रिकॉर्ड्‍स प्रबंधन कार्यान्वित करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

आप रिकॉर्ड्स को “स्थान में” प्रबंधित कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आप किसी दस्तावेज़ को साइट पर उसके वर्तमान स्थान पर छोड़ सकते हैं या रिकॉर्ड्स को किसी विशिष्ट संग्रह जैसे कि रिकॉर्ड्स केंद्र साइट पर संग्रहीत कर सकते हैं.

आप रिकॉर्ड्स प्रबंधन कार्यान्वित करने से पहले, यह अनुशंसित है आप पहली बार किसी रिकॉर्ड्स प्रबंधन योजना अपने संगठन के लिए कि बनाएँ। आपकी प्रबंधन सिस्टम आपके संगठन के लिए दाएँ रिकॉर्ड्स चुनने में मदद करने के लिए, संग्रहीत करने और रिकॉर्ड्स को प्रबंधित करने का तरीका चुनेंदेखें।

कोई रिकॉर्ड्स केंद्र साइट बनाना और कॉन्फ़िगर करना

यह अनुभाग उन प्रमुख चरणों पर ओवरव्यू प्रदान करता है, जो आपको रिकॉर्ड्स केंद्र साइट बनाने और कॉन्फ़िगर करने में उठाने होंगे. प्रत्येक चरण पर विशिष्ट मार्गदर्शन के लिए लिंक पर क्लिक करें.

  1. रिकॉर्ड्स केंद्र साइट टेम्पलेट का उपयोग करके रिकॉर्ड्स केंद्र साइट बनाएँ

  2. प्रबंधित करें और अपनी फ़ाइल योजना में निर्दिष्ट किया गया है प्रत्येक रिकॉर्ड प्रकार को संग्रहीत करने के लिए रिकॉर्ड लाइब्रेरीज़ या सूचियाँ बनाना (डिफ़ॉल्ट दूरी: कोई फ़ाइल योजना दस्तावेज़ों या आइटम्स को आधिकारिक व्यावसायिक रिकॉर्ड्स के रूप में किसी संगठन के वे प्रकार का वर्णन करता है। इसे जहाँ ये रिकॉर्ड्स संग्रहीत होते हैं, और उसे रिकॉर्ड का प्रकार एक दूसरे से अंतर करती जानकारी प्रदान करता है इंगित करता है)।

  3. संबद्ध सामग्री प्रकार जोड़ने के लिए अपनी लाइब्रेरीज़ और सूचियों।

  4. बनाएँ और साइट स्तंभ जोड़ना शामिल करते हैं और अपनी फ़ाइल योजना में निर्दिष्ट किया गया है जो प्रत्येक रिकार्ड प्रकार के लिए मेटाडेटा को प्रदर्शित करने के लिए प्रासंगिक सामग्री प्रकारों के लिए।

  5. किसी सामग्री के लिए जानकारी प्रबंधन नीति जोड़ें लिखें रिकॉर्ड्स केंद्र साइट पर।

  6. सामग्री आयोजक को उपयुक्त स्थान पर प्रत्येक रिकॉर्ड्स को रूट करने के लिए कॉन्फ़िगर करें.

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रिकॉर्ड्स केंद्र साइट बनाना

हम अनुशंसा करते हैं कि आप कोई रिकॉर्ड्स केंद्र शीर्ष-स्तर साइट संग्रह के रूप में, नहीं के रूप में कोई सबसाइट बनाएँ। किसी साइट संग्रह बनाने के लिए, आपको SharePoint केंद्रीय व्यवस्थापन वेबसाइट चलाने वाले कंप्यूटर पर फ़ार्म व्यवस्थापक SharePoint समूह का सदस्य होना आवश्यक है।

SharePoint Online में, आप कोई रिकॉर्ड्स केंद्र साइट आपकी शीर्ष स्तर से SharePoint साइट बना सकते हैं। + साइट बनाएँपर क्लिक करें, फिर नीचे चरण 4 पर प्रारंभ करें।

  1. SharePoint 2013 या 2016 केंद्रीय व्यवस्थापन प्रारंभ करें।

    • Windows Server 2008 R2 के लिए:

      • प्रारंभ करेंपर क्लिक करें, Microsoft SharePoint 2013 उत्पादों या Microsoft SharePoint 2013 उत्पादोंपर क्लिक करें, और फिर SharePoint 2013 केंद्रीय व्यवस्थापन या SharePoint 2016 केंद्रीय व्यवस्थापनपर क्लिक करें।

    • Windows के लिए सर्वर 2012:

      • प्रारंभ स्क्रीन पर, SharePoint 2013 केंद्रीय व्यवस्थापन या SharePoint 2016 केंद्रीय व्यवस्थापनपर क्लिक करें।

        SharePoint 2013 केंद्रीय व्यवस्थापन या SharePoint 2016 केंद्रीय व्यवस्थापन के लिए प्रारंभ स्क्रीन पर नहीं है, तो:

      • कंप्यूटरपर राइट-क्लिक करें, सभी अनुप्रयोगपर क्लिक करें, और फिर SharePoint 2013 केंद्रीय व्यवस्थापन या SharePoint 2016 केंद्रीय व्यवस्थापनपर क्लिक करें।

  2. केंद्रीय व्यवस्थापन वेबसाइट पर, अनुप्रयोग प्रबंधन अनुभाग में, साइट संग्रह बनाएँपर क्लिक करें।

  3. साइट संग्रह बनाएँ पृष्ठ पर, वेब अनुप्रयोग अनुभाग में, वेब अनुप्रयोग में जिसमें आप साइट संग्रह बनाना चाहते हैं चयनित नहीं है, तो नीचे तीर क्लिक करें। वेब अनुप्रयोग मेनू पर, परिवर्तन वेब अनुप्रयोगपर क्लिक करें, और फिर जिसमें आप साइट संग्रह बनाना चाहते हैं वह वेब अनुप्रयोग पर क्लिक करें।

  4. शीर्षक और वर्णन अनुभाग में, शीर्षक और साइट संग्रह के लिए वर्णन लिखें।

  5. वेब साइट पता अनुभाग में, (उदाहरण के लिए, वाइल्डकार्ड समावेशन पथ/साइट्स/या रूट डायरेक्ट्री (/) जैसे. आपके URL के लिए उपयोग करने के लिए पथ का चयन करें

    यदि आप किसी वाइल्डकार्ड समावेशन पथ का चयन करें, तो आपको में अपनी साइट के URL का उपयोग करने के लिए साइट का नाम लिखना होगा।

  6. टेम्पलेट चयन अनुभाग में, का चयन करें अनुभव संस्करण सूची में, उस SharePoint अनुभव संस्करण का उपयोग करने के लिए इच्छित टेम्पलेट्स में से का चयन करें।

    यदि आप चाहते हैं, देखें और SharePoint Server में किसी साइट संग्रह की तरह चलाने के लिए साइट संग्रह का अनुभव संस्करण का चयन करें। किसी साइट संग्रह पुराने अनुभव संस्करण का उपयोग करने वाले SharePoint के बाद के संस्करण में चलता है, लेकिन उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस और उपयोगकर्ता अनुभव साइट संग्रह के पुराने संस्करण को प्रतिबिंबित करेगा। किसी साइट संग्रह अनुभव के नवीनतम संस्करण के लिए किसी भी समय पर नवीनीकृत कर सकते हैं।

  7. टेम्पलेट चयन अनुभाग में, एंटरप्राइज़ टैब का चयन करें, और फिर रिकॉर्ड्स केंद्रपर क्लिक करें।

  8. प्राथमिक साइट संग्रह व्यवस्थापक अनुभाग में, साइट संग्रह व्यवस्थापक होगा करने वाले उपयोगकर्ता के लिए उपयोगकर्ता नाम (प्रपत्र में डोमेन \ उपयोगकर्ता नाम) लिखें।

  9. द्वितीयक साइट संग्रह व्यवस्थापक अनुभाग में, द्वितीयक साइट संग्रह के व्यवस्थापक के लिए उपयोगकर्ता नाम लिखें। एक द्वितीयक साइट संग्रह व्यवस्थापक खाली प्राथमिक साइट संग्रह व्यवस्थापक मौजूद नहीं है, जब किसी साइट संग्रह प्रबंधित कर सकते हैं कि यह सुनिश्चित करने के लिए श्रेष्ठ अभ्यास है।

  10. संग्रहण कोटा टेम्पलेट अनुभाग में, साइट संग्रह के लिए प्रबंधित करने के लिए कोटा उपयोग कर रहे हैं, तो किसी कोटा टेम्पलेट का चयन करें सूची में किसी टेम्पलेट पर क्लिक करें।

  11. ठीक पर क्लिक करें.

रिकॉर्ड्‍स प्रबंधित करने के लिए लाइब्रेरीज़ या सूचियाँ बनाना

लाइब्रेरीज़ और सूचियाँ, रिकॉर्ड्स प्रबंधन में महत्वपूर्ण तत्व हैं. संग्रहीत या प्रबंधित करने हेतु रिकॉर्ड के प्रत्येक प्रकार के लिए वे फ़ाइल कैबिनेट के रूप में कार्य करते हैं. सामग्री प्रकार (बाद में बताया गया) को लाइब्रेरीज़ और सूचियों पर संबद्ध करना आगे आपके रिकॉर्ड्स को श्रेणीबद्ध करने में मदद करता है. हम अनुशंसा करते हैं कि आप अपनी रिकॉर्ड फ़ाइल योजना में प्रत्येक सामग्री प्रकार के लिए एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी या सूची बनाएँ.

किसी सूची या लाइब्रेरी में मौजूदा सामग्री प्रकार को जोड़ना

जब आप किसी सूची या लाइब्रेरी में कोई सामग्री प्रकार जोड़ते हैं, तो आप उस सूची या लाइब्रेरी के लिए, उस प्रकार के आइटम्स शामिल करना संभव बनाते हैं. रिकॉर्ड्स को रिकॉर्ड केंद्र में सबमिट करने पर, वे दस्तावेज़ सामग्री प्रकार के आधार पर प्रासंगिक सूची या लाइब्रेरी पर रूट हो जाते हैं.

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सूचियों, लाइब्रेरीज़ या सामग्री प्रकार पर साइट स्तंभों को बनाना और जोड़ना

स्तंभ आपको रिकॉर्ड्स या अन्य आइटम्स को समूहीकृत करने, श्रेणीबद्ध करने और उन्हें ट्रैक करने में मदद करता है. एक साइट स्तंभ मेटाडेटा के एक आइटम को परिभाषित करता है जिसे सामग्री प्रकार, सूची या लाइब्रेरी के साथ संबद्ध किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, आप “लेखक” या “दिनांक पूर्ण” को परिभाषित करने के लिए साइट स्तंभ को जोड़ना चाहें. रिकॉर्ड्स के लिए सामग्री प्रकार पर या तो उस मेटाडेटा के आइटम को संग्रहीत करने के लिए, जिसे रिकॉर्ड्स की साथ सबमिट किया जाता है या रिकॉर्ड को प्रबंधित करने में मदद हेतु मेटाडेटा जोड़ने के लिए साइट स्तंभ जोड़ें.

साइट स्तंभ बनाना

  1. रिकॉर्ड्स केंद्र साइट पर, सेटिंग्स Office 365 सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

    किसी SharePoint समूह-कनेक्टेड साइट में, सेटिंग्सपर क्लिक करें, साइट सामग्रियाँपर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  2. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, वेब डिज़ाइनर गैलरीज़के अंतर्गत साइट स्तंभपर क्लिक करें।

  3. साइट स्तंभ पृष्ठ पर, बनाएँ पर क्लिक करें.

  4. नई साइट स्तंभ पृष्ठ पर, नाम और प्रकार अनुभाग में, स्तंभ नाम बॉक्स में, इच्छित नाम लिखें.

  5. जानकारी के उस प्रकार का चयन करें, जिसे आप स्तंभ में संग्रहीत करना चाहते हैं — उदाहरण के लिए, मुद्रा, दिनांक और समय या पाठ.

  6. समूह अनुभाग में, उस मौजूदा समूह का चयन करें, जिसमें आप नए साइट स्तंभ को संग्रहीत करना चाहते हैं या स्तंभ को संग्रहीत करने के लिए नए समूह को बनाने हेतु नया समूह का चयन करें. समूह स्तंभ को व्यवस्थित करने का तरीका प्रदान करते हैं और उन्हें ढूँढना आसान बनाते हैं.

अतिरिक्त स्तंभ सेटिंग्स अनुभाग में, इच्छित अतिरिक्त स्तंभ सेटिंग्स का चयन करें. इस अनुभाग में उपलब्ध विकल्प, स्तंभ के उस प्रकार पर निर्भर करते हुए भिन्न हैं, जिसका आप नाम और प्रकार अनुभाग में चयन करते हैं. उदाहरण के लिए, यदि संग्रहीत करने के लिए जानकारी का प्रकार विकल्प है, तो आप अतिरिक्त स्तंभ सेटिंग्स अनुभाग में इन्यूमरेट करने के लिए विकल्पों को परिभाषित कर सकते हैं.

  1. ठीक पर क्लिक करें.

रिकॉर्ड्स के लिए सामग्री प्रकार पर साइट स्तंभ जोड़ना

  1. रिकॉर्ड्स केंद्र साइट के मुख पृष्ठ, से सेटिंग्स पर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

    किसी SharePoint समूह-कनेक्टेड साइट में, सेटिंग्सपर क्लिक करें, साइट सामग्रियाँपर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  2. वेब डिज़ाइनर गैलरीज़ अनुभाग में, साइट सामग्री प्रकारपर क्लिक करें।

  3. साइट सामग्री प्रकार पृष्ठ पर, उस साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें जिसे आप कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं.

  4. आपके द्वारा या तो पेरेंट साइट से साइट सामग्री प्रकार का चयन करने, या स्तंभ अनुभाग में, चयनित साइट सामग्री प्रकार पर नया साइट सामग्री प्रकार बनाने के बाद, मौजूद साइट के स्तंभों मे से जोड़ें पर क्लिक करें.

  5. सामग्री प्रकार पर स्तंभ जोड़ें पृष्ठ पर, स्तंभों का चयन करें अनुभाग में, उस समूह का चयन करें, जिसे आप इससे स्तंभों का चयन करें सूची से फ़िल्टर करना चाहते हैं.

  6. उपलब्ध स्तंभ सूची से जोड़ने के लिए इच्छित स्तंभ का चयन करें, और फिर जोड़ेंपर क्लिक करें।

  7. सूचियाँ और साइट सामग्री प्रकारों का अद्यतन करें अनुभाग में, निर्दिष्ट करें कि चाइल्ड साइट सामग्री प्रकार, जो इस साइट सामग्री प्रकार से इनहेरीट होते हैं वे आपके परिवर्तनों के साथ अद्यतन होंगे या नहीं.

  8. जब आप इच्छित स्तंभ जोड़ना समाप्त कर लें, तो ठीक पर क्लिक करें.

नोट:  यदि वह सामग्री प्रकार, जिसका आप चयन करना चाहते हैं, इस पृष्ठ पर लिंक (निष्क्रिय किया गया) के रूप में प्रकट नहीं होता है, तो सामग्री प्रकार रिकॉर्ड्स केंद्र साइट के पैरेंट साइट से संबंध रखता है और इसलिए पैरेंट साइट से चयनित और कॉन्फ़िगर किया जाना आवश्यक है. आप साइट सामग्री प्रकार स्तंभ के अंतर्गत निष्क्रिय किए गए साइट सामग्री प्रकार से अगले स्रोतस्तंभ के अंतर्गत लिंक पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं.

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रिकॉर्ड्‍स के लिए जानकारी प्रबंधन नीतियाँ बनाना

एक जानकारी प्रबंधन नीति, सामग्री प्रकार के लिए नियमों का एक सेट है. जानकारी प्रबंधन नीतियाँ संगठन को ऐसी चीज़ों को नियंत्रित और ट्रैक करने में सक्षम बनाती हैं, जैसे सामग्री को कितनी देर तक बनाए रखा जाता है या उस सामग्री के साथ उपयोगकर्ता क्या क्रियाएँ कर सकते हैं.

नोट: आपको इस कार्य को पूर्ण करने के लिए रिकॉर्ड्स केंद्र साइट के लिए स्वामी समूह का सदस्य होना आवश्यक है.

सामग्री प्रकार पर जानकारी प्रबंधन नीति जोड़ना

नोट: आप किसी कोर सामग्री प्रकार के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति निर्दिष्ट नहीं कर सकते हैं। जब कोई साइट संग्रह को बनाया है, तो कोर सामग्री प्रकार स्थापित किए जाते हैं। यदि आप एक सामग्री प्रकार जो कि किसी कोर सामग्री प्रकार से निकाला गया है और व्युत्पन्न सामग्री प्रकार के लिए. जानकारी प्रबंधन नीति लागू करना बनाना आवश्यक

  1. साइट में, सेटिंग्स Office 365 सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

    किसी SharePoint समूह-कनेक्टेड साइट में, सेटिंग्सपर क्लिक करें, साइट सामग्रियाँपर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  2. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, वेब डिज़ाइनर गैलरीज़ अनुभाग में, साइट सामग्री प्रकारपर क्लिक करें।

  3. साइट सामग्री प्रकार पृष्ठ पर, उस सामग्री प्रकार पर क्लिक करें जिसे आप जानकारी प्रबंधन नीति पर जोड़ना चाहते हैं.

  4. सामग्री प्रकार पृष्ठ पर, जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  5. नीति संपादित करें पृष्ठ पर, नीति के लिए विवरण टाइप करें और फिर एक ऐसा संक्षिप्त नीति कथन लिखें जो उपयोगकर्ताओं को बताता है कि नीति किस लिए है. नीति कथन में 512 वर्ण हो सकते हैं.

  6. आगे, आप जानकारी प्रबंधन नीति पर एक या अधिक नीति सुविधाएँ जोड़ने की आवश्यकता है। अतिरिक्त सेटिंग्स के रूप में आप सुविधाएँ सक्षम करें, प्रस्तुत की जाएगी।

जानकारी प्रबंधन नीति पर नीति सुविधाएँ जोड़ना

लेबल्स, अंकेक्षण, समय सीमा समाप्त और बारकोड्स, वह नीति सुविधाएँ हैं, जिन्हें आप जानकारी नीति पर जोड़ सकते हैं.

कोई जानकारी प्रबंधन के लिए एक अवधारण नीति सुविधा जोड़ना नीति

  1. संपादन नीति पृष्ठ पर, अवधारण सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  2. दस्तावेज़ों की समयसीमा कब समाप्त होती है, यह निर्दिष्‍ट करने के लिए अवधारण चरण जोड़ें पर क्लिक करें और निम्न अवधारण अवधि विकल्पों में से एक का चयन करें: दिनांक गुण पर आधारित समय सीमा समाप्ति दिनांक को सेट करने के लिए, यह चरण आइटम के दिनांक गुण पर आधारित है और फिर क्रिया (बनाया गया या संशोधित किया गया) और समय अवधि (दिन, महीने या वर्ष) का चयन करें.

  3. समय अवधि को निर्दिष्ट करने के लिए सूचियों के बीच बॉक्स में मान टाइप करें.

  4. दस्तावेज़ की समय सीमा समाप्त होने पर प्रकट होने वाली क्रिया का चयन करें.

  5. यदि आप चयनित क्रिया को दोहराना चाहते हैं, तो पुनरावृत्ति अनुभाग में चेक बॉक्स का चयन करें और फिर पुनरावृत्ति अवधि का चयन करें.

  6. ठीक पर क्लिक करें.

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जानकारी प्रबंधन नीति पर अंकेक्षण नीति सुविधा जोड़ना

  1. नीति संपादित करें पृष्ठ पर, अंकेक्षण अनुभाग में, अंकेक्षण सक्षम करें का चयन करें और फिर उन ईवेंट्स के आगे वाले चेक बॉक्स का चयन करें जिनके लिए आप अंकेक्षण परीक्षण करना चाहते हैं.

  2. ठीक पर क्लिक करें.

    नोट: साइट संग्रह सेटिंग्स पृष्ठ पर, अंकेक्षण लॉग्स देखने के लिए, अंकेक्षण लॉग रिपोर्ट्स का पर क्लिक करें और फिर देखने के लिए रिपोर्ट का चयन करें.

जानकारी प्रबंधन नीति पर बारकोड नीति सुविधा जोड़ना

  1. नीति संपादित करें पृष्ठ पर, बारकोड्स अनुभाग में, बारकोड्स सक्षम करें का चयन करें.

  2. यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ताओं को उनके दस्तावेज़ में बारकोड सम्मिलित करने के लिए Office क्लाइंट अनुप्रयोगों की आवश्यकता हो, तो बारकोड सम्मिलित करने के लिए उपयोगकर्ताओं को संकेत देंचेक बॉक्स का चयन करें.

जानकारी प्रबंधन नीति पर लेबल नीति सुविधा जोड़ना

  1. नीति संपादित करें पृष्ठ पर, लेबल्स अनुभाग में, लेबल्स सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  2. दस्तावेज़ को सहेजने या मुद्रित करने से पहले उपयोगकर्ताओं को लेबल की आवश्यकता हेतु, सहेजने या मुद्रि‍त करने के पहले उपयोगकर्ताओं को लेबल सम्मिलित करने का संकेत दें का चयन करें.

  3. लेबल्स के जोड़े जाने के बाद, उन्हें परिवर्तित होने से बचाने के लिए, लेबल जोड़ने के बाद उनमें परिवर्तन न होने दें का चयन करें.

  4. लेबल स्वरूप बॉक्स में, लेबल पर दिखाने के लिए इच्छित पाठ लिखें. आप ग्लोबली यूनिक आइडेंटिफ़ाइयर्स (GUID) या इसके द्वारा बनाया गया जैसे परिकलित या अंतर्निहित गुणों के अलावा, ठीक किए गए पाठ या दस्तावेज़ गुणों के किसी भी संयोजन का उपयोग कर सकते हैं. नई पंक्ति को प्रारंभ करने के लिए, \n वर्ण क्रम का उपयोग करें.

  5. लेबल पाठ के लिए फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट आकार और समायोजन का चयन करें.

  6. लेबल ऊँचाई को इंच में ऊँचाई बॉक्स में लिखें और लेबल चौड़ाई को इंच में चौड़ाई बॉक्स में लिखें.

  7. अपने परिवर्तनों को देखने के लिए ताज़ा करें पर क्लिक करें.

  8. ठीक पर क्लिक करें.

यथा-स्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

जब आप रिकॉर्ड्स केंद्र का उपयोग करते हैं, तो आप किसी अवरोधित की गई रिपॉसिटरी में कार्य कर रहे होते हैं और रिकॉर्ड्स को उस रिपॉसिटरी में प्राप्त करने के लिए इस पर भेजें कार्रवाई का उपयोग कर सकते हैं. हालाँकि, किसी भी साइट जिसको यथा-स्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन के लिए सक्षम किया जा सकता है उसे रिकॉर्ड्स प्रबंधन सिस्टम के रूप में कॉन्फ़िगर किया जा सकता है. रिकॉर्ड्स केंद्र से विपरीत, इस प्रकार के सिस्‍टम में, आप रिकॉर्ड्स को सक्रिय दस्‍तावेज़ों के साथ एक सहयोगी स्‍थान पर संग्रहीत कर सकते हैं. यथा-स्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन सिस्टम उपयोग करने के कुछ अतिरिक्त लाभ यह हैं:

  • रिकॉर्ड्स एकाधिक साइट्स पर मौजूद हो सकते हैं और उन्हें उन साइट्स पर प्रबंधित किया जा सकता है.

  • संस्करण बनाना सक्षम होने के साथ, रिकॉर्ड्स के संस्करण का रखरखाव स्वचालित है.

  • eDiscovery खोज को समान समय पर दोनों रिकॉर्ड्स और दस्तावेज़ के विरुद्ध नि‍ष्पादि‍त किया जा सकता है.

  • आपके संगठन में रिकॉर्ड्स क्या है और कौन रिकॉर्ड्स बना सकता है, इस पर नियंत्रण विस्तृत करें.

यथा-स्थान प्रबंधन को कॉन्फ़िगर करने के लिए यहाँ तीन प्रमुख चरण हैं:

  1. साइट संग्रह स्तर पर यथा-स्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन को सक्रिय करें।

  2. साइट संग्रह स्तर पर रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें।

  3. सूची या लाइब्रेरी स्तर पर रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें।

    नोट: आइट्म्स को मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित करने के लिए आपको सूची योगदानकर्ता या व्यवस्थापक होना आवश्यक है.

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साइट संग्रह स्तर पर यथा-स्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन को सक्रिय करना

यथा-स्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन सिस्टम को कॉन्फ़िगर करने का पहला चरण सुविधा को साइट संग्रह स्तर पर सक्रिय करना है. सुविधा को सक्रिय करना रिबन पर रिकॉर्ड घोषित करें/अघोषित करें आदेश को सक्षम करता है.

नोट: आपको यह कार्य निष्‍पादित करने के लिए साइट संग्रह व्यवस्थापक होना आवश्यक है.

  1. शीर्ष स्तर साइट पर, सेटिंग्स Office 365 सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

    किसी SharePoint समूह-कनेक्टेड साइट में, सेटिंग्सपर क्लिक करें, साइट सामग्रियाँपर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  2. साइट संग्रह व्यवस्थापन के अंतर्गत, साइट संग्रह सुविधाएँ पर क्लिक करें.

  3. यथा स्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन के आगे, सक्रिय करें पर क्लिक करें.

साइट संग्रह स्तर पर रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करना

  1. शीर्ष स्तर साइट पर, सेटिंग्स Office 365 सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

    किसी SharePoint समूह-कनेक्टेड साइट में, सेटिंग्सपर क्लिक करें, साइट सामग्रियाँपर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  2. साइट संग्रह व्यवस्थापन के अंतर्गत, रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स क्लिक करें.

  3. रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स पृष्ठ पर, यदि आप रिकॉर्ड्स घोषित किए जाने वाले आइट्म्स के साथ क्या किया जा सकता है, इस पर प्रतिबंध लगाना चाहते हैं, तो प्रतिबंधों को रिकॉर्ड करें अनुभाग में विकल्पों में से एक का चयन करें.

  4. रिकॉर्ड घोषणा उपलब्धता अनुभाग में, रिकॉर्ड्स की मैन्युअल घोषणा में सूचियों और लाइब्रेरीज़ डिफ़ॉल्ट रूप से उपलब्ध होना चाहिए या नहीं चुनें। यदि आप डिफ़ॉल्ट रूप से सभी स्थानों में उपलब्ध नहीं हैचुनविकल्प, रिकॉर्ड्स कर सकते हैं केवल जा घोषित नीति या वर्कफ़्लो के माध्यम से।

  5. घोषणा भूमिका अनुभाग में, उन भूमिकाओं का चयन करें जो रिकॉर्ड्स को मैन्युअल रूप से घोषित और अघोषित कर सकती हैं.

  6. ठीक का चयन करें.

सूची या लाइब्रेरी स्तर पर रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करना

आपके पास उस स्थान पर अधिक नियंत्रण हो सकता है जहाँ आइटम्स को सूची या लाइब्रेरी के लिए रिकॉर्ड घोषणाओं को कॉन्फ़िगर करके रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित किया जा सकता है. रिकॉर्ड घोषणा के लिए सूची या लाइब्रेरी को कॉन्फ़िगर करते समय, आइट्म्स के सूची या लाइब्रेरी पर जोड़े जाने पर आप उन्हें स्वचालित रूप से रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित कर सकते हैं.

  1. उस सूची या लाइब्रेरी जहाँ आप रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं, रिबन पर लाइब्रेरी या सूची टैब पर क्लिक करें, और फिर सूची सेटिंग्सया लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें।

    SharePoint Online में, सेटिंग्स Office 365 सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें और फिर सूची सेटिंग्स या लाइब्रेरी सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  2. दस्तावेज़ लाइब्रेरी/सूची सेटिंग्स पृष्ठ के अंतर्गत, अनुमतियाँ और प्रबंधन के अंतर्गत, रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. मैन्युअल रिकॉर्ड घोषणा उपलब्धता अनुभाग में, चयन करें:

  4. यदि आप साइट संग्रह द्वारा उपयोग की गई डिफ़ॉल्ट रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स के उपयोग हेतु सूची या लाइबेरी चाहते हैं,

  5. यदि उपयोगकर्ताओं को हमेशा सूची या लाइब्रेरी के लिए आइट्म्स को रिकॉर्ड्स के रूप में मैन्युअल रूप से घोषित करने हेतु अनुमति मिलनी चाहिए, या

  6. चाहे जो भी हो, सूची या लाइब्रेरी के अंतर्गत उपयागकर्ता कभी रिकॉर्ड्स को मैन्युअल रूप से घोषित नहीं कर सकते.

  7. स्वचालित घोषणा अनुभाग में, चेक बॉक्स का चयन करें यदि आप सूची या लाइब्रेरी में जोड़े गए सभी आइट्म्स को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित करना चाहते हैं.

  8. ठीक पर क्लिक करें.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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