मेल मर्ज के लि‍ए डेटा स्रोत के रूप में Outlook संपर्कों का उपयोग करना

मेल मर्ज के लि‍ए डेटा स्रोत के रूप में Outlook संपर्कों का उपयोग करना

आप Microsoft Word में मेल मर्ज के लिए Microsoft Outlook से संपर्कों का उपयोग डेटा स्रोत के रूप में कर सकते हैं.

नोट:  चूँकि Word 2010 में मेल मर्ज एक कार्य है, इसलिए इसे Outlook में प्रारंभ नहीं किया जा सकता है. मुद्रण लेबल्स और लिफ़ाफ़ों सहित मेल मर्ज से संबंधित अधिक जानकारी के लिए, Word में मदद देखें.

  1. Word में, मेलिंग्स टैब पर, मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह में, मेल मर्ज प्रारंभ करें पर क्लिक करें और फिर जिस दस्तावेज़ प्रकार को आप बनाना चाहते हैं उस पर क्लिक करें. सक्रि‍य दस्तावेज़ मुख्य दस्तावेज़ बन जाता है.

  2. मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह में, प्राप्तकर्ताओं का चयन करें पर क्लिक करें और फिर Outlook संपर्कों से चयन करें पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आप मेल मर्ज प्रक्रिया के साथ अधिक मदद चाहते हैं, तो मेलिंग्स टैब पर, मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह में, मेल मर्ज प्रारंभ करें पर क्लिक करें और फिर चरण दर चरण मेल मर्ज विज़ार्ड पर क्लिक करें. जब आप मेल मर्ज विज़ार्ड के चरण 3 प्राप्तकर्ता का चयन करें पर पहुँचेंगे, तो इस आलेख में जानकारी का संदर्भ ले सकते हैं.

  3. संपर्कों का चयन करें संवाद बॉक्स में, मेल मर्ज में जिस संपर्क फ़ोल्डर का आप उपयोग करना चाहते हैं, उस पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

    प्राप्तकर्ताओं की सूची मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में प्रकट होती हैं, जहाँ आप प्राप्तकर्ताओं की सूची को परिशोधित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, हो सकता है आप अपने फ़ाइल में केवल उन ग्राहकों को प्रपत्र पत्र भेजना चाहते हैं, जिनके पास विशिष्ट पोस्टल कोड है.

    मैं प्राप्तकर्ताओं की सूची को कैसे परिशोधित करूँ?

    निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    प्राप्तकर्ताओं को नि‍यत करने के लि‍ए चेक बक्सों का उपयोग करना

    यदि आपकी सूची छोटी है तो यह विधि श्रेष्ठ है.

    • जिन प्राप्तकर्ताओं को आप शामि‍ल करना चाहते हों उनके आगे चेक बक्सों का चयन करें और प्राप्तकर्ताओं के उन चेक बक्सों को रिक्त करें जिन्हें आप छोड़ना चाहते हैं.

      युक्ति:  यदि आप मेल मर्ज में सबसे अधिक सूची को शामिल करना चाहते हैं, तो सभी का चयन करें पर क्लिक करें और फिर छोड़ने के लिए प्रविष्टियों हेतु चेक बॉक्स रिक्त करें. इसी प्रकार, यदि आप सूची में केवल कुछ रिकॉर्ड्स को शामिल करना चाहते हैं, तो सभी साफ़ करें पर क्लिक करें और फिर इच्छित प्रविष्टियों का चयन करें.

    सूची में आइटम्स को सॉर्ट करना

    आइटम्स को वर्णानुक्रम या संख्यात्मक क्रम में देखने की यह श्रेष्ठ विधि है.

    • आइटम के जिस स्तंभ शीर्ष से आप सॉर्ट करना चाहते हैं, उस पर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, यदि आप सूची को अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो अंतिम नाम स्तंभ शीर्ष पर क्लिक करें.

    सूची में आइटम्स फ़ि‍ल्टर करना

    यह अच्छा है कि आप उस सूची को जानते हैं, जिनमें रिकॉर्ड्स हैं, जिन्हें आप मेल मर्ज में देखना या शामिल नहीं करना चाहते हैं. एक बार जब आप सूची फ़िल्टर कर लेते हैं, तो पहले दिए गए विवरण के अनुसार रिकॉर्ड्स को शामिल करने और छोड़ने के लिए चेक बक्सों का उपयोग करें.

    1. आइटम के जिस स्तंभ शीर्षक से आप फ़िल्टर करना चाहते हैं, उसके आगे बना तीर क्लिक करें.

    2. नि‍म्न में से कोई क्लि‍क करें:

      • (रिक्तियाँ) सभी रिकॉर्ड्स जिनमें संगत फ़ील्ड रिक्त हो.

      • (अरिक्तियाँ) सभी रिकॉर्ड्स जिनमें संगत फ़ील्ड में जानकारी हो.

      • (उन्नत) उन्नत सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग के लिए उपयोग किया गया. सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग की क्वेरी बनाने के लिए फ़िल्टर रिकॉर्ड्स और सॉर्ट रिकॉर्ड्स टैब्स का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, यदि एकाधिक पते हैं, जो देश/क्षेत्र के रूप में ऑस्ट्रेलिया को सूचीबद्ध करते हैं, तो आप ऑस्ट्रेलिया पर फ़िल्टर कर सकते हैं.

        फ़िल्टर किए गए रिकॉर्ड्स मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में दिखते हैं. सभी रिकॉर्ड्स को प्रदर्शित करने के लिए, (सभी) पर क्लिक करें.

  4. ठीक पर क्लिक करें या यदि आप चरण दर चरण मेल मर्ज विज़ार्ड का उपयोग कर रहे हैं, तो अगला: अपना दस्तावेज़ प्रकार लिखें पर क्लिक करें.

    दस्तावेज़ को लिखना समाप्त करें और फिर मेल मर्ज को पूर्ण करें.

    युक्ति:  मुख्य दस्तावेज़ सहेजें, जो अपने और अपने डेटा स्रोत के बीच कनेक्शन को भी सहेजता है. अगली बार आप समान मेल मर्ज करना चाहें, तो मुख्य दस्तावेज़ खोलें और फिर आप त्वरित रूप से मर्ज पूरा कर सकते हैं या भिन्न स्रोत से कनेक्ट कर सकते हैं.

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