मेल मर्ज के लिए डेटा सॉर्ट और फ़िल्टर करना

जब आप अपनी मेल मर्ज मेलिंग सूची में सभी जानकारी का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तब आप सूची में से कुछ लोगों या आइटम्स का चयन कर सकते हैं. और उसे सरल बनाने के लिए, आप डेटा सॉर्ट और फ़िल्टर कर सकते हैं, ताकि आप केवल वह देखेंगे, जो आप चाहते हैं.

  1. यदि यह पहले से खुला नहीं है, मेल मर्ज दस्तावेज़ खोलें.

  2. प्राप्तकर्ताओं को संपादित करें क्लिक करें.

    प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें आदेश

    यदि प्राप्तकर्ताओं संपादित करें धूसर रंग का हो जाता है, तो प्राप्तकर्ताओं का चयन करें क्लिक करें और आप उपयोग करना चाहते हैं उस मेलिंग सूची से दस्तावेज़ कनेक्ट करें.

  3. प्राप्तकर्ता के आगे वाले बॉक्स को चेक करें, या डेटा पंक्तियों को, जिसे आप शामिल करना चाहते हैं.

पंक्तियों को समूहित करने के लिए या इच्छित पंक्तियों क़ो देखने के लिए, सूची को सॉर्ट या फ़िल्टर करें.

समूह ढूँढने के लिए सूची को सॉर्ट करना

आपकी जानकारी को समूहित करने के लिए सॉर्ट करें का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, यदि आप केवल उन लोगों को ई-मेल भेजना चाहते हैं, जो विशिष्ट शहरों में रहते हैं, तो शहर द्वारा सॉर्ट करें ताकि प्रत्येक शहर के सभी लोगों को एक साथ समूहीकृत किए जाएँ. वह मर्ज के लिए उनका चयन करना सरल बनाता है.

  1. स्तंभ नाम पर क्लिक करके किसी भी स्तंभ को सॉर्ट करें.

    आपके पास उस व्यक्ति के लिए जानकारी हैं तो आप उससे भी सॉर्ट कर सकते हैं—उदाहरण के लिए, यदि आप ईमेल मर्ज बना रहे हैं, लेकिन आप के पास प्रत्येक व्यक्ति के लिए ई-मेल पता नहीं है. स्तंभ नाम के आगे का तीर क्लिक करें और फिर (रिक्तियाँ) या (अरिक्त) क्लिक करें.

    रिक्तियों और अरिक्तियों के लिए विकल्पों के साथ सॉर्ट करें मेनू

    एकाधिक स्तंभ द्वारा सॉर्ट करने के लिए-उदाहरण के लिए, राज्य द्वारा, फिर शहर द्वारा, सॉर्ट करें क्लिक करें और फिर आप जिसके द्वारा सॉर्ट करना चाहते हैं, उसे स्तंभों में भरें.

    मेल मर्ज प्राप्तकर्ता सूची विकल्प

    उन्नत सॉर्ट विकल्प

  2. आगे, आप मर्ज में शामिल करना चाहते हैं उन पंक्तियों में चेक बॉक्स पर क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

    चेक बॉक्स को चेक करके पंक्तियों का चयन करें

केवल वह पंक्तियाँ देखें जिसे आप शामिल करना चाहते हैं

केवल उन लोगों या आइटम्स को देखने के लिए कि जिन्हें आप मर्ज में शामिल करना चाहते हैं वह सूची फ़िल्टर करें-उदाहरण के लिए, केवल विशिष्ट शहर के लोग या विशिष्ट मूल्य वाले वस्तु सूची आइटम.

  1. प्राप्तकर्ता सूची परिष्कृत करें के तहत, फ़िल्टर करें क्लिक करें.

    मेल मर्ज प्राप्तकर्ता सूची विकल्प

  2. फ़ील्ड बॉक्स के आगे वाले तीर क्लिक करें, और तब फ़िल्टर करने के लिए इच्छित स्तंभ क्लिक करें.

  3. तुलना करें पर क्लिक करें, और फिर आप करना चाहते हैं वह तुलना का प्रकार क्लिक करें-उदाहरण के लिए, बराबर या जिसमें है.

    इस सूची में रिक्त है और रिक्त नहीं है भी शामिल करता है.

  4. इससे की तुलना करें बॉक्स में, फ़िल्टर के लिए मान लिखें. उदाहरण के लिए, यदि आप फ़ील्ड सूची में शहर का चयन करते हैं, तो शहर का नाम लिखें.

  5. और अथवा या क्लिक करें, और फिर अपने फ़िल्टर में अन्य शर्त जोड़ें. उदाहरण के लिए, यदि आप दो शहरों के लिए परिणाम चाहते हैं, तो या क्लिक करें, फ़ील्ड सूची में शहर पर क्लिक करें, बराबर क्लिक करें, और तब दूसरे शहर का नाम लिखें.

  6. ठीक क्लिक करें.

  7. आप मर्ज में शामिल करना चाहते हैं, उन पंक्तियों में चेक बॉक्स का चयन करें .

    चेक बॉक्स को चेक करके पंक्तियों का चयन करें

  1. यदि आप फ़िल्टर किए गए सेट में सब कुछ शामिल करना चाहते हैं, तो स्तंभ के शीर्ष पर चेक बॉक्स क्लिक करें .

  2. ठीक क्लिक करें.

अब आप ईमेल मर्ज या लेबल्स के लिए उपयोग कर रहे हैं उस दस्तावेज़ में मेल मर्ज फ़ील्ड्स सम्मिलित करने के लिए तैयार हैं. अधिक जानकारी के लिए, मेल मर्ज फ़ील्ड्स सम्मिलित करें देखें.

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