मेल मर्ज के लिए कोई डेटा स्रोत बनाना

यदि आपकी जानकारी पहले से किसी डेटा स्रोत फ़ाइल स्वरूप, में संगठित नहीं हैं, जिसे Microsoft Office Publisher उपयोग कर सके तो, आप आपके मेल मर्ज या ई-मेल मर्ज के उपयोग के लिए कोई डेटा स्रोत बना सकते हैं. किसी डेटा स्रोत में सिर्फ एक नाम और पते की सूची हो सकती हैं,या उसमें चित्रों, उत्पाद भाग संख्या, पोस्टल बार कोड, ग्राहक क्रय इतिहास, और विभिन्न अतिरिक्त डेटा हो सकते हैं जिन्हें आप मेल मर्ज या किसी ई-मेल मर्ज में उपयोग करना चाहते हैं.

इस आलेख में

किसी डेटा स्रोत की संरचना

किसी मेल मर्ज के लिए कोई पता सूची डेटा स्रोत बनाना

किसी डेटा स्रोत की संरचना

इसके पहले कि आप अपना डेटा स्रोत बनाएँ, उस जानकारी प्रकार पर विचार करें जिसे आप अपने अंतिम मर्ज प्रकाशन में सम्मिलित करना चाहते हैं. अपने डेटा स्रोत फ़ाइल की संरचना करना सुनिश्चित कर लें ताकि उसमें आपके मर्ज हेतु आवश्यक डेटा हो.

आपके डेटा स्रोत की पहली पंक्ति, नीचे की तालिका में शीर्ष लेख पंक्ति, स्तंभ नामों की सूची बनाती हैं. ये स्तंभ नाम, आपके द्वारा मेल मर्ज या ई-मेल मर्ज में पाठ या चित्र डेटा के लिए प्लेसहोल्डर के रूप में सम्मिलित डेटा फ़ील्ड के नाम हैं.

शीर्ष लेख पंक्ति के नीचे, डेटा का स्तंभ, या डेटा फ़ील्ड, में विशेष जानकारी होती हैं जो सम्बद्ध मर्ज फ़ील्ड के स्थान पर प्रदर्शित होगी. आपकी तालिका में शीर्ष लेख पंक्ति के नीचे प्रत्येक पंक्ति, या रिकॉर्ड, प्रत्येक रिकॉर्ड की जानकारी के पूरे सेट की सूची देता हैं.

किसी Excel स्प्रेडशीट के स्तंभ किसी पोस्टकार्ड प्रकाशन में फ़ील्ड्स से मिलान करते हैं

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किसी मेल मर्ज के लिए कोई पता सूची डेटा स्रोत बनाना

आपके मेल मर्ज या ई-मेल मर्ज हेतु डेटा स्रोत बनाने के लिए, Business Contact Manager से, Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook, या Microsoft Office Outlook उपयोग कर सकते हैं. आपके द्वारा कोई पता सूची बनाने और सहेजने के बाद, आप उसे भविष्य में दोबारा मेल मर्ज प्रोजेक्ट के लिए उपयोग कर सकते हैं.

Mail Merge Recipients dialog box

कोई पता सूची बनाने के लिए Publisher का उपयोग करें

  1. कोई प्रकाशन खोलें.

  2. उपकरण मेनू पर, मेलिंग और कैटलॉग को इंगित करें, और तब पता सूची बनाएँ क्लिक करें.

  3. नई पता सूची संवाद बॉक्स में स्तंभ अनुकूलित करने के लिए, स्तंभ अनुकूलित करें क्लिक करें, और तब निम्न में से कोई एक करें:

    • कोई फ़ील्ड जोड़ने के लिए, जोड़ें क्लिक करें. फ़ील्ड जोड़ें संवाद बॉक्स में, अपनी नई फ़ील्ड के लिए कोई नाम लिखें, और तब ठीक क्लिक करें.

    • कोई फ़ील्ड निकालने के लिए, फ़ील्ड नाम के तहत किसी फ़ील्ड नाम का चयन करें, और तब हटाएँ क्लिक करें.

    • किसी फ़ील्ड नाम का नाम बदलने के लिए, फ़ील्ड नाम के तहत किसी फ़ील्ड नाम का चयन करें, और तब नाम बदलें क्लिक करें. फ़ील्ड नाम बदलें संवाद बॉक्स में, इसके लिए: बॉक्स में कोई नया नाम लिखें, और तब ठीक क्लिक करें.

      आपकी इच्छित सभी फ़ील्ड अनुकूलित करने के बाद ठीक क्लिक करें.

  4. नई पता सूची संवाद बॉक्स में, पहली रिक्त पंक्ति में, प्रासंगिक फ़ील्ड में प्रथम प्रविष्टि के लिए जानकारी लिखें.

    यदि आप अपने अंतिम प्रकाशन में फ़ोटोज़ मर्ज करने की योजना बनाते हैं, तो आपको प्रत्येक चित्र फ़ाइल हेतु, जिसे आप प्रत्येक रिकार्ड के लिए उचित स्तंभ या डेटा फ़ील्ड में उपयोग करना चाहते हैं या तो फ़ाइल नाम या पथ लिखने की आवश्यकता हैं. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • यदि आपने अपनी चित्र फ़ाइलें और आपका डेटा स्रोत समान फ़ोल्डर में सहेजे हैं, तो प्रासंगिक चित्र के लिए फ़ाइल नाम लिखें. उदाहरण के लिए, firstphoto.jpg लिखें.

    • यदि आपने अपनी चित्र फ़ाइलें, डेटा स्रोत से भिन्न फ़ोल्डर में सहेजे हैं, तो प्रासंगिक चित्र के लिए पूरा पथ लिखें. उदाहरण के लिए, लिखें C:\Documents and Settings\उपयोगकर्ता नाम\My Documents\My Pictures\Catalog Project\firstphoto.jpg.

    • यदि आपने चित्र फ़ाइलें डेटा स्रोत वाले फ़ोल्डर के सबफ़ोल्डर में सहेजे हैं, तो प्रासंगिक चित्र के लिए आंशिक पथ लिखें. उदाहरण के लिए, यदि डेटा स्रोत फ़ोल्डर में कोई चित्र सबफ़ोल्डर हैं, तो लिखें \Pictures\firstphoto.jpg.

  5. जब आप पहली प्रविष्टि के लिए जानकारी दर्ज करना समाप्त कर दें, नई प्रविष्टि क्लिक करें, या TAB कुंजी दबाएँ.

  6. जब तक आप प्रविष्टि दर्ज करना समाप्त करें तब तक चरण 4 और 5 दोहराएँ.

  7. ठीक क्लिक करें.

  8. पता सूची सहेजें संवाद बॉक्स में, फ़ाइल का नाम बॉक्स में अपनी पता सूची के लिए कोई नाम लिखें, और तब सहेजें क्लिक करें.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, पता सूची मेरे डेटा स्रोत फ़ोल्डर में सहेजी गई हैं. पता सूची को यहाँ रखना श्रेष्ठ हैं क्योंकि यह वह डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर हैं जिसमें Publisher डेटा स्रोत ढूँढता हैं. यदि आप अपनी डेटा स्रोत फ़ाइल मेरे डेटा स्रोत फ़ोल्डर के अतिरिक्त कहीं और सहेजते हैं, तो जब आप मर्ज करते समय किसी डेटा स्रोत से कनेक्ट होते हैं तब उसे ढूँढने के लिए आपको ब्राउज़ करना पड़ेगा.

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