मीटिंग्स की व्यवस्था करने के लिए मीटिंग कार्यस्थानों का उपयोग करना

मीटिंग कार्यस्थान साइट एक ऐसी वेब साइट है, जो एक या अधिक मीटिंग के लिए आवश्यक सभी जानकारी और सामग्रियों का संग्रह है. जब आप Microsoft Outlook 2010 में मीटिंग आमंत्रण बनाते हैं, तो आप मीटिंग कार्यस्थान साइट सेट कर सकते हैं. Outlook द्वारा स्वचालित रूप से विषय, उपस्थितगण नाम, दिनांक, समय और मीटिंग अनुरोध से स्थान, मीटिंग कार्यस्थान साइट में जोड़े जाते हैं.

मीटिंग के लिए पहली बार मीटिंग कार्यस्थान बनाने पर, आपको त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी (QAT) में या रिबन में मीटिंग कार्यस्थान आदेश मीटिंग कार्यस्थान आदेश आइकन जोड़ना आवश्यक है.

मैं कोई आदेश कैसे जोड़ सकता हूँ?

किसी खुले मीटिंग अनुरोध में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • QAT में कोई आदेश जोड़ें     मीटिंग विंडो त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी के साथ मीटिंग कार्यस्थान आदेश जोड़ा गया है QAT में मीटिंग कार्यस्थान आदेश जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें:

    1. कोई मीटिंग आइटम खोलें

  1. मीटिंग विंडो में त्वरित पहुँच उपकरण पट्‍टी अनुकूलित करें तीर पर क्लिक करें और फिर और अधिक आदेशों पर क्लिक करें.

  2. इससे आदेश चुनें बॉक्स में, रिबन में आदेश नहीं हैं पर क्लिक करें.

  3. आदेशों की सूची में, मीटिंग कार्यस्थान पर क्लिक करें और फिर जोड़ें पर क्लिक करें.

    अतिरिक्त आदेशों के संवाद बॉक्स के साथ त्वरित पहुँच उपकरण पट्‍टी अनुकूलित करें

  • रिबन में कोई आदेश जोड़ना     रिबन में मीटिंग कार्यस्थान आदेश जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें:

    1. कोई मीटिंग आइटम खोलें.

    2. मीटिंग विंडो में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

    3. विकल्प पर क्लिक करें.

    4. रिबन अनुकूलित करें पर क्लिक करें.

    5. इससे आदेश चुनें बॉक्स में, रिबन में आदेश नहीं हैं पर क्लिक करें.

    6. आदेशों की सूची में, मीटिंग कार्यस्थान पर क्लिक करें और फिर रिबन अनुकूलित करें सूचियों में, उस टैब और समूह पर क्लिक करें, जिसमें आप आदेश रखना चाहते हैं और फिर जोड़ें पर क्लिक करें.

ये चरण केवल एक बार आवश्यक हैं. एक बार मीटिंग कार्यस्थान आदेश जोड़ने के बाद, यह आपके द्वारा खोले जाने वाले सभी मीटिंग अनुरोधों में दिखाई देता है.

आप क्या करना चाहते हैं?

कोई मीटिंग कार्यस्थान बनाना

किसी मौजूदा मीटिंग कार्यस्थान से लिंक करना

कोई मीटिंग अनुरोध और मीटिंग कार्यस्थान दोनों अद्यतन करना

कोई मीटिंग कार्यस्थान हटाना

कोई मीटिंग कार्यस्थान बनाना

  1. नए या मौजूदा मीटिंग अनुरोध में, मीटिंग कार्यस्थान मीटिंग कार्यस्थान आदेश आइकन पर क्लिक करें.

  2. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • पहली बार के लिए कार्यस्थान सेट करें     मीटिंग अनुरोध बनाने के लिए उस सर्वर का पता आवश्यक है, जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं.

      1. मीटिंग कार्यस्थान कार्यफलक में, सेटिंग बदलें पर क्लिक करें.

        नोट:  प्रत्येक सेटिंग के बारे में जानकारी के लिए, कार्यफलक के नीचे अधिक जानकारी पर क्लिक करें.

      2. कार्यफलक में चरण 1 में, अपने कार्यस्थान के लिए किसी स्थान का चयन करें. यदि आपको इच्छित स्थान दिखाई नहीं देता है, तो अन्य पर क्लिक करें और सर्वर का पता दर्ज करें.

      3. चरण 2 में कार्यफलक में, कोई नया कार्यस्थान बनाएँ का चयन करें और फिर टेम्पलेट भाषा का चयन करें और लिखें. ये सेटिंग्स आपके द्वारा भविष्य में बनने वाले कार्यस्थानों के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग बनती हैं.

      4. सेटिंग्स पूर्ण करने के बाद, पहले कार्यफलक पर लौटने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

      5. बनाएँ पर क्लिक करें.

        नोट:  बनाएँ पर क्लिक करने के बाद, कार्यस्थान आपके द्वारा निर्दिष्ट स्थान पर मौजूद होता है. यदि आपका अर्थ इस कार्यस्थान के लिए भिन्न स्थान या टेम्पलेट का उपयोग करना है, तो आपको अवश्य ही इच्छित सेटिंग्स के साथ अन्य कार्यस्थान बनाना चाहिए. यदि आप इसका उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो आपको अन्य कार्यस्थान हटाना होगा.

    • अतिरिक्त कार्यस्थान सेट करें    

      यदि आप पहले ही कोई मीटिंग कार्यस्थान बना चुके हैं या इससे लिंक कर चुके हैं, तो वे स्थान और टेम्पलेट सेटिंग्स अब आपकी डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स हैं और पहले कार्यफलक में दिखाई देती हैं. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

      1. अपने नए कार्यस्थान हेतु डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का उपयोग करने के लिए, कार्यफलक में, बनाएँ पर क्लिक करें.

      2. डिफ़ॉल्ट्स परिवर्तित करने के लिए, कार्यफलक में, सेटिंग्स परिवर्तित करें पर क्लिक करें और फिर उन सेटिंग्स का चयन करें, जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं. सेटिंग्स पूर्ण करने के बाद, पहले कार्यफलक पर लौटने के लिए ठीक पर क्लिक करें और फिर बनाएँ पर क्लिक करें.

        अपना ब्राउज़र खोलने और कार्यस्थान देखने के लिए, कार्यफलक में कार्यस्थान पर जाएँ पर क्लिक करें. वैकल्पिक रूप से, आप मीटिंग अनुरोध के मुख्य भाग में जोड़े गए लिंक पर क्लिक कर सकते हैं. आप अभी या बाद में जानकारी जोड़ सकते हैं या कार्यस्थान अनुकूलित कर सकते हैं. मीटिंग अनुरोध पूरा करने के लिए, ALT+TAB दबाकर उस पर वापस जाएँ.

मीटिंग अनुरोध भेजने के लिए और मीटिंग और कार्यस्थान पर अन्यों को आमंत्रित करने के लिए, भेजें पर क्लिक करें. यदि यह कोई ऐसा मीटिंग अनुरोध है, जिसे पहले भेजा गया था, तो अद्यतन भेजें पर क्लिक करें.

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किसी मौजूदा मीटिंग कार्यस्थान से लिंक करना

नोट:  आप किसी ऐसे मौजूदा मीटिंग कार्यस्थान से लिंक नहीं कर सकते, जिसमें आवर्ती ईवेंट्स शामिल हों.

  1. नए या मौजूदा मीटिंग अनुरोध में, मीटिंग कार्यस्थान मीटिंग कार्यस्थान आदेश आइकन पर क्लिक करें.

  2. कार्यफलक के नीचे युक्ति के तहत, आप किसी मौजूदा कार्यस्थान को भी लिंक कर सकते हैं पाठ पर क्लिक करें.

  3. कार्यफलक के चरण 1 में, उस स्थान का चयन करें, जिसमें वह कार्यस्थान है जिससे आप लिंक करना चाहते हैं.

  4. कार्यफलक के चरण 2 में, किसी मौजूदा कार्यस्थान को लिंक करें का चयन करें और फिर उस कार्यस्थान का चयन करें, जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं. यदि आप सुनिश्चित नहीं है कि जो कार्यस्थान आपने चुना है वह सही है, तो सत्यापित करने के लिए कार्यस्थान देखें पर क्लिक करें.

  5. सेटिंग्स पूर्ण करने के बाद, पहले कार्यफलक पर लौटने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

  6. लिंक पर क्लिक करें.

  7. अपना ब्राउज़र खोलने और कार्यस्थान देखने के लिए, कार्यफलक में कार्यस्थान पर जाएँ पर क्लिक करें. वैकल्पिक रूप से, आप उस लिंक पर क्लिक कर सकते हैं जिसे मीटिंग अनुरोध के मुख्य भाग में जोड़ा गया था. आप अभी या बाद में जानकारी जोड़ सकते हैं या कार्यस्थान अनुकूलित कर सकते हैं.

  8. मीटिंग अनुरोध पूरा करने के लिए, ALT+TAB दबाकर Outlook 2010 पर वापस जाएँ.

  9. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • मीटिंग अनुरोध भेजने के लिए और मीटिंग और कार्यस्थान पर अन्यों को आमंत्रित करने के लिए, भेजें पर क्लिक करें. यदि यह कोई ऐसा मीटिंग अनुरोध है, जिसे पहले भेजा गया था, तो अद्यतन भेजें पर क्लिक करें.

    • मीटिंग अनुरोध भेजने के लिए नहीं बल्कि इसे सहेजने के लिए, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, फिर सहेजें पर क्लिक करें. कार्यस्थान में किसी उपस्थितगण की जानकारी नहीं भेजी जाएगी, लेकिन अन्य मीटिंग विवरण (विषय, शीर्षक, दिनांक, समय और स्थान) भेजे जाएँगे.

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कोई मीटिंग अनुरोध और मीटिंग कार्यस्थान दोनों अद्यतन करना

यदि आपको मीटिंग उपस्थितगण, स्थान, दिनांक या समय परिवर्तित करने की आवश्यकता है, तो आप मीटिंग उपस्थितगणों को मीटिंग अद्यतन भेज सकते हैं और मीटिंग कार्यस्थान स्वचालित रूप से अद्यतन हो जाता है. मीटिंग कार्यस्थान में अन्य जानकारी परिवर्तित करने के लिए, आपको कार्यस्थान से परिवर्तन करना होगा.

  1. वह मीटिंग अनुरोध खोलें जिसमें कार्यस्थान के लिए लिंक है.

  2. निम्न में से किसी भी फ़ील्ड में जानकारी परिवर्तित करें: प्रति, स्थान, प्रारंभ समय, समाप्ति समय.

  3. सभी अद्यतन कार्यस्थान और सहभागियों को भेजने के लिए, अद्यतन भेजें पर क्लिक करें.

    नोट्स: 

    • यदि आप मीटिंग अनुरोध अद्यतन करते हैं, और सहेजें और बंद करें पर क्लिक करते हैं, तो अद्यतन की गई जानकारी मीटिंग कार्यस्थान में भेजी नहीं जाएगी. मीटिंग कार्यस्थान में अद्यतन लागू करने के लिए, आपको अद्यतन भेजें पर क्लिक करना आवश्यक है.

    • कार्यस्थान में अन्य जानकारी बदलने के बारे में जानकारी के लिए, कार्यस्थान में मदद देखें.

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कोई मीटिंग कार्यस्थान हटाना

आप Outlook 2010 से मीटिंग कार्यस्थान हटा नहीं सकते. आप कार्यस्थान से या पेरेंट वेब साइट से साइट हटा सकते हैं, जिसके तहत कार्यस्थान एक सबसाइट है.

कोई साइट कैसे हटाएँ इसके बारे में और अधिक जानकारी के लिए, कार्यस्थान में मदद देखें.

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