यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

आप किसी दस्तावेज़ या SharePoint साइट पर रिकॉर्ड्स प्रबंधन सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं. किसी भी SharePoint साइट पर रिकॉर्ड्स प्रबंधित करने की क्षमता रिकॉर्ड प्रबंधकों को एक दीर्घावधि वाले मान के साथ व्यवसाय और कानूनी रिकॉर्ड्स को हैंडल करने के तरीके पर अधिक नियंत्रण देती है. “यथास्थान” रिकॉर्ड्स को प्रबंधित करना, इन रिकॉर्ड्स को, आप जिन अन्य दस्तावेज़ों पर कार्य कर रहे हैं, उन्हें साथ-साथ रखते हुए एक ही साइट को उपयोग करने की सीमाओं, जैसे रिकॉर्ड्स संग्रह के रूप में रिकॉर्ड्स केंद्र के बिना सहयोगी कार्यस्थान का भाग बनने में सक्षम बनाता है.

अपने रिकॉर्ड्स प्रबंधन समाधान की संगठनात्मक संरचना के आधार पर, आप साइट संग्रह स्तर पर यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन सक्रिय कर सकते हैं और बाद में सूची या लाइब्रेरी स्तर पर रिकॉर्ड्स के मैन्युअल घोषणा को अक्षम कर सकते हैं. हालाँकि, सूचियों और लाइब्रेरीज़ के लिए डिफ़ॉल्ट है, कि जब साइट संकलन स्तर पर सुविधा सक्षम हो, तो रिकॉर्ड्स की मैन्युअल घोषणा सक्षम होती है.

इस आलेख में

एक साइट संग्रह के लिए यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

एक सूची या लाइब्रेरी के लिए यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

एक साइट संग्रह के लिए यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

यदि आपके रिकॉर्ड्स प्रबंधन समाधान सूची या लाइब्रेरी स्तर पर हैं, तो एक सूची या लाइब्रेरी के लिए यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करें देखें. यदि आपका रिकॉर्ड्स प्रबंधन समाधान एकाधिक SharePoint साइट्स में विस्तृत होता है, तो आप निम्न तरीकों से रिकॉर्ड्स प्रबंधन सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं:

  • एक दस्तावेज़ को एक रिकॉर्ड के रूप में घोषित किए जाने पर उस पर स्थित करने के लिए प्रतिबंधों के प्रकारों को निर्दिष्ट करें.

  • निर्दिष्ट करें कि एक साइट में सभी सूचियाँ या लाइब्रेरीज़ रिकॉर्ड्स की मैन्युअल घोषणा के लिए अनुमति देती है या नहीं.

  • निर्दिष्ट करें कि कौन मैन्युअल रूप से दस्तावेज़ों को रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित और अघोषित कर सकता है.

एक साइट संग्रह के लिए यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

नोट:  आपको यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन सुविधा को इस साइट संग्रह स्तर पर इस प्रक्रिया के साथ बढ़ने के पहले सक्रिय करना आवश्यक है.

  1. शीर्ष स्तर SharePoint साइट पर नेविगेट करें.

  1. साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ पर, साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  2. साइट संग्रह व्यवस्थापन के तहत, रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स पृष्ठ पर, रिकॉर्ड प्रतिबंध अनुभाग में, उस विकल्प का चयन करें, जो उन प्रतिबंधों का प्रकार निर्दिष्ट करता है, जो किसी आइटम को एक रिकॉर्ड के रूप में घोषित किए जाने पर उस पर स्थित किए जाएँगे. यह सेटिंग पहले से रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित आइटम्स को प्रभावित नहीं करती है.

  4. कोई अतिरिक्त प्रतिबंध नहीं   यह प्रतिबंध उपयोगी होता है यदि आप चाहते हैं कि रिकॉर्ड्स में गैर-रिकॉर्ड्स से पृथक अवधारण नीति हो, लेकिन हटाए या संपादित किए जाने से रिकॉर्ड्स को अवरोधित नहीं करना चाहते हैं.

  5. हटाएँ अवरोधित करना   रिकॉर्ड्स केंद्र के लिए यह डिफ़ॉल्ट प्रतिबंध है.

  • संपादित करें और हटाएँ अवरोधित करना    यह प्रतिबंध उपयोगी है यदि आप एक दस्तावेज़ को पूर्ण रूप से अवरोधित करना चाहते हैं, ताकि इसे संपादित किया या हटाया न जा सके. एक “ताला” चिह्न दृश्यमान रूप से यह दिखाने के लिए दस्तावेज़ के साथ संबद्ध होता है कि आइटम अवरोधित है.

रिकॉर्ड प्रतिबंध.

  1. रिकॉर्ड घोषणा उपलब्धता अनुभाग में, उस विकल्प का चयन करें जो निर्दिष्ट करता है कि आइटम्स को डिफ़ॉल्ट रूप से सूचियों और लाइब्रेरीज़ में रिकॉर्ड्स के रूप में मैन्युअल रूप से घोषित किया जा सकता है या नहीं. यदि सभी स्थानों में उपलब्ध नहीं विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित है, तो आइटम्स को केवल एक नीति या वर्कफ़्लो के माध्‍यम से रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित किया जा सकता है.

    इस अनुभाग में विकल्प आपको संपूर्ण साइट संग्रह के लिए परिभाषित करने देते हैं कि रिकॉर्ड घोषित करें और रिकॉर्ड अघोषित करें बटन रिबन पर प्रकट होते हैं या नहीं. यदि बटन रिबन पर प्रकट होते हैं, तो उचित अनुमतियों के साथ उपयोगकर्ता किसी दस्तावेज़ को एक रिकॉर्ड के रूप में घोषित कर सकते हैं. प्रत्येक सूची या लाइब्रेरी का अपना स्वयं का रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स पृष्ठ होता है जो उन्हें रिबन पर रिकॉर्ड्स घोषणा बटन दिखाने या छुपाने के लिए साइट संग्रह सेटिंग से “ब्रेक ऑफ़” की अनुमति देता है. यदि सूची या लाइब्रेरी स्तर पर रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स सेट नहीं की जाती हैं, तो वे डिफ़ॉल्ट रूप से साइट संग्रह सेटिंग का उपयोग करेंगे.

    रिकॉर्ड घोषणा उपलब्धता

आइटम्स को रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित करने के लिए नीतियाँ और वर्कफ़्लोज़ का उपयोग करने के तरीके जानने के लिए, यह भी देखें के तहत लिंक्स देखें.

  1. घोषणा भूमिकाएँ अनुभाग में, उन उपयोगकर्ताओं के प्रकारों को निर्दिष्ट करें जो आइटम्स को रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित या अघोषित कर सकते हैं.

  2. सभी सूची योगदानकर्ता और व्यवस्थापक    एक सूची के लिए “आइटम्स संपादित करें” अनुमतियों के साथ कोई भी उपयोगकर्ता आइटम्स को रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित और अघोषित कर सकता है.

  3. केवल सूची व्यवस्थापक    केवल एक सूची के लिए “सूची प्रबंधित करें” अनुमतियों वाले उपयोगकर्ता रिकॉर्ड्स के रूप में आइटम्स घोषित और अघोषित कर सकते हैं.

  4. केवल नीति क्रियाएँ    केवल सिस्टम खाते के रूप में चल रही नीति क्रियाओं या कस्टम कोड आइटम्स को रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित और अघोषित कर सकते हैं.

    घोषणा भूमिकाएँ

  5. ठीक पर क्लिक करें.

पृष्ठ का शीर्ष

एक सूची या लाइब्रेरी के लिए यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

आप एक साइट पर विशिष्ट सूचियों और लाइब्रेरीज़ में रिकॉर्ड्स के निर्माण की अनुमति देने या रोकने के लिए रिकॉर्ड्स प्रबंधन सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. आप सूचियों और लाइब्रेरीज़ को भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं ताकि उनमें जोड़े गए सभी आइटम्स स्वचालित रूप से रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित किए जाएँगे.

एक सूची या लाइब्रेरी के लिए यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

  1. उस उस सूची या लाइब्रेरी पर जाएँ, जिसे आप रिकॉर्ड्स प्रबंधन के लिए कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं.

  2. लाइब्रेरीज़ के लिए, लाइब्रेरी उपकरण के तहत, लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें. सूचियों के लिए, सूची उपकरण के तहत, सूची टैब पर क्लिक करें.

  3. लाइब्रेरी रिबन पर, लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें. सूचियों के लिए, सूची सेटिंग्स पर क्लिक करें.

    नोट: यदि आप इस प्रक्रिया में रिबन बटन को संदर्भित नहीं देखते हैं, तो हो सकता है कि आपको सभी उपलब्ध रिबन बटन विस्तृत करने के लिए अपना स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन या ब्राउज़र विंडो आकार समायोजित करने की आवश्यकता हो. आप उस समूह का बटन चयन विस्तृत करने के लिए समूह बटन भी क्लिक कर सकते हैं.

  4. सूची सेटिंग्स पृष्ठ पर, रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स पर क्लिक करें.

लाइब्रेरी रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स पृष्ठ

  1. मैन्युअल रिकॉर्ड घोषणा उपलब्धता अनुभाग में, निम्न में से एक करें:

  2. चयन करें कि आप साइट संग्रह डिफ़ॉल्ट सेटिंग उपयोग करना चाहते हैं या नहीं

  3. इस सूची या लाइब्रेरी के लिए रिकॉर्ड्स के मैन्युअल घोषणा की अनुमति दें

  4. इस सूची या लाइब्रेरी के लिए रिकॉर्ड्स के मैन्युअल घोषणा के लिए कभी भी अनुमति नहीं दें.

  5. स्वचालित घोषणा अनुभाग में, चयन करें कि आप चाहते हैं कि इस सूची या लाइब्रेरी में जोड़े गए आइटम्स स्वचालित रूप से रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित हों या नहीं.

  6. ठीक पर क्लिक करें.

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