रि‍पोर्ट केंद्र का परि‍चय

हो सकता है आपकी व्‍यापारि‍क प्रक्रि‍या में यह ज़रूरी हो कि‍ रि‍पोर्टों को प्रदर्शि‍त कि‍या जाए और आपकी कंपनी की इंट्रानेट साइट पर उसे अद्यति‍त रखा जाए. रि‍पोर्ट केंद्र से आप अपनी रि‍पोर्टों को बेहतर तरीके से लि‍ख सकते हैं, उनका प्रदर्शन कर सकते हैं, उन्‍हें व्यवस्थित कर सकते हैं और उन्‍हें ढूँढ सकते हैं. यह लेख आपका रि‍पोर्ट केंद्र के मुख्‍य घटकों से परि‍चय कराता है.

इस लेख में

रि‍पोर्ट केंद्र कि‍से कहते हैं?

डैशबोर्ड पेज कि‍से कहते हैं?

रि‍पोर्ट केंद्र मुख पृष्‍ठ का ओवरव्‍यू

रि‍पोर्ट केंद्र साइट के घटकों का ओवरव्‍यू

रि‍पोर्ट केंद्र कि‍से कहते हैं?

रि‍पोर्ट केंद्र एक साइट टेम्पलेट होता है जि‍से रि‍पोर्टों, डैशबोर्ड पेजों तथा मुख्य प्रदर्शन संकेतक (KPI) को व्यवस्थित करने और उन्‍हें प्रदर्शि‍त करने के लि‍ए ऑप्‍टि‍माइज़ कि‍या जाता है. यह कि‍सी टीम, वि‍भाग, या संगठन हेतु साझा रि‍पोर्टों को सहेजने, पुनर्प्राप्‍त करने और संशोधि‍त करने के केंद्र का काम कर सकता है. उपयुक्‍त अनुमतियों से साइट संग्रह में कहीं भी कोई भी रि‍पोर्ट केंद्र का नि‍र्माण कर सकता है.

रि‍पोर्ट केंद्र साइट टेम्पलेट को चुनना

डि‍फ़ॉल्‍ट रूप में, प्रत्‍येक साइट संग्रह की उच्‍च-स्‍तरीय साइट में एक रि‍पोर्ट केंद्र बना होता है यह शीर्ष लिंक पट्टी में रि‍पोर्ट नामक एक टैब में दि‍खने लगता है.

शीर्ष लिंक पट्टी पर स्‍थि‍त रि‍पोर्ट टैब

रि‍पोर्ट केंद्र में Office Excel 2007 कार्यपुस्‍ति‍काओं, SQL रि‍पोर्टिंग सेवाओं से संबंधि‍त रि‍पोर्टों, डैशबोर्डों तथा अन्‍य रि‍पोर्टों पर ब्राउज़ करने के लि‍ए एक वि‍शेष दस्‍तावेज़ी लायब्रेरी होती है. वैयक्‍तिकृत रि‍पोर्टों एवं डैशबोर्डों को परि‍भाषि‍त करने, रि‍पोर्टों को श्रेणि‍यों के द्वारा ब्राउज़ करने या आगामी रि‍पोर्टों के कैलेंडर को देखने तथा सांदर्भि‍क रि‍पोर्टों हेतु पंजीकरण करने के लि‍ए रि‍पोर्ट केंद्र का प्रयोग करें.

कौन-कौन किस-कि‍स डेटा को देख सकते हैं, यह अनुकूलित करने के लि‍ए आप डेटा के दृश्‍य को बदलने के लि‍ए मौजूदा वेब पार्टों से वि‍भि‍न्‍न फ़ि‍ल्‍टर वेब पार्टों को डैशबोर्ड पेज पर जोड़ सकते हैं. जैसे, कि‍सी क्षेत्र के सेल्‍स व्यवस्थापक को अन्‍य क्षेत्र के सेल्‍स व्यवस्थापक के दृश्‍य से अलग उसके बि‍क्री के आंकड़े प्रस्‍तुत कि‍ए जा सकते हैं.

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डैशबोर्ड पेज कि‍से कहते हैं?

डैशबोर्ड पेज रि‍पोर्ट केंद्र का एक महत्‍वपूर्ण पक्ष होता है. डैशबोर्ड वे उपकरण होते हैं जि‍नसे स्‍थि‍ति‍ के बारे में बताया जा सकता है और कार्यों को आगे बढ़ाया जा सकता है. Office SharePoint सर्वर 2007 डैशबोर्ड ऐसा वेब पेज टेम्पलेट होता है जि‍ससे आप रि‍पोर्टों, चार्टों, मैट्रि‍कों तथा मुख्य प्रदर्शन सूचकों की सूचियों जैसे पृथक संसाधनों से जानकारि‍यों को एकत्रि‍त करके उनका प्रदर्शन कर सकते हैं. आप वि‍भि‍न्‍न वेब पार्टों का उपयोग करके अपना स्‍वयं का डैशबोर्ड पेज बना सकते हैं, अथवा आप अपनी साइट के मौजूदा पेजों में वेब पार्टों को जोड़ सकते हैं. आप नि‍म्‍नलि‍खि‍त उदाहरण से इनमें से कुछ वेब पार्टों से परिचि‍त हो सकते हैं.

नमूना डैशबोर्ड

1. सामग्री संपादक वेब पार्ट — यह पाठ, तालि‍काओं एवं छवि‍यों को फ़ॉर्मेट करने में उपयोग होता है

2. संपर्क वि‍वरण वेब पार्ट — यह इस पेज अथवा साइट के संपर्क संबंधी वि‍वरणों को प्रदर्शि‍त करने में उपयोग होता है

3. मुख्य कार्यक्षमता संकेतक वेब पार्ट — यह लक्ष्‍योन्‍मुख कार्यों के वि‍कास को प्रदर्शि‍त करने वाले स्‍थि‍ति‍ संकेतकों की सूची को दि‍खाता है

4. Excel वेब पहुँच वेब पार्ट — ये तीन क्षेत्र Excel कार्यपुस्‍ति‍का से संवाद करने और कार्यपुस्‍ति‍का डेटा को पृष्‍ठ में प्रदर्शि‍त करने के लि‍ए Excel वेब पहुँच का उपयोग कर सकते हैं.

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रि‍पोर्ट केंद्र मुख पृष्‍ठ का ओवरव्‍यू

रि‍पोर्ट टैब पर क्‍लि‍क करने के बाद दि‍खाई देने वाला मुख पृष्‍ठ रि‍पोर्ट केंद्र का प्रमुख घटक है. यह पृष्‍ठ प्रकाशि‍त या संक्षि‍प्‍त व्‍यापारि‍क जानकारी तक पहुँचने के एक प्रमुख पोर्टल का काम करता है. इस पृष्‍ठ पर प्रदर्शि‍त होने वाली जि‍स जानकारी का आप चयन करते हैं, उसको विभि‍न्‍न संसाधनों से अद्यतन कि‍या जा सकता है और SharePoint साइट के अन्‍य कि‍सी भी पृष्‍ठ के समान जानकारि‍यों को वेब पार्टों के संग्रह के माध्‍यम से प्रस्‍तुत कि‍या जाता है. यदि‍ आपको डि‍ज़ाइनर स्‍तर तक भी अनुमति‍ मि‍ली हुई है तो आप इच्‍छि‍त व्‍यापारि‍क जानकारी को शीघ्रता से देखने और उस तक पहुँचने के लि‍ए इन वेब पार्टों को जोड़ सकते हैं, हटा सकते हैं, संशोधि‍त कर सकते हैं या इनको पुनर्व्‍यवस्‍थि‍त कर सकते हैं.

युक्ति: जब आप पहली बार रि‍पोर्ट केंद्र मुख पृष्‍ठ पर ब्राउज़ करते हैं तो Office SharePoint Server 2007 में नमूना डैशबोर्ड, नमूना डेटा, नमूना KPI और डेटा कनेक्‍शन लायब्रेरी से संबंधि‍त जानकारी हेतु लिंक मौजूद होते हैं. अपने मुख पृष्‍ठ को अनुकूलित करने से पहले इस पृष्‍ठ में दी जानकारी की समीक्षा में ये मददगार साबि‍त हो सकते हैं. वेब पार्टों से काम करने के संबंध में अधि‍क जानकारी के लि‍ए इसे भी देखें खंड में वेब पार्टों से काम करने के संबंध में अधि‍क जानकारी के लि‍ए लिंक प्राप्‍त करें.

नि‍म्‍नलि‍खि‍त रेखांकन रि‍पोर्ट केंद्र मुख पृष्‍ठ के मुख्‍य घटकों को दर्शाता है.

रि‍पोर्ट केंद्र का मुख पृष्‍ठ

1. रि‍पोर्ट केंद्र को पहली बार उपयोग करने वाले उपयोगकर्ताओं को उपयोगी जानकारि‍याँ प्रदान करता है, इन उपयोगी जानकारि‍यों में शामि‍ल हैं नमूना डैशबोर्ड तक पहुँचने के लिंक, नमूना डेटा, नमूना KPI और डेटा कनेक्‍शन लायब्रेरी के बारे में जानकारी.

2. रि‍पोर्ट केंद्र के उपयोगकर्ताओं के लि‍ए ज़रूरी घोषणाएँ जोड़ें.

3. अपने नेटवर्क से जुड़े संपर्कों को जोड़ें या उनमें संशोधन करें.

4. रि‍पोर्ट केंद्र के मुख पृष्‍ठ पर नमूने KPI डि‍फ़ॉल्‍ट रूप में प्रदर्शि‍त होते हैं.

5. इस सारांश लिंक वेब पार्ट के द्वारा ज़रूरी दस्‍तावेज़ों या जानकारि‍यों से लिंकों को जोड़ें.

6. सूची दृश्‍य वेब पार्ट के द्वारा आप मुख पृष्‍ठ पर जि‍न ईवेंटों को उन्‍नत करना चाहते हैं, उनसे लिंकों को जोड़ें.

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रि‍पोर्ट केंद्र साइट के घटकों का ओवरव्‍यू

रि‍पोर्ट केंद्र को त्वरित लॉन्‍च करते समय आप कई सूचि‍यों और लाइब्रेरि‍यों का अपनी रि‍पोर्टों और डेटा कनेक्‍शन संसाधनों को व्यवस्थित करने में उपयोग कर सकते हैं. संसाधनों को अलग लाइब्रेरि‍यों में सहेजने से आप संस्‍करण के कार्य को, वर्कफ़्लो और प्रत्‍येक संसाधन हेतु अलग-अलग अनुमति‍यों को कॉन्‍फ़ि‍गर कर पाते हैं. जैसे, डेटा कनेक्‍शनों को संशोधि‍त करने या अपलोड करने के लि‍ए आई.टी. वि‍भाग के मात्र सदस्‍यों को अनुमति‍ देने हेतु अनुमति‍यों को कॉन्‍फ़ि‍गर कर सकते हैं. इसी तरह नई रि‍पोर्टों हेतु अनुमति‍ मांगने के लि‍ए वर्कफ़्लो को Office SharePoint Server 2007 में भी कॉन्‍फ़ि‍गर कर सकते हैं. ये सूचि‍याँ एवं लाइब्रेरि‍याँ यहाँ वर्णि‍त हैं.

रि‍पोर्ट लायब्रेरी

रि‍पोर्ट लायब्रेरी दो प्रकार की फ़ाइलों हेतु एक केंद्रीय संग्रहालय है: रि‍पोर्टों एवं डैशबोर्ड पेज. रि‍पोर्ट ऐसी Office Excel 2007 कार्यपुस्‍ति‍काएँ होती हैं जि‍नमें वह संसाधन डेटा होता है, जि‍से डैशबोर्ड पेजों में प्रदर्शि‍त कि‍या जा सके. डैशबोर्ड पेज एक या एक से अधि‍क Office Excel 2007 कार्यपुस्‍ति‍काओं से बनाए जा सकते हैं और ये KPI तथा PivotChart जैसे तत्‍वों का उपयोग कर सकते हैं.

रि‍पोर्ट लायब्रेरी में काम करना कि‍सी भी अन्‍य लायब्रेरी में काम करने के समान है. आप मौजूदा दस्‍तावेज़ों को अपलोड कर सकते हैं, नए दस्‍तावेज़ों को बना सकते हैं, उनमें संपादन कर सकते हैं, स्‍तंभों और दृश्‍यों में संशोधन कर सकते हैं तथा अनुमति‍यों को सेट कर सकते हैं. रि‍पोर्ट में अनुमति‍यों को वैसे ही सेट कि‍या जाता है जैसे कि‍सी अन्‍य दस्‍तावेज़ में या कि‍सी सूचीबद्ध आइटम में. आप लाइब्रेरि‍यों, फ़ोल्‍डरों या एकल फ़ाइलों में अनुमति‍याँ सेट कर सकते हैं. रि‍पोर्ट लायब्रेरी अन्‍य लाइब्रेरि‍यों से इस मायने में भि‍न्‍न होती है कि‍ यह Excel सेवा रि‍पोर्टों को सहेजने और उनके रखरखाव के लि‍ए वि‍स्‍तृत सहायता प्रदान करते हैं तथा उन डैशबोर्ड पेजों के नि‍र्माण को सरल बनाते हैं, जो KPI से डेटा को प्रदर्शित कर सकते हैं और Office Excel 2007 कार्यपुस्‍ति‍काओं से डेटा को प्रदर्शि‍त कर सकते हैं. आपके द्वारा बनाए गए सभी डैशबोर्ड पेज इस लायब्रेरी में सहेजे जाते हैं. Excel सेवाओं के बारे में अधि‍क जानकारी प्राप्‍त करने के लि‍ए इन लेखों कोExcel सहायता एवं कैसे करें सेवाएँ में देखें.

रि‍पोर्टों के बनने और Office SharePoint Server 2007 साइट में डल जाने के बाद लोग रि‍पोर्ट लायब्रेरी में जाकर रि‍पोर्ट पर नेवि‍गेट कर सकते हैं और फ़ाइल नाम में क्‍लि‍क करके आसानी से संशोधन कर सकते हैं. रि‍पोर्टों को व्यवस्थित करना उतना ही आसान है जि‍तना रि‍पोर्ट लायब्रेरी में जाकर सही रि‍पोर्ट पर नेवि‍गेट करना और नीचे की ओर जाते तीर पर क्‍लि‍क करना.

डेटा कनेक्‍शन लायब्रेरी

डेटा कनेक्‍शन लायब्रेरी रि‍पोर्ट केंद्र का एक महत्‍वपूर्ण भाग है. यह अन्‍य दस्‍तावेज़ी लाइब्रेरि‍यों के समान एक साझा संग्रहालय होता है, जि‍नमें दो भि‍न्‍न तरह की डेटा कनेक्‍शन फ़ाइलें सहेजी जाती हैं:

  • Office डेटा कनेक्‍शन (ओ.डी.सी.) फ़ाइलों में उन गुणों के सेट होते हैं जो यह परि‍भाषि‍त करते हैं कि‍ कैसे एक क्‍लाइंट अनुप्रयोग या पोर्टल सेवा डेटा संसाधन से जुड़ सकता है. ये फ़ाइलें यह भी परि‍भाषि‍त करती हैं कि‍ उपयोगकर्ता की ओर से डेटा तक पहुँचते हुए सुरक्षा नीति‍यों का कैसे उपयोग कि‍या जाए.

  • सार्वभौमिक डेटा कनेक्‍शन (यू्.डी.सी.) फ़ाइलें बहुस्‍तरीय ढॉंचों में अधि‍करण संबंधी मुद्दों से नि‍पटने के लि‍ए डेटा कनेक्‍शन जानकारी को Microsoft Office InfoPath 2007 प्रपत्र टेम्पलेट से एकल साइन-ऑन (एस.एस.ओ.) के ज़रि‍ए अमूर्त करता है. InfoPath Forms Services में उपलब्‍ध वेब सेवा प्रॉक्‍सी के उपयोग से अमूर्त करता है. अन्‍य Microsoft Office अनुप्रयोगों द्वारा उपयोग में लाए जाने वाले ओ.डी.सी. स्‍वरूप डेटाबेस कनेक्‍शनों के बारे में जानकारि‍यॉं सहेजता है. उससे इतर यू.डी.सी. फ़ाइलें वि‍भि‍न्‍न प्रकार के डेटा कनेक्‍शनों से संबंधि‍त जानकारि‍यों को सहेज सकती हैं. साथ ही इन्‍हें यथाभावी प्रकारों से संबंधि‍त जानकारि‍यों को सहेजने तक वि‍स्‍तृत कि‍या जा सकता है.

डेटा कनेक्‍शन लायब्रेरी

डेटा कनेक्‍शन लायब्रेरी का एक प्रमुख लाभ यह है कि‍ उसमें लोगों को जि‍स डेटा कनेक्‍शन तक पहुँचने की सबसे अधि‍क ज़रूरत हो सकती है, उसके पुनर्प्रयोग की क्षमता होती है. जैसे, कि‍सी KPI को प्रदर्शि‍त करने के लि‍ए बाह्य कनेक्‍शन बनाते वक्‍त आप डेटा कनेक्‍शन लायब्रेरी पर ब्राउज़ कर सकते हैं और उपलब्‍ध डेटा कनेक्‍शन फ़ाइलों में से चयन कर सकते हैं. यदि‍ नेटवर्क में कोई ऐसा परि‍वर्तन होता है जि‍ससे कोई अन्‍य कनेक्‍शन प्रभावि‍त हो रहा हो तो सर्वर में उपयुक्‍त डेटा कनेक्‍शन में एक बार संशोधन किया जा सकता है. सभी उपयोगकर्ता कनेक्‍शन अगली बार बाह्य डेटा से कनेक्‍शन को रीफ़्रेश करते ही स्‍वचालि‍त रूप से अद्यतन प्राप्‍त करने लगेंगे. Office SharePoint Server 2007 बाह्य डेटा संसाधनों से जुड़ने में मदद करता है:

  • Office Excel 2007 कार्यपुस्‍ति‍का

  • Office Access 2007 डेटाबेस

  • अन्‍य OLEDB या ODBC डेटा संसाधन

  • Microsoft SQL सर्वर डेटाबेस

डेटा कनेक्शन लायब्रेरी डि‍फ़ॉल्‍ट रूप से सामग्री अनुमोदन सुविधा को चालू रखता है और इसके साथ ही उच्‍च स्‍तरीय नि‍यंत्रण और सुरक्षा भी प्रदान करता है. योगदान अनुमति‍ स्‍तर के साइट के सदस्‍य फ़ाइलों को लायब्रेरी में सहेज सकते हैं, लेकि‍न उस फ़ाइल का उपयोग Office InfoPath 2007 के ज़रि‍ए केवल उसका स्‍वामी ही कर सकता है. जैसे, जब तक कि‍ सामग्री अनुमोदक फ़ाइल का अनुमोदन न कर दे. डि‍फ़ॉल्‍ट रूप में डि‍ज़ाइनर अनुमति‍ के स्‍तर के सभी सदस्‍यों के पास आइटमों के अनुमोदन की अनुमति‍ है. संक्षेप में कहें तो आप साइट संग्रह सेट अप कर सकते हैं, जि‍ससे आप जि‍न्‍हें नि‍युक्‍त करें, केवल वे ही यू.डी.सी. फ़ाइलों का अनुमोदन कर सकें.

नोट: डेटा कनेक्‍शन आपके व्‍यवस्‍थापक या आपके मौजूदा डेटा संसाधनों और आपके नेटवर्क संरचना से परिचित व्यक्ति के द्वारा ही कन्‍फ़ि‍गर कि‍ए जाने चाहि‍एँ.

रि‍पोर्ट कैलेंडर

रि‍पोर्ट कैलेंडर वह कैलेंडर सूची है जि‍समें कि‍सी भी रि‍पोर्ट या रि‍पोर्ट समय तालि‍का की तारीख संबंधी प्रत्‍येक जानकारी मौजूद हो सकती है. जैसे, आप रि‍पोर्ट कैलेंडर से यह नि‍र्देश दे सकते हैं कि‍ कि‍न कि‍न तारीखों पर रि‍पोर्ट डेटा रीफ़्रेश या लोड हो और मुझे सूचना दें फ़ीचर से अनुस्‍मारक सेट कर सकते हैं. आप Office Excel 2007 या Office Access 2007 में कैलेंडर संबंधी जानकारि‍यों को व्यवस्थित कर सकते हैं और उनका वि‍श्‍लेषण कर सकते हैं. आप रि‍पोर्ट कैलेंडर को अपने Office Outlook 2007 कैलेंडर से जोड़कर सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं और जैसा कि‍ अन्‍य रि‍पोर्ट केंद्र सूचि‍यों में दृश्‍यों में संशोधन कि‍ए जा सकते हैं, सूची सेटिंग्‍स को व्यवस्थित कि‍या जा सकता है और अन्‍य काम कि‍ए जा सकते हैं, वैसे ही आप ये काम इसमें भी कर सकते हैं. SharePoint कैलेंडरों को Office Outlook 2007 से जोड़ने के बारे में अधि‍क जानकारी के लि‍ए, सहायता मेनू में लेख कि‍सी SharePoint कैलेंडर को देखकर उसका अद्यतन करेंOffice Outlook 2007 देखें.

संदर्भ लायब्रेरी

संदर्भ लायब्रेरी एक दस्‍तावेज़ी लायब्रेरी के रूप में काम करता है जि‍समें आप दस्‍तावेज़ों को सहेजते हैं. वे दस्‍तावेज़ रि‍पोर्ट केंद्र में नेवि‍गेशन करने और उसका प्रयोग जानने में लोगों की मदद कर सकते हैं. इस लायब्रेरी के दस्‍तावेज़ों में वे सभी बातें होनी चाहि‍ए, जो लोगों को आपके द्वारा अनुकूलि‍त रि‍पोर्ट केंद्र में कार्य करने के लि‍ए ज़रूरी हों.

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