करना, या किसी सूची या लाइब्रेरी का कोई दृश्य हटानादेखें।

चित्र लाइब्रेरी दृश्य पट्टी के साथ चयनित दृश्य संशोधित करें

संस्करण ट्रैक करें     आप फ़ाइलों के पिछले संस्करण को रखने के लिए की आवश्यकता है, तो लाइब्रेरीज़ को ट्रैक, संग्रहीत करें, और फ़ाइलों को पुनर्स् थापित करने में मदद कर सकते हैं। आप सभी संस्करणों में उसी तरीके से ट्रैक करने के लिए चुन सकते हैं। या आप कुछ संस्करणों को मुख्य, जैसे कि कोई मैन्युअल और लघु, जैसे कि कोई वर्तनी त्रुटि ठीक करने के रूप में कुछ संस्करणों के लिए कोई नई अध्याय जोड़ना के रूप में निर्दिष्ट करने के लिए चुन सकते हैं। संग्रहण स्थान प्रबंधित करने में मदद करने के लिए, आप वैकल्पिक रूप से संग्रहीत करने के लिए इच्छित संस्करण का प्रत्येक प्रकार की संख्या चुन सकते हैं।

युक्ति:  यदि आपकी टीम सहलेखन का उपयोग करने की योजना बनाती है, तो उस स्थिति में, जब कोई व्यक्ति गलती करता है, और प्रत्येक व्यक्ति द्वारा सहलेखन की जा रही लाइब्रेरी में समान नाम से कोई दस्तावेज़ अपलोड करता है, हम लाइब्रेरी में कम से कम मुख्य वर्ज़निंग को चालू करने की अनुशंसा करते हैं, इस तरीके से, यदि आप परिवर्तन खो देते हैं, तो आप दस्तावेज़ के पिछले संस्करण को पुनर्स्थापित कर सकते हैं.

वर्ज़निंग के बारे में अधिक जानकारी के लिए, किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए संस्करण कॉन्फ़िगर और सक्षमदेखें।

सह-लेखन या फ़ाइलों का चेक-आउट     आप किसी Microsoft Word या PowerPoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी से चेक किए बिना उसे संपादित करते हैं, अन्य लोग इसे (जो सह-लेखन है) को एक ही समय में संपादित कर सकते हैं। जब आप चेक आउट करें फ़ाइल, आप उस केवल एक ही व्यक्ति तक इसे चेक किया गया है फ़ाइल संपादित कर सकते हैं यह सुनिश्चित करें। आप जो संवेदनशील दस्तावेज़ शामिल करते हैं, या जब आप ध्यान से दस्तावेज़ों का विकास ट्रैक करना चाहते हैं लाइब्रेरीज़ में चेक आउट करने के लिए दस्तावेज़ आवश् यक कर सकते हैं। लेकिन ध्यान रखें चेक आउट आवश्यक है, यह असंभव लोगों के लिए दस्तावेज़ों का सह-लेखन करने के लिए बना देगा कि हो। चेक-आउट का उपयोग करके, लोग क्या वे दस्तावेज़ में परिवर्तित किए गए के बारे में कोई टिप्पणी छोड़ें करने के लिए संकेत दिया जाएगा, लेकिन चेक-आउट भी प्रक्रियाओं की समीक्षा और संपादन नीचे धीमी हो जाएगी। अधिक जानकारी के लिए, दस्तावेज़ सहयोग और सह-लेखन या चेक आउट, चेक इन, या किसी लाइब्रेरी में फ़ाइलों के लिए परिवर्तनों को छोड़ेंदेखें।

डेस्कटॉप प्रोग्राम्स से फ़ाइलों को संपादित करें    जब आप किसी SharePoint साइट पर दस्तावेज़ों को संग्रहीत करते हैं, आप बनाएँ, संपादित कर सकते हैं, और सह-लेखन संगत डेस्कटॉप प्रोग्राम्स, जैसे कि Microsoft Word या PowerPoint से सीधे भी उस साइट पर जाए बिना दस्तावेज़ों। उदाहरण के लिए, अन्य लोग इसे (के रूप में भी जाना जाता सह-लेखन) संपादित कर रहे हैं, जैसा आप किसी PowerPoint प्रस्तुति पर उसी समय संपादित कर सकते हैं। आप भी चेक-इन और चेक आउट PowerPoint से सीधे प्रबंधित कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, आप व्यवसाय के लिए OneDrive या Outlook सामग्री ऑफ़लाइन, उनके साथ एक दूरस्थ स्थान से कार्य, और फिर वापस ऑनलाइन आने पर परिवर्तन सहज रूप से सिंक्रनाइज़ करें लाइब्रेरी ले जाने के लिए उपयोग कर सकते हैं।

परिवर्तनों के बारे में सूचित रहना    जब दस्तावेज़ों में कोई लाइब्रेरी परिवर्तित करें, सेट अप चेतावनियाँ अद्यतन रहने के लिए, RSS फ़ीड्स पर सदस्यता लें या दस्तावेज़ों का अनुसरण करें। मुख्य अंतर चेतावनियाँ, RSS और निम्न जहाँ आप सूचनाएँ प्राप्त करते हैं। सूचनाओं और RSS फ़ीड्स अद्यतनों के बारे में सूचित करें, और दोनों आपको आपको मिलता कितनी जानकारी को अनुकूलित करने की अनुमति दें। आप किसी भी चीज़ किसी लाइब्रेरी में परिवर्तित होता है तो पता लगाने के लिए चेतावनियाँ या RSS सेट कर सकते हैं। यदि आप केवल किसी विशिष्ट दस्तावेज़ के बारे में ध्यान रखते हैं, तो एक चेतावनी सेटअप या दस्तावेज़ का अनुसरण करें। ईमेल या पाठ संदेश के रूप में सूचनाएँ प्राप्त कर सकते हैं। आप Outlook में पढ़ सकते हैं किसी समेकित फ़ीड में RSS सूचनाएँ आने पर या अन्य फ़ीड रीडर। यदि आप किसी दस्तावेज़ का अनुसरण करें, (यदि आपका संगठन न्यूज़फ़ीड का उपयोग करता है, तो) आप कोई सूचना आपके न्यूज़फ़ीड में प्राप्त करेंगे। सूचनाओं के बारे में अधिक जानकारी के लिए, चेतावनी बनाएँ या RSS फ़ीड की सदस्यता लेनादेखें।

दस्तावेज़ अनुमोदन आवश्यक करें     सभी लोगों के देखने से पहले आप दस्तावेज़ों का अनुमोदित होना आवश्यक बना सकते हैं. दस्तावेज़ तब तक लंबित स्थिति में रहते हैं जब तक उन्हें ऐसे व्यक्ति द्वारा अनुमोदि‍त या अस्वीकृत नहीं किया जाता, जिसके पास ऐसा करने की अनुमति हो. आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि उपयोगकर्ताओं के कौन से समूह, दस्तावेज़ों को अनुमोदित किए जाने के पहले, उन्हें देख सकते हैं. यह सुविधा मददगार हो सकती है, यदि आपकी लाइब्रेरी में ऐसे महत्वपूर्ण दिशानिर्देश या प्रक्रियाएँ हों, जिन्हें अन्य व्यक्तियों द्वारा देखने से पहले अंतिम रूप देने की आवश्यकता होती है.

अनुमतियाँ सेट करना    SharePoint समूह और अनुमति स्तर सामग्री तक पहुँच को प्रभावी रूप से प्रबंधित करने में आपकी मदद। डिफ़ॉल्ट रूप से, अनुमतियाँ पर लाइब्रेरीज़, फ़ोल्डर्स, लाइब्रेरीज़, और दस्तावेज़ के भीतर साइट से इनहेरिट की जाती हैं। किसी विशिष्ट लाइब्रेरी या दस्तावेज़ के लिए अद्वितीय अनुमतियाँ असाइन करना साइट के शेष करने के लिए पहुँच को प्रतिबंधित करना बिना संवेदनशील सामग्री, जैसे कि अनुबंधों या बजट जानकारी की सुरक्षा करने में आपकी मदद कर सकते हैं। अनुमतियों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, SharePoint में अनुमति स्तरों को समझनादेखें।

वर्कफ़्लोज़ बनाएँ     दस्तावेज़ लाइब्रेरी या सामग्री प्रकार ऐसे वर्कफ़्लोज़ का उपयोग कर सकते हैं, जिन्हें आपके संगठन द्वारा व्यावसायिक प्रक्रियाओं, जैसे दस्तावेज़ अनुमोदन या समीक्षा प्रबंधित करने के लिए निर्धारित किया गया है. आपका समूह अपने दस्तावेज़ों पर वर्कफ़्लोज़ नामक वे व्यापार प्रक्रियाएँ लागू कर सकता है, जो क्रम में लिए जाने के लिए आवश्यक क्रियाएँ निर्दिष्ट करती हैं, जैसे दस्तावेज़ों को अनुमोदित करना. SharePoint वर्कफ़्लो, दस्तावेज़ या आइटम्स को क्रियाओं या कार्यों के अनुक्रम के माध्यम से ले जाने का स्वचालित तरीका है. लाइब्रेरीज़ में डिफ़ॉल्ट रूप से तीन वर्कफ़्लो उपलब्ध हैं: अनुमोदन, जो किसी दस्तावेज़ को अनुमोदन के लिए लोगों के एक समूह को भेजता है; प्रतिसाद एकत्रण, जो किसी दस्तावेज़ को प्रतिसाद के लिए लोगों के एक समूह को भेजता है और वर्कफ़्लो को संकलन के रूप में प्रारंभ करने वाले व्यक्ति को दस्तावेज़ लौटाता है; और हस्ताक्षर एकत्रण, जो किसी दस्तावेज़ को, लोगों के एक समूह के डिज़िटल हस्ताक्षर एकत्रित करने के लिए उनके पास भेजता है.

नोट:  SharePoint Foundation में केवल तीन-स्थिति वाला वर्कफ़्लो उपलब्ध होता है.

वर्कफ़्लोज़ के बारे में अधिक जानकारी के लिए, SharePoint के साथ शामिल वर्कफ़्लोज़ के बारे मेंदेखें।

सामग्री प्रकार निर्धारित करें     कई प्रकार की फ़ाइलें, जैसे कि कार्यपत्रकों, प्रस्तुतियों, और, दस्तावेज़ों के साथ अपने समूह कार्य करता है, तो आप अपनी लाइब्रेरी की कार्यक्षमता को सक्षम करना और एकाधिक सामग्री प्रकारों को परिभाषित करना बढ़ा सकते हैं। सामग्री प्रकारों और संगतता लचीलापन एकाधिक लाइब्रेरीज़ पर जोड़ें। किसी टेम्पलेट और यहाँ तक कि वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं के प्रत्येक सामग्री प्रकार निर्दिष्ट कर सकते हैं। टेम्पलेट्स और विभाग नाम या अनुबंध नंबर जैसे उस प्रकार के दस्तावेज़ों पर लागू होने वाले गुणों के लिए स्वरूपण के लिए किसी प्रारंभिक बिंदु, और कोई भी बॉयलरप्लेट पाठ के रूप में काम करते हैं।

अंकेक्षण ट्रैकिंग    यदि आपके पास संवेदनशील फ़ाइलों का समूह है, और दस्तावेज़ कैसे उपयोग किया जा रहा थे जानना आपके लिए मददगार होना चाहते हैं, तो आप की अनुमति देता है ईवेंट्स, जैसे कि फ़ाइल परिवर्तन, प्रतिलिपियाँ या हटाने का के अंकेक्षण ट्रैकिंग सक्षम करने के लिए आप कोई नीति निर्धारित कर सकते हैं।

नीतियाँ सेट करना    दस्तावेज़ समय सीमा समाप्ति, स्वत: हटाना, या किसी निर्दिष्ट आयु पर पहुँच गए हैं दस्तावेज़ों की आवर्ती समीक्षा (के माध्यम से किसी वर्कफ़्लो) नीति सेटिंग्स सक्षम करें। जैसा लाइब्रेरीज़ में विकसित होती है, ये अधिकार सेटिंग्स का उपयोग करके समय और प्रयास कोटा सीमा तक पहुँचने से बचने के लिए या मैन्युअल रूप से पूर्ण पैक हार्ड डिस्क स्थान को साफ़ करने का प्रयास पर सहेज सकते हैं।

नोट:  नीति सेटिंग्स SharePoint Foundation में उपलब्ध नहीं होती हैं.

किसी दस्तावेज़ केंद्र साइट का उपयोग करना    बनाना, प्रबंधित करें, और बड़ी संख्या में दस्तावेज़ संग्रहीत करना चाहते हैं, जब आप किसी दस्तावेज़ केंद्र साइट का उपयोग कर सकते हैं। किसी दस्तावेज़ केंद्र कई दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने के लिए किसी केंद्रीयकृत रिपॉसिटरी के रूप में कार्य करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। सुविधाएँ, जैसे कि मेटाडेटा और ट्री दृश्य नेविगेशन, सामग्री प्रकार और वेब पार्ट्स, व्यवस्थित और दस्तावेज़ों को पुनर्प्राप्त करने में मदद। "सामग्री स्टीवर्ड्स" अनुक्रमणिकाओं स्पष्ट रूप से बनाए बिना भी अधिकांश लाइब्रेरीज़ के लिए निष्पादित करने के लिए मेटाडेटा-चलित नेविगेशन को त्वरित रूप से कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। या सामग्री स्टीवर्ड्स फ़िल्टर्स और दृश्यों की व्यापक श्रेणी प्रदर्शन एन्हांस करने के लिए अनुक्रमणिकाओं बना सकते हैं। आप किसी दस्तावेज़ केंद्र साइट (जहाँ उपयोगकर्ता इन और आउट फ़ाइलों की जाँच करें और उन फ़ाइलों के लिए फ़ोल् डर संरचनाएँ बना) एक अधिकृत वातावरण या एक रूप में सामग्री संग्रह के रूप में उपयोग कर सकते हैं (जहाँ उपयोगकर्ता को केवल देख या दस्तावेज़ों को अपलोड करें)।

नोट: दस्तावेज़ केंद्र SharePoint में Foundation उपलब्ध नहीं है।

लाइब्रेरी में आपकी फ़ाइलें व्यवस्थित करने का तरीका आपके समूह की आवश्यकताओं पर और आपके द्वारा जानकारी का संग्रह करने और उसे खोजने के आपके पसंद के तरीके पर निर्भर करता है. कुछ योजना उस संरचना को सेट करने में आपकी मदद कर सकती है, जो आपके समूह के लिए सर्वोत्तम कार्य करती हैं. लाइब्रेरीज़ में ऐसी कई सुविधाएँ होती हैं, जो एक लाइब्रेरी में एकाधिक फ़ाइलों के साथ कार्य करने में आपकी मदद करती हैं. हालाँकि, एकाधिक लाइब्रेरीज़ आपके समूह के लिए उपयुक्त हो सकती हैं.

हो सकता है, कि आप विभिन्न आवश्यकताओं की पूर्ति के लिए एक लाइब्रेरी चाहें. उदाहरण के लिए, हो सकता है, कि आपके पास एक ही समूह में अनेक प्रोजेक्ट हों या एक ही प्रोजेक्ट पर कार्य करने वाले एकाधिक समूह हों. किसी एकल लाइब्रेरी के उपयोग पर विचार करना जबकि:

  • आपके समूह को फ़ाइलों के एक ही समूह की सारांश जानकारी या विभिन्न दृश्य देखने की आवश्यकता हो. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि कोई प्रबंधक, विभाग द्वारा या नियत दिनांक द्वारा समूहीकृत सभी फ़ाइलें देखना चाहे.

  • लोग कि‍सी साइट के समान स्थान पर फ़ाइलें खोजना चाहते हों.

  • आप फ़ाइलों के लि‍ए समान सेटिंग्स लागू करना चाहते हैं, जैसे फ़ाइलों के संस्करण ट्रैक करना या स्वीकृति की आवश्यकता.

  • लाइब्रेरी के साथ कार्य कर रहे समूह, समान वि‍शेषताएँ साझा करते हों, जैसे अनुमति‍यों के समान स्तर.

  • आप कि‍सी स्प्रेडशीट में फ़ाइलों की जानकारी का वि‍श्लेषण करना या फ़ाइलों के बारे में समेकित अद्यतन प्राप्त करना चाहते हों.

किसी लाइब्रेरी में दस्तावेज़ों के साथ दक्षतापूर्ण ढंग से कार्य करने के लिए, आप फ़ाइलों को स्तंभ जोड़कर, दृश्यों को निर्धारित कर या फ़ोल्डर बनाकर किसी लाइब्रेरी में व्यवस्थित कर सकते हैं.

जब उन फ़ाइलों के समूहों के बीच, जि‍न्हें आप संग्रहीत और प्रबंधि‍त करना चाहते हैं या फ़ाइलों पर कार्य कर रहे लोगों के समूहों के बीच, स्पष्ट भिन्नताएँ होती हैं तो हो सकता है, कि आप एकाधि‍क लाइब्रेरीज़ बनाना चाहें. एकाधिक लाइब्रेरीज़ का उपयोग करें जबकि:

  • आप जिन फ़ाइलों को संग्रहीत और प्रबंधि‍त करना चाहते हैं, उनके प्रकार भिन्न हैं और आप लोगों से, फ़ाइलों के सारांश बार-बार देखने या फ़ाइलें एक साथ खोजने की अपेक्षा नहीं करते हैं.

  • फ़ाइलों का उपयोग कर रहे लोगों के समूह भिन्न हैं और उनके पास स्पष्ट रूप से भिन्न अनुमति स्तर हैं.

  • आपको फ़ाइलों के विभिन्न सेट्स पर भिन्न सेटिंग्स, जैसे वर्ज़निंग या स्वीकृति लागू करने की आवश्यकता है.

  • आपको फ़ाइलों का एक साथ वि‍श्लेषण करने की या फ़ाइलों के बारे में समेकि‍त अद्यतन प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है.

  • आप नई फ़ाइलें बनाने के लि‍ए वि‍कल्पों के वि‍भि‍न्न सेट्स प्रदान करना चाहते हैं या आप लाइब्रेरी के नया मेनू के वि‍कल्पों को अलग क्रम में दि‍खाना चाहते हैं.

एकाधिक लाइब्रेरीज़ के साथ प्रभावी रूप से कार्य करने के कुछ तरीके नि‍म्न हैं.

साइट टेम्पलेट्स और स्तंभ सेट करना    यदि आपका संगठन इसकी लाइब्रेरीज़ पर कुछ संगत सेटिंग्स स्थापित करने के लिए चाहता है तो इसे साइट स्तंभों और साइट टेम्पलेट्स को सेट कर सकते हैं। आप पूरे एकाधिक लाइब्रेरीज़ सेटिंग्स साझा कर सकते हैं ताकि आप सेटिंग्स के द्वारा प्रत्येक बार पुनर्निर्माण के लिए आपके पास नहीं है।

किसी अन्य स्थान पर फ़ाइलें भेजना    यदि आप किसी फ़ाइल को एकाधिक लाइब्रेरीज़ में उपलब्ध कराना चाहते हैं, तो आप कर सकते हैं इसे एक लाइब्रेरी में संग्रहीत करें, और फिर प्रतिलिपि अन्य लाइब्रेरीज़ को भेजें। आप किसी भी दस्तावेज़ की प्रतिलिपि को मूल स्वरूप में परिवर्तन करने पर अद्यतन करने के लिए बारे में अनुस्मारक प्राप्त हो करना चुन सकते हैं।

लाइब्रेरी टेम्पलेट्स बनाएँ    लाइब्रेरीज़ के लिए कुछ यूनिफ़ॉर्म सेटिंग्स स्थापित या लाइब्रेरीज़ में विशेषताओं का पुन: उपयोग करने के लिए चाहते हैं, तो आप किसी लाइब्रेरी को टेम्पलेट के रूप में सहेज सकते हैं। लाइब्रेरी टेम्पलेट्स आपकी साइट पर कोई अनुप्रयोग जोड़ें पृष्ठ पर कोई विकल्प के रूप में उपलब्ध हैं।

कि‍सी लाइब्रेरी में फ़ाइलें व्यवस्थि‍त करने के अनेक तरीके हैं. आप स्तंभ जोड़ सकते हैं, दृश्य निर्धारित कर सकते हैं और फ़ोल्डर्स बना सकते हैं. प्रत्येक पद्धति का अपना लाभ है और आप प्रत्येक पद्धति को अपनी लाइब्रेरी और अपनी टीम की अद्वितीय आवश्यकताओं के अनुरूप एक साथ संयोजित कर सकते हैं.

डिफ़ॉल्ट रूप से लाइब्रेरीज़, फ़ाइल का नाम, साथ ही साथ फ़ाइल की स्थिति के बारे में जानकारी ट्रैक करती हैं, जैसे यह चेक इन की गई है या नहीं. लेकिन, आप वे अतिरिक्त स्तंभ निर्दिष्ट कर सकते हैं जो फ़ाइलों को श्रेणीबद्ध और ट्रैक करने में आपके समूह की सहायता करते हैं, जैसे किसी अभियान का नाम या कोई प्रोजेक्ट संख्या, या आपकी टीम के लिए कोई अन्य महत्वपूर्ण जानकारी. आपके पास आपके द्वारा बनाए गए स्तंभ के प्रकार के लि‍ए कई वि‍कल्प हैं, जि‍समें पाठ की कोई पंक्ति, वि‍कल्पों की कोई ड्रॉप-डाउन सूची, अन्य स्तंभों से परि‍कलि‍त की गई कोई संख्या, या यहाँ तक कि आपकी साइट पर स्थि‍त कि‍सी व्यक्ति का नाम और चि‍त्र शामिल हैं.

स्तंभ, वह स्तंभ शीर्ष प्रदान करते हैं, जो लोगों के लिए दस्तावेज़ों को सॉर्ट और फ़िल्टर करना आसान बना देते हैं. जब आप किसी लाइब्रेरी में फ़ाइलें प्रदर्शित करते हैं तो आप किसी स्तंभ के नाम को इंगित करके और फिर नाम के साथ नीचे तीर पर क्लिक करके फ़ाइलें सॉर्ट या फ़िल्टर कर सकते हैं. यदि आप किसी विशेष तरीके से फ़ाइलें देखना चाहते हैं तो यह आपके लिए मददगार हो सकता है, लेकिन अगली बार लाइब्रेरी देखते समय, आपको चरण दोहराना होगा.

स्तंभ जोड़ने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, बनाना, परिवर्तित करना, या किसी स्तंभ में किसी सूची या लाइब्रेरी हटानादेखें।

क्या उपयोगकर्ता आमतौर से यह देखना चाहेंगे: किसी विशेष प्रोजेक्ट से संबंधित सभी दस्तावेज़, वे सभी दस्तावेज़, जो किसी विशेष विभाग से संबंधित हों, या दस्तावेज़ों को उनके देय महीने द्वारा समूहीकृत करना? यदि आप फ़ाइलों को आमतौर पर किसी विशेष तरीके से देखने की अपेक्षा करते हैं, तो आप दृश्य निर्धारित कर सकते हैं. आप इस दृश्य का उपयोग, किसी भी समय लाइब्रेरी में कार्य करते समय कर सकते हैं. जब आप कोई दृश्य बनाते हैं, तो इसे लाइब्रेरी रिबन में स्थित वर्तमान दृश्य ड्रॉप-डाउन सूची में जोड़ दि‍या जाता हैं.

लाइब्रेरी दृश्य, किसी पृष्ठ पर स्तंभों का ऐसा चयन है, जो लाइब्रेरी में आइटम प्रदर्शित करता है और आमतौर से एक विशेष सॉर्ट क्रम, फ़िल्टर, समूहीकरण और कस्टम लेआउट निर्धारित करता है. लाइब्रेरीज़ में व्यक्तिगत दृश्य और सार्वजनिक दृश्य हो सकते हैं. ऐसा कोई भी व्यक्ति, जिसे साइट पर सदस्य समूह में असाइन किया गया है (जिसके पास योगदान अनुमति स्तर है), फ़ाइलों को किसी निश्चित तरीके से देखने के लिए या केवल देखी जाने वाली इच्छित फ़ाइलों को फ़िल्टर करने के लिए व्यक्तिगत दृश्य बना सकता है. यदि आपके पास लाइब्रेरी डिज़ाइन करने की अनुमति है, तो आप ऐसा सार्वजनि‍क दृश्य बना सकते हैं, जि‍से लाइब्रेरी देखते समय कोई भी व्यक्ति उपयोग कर सकता है. आप किसी भी सार्वजनि‍क दृश्य को डिफ़ॉल्ट दृश्य भी बना सकते हैं, ताकि लोग लाइब्रेरी के उस दृश्य को स्वचालित रूप से देखें.

यदि आपके समूह के सदस्य कि‍सी मोबाइल डि‍वाइस पर लाइब्रेरीज़ देखते हैं, तो आप उन मोबाइल दृश्यों को भी बना सकते हैं, जो सीमा प्रदान करते हैं, जैसे कि‍सी दृश्य में प्रदर्शि‍त होने वाले आइटम्स की संख्या, जो डि‍वाइस के बैंडवि‍ड्थ और सीमाओं के लि‍ए अधि‍कतम हो.

दृश्यों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, बनाना, परिवर्तित करना, या किसी सूची या लाइब्रेरी का कोई दृश्य हटानादेखें।

फ़ोल्डर्स वे कंटेनर होते हैं, जिनका उपयोग कर उपयोगकर्ता, किसी लाइब्रेरी या सूची में सामग्री को समूहीकृत और प्रबंधित कर सकते हैं. यदि फ़ोल्डर्स, लाइब्रेरी के लिए सक्षम हैं, तो आप अधिकतर लाइब्रेरीज़ प्रकार के लिए फ़ोल्डर्स जो़ड़ सकते हैं. यदि आपकी लाइब्रेरी में कई आइटम्स हैं, तो फ़ोल्डर्स उन आइटम तक पहुँचने की क्षमता में सुधार भी करते हैं. जब आप कोई फ़ोल्डर बनाते हैं, तो परिदृश्यों के पीछे आप कोई आंतरिक अनुक्रमणिका बना रहे होते हैं. यह आंतरिक अनुक्रमणिका, रूट फ़ोल्डर के लिए या किसी सूची या लाइब्रेरी के शीर्ष-स्तर के लिए भी बनाई जाती है. जब आप किसी फ़ोल्डर के आइटम्स तक पहुँचते हैं, तो आप डेटा तक पहुँचने के लिए इस आंतरिक अनुक्रमणिका का प्रभावी रूप से उपयोग कर रहे होते हैं.

यदि किसी लाइब्रेरी में ऐसे कई आइटम्स शामिल हों, जिन्हें किसी विशेष तरीके से समूहीकृत किया जा सकता हो, तो आप फ़ोल्डर्स का उपयोग लाइब्रेरी में सामग्री व्यवस्थित करने के लिए कर सकते हैं. समूहों के अच्छे उदाहरणों में प्रोजेक्ट्स, टीम, विभाग, उत्पाद श्रेणियाँ, आयु श्रेणियाँ, वर्णानुक्रम सूचियाँ और वर्णानुक्रम उपसमूह शामिल हैं (A-C, D-F, आदि). फ़ोल्डर्स परिचित तरीके से अनेक फ़ाइलें स्कैन और प्रबंधित करने में लोगों की मदद कर सकते हैं.

लाइब्रेरी में फ़ोल्डर्स

डिफ़ॉल्ट रूप से, सक्षम फ़ोल्डर्स के साथ किसी लाइब्रेरी फ़ोल्डर्स में किसी भी फ़िल्टर्स के बिना लाइब्रेरी का डिफ़ॉल्ट दृश्य प्रदर्शित करता है। उपयोगकर्ताओं को उपयुक्त फ़ोल्डर का चयन कर सकते हैं जब वे नए दस्तावेज़ सम्मिलित करें क्योंकि यह उपयोगी होता है। सभी फ़ोल्डर्स प्रदर्शित करते हुए भी उसे कम संभव है कि आइटम्स ग़लत तरीके से लाइब्रेरी में फ़ोल्डर्स के बाहर जोड़ दिया जाएगा कि बनाता है। आप आसानी से दस्तावेज़ भिन्न लाइब्रेरी फ़ोल्डर्स में लाइब्रेरी रिबन पर उपलब्ध Explorer के साथ खोलें आदेश का उपयोग करके पुनः व्यवस्थित कर सकते हैं।

नोट:  किसी लाइब्रेरी दृश्य को केवल निर्दिष्ट मापदंड द्वारा सॉर्ट करें पर सेट किया जा सकता है, जिस स्थिति में दृश्य में फ़ोल्डर किसी भी आइटम के पहले नहीं प्रकट होते हैं. यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता आसानी से सही फ़ोल्डर का पता लगा सकें, तो हो सकता है कि आप इस दृश्य सॉर्ट विकल्प का उपयोग करना न चाहें.

हालाँकि लाइब्रेरी फ़ोल्डर्स, साइट नेविगेशन में प्रदर्शित नहीं होते हैं, साइट स्वामी या साइट डिज़ाइन की अनुमति वाला उपयोगकर्ता ट्री दृश्य को सक्षम कर सकता है, जो साइट नेविगेशन में साइट सामग्री अनुभाग प्रदर्शित करता है और आपको लाइब्रेरीज़ के फ़ोल्डर्स को विस्तृत, संक्षिप्त करने और उनमें आसानी से नेविगेट करने देता है.

साइट पर ट्री दृश्य

फ़ोल्डर्स के बारे में अधिक जानकारी के लिए, किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में कोई फ़ोल्डर बनाएँ या किसी लाइब्रेरी में फ़ोल्डर हटानादेखें।

सभी तीन तरीके एक साथ कार्य कर सकते हैं। आप किसी लाइब्रेरी का डिफ़ॉल्ट दृश्य में दस्तावेज़ों को ट्रैक करने के लिए उपयोग समान स्तंभों कई फ़िल्टर मापदंड के साथ एक दृश्य बनाने के लिए उपयोग किया जा सकता है। लोग सॉर्ट करें और कृपया ज़रूर आएँ पर सामग्री ढूँढने के लिए स्तंभ शीर्ष लेख पर क्लिक करके गतिशील रूप से किसी दृश्य को फ़िल्टर कर सकते हैं। कोई फ़ोल्डर संरचना को लाइब्रेरी में परिभाषित किया गया है, तो आप "लाइब्रेरी दृश्य सेट करके फ़्लैट करें कर सकते हैं" फ़ोल्डर्स के बिना सभी आइटम्स दिखाएँ विकल्प में फ़ोल्डर्स अनुभाग जब आप दृश्य को संशोधित करें या बनाएँ। प्रत्येक पद्धति सही सामग्री पर सही समय और सही तरीके से आपके लिए प्राप्त करने के लिए अन्य पूरा कर सकते हैं।

कुछ लाइब्रेरीज़ आपके लिए तब बनाई जाती हैं, जब आप कोई नई साइट बनाते हैं, जैसे किसी टीम साइट में दस्तावेज़ लाइब्रेरी. आप अपने उद्देश्यों के लिए इन लाइब्रेरीज़ को अनुकूलित कर सकते हैं या आप अपनी स्वयं की अतिरिक्त लाइब्रेरीज़ बना सकते हैं. प्रत्येक प्रकार की लाइब्रेरी का एक विशिष्ट उद्देश्य होता है और कुछ में व्यवहारों और सुविधाओं का भिन्न सेट होता है.

महत्वपूर्ण:  उस SharePoint के संस्करण, जिस पर आपकी साइट आधारित है, Office 365 की योजना, जिसके लिए आपका संगठन सब्सक्राइब करता है या आपकी साइट पर कुछ सुविधाएँ सक्षम हैं या नहीं, इस पर निर्भर करते हुए, आपके पास अपनी साइट पर कम या अधिक लाइब्रेरीज़ उपलब्ध हो सकती हैं.

संपत्ति लाइब्रेरी     डिजिटल मीडिया संपत्तियाँ, जैसे छवि, ऑडियो और वीडियो फ़ाइलों को साझा और प्रबंधित करने के लिए, संपत्ति लाइब्रेरी का उपयोग करें. संपत्ति लाइब्रेरी, डिजिटल मीडिया उपयोगकर्ताओं के लिए वे डिजिटल मीडिया फ़ाइलें खोजना और पुन: उपयोग करना सरल बनाती है जिन्हें अन्य व्यक्ति पहले ही बना चुके हैं, जैसे लोगो और कॉर्पोरेट छवियाँ. संपत्ति लाइब्रेरी, मीडिया संपत्तियों को प्रबंधित और ब्राउज़ करने के लिए गुणों और दृश्यों के साथ सामग्री प्रकार भी प्रदान करती है, जैसे थंबनेल और मेटाडेटा कीवर्ड्स. उदाहरण के लिए, हो सकता है, कि आप अनुप्रयोगों से ब्रांडेड छवियाँ और पुनः उपयोग योग्य सामग्री अंशों को प्रबंधित और संग्रहीत करना चाहते हों, ताकि वे आपके संपूर्ण एंटरप्राइज़ पर उपलब्ध रहें और समान रूप से उपयोग किए जाएँ.

डैशबोर्ड्स लाइब्रेरी    इसमें वेब पार्ट पृष्ठ, स्थिति सूचियों के साथ वेब पार्ट पृष्ठ, और PerformancePoint परिनियोजित डैशबोर्ड्स शामिल होते है.

डेटा कनेक्शंस लाइब्रेरी     डेटा कनेक्शंस के रखरखाव और प्रबंधन को सरल बनाने के लिए, डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी का उपयोग करें. डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी, Office डेटा कनेक्शन (ODC) फ़ाइलों को संग्रहीत करने का केंद्रीयकृत स्थान है. इनमें से प्रत्येक फ़ाइल (.odc) में किसी बाह्य डेटा स्रोत का पता लगाने, उस पर लॉग ऑन करने, क्वेरी करने और उस पर पहुँच प्राप्त करने के बारे में जानकारी शामिल होती है. डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी में ODC फ़ाइलें केन्द्रीकृत करना, SharePoint साइट के अंतर्गत डेटा कनेक्शन फ़ाइलें साझा करना, प्रबंधित करना और खोजना भी संभव बनाता है, और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है, कि व्यावसायिक डेटा और रिपोर्ट्स, विशेष रूप से स्प्रेडशीट्स, "सच्‍चाई का एक संस्करण" के रूप में मानों और सूत्र परिणामों के संगत सेट बनाए रखें.

नोट: PerformancePoint के लिए डेटा कनेक्शन फ़ाइलों के रखरखाव और प्रबंधन को सरलीकृत करने के लिए, PerformancePoint की डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी का उपयोग करें. इस लाइब्रेरी में, आप ODC और यूनिवर्सल डेटा कनेक्शन (UDC) फ़ाइलें संग्रहीत कर सकते हैं.

दस्तावेज़ लाइब्रेरी     दस्तावेज़ और स्प्रेडशीट्स सहित, कई फ़ाइल प्रकारों के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी का उपयोग करें. आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी में अन्य प्रकार की फ़ाइलें संग्रहीत कर सकते हैं, हालाँकि कुछ फ़ाइल प्रकार सुरक्षा कारणों से अवरोधित हैं. जब आप उन प्रोग्राम्स के साथ कार्य करते हैं, जो अवरोधित नहीं हैं तो आप लाइब्रेरी से वे फ़ाइलें बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आपकी विपणन टीम के पास योजना सामग्री, प्रेस विज्ञप्तियों और प्रकाशनों के लिए अपनी स्वयं की दस्तावेज़ लाइब्रेरी हो सकती है.

प्रपत्र लाइब्रेरी    यदि आपको XML-आधारित व्यावसायिक प्रपत्रों के समूह को प्रबंधित करना हो, तो प्रपत्र लाइब्रेरी का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, हो सकता है, कि आपका संगठन, व्यय रिपोर्ट्स के लिए प्रपत्र लाइब्रेरी का उपयोग करना चाहे. प्रपत्र लाइब्रेरी को सेटअप करने के लिए XML संपादक या XML प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम जैसे Microsoft InfoPath की आवश्यकता होती है. वह प्रपत्र, जिसे लोग भरते हैं वह केवल एक .xml फ़ाइल है जिसमें वह डेटा (और केवल डेटा) होता है जिसे प्रपत्र में दर्ज किया गया था, जैसे कि व्यय दिनांक और राशि. अन्य सभी कुछ, जो व्यय रिपोर्ट को बनाता है, वह प्रपत्र टेम्पलेट द्वारा प्रदान किया जाता है. लोगों द्वारा प्रपत्र भरने के बाद, आप प्रपत्र डेटा को मर्ज कर सकते हैं या इसे विश्लेषण के लिए निर्यात कर सकते हैं.

चित्र लाइब्रेरी    डिजिटल चित्रों या ग्राफ़िक्स के संग्रह को साझा करने के लिए, चित्र लाइब्रेरी का उपयोग करें. हालाँकि चित्र अन्य प्रकार की SharePoint लाइब्रेरीज़ में संग्रहीत किए जा सकते हैं, चित्र लाइब्रेरीज़ के कई लाभ हैं. उदाहरण के लिए, चित्र लाइब्रेरी से आप स्लाइड शो में चित्रों को देख सकते हैं, अपने कंप्यूटर पर चित्रों को डाउनलोड कर सकते हैं और चित्रों को संगत ग्राफ़िक्स प्रोग्राम्स जैसे Microsoft Paint के साथ संपादित कर सकते हैं. यदि आप टीम इवेंट्स या उत्पाद लॉन्च के चित्र संग्रहीत करना चाहते हैं, तो चित्र लाइब्रेरी बनाने पर विचार करें. आप अपनी लाइब्रेरी में अपनी साइट पर किसी अन्य स्थान से, जैसे विकी और ब्लॉग्स से चित्रों को लिंक कर सकते हैं.

अभिलेख लाइब्रेरी     अपने संगठन के अभिलेख या महत्वपूर्ण व्यवसायिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत और प्रबंधित करने के लिए केंद्रीय रिपॉसिटरी रखने हेतु, अभिलेख लाइब्रेरी का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, आपके संगठन को अनुपालन नियमों का पालन करना पड़ सकता है जिसमें प्रासंगिक दस्तावेज़ों के लिए एक व्यवस्थित प्रक्रिया की आवश्यकता होती है. एक अभिलेख केंद्र साइट में विभिन्न प्रकार के अभिलेखों को रखने के लिए अनेक अभिलेख लाइब्रेरीज हो सकती हैं. प्रत्येक लाइब्रेरी के लिए आप उन नीतियों को सेट कर सकते हैं जो संग्रहीत किए जाने वाले अभिलेख, दस्तावेज़ों को रूट और प्रबंधित करने का तरीका और इन अभिलेखों को रखे जाने की अवधि निर्धारित करती है.

रिपोर्ट लाइब्रेरी     वेब पृष्ठों, दस्तावेज़ों और मैट्रिक्स और लक्ष्यों के की परफ़ॉर्मेंस इंडिकेटर्स (KPI) के निर्माण, प्रबंधन और वितरण को सरल बनाने के लिए, रि‍पोर्ट लाइब्रेरी का उपयोग करें. रि‍पोर्ट लाइब्रेरी वह केंद्रीय स्थान है जहाँ आप रि‍पोर्ट्स जैसे Excel कार्यपुस्तिकाएँ और डैशबोर्ड पृष्ठ बना और सहेज सकते हैं. जब आप किसी Excel कार्यपुस्तिका को रि‍पोर्ट्स लाइब्रेरी में प्रकाशित करते हैं, तो इसे ब्राउज़र दृश्य में खोलने के लिए एकल-क्लिक में सक्षम किया गया है, जो इसे एक वेब पार्ट्स पृष्ठ पर जोड़े बिना कार्यपुस्तिका को देखने का एक सुविधाजनक तरीका है.

प्रक्रिया आरेख लाइब्रेरी (मेट्रिक और US इकाईयाँ)    आरेख प्रक्रिया दस्तावेज़ संग्रहीत और साझा करने के लिए, जैसे कि Microsoft Visio द्वारा बनाए गए दस्तावेज़, किसी प्रक्रिया आरेख लाइब्रेरी का उपयोग करें. मीट्रिक और US इकाई लाइब्रेरीज़ अपने संबंधित मापों में अनुरूपित की जाती हैं.

Wiki पृष्‍ठ लाइब्रेरी    कनेक्टेड विकी पृष्ठों का संग्रह बनाने के लिए, विकी पृष्ठ लाइब्रेरी का उपयोग करें. विकी, एकाधिक लोगों को उस स्वरूप में जानकारी को एकत्रित करने में सक्षम बनाती है, जो बनाने और संशोधित करने में आसान है. आप अपनी लाइब्रेरी में ऐसे विकी पृष्ठ भी जोड़ सकते हैं जिनमें चित्र, तालिकाएँ, हाइपरलिंक्स और आंतरिक लिंक्स हों. उदाहरण के लिए यदि आपकी टीम, प्रोजेक्ट के लिए एक विकी साइट बनाती है, तो साइट, युक्तियों और सुविधाओं को ऐसे पृष्ठों की श्रृंखलाओं में संग्रहीत कर सकती है, जो एक दूसरे से कनेक्ट होते हैं.

नोट: आपकी साइट और कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर, अतिरिक्त सिस्टम लाइब्रेरीज़, जैसे शैली लाइब्रेरी, साइट संपत्ति लाइब्रेरी और साइट पृष्ठ लाइब्रेरी आपके लिए स्वचालित रूप से बनाई जाती हैं. हालाँकि, आप उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के माध्यम से इन विशिष्ट लाइब्रेरीज़ को नहीं बना सकते.

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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