मुद्रण के लिए ऑप्टिमाइज़ किया गया दृश्य डिज़ाइन करना

आपके द्वारा बनाया गया Microsoft Office InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्स या तो InfoPath में ही या वेब ब्राउज़र का उपयोग कर खोलने और ऑनलाइन भरने के लिए डिज़ाइन किया गया है. यद्यपि, उपयोगकर्ता व्यक्तिगत रिकॉर्ड्स के लिए या संगरह करने के लिए किसी पूर्ण किए गए प्रपत्र की एक प्रतिलिपि मुद्रित करना चुन सकते हैं. इस कारण से, यह जाँच लेना श्रेष्ठ तरीका है कि मुद्रित किए जाने पर आपके प्रपत्र टेम्पलेट स्वीकार योग्य दिखे. उदाहरण के लिए, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपके प्रपत्र टेम्पलेट में नियंत्रण मुद्रित पृष्ठ के हाशिये के अंदर फ़िट हों और मुद्रित प्रपत्र पर पाठ पढ़ने योग्य हो.

इसके अलावा, आप प्रपत्र टेम्पलेट का विशेष संस्करण बनाने के लिए दृश्य कार्यफलक का उपयोग कर सकते हैं — जो मुद्रण दृश्य कहलाता है — और यह विशेषकर मुद्रण करने के लिए डिज़ाइन किया गया है.

यह आलेख समझाता है कि आपके प्रपत्र टेम्पलेट के लिए मुद्रण दृश्य और मुद्रण योग्य प्रपत्र टेम्पलेट बनाने के लिए अन्य तकनीक कैसे डिज़ाइन करना चाहिए.

इस आलेख में

प्रपत्र टेम्पलेट और प्रपत्र के बीच अंतर

दृश्य मुद्रित करने का परिचय

मौजूदा दृश्य पर आधारित मुद्रण दृश्य डिज़ाइन करना

विशेषकर Word के लिए मुद्रण दृश्‍य डिज़ाइन करना

प्रपत्र टेम्पलेट और प्रपत्र के बीच अंतर

मुद्रित पृष्ठ पर नियंत्रण और अन्य ऑब्जेक्ट्स कैसे दिखाई देते हैं इस बात का सामान्य अनुमान पाने के लिए, या मुद्रण सेटिंग्स जैसे कि शीर्ष लेख या पाद लेख, को जाँचने के लिए आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट को मुद्रित कर सकते हैं. जब आप डिज़ाइन मोड से प्रपत्र टेम्पलेट मुद्रित करते हैं, तो आप मुद्रित प्रपत्र टेम्पलेट पर निश्चित आइटम्स देख सकते हैं, जैसे बटंस, जो वास्तव में तब प्रकट नहीं होते जब उपयोगकर्ता आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र मुद्रित करता है.

जब उपयोगकर्ता आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित कोई प्रपत्र मुद्रित करते हैं, तब InfoPath प्रपत्र में समायोजन कर देता है या कुछ ऐसे आइटम्स को निकाल देता है जो किसी मुद्रित प्रसंग में अर्थहीन होते हैं. उदाहरण के लिए, दोहराई जाने वाली तालकाओं के अंतर्गत डिफ़ॉल्ट रूप से प्रकट होने वाला आइटम सम्मिलित करें निर्देश पाठ मुद्रित प्रपत्र में प्रकट नहीं होगा. बटन नियंत्रण, सूची बॉक्स प्रविष्टियाँ, या स्क्रॉल तीर भी नहीं प्रकट होंगे, क्योंकि यह आइटम्स मुद्रित प्रपत्र पर अपना अर्थ खो दे्ते हैं.

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दृश्य मुद्रित करने का परिचय

यद्यपि प्रपत्र टेम्पलेट इलेक्ट्रॉनिक स्वरूप में प्रपत्र डेटा एकत्र करने के लिए बनाए गए हैं, इसलिए आप मुद्रण दृश्य बना सकते हैं, जो विशेषकर मुद्रण के लिए डिज़ाइन किया गया है. यह तब उपयोगी होता है जब आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता विशेष लेआउट का उपयोग कर प्रपत्र मुद्रित करे या प्रपत्र के केवल कुछ अंश मुद्रित करे.

यदि आपके प्रपत्र टेम्पलेट में एकाधिक दृश्य हों, तो आप प्रत्येक दृश्य के लिए मुद्रण दृश्य बना सकते हैं. वैकल्पिक रूप से, आप प्रपत्र टेम्पलेट में सभी दृश्यों को लागू होने वाला एकल मुद्ण दृश्य इंगित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपके टेम्पलेट में तीन अलग-अलग दृश्य हों, तो आप मुद्रण दृश्य बना सकते हैं जो ‍कसी एकल मुद्रण पृष्ठ में इन प्रत्येक दृश्यों से मुख्य जानकारी समेकित करता है.

मौजूदा दृश्य के साथ मुद्रण दृश्य बनाने और संबद्ध करने के लिए, आप दृश्य कार्यफलक में इस दृश्य के लिए मुद्रित संस्करण बनाएँ लिंक का उपयोग कर सकते हैं. जब आप इस लिंक को क्लिक करते हैं, तो InfoPath निम्न कार्य करता है:

  • मुद्रण संस्करणनाम कहलाने वाला कोई नया, रिक्त दृश्य बनाएँ, जहाँ नाम दृश्य का नाम होता है जिस पर मुद्रण दृश्य आधारित होता है.

  • उस दृश्य के साथ मुद्रण दृश्य संबद्ध करता है जिस पर यह आधारित होता है. यह संबंध मुद्रण सेटिंग्स टैब पर, दृश्य गुण संवाद बॉक्स में रिकॉर्ड किया जाता है. उदाहरण के लिए, मान लें कि आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट में अनुमोदन दृश्य पर आधारित मुद्रण दृश्य बनाते हैं. जब उपयोगकर्ता अनुमोदन दृश्य में मुद्रण बटन क्लिक करता है, तो InfoPath मुद्रण संस्करण अनुमोदन दृश्य पर जो भी प्रकट होता है, मुद्रित करता है.

मुद्रण दृश्य बनाने के बाद, जिस प्रकार से मुद्ण करने पर प्रपत्र प्रकट होना चाहिए आप ठीक उसी प्रकार इसे प्रतिबिं‍बित करने के लिए डिज़ाइन कर सकते हैं. यह आमतौर पर मुद्रण दृश्य में प्रपत्र टेम्पलेट में अन्य दृश्यों से नियंत्रणों की प्रतिलिपि बनाना और चिपकाना शामिल करता है. यदि आवश्यक हो, तो आप मुद्रण दृश्य में निश्चित नियंत्रण स्थानापन्न कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप ड्रॉप-डाउन सूची बॉक्स बदल सकते हैं, जिससे डिफ़ॉल्ट रूप से प्रविष्टियाँ प्रदर्शित होती है. ऐसा करने से, सी प्रविष्टियाँ मुद्रित प्रपत्र पर प्रदर्शित की जाती हैं. आप दृश्य गुण संवाद बॉक्स में मुद्रण दृश्य के लिए कस्टम मुद्रण विकल्प निर्दिष्ट कर सकते हैं, जैसे शीर्ष लेख, पाद लेख, और पृष्ठ हाशिये.

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मौजूदा दृश्य पर आधारित मुद्रण दृश्य डिज़ाइन करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, जब उपयोगकर्ता उस प्रपत्र मुद्रित करता है जिसमें उससे संबद्ध विशिष्ट मद्रण दृश्य नहीं है, तो उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर वर्तमान में प्रदर्शित किया जाने वाला दृश्य मुद्रित होता है. यदि आप मुद्रण दृश्य बनाते हैं, तो InfoPath वर्तमान दृश्य के बजाय दृश्य मुद्रित करता है. आप किसी मौजूदा दृश्य को मुद्रण दृश्य के रूप में इंगित कर सकते हैं. निम्न कार्यविधि यह समझाती है कि मौजूदा दृश्य का मुद्रण दृश्य को माध्यम के रूप में उपयोग कैसे करना चाहिए.

  1. दृश्य मेनू पर, दृश्य प्रबंध करें क्लिक करें.

  2. किसी दृश्य का चयन करें सूची में, दृश्य कार्यफलक में, उस दृश्य क्लिक करें जिसके लिए आप मुद्रण दृश्य बनाना चाहते हैं.

  3. क्रियाएँ के तहत, इस दृश्य के लिए मुद्रित संस्करण बनाएँ क्लिक करें.

  4. मुद्रित संस्करण बनाएँ संवाद बॉक्स में, मुद्रण दृश्य के लिए नाम लिखें, और तब ठीक क्लिक करें.

  5. दृश्य कार्यफलक में, मुद्रण दृश्य डबल-क्लिक करें.

  6. दृश्य गुण संवाद बॉक्स में, उन विकल्पों का चयन करें जो आप मुद्रण सेटिंग्स और पृष्ठ सेटअप टैब पर चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें. उदाहरण के लिए, आप मुद्रण दृश्य, या शीर्ष लेख या पाद लेख के लिए डिफ़ॉल्ट हाशिये सेटिंग्स निर्दिष्ट कर सकते हैं.

  7. मूल दृश्य पर स्विच करने के लिए, दृश्य कार्यफलक में, किसी दृश्य का चयन करें सूची में दृश्य का नाम क्लिक करें.

  8. दृश्य में सभी का चयन करने के लिए, CTRL+A दबाएँ.

  9. चयन कि क्लिपबार्ड में प्रतिलिपि बनाने के लिए, CTRL+C दबाएँ.

  10. मुद्रण दृश्य पर स्विच करने के लिए, दृश्य कार्यफलक में, किसी दृश्य का चयन करें सूची में दृश्य का नाम क्लिक करें.

  11. मुद्रण दृश्य में मूल दृश्य से चयन चिपकाने के लिए, CTRL+V दबाएँ.

  12. कोई भी अनावश्यक नियंत्रण या लेआउट तत्व हटाएँ, या अतिरिक्त नियंत्रण जोड़ें.

    युक्ति: शीघ्रता से यह पता लगाने के लिए कि नियंत्रर और अन्य डिज़ाइन तत्व मुद्रित पृष्ठ पर फ़िट होंगे कि नहीं, आप दृश्य मेनू पर पृष्ठ चौड़ाई मार्गदर्शिका कर दाईं ओर के प्रपत्र टेम्पलेट के साथ पृष्ठ चौह़ाई मार्गदर्शिका प्रदर्शित कर सकते हैं. पृष्ठ चौड़ाई मार्गदर्शिका प्रपत्र टेम्पलेट पर डैश्ड अनुलंब पंक्ति के रूप में प्रकट होती है. पंक्ति, आपके कंप्यूटर के लिए डिफ़ॉल्ट प्रिंटर के आधार पर, यह इंगित करती है कि मुद्रित पृष्ठ का दायाँ हाशिया कहाँ स्थित है.

  13. मुद्रण दृश्य में पृष्ठ विराम जोड़ने के लिए, वहाँ क्लिक करें‍ जहाँ से आप नया पृष्ठ प्रारंभ करना चाहते हैं, और तब सम्मिलित करें मेनू पर, पृष्ठ विराम क्लिक करें.

    नोट: प्रपत्र टेम्पलेट पर कोई पृष्ठ विराम एक डैश्ड क्षैतिज रेखा के रूप में दिखाई देता है. यदि आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट का पूर्वावलोकन करते हैं, तो आपको यह डैश्ड रेखा या पृष्ठ विराम का कोई अन्य संकेत दिखाई नहीं देगा. पृष्ठ विराम प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित मुद्रित प्रपत्रों को कैसे प्रभावित करेंगे यह देखने के लिए, मानक उपकरण पट्टी पर मुद्रण पूर्वावलोकन बटन छवि क्लिक करें.

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विशेषकर Word के लिए मुद्रण दृश्‍य डिज़ाइन करना

यदि आप उन्नत प्रपत्र डिज़ाइनर हैं जो एक्सटेंसिबल मार्कअप भाषा (XML) तकनीक समझते हैं, तो आप उस Microsoft Office Word-आधारित मुद्रण दृश्य बनाने के लिए Word विज़ार्ड के लिए मुद्रण दृष्ट जोड़ें उपयोग कर सकते हैं जो सीधे Word से प्रपत्र डेटा मुद्रित करता है. यह Word में उपलब्ध अनेक प्रकार की मुद्रण सुविधाओं का लाभ लेने की अनुमति देता है. ऐसा करने के लिए, आपको उस मौजूदा XSL ट्रांसफ़ॉर्मेशन (XSLT) फ़ाइल पर पहुँच होनी चाहिए जो आपके प्रपत्र टेम्पलेट में उस स्वरूप में डेटा ट्रांस्फ़ॉर्म करती है जो Word से मुद्रित करने के लिए सुविधाजनक है. जब उपयोगकर्ता वह प्रपत्र मुद्रित करता है जिसमें Word-आधारित मुद्रण दृश्य हो, तो उस प्रपत्र में डेटा सीधे Word से मुद्रित होता है. XSLT फ़ाइल Microsoft Office 2003 या Microsoft Office Word 2007 का उपयोग कर बनाई जानी चाहिए.

नोट: XSLT फ़ाइल बनाने के बारे में अधिक जानने के लिए, Microsoft Office InfoPath 2003 Software Development Kit (SDK) देखें. SDK में उपकरण रहोता है, जो InfoPath से Word विज़ार्ड कहलाता है, और आपको InfoPath प्रपत्र डेटा मुद्रित करने के लिए Microsoft Office Word 2003 या Office Word 2007 का उपयोग करने की अनुमति देता है. आप Microsoft Office Update वेब साइट से SDK डाउनलोड कर सकते हैं या आप Microsoft Developer Network (MSDN) वेब साइट पर इसकी सामग्री में ब्राउज़ कर सकते हैं.

  1. दृश्य मेनू पर, दृश्य प्रबंध करें क्लिक करें.

  2. दृश्य में क्रियाएँ कार्यफलक के तहत, Word के लिए मुद्रण दृश्य जोड़ें क्लिक करें.

  3. Word-आधारित मुद्रण दृश्य हेतु उपयोग करने के लिए इच्छित XSLT फ़ाइल निर्दिष्ट करने के लिए Word के लिए मुद्रण दृश्य जोड़ें विज़ार्ड में निर्देशों का पालन करें.

  4. किसी दृश्य का चयन करें सूची में, दृश्य कार्यफलक में, उस दृश्य क्लिक को करें जिसके लिए आप Word-आधारित मुद्रण दृश्य इंगित करना चाहते हैं, और तब दृश्य गुण क्लिक करें.

  5. मुद्रण सेटिंग्स टैब क्लिक करें.

  6. इस दृश्य का मुद्रण करते समय उपयोग के लिए किसी मौजूदा दृश्य का चयन करें सूची में, Word-आधारित मुद्रण दृश्य क्लिक करें.

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