यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

किसी भी साइट पर रिकॉर्ड्स प्रबंधित करने की क्षमता रिकॉर्ड प्रबंधकों को एक दीर्घावधि मान वाले व्यावसायिक और कानूनी रिकॉर्ड्स संभालने के तरीके पर अधिक नियंत्रण देती है. रिकॉर्ड्स को “सही स्थान पर” प्रबंधित करना इन रिकॉर्ड्स को उन अन्य दस्तावेज़ों के साथ सहयोगात्मक कार्यस्थान का भाग बनने में सक्षम करता है, जिन पर आप कार्य कर रहे हैं.

आपके रिकॉर्ड्स प्रबंधन समाधान की संगठनात्मक संरचना के आधार पर, आप साइट संग्रह स्तर पर सही स्थान पर रिकॉर्ड प्रबंधन को सक्रिय कर सकते हैं और आप इसके अलावा सूची या लाइब्रेरी स्तर पर रिकॉर्ड्स के मैन्युअल घोषणा को अक्षम कर सकते हैं. हालाँकि, सूची और लाइब्रेरीज़ के लिए डिफ़ॉल्ट को साइट संग्रह स्तर पर सुविधा के सक्रिय होने पर रिकॉर्ड्स के मैन्युअल घोषणा को सक्षम कर दिया जाता है.

इन प्लेस अभिलेख प्रबंधन SharePoint में सक्रिय करना

ऐसा पहले नहीं, तो आप इससे पहले कि आप ये कार्य कर सकते हैं सही स्थान पर रिकॉर्ड्स प्रबंधन में सक्रिय करने की आवश्यकता है। यदि आप इसे सक्रिय कर लिया है, तो इन चरणों को छोड़ दें।

  1. शीर्ष स्तर साइट पर नेविगेट करें.

  2. सेटिंग्स Office 365 सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें

    किसी SharePoint समूह-कनेक्टेड साइट में, सेटिंग्सपर क्लिक करें, साइट सामग्रियाँपर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  3. साइट संग्रह व्यवस्थापन के अंतर्गत, साइट संग्रह सुविधाएँ पर क्लिक करें.

  4. साइट संग्रह सुविधाएँ, में इन प्लेस अभिलेख प्रबंधन ढूँढें और सक्रियकरें क्लिक करें।

साइट संग्रह के लिए सही स्थान पर रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

यदि आपका रिकॉर्ड्स प्रबंधन समाधान एकाधिक साइट्स में विस्तृत होता है, तो आप निम्न तरीकों से रिकॉर्ड्स प्रबंधन सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं:

  • किसी दस्तावेज़ को एक रिकॉर्ड के रूप में घोषित किए जाने पर उस पर लगाए जाने वाले प्रतिबंधों के प्रकार निर्दिष्ट करें.

  • निर्दिष्ट करें कि क्या किसी साइट में सभी सूचियाँ या लाइब्रेरीज़ रिकॉर्ड्स की मैन्युअल घोषणा की अनुमति दें.

  • निर्दिष्ट करें कि कौन मैन्युअल रूप से दस्तावेज़ों को रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित और अघोषित कर सकता है.

यथास्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करने के लिए किसी साइट संग्रह के लिए

नोट:  इस प्रक्रिया को पूर्ण करने से पहले साइट संग्रह स्तर पर स्थान में रिकॉर्ड्स प्रबंधन सुविधा सक्रिय करना आवश्यक है.

  1. शीर्ष स्तर साइट पर नेविगेट करें.

  2. सेटिंग्स Office 365 सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें

    किसी SharePoint समूह-कनेक्टेड साइट में, सेटिंग्सपर क्लिक करें, साइट सामग्रियाँपर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  3. साइट संग्रह व्यवस्थापन के अंतर्गत, रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स क्लिक करें.

  4. रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स पृष्ठ पर, रिकॉर्ड प्रतिबंध अनुभाग में, प्रतिबंधों के प्रकार को निर्दिष्ट करने वाले उस विकल्प का चयन करें, जो किसी आइटम को एक रिकॉर्ड के रूप में घोषित किए जाने पर उस पर लगाया जाएगा. यह सेटिंग पहले से रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित आइटम्स को प्रभावित नहीं करती है.

    • कोई अतिरिक्त प्रतिबंध नहीं   रिकॉर्ड्स में ग़ैर-रिकॉर्ड्स से एक पृथक अवधारण नीति हो चाहते हैं, लेकिन रिकॉर्ड्स होने से अवरोधित करने के लिए संपादित या हटाया नहीं चाहते हैं, तो यह प्रतिबंध तब उपयोगी होता है।

    • हटाएँ अवरोधित   यह डिफ़ॉल्ट प्रतिबंध अभिलेख केंद्र के लिए है।

    • संपादित करना और हटाना अवरोधित करना    यह प्रतिबंध तब उपयोगी है जब आप एक दस्तावेज़ को पूर्ण रूप से लॉक करना चाहते हैं, ताकि इसे संपादित किया या हटाया न जा सके. दृश्यमान रूप से यह दिखाने के लिए कि आइटम लॉक किया गया है, एक “पैडलॉक” चिह्न दस्तावेज़ से जुड़ा होता है.

  5. रिकॉर्ड घोषणा उपलब्धता अनुभाग में, आइटम्स मैन्युअल रूप से सूचियों और लाइब्रेरीज़ में रिकॉर्ड्स के रूप में डिफ़ॉल्ट रूप से घोषित किए जा सकते हैं या नहीं को निर्दिष्ट करती है विकल्प का चयन करें। डिफ़ॉल्ट रूप से सभी स्थानों में उपलब्ध नहीं है विकल्प का चयन किया है, तो आइटम्स केवल के माध्यम से किसी नीति या वर्कफ़्लो रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित किया जा सकता है।

    एक विकल्प रिकॉर्ड घोषणा उपलब्धता अनुभाग में आप एक रिकॉर्ड अघोषित करने देता है। अनुपालन विवरण, रिकॉर्ड स्थिति, के आगे में ऐसा करने के लिए अघोषित रिकॉर्डकरें पर क्लिक करें। आप आइटम एक रिकॉर्ड के रूप में अघोषित करना चाहते हैं इसकी पुष्टि करने के लिए आपको संकेत दिया जाता है।

    नोट:  अघोषित करें विकल्प केवल उन आइटम्स के लिए प्रकट होते हैं, जिन्हें पहले रिकॉर्ड के रूप में घोषित किया गया था.

  6. घोषणा भूमिकाएँ अनुभाग में, उन उपयोगकर्ताओं के प्रकार निर्दिष्ट करें, जो कि आइटम्स को रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित या अघोषित कर सकते हैं.

    • सभी सूची योगदानकर्ता और व्यवस्थापक    किसी सूची के लिए “आइटम्स संपादित करें” अनुमतियों के साथ कोई भी उपयोगकर्ता आइटम्स को रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित या अघोषित कर सकता है.

    • केवल सूची व्यवस्थापक    किसी सूची के लिए केवल “सूची प्रबंधित करें” अनुमतियों वाले उपयोगकर्ता ही आइटम्स को रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित या अघोषित कर सकते हैं.

    • केवल नीति क्रियाएँ    केवल सिस्टम खाते के रूप में चल रही नीति क्रियाएँ या कस्टम कोड आइटम्स को रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित और अघोषित कर सकते हैं.

  7. ठीक क्लिक करें.

पृष्ठ का शीर्ष

सूची या लाइब्रेरी के लिए सही स्थान पर रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करना

आप की अनुमति देने या विशिष्ट सूचियों या किसी साइट पर लाइब्रेरीज़ के भीतर रिकॉर्ड्स का निर्माण को रोकने के लिए रिकॉर्ड्स प्रबंधन सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। जोड़े गए सभी आइटम्स स्वचालित रूप से रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित किए गए हैं ताकि आप भी सूचियों और लाइब्रेरीज़, कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए स्थान रिकॉर्ड्स प्रबंधन कॉन्फ़िगर करने के लिए

  1. उस सूची या लाइब्रेरी पर जाएँ, जिसे आप रिकॉर्ड्स प्रबंधन के लिए कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं.

  2. लाइब्रेरीज़ के लिए, लाइब्रेरी उपकरण के अंतर्गत, लाइब्रेरी टैब क्लिक करें. सूचियों के लिए, सूची उपकरण के अंतर्गत, सूची टैब क्लिक करें.

  3. लाइब्रेरी रिबन पर, लाइब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें. सूचियों के लिए, सूची सेटिंग्स क्लिक करें.

    SharePoint Online में, सेटिंग्स पर क्लिक करें और फिर सूची सेटिंग्स या लाइब्रेरी सेटिंग्सपर क्लिक करें।

    नोट: यदि आप इस प्रक्रिया में रिबन बटन को संदर्भित नहीं देखते, तो हो सकता है कि आपको सभी उपलब्ध रिबन बटन विस्तृत करने के लिए अपना स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन या ब्राउज़र विंडो आकार समायोजित करने की आवश्यकता हो. आप उस समूह का बटन चयन विस्तृत करने के लिए समूह बटन पर भी क्लिक कर सकते हैं.

  4. सूची सेटिंग्स पृष्ठ पर, रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स क्लिक करें.

  5. मैन्युअल रिकॉर्ड घोषणा उपलब्धता अनुभाग में, रिकॉर्ड घोषणा सेटिंग्स पृष्ठ पर निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • चुनें कि क्या आप साइट संग्रह डिफ़ॉल्ट सेटिंग का उपयोग करना चाहते हैं।

    • के लिए इस सूची या लाइब्रेरी के लिए रिकॉर्ड्स की मैन्युअल घोषणा की अनुमति दें।

    • कभी भी के लिए इस सूची या लाइब्रेरी के लिए रिकॉर्ड्स की मैन्युअल घोषणा की अनुमति दें।

  6. स्वचालित घोषणा अनुभाग में, चयन करें कि आप चाहते हैं कि इस सूची या लाइब्रेरी में जोड़े गए आइटम स्वचालित रूप से रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित हों या नहीं.

  7. ठीक क्लिक करें.

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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