मीटिंग कार्यस्थानों का परिचय

मीटिंग कार्यस्थान एक वेब साइट होती है जहाँ एक या अधिक मीटिंग्स की जानकारी और सामग्री केंद्रीकृत की जाती है.

इस आलेख में

मीटिंग कार्यस्थान के बारे में

मीटिंग कार्यस्थान साइट के भाग

मीटिंग कार्यस्थान साइट में सहभागी, उपयोगकर्ता, और साइट समूह

मीटिंग कार्यस्थान के बारे में

मीटिंग कार्यस्थान साइट एक वेब साइट है जो एक या अधिक मीटिंग्स के लिए आवश्यक जानकारी और सामग्री के लिए संग्रहण का स्थान होती है. जब आप Microsoft Office Outlook में कोई मीटिंग आमंत्रण बनाते हैं तो आप एक मीटिंग कार्यस्थान सेट कर सकते हैं. मीटिंग अनुरोध से विषय, सहभागियों के नाम, दिनांक, समय और स्थान को Outlook द्वारा सीधे मीटिंग कार्यस्थान साइट पर जोड़ा जाता है. यदि आप इस जानकारी को बाद में बदलते हैं, तो Outlook मीटिंग कार्यस्थान साइट को नई जानकारी से स्वत: ही अद्य‍तन कर देता है.

नोट: यदि आप इसके बजाय मीटिंग कार्यस्थान में जानकारी अद्यतन करते हैं, तो आपको वह जानकारी Outlook में मीटिंग अनुरोध में मैन्युअल रूप से अद्यतन करनी होगी.

यदि आप Outlook के उपयोग से Microsoft Exchange खाते के द्वारा कोई मीटिंग कार्यस्थान साइट सेट करते हैं, तो आपके मीटिंग अनुरोध के मुख्य भाग में साइट से लिंक स्वचालित रूप से जुड़ती है. आमंत्रितगण देखने के लिए लिंक क्लिक कर सकते हैं और मीटिंग कार्यस्थान साइट में कार्यसूची, दस्तावेज़, और अन्य मीटिंग संबंधित जानकारी पर कार्य कर सकते हैं. मीटिंग के दौरान, आप मीटिंग कार्यस्थान साइट देख सकते हैं और इसे जानकारी, जैसे सहभागियों के नाम, लिए गए निर्णय, सहभा‍गियों को असाइन किए गए करने के लिए आइटम या कार्य, से अद्यतन कर सकते हैं, मीटिंग मिनट्स को प्रकाशित कर सकते हैं. भविष्य में संदर्भ के लिए एक पूर्ण अभिलेख बनाने के लिए ये सुविधाएँ आपकी सहायता करती हैं.

यदि Windows SharePoint Services 3.0 और पेरेंट SharePoint साइट उपलब्ध हो तो आप विभिन्न स्थानों से मीटिंग कार्यस्थान साइट बना सकते हैं. नई मीटिंग कार्यस्थान साइट पेरेंट SharePoint साइट की सब साइट के रूप में बनाई जाती है. मीटिंग कार्यस्थान साइट बनाने के स्थानों के कुछ उदाहरण Windows SharePoint Services 3.0-संगत कैलेंडर और शेड्यूलिंग प्रोग्राम, जैसे Outlook, किसी इंट्रानेट पर Windows SharePoint Services 3.0 या Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट हैं, और एक बाह्य साइट है जो Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 या बाद वाले संस्करण को होस्ट करती है. आप किसी मौजूदा मीटिंग कार्यस्थान साइट से भी कोई मीटिंग कार्यस्थान साइट बना सकते हैं, परंतु इस स्थिति में, नई साइट मौजूदा मीटिंग कार्यस्थान साइट का सब साइट नहीं हो सकती.

Outlook और Windows SharePoint Services 3.0 एक से अधिक मीटिंग, जैसे किसी आवर्ती मीटिंग या एकाधिक संबद्ध मीटिंग्स जो एक ही माटिंग कार्यस्थान से लिंक हैं, के लिए मीटिंग कार्यस्थान साइट सेट करने में मदद कर सकते हैं. आप आपके लिए मीटिंग कार्यस्थान साइट सेट करने के लिए कोई प्रतिनिधि असाइन कर सकते हैं.

नोट: यदि Outlook के स्थान पर किसी ई-मेल प्रोग्राम का उपयोग करते हैं, तो अधिक जानकारी के लिए इसके दस्तावेज़ देखें, या आपके सिस्टम व्यवस्थापक से संर्पक करें.

आप विश्वसनीय डोमेन में बनी मीटिंग कार्यस्थान साइट्स पर किसी मान्य ई-मेल पते से किसी व्यक्ति को आमंत्रित कर सकते हैं. बाह्य साइट्स पर बनाई गईं मीटिंग कार्यस्थान साइट्स पर मान्य ई-मेल पता रखने वाला कोई भी व्यक्ति पहुँच सकता है.

यदि आप किसी इंस्टेंट मैसेजिंग प्रोग्राम, जैसे Microsoft Windows Live Messenger, या Microsoft Office Communicator, जो Windows SharePoint Services 3.0 के संगत है, तो आप अन्य सहभागियों से संवाद करने के लिए मीटिंग कार्यस्थान में सहभागी सूची से उस प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं. आप किसी ऑनलाइन सहभागी से मीटिंग कार्यस्थान पर आने को कह सकते हैं ताकि आप साथ में कार्य कर सकें.

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मीटिंग कार्यस्थान साइट के भाग

मीटिंग कार्यस्थान साइट एक या अधिक पेजेज़ से बनी होती है जिनमें वेब पार्ट कहलाने वाली जानकारी के भाग होते हैं. वेब पार्ट के उदाहरण मीटिंग विवरण और योजना बनाने, क्रियान्वयन करने, या किसी मीटिंग पर कार्रवाई की जानकारी की सूचियाँ हैं. सूचियों के शीर्षक आमतौर पर उद्देश्य, कार्यसूची, सहभागी, निर्णय, और कार्य होते होते हैं. सूचियों के अतिरिक्त, आप एक दस्तावेज़ लायब्रेरी और एक चित्र लायब्रेरी जोड़ सकते हैं जहाँ आमंत्रित लोग मीटिंग से संबद्ध सामग्री संग्रह कर सकते हैं. सूचियाँ और लायब्रेरीज़ जो डिफ़ॉल्ट रूप से मुख पृष्ठ पर प्रदर्शित होती हैं उस टेम्पलेट पर निर्भर होती हैं जिसे आप मीटिंग कार्यस्थान बनाते समय चुनते हैं.

यदि मीटिंग कार्यस्थान साइट में वह सब जानकारी नहीं है जिसकी आपको आवश्यकता है, तो आप इसे आपकी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं. मीटिंग कार्यस्थान साइट के लिए मदद साइट पर और Windows SharePoint Services Help में मौजूद है.

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मीटिंग कार्यस्थान साइट में सहभागी, उपयोगकर्ता, और साइट समूह

य‍द्यपि Outlook मीटिंग कार्यस्थान साइट में सहभागियों की सूची अद्य‍तन करता है, परंतु यह सहभागियों को मीटिंग कार्यस्थान पर पहुँच की अनुमति स्वचालित रूप से नहीं देता. अधिकार स्वचालित रूप से प्रदत्त हैं या नहीं यह आपकी मीटिंग कार्यस्थान साइट पर निर्भर करता है.

यदि आप कोई नई मीटिंग कार्यस्थान साइट बनाते हैं, और साइट की लिंक के साथ कोई मीटिगं अनुरोध भेजते हैं, तो सहभागी स्वत: योगदानकर्ता साइट समूह से असाइन हो जाते हैं और साइट से मीटिंग कार्यस्थान साइट पर पढ़ने और लिखने के अधिकार वाले उपयोगकर्ता के रूप में जुड़ जाते हैं. मीटिंग आयोजक के रूप में, आप व्यवस्थापक साइट समूह से असाइन हो जाते हैं. यदि किसी सहभागी को स्वचालित रूप से अधिकार प्रदान करने में कोई समस्या है, तो आप संदेश प्राप्त होगा जिसमें निर्देश होंगे कि आप मीटिंग कार्यस्थान साइट से सहभागी को जोड़ सकते हैं.

यदि आप मीटिंग अनुरोध भेजने के बाद ‍किसी मौजूदा मीटिंग कार्यस्थान से लिंक करते हैं, तो सभी सहभागियों को साइट पर स्वचालित रूप से पहुँच प्राप्त होगी यदि निम्न में से कोई भी सत्य हो:

  • मीटिंग कार्यस्थान साइट मूलत: उन अनन्य अनुमतियों से बनाई गई है जो पेरेंट वेब साइट से भिन्न हैं.

  • मीटिंग कार्यस्थान साइट ने इसकी अनुमति सेटिंग्स पेरेंट SharePoint से प्राप्त की हैं और सहभागियों को पेरेंट साइट पर पहुँच अधिकार प्राप्त है.

अधिक जानकारी के लिए, मीटिंग कार्यस्थान साइट में मदद देखें.

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